Об утверждении административного регламента архивного отдела Воронежской области по предоставлению государственной услуги «Осуществление экспертизы ценности документов во взаимодействии с государс...



АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ

1

АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ

ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

     ПРИКАЗ

от 27.03.2012 г.                                                                                        №  19-О

г. Воронеж

Об утверждении административного регламента

архивного отдела Воронежской области

по предоставлению государственной услуги

«Осуществление экспертизы ценности документов во взаимодействии с государственными и муниципальными архивами совместно с собственником или владельцем архивных документов»

Утратил силу в соответствии с приказом департамента культуры и архивного дела Воронежской области от 17.07.2012 № 418-ОД НГР Ru36000201200769

В соответствии с Федеральным Законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 27.07.2010   №  210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», указом губернатора Воронежской области от 27.05.2011 № 214-у «Об утверждении Перечня государственных услуг исполнительных органов государственной власти Воронежской области», постановлением правительства Воронежской области от 29.10.2010 № 916 «Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов по предоставлению государственных услуг исполнительными органами государственной власти Воронежской области», постановлением правительства Воронежской области  от 16.09.2011 № 819 «Об утверждении Положения об архивном отделе Воронежской области»

п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент архивного отдела Воронежской области по предоставлению государственной услуги «Осуществление экспертизы ценности документов во взаимодействии с государственными и муниципальными архивами совместно с собственником или владельцем архивных документов».

2. Приказ архивного отдела от 30.06.2010 № 49-О «Об утверждении административного регламента архивного отдела по предоставлению государственной услуги «Осуществление экспертизы научной и практической ценности документов во взаимодействии с государственными и муниципальными архивами совместно с собственником или владельцем архивных документов» признать утратившим силу.

3. Настоящий приказ вступает в силу не ранее чем через десять дней со дня его официального опубликования.

4. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель                                                                                    В. В. Гуров

Утвержден

приказом архивного отдела

Воронежской области

от 27.03.2012 г. № 19-О

Административный регламент

архивного отдела Воронежской области

по предоставлению государственной услуги

«Осуществление экспертизы ценности документов

во взаимодействии с государственными и

муниципальными архивами совместно с собственником или

владельцем архивных документов»

Общие положения

1.1. Предмет регулирования административного регламента архивного отдела Воронежской области (далее – архивный отдел) по предоставлению государственной услуги «Осуществление экспертизы ценности документов во взаимодействии с государственными и муниципальными архивами совместно с собственником или владельцем архивных документов» (далее – государственная услуга).

Предметом регулирования настоящего административного регламента является осуществление экспертизы научной и практической ценности документов физических и юридических лиц (за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления).

1.2. Описание заявителей, имеющих право в соответствии с законодательством Российской Федерации и Воронежской области либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном  законодательством Российской Федерации  и Воронежской области, полномочиями выступать от  их имени при взаимодействии с соответствующими органами государственной власти при предоставлении государственной услуги.

Государственная услуга предоставляется физическим и юридическим лицам (за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления) либо их уполномоченным представителям, обратившимся в архивный отдел.

1.3. Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги.

1.3.1. Место нахождения архивного отдела Воронежской области: г. Воронеж, ул. Плехановская, д. 7.

Почтовый адрес для направления документов: 394006, г. Воронеж, ул. Плехановская, д. 7.

Тематическая страница архивного отдела Воронежской области информационной системы «Портал Воронежской области в сети Интернет»:

http://www.govvrn.ru/wps/portal/AVO/Main/OGV/IOGV/executive32/

Электронный адрес: arhiv@govvrn.ru

Справочные телефоны: (473) 255-07-59, 277-98-93.

Факс: (473) 255-06-78.

График работы архивного отдела Воронежской области:

понедельник – четверг: 9.00 – 18.00,

пятница: 9.00- 16.45,

перерыв: с 13.00 до 13.45,

суббота – воскресенье: выходные дни.

