ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ОТБОРА НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ СУДЕБНОГО УЧАСТКА МИРОВОГО СУДЬИ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ ДОКУМЕНТОВ, ИХ КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ



1

УПРАВЛЕНИЕ ПО ОРГАНИЗАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИРОВЫХ СУДЕЙ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 23.10.2015 № 72

г. Орел

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ОТБОРА НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ СУДЕБНОГО УЧАСТКА МИРОВОГО СУДЬИ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ ДОКУМЕНТОВ, ИХ КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

В соответствии с частью 2 статьи 13 Закона Орловской области от 9 февраля 2000 года № 141-ОЗ «О мировых судьях в Орловской области», подпунктом 2 пункта 3.3 Положения об Управлении по организационному обеспечению деятельности мировых судей Орловской области, утвержденного постановлением Правительства Орловской области от 29 декабря 2012 года № 507 «Об утверждении Положения об Управлении по организационному обеспечению деятельности мировых судей Орловской области» п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив судебного участка мирового судьи Орловской области документов, их комплектования, учета и использования (далее также – Инструкция).

2. Отделу организационно-правовой и кадровой работы Управления по организационному обеспечению деятельности мировых судей Орловской области (Е. В. Платонова) в трехдневный срок с момента издания настоящего приказа довести Инструкцию до сведения мировых судей Орловской области и ознакомить с ней под роспись работников аппаратов мировых судей Орловской области.

3. Рекомендовать мировым судьям Орловской области организовать изучение Инструкции работниками подчиненных им аппаратов.

4. Работникам аппаратов мировых судей Орловской области обеспечить исполнение положений и требований Инструкции.

5. Признать утратившим силу приказ отдела по обеспечению деятельности мировых судей администрации Орловской области от 31 июля 2006 года № 8 «Об утверждении Инструкции о порядке отбора документов на хранение в архив мирового судьи, их комплектования, учета и использования».

6. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Начальник Управления

по организационному обеспечению

деятельности мировых судей

Орловской области

А. А. Тюрняков

Приложение к приказу Управления

по организационному обеспечению

деятельности мировых судей Орловской области

от 23 октября 2015 г. № 72

И Н С Т Р У К Ц И Я

о порядке отбора на хранение в архив

судебного участка мирового судьи Орловской области, документов, их комплектования, учета и использования

I. Общие положения

1.1. Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 17 декабря 1998 года № 188-ФЗ «О мировых судьях в Российской Федерации», Законом Орловской области от 9 февраля 2000 года № 141-O3 «О мировых судьях в Орловской области», приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 июня 2011 года № 112 «Об утверждении Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения», Примерной номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденной Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации 9 июня 2011 года, Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 де­кабря 2005 года № 157 «Об утверждении Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования», Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 года № 263, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» и иными нормативными правовыми актами.

В настоящей Инструкции регламентированы правила подготовки и оформления судебных дел, материалов, нарядов[1], документов общего делопроизводства к последующему хранению в архиве судебного участка мирового судьи, порядок их учета, использования, определения сроков хранения, методика отбора для постоянного хранения и выделения к уничтожению документов не подлежащих постоянному хранению, а также правила передачи в государственный и муниципальные архивы.

Своевременное и качественное оформление судебных дел, материалов, формирование нарядов, документов общего делопроизводства, имеющих научную и практическую ценность, обеспечение их сохранности является важнейшей задачей делопроизводства и архива на судебном участке мирового судьи.

Правильная и качественно организованная на судебном участке работа с документами, своевременный и квалифицированный отбор (комплектование) судебных дел, материалов, нарядов для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов в архив и их надлежащее хранение обеспечивают оперативное получение достоверной информации о деятельности мирового судьи.

II. Оформление судебных дел, материалов к последующему хранению в архиве судебного участка

2.1. Решение о передаче в архив судебного участка (далее также – архив) судебных дел, материалов принимает мировой судья соответствующего судебного участка или замещающий его мировой судья. При этом мировой судья проверяет все производство по судебному делу, материалу.

Решение о передаче дела, материала в архив судебного участка оформляется резолюцией мирового судьи на обложке дела с подписью и указанием даты.

2.2. Все оконченные производством судебные дела и материалы до передачи в архив должны быть оформлены в соответствии с требо­ваниями Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 года № 263 (далее – Основные правила работы ведомственных архивов).

Судебные дела, материалы, оформленные небрежно, с нарушением установленных требований, в архив не принимаются и подлежат возврату на надлежащее оформление.

2.3. Ответственным за надлежащее оформление и передачу в архив судебных дел, материалов является секретарь судебного участка аппарата мирового судьи (далее – секретарь судебного участка). При передаче судебных дел, материалов в архив секретарь судебного участка должен проверить правильность их оформления.

2.4. Полное оформление судебных дел, материалов в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов предусматривает:

подшивку или переплет дела (материала);

изъятие из дела металлических скрепок и скобок;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (приложение 1) (уточнение индекса и заголовка дела (материала), указание дат начала и окончания срока хранения и др.);

нумерацию листов и заполнение листа-заверителя дела (приложение 2);

составление внутренней описи документов (приложение 3).

Полному оформлению подлежат судебные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

2.5. При частичном оформлении дел, материалов кратковременного (до 10 лет включительно) хранения:

допускается отсутствие внутренней описи документов (для гражданских дел по заявлениям о вынесении судебного приказа, для дел об административном правонарушении, не содержащих подлинников личных документов), при этом внутренние описи, уже содержащиеся в делах (материалах), которые ранее направлялись в апелляционную инстанцию или выдавались для ознакомления, сохраняются;

оформление обложки осуществляется по упрощенной форме (приложение 4);

не требуется составление листа-заверителя;

допускается скрепление листов дела металлическими скобами (для судебных дел, материалов с отсутствующими внутренними описями).

2.6. На обложках судебных дел, материалов, подлежащих передаче в архив, указываются:

наименование судебного участка;

фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено;

фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование организации), суть иска (заявления);

фамилия лица, виновного в совершении административного правонарушения с указанием нарушенной им статьи Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации или Закона Орловской области «Об ответственности за административные правонарушения»;

даты начала и окончания дела (материала);

номер дела (материала);

количество листов в деле (материале);

срок хранения дела (материала).

