Об утверждении Административного регламента исполнения министерством образования и науки Амурской области государственной функции по рассмотрению обращений граждан



МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ

(Минобрнауки Амурской области)

ПРИКАЗ

от 2 марта 2010 года №296

Об утверждении Административного регламента исполнения министерством образования и науки Амурской области государственной функции по рассмотрению обращений граждан

{Утратил силу: приказ министерства образования и науки Амурской области от 02.07.2013 №754}

В соответствии с постановлением губернатора области от 27.03.2009 № 141 «Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государ­ственных услуг)»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент исполнения министерством образования и науки Амурской области государственной функции по рассмотрению обращений граждан.

2. Отделу правовой и организационно-кадровой работы (Е.В.Ивон) обеспечить:

опубликование настоящего приказа в официальном печатном издании Амурской области общественно-политической газете «Амурская правда»;

направление копии настоящего приказа и официального издания, в кото­ром опубликован настоящий приказ, в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Амурской области в 7-дневный срок после утверждения прилагаемого Административного регламента.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Министр

С. Г. Степанов

УТВЕРЖДЕН

приказом Минобрнауки

Амурской области

от 02.03.2010 № 296

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

исполнения министерством образования и науки Амурской области государственной функции по рассмотрению обращений граждан

Общие положения

1. Административный регламент исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан и организации учета обращений в министерстве образования и науки Амурской области (далее Административный регламент) по вопросам, отнесенным к компетенции министерства образования и науки области (далее - министерство), разработан в целях совершенствования форм и методов работы с обращениями граждан, повышения качества защиты их конституционных прав и законных интересов граждан и определяет сроки и последовательность административных действий (процедур) при рассмотрении обращений граждан, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в министерстве.

2. Рассмотрение обращений граждан в министерстве осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 1993, 25 декабря);

Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» («Российская газета», № 95, 05.06.2006, далее - Федеральный закон);

Законом Российской Федерации от 27.04.1993 №4866-1 «Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан» («Российская газета», 13.02.2009, «Российская газета», № 89, 12.05.1993);

Уставом (основным Законом) Амурской области);

Регламентом Правительства Амурской области, утвержденным постановлением губернатора области от 16.06.2009 № 282;

Инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Амурской области, утвержденной постановлением губернатора Амурской области от 27.12.2007 № 700;

настоящим Административным регламентом.

3. Рассмотрение обращений граждан осуществляется министром образования и науки области (далее - министр), заместителями министра.

4. В министерстве рассматриваются обращения граждан (далее - обращения) по вопросам, находящимся в ведении министерства в соответствии с Уставом (основным Законом) Амурской области), федеральными законами и законами Амурской области.

5. Работа с обращениями включает регистрацию, рассмотрение письменных и устных обращений, поступивших по почте, телеграфу, с помощью факсимильной связи, в ходе личного приема и по информационным системам общего пользования, учет, анализ обращений.

Требования к порядку исполнения государственной функции по рассмотрению обращений

Порядок информирования об исполнении функции по рассмотрению обращений

6. Информирование об исполнении государственной функции по рассмотрению обращений осуществляется:

непосредственно министерством, исполняющим государственную функцию;

с использованием средств телефонной связи, электронного информирования;

посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования, публикации в средствах массовой информации, издания информационных материалов.

7. Сведения о местонахождении министерства, полный почтовый адрес, контактные телефоны, телефоны для справок, требования к письменному обращению граждан и обращению, направляемому по электронной почте, размещаются:

на официальном сайте министерства;

на информационном стенде;

в месте приема письменных и устных обращений. ,

8. Информирование об исполнении государственной функции осуществляется должностными лицами министерства, исполняющими государственную функцию (далее - должностные лица), в ходе личного приема, с использованием средств телефонной связи и информационных систем общего пользования ежедневно с 9 до 18 часов, в предвыходные и предпраздничные дни - с 9 до 17 часов.

9. При ответах на телефонные звонки сотрудники министерства подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся граждан по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

При невозможности ответить на поставленный вопрос необходимо переадресовать обратившегося к другому должностному лицу или сообщить телефонный номер, по которому можно полупить необходимую информацию, либо предложить обратиться письменно или назначить другое удобное для гражданина время консультации.

При ответе на письменные обращения необходимо указать фамилию, инициалы и номер служебного телефона должностного лица. При этом ответ подписывается министром образования и науки области, либо должностным лицом, исполняющим обязанности министра в его отсутствие.

