Об утверждении административного регламента архивного отдела Воронежской области по исполнению государственной функции «Рассмотрение обращений граждан»



Административный регламент

1

АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ

ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от  14 апреля 2010 г.                                                                               № 24-О

г. Воронеж

Об утверждении административного регламента архивного отдела Воронежской области по исполнению государственной функции «Рассмотрение обращений граждан»

Изменения:

Приказ архивного отдела Воронежской области от 30.09.2010 №68-О НГР ru36000201001052

             

Утратил силу в соответствии с приказом архивного отдела Воронежской области от 27.03.2012 № 21-О НГР Ru36000201200446

Во исполнение протокола заседания комиссии по проведению административной реформы в Воронежской области от 30 сентября 2009 года № 1 и в соответствии с планом мероприятий по реализации административной реформы и плана-графика разработки административных регламентов в архивном отделе Воронежской области в 2009 - 2010 годах от 28 октября 2009 года

  приказываю:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент архивного отдела по исполнению государственной функции «Рассмотрение обращений граждан».

2. Приказ архивного отдела от 03.02.2010 №7-О «Об утверждении административного регламента архивного отдела по исполнению государственной функции «Рассмотрение обращений граждан» признать утратившим силу.

3. Настоящий приказ вступает в силу по истечении 10 дней со дня его    официального опубликования.

4. Контроль за выполнением настоящего приказа оставлю за собой.

Руководитель архивного отдела

Воронежской области                                                                                                                                                                                                                                                       В.В. Гуров

Приложение №1

к приказу архивного отдела Воронежской области

от 14 апреля 2010г. № 24-О

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

архивного отдела Воронежской области
по исполнению государственной функции
«Рассмотрение обращений граждан»

1. Общие положения

1.1. Наименование государственной функции: «Рассмотрение обращений граждан».

1.2. Наименование исполнительного органа государственной власти области, непосредственно исполняющего государственную функцию: архивный отдел Воронежской области.

1.3. Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих исполнение государственной функции

Исполнение государственной функции "Рассмотрение обращений граждан" осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации: принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 года ("Российская газета". 1993. 25 декабря);

- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Собрание законодательства РФ". 2006. № 19. Ст. 2060);

- Постановлением Правительства РФ от 11.11.2005 № 679 (ред. от 02.10.2009) "О Порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)" ("Собрание законодательства РФ". 2005. № 47. Ст. 4933);

- Постановлением Правительства РФ от 05.12.2005 № 725 (ред. от 08.12.2008) "О взаимодействии и координации деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и территориальных органов федеральных органов исполнительной власти" ("Собрание законодательства РФ". 2005. № 50. Ст. 5311);

- Уставом Воронежской области от 07.06.2006 (ред. от 26.05.2009) ("Коммуна". 2006. 10 июня);

- Законом Воронежской области от 19.10.2009 № 125-ОЗ "О дополнительных гарантиях права граждан Российской Федерации на обращения в органы

государственной власти Воронежской области" ("Молодой коммунар". 2009. 22 октября);

- Указом губернатора Воронежской области от 19.02.2009 № 81-у (ред. от 21.12.2009) "Об утверждении Реестра государственных функций исполнительных органов государственной власти Воронежской области" ("Молодой коммунар". 2009. 26 февраля);

- Постановлением администрации Воронежской области от 04.12.2008 № 1051(ред. от 14.04.2009) "Об утверждении Положения об архивном отделе Воронежской области" ("Молодой коммунар". 2008. 13 декабря.).

1.4. Административный регламент архивного отдела Воронежской области (далее - административный регламент) по исполнению государственной функции "Рассмотрение обращений граждан" определяет единый порядок учета, регистрации и рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее - граждане), а также организацию личного приема граждан в архивном отделе Воронежской области (далее – архивный отдел).

В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» обращение гражданина – это направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в   государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, осуществляющему функции представителя власти.

1.5. Государственная функция "Рассмотрение обращений граждан" (далее - государственная функция) осуществляется руководителем и сотрудниками архивного отдела (далее - должностные лица), в компетенцию которых входят вопросы, содержащиеся в обращениях граждан.

1.6. В архивном отделе рассматриваются обращения граждан по вопросам, находящимся в ведении архивного отдела в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами и законами Воронежской области.

1.7. Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение письменных и устных обращений граждан, поступивших в ходе личного приема граждан.

1.8. Результат исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан.

