Об утверждении административного регламента архивного отдела Воронежской области по предоставлению государственной услуги «Предоставление пользователю архивными документами оформленных в установле...



АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ

АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ

ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

     ПРИКАЗ

от 27.03. 2012 г.                                                                                        № 20-О

г. Воронеж

Об утверждении административного регламента архивного отдела Воронежской области по предоставлению государственной услуги

«Предоставление пользователю архивными документами оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение,

а также получение льгот и компенсаций в соответствии

с законодательством Российской Федерации»

Утратил силу в соответствии с приказом департамента культуры и архивного дела Воронежской области от 17.07.2012 № 417-ОД НГР Ru36000201200768

В соответствии с Законом Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом                от 27.07.2010   №  210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», указом губернатора Воронежской области от 27.05.2011 № 214-у «Об утверждении Перечня государственных услуг исполнительных органов государственной власти Воронежской области», постановлением правительства Воронежской области от 29.10.2010 № 916 «Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов по предоставлению государственных услуг исполнительными органами государственной власти Воронежской области», постановлением правительства Воронежской области  от 16.09.2011 № 819 «Об утверждении Положения об архивном отделе Воронежской области»

п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент архивного отдела Воронежской области по предоставлению государственной услуги «Предоставление пользователю архивными документами оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации».

2. Приказ архивного отдела Воронежской области от 30.06.2010 № 50-О «Об утверждении административного регламента архивного отдела Воронежской области по предоставлению государственной услуги «Предоставление пользователю архивными документами оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации» признать утратившим силу.

3. Настоящий приказ вступает в силу по истечении 10 дней со дня его официального опубликования.

4. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель                                                                                    В. В. Гуров

УТВЕРЖДЕН

приказом архивного отдела Воронежской области

от 27.03.2012 г. № 20-О

Административный регламент

архивного отдела Воронежской области

по предоставлению государственной услуги

«Предоставление пользователю архивными документами оформленных в

установленном порядке архивных справок или копий архивных документов,

связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии

с законодательством Российской Федерации»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Предмет регулирования административного регламента

Предметом регулирования настоящего административного регламента являются правоотношения, возникающие в процессе предоставления пользователю архивными документами оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации (далее - исполнение запросов социально-правового характера) архивным отделом Воронежской области (далее - архивный отдел).

1.2. Описание заявителей, имеющих право в соответствии с законодательством Российской Федерации и Воронежской области либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Воронежской области, полномочиями выступать от их имени при взаимодействии с соответствующими органами государственной власти при предоставлении государственной услуги

Заявителями являются физические и юридические лица, либо их уполномоченные представители.

1.3. Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги

1.3.1. Информация о месте нахождения и графике работы, справочных телефонах архивного отдела, предоставляющего государственную услугу:

Местонахождение архивного отдела Воронежской области:

394006, г. Воронеж, ул. Плехановская, д. 7

Почтовый адрес для направления документов: 394006, г. Воронеж,                    ул. Плехановская, д. 7.

График работы:

Понедельник - Четверг              09.00 - 18.00

Пятница                                          09.00 - 16.45

Перерыв                                          13.00 - 13.45

График приема граждан руководителем: среда с 14.00 -  18.00

Праздничные дни, а также продолжительность рабочего времени в предпраздничные дни устанавливается в соответствии с действующим законодательством.

Телефоны:               (473) 255-06-78 – приемная архивного отдела

                                          (473) 277-98-93 – заместитель руководителя архивного отдела

Адрес электронной почты: arhiv@govvrn.ru

1.3.2. Информация о месте нахождения и графике работы, справочных телефонах организаций, участвующих в предоставлении государственной услуги:

Автономное учреждение Воронежской области «Многофункциональный центр  предоставления государственных и муниципальных услуг» (далее - МФЦ)

г. Воронеж, ул. Дружинников, 3б.

