Об утверждении административного регламента архивного отдела Воронежской области по предоставлению государственной услуги «Утверждение и согласование положений о Центральных экспертных комиссиях, ...



АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ

1

АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ

ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

     ПРИКАЗ

от 27.03.2012 г.                                                                                        № 18-О

г. Воронеж

Об утверждении административного регламента

архивного отдела Воронежской области

по предоставлению государственной услуги

«Утверждение и согласование положений о Центральных экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, актов, представленных исполнительными органами государственной власти, другими государственными органами и организациями, государственными и муниципальными архивами области»

Утратил силу в соответствии с приказом департамента культуры и архивного дела Воронежской области от 17.07.2012 № 420-у НГР Ru36000201200771

В соответствии с Законом Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом                от 27.07.2010   №  210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», указом губернатора Воронежской области от 27.05.2011 № 214-у «Об утверждении Перечня государственных услуг исполнительных органов государственной власти Воронежской области», постановлением правительства Воронежской области от 29.10.2010 № 916 «Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов по предоставлению государственных услуг исполнительными органами государственной власти Воронежской области», постановлением правительства Воронежской области  от 16.09.2011 № 819 «Об утверждении Положения об архивном отделе Воронежской области»

п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент архивного отдела Воронежской области по предоставлению государственной услуги «Утверждение и согласование положений о Центральных экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, актов, представленных исполнительными органами государственной власти, другими государственными органами и организациями, государственными и муниципальными архивами области».

2. Приказ архивного отдела от 30.06. 2010 № 48-О «Об утверждении административного регламента архивного отдела Воронежской области по предоставлению государственной услуги «Утверждение и согласование положений о Центральных экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, актов, представленных исполнительными органами государственной власти, другими государственными органами и организациями, государственными и муниципальными архивами области» признать утратившим силу.

3. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

4. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель                                                                                    В. В. Гуров

   Утвержден

приказом архивного отдела

Воронежской области

от  27.03.2012 г . № 18-О

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

архивного отдела Воронежской области

по предоставлению государственной услуги

«Утверждение и согласование положений о Центральных экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, актов, представленных  исполнительными органами государственной власти,  другими государственными органами и организациями,

государственными и муниципальными архивами области»

Общие положения

1.1. Предмет регулирования административного регламента архивного отдела Воронежской области по предоставлению государственной услуги «Утверждение и согласование положений о Центральных экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, актов, представленных исполнительными органами  государственной власти, другими государственными органами и организациями, государственными и муниципальными архивами области» (далее - регламент):

              Предметом регулирования настоящего административного регламента архивного отдела Воронежской области (далее – архивный отдел) являются правоотношения, возникающие между архивным отделом Воронежской области и заявителями в связи с предоставлением государственной услуги «Утверждение и согласование положений о Центральных экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, актов, представленных исполнительными органами  государственной власти, другими государственными органами и организациями, государственными и муниципальными архивами области»  (далее - государственная услуга).  

1.2. Описание заявителей, имеющих право в соответствии с законодательством Российской Федерации и Воронежской области, либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Воронежской области, полномочиями выступать от их имени при взаимодействии с соответствующими органами государственной власти при предоставлении государственной услуги.

Государственная услуга  предоставляется  организациям, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, и выступающие источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, расположенных на территории Воронежской области, архивными документами (далее-организация), а также физическим лицам – держателям личных фондов. От имени заявителей могут выступать их надлежащим образом уполномоченные представители.

1.3. Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги.

1.3.1. Информация о месте нахождения архивного отдела, графике (режиме) работы, контактных телефонах.

Место нахождения архивного отдела: г. Воронеж, ул. Плехановская, 7.

Почтовый адрес для направления документов:

394006, г. Воронеж, ул. Плехановская, 7.

График работы архивного отдела:

Понедельник – четверг:              9.00 - 18.00

Пятница:                                                        9.00 - 16.45

Перерыв:                                                        13.00 - 13.45

Суббота – воскресенье:               выходные дни

Праздничные дни, а также продолжительность рабочего времени в предпраздничные дни устанавливается в соответствии с действующим законодательством.

Информацию о месте нахождения и графике работы архивного отдела, предоставляющего государственную услугу, можно получить по справочным телефонам, на официальных сайтах и по электронной почте.

