Об утверждении административного регламента архивного отдела Воронежской области по исполнению государственной функции «Рассмотрение обращений граждан»



Административный регламент

1

АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ

ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 03 февраля 2010г.                                                                               №7-О

г. Воронеж

Об утверждении административного регламента архивного отдела Воронежской области по исполнению государственной функции «Рассмотрение обращений граждан»

Утратил силу приказом архивного отдела Воронежской области от 14.04.2010 №24-О НГР ru36000201000847

              В целях реализации Концепции административной реформы Российской Федерации в 2006-2010, одобренной Распоряжением Правительства РФ от 25 октября 2005 года № 1789-р, и в соответствии с распоряжением администрации Воронежской области от 11 октября 2006 года № 2829-р «О регламентации исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг исполнительными органами государственной власти области»

приказываю:             

1. Утвердить прилагаемый административный регламент архивного отдела Воронежской области по исполнению государственной функции «Рассмотрение обращений граждан».

2. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

         Руководитель                                                                                                                                                                                                                                      В.В.Гуров

Приложение №1

Утверждено

приказом архивного отдела Воронежской области

от 03.02.2010  № 7-o

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

архивного отдела Воронежской области по исполнению государственной функции

«Рассмотрение обращений граждан»

1. Общие положения

1.1. Наименование государственной функции: «Рассмотрение обращений граждан».

1.2. Наименование исполнительного органа государственной власти области, непосредственно исполняющего государственную функцию: архивный отдел Воронежской области.

1.3. Исполнение государственной функции по рассмотрению обращений граждан осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации: Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. // Российская газета. 1993. 25 декабря;

Федеральным законом от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. 2006. № 19. Ст. 2060;

Постановлением Правительства РФ от 11.11.2005 г. № 679 (ред. от 02.10.2009 г.) «О Порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)» // Собрание законодательства РФ. 2005. № 47. Ст. 4933;

Постановлением Правительства РФ от 05.12.2005 г. № 725 г. (ред. от 08.12.2008 г.) «О взаимодействии и координации деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и территориальных органов федеральных органов исполнительной власти» // Собрание законодательства РФ. 2005. № 50. Ст. 5311;

Уставом Воронежской области от 07.06.2006 г. (ред. от 26.05.2009 г.) // Коммуна. 2006. 10 июня;

Законом Воронежской области от 19.10.2009 г. № 125-ОЗ «О дополнительных гарантиях права граждан Российской Федерации на обращения в органы государственной власти Воронежской области» // Молодой коммунар. 2009. 22 октября;

Указом губернатора Воронежской области от 19.02.2009 г. № 81-у (в ред. от 21.12.2009 г.) «Об утверждении Реестра государственных функций исполнительных органов государственной власти Воронежской области» // Молодой коммунар. 2009. 26 февраля;

Постановлением администрации Воронежской области от 04.12.2008 № 1051 (ред. от 14.04.2009) «Об утверждении Положения об архивном отделе Воронежской области» // Молодой коммунар. 13 декабря. 2008.

1.4. Административный регламент архивного отдела Воронежской области (далее - административный регламент) по исполнению государственной функции «Рассмотрение обращений граждан» определяет единый порядок учета, регистрации и рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее - граждане), а также организацию личного приема граждан в архивном отделе Воронежской области (далее – архивный отдел).

1.5. Государственная функция «Рассмотрение обращений граждан» (далее - государственная функция) осуществляется руководителем и сотрудниками архивного отдела (далее - должностные лица), в компетенцию которых входят вопросы, содержащиеся в обращениях граждан.

1.6. В архивном отделе рассматриваются обращения граждан по вопросам, находящимся в ведении архивного отдела в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами и законами Воронежской области.

1.7. Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение письменных и устных обращений граждан. Обращение может быть подано в ходе личного приема граждан, может поступить с сопроводительным документом из других государственных органов для рассмотрения по поручению, а также по почте, Интернету или доставлено непосредственно гражданином  или его представителем. Обращение также может быть подано во время проведения публичных и иных мероприятий с участием граждан, в том числе «прямых линий», «круглых столов» и т.д., а также коллективное обращение граждан.

