Об утверждении Положения об архиве администрации Романовского сельсовета



РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

АДМИНИСТРАЦИЯ РОМАНОВСКОГО СЕЛЬСОВЕТА

ОКТЯБРЬСКОГО РАЙОНА АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

От 28.04.2020 № 21

с. Романовка

Об утверждении Положения об архиве администрации Романовского сельсовета

Во исполнении Федерального Закона  «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ

постановляю:

1. Утвердить Положение об архиве администрации Романовского сельсовета.

2. Постановление главы Романовского сельсовета от 26.09.2014 № 52 «Об утверждении Положения об архиве администрации Романовского сельсовета» считать утратившим силу.

3. Контроль за исполнением данного постановления оставляю за собой.

Глава Романовского сельсовета                                                               Н.Н.Репина

                                                                                                

                                                                                              УТВЕРЖДЕНО

                                                                                              постановлением  главы 

                                                                                              Романовского сельсовета                                                           

                                                                                              от   28.04.2020 № 21  

Положение  об  архиве

администрации   Романовского сельсовета                                                           

1. Общие  положения

          1.1. Положение об архиве Администрации Романовского сельсовета (далее  по  тексту – Администрация), разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства», утверждается главой Романовского сельсовета (далее по тексту – главой) по согласованию с руководителем архивного сектора   Октябрьского района  Амурской области.

1.2. Архив Администрации работает по плану, утвержденному главой и отчитывается перед ним в своей работе.

1.3. Контроль за деятельностью Архива осуществляет глава.

1.4. Организационно-методическое руководство деятельностью архива Администрации осуществляет руководитель архивного сектора  Администрации Октябрьского района  Амурской области.

1.5. Документы Администрации, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в архиве Администрации Романовского сельсовета.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», хранятся в  Администрации.

1.6. Администрация обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в ходе её деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Администрации.

За утрату и порчу документов должностные лица  Администрации несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.7. В Администрации для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается Архивом.

Администрация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.8. Архив Администрации находится в введении главы, его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива. 

1.9. Работа архива Администрации осуществляется в соответствии с законодательными и нормативными актами:

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 20.12.2019 № 236;

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях   от 31.03.2015 г. № 526;

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (в ред.  постановления Правительства РФ от 07.09.2011 г. № 751;

           Типовая инструкция по делопроизводству исполнительных органов государственной власти области, аппарата губернатора области и Правительства области, утвержденной постановлением губернатора Амурской области от 07.02.2019 № 33;

Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения от 20.12.2019 № 237.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности администрации, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.2. Служебные и ведомственные издания;

2.3. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

          3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

          3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Администрации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством и Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

3.1.4. Осуществления контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Администрации;

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении  в архиве Администрации;

3.2.2. Представляет в муниципальный архив Октябрьского района учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве Администрации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета  документов Архивного фонда Российской Федерации;

3.2.3. Систематизирует и размещает документы поступающие на хранение в архив Администрации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Администрации.

3.2.4. Осуществляет подготовку и представляет:

- на рассмотрение и согласование экспертной комиссии описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

- на утверждение экспертно-проверочной комиссии (далее – ЭПК архива Администрации) описи дел постоянного хранения;

- на согласование ЭПК архива Администрации описи дел по личному составу;

- на согласование ЭПК архива Администрации акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

- на утверждение главе сельсовета описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные ЭПМК министерством культуры и национальной политики Амурской области.

3.3. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив Октябрьского района.

3.4. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве Администрации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

3.5. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве Администрации.

3.6. Организует информирование руководителя и работников Администрации о составе и содержании документов архива Администрации.

3.7. Организует выдачу документов и дел для работы (просмотра) или во временное пользование.

3.8. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

3.9. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива администрации.

3.10. Участвует в разработке документов Администрации по вопросам архивного дела и делопроизводства.
          3.11. Оказывает методическую помощь:
а) в формировании и оформлении дел работникам Администрации в подготовке документов к передаче в архив.

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в Администрации;

4.2. Запрашивать от работников  Администрации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность заведующего архива

5.1. Специалист  отвечающий за организацию и ведение архива Администрации несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.