Справочные телефоны:  (473) 255-06-78 - приемная, (473) 277-98-93 - ответственный исполнитель архивного отдела.

Адреса официальных сайтов, содержащих информацию о предоставлении государственной услуги:

http://www.govvrn.ru «Воронежская область Официальный портал органов власти» (Органы государственной власти → Исполнительные органы государственной власти → Архивный отдел Воронежской области→ Нормативно-правовая база → Приказы архивного отдела Воронежской области);

http://svc.govvrn.ru «Портал государственных и муниципальных услуг Воронежской области»;

http://www.gosuslugi.ru федеральная государственная информационная система «Единый портал государственных и муниципальных услуг».

Адрес электронной почты архивного отдела: arhiv@govvrn.ru

1.3.2. Информация о месте нахождения государственных архивов Воронежской области, графике (режиме) работы, контактных телефонах.

КУВО «Государственный архив Воронежской области»:

г. Воронеж, ул. Плехановская, д. 7, тел. 277-98-91, 277-98-94, 277-98-95,

электронный адрес: gavo@arsvo.ru

График работы: понедельник – четверг:  09.00 - 18.00

пятница: 09.00 - 16.45

перерыв: 13.00 - 13.45

суббота – воскресенье:               выходные дни

Праздничные дни, а также продолжительность рабочего времени в предпраздничные дни устанавливается в соответствии с действующим законодательством.

КУВО «Государственный архив общественно-политической истории Воронежской области»:

г. Воронеж, ул. Орджоникидзе, д. 31, тел. 222-61-11

электронный адрес: gaopi@arsvo.ru

График работы: понедельник – четверг:  09.00 - 18.00

пятница: 09.00 - 16.45

перерыв: 13.00 - 13.45

Суббота – воскресенье:               выходные дни

Праздничные дни, а также продолжительность рабочего времени в предпраздничные дни устанавливается в соответствии с действующим законодательством.

КУВО «Государственный архив Воронежской области документов по личному составу»:

г. Воронеж, ул. Острогожская, д. 83, тел. 236-72-27,

электронный адрес: gavols@arsvo.ru

График работы: понедельник – пятница:  08.00 - 17.00

перерыв: 12.00 - 13.00

Суббота – воскресенье:               выходные дни

Праздничные дни, а также продолжительность рабочего времени в предпраздничные дни устанавливается в соответствии с действующим законодательством.

1.3.3. Порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления государственной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, сведений о ходе предоставления указанных услуг, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)».

         Информирование по порядку предоставления государственной услуги производится:

 непосредственно в архивном отделе;

 с использованием  средств телефонной связи, электронного информирования;

 посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования, в том числе в сети Интернет, публикаций в средствах массовой информации, издания информационных материалов;

 с использованием федеральной государственной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг».

Специалисты архивного отдела проводят консультации и дают справки по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе:

а) о месте нахождения и графике работы архивного отдела;

б) о справочных телефонах и факсе архивного отдела;

в) об адресе официального сайта в сети Интернет, адресе электронной почты;

г) о порядке получения заявителями информации по вопросам предоставления государственной услуги;

д) о сроках предоставления государственной услуги;

е)  о ходе предоставления государственной услуги;

ж) о порядке обжалования действий (бездействий) должностного лица при предоставлении государственной услуги.

1.3.4. При ответах (консультировании) на телефонные звонки и устные обращения специалисты  подробно и вежливо (в корректной форме) информируют и консультируют обратившихся по интересующим их вопросам в пределах своей компетенции.

Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

Время разговора не должно превышать  10 минут.

При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть перенаправлен (переведен) на другое должностное лицо или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

1.3.5. Порядок, форма и место размещения информации по вопросам предоставления государственной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, в том числе на стендах в местах предоставления государственной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, а также на официальных сайтах исполнительных органов государственной власти Воронежской области, предоставляющих государственную услугу, организаций, участвующих в предоставлении государственной услуги, в сети Интернет, а также в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)».

          Сведения о месте нахождения, графике (режиме) работы, контактных телефонах архивного отдела и подведомственных ему  государственных архивных учреждениях размещаются и поддерживаются в актуальном режиме:

 на официальном сайте  Архивной службы Воронежской области http://www.arsvo.ru;

 на тематической странице архивного отдела информационной системы «Портал Воронежской области в сети «Интернет» http://www.govvrn.ru;

 на информационном стенде архивного отдела;

 в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг» http:// www.gosuslugi.ru.

Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги:

«Утверждение и согласование положений о Центральных экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, актов, представленных исполнительными органами государственной власти, другими государственными органами и организациями, государственными и муниципальными архивами области».

2.2. Наименование органа, предоставляющего государственную услугу:

архивный отдел Воронежской области.

Предоставление государственной услуги осуществляется архивным отделом во взаимодействии с государственными и муниципальными архивами, расположенными на территории Воронежской области (далее - государственные и муниципальные архивы Воронежской области) путем подготовки вопроса об утверждении и согласовании документов, представленных на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного отдела (далее – ЭПК архивного отдела).

           Архивный отдел не вправе требовать от заявителя при предоставлении государственной услуги осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги  и связанных с обращениями в иные государственные органы и организации за  исключением получения услуг,  включенных в перечень услуг, которые являются  необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный правительством Воронежской области.

2.3. Результат предоставления государственной услуги.

Конечным результатом предоставления государственной услуги является решение ЭПК архивного отдела об утверждении, согласовании представленных на ее рассмотрение документов или письменное уведомление заявителя об отказе в предоставлении государственной услуги по основаниям, изложенным в п. 2.8. настоящего регламента.

2.4. Срок предоставления государственной услуги.

Общий срок предоставления государственной услуги - 21 рабочий день со дня регистрации письменного обращения заявителя.

Документы, направляемые на рассмотрение ЭПК архивного отдела, могут быть рассмотрены на очередном ее заседании только в случае их регистрации не позднее, чем за 15 рабочих дней до дня очередного заседания ЭПК архивного отдела.

Регистрация поступивших от заявителя документов в архивном отделе  осуществляется в день поступления документов.

Подготовка представленных заявителем документов к рассмотрению  на заседании ЭПК архивного отдела  осуществляется в срок, не превышающий 15 рабочих дней, в том числе:

 определение председателем ЭПК архивного отдела специалиста, ответственного за  подготовку поступивших документов на рассмотрение ЭПК архивного отдела, и передача документов секретарю  ЭПК архивного отдела осуществляется в день приема и регистрации документов;

 проверка секретарем ЭПК архивного отдела и исполнителем комплектности и правильности оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПК архивного одела – не более 5 рабочих дней;

 подготовка исполнителем заключения на  документы, оформленные без нарушений требований, или письменного уведомления заявителя с обоснованием отказа в рассмотрении  представленных документов на заседании ЭПК архивного отдела – не более  3 рабочих дней;

 подготовка экспертом ЭПК архивного отдела заключения по итогам проверки переданных документов – не более 5 рабочих дней;

 подготовка ответственным исполнителем сводного заключения и включение вопроса в повестку дня заседания ЭПК архивного отдела - не более 2 рабочих дней.

Рассмотрение поступивших документов на заседании ЭПК архивного отдела, принятие решения об утверждении и согласовании документов - в течение 1 рабочего дня. Оформление протокола, проставление грифа утверждения и согласования на документах, подготовка  и направление ответа заявителю (выписка из протокола ЭПК архивного отдела) – не более 4 рабочих дней.

2.5. Правовые основания для предоставления государственной услуги.

Предоставление государственной услуги по утверждению и согласованию  положений о Центральных экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, актов, представленных на  рассмотрение ЭПК архивного отдела осуществляется в соответствии с:

 Конституцией Российской Федерации (принята всенародным голосованием  12 декабря 1993 года) (Российская газета, 1993, 25 декабря);

 Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,  (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г. № 43, ст. 4169);

 Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»  (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г. №31 (1 ч.), ст. 3448);

 Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации  предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010 г., № 31, ст. 4179);

 Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г., № 19, ст. 2060);

 Постановлением Правительства Российской Федерации от 05.12.2005 № 725  «О взаимодействии и координации деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и территориальных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005 г. № 50, ст. 5311);

 Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). По заключению Минюста России данный документ в государственной регистрации не нуждается. – Письмо Минюста России от 04.04.2003     № 07/3276-ЮД («Бюллетень Минюста РФ», № 5, 2003);

 Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059 «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 20, 14.05.2007);

 Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной  деятельности организаций, с указанием сроков хранения» («Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 46, 12.11.2007);

 Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (« Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 38, 19.09.2011);

 Уставом Воронежской области, принятым Воронежской областной Думой 25 мая 2006 года и обнародованным 7 июня 2006 года (Коммуна, 2006, 10 июня);

 Законом Воронежской области от 30.03.2009 № 12-ОЗ «О регулировании отдельных отношений в сфере архивного дела на территории Воронежской области» (Собрание законодательства Воронежской области, 26.05.2009, № 3, ст. 72);

 Указом губернатора Воронежской области от 31.12.2008 № 218-у «Об утверждении регламента взаимодействия исполнительных органов Воронежской области» («Молодой коммунар», 2009, 27 января);

 постановлением правительства Воронежской области от 16.09.2011 № 819 «Об утверждении Положения об архивном отделе Воронежской области» (Молодой коммунар, 2011, 22 сентября);

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными  правовыми актами для предоставления государственной услуги.

            2.6.1. Исчерпывающий перечень документов, подлежащих предоставлению заявителем.

Основанием для предоставления государственной услуги является заявление в произвольной форме, направленное заявителем в архивный отдел в письменном виде посредством почтового отправления или предоставленного лично.

Для предоставления государственной услуги заявителям необходимо направить (представить) заявление с приложением документов, требующих утверждения или согласования ЭПК архивного отдела, которыми могут являться в том числе:

 положение о Центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации;

 положение об архиве организации;

 инструкция по делопроизводству организации;

 примерная номенклатура дел;

 списки источников комплектования государственных, муниципальных архивов Воронежской области;

 номенклатура дел организации;

 опись дел постоянного хранения организации;

 опись дел по личному составу организации;

 опись особо ценных дел организации;

 опись страхового фонда организации;

 опись электронных документов постоянного хранения организации;

 опись единиц хранения научно-технической документации;

 перечень проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

 акт о необнаружении единиц хранения научно-технической документации, подлежащих передаче на постоянное хранение;

 акт о неисправимых повреждениях единиц хранения (документов) научно-технической документации постоянного хранения;

 акт о невосстановимой утрате информации, относящийся к электронной научно-технической документации;

 акт о выделении к уничтожению научно-технической документации организации;

 акт о выделении к уничтожению кинофотовидеодокументов организации;

 акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, органа, организации;

 акт о неисправных повреждениях дел организации;

 опись дел постоянного хранения, составленная в государственном, муниципальном архиве Воронежской области;

 опись видеодокументов;

 опись кинодокументов;

 опись фонодокументов граммофонной записи (грампластинок);

 опись фонодокументов магнитной записи;

 опись фотоальбомов;

 опись фотодокументов;

 опись особо ценных документов, составленная в государственном, муниципальном архиве Воронежской области;

 перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник);

 акт описания архивных документов, переработки описей;

 акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, из фондов государственных, муниципальных архивов Воронежской области.

Представляемые документы должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003. «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2.6.2. Исчерпывающий перечень документов, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных организаций, и которые заявитель в праве представить.

Документы, сведения и информация, необходимые для предоставления государственной услуги, и находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных организаций, отсутствуют.

Запрещается требовать от заявителя:

- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

- представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Воронежской области и муниципальными правовыми актами.

2.6.3. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги.

Для получения государственной услуги заявителю не требуется получения услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, перечень которых утвержден правительством Воронежской области.

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, отсутствуют.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.

Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги является несоответствие представленных документов требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах Воронежской области, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.

Об отказе в предоставлении государственной услуги письменно сообщается заявителю не позднее 3 дней со дня поступления документов.

2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставление государственной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Воронежской области.

Предоставление государственной услуги архивным отделом является бесплатным для заявителей.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 10 минут.

Максимальное время ожидания в очереди для получения консультации не должно превышать 10 минут.

2.11. Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги.

Заявление регистрируется специалистом архивного отдела, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции, в день его представления (поступления).

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

2.12.1. Требования к размещению и оформлению помещений

В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалетов) и хранения верхней одежды заявителей, также оборудуется пост охраны. Вход и передвижение по помещению, в котором проводится прием заявителей, не должны создавать затруднений для лиц с ограниченными возможностями.

2.12.2. Требования к размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации.

Места получения информации о предоставлении государственной услуги оборудуются информационными стендами.