2.7. На обложках дел постоянного хранения должно быть предусмотрено место для указания архивного шифра дела и наименования государственного (муниципального) архива, в который оно будет передано.

Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами после включения этих дел в годовые разделы описей дел постоянного хранения, утвержденных экспертно-проверочной комиссией исполнительного органа государственной власти Орловской области в сфере архивного дела (до этого он проставляется карандашом).

Дела постоянного хранения должны быть подшиты в твердую обложку.

2.8. Документы судебного дела (материала) должны быть подшиты в хронологическом порядке, а приобщенные к делу в процессе судебного заседания документы - в порядке их поступления.

Все документы подшиваются в дело (материал) так, чтобы их текст был полностью видимым. При отсутствии поля для подшивки документ необходимо наклеить без повреждения текста на вспомогательный лист.

В случае использования для фиксирования хода судебного заседания средств аудиозаписи и иных технических средств используемые судом электронные носители информации хранятся вместе с делом, материалом. При этом они должны быть вшиты в дело, материал (приобщены к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписаны уполномоченным работником аппарата мирового судьи. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.

2.9. Секретарь судебного участка обязан тщательно просмотреть и проверить документы, помещенные в дело, материал, обращая особое внимание на то, чтобы не было подшито несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, черновики документов, документы без подписи исполнителя, неисполненные документы.

Не допускается, чтобы под текстом документа вместо подписи исполнителя стояло наименование судебного участка.

2.10. Дело, материал должны содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Если количество листов в наряде превышает 250, материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата открытия тома 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома 1.

Если дело, материал состоят из нескольких томов, то на обложке каждого тома указывается номер тома и общее количество томов.

Пример:

Гражданское дело № 2-39/2003 (в 3-х томах)

по иску Леонова Алексея Захаровича к Управлению финансов

и налоговой политики при администрации Покровского района

о признании права собственности на земельный участок

Том 1

2.11. Заголовки дел должны быть написаны четким почерком. Заголовки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения оформляются светостойкими чернилами.

2.12. Во всех делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения изготавливается внутренняя опись документов. Листы дела и листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Порядок и особенности нумерации листов дела установлены разделом 4 настоящей Инструкции.

2.13. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 3) с указанием заголовка, индекса (номера) документа, даты и номера листа в деле. Листы внутренней описи нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами.

Внутренняя опись дела оканчивается итоговой записью, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и т.д.) эти изменения отражаются в графе внутренней описи «Примечание» со ссылками на соответствующие акты.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

2.14. Заверительная надпись, расположенная на листе-заверителе (приложение 2), составляется после завершения нумерации листов дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Лист-заверитель оформляется в виде отдельного листа, который подшивается в конце дела и нумерации не подлежит. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа в деле.

Если дело (наряд) было прошито или переплетено без листа-заверителя, то лист-заверитель наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела.

Заверительная надпись оформляется в соответствии с пунктами 4.1.17–4.1.20 Основных правил работы ведомственных архивов.

Пример:

В деле прошито и пронумеровано 250 (двести пятьдесят) листов,

в том числе:

литерные листы 10а, 54б, 99в ,

пропущенные номера листов___________________________________,

имеется 3 (три) фотографии на листах 15, 106, 201 ,

в конверте на листе 245 находится трудовая книжка и удостоверение личности № 543 осужденного Иванова А. В.

+ листов внутренней описи: 2 (два)

Особенности физического состояния и формирования дела (наряда)

Номера листов

1

2

Секретарь судебного

участка Болховского района                                                                      Т. А. Смирнова

15.04.2014

2.15. Судебные дела, материалы подлежат оформлению для сдачи в архив не позднее одного месяца после обращения к исполнению вступившего в законную силу завершающего судебного акта.

При передаче в архив судебных дел, материалов секретарь судебного участка обязан еще раз тщательно просмотреть все производство по делу, материалу, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу судебного решения.

Обращение к исполнению судебных дел, материалов производится в соответствии с разделом 11 Инструкции по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи Орловской области, утвержденной приказом Управления по организационному обеспечению деятельности мировых судей Орловской области от 26 декабря 2013 года № 58 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи Орловской области» (далее также – Инструкция по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи).

2.16. В случае, когда вынесенный по групповому либо многоэпизодному делу приговор является оправдательным в части предъявленного обвинения (подпункт 2 пункта 2 статьи 302 УПК РФ) за непричастностью подсудимого (подсудимых) к совершению преступления (преступлений), то по вступлении такового приговора в законную силу данное дело подлежит сдаче в архив только после выполнения требований пункта 2.15 настоящей Инструкции и направления сообщения в органы прокуратуры о вынесенном приговоре.

III. Оформление документов общего делопроизводства к последующему хранению в архиве судебного участка

3.1. К документам общего делопроизводства относятся номенклатуры дел, учетно-статистические карточки, журналы, указатели, судебные наряды и иные документы (вместе далее – документы общего делопроизводства), предназначенные для учета и контроля документов, образующихся в процессе служебной деятельности мирового судьи, а также поступающих в судебный участок из других органов и организаций, и документов, связанных с организационным обеспечением деятельности мирового судьи.

3.2. Решение на передачу документов общего делопроизводства в архив принимает мировой судья судебного участка или замещающий его мировой судья. Соответствующая виза проставляется на обложке дела (журнала) и включает в себя распоряжение мирового судьи о передаче дела в архив, его подпись и дату визирования.

При этом мировой судья, секретарь судебного участка или лицо, его замещающее, проверяет полноту и правильность заполнения дел.

3.3. Документы общего делопроизводства подлежат оформлению для сдачи в архив не позднее одного месяца после окончания календарного года, в котором они были завершены.

3.4. Ответственным за оформление, подготовку и передачу в архив документов общего делопроизводства является секретарь судебного участка аппарата мирового судьи или лицо, его замещающее.