1.8. Результат исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан

1.8.1. Результатом исполнения государственной функции по рассмотрению письменного обращения гражданина является разрешение или разъяснение по существу всех поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мер и направление заявителю письменного ответа.

Ответ на электронное обращение может направляться как в письменной форме, так и в форме электронного сообщения.

1.8.2. Результатом исполнения государственной функции по рассмотрению устного обращения гражданина в ходе личного приема является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов или получение гражданином необходимых разъяснений, основанных на действующем законодательстве.

1.9. Описание заявителей

Заявителями являются непосредственно граждане или их представители.

2. Требования к порядку исполнения государственной функции

2.1. Порядок информирования об исполнении государственной функции.

2.1.1. Информация о порядке исполнения государственной функции представляется:

- непосредственно в архивном отделе;

- с использованием средств телефонной связи, электронного информирования;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в т.ч. в сети Интернет), публикаций в средствах массовой информации, издания информационных материалов.

2.1.2. Место нахождения архивного отдела: г. Воронеж, ул. Плехановская, д. 7.

Почтовый адрес для направления документов: 394006, г. Воронеж, ул. Плехановская, д. 7.

Официальный сайт архивного отдела:

http://www.govvrn.ru/wps/portal/AVO/Main/OGV/IOGV/executive32/

Электронный адрес: arhiv@govvrn.ru

Справочные телефоны: (4732) 55-06-78, 55-98-93.

Факс: (4732) 55-06-78.

2.1.3. График работы архивного отдела:

понедельник – четверг: 9.00 – 18.00,

пятница: 9.00- 16.45,

перерыв: с 13.00 до 13.45,

суббота – воскресенье: выходные дни;

2.1.4. Информирование по порядку исполнения государственной функции производится:

по телефону;

по письменным обращениям;

по электронной почте;

посредством личного обращения гражданина, представителя исполнительного органа государственной власти, другого государственного органа, организации.

2.2. Сроки исполнения государственной функции

2.2.1. Срок регистрации письменных обращений граждан в архивном отделе - 3 дня с момента поступления обращения. В случае поступления обращения в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация этих обращений может производиться в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.

В срок до 7 дней со дня регистрации письменное обращение подлежит переадресации по компетенции.

2.2.2. Общий срок исполнения государственной функции осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

2.2.3. В исключительных случаях срок исполнения государственной функции может быть продлен руководителем архивного отдела, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением гражданина о продлении срока рассмотрения обращения.

2.2.4. В случае, если обращение написано на иностранном языке или точечно-рельефным шрифтом слепых, срок рассмотрения обращения увеличивается на время, необходимое для перевода.

2.2.5. Руководитель архивного отдела вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения отдельных обращений граждан.

2.3. Перечень оснований для приостановления исполнения государственной функции либо для отказа в исполнении государственной функции.

2.3.1. Государственная функция не исполняется, если:

- в обращении гражданина содержится вопрос, по которому ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в архивный отдел или одному и тому же должностному лицу;

- по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;

- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, содержащие угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- в обращении не указаны фамилия обратившегося и почтовый адрес для ответа;

- от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;

- обращение подано в интересах третьих лиц, которые возражают против его рассмотрения, о чем имеется их письменное заявление;

- текст письменного обращения не поддается прочтению;

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

Основанием для отказа в рассмотрении электронного обращения, помимо оснований, указанных в административном регламенте, также может являться:

- указание автором недействительных сведений о себе и/или адреса для ответа;

- поступление дубликата уже принятого электронного сообщения;

- некорректность содержания электронного сообщения;

- невозможность рассмотрения обращения без необходимых документов и личной подписи (в отношении обращений, для которых установлен специальный порядок рассмотрения).

2.3.2. Об отказе в рассмотрении обращения письменно сообщается обратившемуся гражданину.

2.3.3. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

2.3.4. В случае, если по вопросам, содержащимся в обращении, возбуждено судебное производство с участием того же лица (группы лиц), или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю, рассматриваются в суде, рассмотрение обращения может быть отложено до вступления в законную силу решения суда.

2.4. Требования к местам исполнения государственной функции

2.4.1. Рабочие места специалистов, исполняющих государственную функцию, оборудуются средствами вычислительной техники (один компьютер с установленными справочно-информационными системами на каждого специалиста) и оргтехникой.