2.12.3. Требование к оборудованию мест ожидания.

Места ожидания заявителями приема оборудуются стульями, столами для оформления заявлений.

2.12.4. Требования к парковочным местам.

В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование парковочных мест.

2.12.5. Требования к оформлению входа в здание.

На входе в здание, где размещаются помещения по предоставлению государственной услуги, на видном месте размещается вывеска, содержащая информацию о графике работы  архивного отдела.

2.12.6. Требования к местам для информирования заявителей, получения информации и заполнения необходимых документов

Места для информирования заявителей, получения информации и оформления заявлений оборудуются стульями, столами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями для написания заявлений.

2.12.7. Требования к местам для ожидания заявителей.

Места для ожидания заявителей оборудуются стульями, столами для оформления заявлений.

2.12.8. Требования к местам для приема заявителей.

Прием заявителей осуществляется с соблюдением мер безопасности в помещении, которое обеспечивает комфортное расположение заявителей, оснащено средствами связи, оборудовано столами и стульями.

2.13. Показатели доступности и качества государственной услуги.

2.13.1. Показателями доступности государственной услуги являются:

- транспортная доступность к местам предоставления государственной услуги;

- обеспечение беспрепятственного доступа лиц с ограниченными возможностями к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга;

- размещение информации о порядке предоставления государственной услуги на официальном портале органов власти Воронежской области, на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций), на портале государственных и муниципальных услуг Воронежской области, возможность получения заявителями необходимой информации.

2.13.2. Показателями качества рассмотрения обращений в архивном отделе являются:

- достоверность предоставляемой заявителям информации о ходе рассмотрения заявления;

- полнота информирования заявителей о ходе рассмотрения заявления;

- наглядность форм предоставляемой информации об административных процедурах;

- удобство и доступность получения заявителями информации о порядке предоставления государственной услуги;

- соблюдение срока предоставления государственной услуги;

- отсутствие обоснованных жалоб на действия (бездействия) и принимаемые решения должностными лицами архивного отдела Воронежской области в процессе предоставления государственной услуги.

2.14. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственной услуги  в многофункциональных центрах и особенности предоставления государственной услуги в электронной форме.

Взаимодействие исполнителя с заявителем посредством личного контакта – не более 2 раз (передача и получение документов). Возможно отсутствие личного контакта при условии направления и получения документов посредством почтового отправления.

Государственная услуга не предоставляется посредством многофункционального центра.

Государственная услуга не предоставляется в электронной форме.

Состав, последовательность и сроки выполнения

административных процедур, требования к порядку их выполнения,

в том числе особенности выполнения административных процедур

в электронной форме

3.1. Исчерпывающий перечень административных процедур:

Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

 прием и регистрация поступившего заявления с приложением документов, подлежащих утверждению (согласованию);

 подготовка поступивших документов к рассмотрению на заседании ЭПК архивного отдела;

 рассмотрение поступивших документов на заседании ЭПК архивного отдела;

 подготовка и направление ответа заявителю (выписка из протокола ЭПК архивного отдела) об утверждении, согласовании документов.

Представление документов, находящихся в распоряжении архивного отдела и государственных архивных учреждений, в иные органы и организации не требуется.

Документы, находящиеся в других органах и организациях, для предоставления государственной услуги не  требуются.

Последовательность административных процедур определена в блок-схеме (приложение).

3.1.1. Прием и регистрация поступившего с приложением документов, подлежащих утверждению (согласованию).

Основанием для начала выполнения административного действия по приему и регистрации поступившего с приложением документов, подлежащих утверждению (согласованию), является обращение получателей государственной услуги в архивный отдел.

Прием и регистрацию поступившего заявления с приложением документов, подлежащих утверждению (согласованию), осуществляет специалист архивного отдела, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции.

Зарегистрированные  документы передаются председателю ЭПК архивного отдела.

Регистрация и передача документов председателю ЭПК архивного отдела осуществляется в день поступления документов.

Результатом административного действия являются принятые, зарегистрированные  и переданные на рассмотрение  председателю ЭПК архивного отдела поступившие   с заявлением документы.

3.1.2. Подготовка поступивших документов к рассмотрению на заседании ЭПК архивного отдела.