Срок исполнения государственной функции

по рассмотрению письменных обращений

10. Исполнение государственной функции по рассмотрению обращений осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения, если не установлен более короткий контрольный срок исполнения указанной функции.

В исключительных случаях срок исполнения государственной функции по рассмотрению обращений может быть продлен министром, его заместителями, уполномоченным лицом, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением гражданина о причинах продления срока рассмотрения обращения.

11. Рассмотрение обращений, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.

Требования к письменному обращению

12. В соответствии со ст. 7 Федерального закона письменное обращение в обязательном порядке должно содержать наименование исполнительного органа государственной власти Амурской области, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.

В случае необходимости заявители в подтверждение своих доводов прилагают документы (в подлинниках или копиях).

13. Обращение, направленное по электронной почте, подлежит рассмотрению в порядке, установленном действующим законодательством.

Требования к помещениям и местам, предназначенным для

осуществления государственной функции по рассмотрению обращений

14. Помещения, предназначенные для исполнения государственной функции по рассмотрению обращений, должны соответствовать Санитарно- эпидемиологическим правилам и нормативам «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03».

15. Рабочие места должностных лиц оборудуются средствами вычислительной техники (как правило, один компьютер с установленными справочно-информационными системами на каждого работника) и оргтехникой, позволяющими организовать исполнение государственной функции в полном объеме.

16. Сотрудникам отдела, ответственным за прием, регистрацию и учет обращений, обеспечивается доступ в Интернет, присваивается адрес электронной почты, выделяются бумага расходные материалы, канцелярские товары в количестве, достаточном для исполнения государственной функции.

17. На входе в здание, где находится приемная министерства (далее - Приемная), на видном месте размещается вывеска, содержащая информацию о режиме работы Приемной, график приема граждан по личным вопросам.

18. Места для проведения личного приема граждан оборудуются системой кондиционирования воздуха, противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации и системой охраны.

19. Места ожидания личного приема должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются стульями, столами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений, информационными стендами. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки, но не может составлять менее трех мест.

20. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о гражданах должностным лицом ведется прием только одного гражданина, за исключением случаев коллективного обращения граждан.

Результат исполнения государственной функции

по рассмотрению обращений

21. Результатом исполнения государственной функции по рассмотрению письменного обращения является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов, направление обращения в другие органы государственной власти, в компетенцию которых входит решение вопросов, поставленных в обращении, оставление обращения без ответа в соответствии с действующим законодательством, отказ в решении вопросов, поставленных в обращении, в соответствии с действующим законодательством, принятие необходимых мер и направление заявителю письменного ответа.

22. Результатом исполнения государственной функции по рассмотрению устного обращения в ходе личного приема является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов или получение гражданином необходимых разъяснений и консультаций.

Перечень оснований для отказа в исполнении

государственной функции по рассмотрению обращений

23. Обращение не рассматривается по существу, если в письменном обращении гражданина поставлен вопрос, по которому ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства.

Должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее поступившие обращения направлялись в один и тот же исполнительный орган государственной власти Амурской области или одному и тому же должностному лицу.

О принятом решении уведомляются гражданин, направивший обращение, а также должностное лицо, уполномоченное осуществлять деятельность по учету и контролю за движением обращений граждан. В соответствии с принятым решением о прекращении переписки с гражданином лицом, уполномоченным осуществлять деятельность по учету и контролю за движением обращений граждан принимается соответствующее решение по дальнейшему рассмотрению.

Кроме того, обращение подлежит списанию в дело в случае, если:

по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;

в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, содержащие угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. В этом случае должностные лица вправе оставить обращение без рассмотрения и ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину о недопустимости злоупотребления правом;

в обращении не указаны фамилия обратившегося и почтовый адрес для ответа. Обращение регистрируется в установленном порядке и подлежит списанию «в дело»;

в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в соответствующий государственный орган в соответствии с его компетенцией;

от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения его обращения; •,

текст письменного обращения не" поддается прочтению. В этом случае ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну.

24. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

25. Об отказе в рассмотрении обращения по существу письменно сообщается обратившемуся гражданину.

26. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

27. В случае если по вопросам, содержащимся в обращении, осуществляется судебное производство с участием того же лица (группы лиц) или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю, рассматриваются в суде, рассмотрение обращения может быть отложено до вступления в законную силу решения суда.

Ответственность работников министерства при исполнении

государственной функции по рассмотрению обращений

28. Ответственность при исполнении государственной функции возлагается на должностных лиц министерства.

29. Должностное лицо, ответственное за регистрацию обращений граждан, несет персональную ответственность за соблюдение порядка приема и правильность учета обращений.