Архивному отделу обеспечивается доступ в Интернет, присваивается электронный адрес (e-mail), устанавливается факс, выделяются бумага, расходные материалы, канцтовары в количестве, достаточном для исполнения государственной функции.

2.4.2. На входе в здание, где размещается архивный отдел, на видном месте размещается вывеска, содержащая информацию о режиме работы отдела.

2.4.3. Места проведения личного приема граждан оборудуются:

- системой кондиционирования воздуха;

- противопожарной системой и средствами пожаротушения;

- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;

- системой охраны.

2.4.4. Места ожидания личного приема должны соответствовать комфортным условиям для обратившихся граждан: оборудуются стульями, столами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений, информационным стендом.

2.4.5. Доступ заявителей к местам ожидания при исполнении государственной функции должен быть беспрепятственным, в том числе инвалидов, использующих кресла-коляски и собак-поводырей.

2.5. Иные положения

2.5.1 Требования к письменному обращению гражданина, необходимые для исполнения государственной функции

2.5.1.1 Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, на который должен быть выслан ответ, либо уведомление о переадресации обращения, изложение сути заявления, предложения или жалобы, личную подпись заявителя и дату.

2.5.1.2. В случае необходимости к письменному обращению прилагаются копии документов, подтверждающих доводы, изложенные в обращении гражданина.

2.5.1.3. Обращение, направленное по электронной почте, должно содержать наименование архивного отдела или фамилию, имя, отчество должностного лица, которому оно адресовано, изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество обратившегося, почтовый адрес заявителя (место жительства), контактный телефон.

Адрес электронной почты автора и электронная цифровая подпись являются дополнительной информацией.

В случае, если в интернет-обращении заявителем указан адрес электронной почты, по этому адресу направляется уведомление о приеме обращения или об отказе в рассмотрении (с обоснованием причин отказа), после чего обращение распечатывается и дальнейшая работа с ним ведется как с письменным обращением.

2.5.2. Порядок согласования проекта ответа на письменное обращение гражданина

Проект ответа гражданину визируется:

- должностным лицом архивного отдела;

- руководителем архивного отдела;

- сотрудниками, замещающими вышеперечисленных лиц в случае их отсутствия.

2.5.3. Требования к подписи ответа на письменное обращение гражданина

Ответы на обращения граждан в архивный отдел подписываются руководителем архивного отдела;

2.5.4. Обеспечение условий для реализации прав граждан при рассмотрении письменных обращений в архивном отделе

2.5.4.1. Гражданин на стадии рассмотрения архивным отделом его обращения имеет право:

- представлять дополнительные документы и материалы по рассматриваемому обращению;

- истребовать представленные материалы;

- знакомиться с документами и материалами, полученными в результате рассмотрения обращения, если это не затрагивает права и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

- в случае необходимости привлекаться к участию в рассмотрении обращения;

- получать на свое обращение письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

- получать уведомление о переадресации обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в обращении вопросов;

- обжаловать принятое по обращению решение, а также действия (бездействие) должностных лиц в связи с рассмотрением обращения в административном порядке.

2.5.4.2. Архивный отдел и должностные лица, исполняющие государственную функцию, обеспечивают:

- объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение письменных обращений граждан, в случае необходимости - с участием граждан, направивших обращения;

- получение необходимых для рассмотрения письменных обращений граждан документов и материалов в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан;

- письменные ответы по существу поставленных в обращении вопросов.

2.5.4.3. Конфиденциальные сведения, ставшие известными должностным лицам архивного отдела при рассмотрении обращений граждан, не могут быть использованы во вред этим гражданам, если они могут повлечь ущемление чести и достоинства граждан.

2.5.4.4. При рассмотрении повторных обращений тщательно выясняются причины их поступления, и в случае установления фактов неполного рассмотрения ранее поставленных гражданами вопросов принимаются меры к их всестороннему рассмотрению.