Оформление и подготовку к сдаче в архив нарядов с текстами судебных актов производят работники аппарата мирового судьи, ответственные за размещение текстов судебных актов на сайтах судебных участков.

3.5. Все оконченные документы общего делопроизводства до передачи в архив судебного участка должны быть оформлены в соответствии с требованиями, установленными пунктами 2.2, 2.4, 2.7, 2.9-2.14 настоящей Инструкции с учетом положений настоящего раздела.

3.6. Документы кратковременного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: наряды допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в них, листы нарядов не нумеровать, заверительные надписи не составлять, внутренние описи формировать при необходимости.

3.7. На обложках документов общего делопроизводства, подлежащих передаче в архив, указываются:

наименование судебного участка;

индекс (номер) и полное наименование наряда (журнала);

количество листов в наряде (журнале) (при наличии нумерации);

срок и статья хранения.

Индекс (номер) и полное наименование наряде (журнала) вносится на обложку в точном соответствии с наименованием и индексом, указанными в номенклатуре дел судебного участка. При этом заголовки наряда уточняются в соответствии с документами, составляющими наряд.

3.8. Дата начала и окончания наряда определяются по датам первого и последнего документов, включенных в наряд.

3.9. Дата может не указываться только на обложках алфавитных указателей и нарядов, содержащих годовые планы и отчеты, должностные регламенты, так как их даты отражаются в заголовках.

Пример:

Дело № 02-01/2015

Должностные регламенты работников аппарата мирового судьи судебного участка № 1 Советского района города Орла

от 10 января 2015 года

На 27 листах

Срок хранения 3 года

после замены новыми,

ст. 80б*

Дело № 04-04/2015

Годовая оперативная отчетность о работе мирового судьи (ф. № 01)

за 2013 год

№ 06-06/2015

Алфавитный указатель по уголовным делам,

рассмотренным мировым судьей,

за 2010-2014 годы

3.10. Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится общий заголовок по номенклатуре дел судебного участка, а затем уточняется содержание каждого тома в отдельности.

Пример:

Описи дел постоянного хранения в 5 томах

Том № 3

Опись № 3 (подлинники приговоров и постановлений

по уголовным делам)

3.11. Листы в наряде общего делопроизводства систематизируются строго в хронологическом порядке. Переписка систематизируется в хронологической последовательности – документ-ответ помещается за документом-запросом.

В нарядах постоянного хранения все документы подшиваются так, чтобы их текст был полностью видимым. При отсутствии поля для подшивки документ необходимо наклеить без повреждения текста на вспомогательный лист.

3.12. Оформление заверительной надписи в нарядах производится в соответствие с пунктом 2.14 настоящей Инструкции.

В регистрационных журналах и алфавитных указателях постоянного хранения заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа.

3.13. С целью формирования и дальнейшего архивного хранения картотеки учетно-статистических карточек по гражданским, уголовным делам и делам об административных правонарушениях, указанные карточки распечатываются на бумажном носителе из автоматизированной базы данных программного изделия «АМИРС» (далее – база данных ПИ «АМИРС») секретарем судебного участка.

3.14. Секретарь судебного участка проверяет в карточке заполнение всех реквизитов, достоверность необходимой информации о движении дела, включая результаты рассмотрения, после чего вносит в базу данных ПИ «АМИРС» отметку о передаче дела в архив судебного участка с указанием даты.

Вывод на печать учетно-статистических карточек и алфавитных указателей при сдаче дела в архив обязателен.

3.15. После сдачи в архив учетно-статистические карточки должны храниться в картотеках (ящиках, картотечных шкафах) отдельно по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. В каждом томе должно быть не более 100-150 учетно-статистических карточек.

3.16. Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитным указателем.

Судебные дела передаются в архив вместе с журналом регистрации.

При автоматическом формировании на участке алфавитных указателей в системе автоматизированного учета базы данных ПИ «АМИРС» данные указатели дополнительно распечатываются и приобщаются к судебным делам, переданным в архив, для дальнейшего использования в качестве справочно-поискового аппарата к судебным актам, изъятым из судебных дел с истекшими сроками хранения при отборе их к уничтожению.

IV. Порядок нумерации листов

4.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело (наряд), все его листы (исключая внутреннюю опись и лист-заверитель) нумеруются валовой нумерацией в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, арабскими цифрами черным графитным карандашом или нумератором. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Лист-заверитель не нумеруется.

4.2. Запрещается при нумерации листов использовать чернила и цветные карандаши.

4.3. Листы дела (наряда), разделенного на тома, нумеруются по каждому тому отдельно.

4.4. Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле (наряде), нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если фотографии вклеены на пронумерованный лист дела (наряда), то отдельной нумерации фотографий не требуется.

4.5. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.

4.6. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.

4.7. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

4.8. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист.

4.9. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.

4.10. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложения нумеровать нельзя, их наличие оговаривается в заверительной надписи.

4.11. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

4.12. При пропусках в нумерации листов на пропущенных листах ставится номер предыдущего листа с прибавлением букв «а», «б», «в» и т.д.

4.13. При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах также прибавляются буквы «а», «б», «в» и т.д. соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго.

4.14. В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов и количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наряда) (наличие пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).

V. Экспертиза ценности документов

5.1. Экспертиза ценности судебных дел и документов проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на государственное хранение в соответствии с нормативными и методическими документами, утвержденными специальным уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

5.2. Экспертиза проводится при определении сроков хранения судебных дел, составлении номенклатуры дел, формировании дел по номенклатуре и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке дел к последующему хранению в архиве судебного участка и их передаче на постоянное хранение.

5.3. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел (нарядов) без просмотра самих документов.

5.4. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов создается постоянно действующая экспертная комиссия судебного участка (далее также – экспертная комиссия).

5.5. Экспертная комиссия создается приказом мирового судьи в составе не менее 3 человек из числа работников его аппарата, а также делопроизводителя Управления по организационному обеспечению деятельности мировых судей Орловской области, находящегося в оперативном подчинении мирового судьи. Председателем экспертной комиссии назначается мировой судья или по решению мирового судьи – помощник мирового судьи (при наличии такой должности). Секретарем экспертной комиссии назначается работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива. В состав экспертной комиссии целесообразно по согласованию включить представителя соответствующего государственного (муниципального) архива, для которого судебный участок является источником комплектования. Решение вопроса о включении в состав экспертной комиссии представителя государственного (муниципального) архива должно приниматься мировым судьей.