Персональная ответственность должностных лиц при исполнении государственной функции предусматривается должностными регламентами в соответствии с законодательством о государственной гражданской службе.

30. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.

31. При утрате исполнителем письменных обращений министром образования и науки области назначается служебное расследование.

32. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения другому работнику по поручению руководителя структурного подразделения. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в министерстве исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения работнику, ответственному за делопроизводство.

Административные процедуры.

Последовательность административных действий (процедур)

33. Исполнение государственной функции по рассмотрению обращений включает в себя следующие административные процедуры:

прием и первичная обработка письменных обращений;

регистрация и аннотирование поступивших обращений; направление обращений на рассмотрение министру образования и науки области, советнику министра, заместителю министра;

назначение ответственного исполнителя по работе с обращением;

постановка обращений граждан на контроль;

направление обращений исполнителям в соответствии с поручениями;

рассмотрение обращений исполнителями;

предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений;

продление срока рассмотрения обращений;

оформление ответа на обращение;

анализ и обобщение вопросов, поставленных в обращениях;

оформление дела по обращению;

оформление результатов рассмотрения обращений в архив;

учет и аналитическая работа;

представление итоговой аналитической информации в аппарат губернатора области и Правительства области.

Прием и первичная обработка письменных обращений

34. Основанием для начала исполнения государственной функции по рассмотрению обращений является личное обращение гражданина к министру или поступление обращения с сопроводительным документом из других государственных органов власти и должностных лиц для рассмотрения.

35. Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином либо его представителем, поступить по почте, фельдъегерской связью, по факсу, по информационным системам общего пользования.

36. Обращения, присланные по почте, поступившие по телеграфу, и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в приемную.

37. Письменные обращения, поступившие непосредственно от граждан, принимаются секретарем. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии гражданина и почтового адреса для ответа. Выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

38. Обращения, поступившие по информационным системам общего пользования на официальный портал министерства, принимаются и регистрируются в приемной как письменные обращения.

39. Обращения с пометкой «лично», поступившие на имя:

министра, вскрываются министром;

работников министерства, передаются адресатам невскрытыми.

В случае если обращение, поступившее с пометкой «лично», не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации в отдел по работе с обращениями граждан.

40. Обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Амурской области, депутатов органов законодательной (представительной) власти иных субъектов Российской Федерации и депутатов муниципальных образований Амурской области, адресованные министру, содержащие просьбы о рассмотрении писем граждан, в тот же день передаются на рассмотрение министру, либо его советнику.

41. Результатом выполнения административных действий (процедур) по приему и первичной обработке обращений является запись в журнале учета и передача обращений под расписку в отдел по работе с обращениями граждан.

Регистрация и аннотирование поступивших обращений

42. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в министерство.

43. Регистрация обращений производится путем присвоения порядкового номера каждому поступившему документу. На лицевой стороне первого листа в правом верхнем углу проставляется регистрационный штамп с указанием присвоенного письму регистрационного номера и даты поступления. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

В регистрационном журнале указывается фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Общее число авторов указывается в аннотации письма. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов.

Отмечается тип доставки обращения (письмо, телеграмма, доставлено лично и т.п.). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, аппарата Правительства Российской Федерации, Законодательного Собрания Амурской области и т.д.), проставляется дата и исходящий номер сопроводительного письма.

Приложенные к письменному обращению подлинные документы отделяются от обращения и возвращаются гражданину (при необходимости с них снимаются копии). Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и написанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю.

44. Письма на иностранных языках до регистрации направляются для перевода в министерство внешнеэкономических связей, труда и потребительского рынка Амурской области. Их регистрация производится после поступления перевода.

45. Приемная:

проверяет правильность указанного на письме адреса, возвращает ошибочно поступившие (не по адресу) письма;

вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные письма и документы подклеиваются), к тексту письма прилагает конверт;

прикладывает впереди письма поступившие документы;

в случае отсутствия самого текста в письме составляет справку следующего содержания: «Письма в адрес министерства нет», с датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;

составляет в двух экземплярах акт: на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения); на письма с ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.); на письма, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения или обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами. Один экземпляр акта хранится в отделе ответственном за учет обращений, второй - приобщается к поступившему обращению;

прочитывает обращение, определяет его тематику и тип, выявляет поставленные заявителем вопросы;

проверяет обращение на повторность, при необходимости сверяет с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;

заполняет журнал учета обращений граждан;

осуществляет ввод необходимых примечаний;

при обнаружении письма, нестандартного по весу, размеру, форме, имеющего неровности, заклеенного липкой лентой, содержащего странный запах вложения, не характерный для почтовых отправлений (например, порошок), не вскрывая конверта, сообщает об этом своему руководителю;

на поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляет штамп «Контроль»;

письменные обращения передаются министру или советнику министра на определение должностных лиц, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

46. Результатом выполнения действий по регистрации и аннотированию обращений является регистрация обращения в книге учета обращений и подготовка обращения к передаче на рассмотрение исполнителю.