2.5.5. Обязанности должностных лиц при ответе на телефонные звонки, устные и письменные обращения граждан, требования к форме и характеру взаимодействия должностных лиц с гражданами

2.5.5.1. При ответах на телефонные звонки сотрудники архивного отдела подробно и в вежливой (корректной) форме информируют граждан по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

2.5.5.2. Если сотрудник, принявший звонок, не может ответить на вопрос самостоятельно, то он сообщает гражданину телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию, или предлагает гражданину обратиться письменно.

2.5.5.3. Сотрудники архивного отдела не вправе осуществлять консультирование граждан по вопросам, выходящим за рамки информирования о стандартных процедурах и условиях исполнения государственной функции и влияющим прямо или косвенно на индивидуальные решения граждан.

2.5.6. Виды письменных обращений, направляемых гражданами в адрес архивного отдела

2.5.6.1. В адрес архивного отдела граждане направляют: заявления, предложения, жалобы.

2.5.6.2. В случае, если в обращениях граждан содержатся жалобы на действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела, вышеуказанные обращения граждан рассматриваются только руководителем архивного отдела.

3. Административные процедуры

3.1. Последовательность административных действий (процедур) при рассмотрении письменных обращений граждан.

Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные действия (процедуры):

- прием и первичная обработка письменных обращений граждан;

- регистрация поступивших обращений;

- рассмотрение обращений;

- постановка обращений граждан на контроль;

- продление срока рассмотрения обращений граждан;

- подготовка ответов на письменные обращения граждан;

- представление справочной информации о ходе рассмотрения письменного обращения.

3.1.1. Приём и первичная обработка письменных обращений граждан

Основанием для начала исполнения государственной функции является письменное обращение гражданина в архивный отдел или поступление письменного обращения гражданина с сопроводительным документом из других государственных органов для рассмотрения по поручению.

Обращение может поступить в архивный отдел по почте, передаваться по факсу, электронной почте, Интернету, доставлено непосредственно гражданином или его представителем. Письменное обращение также может быть подано во время проведения публичных и иных мероприятий с участием граждан, в том числе «прямых линий», «круглых столов» и т.д., а также коллективное обращении е граждан.

Специалист архивного отдела, ответственный за прием документов:

- проверяет правильность адресации корреспонденции и целостность упаковки;

- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкрепляет конверт;

- подкрепляет впереди текста письма поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения к письму);

- в случае отсутствия самого текста письма составляет справку с текстом: "Письма в адрес архивного отдела нет", датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;

- возвращает на почту, не вскрывая, ошибочно поступившие (не по адресу) письма;

- составляет в двух экземплярах акт о поступлении корреспонденции с вложенными в нее денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма. Один экземпляр акта хранится в архивном отделе, второй экземпляр приобщается к поступившему обращению.

Специалист архивного отдела - ответственный за прием документов, - получив конверт, нестандартный по весу, размеру, форме, имеющий вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), неровности по бокам, заклеенный липкой лентой, не вскрывая, сообщает об этом руководителю и действует в соответствии с Инструкцией о мерах безопасности при приеме и регистрации корреспонденции, поступающей в архивный отдел.

Не принимаются обращения, не содержащие фамилии гражданина и почтового адреса для ответа. По просьбе гражданина на копии обращения, принятого к рассмотрению, или втором экземпляре делается отметка с указанием даты приема обращения и телефона для справок.

Обращения, поступившие:

- по факсу - регистрируются в архивном отделе и передаются специалисту архивного отдела - ответственному за работу с обращениями граждан;

- на официальный сайт архивного отдела по сети Интернет - распечатывается, регистрируются в архивном отделе и передаются специалисту архивного отдела - ответственному за работу с обращениями граждан;

- с пометкой "лично", поступившие на имя руководителя архивного отдела, - передаются руководителю архивного отдела невскрытыми.

Обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека Российской Федерации, депутатов Воронежской областной Думы, адресованные руководителю архивного отдела, содержащие просьбы о рассмотрении писем граждан, регистрируются в архивном отделе и в тот же день передаются на рассмотрение.

3.1.2. Регистрация поступивших обращений.

Специалист, ответственный за регистрацию обращений, в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп "Архивный отдел Воронежской области" с указанием присвоенного письму регистрационного номера и даты регистрации. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

3.1.3. Рассмотрение обращений.