5.6. Экспертная комиссия работает в соответствии с положением об экспертной комиссии судебного участка, утвержденным экспертно-проверочной комиссией исполнительного органа государственной власти Орловской области, уполномоченного в сфере архивного дела (далее – ЭПК).

Экспертная комиссия судебного участка осуществляет следующие функции:

дает заключения о характере документов для определения сроков хранения судебных дел и дел общего делопроизводства;

рассматривает описи дел (нарядов) сданных в архив судебного участка;

рассматривает годовые разделы описей дел (нарядов) постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив;

выносит решения о представлении описей дел (нарядов) постоянного хранения на утверждение ЭПК и мировым судьей;

рассматривает акты о выделении к уничтожению документов общего делопроизводства и дел (нарядов), не подлежащих дальнейшему хранению;

выносит решение о способе уничтожения дел с истекшими сроками хранения, участвует в уничтожении;

рассматривает акты о неисправимом повреждении документов постоянного и временного хранения и акты об отсутствии дел (нарядов), подлежащих передаче на государственное (муниципальное) хранение;

рассматривает проекты номенклатуры дел судебного участка;

принимает участие в подготовке и рассмотрении проектов методических пособий по организации делопроизводства и работы архива судебного участка.

5.7. Заседания экспертной комиссии судебного участка проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

5.8. Заседания экспертной комиссии оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем комиссии.

5.9. Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов. Спорные вопросы при разделении голосов поровну разрешаются мировым судьей, в необходимых случаях выносятся на рассмотрение ЭПК.

5.10. Ведение делопроизводства экспертной комиссии судебного участка, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на секретаря экспертной комиссии.

VI. Отбор документов и оформление их на уничтожение

6.1. Находящиеся в архиве судебные дела и дела общего делопроизводства, по которым истек срок хранения, отбираются к уничтожению. Работу по отбору дел к уничтожению осуществляет работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива, или иной работник по поручению мирового судьи.

6.2. Отбор дел (нарядов) к уничтожению производится только после составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период и оформляется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 9). Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии судебного участка одновременно. Акты утверждаются мировым судьей только после утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения за соответствующий период. После утверждения актов мировым судьей допускается уничтожение дел, включенных в данные акты.

6.3. Подготовка к уничтожению судебных дел с истекшими сроками хранения предусматривает изъятие из них для постоянного хранения подлинников судебных решений мирового судьи (решений, определений, судебных приказов, приговоров, постановлений) и всех последующих определений и постановлений, в том числе вышестоящих судов. Из прекращенных дел и дел по искам, оставленным без рассмотрения, изымаются подлинники определений о прекращении производства по делу и об оставлении иска без рассмотрения.

Из дел, подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (производства), из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет, после чего уничтожаются.

Из материалов, разрешаемых в порядке исполнения приговора, на постоянное хранение изымаются подлинники судебных актов, в том числе вышестоящих судов.

6.4. На изъятых из дел судебных решениях, а также определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Затем данные документы подшиваются по порядку номеров дел в твердую обложку с внутренней описью и листом-заверителем.

6.5. При составлении акта о выделении к уничтожению должны соблюдаться следующие правила:

дела (наряды) располагаются в акте по годам их рассмотрения мировым судьей в первой инстанции;

в конце акта делается запись о том, что из дел (нарядов), производств изъяты подлинники судебных решений.

6.6. Утвержденные акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, подшиваются в хронологическом порядке отдельно по каждой категории дел.

6.7. В регистрационных журналах в графе «Примечание» и в описях дел, сданных в архив судебного участка за соответствующий год, делается отметка об уничтожении дела с указанием даты составления акта.

В учетно-статистической карточке делается отметка об уничтожении дела с указанием номеров и дат составления акта и протокола заседания экспертной комиссии судебного участка.

6.8. Судебные дела и дела общего делопроизводства, подлежащие уничтожению, сдаются на утилизацию. В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию, эти документы уничтожаются комиссией путем сожжения в отведенных для этого местах. Уничтожение документов путем сожжения оформляется комиссией актом с указанием количества дел, даты уничтожения и подписями членов комиссии.

6.9. Перед сдачей на утилизацию документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Сдача оформляется приемо-сдаточной накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество включенных в акт дел и других документов, вес бумажной макулатуры.

6.10. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем должностного лица, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

6.11. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел (нарядов) и других документов для хозяйственных нужд.

VII. Порядок определения сроков хранения дел (нарядов)

7.1. Сроки хранения судебных дел и дел общего делопроизводства устанавливаются в соответствии со статьями Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 июня 2011 года № 112 «Об утверждении Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения», и Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Для отдельных категорий дел, образующихся в деятельности мировых судей, сроки хранения устанавливаются Примерной номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденной Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации 9 июня 2011 года.

7.2. Сроки, статьи хранения дел, а также их заголовки в точном соответствии с нормативными правовыми актами, перечисленными в пункте 7.1, вносятся в номенклатуру дел судебного участка, утверждаемую мировым судьей.

7.3. Сроки хранения дел (нарядов), содержащих документы различной значимости, определяются по документам, имеющим наибольший срок хранения.

7.4. Сроки хранения документов, которые не предусмотрены нормативными правовыми актами, перечисленными в пункте 7.1, устанавливаются экспертной комиссией судебного участка, исходя из их научной и практической ценности, по согласованию с ЭПК.

7.5. Исчисление сроков хранения дел общего делопроизводства начинается с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.

Например, исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2015 году, начинается с 1 января 2016 года.

7.6. Сроки хранения для гражданских дел исчисляются с момента:

обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;

вступления в законную силу определения о прекращении производства;

вступления в законную силу определения об оставлении иска, заявления, жалобы без рассмотрения;

вынесения судебного приказа и обращения его к исполнению.