График приема заявителей:

Понедельник – Пятница               9.00 – 18.00

Телефоны для справок: (473) 226-99-99

Адрес электронной почты: odno-okno@mail.ru

Праздничные дни, а также продолжительность рабочего времени в предпраздничные дни устанавливается в соответствии с действующим законодательством.

1.3.3. Информацию о местонахождении и графиках работы архивного отдела, организаций, участвующих в предоставлении государственной услуги можно получить по справочным телефонам, на официальных сайтах и по электронной почте.

Адреса официальных сайтов, содержащие информацию о предоставлении государственной услуги:

 официальный сайт архивного отдела http://www.arsvo.ru;

 страница архивного отдела информационной системы «Портал Воронежской области в сети «Интернет» http://www.govvrn.ru;

 Портал государственных и муниципальных услуг Воронежской области http://svc.govvrn.ru;

 Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)  http:// www.gosuslugi.ru.

 официальный сайт МФЦ http://www.mfc.vrn.ru

Информацию о порядке предоставления государственной услуги, можно получить:

- непосредственно в архивном отделе;

- по телефонам, электронной почте;

- посредством размещения информации на стендах в местах предоставления государственной услуги;

- посредством размещения на официальном сайте архивного отдела, Портале Воронежской области, Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций), Портале государственных и муниципальных услуг Воронежской области;

- через МФЦ.

Состав информации о предоставляемой государственной услуге, подлежащий обязательному размещению на стендах, на Портале государственных и муниципальных услуг Воронежской области и Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций):

- сведения об исполнительном органе государственной власти, предоставляющем государственную услугу;

- сведения об организациях, участвующих в предоставлении государственной услуги;

- правовые основания предоставления государственной услуги;

- общие сведения о государственной услуге;

- последовательность действий при предоставлении государственной услуги;

- блок-схема предоставления государственной услуги;

- сведения о заявителях;

-бланк запроса, подаваемого заявителем в связи с предоставлением государственной услуги;

- образец заполнения бланка запроса;

- сведения о результате, сроках и месте предоставления государственной услуги;

- сведения об основаниях для отказа в предоставлении государственной услуги;

- сведения о консультациях по вопросам предоставления государственной услуги.

Информация   о    предоставлении   государственной  услуги размещается и актуализируется по мере внесения изменений в законодательство, регулирующее предоставление государственной услуги.

Информирование по телефону осуществляется сотрудниками архивного отдела  в соответствии с графиком работы.

При ответах на телефонные звонки  и устные обращения ответственный сотрудник подробно и в вежливой форме информирует обратившихся по интересующим их вопросам.

Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил обратившийся, фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок. Время разговора не должно превышать 10 минут. При невозможности сотрудника, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо или заявителю должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

Информирование при личном обращении осуществляется сотрудниками, на рабочем месте в соответствии с графиками приема заявителей.

Информирование при обращении в МФЦ осуществляется сотрудниками центра, на рабочем месте в соответствии с графиками приема заявителей.

Сведения о ходе предоставления государственной услуги, можно получить на Портале государственных и муниципальных услуг Воронежской области, по электронной почте и по телефонам ответственных исполнителей.

2. СТАНДАРТ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ

2.1. Наименование государственной услуги

Предоставление пользователю архивными документами оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.2. Наименование органа, предоставляющего государственную услугу

Предоставление государственной услуги осуществляет архивный отдел Воронежской области.

В предоставлении государственной услуги участвует Автономное учреждение Воронежской области «Многофункциональный центр  предоставления государственных и муниципальных услуг», которое осуществляет прием запросов заявителей.

Архивный отдел не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для  предоставления государственной услуги, утвержденный правительством Воронежской области.

2.3. Результат предоставления государственной услуги

Результатом предоставления государственной услуги является:

1) архивная справка;

2) архивная выписка;

3) архивная копия;

4) ответ об отсутствии в архивных документах запрашиваемых сведений;

5) ответ об отсутствии в архивном отделе архивных документов, необходимых для исполнения запроса, т.е. ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса.