Зарегистрированные в архивном отделе документы направляются на рассмотрение руководителю архивного отдела. После получения резолюции и определения сотрудника архивного отдела или государственного архива области, ответственного за рассмотрение поступившего обращения, документ поступает исполнителю. Поступившие в архивный отдел обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации, если не установлен более короткий срок рассмотрения обращения.

Обращения могут рассматриваться непосредственно в архивном отделе или их рассмотрение может быть поручено областному государственному учреждению или конкретному должностному лицу.

Документы, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям, направляются на исполнение в копиях. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.

В случае, если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок отправляет обращение по принадлежности с уведомлением заявителя.

На обращения, не содержащие конкретных предложений заявлений, жалоб или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.

Обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц, не рассматриваются. В необходимых случаях по согласованию отдел по работе с обращениями граждан направляет такие письма в правоохранительные органы.

Обращения, бессмысленные по содержанию, списываются в дело работниками отдела по работе с обращениями граждан; обращения без подписи, в которых содержится информация о совершенном или готовящемся преступлении, направляются в правоохранительные органы.

В случае, если обращение одного того же лица (группы лиц) по тем же основаниям было ранее рассмотрено и во вновь поступившем обращении отсутствует основание для пересмотра ранее принятых решений, должностное лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя. В случае, если заявитель продолжает обращаться в архивный отдел с вопросом, по которому он неоднократно получал ответы, руководителем архивного отдела может быть принято решение о прекращении с этим заявителем переписки по данному вопросу.

Если при рассмотрении обращения, поданного в интересах третьих лиц, выяснилось, что они письменно возражают против его рассмотрения, то рассмотрение обращения прекращается.

Результатом рассмотрения обращений в архивный отдел является разрешение поставленных в обращениях вопросов, подготовка ответов заявителям.

3.1.4. Постановка обращений граждан на контроль

На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение.

В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его первых заместителей, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителя Администрации Президента Российской Федерации, председателя Воронежской областной Думы и его заместителей о рассмотрении обращений граждан.

Решение о постановке обращения на контроль вправе принять руководитель архивного отдела, либо лицо его замещающее.

Ответственность за своевременное и качественное рассмотрение обращений граждан возлагается на должностных лиц, обеспечивающих решение вопросов, затронутых в обращении.

3.1.5. Продление срока рассмотрения обращений граждан

В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на 30 дней с сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием необходимости продления сроков.

Продление сроков производится по служебной записке ответственного исполнителя руководителю архивного отдела. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю. Если контроль за рассмотрением обращения установлен правительством Воронежской области, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ним продление срока рассмотрения обращения.

3.1.6. Подготовка ответов на письменные обращения граждан

Должностное лицо - ответственный исполнитель архивного отдела, получивший поручение о подготовке ответа на обращение гражданина, исполняет его в соответствии с резолюцией руководителя архивного отдела.

Должностное лицо - исполнитель поручения изучает материалы обращения, при необходимости:

- подготавливает запрос в целях получения необходимой информации в ином структурном подразделении правительства области;

- подготавливает запрос в целях получения информации по существу вопросов, изложенных в обращении, в иных органах государственной власти области;

- подготавливает запрос на имя руководителя органа местного самоуправления в связи с обращением гражданина.

Ответы на обращения граждан в архивный отдел или на имя руководителя архивного отдела подписываются руководителем архивного отдела либо уполномоченным на то лицом.

После завершения рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит текст ответа, визирует его и передает руководителю архивного отдела на подпись.

Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, давать исчерпывающую информацию на все поставленные в обращении вопросы.

3.1.7. Представление справочной информации о ходе рассмотрения письменного обращения граждан

В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

Звонки от заявителей по вопросу получения справки об исполнении государственной функции принимаются с понедельника по четверг с 9.00 до 18.00, в пятницу с 9.00 до 16.45 (перерыв с 13.00 до 13.45), кроме выходных и праздничных дней.

При получении запроса по телефону специалист архивного отдела:

- называет наименование органа, в который позвонил гражданин;

- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;

- предлагает абоненту представиться;

- выслушивает и уточняет при необходимости суть вопроса;

- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;

- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время;

- к назначенному сроку специалист подготавливает ответ.