7.7. Сроки хранения для уголовных дел исчисляются с момента:

погашения судимости (статья 86 УК РФ);

вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела.

7.8. Сроки хранения для дел об административных правонарушениях исчисляются с момента:

обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта по делу об административном правонарушении;

вступления в законную силу постановления о прекращении производства по делу.

7.9. В случае если вновь принятым нормативным правовым актом сроки хранения судебных дел и документов увеличены, то находящиеся на архивном хранении судебные дела и документы при отборе их к уничтожению либо передаче на последующее хранение пересматриваются экспертной комиссией судебного участка, которой устанавливается новый срок хранения указанных документов. По результатам работы экспертной комиссии в данном случае составляется протокол.

7.10. В случае если вновь принятым нормативным правовым актом сроки хранения судебных дел и документов общего делопроизводства сокращены, новые сроки хранения распространяются лишь на дела и документы, передаваемые на архивное хранение после вступления в силу соответствующих нормативных правовых актов.

VIII. Составление описей на судебные дела и дела общего делопроизводства постоянного срока хранения

8.1. Для обеспечения комплектования архива по итогам каждого года на завершенные производством гражданские, уголовные, административные дела и дела общего делопроизводства, имеющие постоянный срок хранения и прошедшие экспертизу ценности документов, составляются отдельные архивные описи (приложение 5), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

8.2. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

8.3. Каждая опись состоит из годовых разделов, охватывает определенную по значимости документов группу, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел, нарядов.

8.4. Годовой раздел каждой описи заканчивается итоговой записью, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел (нарядов), числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел (нарядов) в описи (наличие пропущенных номеров и т.п.).

Опись подписывается составителем с указанием его должности и даты подписания, после чего передается на рассмотрение экспертной комиссии судебного участка.

8.5. При первом представлении описей дел постоянного хранения в государственный (муниципальный) архив к ним прилагается историческая справка, оформленная в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов. Справка подписывается секретарем судебного участка.

Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный (муниципальный) архив при первой передаче документов фонда; один хранится в деле фонда в архиве судебного участка.

Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный (муниципальный) архив вместе с каждой законченной описью.

8.6. Годовые разделы описей всех видов дел постоянного хранения должны рассматриваться постоянно действующей экспертной комиссией, после чего в случае согласования в конце каждого экземпляра годового раздела описи ставится гриф «Согласовано» с указанием номера и номера протокола экспертной комиссии. Согласованные годовые разделы направляются в четырех экземплярах на рассмотрение ЭПК через три года после сдачи дела в архив судебного участка.

После утверждения на заседании ЭПК описи возвращаются на судебный участок, где подлежат утверждению мировым судьей судебного участка. Один экземпляр годового раздела описи, утвержденный мировым судьей, в качестве контрольного передается в государственный (муниципальный) архив, остальные остаются на хранении в судебном участке.

8.7. Бланк описи судебных дел и дел общего делопроизводства временного (свыше 10 лет) срока хранения включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (наряда) по описи, индекс, заголовок, даты, срок хранения, количество листов, примечание (приложение 6).

8.8. При составлении описи соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

каждая опись ведется с единой, валовой нумерацией в течение нескольких лет. Опись заканчивается при наборе 1000 (одной тысячи) единиц хранения;

номера по порядку в годовом разделе описи должны продолжать нумерацию годового раздела описи предшествующего года;

при заполнении графы «Индексы дел» для дел общего делопроизводства указываются индексы дел по номенклатуре дел судебного участка, для судебных дел – индексы не указываются;

графа «Заголовки дел» заполняется на основании записи, сделанной на обложке дела. Заголовок с обложки переносится в опись без сокращений;

между заголовками дел оставляется интервал не менее 1 см;

графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, передаче дел в другие суды, наличии копий и т.п.

При внесении в опись подряд заголовков однородных дел первый заголовок дела пишется полностью, а все остальные обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью). Указанное правило также распространяется на многотомные дела. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний».

Пример:

Подлинники судебных решений с последующими определениями вышестоящих судов, изъятые из гражданских дел с истекшими сроками хранения. Том 1

То же. Том 2

То же. Том 3. Последний

8.9. После внесения дела в опись на его обложке в архивном шифре карандашом проставляются номер описи и номер самого дела по описи. Там же проставляется номер фонда судебного участка, присвоенный государственным (муниципальным) архивом при первой передаче судебным участком дел на постоянное хранение.

8.10. К законченной описи (достигшей в нумерации заголовков дел № 1000) составляется итоговая запись и заверительная надпись в порядке, установленном пунктом 8.4 настоящей Инструкции. При этом заверительные надписи, ранее составленные к годовым разделам описей дел, изымаются.

На титульном листе законченной описи указываются название и номер фонда, номер и название описи, крайние даты дел, включенных в опись. Если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые включены дела.

К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов, при наличии последних в годовых разделах. Оглавление помещается в начале описи.

При составлении предисловия к законченной описи сводятся в единый документ сведения, содержащиеся в предисловиях, составленных к годовым разделам.

Предисловие к законченной описи, как и предисловие к годовому разделу, подписывается работником аппарата мирового судьи, ответственного за ведение архива, с указанием должности и даты составления. Предисловие к законченной описи помещается после оглавления к описи, при этом предисловия к каждому годовому разделу не изымаются.

Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.

8.11. Экспертной комиссией по согласованию с соответствующим архивным учреждением может быть установлен иной порядок ведения описей: изменено количество единиц хранения, необходимых для окончания описи, определена периодичность ведения описей: один год, три года, пять лет и т.д.

IX. Порядок представления описей дел постоянного хранения на рассмотрение и утверждение экспертно-проверочной комиссии

9.1. На рассмотрение и утверждение ЭПК представляются годовые разделы всех описей дел постоянного хранения, ведущихся на судебном участке.

9.2. В описи дел постоянного хранения сведения о делах вносятся только при условии полного оформления описываемых дел, включая нумерацию листов и прошивку.

9.3. Перед направлением описей на утверждение проверяется наличие дел, включенных в эти описи.