Основанием для начала  выполнения административного действия по подготовке поступивших документов к рассмотрению на заседании ЭПК архивного отдела является резолюция председателя ЭПК архивного отдела, где определяется специалист архивного отдела, государственного архивного учреждения, ответственный  за подготовку поступивших документов на рассмотрение ЭПК архивного отдела.

Документы, поступившие на рассмотрение ЭПК архивного отдела, с соответствующей резолюцией  председателя ЭПК архивного отдела передаются секретарю ЭПК архивного отдела.

Секретарь ЭПК архивного отдела совместно с ответственным исполнителем архивного отдела, государственного архивного учреждения проверяет комплектность и правильность оформления документов,  поступивших на рассмотрение ЭПК архивного отдела. Срок проверки представленных документов – не более 5 рабочих дней.

При выявлении в ходе проверки документов нарушений, указанных в п. 2.8. секретарь ЭПК архивного отдела в срок, не превышающий 3 рабочих дней, направляет в адрес заявителя письменное уведомление с обоснованием отказа в рассмотрении документов на заседании ЭПК архивного отдела.

На документы, оформленные без нарушений требований, указанных в п. 2.8. ответственным исполнителем архивного отдела, государственного архивного учреждения готовится заключение. Срок подготовки заключения – не более 3 рабочих дней.

После подготовки заключения на представленные заявителем документы ответственный исполнитель архивного отдела, государственного архивного учреждения передает документы и заключение на рассмотрение эксперта ЭПК архивного отдела.

Эксперт ЭПК архивного отдела после проверки представленных заявителем документов и с учетом заключения ответственного исполнителя архивного отдела, государственного архивного учреждения готовит собственное заключение. Срок подготовки заключения  эксперта ЭПК архивного отдела – не более 5 рабочих дней.

Эксперт ЭПК архивного отдела передает ответственному исполнителю архивного отдела, государственного архивного учреждения документы заявителя и заключения для подготовки сводного заключения.

Ответственным исполнителем архивного отдела, государственного архивного учреждения готовится сводное заключение на документы заявителя в срок, не превышающий 2 рабочих дня.

Ответственный исполнитель архивного отдела, государственного архивного учреждения передает секретарю ЭПК архивного отдела документы, представленные заявителем, и сводное заключение для включения вопроса о рассмотрении представленных заявителем документов в повестку очередного заседания ЭПК архивного отдела.

Общий срок административного действия – 15 рабочих дней.

Результатом административного действия является сводное заключение для включения вопроса  о рассмотрении представленных документов в повестку дня заседания ЭПК архивного отдела.

3.1.3. Рассмотрение поступивших документов на заседании ЭПК архивного отдела.

Основанием для начала  выполнения административного действия по рассмотрению поступивших документов на заседании ЭПК архивного отдела является  включение вопроса о рассмотрении представленных документов в повестку дня заседания ЭПК архивного отдела.

Решения ЭПК архивного отдела принимаются по каждому рассматриваемому вопросу (документу) отдельно, большинством голосов присутствующих членов ЭПК архивного отдела.

По результатам рассмотрения на заседании ЭПК архивного отдела представленных заявителем документов принимается решение ЭПК архивного отдела об утверждении, согласовании документов либо отказе в утверждении, согласовании.

На документах оформляется гриф утверждения, согласования ЭПК архивного отдела с указанием номера и даты протокола заседания ЭПК архивного отдела и проставлением печати ЭПК архивного отдела.

Административное действие выполняется в течение 1 рабочего дня.

Результатом административного действия является решение ЭПК архивного отдела об утверждении, согласовании представленных документов либо отказе в их утверждении, согласовании.

3.1.4. Подготовка и направление ответа заявителю (выписка из протокола ЭПК архивного отдела) об утверждении, согласовании документов либо отказе в их утверждении, согласовании.

Основанием для начала  выполнения административного действия по подготовке и направлению ответа заявителю является оформление протокола заседания ЭПК архивного отдела и утверждение  его руководителем архивного отдела.

Решение ЭПК архивного отдела об утверждении, согласовании документов либо отказе в их утверждении, согласовании, после утверждения протокола заседания ЭПК архивного отдела руководителем архивного отдела, подписывается председателем и секретарем ЭПК архивного отдела, заверяется печатью архивного отдела и направляется в адрес заявителя, представившего документы.