1.8.1. Результатом исполнения государственной функции по рассмотрению письменного обращения гражданина является разрешение или разъяснение по существу поставленных в обращении вопросов и направление заявителю письменного ответа, за исключением случаев, установленных в статье 11 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», уведомление о переадресации письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

Ответ на обращение, поступившее в архивный отдел по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

1.8.2. Результатом исполнения функции по рассмотрению устного обращения гражданина в ходе личного приема является разрешение по существу поставленных в обращении вопросов или получение гражданином необходимых разъяснений, основанных на действующем законодательстве.

2. Требования к порядку исполнения государственной функции

              2.1. Порядок информирования об исполнении государственной функции.

2.1.1. Информация о порядке исполнения государственной функции представляется:

– непосредственно в архивном отделе;

– с использованием средств телефонной связи, электронного информирования;

– посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в т.ч. в сети Интернет), публикаций в средствах массовой информации, издания информационных материалов.

2.1.2. Место нахождения архивного отдела: г. Воронеж, ул. Плехановская, д. 7.

Почтовый адрес для направления документов: 394006, г. Воронеж, ул. Плехановская, д. 7.

Официальный сайт архивного отдела: http://www.govvr№.ru/wps/portal/AVO/Mai№/OGV/IOGV/executive32/

Электронный адрес: arhiv@govvr№.ru

Справочные телефоны: 55-06-78, 55-98-93.

Факс: 55-06-78.

2.1.3. График работы архивного отдела:

понедельник – четверг: 9.00 – 18.00,

пятница: 9.00- 16.45,

перерыв: с 13.00 до 13.45,

суббота – воскресенье: выходные дни;

2.1.4. Информирование по порядку исполнения государственной функции производится:

– по телефону;

– по письменным обращениям;

– по электронной почте;

– посредством личного обращения гражданина, представителя исполнительного органа государственной власти, другого государственного органа, организации.

2.2. Сроки исполнения государственной функции

2.2.1. Срок регистрации письменных обращений граждан в архивном отделе - 3 дня с момента поступления обращения. В случае поступления обращения в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация этих обращений может производиться в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.

В срок до 7 дней со дня регистрации письменное обращение подлежит переадресации по компетенции.

2.2.2. Общий срок исполнения государственной функции осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

2.2.3. В исключительных случаях срок исполнения государственной функции может быть продлен руководителем архивного отдела, вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

2.2.4. Руководитель архивного отдела вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения отдельных обращений граждан.

2.3. Перечень оснований для приостановления исполнения государственной функции либо для отказа в исполнении государственной функции

2.3.1. Если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель архивного отдела вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения уже направлялись в архивный отдел. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

2.3.2. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

2.3.3. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, архивный отдел вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

2.3.4. Если в письменное обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

В случае, если в письменном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

2.4. Об отказе в рассмотрении обращения письменно сообщается обратившемуся гражданину.

2.5. Требования к местам исполнения государственной функции

2.5.1. Рабочие места специалистов, осуществляющих государственную функцию, оборудуются средствами вычислительной техники (один компьютер с установленными справочно-информационными системами на каждого специалиста) и оргтехникой, позволяющими организовать исполнение государственной функции.

Архивному отделу обеспечивается доступ в Интернет, присваивается электронный адрес (e-mail), устанавливается факс, выделяются бумага, расходные материалы, канцтовары в количестве, достаточном для исполнения государственной функции.

2.5.2. На входе в здание, где размещается архивный отдел, на видном месте размещается вывеска, содержащая информацию о режиме работы отдела.

2.5.3. Места проведения личного приема граждан оборудуются:

– системой кондиционирования воздуха;

– противопожарной системой и средствами пожаротушения;

– системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;

– системой охраны.

2.5.4. Места ожидания личного приема должны соответствовать комфортным условиям для обратившихся граждан: оборудуются стульями, столами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений, информационным стендом.

2.6. Иные положения

2.6.1.1. Требования к письменному обращению гражданина, необходимые для исполнения государственной функции

Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

(пункт 2.6.1.1. в ред. приказа архивного отдела Воронежской области от 30.09.2010 №68-О НГР ru36000201001052)

2.6.1.2. В случае необходимости к письменному обращению прилагаются копии документов, подтверждающих доводы, изложенные в обращении гражданина.

2.6.1.3. Обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу по информационным системам общего пользования, подлежит рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом от 02.05.2010 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации.