В случае  документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архивный отдел выдает справку по данному вопросу;

6) уведомление о направлении запроса в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы или рекомендация, куда следует направить запрос.

2.4. Срок предоставления государственной услуги

2.4.1 Срок исполнения запроса социально-правового характера не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства  архивного отдела этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом заявителя.

2.4.2 Сроки прохождения отдельных административных процедур, необходимых для предоставления государственной услуги:

- прием и регистрация запроса - в день поступления;

- рассмотрение запроса, передача его на исполнение - 3 дня;

- анализ тематики поступившего запроса, определение круга поиска архивных документов, необходимых для предоставления государственной услуги, подготовка ответа в адрес заявителя - 25 дней;

- выдача (отправка по почте или вручение при личном обращении) результатов предоставления государственной услуги заявителю – 2 дня.

2.4.3. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация, куда следует направить запрос.

2.5. Правовые основания для предоставления государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации, принятой всенародным голосованием 12 декабря 1993 года (Российская газета, 1993, 25 декабря);

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169);

- Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст. 4179);

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, № 20);

- Уставом Воронежской области, принятым Воронежской областной Думой    25 мая и обнародованным 7 июня 2006 года («Коммуна», 2006, 10 июня);

- Законом Воронежской области от 30.03.2009  №12-ОЗ «О регулировании отдельных отношений в сфере архивного дела на территории Воронежской области» (Собрание законодательства Воронежской области, 2009, № 3, ст.72);

- постановлением правительства Воронежской области от 16.09.2011 № 819  «Об утверждении Положения об архивном отделе Воронежской области» («Молодой коммунар», 2011, 22 сентября).

2.6 Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги

2.6.1 Основанием для предоставления государственной услуги является запрос заявителя в письменной форме или в форме электронного документа.

Подача запроса осуществляется по выбору заявителя: при личном обращении, любым из видов почтовых отправлений, по электронной почте, через Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), Портал государственных и муниципальных услуг Воронежской области, через МФЦ.

Запрос заявителя рассматривается и исполняется при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени, отчества) почтового и/или электронного адреса заявителя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации. 

Заявитель вправе приложить к запросу документы или их копии, связанные с темой запроса, а также указать иные сведения, позволяющие осуществить поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

Для получения сведений, содержащих данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Документы предоставляются в одном экземпляре.

2.6.2 Документы, необходимые в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления данной государственной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных организаций и которые заявитель вправе представить, отсутствуют.

Запрещается требовать от заявителя представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, а также представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, представляющих государственные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.

2.6.3 Услуги, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления данной государственной услуги, отсутствуют.

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, является отсутствие у заявителя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги является отсутствие в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени, отчества), почтового и/или электронного адреса заявителя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации. 

2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении государственной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации

Государственная услуга предоставляется архивным отделом бесплатно.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 10 минут.

Максимальное время ожидания в очереди для получения консультации не должно превышать 10 минут.

2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги

Запрос заявителя подлежит обязательной регистрации в день его поступления.

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления государственной услуги

Здания (помещения), в которых предоставляется государственная услуга  должны располагаться с учетом пешеходной доступности (не более 10 минут пешком) от остановок общественного транспорта.

На территории, прилегающей к указанным зданиям оборудуются места для парковки автотранспортных средств. Доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным.

Вход в здания должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей следующую информацию об органе, предоставляющем государственную услугу и организациях, участвующих в предоставлении государственной услуги:

- наименование,

- место нахождения,

- режим приема заявителей.

Предоставление государственной услуги осуществляется в специально оборудованном кабинете для приема заявителей, расположенном на первом этаже здания.

Места ожидания должны быть оборудованы стульями (кресельными секциями), количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки, иметь место для письма и размещения документов.