Праздничные дни, а также продолжительность рабочего времени в предпраздничные дни устанавливается в соответствии с действующим законодательством.

1.3.2. Местонахождение государственных архивных учреждений, участвующих в предоставлении государственной услуги, и справочные телефоны:

КУВО «Государственный архив Воронежской области» (далее – КУВО «ГАВО»): г.Воронеж, ул.Плехановская, д. 7, тел.277-98-91, 277-98-94, 277-98-95.    

Электронный адрес: gavo@arsvo.ru

КУВО «Государственный архив общественно-политической истории Воронежской области» (далее – КУВО «ГАОПИ ВО»): г.Воронеж, ул.Орджоникидзе, д. 31, тел.222-61-35.

Электронный адрес: gaopi@arsvo.ru

КУВО «Государственный архив Воронежской области документов по личному составу» (далее – КУВО «ГАВОДЛС»): г.Воронеж, ул.Острогожская, д. 83, тел.236-67-26.

Электронный адрес: gavols@arsvo.ru

График работы КУВО «ГАВО» и «ГАОПИ ВО»:

понедельник – четверг: 9.00 – 18.00,

пятница: 9.00- 16.45,

перерыв с 13.00 до 13.45,

суббота – воскресенье выходные дни;

КУВО «ГАВОДЛС»:

понедельник – пятница: 8.00 – 17.00,

перерыв с 12.00 до 13.00,

суббота – воскресенье выходные дни.

Праздничные дни, а также продолжительность рабочего времени в предпраздничные дни устанавливается в соответствии с действующим законодательством.

1.3.3. Порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления государственной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, сведений о ходе предоставления услуги.

Специалисты архивного отдела проводят консультации и дают справки по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе:

а) о месте нахождения и графике работы архивного отдела;

б) о справочных телефонах и факсе архивного отдела;

в) об адресе официального сайта в сети Интернет, адресе электронной почты;

г) о порядке получения заявителями информации по вопросам предоставления государственной услуги;

д) о сроках предоставления государственной услуги;

е) о ходе предоставления государственной услуги;

ж) о порядке обжалования действий (бездействия) должностного лица при предоставлении государственной услуги.

1.3.4. Порядок, форма и место размещения информации о предоставлении государственной услуги.

Информирование по порядку предоставления государственной услуги производится:

– непосредственно в архивном отделе;

– с использованием средств телефонной связи, электронного информирования;

– посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования, в т.ч. в сети Интернет, публикаций в средствах массовой информации, издания информационных материалов;

– с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)».

Сведения о местонахождении, контактных телефонах и графике работы архивного отдела Воронежской области и государственных архивных учреждений размещаются:

- на официальном сайте архивной службы Воронежской области в сети Интернет: www.arsvo.ru;

- на тематической странице архивного отдела Воронежской области информационной системы «Портал Воронежской области в сети Интернет»:

http://www.govvrn.ru/wps/portal/AVO/Main/OGV/IOGV/executive32/             

- на информационном стенде архивного отдела Воронежской области;

- в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)».

2. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги: «Осуществление экспертизы ценности документов во взаимодействии с государственными и муниципальными архивами совместно с собственником или владельцем архивных документов».

2.2. Наименование органа, предоставляющего государственную услугу: архивный отдел Воронежской области. Предоставление государственной услуги осуществляется специалистами архивного отдела во взаимодействии с муниципальными архивами, а также казенными учреждениями Воронежской области «Государственный архив Воронежской области», «Государственный архив общественно-политической истории Воронежской области», «Государственный архив Воронежской области документов по личному составу» (далее – государственные архивные учреждения).

Архивный отдел не вправе требовать от заявителя при предоставлении государственной услуги осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный правительством Воронежской области.

2.3. Результат предоставления государственной услуги.

Конечным результатом предоставления государственной услуги являются:

- описи дел постоянного хранения, по личному составу, долговременного срока хранения, акты на документы, подлежащие уничтожению, по результатам проведенной экспертизы ценности документов.