9.4. После утверждения три экземпляра описи возвращаются в архив судебного участка и хранятся у работника, ответственного за работу архива, в специальном наряде. Первый контрольный экземпляр описи остается в государственном архиве.

На одном экземпляре описи, который хранится в архиве судебного участка, государственный архив ставит штамп о принятии документов на учет и дату утверждения протокола ЭПК.

9.5. После утверждения годовых разделов описей ЭПК, мировой судья получает право самостоятельно решать вопрос об уничтожении документов за этот период (за исключением судебных решений), по которым истек срок хранения, установленный нормативными правовыми актами, перечисленными в пункте 7.1.

X. Передача дел (нарядов) временного срока хранения и других документов в архив судебного участка, порядок их хранения

10.1. Документы временного хранения (свыше 10 лет) передаются в архив по описям, составленным отдельно от описей на дела (наряды) постоянного хранения.

10.2. Дела общего делопроизводства кратковременного срока хранения (до 10 лет включительно) или «до минования надобности» передаются в архив судебного участка без составления описи. По истечении срока хранения или по миновании надобности они уничтожаются, о чем составляется акт.

10.3. Судебные дела и материалы передаются в архив по описям, ведущимся в электронном виде. О передаче судебного дела в архив делается отметка на обороте учетно-статистической карточки с указанием даты и подписи лиц, сдающих и принимающих дело.

По окончании календарного года описи дел, сданных в архив судебного участка за соответствующий год (приложение 7), с приложением справок об отсутствующих делах (где указаны причины их отсутствия) (приложение 8), распечатываются на бумажном носителе, подшиваются в твердую обложку по категориям и подлежат постоянному хранению на судебном участке.

10.4. Описи дел, сданных в архив судебного участка, рассматриваются экспертной комиссией, которая удостоверяется в фактическом наличии всех внесенных в опись дел, а также в достоверности сведений о причинах отсутствия недостающих дел, представленных в справках, приложенным к описям.

Результат рассмотрения описей фиксируется протоколом заседания экспертной комиссии судебного участка.

10.5. Поступившие в архив судебного участка дела и другие документы хранятся по видам и категориям в хронологическом порядке.

10.6. Дела (наряды) систематизируются в зависимости от объема дел (нарядов) по 50-150 штук в коробке или связке. На каждой коробке (связке) указываются начальные и конечные регистрационные номера помещенных в них дел (нарядов).

10.7. Дела, по которым судебные решения не обращены к исполнению, в архив судебного участка не сдаются. На учетно-статистической карточке делается отметка о том, у кого находится дело на хранении.

XI. Сроки и порядок сдачи судебных дел и дел общего делопроизводства на хранение в государственный архив

11.1. Передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы подлежат:

дела общего делопроизводства постоянного срока хранения, за исключением нарядов с подлинниками судебных решений – по истечении 10-летнего срока хранения в архиве судебного участка;

судебные дела постоянного срока хранения, наряды с подлинниками судебных решений – по истечении 75-летнего срока хранения в архиве судебного участка.

Вместе с делами в государственный архив передаются три экземпляра утвержденных описей.

11.2. Перед сдачей дел на постоянное хранение работник аппарата мирового судьи, ответственный за работу архива, совместно с представителем государственного (муниципального) архива, проводит проверку наличия, физического и санитарно-гигиенического состояния дел, включенных в годовые разделы описей.

11.3. При обнаружении неисправимых повреждений документов в делах работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива составляет акт (приложение 10). Устранение обнаруженных дефектов проводится силами работников аппарата мирового судьи. Акты о неисправимых повреждениях документов рассматриваются и согласовываются с ЭПК.

11.4. Сдача дел на хранение в государственный (муниципальный) архив оформляется актом, который составляется в двух экземплярах (приложение 11).

11.5. Сдатчик и приемщик расписываются в акте приема-передачи дел на обоих экземплярах акта сдачи документов. При сдаче в государственный архив вместе с документами передаются три экземпляра утвержденных описей. Описи в трех экземплярах и один экземпляр акта остаются в государственном архиве. Второй экземпляр акта после его оформления возвращается в архив судебного участка.

11.6. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел.

11.7. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение в государственный архив. Причины их отсутствия – в прилагаемой к акту приема-передачи справке судебного участка мирового судьи.

11.8. Мировой судья, передающий документы на хранение в государственный архив, обязан принять меры к восстановлению утраченных производств в соответствии с главой 38 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации. На отсутствующие документы составляется акт об их утрате (приложение 12). Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями, если они есть в наличии.

11.9. Перевозку дел (нарядов) в государственный архив организует мировой судья при участии Управления по организационному обеспечению деятельности мировых судей Орловской области.

XII. Учет документов в архиве.

Проверка наличия дел (нарядов) в архиве судебного участка.

12.1. Учет документов в архиве судебного участка - это средство контроля за наличием документов и обеспечением их сохранности.

12.2. Все материалы, хранящиеся в архиве, должны быть учтены и описаны.

12.3. Основными учетными документами в архиве судебного участка являются:

паспорт архива (приложение 13);

номенклатура дел судебного участка;

описи дел постоянного хранения;

описи судебных дел, сданных в архив судебного участка;

книга учета поступления и выбытия документов;

книга учета выдачи документов во временное служебное пользование;

акты о выделении к уничтожению дел (нарядов), не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение;

акты приема-передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив;

акты проверки наличия и состояния дел (нарядов).

12.4. Вспомогательными учетными документами являются:

книги учета дел (нарядов) постоянного хранения;

книги учета дел (нарядов) временного (свыше 10 лет) хранения.

12.5. Дела (наряды) учитываются по описям.

12.6. Годовые разделы описей учитываются под тем же номером, который был присвоен описи при первом поступлении.

12.7. Описи дел (нарядов) постоянного и временного (более 10 лет) хранения нумеруются отдельно.

12.8. Ведется раздельно учет поступлений дел (нарядов) постоянного и временного (более 10 лет) хранения.

12.9. Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в железных шкафах.