Кабинет приема заявителей оборудуется информационными стендами, содержащими:

-формы запроса, образцы заполнения запроса;

-режим работы;

-телефонные номера, адрес электронной почты, адрес официального сайта архивного отдела Воронежской области, МФЦ;

- адрес Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций), портала государственных и муниципальных услуг Воронежской области;

- адреса федеральных и региональных архивов, адреса муниципальных архивов Воронежской области;

- ответы на наиболее часто задаваемые посетителями вопросы.

Специалисты, осуществляющие прием, обеспечиваются личными и (или) настольными идентификационными карточками. 

2.13. Показатели доступности и качества государственной услуги, в том числе количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении государственной услуги и их продолжительность, возможность получения государственной услуги в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг, возможность получения информации о ходе предоставления государственной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий

Показателями доступности предоставления государственной услуги являются возможность подачи запроса, получения необходимой информации, в том числе посредством почтовых отправлений, электронной почты, через Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), портал государственных и муниципальных услуг Воронежской области без взаимодействия заявителя с должностными лицами, ответственными сотрудниками и исполнителями.

Подача запросов для предоставления государственной услуги, может осуществляться заявителями через МФЦ.

Информацию о ходе предоставления государственной услуги, можно получить на Портале государственных и муниципальных услуг Воронежской области, по электронной почте и по телефонам ответственных исполнителей.

Показателями качества предоставления государственной услуги являются соблюдение сроков ее предоставления, отсутствие незаконных и необоснованных отказов в ее предоставлении, своевременный ответ заявителю, содержащий результат предоставления государственной услуги.

2.14. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственных услуг в многофункциональных центрах и особенности предоставления государственных услуг в электронной форме

Через МФЦ осуществляется прием запросов заявителей. Подготовленные архивным отделом, в установленном порядке, архивные справки, архивные копии, архивные выписки, ответы или уведомления высылаются в адрес заявителя по почте.

Обеспечение возможности получения гражданами информации о предоставляемой государственной услуге, текста административного регламента в электронном виде на официальном сайте архивного отдела, на Портале Воронежской области, Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций), на портале государственных и муниципальных услуг Воронежской области.

Обеспечение возможности для заявителей в целях получения государственной услуги представлять запрос в электронном виде с использованием электронной почты, Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций), портала государственных и муниципальных услуг Воронежской области.

Возможность получения заявителем результата предоставления государственной услуги в электронной форме не предусмотрена.

3. СОСТАВ, ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ И СРОКИ ВЫПОЛНЕНИЯ

АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР, ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ ИХ

ВЫПОЛНЕНИЯ, В ТОМ ЧИСЛЕ ОСОБЕННОСТИ ВЫПОЛНЕНИЯ

АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ

3.1. Исчерпывающий перечень административных процедур

3.1.1.Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация запроса;

- рассмотрение запроса, передача его на исполнение;

- анализ тематики поступившего запроса, определение круга поиска архивных документов, необходимых для предоставления государственной услуги, подготовка ответа в адрес заявителя;

- выдача результатов (направление по почте или вручение при личном обращении) предоставления государственной услуги заявителю.

3.1.2. Документы, которые находятся в распоряжении архивного отдела, предоставляющего государственную услугу, и которые должны быть представлены в иные органы и организации отсутствуют.

3.1.3. Документы, которые необходимы архивному отделу для предоставления государственной услуги, но находятся в иных органах отсутствуют.

3.1.4. Возможность получения информации о государственной услуге, описана в пункте 1.3. настоящего Административного регламента.

3.1.5. Возможность получения информации о ходе предоставления государственной услуги с использованием информационно-коммуникационных технологий, описана в пункте 1.3 настоящего Административного регламента.

3.1.6. Заявитель может направить запрос в форме электронного документа в адрес электронной почты, через Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), портал государственных и муниципальных услуг Воронежской области.

3.1.7. Выдача заявителю результата предоставления государственной услуги в электронной форме не предусмотрена.

3.2. Прием и регистрация запроса

3.2.1.Основанием для начала предоставления государственной услуги является запрос заявителя, поступивший в письменной форме или в форме электронного документа.