Направление обращения на рассмотрение

47. Решение о направлении письма на рассмотрение принимается исходя исключительно из содержания обращения независимо от того, на чье имя оно адресовано. Решение о направлении письма на рассмотрение принимается с учетом следующих особенностей:

в случае если вопрос, поставленный заявителем, в соответствии с действующим законодательством относится к вопросам местного значения, обращение направляется на рассмотрение (в том числе с контролем) в орган местного самоуправления муниципального образования Амурской области (далее - орган местного самоуправления);

в случае если вопрос находится в ведении исполнительного органа государственной власти Амурской области, осуществляющего отдельные функции государственного управления Амурской области (далее государственные органы) в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Амурской области, регулирующими их деятельность, обращение направляется на рассмотрение (в том числе с контролем) в соответствующий государственный орган;

Сопроводительное письмо о возврате ошибочно присланных обращений подписывается министром.

48. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию министерства, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган государственной власти или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением граждан о переадресации.

49. Письменное обращение, поступившее из редакций средств массовой информации, общественных организаций, в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения, направляется на рассмотрение как обычное обращение.

50. Письменное обращение с просьбой о личном приеме министра, иными должностными лицами направляется на рассмотрение как обычное обращение.

При необходимости гражданам сообщается график (порядок) работы приемной и обращение списывается в дело без контроля исполнения.

51. В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких должностных лиц, копия обращения в течение двух дней со дня регистрации направляется на рассмотрение соответствующим должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

52. Для исполнения поручения министра, должностные лица при направлении письменного обращения на рассмотрение иному должностному лицу могут в случае необходимости запрашивать документы и материалы о результатах рассмотрения обращения.

53. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в органы государственной власти и должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. В случае если в соответствии с запретом, предусмотренным действующим законодательством, невозможно направление жалобы на рассмотрение в орган государственной власти или должностному лицу, в компетенцию которых *входит решение поставленных в обращении вопросов, заявление возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

54. Результатом выполнения административных действий (процедур) по направлению обращений на рассмотрение является передача зарегистрированных в установленном порядке письменных обращений уполномоченным на лицам.

Личный прием граждан

55. Личный прием граждан министром, советником и его заместителями производится с учетом числа записавшихся на прием с расчетом, чтобы время ожидания в очереди на прием, как правило, не превышало 30 минут.

56. Сотрудники отдела по работе с обращениями граждан в ходе личного приема оказывают гражданам информационно-консультативную помощь. Беседа с заявителем не должна превышать 15 минут.

57. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

58. Сотрудники министерства в обязательном порядке должны иметь личные нагрудные идентификационные карточки с указанием фамилии, имени, отчества и должности, крепящиеся с помощью зажимов к одежде, либо настольные таблички аналогичного содержания.

59. Последовательность приглашения на личный прием осуществляется государственным гражданским служащим, обеспечивающим организацию рассмотрения устных обращений должностным лицом, с учетом категории льгот и состояния здоровья обратившегося, удаленности места проживания от областного центра, даты и времени обращения посетителя и предварительной беседы.

60. Прием граждан по личным вопросам в соответствии с утвержденным графиком проводят министр, его заместители, советник министра в приемной, расположенной по адресу: г. Благовещенск ул. Шимановского, 8, кабинеты 301/1,301/2,302,304,308.

61. Организация личного приема граждан осуществляется в приемной, в том числе ведется предварительная запись на прием в порядке очередности по предъявлению документа, удостоверяющего личность гражданина. Во время приема в регистрационной контрольной карточке фиксируется поручения по рассматриваемым вопросам.

62. График приема граждан размещается на официальном портале министерства, вывешивается на информационных стендах в фойе министерства.

Предварительная запись на прием прекращается за два дня до приема граждан. Запись на прием в день приема осуществляется по согласованию с руководителем, проводящим прием граждан.