12.10. Ежегодно по состоянию на 1 декабря в государственный (муниципальный) архив представляются паспорт архива судебного участка и сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

12.11. В целях обеспечения сохранности документальных материалов в архиве судебного участка комиссией, назначаемой мировым судьей или председателем районного суда соответствующего судебного района производится проверка наличия и состояния дел (нарядов). По согласованию такая проверка может проводиться с участием представителей Управления по организационному обеспечению деятельности мировых судей Орловской области.

12.12. В ходе проверки осуществляется:

установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;

выявление и устранение недостатков в учете документов;

выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

выявление и учет документов, требующих реставрации, профилактической и технической обработки.

12.13. Проверка проводится в сроки, установленные мировым судьей или председателем районного суда, но не реже одного раза в пять лет при большом объеме документов. Результаты проверки оформляются актом (приложение 14), который представляется мировому судье, а также председателю районного суда (в случае инициировании проверки районным судом).

Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:

после перемещения дел в другое помещение;

после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;

при смене мирового судьи, лица, ответственного за работу архива.

12.14. При проверке наличия и состояния документов необходимо:

сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;

изымать дела, не внесенные в опись;

изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.

Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания.

12.15. Если при проверке обнаружено отсутствие дел (нарядов) или их неисправимые повреждения, то на основании распоряжения мирового судьи или председателя районного суда организуется розыск необнаруженных дел (нарядов).

12.16. В этих целях рекомендуется:

изучить все учтенные документы по выдаче дел (нарядов) из хранилища;

проверить находящиеся рядом дела (наряды);

организовать розыск дел (нарядов), не обнаруженных при проверке, в архивах судебных участках, чьи дела (наряды) хранятся в том же архивном помещении;

изучить дело фонда - акты о выделении дел к уничтожению, ранее составленные акты проверки наличия и состояния.

12.17. Обнаруженные в итоге розыска дела размещаются на соответствующие места, а в карточке учета необнаруженных дел (приложение 15) делается отметка об их обнаружении с указанием даты и подписи должностного лица.

Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела (наряда), и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска экспертной комиссией и утверждения ее решения мировым судьей необнаруженные документы снимаются с учета (приложение 12).

12.18. После утверждения актов об отсутствии дел или неисправимых повреждениях, необнаруженные и поврежденные дела исключаются из описей листов фондов.

12.19. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись «проверено», проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.

12.20. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных ЭПК.

XIII. Научно-справочный аппарат

13.1. Для обеспечения сохранности и поиска архивных документов, использования содержащейся в них информации в архиве создается научно-справочный аппарат.

13.2. В состав научно-справочного аппарата входят:

учетная документация;

картотеки, в которых сведения о содержании документальных материалов отражены на алфавитных и регистрационных карточках;

методические пособия по различным видам архивных работ и документальной части делопроизводства;

исторические справки и дополнения к ним как носящие первичную информацию.

XIV. Организация использования документов архива

14.1. Использование документов архива проводится только с разрешения мирового судьи.

Секретарь судебного участка, для служебного использования документальных материалов архива судебного участка:

выдает документы архива работникам аппарата мирового судьи;

направляет на основании письменного запроса материалы в другие органы, организации и учреждения по письменному указанию мирового судьи;

информирует мирового судью о составе и содержании документальных материалов;

выдает копии, выписки из архивных документов.

14.2. Работники, получившие документы архива, отвечают за их сохранность.

14.3. Порядок хранения в архиве судебного участка изъятых у лиц, содержащихся под стражей, паспортов, военных билетов и депутатских удостоверений, орденских книжек и других личных документов, а также выдачи копий документов и выписок по запросам организаций, учреждений и физических лиц определяется в соответствии с пунктами 13.13, 14.4, 14.5 Инструкции по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи.

Документы, без необходимости приобщенные следователем или дознавателем к делу (изъятые в ходе расследования дела и не приобщенные к материалам дела в качестве вещественных доказательств), с разрешения мирового судьи могут быть выданы их законным владельцам.

14.4.Сведения о наличии вышеуказанных документов в архиве и их содержании сообщаются заинтересованным органам по запросам.

14.5. Выдача дел, находящихся в архиве, во внутреннее пользование производится с письменного разрешения мирового судьи. Выдача дел производится под роспись в книге выдачи дел (нарядов) во временное пользование (приложение 16). На выданное дело заводится карточка-заместитель (приложение 18). В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись секретаря судебного участка, принявшего дело. Дела выдаются на срок не более одного месяца.

14.6. Ознакомление с судебным делом, находящимся в архиве, лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется в порядке, установленном мировым судьей.

14.7. Ознакомление с судебным делом производится в помещении судебного участка в обстановке, исключающей возможность изъятия судебных дел и документов, либо из судебного дела документов (листов) или внесения в него каких-либо изменений.

Судебные дела (иные материалы), находящиеся на архивном хранении, выдаются для ознакомления в помещении судебного участка на основании письменного заявления и при предъявлении документов согласно приложению № 1 к Инструкции по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи.

Снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств осуществляется лицами и в порядке, установленном пунктом 14.6 Инструкции по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи.

14.8. Лица, перечисленные в пункте 14.6 Инструкции по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи, делают письменную отметку о своем ознакомлении с делом на документе (заявлении, доверенности), послужившем основанием для допуска к ознакомлению с делом. Данный документ подшивается к делу секретарем судебного участка и вносится во внутреннюю опись дела. При отказе указанных лиц от подписи запись об ознакомлении производится секретарем судебного участка.

После ознакомления с судебным делом (иными материалами) уполномоченный работник аппарата мирового судьи в присутствии лица, которое ознакомилось с судебным делом (иными материалами), проверяет состояние данного дела и наличие всех документов в деле, делает отметку в заявлении о том, что дело возвращено. В случае если после возвращения дела уполномоченным работником аппарата суда выявлено изъятие, повреждение материалов дела, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается мировому судье.

14.9. Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве судебного участка, лицам, участвующим в деле, производится по их письменному заявлению с разрешения мирового судьи. Выдача копий документов из судебного дела иным лицам и организациям производится по письменному запросу или заявлению на основании резолюции мирового судьи.