(пункт 2.6.1.3. в ред. приказа архивного отдела Воронежской области от 30.09.2010 №68-О НГР ru36000201001052)

2.6.2. Порядок согласования проекта ответа на письменное обращение гражданина

Проект ответа гражданину визируется:

– должностным лицом архивного отдела;

– руководителем архивного отдела;

– сотрудниками, замещающими вышеперечисленных лиц в случае их отсутствия.

2.6.3. Требования к подписи ответа на письменное обращение гражданина

Ответы на обращения граждан в архивный отдел подписываются руководителем архивного отдела;

2.6.4. Обеспечение условий для реализации прав граждан при рассмотрении письменных обращений в архивном отделе

2.6.4.1. Гражданин на стадии рассмотрения архивным отделом его обращения имеет право:

– представлять дополнительные документы и материалы по рассматриваемому обращению;

– истребовать представленные материалы;

– знакомиться с документами и материалами, полученными в результате рассмотрения обращения, если это не затрагивает права и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

– в случае необходимости привлекаться к участию в рассмотрении обращения;

– получать на свое обращение письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

– получать уведомление о переадресации обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в обращении вопросов;

– обращаться с жалобой на принятое по обращению решения или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

– обращаться с просьбой об истребовании дополнительных документов и материалов;

– обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.

– (пункт 2.6.4.1. в ред. приказа архивного отдела Воронежской области от 30.09.2010 №68-О НГР ru36000201001052)

2.6.4.2. Архивный отдел и должностные лица, исполняющие государственную функцию, обеспечивают:

– объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение письменных обращений граждан, в случае необходимости - с участием граждан, направивших обращения;

– получение необходимых для рассмотрения письменных обращений граждан документов и материалов в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

– принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан;

– письменные ответы по существу поставленных в обращении вопросов.

– уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

– (пункт 2.6.4.2. в ред. приказа архивного отдела Воронежской области от 30.09.2010 №68-О НГР ru36000201001052)

2.6.4.3. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия.

2.6.4.4. При рассмотрении повторных обращений тщательно выясняются причины их поступления, и в случае установления фактов неполного рассмотрения ранее поставленных гражданами вопросов принимаются меры к их всестороннему рассмотрению.

2.6.5. Обязанности должностных лиц при ответе на телефонные звонки, устные и письменные обращения граждан, требования к форме и характеру взаимодействия должностных лиц с гражданами

2.6.5.1. При ответах на телефонные звонки сотрудники архивного отдела подробно и в вежливой (корректной) форме информируют граждан по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

2.6.5.2. Если сотрудник, принявший звонок, не может ответить на вопрос самостоятельно, то он сообщает гражданину телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию, или предлагает гражданину обратиться письменно.

2.6.5.3. Сотрудники архивного отдела не вправе осуществлять консультирование граждан по вопросам, выходящим за рамки информирования о стандартных процедурах и условиях исполнения государственной функции и влияющим прямо или косвенно на индивидуальные решения граждан.

2.6.6. Виды письменных обращений, направляемых гражданами в адрес архивного отдела

2.6.6.1. В адрес архивного отдела граждане направляют: заявления, предложения, жалобы.

2.6.6.2. В случае, если в обращениях граждан содержатся жалобы на действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела, вышеуказанные обращения граждан рассматриваются только руководителем архивного отдела.

3. Административные процедуры.

3.1. Последовательность административных действий (процедур) при  рассмотрении письменных обращений граждан.

Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные действия (процедуры):

- прием и первичная обработка письменных обращений граждан;

- регистрация поступивших обращений;

- рассмотрение обращений;

- постановка обращений граждан на контроль;

- продление срока рассмотрения обращений граждан;

- подготовка ответов на письменные обращения граждан;

- представление справочной информации о ходе рассмотрения письменного обращения.

3.1.1. Приём и первичная обработка письменных обращений граждан

Основанием для начала исполнения государственной функции является письменное обращение гражданина в архивный отдел или поступление  письменного обращения гражданина с сопроводительным документом из других государственных органов для рассмотрения по поручению.

Обращение может поступить  в архивный отдел по почте, передаваться по факсу, электронной почте, Интернету, доставлено непосредственно гражданином или его представителем. Письменное обращение также может быть подано во время проведения публичных и иных мероприятий с участием граждан, в том числе «прямых линий», «круглых столов» и т.д., а также коллективное обращение граждан.