63. Сотрудник, осуществляющий личный прием, выслушав посетителя, рассмотрев и проанализировав представленные ему материалы, заводит регистрационно-контрольную карточку личного приема, в которой указывает сведения о заявителе - фамилию, имя, отчество, социальное положение, почтовый адрес, номер телефона (при необходимости), а также краткое содержание устного обращения и результат приема («Разъяснено», «Принято письменное обращение», «Записан на прием по личным вопросам»).

64. Во время приема посетителя и предварительной беседы сотрудник министерства обязан разъяснить гражданину, когда и в каком порядке в соответствии с компетенцией может быть рассмотрено его обращение, а также в какое учреждение, орган власти ему следует обратиться в соответствии с компетенцией рассматриваемого вопроса. В случае повторного обращения осуществляется подборка всех имеющихся материалов, касающихся данного, заявителя. Подобранные материалы вместе с регистрационно-контрольной карточкой представляются лицу, ведущему личный прием, за один день до даты приема.

65. Запись повторно на прием осуществляется не ранее получения гражданином ответа на его предыдущее обращение. Необходимость в записи на личный прием к министру определяется его советником или приемной, к заместителям министра - приемной. На граждан, записанных на прием, дополнительно оформляется карточка личного приема на бумажном носителе.

66. Посетитель имеет право оставить на имя министра заявление с просьбой о личном приеме и кратким изложением вопроса или письменное обращение с просьбой разрешить создавшуюся проблему. Письма, принятые от граждан, специалистом отделов министерства регистрируются в приемной и направляются министру, а по его поручению - заместителям министра или по компетенции - руководителям исполнительных органов государственной власти области, органов местного самоуправления либо правоохранительных органов.

67. Во время приема работник вправе по согласованию направить заявителя на беседу в соответствующий отдел министерства, в компетенцию - которых входит разрешение указанной в обращении и проблемы.

68. Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. При необходимости для рассмотрения поставленных заявителем вопросов в приемную может быть приглашен сотрудник соответствующего отдела министерства или начальник отдела.

69. По окончании приема принимавшее лицо доводит до сведения заявителя свое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также, откуда он получит ответ, либо разъясняет, где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу. Во время личного приема должностными лицами, осуществляющими личный прием, не допускается рассмотрение служебных вопросов.

70. В случае если изложенные в устном обращении сведения являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина дается в устной форме в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

71. По окончании личного приема должностное лицо доводит до сведения гражданина решение о направлении обращения на рассмотрение и принятии мер по обращению. После завершения личного приема согласно выводам, зафиксированным в карточке личного приема, сотрудники отдела оформляют рассылку документов в установленном порядке.

72. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в рассмотрении обращения, если ему ранее дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Письменное обращение, принятое в ходе личного приема граждан, подлежит регистрации в порядке, установленном Федеральным законом.

73. Сопроводительные письма по обращениям, взятым на контроль, подписываются начальником отдела по работе с обращениями граждан.

Материалы личного приема граждан, проводимого в приемной, учитываются и обрабатываются в отделе по работе с обращениями граждан.

74. Информация о принятых мерах по обращениям граждан, рассмотренным во время личного приема, направляется приемной должностному лицу, осуществлявшему прием, который на ответе исполнителя указывает результат рассмотрения поручения («Удовлетворено», «Разъяснено», «Отказано», «Поставить на дополнительный контроль»), проставляет дату, указывает свою фамилию, инициалы и расписывается.

Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке. ,

75. Результатом выполнения административных действий (процедур) по проведению личного приема граждан является ответ заявителю о решении поставленных вопросов, или обстоятельное разъяснение по существу, или принятие должностным лицом, осуществляющим прием, решения о направлении обращения в иной орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией с извещением об этом заявителя.

Порядок и формы контроля исполнения государственной функции по рассмотрению обращений

76. Контроль полноты и качества исполнения функции по рассмотрению обращений включает в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

77. Текущий контроль соблюдения последовательности действий, определенных административными процедурами по рассмотрению обращений, и принятие решений осуществляется непосредственно должностными лицами министерства.

78. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по рассмотрению обращений граждан, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Административного регламента, иных нормативных актов Российской Федерации и Амурской области.

Государственные гражданские служащие министерства несут персональную ответственность за своевременную и правильную регистрацию обращений, обеспечение контроля соблюдения установленного законом срока рассмотрения обращения.

Министр, либо его советник несет персональную ответственность за правильность определения исполнителя по рассмотрению обращения, наличие оснований для принятия решения об оставлении обращения без ответа или прекращении переписки, соблюдение сроков рассмотрения обращения, компетентность подписываемого ответа.