При поступлении запроса заявителя в форме электронного документа с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме запроса к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятый к рассмотрению, в форме электронного документа запрос распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.2.2. Все поступившие запросы подлежат регистрации в день поступления.

3.3. Рассмотрение запроса, передача его на исполнение

3.3.1.Запрос заявителя рассматривается руководством архивного отдела или уполномоченным должностным лицом (лицами) и направляется на исполнение непосредственно исполнителю.

3.3.2. Срок выполнения административной процедуры составляет 3 (три) дня. Данный срок включается в 30-дневный срок исполнения запроса.

3.4. Анализ тематики поступившего запроса, определение круга поиска архивных документов, необходимых для предоставления государственной услуги, подготовка ответа в адрес заявителя

3.4.1. Основанием для начала административной процедуры является, переданный исполнителю запрос заявителя.

3.4.2. Исполнитель осуществляет анализ тематики поступившего запроса с учетом имеющегося научно-справочного аппарата и информационного материала.

3.4.3. В результате анализа тематики определяется:

- степень полноты сведений, содержащихся в запросе необходимых для его исполнения;

-относится ли запрос к составу хранящихся в архиве документов;

-местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

-местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует перенаправить запрос по принадлежности.

При отсутствии в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени, отчества), почтового и/или  электронного адреса заявителя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации, заявителю отказывается в предоставлении государственной услуги, с уведомлением его об этом.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация, куда следует направить запрос.

3.4.4. Подготовка ответа в адрес заявителя по хранящимся в архивном отделе  архивным документам, удовлетворяющим требованиям поступившего запроса.

Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа «Архивная справка», «Архивная выписка».

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архивного отдела.

Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается руководителем архивного отдела и заверяется печатью архивного отдела.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

3.4.5. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе».

После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя архивного отдела или уполномоченного должностного лица и печатью архивного отдела.

3.4.6. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью архивного отдела и подписью его руководителя или уполномоченного должностного лица.

3.4.7. При отсутствии в архивных документах запрашиваемых сведений – составляется ответ.

3.4.8. При отсутствии в архивном отделе архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архивного отдела составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ может быть заверен печатью архивного отдела. В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архивный отдел выдает справку по данному вопросу, при необходимости заверенную печатью архивного отдела.

3.4.9. При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе заявителя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

3.4.10. Ответ на запрос заявителя дается на государственном языке Российской Федерации.

3.4.11. Срок выполнения административной процедуры составляет 25 дней.

Данный срок включается в 30-дневный срок исполнения запроса.

3.5. Выдача (направление по почте или вручение при личном обращении) результатов предоставления государственной услуги заявителю.

3.5.1.Основанием для начала административной процедуры является подготовленный, по запросу заявителя документ, содержащий все необходимые реквизиты (основания, подписи, печати).

3.5.2. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства – участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются непосредственно в адреса заявителей.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архивный отдел выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.

Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

3.5.3. Срок выполнения административной процедуры составляет 2 дня.

Данный срок включается в 30-дневный срок для исполнения запроса.

3.5.4 Результат: направление (вручение) результата предоставления государственной услуги заявителю.

3.6. Блок-схема предоставления государственной услуги приводится в приложении к Административному регламенту.

             

4.ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ

АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА

4.1. Порядок осуществления текущего соблюдения и исполнения ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятия ими решений ответственными должностными лицами

Контроль полноты и качества предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок соблюдения сроков выполнения административных процедур, проведения мониторинга основных показателей работы за определенный период, принятия решений и подготовки предложений на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, осуществляется должностными лицами архивного отдела.

Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения положений административного регламента, нормативных правовых актов Российской Федерации и Воронежской области.