Решение ЭПК архивного отдела оформляется в виде выписки из протокола заседания ЭПК архивного отдела.

Общий срок административного действия – 4 рабочих дня.

           Результатом административного действия является решение ЭПК архивного отдела об утверждении, согласовании документов, либо отказе в утверждении, согласовании, оформленное в виде выписки из протокола заседания ЭПК архивного отдела и направленное в адрес заявителя.

Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением должностными лицами архивного отдела положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также за принятием ими решений.

Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений, принятие мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, осуществляется должностными лицами архивного отдела.

Текущий контроль  осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения специалистами положений административного регламента, нормативных правовых актов Российской Федерации и Воронежской области.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается руководителем архивного отдела, но не реже 2 раз в год.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги.

Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги  включает в себя  проведение проверок деятельности государственных гражданских служащих архивного отдела и специалистов государственных архивных учреждений,  с целью выявления допущенных ими нарушений в соответствии с требованиями настоящего административного регламента.

По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей  осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Внеочередные проверки полноты и качества предоставления государственной услуги проводятся руководителем и заместителем руководителя архивного отдела в рамках текущей работы отдела, в том числе по письменному обращению граждан и юридических лиц на основании индивидуальных правовых актов (приказов) руководителя архивного отдела.

4.3. Ответственность должностных лиц архивного отдела  за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления государственной услуги.

Государственные гражданские служащие архивного отдела, ответственные за предоставление государственной услуги, несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка исполнения каждой административной процедуры, предусмотренной настоящим административным регламентом, в соответствии с действующим законодательством.

Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих

      5.1. Информация для заявителей об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принятых в ходе предоставления государственной услуги.

       5.1.1. Заявители имеют право на обжалование решений и действий (бездействия) архивного отдела, а также должностных лиц архивного отдела в досудебном (внесудебном) порядке и (или) судебном порядке.

5.2. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования.

5.2.1. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях.

1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

2) нарушение срока предоставления государственной услуги;

3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Воронежской области для предоставления государственной услуги;

4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Воронежской области для предоставления государственной услуги, у заявителя;

5) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Воронежской области;

6) затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Воронежской области;

7) отказ архивного отдела, предоставляющего государственную услугу, должностного лица архивного отдела, предоставляющего государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.3. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы либо приостановления ее рассмотрения.

5.3.1. Оснований для отказа в рассмотрении либо приостановления рассмотрения жалобы не имеется.

5.3.2. Особенности подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органов государственной власти Воронежской области и их должностных лиц, государственных гражданских служащих Воронежской области, устанавливаются нормативным правовым актом Воронежской области.

5.4. Основания для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования.

5.4.1. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступившая жалоба.

Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме, в архивный отдел Воронежской области. Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, Единого портала государственных и муниципальных услуг либо Портала государственных и муниципальных услуг Воронежской области, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.4.2. Жалоба должна содержать:

1) наименование архивного отдела, должностного лица архивного отдела, либо государственного служащего архивного отдела, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) архивного отдела, должностного лица архивного отдела, либо государственного служащего архивного отдела;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) архивного отдела, должностного лица архивного отдела, либо государственного служащего архивного отдела. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.5. Права заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

5.5.1. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

5.6. Исполнительные органы государственной власти Воронежской области и должностные лица, которым может быть адресована жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке.

5.6.1. Жалобы на решения, принятые руководителем архивного отдела, подаются в правительство Воронежской области.

Заявители могут обжаловать решения и действия (бездействия) должностных лиц, государственных служащих архивного отдела у руководителя архивного отдела.

5.7. Сроки рассмотрения жалобы.

5.7.1. Жалоба, поступившая в архивный отдел, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа архивного отдела, должностного лица архивного отдела в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.8. Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре либо инстанции обжалования.

5.8.1. По результатам рассмотрения жалобы архивный отдел принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных архивным отделом, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Воронежской области, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

5.8.2. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в 5.8.1. настоящего регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.8.3. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с настоящим административным регламентом, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

1

Приложение № 1

к административному регламенту

БЛОК-СХЕМА ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ

архивного отдела по предоставлению государственной услуги

«Утверждение и согласование положений о Центральных экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, актов, представленных  исполнительными органами государственной власти,  другими государственными органами и организациями, государственными и муниципальными архивами области»