Исполнитель несет персональную ответственность за объективность, всесторонность рассмотрения обращения, соблюдение сроков рассмотрения обращения, своевременность продления сроков рассмотрения обращения, содержание подготовленного ответа.

При рассмотрении обращения несколькими исполнителями ответственность за своевременное и правильное исполнение поручений в равной степени несут все указанные в резолюции министра исполнители.

Ответственность за своевременное рассмотрение обращений, поступивших на личном приеме граждан, возлагается на должностных лиц, проводивших прием, а также советника.

Персональная ответственность должностных лиц закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства.

79. Организация и обеспечение централизованного учета и своевременного рассмотрения письменных обращений в министерстве осуществляется секретарем министра.

Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением обращений, направленных должностным лицам, осуществляют их руководители.

80. В рамках контроля за соблюдением порядка рассмотрения обращений проводится анализ содержания поступающих обращений, принимаются меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

Продление срока рассмотрения обращений

81. В соответствии с частью 2 статьи 12 Федерального закона в исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона, министр вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 календарных дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

82. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока и представляет ее руководителю или должностному лицу, по поручению которого рассматривается обращение.

83. Министром или уполномоченным на то лицом на основании служебной записки ответственного исполнителя принимается решение о продлении срока рассмотрения обращения и направлении заявителю уведомления о продлении срока рассмотрения обращения.

Если контроль за рассмотрением обращения установлен федеральным органом власти, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать продление срока рассмотрения обращения с начальником отдела или руководителем, давшим поручение, и направить уведомление в федеральный орган власти.

84. Результатом выполнения административных действий (процедур) по продлению срока рассмотрения обращений является принятие решения о продлении срока рассмотрения обращения в случае необходимости дополнительной проверки изложенных в обращении сведений, а также в случае направления запроса о представлении информации в иной орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу и направление уведомления гражданину о принятом решении.

Представление справочной информации о ходе рассмотрения обращения

85. С момента регистрации обращения заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

86. Справочную работу по рассмотрению обращений граждан ведет секретарь министерства.

87. Справки по вопросам исполнения государственной функции по рассмотрению обращений предоставляются сотрудником министерства ответственным за контроль за движением обращений граждан. Справки предоставляются при личном обращении или по телефону.

88. Справки предоставляются по следующим вопросам:

о получении обращения и направлении его на рассмотрение;

об отказе в рассмотрении обращения;

о продлении срока рассмотрения обращения;

о результатах рассмотрения обращения.

89. При получении запроса по телефону сотрудник отдела в который обратилось лицо:

называет наименование органа, в который позвонил гражданин;

представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;

предлагает абоненту представиться;

выслушивает и уточняет при необходимости суть вопроса;

вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;

при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время;

к назначенному сроку сотрудник подготавливает ответ.

90. Во время разговора сотрудник должен произносить слова четко, избегать «параллельных разговоров» с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.

Анализ и обобщение вопросов, поднимаемых в обращениях

91. Подготовка отчетов, аналитических, обзорных и информационных материалов осуществляется с целью выявления причин, вызывающих массовые обращения граждан по наиболее значимым проблемам населения.

Аналитическая работа по обращениям граждан в министерстве ведется каждым отделом самостоятельно.

92. Периодичность представления информационно-аналитических материалов министру, курирующему заместителю министра - ежеквартально, по итогам года, по требованию.

93. По итогам года заместители министра представляют министру информацию о результатах работы с обращениями граждан для подготовки итогового доклада губернатору Амурской области

Порядок обжалования действий по рассмотрению обращений и решений, принятых по обращениям

94. В соответствии со статьей 4 Закона Российской Федерации от 27.04.1993 № 4866-1 «Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан» гражданин вправе обжаловать действия и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции, в суд либо к вышестоящему в порядке подчиненности государственному органу, исполнительному органу государственной власти области, должностному лицу, государственному гражданскому служащему.

95. Заявители имеют право на обжалование (оспаривание) действий или бездействия должностных министерства досудебном и судебном порядке. На основании ст. 254 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации гражданин, организация вправе оспорить в суде решение, действие (бездействие) органа государственной власти, должностного лица, государственного служащего, если считают, что нарушены их права и свободы.

96. Заявители вправе обжаловать решения, принятые в ходе исполнения государственной функции, действия или бездействие должностных лиц министерства в судебном порядке.

97. Заявитель может сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, противоправных решениях, действиях или бездействии должностных лиц министерства, нарушении положений настоящего Административного регламента, некорректном поведении или нарушении служебной этики государственных служащих непосредственно министру образования и науки области.