- отказ в проведении экспертизы в установленных случаях.

2.4. Срок предоставления государственной услуги.

Предоставление государственной услуги осуществляется по заявке организации или гражданина, владельца или собственника документов личного происхождения, в порядке очередности поступления заявки и в соответствии с графиком подготовки документов к передаче на государственное хранение.

Общий срок предоставления государственной услуги зависит от объема документов, но не превышает 6 месяцев с момента регистрации заявки.

Прием, регистрация и рассмотрение заявки осуществляется в течение трех рабочих дней со дня ее поступления в архивный отдел Воронежской области.

Срок проведения работ по экспертизе ценности документов, с последующим представлением на утверждение описей документов, подлежащих сдаче на государственное хранение и согласованием описей дел по личному составу, зависит от объема документов, но не превышает 6 месяцев с момента регистрации заявки.

Основания для приостановления государственной услуги отсутствуют.

2.5. Правовые основания для предоставления государственной услуги.

Предоставление государственной услуги  по осуществлению экспертизы научной и практической ценности документов во взаимодействии с государственными и муниципальными архивами совместно с собственником или владельцем архивных документов осуществляется в соответствии с:

– Конституцией Российской Федерации (принята всенародным голосованием  12 декабря 1993), (Российская газета, 1993, 25 декабря);

– Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169);

– Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст. 4179);

– Постановлением Правительства Российской Федерации от 05.12.2005 № 725 «О взаимодействии и координации деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и территориальных органов федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 50, ст. 5311);

– Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007);

– Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 46, 12.11.2007);

– Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 38, 19.09.2011);

– Уставом Воронежской области, принятым Воронежской областной Думой 25 мая 2006 года и обнародованным 7 июня 2006 года (Коммуна, 2006, 10 июня);

– Постановлением правительства Воронежской области от 16.09.2011 № 819 «Об утверждении Положения об архивном отделе Воронежской области» (Молодой коммунар, № 105, 22.09.2011).

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги.

2.6.1. Для предоставления государственной услуги необходима письменная заявка произвольной формы в адрес архивного отдела. Заявителем – держателем личных фондов – могут предоставляться документы, подлежащие экспертизе.

В заявке с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для предоставления государственной услуги:

– наименование фондообразователя;

– крайние даты обработки документов.

              2.6.2. Для предоставления государственной услуги заявителю не требуется предоставлять документы, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных организаций.

              При этом архивному отделу запрещается требовать от заявителя:

– предоставления документов и информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной или муниципальной услуги;

– предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные услуги, и органов, предоставляющих муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами.

              2.6.3. Получение заявителем других услуг, необходимых и обязательных для предоставления данной государственной услуги, не требуется.

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, отсутствуют.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.

Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги является:

- предоставление заявителем неполного объема документов (не соответствующего номенклатуре дел) для проведения работ по их экспертной оценке;

- несоответствие архивных документов критериям экспертизы ценности документов, установленных Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007      № 19.

2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении государственной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Воронежской области.

Предоставление государственной услуги является бесплатным для заявителей.

              2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги.

              Максимальное время ожидания в очереди при подаче документов для исполнения государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги не должно превышать 10 минут.

              Максимальное время ожидания в очереди для получения консультации не должно превышать 10 минут.

              2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги.

              Заявка регистрируется специалистом архивного отдела, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции, в день ее представления (получения).

              2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляются государственные услуги, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления каждой государственной услуги.

Рабочие места специалистов, предоставляющих государственную услугу, оборудуются средствами вычислительной техники (один компьютер с установленными справочно-информационными системами на каждого специалиста) и оргтехникой, позволяющими организовать предоставление государственной услуги.

Архивному отделу обеспечивается доступ в Интернет, присваивается электронный адрес (e-mail), устанавливается факс, выделяются бумага, расходные материалы, канцтовары в количестве, достаточном для предоставления государственной услуги.

На входе в здание, где размещается архивный отдел, на видном месте размещается вывеска, содержащая информацию о режиме работы отдела.