Результатом представления справочной информации при личном обращении гражданина или по справочному телефону является информирование гражданина по существу обращения в устной форме.

3.2. Последовательность административных действий (процедур) при рассмотрении  обращений, поступивших на личном приеме граждан

Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные действия (процедуры):

-прием граждан;

-рассмотрение обращений (ответ в устной форме).

В случае, если непосредственно во время личного приема решение поставленных гражданином вопросов невозможно, от него может быть принято письменное обращение. После регистрации оно направляется на рассмотрение. В этом случае последовательность административных действий (процедур) аналогична последовательности административных действий (процедур) при рассмотрении письменных обращений граждан.

3.2.1. Прием граждан в архивном отделе ведут руководитель архивного отдела и заместитель руководителя архивного отдела.

Руководитель архивного отдела и заместитель руководителя архивного отдела ведут личный прием в соответствии с графиком приема граждан, утвержденным руководителем архивного отдела.

График личного приема помещается на информационный стенд в приемной граждан и публикуется на интернет-сайте архивного отдела.

Прием граждан осуществляется в порядке очередности при предъявлении документа, удостоверяющего личность.

Герои Советского Союза, Российской Федерации, полные кавалеры орденов Славы, инвалиды и участники Великой Отечественной войны, а также беременные женщины принимаются вне очереди.

3.2.2.  Если поставленные гражданином во время приема вопросы не входят в компетенцию архивного отдела, ему разъясняется порядок обращения в иные органы государственной власти.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в рассмотрении его обращения, если ему ранее неоднократно были даны ответы по существу поставленных вопросов, а новых доводов или обстоятельств в ходе личного приема гражданин не привел.

Ответ на устное обращение гражданина может быть дан устно с его согласия, о чем делается запись в карточке личного приема.

В случае повторного обращения специалист архивного отдела - ответственный за работу с обращениями граждан осуществляет подборку всех имеющихся в отделе материалов, касающихся данного заявителя. Подобранные материалы представляются руководителю, ведущему личный прием.

Запись на повторный прием к руководителю осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение. Необходимость в записи на повторный прием определяется исходя из содержания ответа на предыдущее обращение по этому вопросу.

После завершения личного приема подготовленные поручения руководителя или заместителя руководителя архивного отдела и карточки личного приема посетителей подписываются принимавшим руководителем.

В пятидневный срок первые экземпляры поручений с материалами заявителей, другими справочными материалами направляются ответственным исполнителям, вторые экземпляры поручения и карточки личного приема хранятся в архивном отделе.

Ответственные исполнители поручений готовят все необходимые документы об исполнении поручений, о результатах докладывают должностному лицу, давшему поручение, и направляют ответ заявителю.

Ответы на обращение граждан подписывает руководитель архивного отдела или лицо, его замещающее.

Решение о постановке на контроль по результатам рассмотрения обращений граждан принимает руководитель архивного отдела, ведущий прием.

Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

Результатом приема граждан является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие руководителем, осуществляющим прием, решения по разрешению поставленного вопроса, либо оказание консультации заявителю по тематике его обращения.

4. Порядок и формы контроля исполнения государственной функции

4.1. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

4.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, осуществляется архивным отделом.

Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по исполнению государственной функции, проверок соблюдения и исполнения специалистами положений административного регламента, нормативных правовых актов Российской Федерации и Воронежской области.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается руководителем архивного отдела.

4.3. Архивный отдел ежеквартально готовит аналитическую информацию о рассмотрении обращений граждан в архивный отдел.

5. Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица, а также

принимаемого им решения при исполнении государственной функции

5.1. Досудебное (внесудебное) обжалование

Гражданин вправе обжаловать действия должностных лиц по исполнению государственной функции и решение, принятое по результатам рассмотрения его обращения в правительстве Воронежской области по адресу: г. Воронеж, пл. Ленина, дом 1.

5.2. Судебное обжалование

Гражданин вправе обжаловать действия должностных лиц по исполнению государственной функции и решение, принятое по результатам рассмотрения его обращения в суде в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

Приложение 2

Блок-схема последовательности действий архивного отдела
Воронежской области по исполнению государственной
функции «Рассмотрение обращений граждан»