Специалист архивного отдела, ответственный за прием документов:

- проверяет правильность адресации корреспонденции и целостность упаковки;

- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкрепляет конверт;

- подкрепляет впереди текста письма поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения к письму);

- в случае отсутствия самого текста письма составляет справку с текстом: "Письма в адрес архивного отдела нет", датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;

- возвращает на почту, не вскрывая, ошибочно поступившие (не по адресу) письма;

- составляет в двух экземплярах акт о поступлении корреспонденции с вложенными в нее денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма. Один экземпляр акта хранится в архивном отделе, второй экземпляр приобщается к поступившему обращению.

Специалист архивного отдела - ответственный за прием документов, - получив конверт, нестандартный по весу, размеру, форме, имеющий вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), неровности по бокам, заклеенный липкой лентой, не вскрывая, сообщает об этом руководителю и действует в соответствии с Инструкцией о мерах безопасности при приеме и регистрации корреспонденции, поступающей в архивный отдел.

По просьбе гражданина на копии обращения, принятого к рассмотрению, или втором экземпляре делается отметка с указанием даты приема обращения и телефона для справок.

Обращения, поступившие:

- по факсу - регистрируются в архивном отделе и передаются специалисту архивного отдела - ответственному за работу с обращениями граждан;

- на официальный сайт архивного отдела по сети Интернет - распечатывается, регистрируются в архивном отделе и передаются специалисту архивного отдела - ответственному за работу с обращениями граждан;

- с пометкой "лично", поступившие на имя руководителя архивного отдела, - передаются руководителю архивного отдела невскрытыми.

Обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека Российской Федерации, депутатов Воронежской областной Думы, адресованные руководителю архивного отдела, содержащие просьбы о рассмотрении писем граждан, регистрируются в архивном отделе и в тот же день передаются на рассмотрение.

3.1.2. Регистрация поступивших обращений.

Специалист, ответственный за регистрацию обращений, в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп "Архивный отдел Воронежской области" с указанием присвоенного письму регистрационного номера и даты регистрации. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

3.1.3. Рассмотрение обращений.

Зарегистрированные в архивном отделе документы направляются на рассмотрение руководителю архивного отдела. После получения резолюции и определения сотрудника архивного отдела или государственного архива области, ответственного за рассмотрение поступившего обращения, документ поступает исполнителю. Поступившие в архивный отдел обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации, если не установлен более короткий срок рассмотрения обращения.

Обращения могут рассматриваться непосредственно в архивном отделе или их рассмотрение может быть поручено областному государственному учреждению или конкретному должностному лицу.

Документы, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям, направляются на исполнение в копиях. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.

Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию архивного отдела, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения. Исключение составляет случай, если текст письменного обращения не поддается прочтению, тогда ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель архивного отдела вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в архивный отдел. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение. Ответ на обращение подписывается руководителем архивного отдела.

Результатом рассмотрения обращений в архивный отдел является разрешение поставленных в обращениях вопросов, подготовка ответов заявителям.

3.1.4.  Постановка обращений граждан на контроль

На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение.

В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его первых заместителей, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителя Администрации Президента Российской Федерации, председателя Воронежской областной Думы и его заместителей о рассмотрении обращений граждан.

Решение о постановке обращения на контроль вправе принять руководитель архивного отдела, либо лицо его замещающее.

Ответственность за своевременное и качественное рассмотрение обращений граждан возлагается на должностных лиц, обеспечивающих решение вопросов, затронутых в обращении.

3.1.5. Продление срока рассмотрения обращений граждан

Руководитель архивного отдела вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

3.1.6. Подготовка ответов на письменные обращения граждан

Должностное лицо - ответственный исполнитель архивного отдела, получивший поручение о подготовке ответа на обращение гражданина, исполняет его в соответствии с резолюцией руководителя архивного отдела.

Должностное лицо - исполнитель поручения изучает материалы обращения, при необходимости:

- подготавливает запрос в целях получения необходимой информации в ином структурном подразделении правительства области;

- подготавливает запрос в целях получения информации по существу вопросов, изложенных в обращении, в иных органах государственной власти области;

- подготавливает запрос на имя руководителя органа местного самоуправления в связи с обращением гражданина.

Ответы на обращения граждан в архивный отдел или на имя руководителя архивного отдела подписываются руководителем архивного отдела либо уполномоченным на то лицом.

После завершения рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит текст ответа, визирует его и передает руководителю архивного отдела на подпись.

Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, давать исчерпывающую информацию на все поставленные в обращении вопросы.

3.1.7.  Представление справочной информации о ходе рассмотрения письменного обращения граждан

В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

Звонки от заявителей по вопросу получения справки об исполнении государственной функции принимаются с понедельника по четверг с 9.00 до 18.00, в пятницу с 9.00 до 16.45 (перерыв с 13.00 до 13.45), кроме выходных и праздничных дней.

При получении запроса по телефону специалист архивного отдела:

- называет наименование органа, в который позвонил гражданин;

- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;

- предлагает абоненту представиться;

- выслушивает и уточняет при необходимости суть вопроса;

- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;

- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время;

- к назначенному сроку специалист подготавливает ответ.

Результатом представления справочной информации при личном обращении гражданина или по справочному телефону является информирование гражданина по существу обращения в устной форме.

3.2. Последовательность административных действий (процедур) при рассмотрении  обращений, поступивших на личном приеме граждан

Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные действия (процедуры):

-прием граждан;

-рассмотрение обращений (ответ в устной форме).

В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

(абзац 5 пункта 3.2. в ред. приказа архивного отдела Воронежской области от 30.09.2010 №68-О НГР ru36000201001052)

3.2.1. Прием граждан в архивном отделе ведут руководитель архивного отдела и заместитель руководителя архивного отдела.

Руководитель архивного отдела и заместитель руководителя архивного отдела ведут личный прием в соответствии с графиком приема граждан, утвержденным руководителем архивного отдела.

График личного приема помещается на информационный стенд в приемной граждан и публикуется на интернет-сайте архивного отдела.

Прием граждан осуществляется в порядке очередности при предъявлении документа, удостоверяющего личность.

Правом на первоочередной личный прием обладают:

Герои Советского Союза, Российской Федерации, полные кавалеры орденов Славы; ветераны Великой Отечественной войны и участники боевых действий;  инвалиды I и II групп инвалидности и их законные представители (один из родителей, усыновителей, опекун или попечитель); лица из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей; беременные женщины.

3.2.2.  Если поставленные гражданином во время приема вопросы не входят в компетенцию архивного отдела, ему разъясняется порядок обращения в иные органы государственной власти.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в рассмотрении его обращения, если ему ранее неоднократно были даны ответы по существу поставленных вопросов, а новых доводов или обстоятельств в ходе личного приема гражданин не привел.

Ответ на устное обращение гражданина может быть дан устно с его согласия, о чем делается запись в карточке личного приема.

В случае повторного обращения специалист архивного отдела - ответственный за работу с обращениями граждан осуществляет подборку всех имеющихся в отделе материалов, касающихся данного заявителя. Подобранные материалы представляются руководителю, ведущему личный прием.

После завершения личного приема подготовленные поручения руководителя или заместителя руководителя архивного отдела и карточки личного приема посетителей подписываются принимавшим руководителем.

В пятидневный срок первые экземпляры поручений с материалами заявителей, другими справочными материалами направляются ответственным исполнителям, вторые экземпляры поручения и карточки личного приема хранятся в архивном отделе.

Ответственные исполнители поручений готовят все необходимые документы об исполнении поручений, о результатах докладывают должностному лицу, давшему поручение, и направляют ответ заявителю.

Ответы на обращение граждан подписывает руководитель архивного отдела или лицо, его замещающее.

Решение о постановке на контроль по результатам рассмотрения обращений граждан принимает руководитель архивного отдела, ведущий прием.

Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

Результатом приема граждан является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие руководителем, осуществляющим прием, решения по разрешению поставленного вопроса, либо оказание консультации заявителю по тематике его обращения.

4. Порядок и формы контроля исполнения государственной функции

4.1. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

4.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, осуществляется архивным отделом.

Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по исполнению государственной функции, проверок соблюдения и исполнения специалистами положений административного регламента, нормативных правовых актов Российской Федерации и Воронежской области.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается руководителем архивного отдела.

4.3. Архивный отдел ежеквартально готовит аналитическую информацию о рассмотрении обращений граждан в архивный отдел.

5. Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица, а также

принимаемого им решения при исполнении государственной функции

Гражданин имеет право обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Приложение №2

к приказу архивного отдела Воронежской области

от 14 апреля 2010г. № 24-О

Блок-схема последовательности действий архивного отдела
Воронежской области по исполнению государственной функции

«Рассмотрение обращений граждан»