Места проведения личного приема заявителей оборудуются:

– системой кондиционирования воздуха;

– противопожарной системой и средствами пожаротушения;

– системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;

– системой охраны.

Места ожидания личного приема должны соответствовать комфортным условиям для обратившихся заявителей: оборудуются стульями, столами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений, информационным стендом.

2.13. Показатели доступности и качества государственной услуги.

2.13.1. Показатели доступности.

Сведения носят открытый общедоступный характер, предоставляются всем                 заинтересованным лицам.

Информация о государственной услуге предоставляется заявителям                  непосредственно в архивном отделе, государственных архивных учреждениях, а также посредством размещения в   информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования, в средствах массовой информации, издания информационных материалов (брошюр, буклетов и т.д.).

Взаимодействие исполнителя с заявителем посредством личного контакта – не более 2 раз (предоставление и возврат документов).

Сведения о местонахождении, контактных телефонах, адресах электронной почты, Интернет-адресах, о графике (режиме) работы архивного отдела,                    предоставляющего государственную услугу, а также сведения о местонахождении и графике (режиме) работы государственных архивных учреждений, месте и графике   (режиме) приема заявок, номера телефонов, адреса электронной почты государственных архивов содержатся в п.1.3.  настоящего административного регламента.

Информация по телефонным звонкам и устным обращениям:

При ответах (консультировании) на телефонные звонки и устные обращения специалисты подробно и вежливо (в корректной форме) информируют и                        консультируют обратившихся по интересующим их вопросам в пределах своей    компетенции.

Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии и должности специалиста,                    принявшего телефонный звонок.

Время разговора не должно превышать 10 минут.

При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован           (переведен) на другое должностное лицо или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую                  информацию.

В случае, если подготовка ответа требует продолжительного времени                      специалист может предложить обратиться в письменной форме, либо назначить другое удобное для заинтересованных лиц время для устного информирования.

Государственная услуга не предоставляется посредством многофункционального центра. Государственная услуга не предоставляется в электронной форме.

2.13.2. Показатели качества.

Показателями качества предоставления государственной услуги являются соблюдение сроков ее предоставления, отсутствие незаконных и необоснованных отказов в ее предоставлении, своевременный ответ заявителю, содержащий результат предоставления государственной услуги, отсутствие жалоб на действия (бездействия) должностных лиц при предоставлении государственной услуги.

2.14. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственных услуг в многофункциональных центрах и особенности предоставления государственных услуг в электронной форме, не устанавливаются.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения

административных процедур, требования к порядку их выполнения,

в том числе особенности выполнения административных процедур

в электронной форме

              3.1. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

– прием, регистрация и рассмотрение заявки (в произвольной форме), поступившей от организации или гражданина, владельца или собственника документов личного происхождения, передача ее на исполнение;

– проведение работ по экспертизе ценности документов, с последующим представлением на утверждение описей документов, подлежащих сдаче на государственное хранение и согласованием описей дел по личному составу.

              Предоставление документов, находящихся в распоряжении архивного отдела и государственных архивов, в иные органы и организации не требуется.             

Документы, находящиеся в других органах и организациях, для предоставления государственной услуги не требуются.

Заявителями могут быть получены необходимые сведения о государственной услуге на Едином портале государственных услуг (функций), Портале государственных и муниципальных услуг Воронежской области.

Подача заявителями запроса о предоставлении государственной услуги, получение результата предоставления государственной услуги посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) законодательством не предусмотрена.

Последовательность административных процедур определена в блок-схеме (приложение).

              3.1.1. Прием, регистрация и рассмотрение заявки, поступившей от организации или гражданина, владельца или собственника документов личного происхождения, передача ее на исполнение.

Юридическим фактом, являющимся основанием для начала выполнения административного действия по приему, регистрации и рассмотрению заявки, поступившей от организации или гражданина, владельца или собственника документов личного происхождения, передача ее на исполнение являются обращения получателей государственной услуги в архивный отдел.             

Прием и регистрация заявки осуществляется специалистом архивного отдела, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции.  Заявки, поступившие в адрес архивного отдела, регистрируются в день поступления.

После регистрации заявка направляется на рассмотрение руководителя архивного отдела. Руководитель архивного отдела рассматривает поступившую заявку и определяет государственное архивное учреждение, ответственное за проведение работ по экспертизе ценности документов.

Срок рассмотрения заявки руководителем архивного отдела и принятия решения – 3 дня с момента поступления заявки.

Заявка передается в течение одного дня на исполнение в соответствующее государственное архивное учреждение.

Максимальный срок административного действия – 5 рабочих дней.

Результатом административного действия являются принятые, зарегистрированные и направленные в установленном порядке на рассмотрение в отделы комплектования соответствующих государственных архивных учреждений заявки.

              3.1.2. Проведение работ по экспертизе ценности документов, с последующим представлением на утверждение описей документов, подлежащих сдаче на государственное хранение и согласованием описей дел по личному составу.

              Основанием для начала выполнения административного действия по проведению работ по экспертизе ценности документов, с последующим утверждением описей документов, подлежащих сдаче на государственное хранение, и согласованием описей дел по личному составу является поступление заявки на исполнение в соответствующее государственное архивное учреждение.

              Руководитель соответствующего государственного архивного учреждения в течение 10 дней:

– включает заявку в график обработки документов;

– определяет структурное подразделение (специалиста), ответственного за проведение экспертизы ценности документов.

Руководитель государственного архивного учреждения принимает решение в форме резолюции:

- о проведении работ по экспертизе ценности документов;

- об отказе в проведении работ по экспертизе ценности документов на основании п.2.8. административного регламента.

Срок рассмотрения заявки руководителем архивного учреждения и принятия решения – 3 дня с момента поступления заявки.

При отказе в проведении работ по экспертизе ценности документов заявителю направляется ответ, в котором излагается причина, по которой услуга не может быть предоставлена. Об отказе в предоставлении государственной услуги заявитель информируется письменно в течение 10 дней со дня регистрации заявки.

Конкретный исполнитель (специалист государственного архивного учреждения) проводит отбор документов и их экспертизу ценности непосредственно в организации. Экспертиза ценности документов держателей личных фондов может производиться как в архивном учреждении, так и по месту жительства заявителя.

При проведении экспертизы ценности документов и определении сроков хранения документов ответственный специалист руководствуется перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения; перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (отраслевые перечни); а также сроками хранения отдельных видов архивных документов, в том числе не вошедших в указанные перечни, которые устанавливаются законодательством Российской Федерации.

Ответственным исполнителем выделяются 3 вида документов: постоянного хранения, по личному составу и временного срока хранения. Срок выполнения работы зависит от объема документов, но не превышает 6 месяцев с момента регистрации заявки.

По завершению обработки дел исполнителем составляется опись документов, подлежащих передаче на государственное хранение. К описи составляется научно-справочный аппарат (предисловие, историческая справка или дополнение к исторической справке, справка о состоянии делопроизводства). Также составляются описи на дела по личному составу, долговременного (свыше 10 лет) хранения. Проводится отбор документов с истекшими сроками хранения на уничтожение, составляется акт.

Описи дел передаются на регистрацию в архивный отдел. Поступившие документы регистрируются специалистом архивного отдела, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции, в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПК.

Зарегистрированные описи дел постоянного хранения направляются на утверждение, а по личному составу и долговременного хранения на согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного отдела (далее – ЭПК).

Срок предоставления на утверждение, согласование – не более 3 дней.

Результатом административного действия являются описи дел постоянного хранения, по личному составу, долговременного срока хранения, акты на документы, подлежащие уничтожению.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Порядок осуществления текущего контроля соблюдения и исполнения ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятия решений ответственными должностными лицами.