Периодичность осуществления текущего контроля определяется руководителем архивного отдела.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги

Плановый контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение уполномоченными должностными лицами проверок деятельности государственных гражданских служащих архивного отдела с целью выявления допущенных ими нарушений в соответствии с требованиями настоящего административного регламента.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, осуществляется привлечение допустивших нарушения лиц к ответственности.

Внеплановый контроль проводится по обращению заявителя. Архивный отдел обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения.

Проверки осуществляются должностными лицами архивного отдела по поручению руководителя архивного отдела. Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие архивного отдела. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по  их устранению.

4.3. Ответственность должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления государственной услуги.

Должностные лица архивного отдела за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги, несут дисциплинарную, административную и уголовную ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

4.4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций.

4.4.1. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

4.4.2. Заявители вправе обратиться лично или направить обращение в письменной форме или в форме электронного документа с просьбой о проведении проверки соблюдения и исполнения нормативных правовых актов Российской Федерации и Воронежской области, положений административного регламента, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, полноты и качества предоставления государственной услуги в случае нарушения прав и законных интересов заявителей при предоставлении государственной услуги.

ДОСУДЕБНЫЙ (ВНЕСУДЕБНЫЙ) ПОРЯДОК ОБЖАЛОВАНИЯ РЕШЕНИЙ И ДЕЙСТВИЙ (БЕЗДЕЙСТВИЯ) ОРГАНА, ПРЕДОСТАВЛЯЮЩЕГО ГОСУДАРСТВЕННУЮ УСЛУГУ, А ТАКЖЕ ДЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ, ГОСУДАРСТВЕННЫХ СЛУЖАЩИХ

5.1. Информация для заявителей об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принятых в ходе предоставления государственной услуги

Заявители имеют право:

 на обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принятых в ходе предоставления государственной услуги в досудебном порядке;

 на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения обращения (жалобы) в досудебном порядке.

5.2. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования

Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях.

1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

2) нарушение срока предоставления государственной услуги;

3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Воронежской области для предоставления государственной услуги;

4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Воронежской области для предоставления государственной услуги, у заявителя;

5) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Воронежской области;

6) затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Воронежской области;

7) отказ архивного отдела, предоставляющего государственную услугу, должностного лица архивного отдела, предоставляющего государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.3. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы либо приостановления ее рассмотрения

5.3.1. Оснований для отказа в рассмотрении либо приостановления рассмотрения жалобы не имеется.

5.3.2. Особенности подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органов государственной власти Воронежской области и их должностных лиц, государственных гражданских служащих Воронежской области, устанавливаются нормативным правовым актом Воронежской области.

5.4. Основания для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования

5.4.1. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступившая жалоба.

Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме, в орган, предоставляющий государственную услугу.

Жалоба может быть направлена по почте, через МФЦ, с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) либо портала государственных и муниципальных услуг Воронежской области, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.4.2. Жалоба должна содержать:

1) наименование архивного отдела, должностного лица архивного отдела, либо государственного служащего архивного отдела, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) архивного отдела, должностного лица архивного отдела, либо государственного служащего архивного отдела;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) архивного отдела, должностного лица архивного отдела, либо государственного служащего архивного отдела. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.5. Права заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

5.6. Исполнительные органы государственной власти Воронежской области и должностные лица, которым может быть адресована жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

Жалобы на решения, принятые руководителем архивного отдела, подаются в правительство Воронежской области.

Заявители могут обжаловать решения и действия (бездействия) должностных лиц, государственных служащих архивного отдела у руководителя архивного отдела.

5.7. Сроки рассмотрения жалобы

Жалоба, поступившая в архивный отдел, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа архивного отдела, должностного лица архивного отдела в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.8. Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре либо инстанции обжалования

5.8.1. По результатам рассмотрения жалобы архивный отдел принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных архивным отделом, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Воронежской области, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

5.8.2. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в п.5.8.1. настоящего регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

Приложение №1

к Административному регламенту

Блок-схема

последовательности действий при предоставлении государственной услуги

«Предоставление пользователю архивными документами оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации»