Об утверждении административного регламента архивного отдела Воронежской области по предоставлению государственной услуги «Предоставление пользователю архивными документами оформленных в установлен...



Административный регламент

1

АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ

ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от  30 июня 2010 г.                                                                               № 50-О

г. Воронеж

Об утверждении административного регламента

архивного отдела Воронежской области

по предоставлению государственной услуги

«Предоставление пользователю архивными документами оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получении льгот  и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации»

Утратил силу в соответствии с приказом архивного отдела Воронежской области от 27.03.2012 № 20-О НГР Ru36000201200451

              В целях обеспечения приведения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставление государственных услуг), утвержденных приказами архивного отдела в 2007-2008 гг., в соответствие действующему законодательству с учетом рекомендаций автономного учреждения «Институт регионального законодательства», а также согласно Методическим рекомендациям по разработке и утверждению административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг исполнительными органами государственной власти Воронежской области, утвержденным протоколом заседания комиссии по проведению административной реформы в Воронежской области от 30.09.2009 г. № 1

      приказываю:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент архивного отдела по предоставлению государственной услуги «Предоставление пользователю архивными документами оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получении льгот  и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации»

2. Приказ архивного отдела от 03.12.2007 г. № 38-О (ред. от 11.12.2009 г. № 74-О) «Об утверждении административного регламента архивного отдела по предоставлению государственной услуги «Предоставление пользователю архивными документами оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получении льгот  и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации» признать утратившим силу.

3. Настоящий приказ вступает в силу по истечении 10 дней со дня его    официального опубликования.

4. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель                                                                           В.В. Гуров

Приложение

к приказу архивного отдела Воронежской области

от 30 июня 2010 г. № 50-О

Административный регламент

архивного отдела Воронежской области

по предоставлению государственной услуги

«Предоставление пользователю архивными документами оформленных в

установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации»

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Наименование государственной услуги: «Предоставление пользователю архивными документами оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации» (далее – государственная услуга по исполнению запросов социально-правового характера).

1.2. Наименование исполнительного органа государственной власти Воронежской области, непосредственно предоставляющего государственную услугу: предоставление государственной услуги осуществляет архивный отдел Воронежской области (далее – архивный отдел). Непосредственное оказание государственной услуги по исполнению запросов социально-правового характера осуществляют областные государственные учреждения «Государственный архив общественно-политической истории Воронежской области», «Государственный архив Воронежской области» и «Государственный архив Воронежской области документов по личному составу» (далее – государственные архивы). В случае необходимости архивный отдел и государственные архивы используют информацию, которая находится на хранении в муниципальных архивах, а также в архивах учреждений, организаций и предприятий Воронежской области.

1.3. Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих предоставление государственной услуги

Государственная услуга  по предоставлению пользователю архивными документами оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ)  // Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 4, Ст. 445;

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 13.05.2008, с изм. от 08.05.2010) «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, Ст. 4169;

- Федеральным законом от  02.05.2006  № 59-ФЗ  «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации, 2006,  № 19, Ст.2060;

- Постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 г. № 679 (ред. от 02.10.2009 г.) «О Порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)» // Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 47, Ст. 4933;

              - Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» // Зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007г., регистрационный  № 9059,  Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, № 20, 14 мая;

              - Уставом Воронежской области от 07.06.2006 г. (ред. от 06.05.2010) // Коммуна, 2006, 10 июня;

              - Законом Воронежской области от 30.03.2009  №12-ОЗ «О регулировании отдельных отношений в сфере архивного дела на территории Воронежской области» //Молодой Коммунар, 2009, 02 апреля;

- Указом губернатора Воронежской области от 19.02.2009 г. № 81-у (ред. от 05.05.2010) «Об утверждении Реестра государственных функций исполнительных органов государственной власти Воронежской области» // Молодой коммунар, №19, 26 февраля;

- Указом губернатора Воронежской области от 19.02.2009 г. № 82-у (ред. от 03.06.2010) «Об утверждении Перечня государственных услуг исполнительных органов государственной власти Воронежской области» // Молодой коммунар, №19, 26 февраля;

              - Постановлением администрации Воронежской области от 04.12.2008 № 1051 (ред. от 14.04.2009) «Об утверждении Положения об архивном отделе Воронежской области» // Молодой коммунар, 2008, № 137, 13 декабря.

1.4. Результатом предоставления государственной услуги по исполнению запросов социально-правового характера является подготовка:

– архивной справки: документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основе которых она составлена;

– архивной выписки: документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий части текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

– архивной копии:  дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

– при отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью. В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку по данному вопросу, при необходимости заверенную печатью архива.

1.5. Потребителями результатов предоставления государственной услуги являются: граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, российские и иностранные юридические лица, международные организации. От имени физических лиц заявления о выдаче архивной справки, архивной копии, архивной выписки могут подавать представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре. От имени юридических лиц заявления о выдаче архивной справки, архивной копии, архивной выписки могут подавать лица, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами без доверенности.

2. ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ

              2.1. Порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги.

2.1.1. Местонахождение и график работы архивного отдела Воронежской области:

г. Воронеж, ул. Плехановская, д. 7

График работы:

понедельник – четверг: 9.00 – 18.00,

пятница: 9.00- 16.45,

перерыв с 13.00 до 13.45,

суббота – воскресенье выходные дни

Телефоны: 55-07-59, 77-98-93; факс: 55-06-78.

Электронный адрес: arhiv@govvrn.ru

Местонахождение и графики приема посетителей областных государственных учреждений:

-  ОГУ «Государственный архив Воронежской области»:

г. Воронеж, ул. Плехановская, д. 7

График приема:

понедельник – четверг: 9.30 – 12.00 и 14.00-17.00

пятница: не приемный день

перерыв с 13.00 до 13.45

суббота – воскресенье: выходные дни

Телефоны: 52-58-80, 77-98-91, 22-69-72.

Электронный адрес: gavo@arsvo.ru

- ОГУ «Государственный архив общественно-политической истории Воронежской области»: г. Воронеж, ул. Орджоникидзе, д. 31

График приема:

вторник, четверг: 9.30 – 12.30

перерыв с 13.00 до 13.45

суббота – воскресенье: выходные дни

Телефон  22-61-33.

Электронный адрес: gavols@arsvo.ru

- ОГУ «Государственный архив Воронежской области документов по личному составу»:

г. Воронеж, ул. Острогожская, д. 83

График приема:

вторник - пятница: 9.30 – 15.00

перерыв с 12.00 до 13.00

суббота – воскресенье: выходные дни

Телефон 36-72-27.

Электронный адрес: gaopi@arsvo.ru

2.1.2. Информирование по порядку представления государственной услуги производится по: телефону; письменным обращениям; электронной почте; посредством личного обращения.

Информирование по телефону осуществляется сотрудниками архивного отдела Воронежской области и государственных архивов области по справочным телефонам в соответствии с графиками работы (п.2.1.1.). Сотрудники архивного отдела и государственных архивов дают обратившимся исчерпывающую информацию по интересующим их вопросам. При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты отделов информации подробно и в вежливой форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Время разговора не должно превышать 10 минут. При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

Информирование при личном обращении осуществляется сотрудниками архивного отдела и государственных архивов, на рабочем месте в соответствии с графиком приема (п.2.1.1.). Ответственные сотрудники обязаны принять заинтересованное лицо в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе обратившегося на другой день или другое время.

Информация о сроке завершения оформления документов и возможности их получения сообщается при подаче заявления, а в случае сокращения срока – по указанному в заявлении телефону или электронной почте.

2.1.3. Вход в здание архивного отдела Воронежской области и государственных архивов области оборудуется вывеской (табличкой), содержащей следующую информацию об органе (учреждении), осуществляющем оказание государственной услуги: наименование, местонахождение, режим работы.

Помещения (отделы) оборудуются табличками с наименованием помещения (консультанты архивного отдела Воронежской области, прием граждан, отдел информации и т.д.) и фамилиями специалистов, предоставляющий государственную услугу.

На информационных стендах архивного отдела Воронежской области и государственных архивов области размещается информация о предоставлении государственной услуги:

– извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по оказанию государственной услуги;

– образцы оформления документов, необходимых для оказания государственной услуги;

– форма заявления о выдаче архивной справки;

– образцы заполнения заявлений;

– режим приема посетителей.

Аналогичная информация размещается на Портале администрации Воронежской области на странице архивного отдела Воронежской области.

2.2. Сроки предоставления государственной услуги.

2.2.1 Поступившие в архивный отдел письменные запросы (заявления) регистрируются и передаются ответственному сотруднику архивного отдела или в государственный архив в течение 3 дней со дня поступления в установленном порядке.

Срок исполнения запроса социально-правового характера в архиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть,  при необходимости, продлен с обязательным уведомлением об этом пользователя.

Депутатские запросы рассматриваются руководителем архивного отдела в день поступления.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация, куда следует направить запрос.

Срок исправления технических ошибок, допущенных при оказании государственной услуги, не должен превышать 3 рабочих дней с момента обнаружения ошибки или получения в письменной форме заявления об ошибке в записях.

2.2.2 Максимальное время ожидания в очереди при подаче документов на получение государственной услуги не должно превышать 45 минут. Время ожидания в очереди на прием к должностному лицу или для получения консультации не должно превышать 30 минут.

2.3. Перечень оснований для приостановления предоставления государственной услуги либо отказа в предоставлении государственной услуги.

2.3.1.Основанием для отказа юридическому или физическому лицу в предоставлении государственной услуги является запрос о документах, не подлежащих опубликованию и содержащих сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законом тайну, или сведения конфиденциального характера,  или  информацию, которая затрагивает непосредственно права, свободы и интересы конкретного поименованного в тексте третьего лица.

2.3.2. Не подлежат рассмотрению запросы и Интернет-обращения, не содержащие фамилии, почтового адреса и/или электронного адреса заявителя.

Также не принимаются к рассмотрению запросы, не поддающиеся прочтению, содержащие ненормативную лексику или оскорбительные высказывания.

2.4. Требования к местам предоставления государственной услуги.

2.4.1.Предоставление государственной услуги специалистами архивного отдела Воронежской области и государственных архивов области осуществляется на своих рабочих местах.

Выбор здания (помещения), в котором планируется расположение отдела информации государственного архива, должно осуществляться с учетом пешеходной доступности (не более 10 минут пешком) от остановок общественного транспорта. На территории, прилегающей к месторасположению государственного архива, оборудуются места для парковки автотранспортных средств. Доступ потребителей результатов оказания государственной услуги к парковочным местам является бесплатным.

Вход в здание, в котором располагается отдел информации государственного архива, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей следующую информацию об органе, осуществляющем оказание государственной услуги:

- наименование,

- место нахождения,

- режим приема граждан.

2.4.2.Места ожидания должны быть оборудованы информационным стендом, содержащим наименование и адреса иных организаций, участвующих в процессе предоставления государственной услуги. Прием потребителей результатов оказания государственной услуги осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях (присутственных местах). Для удобства посетителей помещения для непосредственного взаимодействия специалистов и потребителей государственной услуги должны размещаться на первом этаже здания. У входа в каждое из помещений размещается табличка с наименованием помещения (отдел информации) и фамилиями специалистов, оказывающих государственные услуги.

Помещения (отделы информации) оборудуются информационными стендами, содержащими:

– ответы на наиболее часто задаваемые посетителями вопросы;

– адреса федеральных и региональных архивов, а также муниципальных архивов Воронежской области;

– формы документов для заполнения, образцы заполнения документов;

– режим работы соответствующего подразделения;

– адреса ближайших банковских учреждений, где можно оплатить государственную услугу;

– банковские реквизиты для оплаты государственной услуги;

– телефонные номера и адрес электронной почты учреждения, оказывающего государственную услугу.

Рабочие места должностных лиц, представляющих государственную услугу, оборудуются компьютером и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме получать справочную информацию по наличию архивных документов. Отделам информации выделяется бумага и канцелярские товары в количестве, достаточном для предоставления государственной услуги.

2.4.3.Руководство архива несет личную ответственность за организацию приема и рассмотрения запросов посетителей.

2.5. Иные положения.

2.5.1.Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос заявителя, или запрос заявителя присланный по электронной почте в адрес архивного отдела или государственного архива.

2.5.2. В запросе указываются: Фамилия, Имя, Отчество (при наличии) заявителя, год и место его рождения, адрес места жительства, куда и для какой цели запрашивается справка, а также в зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения, необходимые для его исполнения (Приложения  1, 2).

Перечень дополнительных сведений, требуемых от заявителей необходимых для предоставления государственной услуги:

о стаже работы – название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации,  время работы. В качестве кого работали;

о награждении государственными и ведомственными наградами – название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность;

о нацистских преследованиях – время пребывания в местах принудительного содержания, их территориальное расположение, состав семьи (для малолетних узников);

иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

2.5.3.Для получения сведений, содержащих данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.5.4. Поступающие запросы социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, исполняются бесплатно. Предусматривается взимание платы за срочность предоставления услуги государственными архивами, за выдачу заверенных копий документов, за сканирование документов.

2.5.5.Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке Российской Федерации.

3. АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ

              Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

3.1. Поступление в архивный отдел или государственный архив заявления (запроса)

3.1.1. Запрос пользователя рассматривается и исполняется при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан – фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации. При необходимости, для определения круга поисковых данных, от заявителей могут быть затребованы дополнительные сведения, копии документов.

3.1.2. Рассмотренный руководством архивного отдела запрос передается на исполнение в государственный архив.

3.2. Резолюция директора архива на запросе пользователя

3.2.1. При получении запроса по почте в адрес архива директор архива проставляет резолюцию о направлении его в отдел информации.

При личном обращении пользователя в приемную граждан архива, письменное заявление направляется непосредственно в отдел информации.

3.1.3.При поступлении интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению интернет-обращение (запрос), распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.3. Определение исполнителя и вручение ему заявления

Начальник отдела информации определяет конкретного исполнителя и вручает ему заявление для исполнения.

3.4. Регистрация запроса в электронном «Журнале регистрации запросов физических и юридических лиц»

3.4.1. Регистрация запроса является основанием для начала действия по предоставлению государственной услуги.

3.4.2. В государственном архиве ведется база данных регистрации поступивших запросов. С начала календарного года заводится новый «Журнал регистрации запросов физических и юридических лиц».

3.4.3. Запросу о предоставлении информации присваивается порядковый номер по Журналу, который формируется в порядке возрастания и указывается в графе 1 Журнала.

Уполномоченное должностное лицо вносит в графу 2 Журнала фамилию, имя, отчество заявителя, а в графу 3 – адрес юридического или физического лица. Содержание запрашиваемой информации отражается в графе 4. В графе 5 указывается фамилия исполнителя, в графе 6 ставится дата поступления запроса, в графе 7 – срок исполнения, в графе 8 – дата исполнения запроса. В последней 9 графе Журнала может содержаться следующая информация:

– положительный ответ;

– отрицательный ответ;

– ответ об отсутствии документов в архиве по затрагиваемому вопросу;

– рекомендация, куда следует обратиться для решения вопроса;

– о направлении запроса в органы ЗАГС;

– о продлении срока исполнения запроса.

3.5. Анализ поступившего запроса и определение круга поиска архивных документов, необходимых для оказания государственной услуги

3.5.1. Специалист отдела информации государственного архива осуществляет анализ тематики поступившего запроса с учетом имеющегося научно-справочного аппарата и информационного материала.

В результате анализа определяется:

– правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

– степень полноты информации, содержащейся в запросе необходимой для его исполнения, при необходимости обращение к заявителю о дополнительной информации по существу запрашиваемых сведений;

– местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса, при необходимости, архивный отдел и областные государственные архивы направляют запросы в соответствующие организации, при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов; одновременно с направлением запросов на исполнение в соответствующие организации архивный отдел или государственные архивы письменно уведомляют об этом граждан;

– местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение, если запрос требует исполнения несколькими организациями, архивный отдел направляет в соответствующие организации копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.

3.5.3. Если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных, муниципальных и ведомственных архивов.

3.6. Подготовка ответа по запросу заявителя

3.6.1. Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа «Архивная справка», «Архивная выписка».

3.6.2. Текст в архивной справке дается в  хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в  архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и  неточные названия, отсутствие имени, отчества или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

В примечаниях к тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива.

Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается руководителем архива, исполнителем  и заверяется печатью архива.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

3.6.3. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе».

После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя архива или уполномоченного должностного лица и печатью архива.

3.6.4. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью архива и подписью его руководителя или уполномоченного должностного лица.

3.6.5. При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью. В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку по данному вопросу, при необходимости заверенную печатью архива.

3.6.6. При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

3.7. Исправление технических ошибок, допущенных при оказании государственной услуги

Срок исправления технических ошибок, допущенных при оказании государственной услуги, не должен превышать 3 рабочих дней с момента обнаружения ошибки или получения в письменной форме заявления об ошибке в записях.

3.8. Личное вручение заявителю или отправка по почте архивной справки, архивной копии, архивной выписки

3.8.1 Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства – участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом непосредственно в адреса заявителей.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу – при предъявлении доверенности. Оформленной в установленном порядке.

Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

3.9. Окончание предоставления государственной услуги

Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

4. ПОРЯДОК И ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ

ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги осуществляется директором государственного архива либо начальником отдела информации.

Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения специалистами положений административного регламента, нормативных правовых актов Российской Федерации и Воронежской области.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается руководителем архивного отдела Воронежской области.

4.2  Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав потребителей результатов оказания  государственной услуги, принятие решений и подготовку ответов на обращение потребителей результатов оказания государственной услуги, содержащих жалобы на действие (бездействие) должностных лиц государственного архива.

Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

Для проверки полноты и качества предоставления государственной услуги может быть сформирована рабочая группа. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4.3  По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав потребителей результатов оказания государственной слуги, осуществляется привлечение виновных лиц к дисциплинарной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.4 Контроль за предоставлением государственной услуги может также осуществляться архивным отделом Воронежской области, органами прокуратуры, иными надзорными органами в пределах их компетенции и в соответствии с нормативными документами, регулирующими их деятельность.

5. ПОРЯДОК ОБЖАЛОВАНИЯ ДЕЙСТВИЙ (БЕЗДЕЙСТВИЯ)

ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА, А ТАКЖЕ ПРИНЯТЫХ ИМ РЕШЕНИЙ

ПРИ ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ

5.1. Досудебное (внесудебное) обжалование.

5.1.1.Заинтересованные лица могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе выполнения настоящего Регламента, к уполномоченному должностному лицу.

5.1.2. Жалобы, направляемые в адрес правительства Воронежской области, составляются в произвольной форме.

5.1.3. Срок рассмотрения жалобы не должен превышать тридцати дней с момента ее регистрации.

5.1.4. В случае если по жалобе требуется провести проверку, направить запросы в другие государственные органы, органы местного самоуправления и иным должностным лицам о представлении необходимых для рассмотрения жалобы документов и материалов, срок рассмотрения жалобы может быть продлен, но не более чем на тридцать дней по решению уполномоченного должностного лица. О продлении срока рассмотрения жалобы заявитель уведомляется письменно с указанием причин продления.

5.1.5. Жалоба заявителя в письменной форме должна содержать следующую информацию:

-фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя  (наименование юридического лица), которым подается жалоба, его место жительства или пребывания (регистрации юридического лица), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения;

-наименование органа,  должности,  фамилии,  имени и отчества (при наличии) должностного лица (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;

-существо обжалуемого решения, действия (бездействия).

5.1.6. Дополнительно в жалобе могут указываться причины несогласия с обжалуемым решением, действием (бездействием), обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность, требования (об отмене решения, о признании незаконным действия (бездействия)), а также иные сведения.

5.1.7. К жалобе могут быть приложены копии документов, подтверждающих изложенные в жалобе обстоятельства. В таком случае в жалобе приводится перечень прилагаемых к ней документов.

5.1.8. Жалоба подписывается подавшим ее заявителем.

5.1.9. Если документы, имеющие существенное значение для рассмотрения жалобы, отсутствуют или не приложены к жалобе, решение принимается без учета доводов, в подтверждение которых документы не представлены.

5.1.10. По результатам рассмотрения жалобы должностное лицо правительства Воронежской области принимает решение об удовлетворении требований заявителя и о признании неправомерным обжалованного решения, действия (бездействия) либо об отказе в удовлетворении жалобы.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется заявителю.

5.1.11. Письменный ответ с указанием причин отказа в рассмотрении жалобы направляется заявителю не позднее пятнадцати дней с момента ее получения.

5.1.12. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, правительство Воронежской области вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

5.1.13. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5.1.14. Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

5.1.15. Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить обращение.

5.1.16. Обращения считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы.

5.2. Судебное обжалование

5.2.1. Заявители имеют право:

- на обжалование решений, принятых в ходе предоставления государственной услуги, действий (бездействия) должностных лиц архивного отдела Воронежской области в судебном порядке;

- на получение информации о сроках обжалования и юрисдикции суда, в который может быть подано соответствующее заявление, при судебном порядке обжалования.

Приложение №1

Вх. №____________________________

«              »              20__г

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

для наведения архивной справки по документальным материалам

ОГУ «Государственного архива Воронежской области

документов по личному составу»

1.Фамилия             

2. Имя_____________ 3. Отчество             

4. Год рождения_______5. Место рождения             

6. Куда и для какой цели запрашивается справка______________________________________

7. Домашний адрес             

             

             

             

             

Содержание запроса

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

Подпись заявителя ____________________

Исполнитель____________________________              Справку за №_____________________________

Дата исполнения_________________________   Получил________________________

Приложение № 2

Блок-схема

последовательности действий архивного отдела Воронежской области

по предоставлению государственной услуги

«Предоставление пользователю архивными документами оформленных в

установленном порядке архивных справок или копий архивных документов,

связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии

с законодательством Российской Федерации»