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, осуществляется должностными лицами архивного отдела Воронежской области.

Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения специалистами положений административного регламента, нормативных правовых актов Российской Федерации и Воронежской области.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается руководителем архивного отдела Воронежской области, но не реже 2 раз в год.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля полноты и качества предоставления государственной услуги.

Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок деятельности государственных гражданских служащих архивного отдела и специалистов государственных архивных учреждений с целью выявления допущенных ими нарушений в соответствии с требованиями настоящего административного регламента.

По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Внеплановые проверки полноты и качества предоставления государственной услуги проводятся руководителем архивного отдела или заместителем руководителя архивного отдела, в рамках текущей работы отдела, в том числе по письменному обращению граждан и юридических лиц, на основании индивидуальных нормативных правовых актов (приказов) руководителя архивного отдела.

4.3. Ответственность государственных гражданских служащих и иных должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги.

Государственные гражданские служащие архивного отдела, ответственные за предоставление государственной услуги, несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка исполнения каждой административной процедуры, предусмотренной настоящим административным регламентом, в соответствии с действующим законодательством.

4.4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля предоставления государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций.

Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

Контроль за предоставлением государственной  услуги могут осуществлять заявители, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в материалах по заявлению не содержатся сведения, составляющие государственную  или иную охраняемую федеральным законом тайну.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих

5.1. Информация для заявителей об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принятых в ходе предоставления государственной услуги.

5.1.1. Заявители имеют право на обжалование решений и действий (бездействия) архивного отдела, а также должностных лиц архивного отдела в досудебном (внесудебном) порядке и (или) судебном порядке.

5.2. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования.

5.2.1. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях.

1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

2) нарушение срока предоставления государственной услуги;

3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Воронежской области для предоставления государственной услуги;

4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Воронежской области для предоставления государственной услуги, у заявителя;

5) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Воронежской области;

6) затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Воронежской области;

7) отказ архивного отдела, предоставляющего государственную услугу, должностного лица архивного отдела, предоставляющего государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.3. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы либо приостановления ее рассмотрения.

5.3.1. Оснований для отказа в рассмотрении либо приостановления рассмотрения жалобы не имеется.

5.3.2. Особенности подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органов государственной власти Воронежской области и их должностных лиц, государственных гражданских служащих Воронежской области, устанавливаются нормативным правовым актом Воронежской области.

5.4. Основания для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования.

5.4.1. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступившая жалоба.

5.4.1. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме, в орган, предоставляющий государственную услугу. Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет, Единого портала государственных и муниципальных услуг либо Портала государственных и муниципальных услуг Воронежской области, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.4.2. Жалоба должна содержать:

1) наименование архивного отдела, должностного лица архивного отдела, либо государственного служащего архивного отдела, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) архивного отдела, должностного лица архивного отдела, либо государственного служащего архивного отдела;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) архивного отдела, должностного лица архивного отдела, либо государственного служащего архивного отдела. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.5. Права заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

5.5.1. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

5.6. Исполнительные органы государственной власти Воронежской области и должностные лица, которым может быть адресована жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке.

5.6.1. Жалобы на решения, принятые руководителем архивного отдела, подаются в правительство Воронежской области.

Заявители могут обжаловать решения и действия (бездействия) должностных лиц, государственных служащих архивного отдела у руководителя архивного отдела.

5.7. Сроки рассмотрения жалобы.

5.7.1. Жалоба, поступившая в архивный отдел, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа архивного отдела, должностного лица архивного отдела в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.8. Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре либо инстанции обжалования.

5.8.1. По результатам рассмотрения жалобы архивный отдел принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных архивным отделом, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Воронежской области, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

5.8.2. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в 5.8.1. настоящего регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

Приложение

Блок-схема последовательности действий

архивного отдела по предоставлению государственной услуги

«Осуществление экспертизы ценности документов во взаимодействии

с государственными и муниципальными

архивами совместно с собственником или владельцем архивных документов»