Выдача копий, выписок, документов регистрируется в журнале установленного образца (приложение 17).

Копии приговора, решения, определения или постановления, вынесенного по делу заверяются подписями мирового судьи и работника его аппарата, ответственного за ведение архива и гербовой печатью мирового судьи.

Изготовление заверенных копий судебных актов и иных документов суда осуществляется работником, ответственным за ведение архива судебного участка. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп «КОПИЯ».

В случае, если вышестоящий суд изменил решение мирового судьи, на копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления) делается об этом отметка. На копии судебного акта также делается отметка о дате вступления его в законную силу и указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого суда находилось дело.

Копии запрашиваемых судебных актов изготавливаются в день поступления заявления, а при невозможности - в срок не более пяти рабочих дней с указанной даты.

Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок направляются по почте в течение трех рабочих дней после их изготовления.

Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку. В случае направления копии документа по почте в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой. Также делаются соответствующие отметки в справочном листе.

Повторная выдача копий судебных актов (решений, определений, приговоров, постановлений, судебных приказов) осуществляется по письменному мотивированному заявлению лица в установленном мировым судьей порядке. Другие, не установленные настоящей Инструкцией, правила ознакомления с материалами судебного дела, выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных актов, вступивших в законную силу, определяются мировым судьей.

14.10. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления накладывается наклейка с заверительной надписью «Пронумеровано и скреплено печатью ___ листов, подпись ________» с указанием мирового судьи судебного участка, которым выдается копия документа, подпись скрепляется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Печать и штамп «Копия верна» ставят таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место скрепления.

14.11. Выдаваемые мировым судьей копии документов должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. На копии указывается, в каком деле подшит подлинный документ. Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка.

14.12. Выдача подлинных документов и их надлежащим образом заверенных копий из судебных дел (иных материалов), находящихся в архиве судебного участка осуществляется в соответствии с правилами, установленными пунктом 14.4 Инструкции по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи.

Выдача письменных доказательств, не возвращенных представившим их лицам до передачи дела в архив судебного участка, по просьбе этих лиц, осуществляется в том же порядке.

В случае направления документа почтой в дело подшивается копия сопроводительного письма.

14.13. По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании письменной визы мирового судьи судебные дела направляются им в трехдневный срок по почте заказным письмом или с курьером.

Работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива судебного участка, обязан контролировать возврат дел в архив и не реже одного раза в месяц докладывать судье.

До возвращения дела требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке.

В книге выдачи дел из архива судебного участка отмечается, когда, кому и по какому запросу дело направлено, когда оно возвращено в судебный участок.

XV. Оборудование помещения архива судебного участка, режим хранения документов

15.1. Для обеспечения сохранности дел (нарядов) и других документов, создания необходимых условий для хранения архива судебного участка отводится специально оборудованное помещение.

15.2. Архив должен размещаться в отдельном помещении здания, отвечающем санитарно-гигиеническим требованиям, недоступном для посторонних лиц, сухом, безопасном в пожарном отношении.

15.3. Окна помещения архива оборудуются металлическими решетками. Двери устанавливаются металлические или обшиваются металлом, закрываются надежными замками.

15.4. Запрещается установка в помещении архива печей и дымоходов. В хранилищах запрещается применение огня, использование нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

15.5. В помещении архива в качестве искусственного разрешено только электрическое освещение.

15.6. Рабочие комнаты архива могут быть обеспечены, кроме электрического освещения, естественным освещением и отделены от хранилища.

15.7. Запрещается использование не приспособленных подвальных помещений для хранения архивных документов.

15.8. Помещение архива должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией, иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам в случае эвакуации.

15.9. Пожарная безопасность в помещении архива должна обеспечиваться системой автоматического пожаротушения.

15.10. Работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива должен пройти инструктаж по вопросам пожарной безопасности, ознакомиться с правилами пользования противопожарным инвентарем. Инструктаж должен проводиться не реже одного раза в год.

15.11. Помещение архива оборудуется металлическими стеллажами. Стеллажи устанавливаются на расстоянии 10-15 см от стен. Если торцы стеллажей примыкают к стенам, то устанавливаются ограничители, не допускающие укладку дел к стене. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно составлять 10-15 см. Высота стеллажа - 2,2 метра, расстояние между полками - 40 см. Ширина главных проходов между стеллажами может достигать 1-1,2 метра, остальных проходов - 70-80 см.

Целесообразно применять передвижные стеллажи.

15.12. Для хранения карточек и справочных материалов в помещении архива устанавливаются картотечные шкафы.

15.13. Электропроводка должна быть скрытой или вмонтированной в металлические трубы. Осветительная арматура в помещении архива должна быть полугерметичной. Штепсельные розетки для переносных ламп или пылесосов должны быть герметичными или устанавливаться в металлических распределительных шкафах (коробках).

15.14. В помещении архива категорически запрещается курение.

15.15.              Помещение архива должно иметь помещение для приема и временного хранения документов, оборудование для выемки дел, размещенных на верхних полках, для уборки помещений и уборки пыли со стеллажей.

15.16.              В помещении архива должны соблюдаться температурно-влажностные, санитарно-гигиенические, световые условия, обеспечивающие длительную сохранность документов и нормальные условия для работы с ними.

15.17.              В помещении архива рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах +14 до +20 градусов по Цельсию и относительную влажность воздуха от 50 до 60 процентов.

15.18. Для контроля температуры и влажности воздуха в помещении архива устанавливаются термометры и гидрометры, согласно показаниям которых должны приниматься меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха.

15.19. В архивохранилище должны приниматься меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли, периодически проводиться санитарные дни для уборки пыли со стеллажей, коробок, связок и влажной уборки помещений.

15.20. Помещения, стеллажи, шкафы, полки должны быть пронумерованы.

15.21. На каждом стеллаже устанавливается указатель, в котором обозначаются номер стеллажа, полки, наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке.

15.22. Местонахождение документов в архиве закрепляется постеллажными указателями с четко оформленными ярлыками.

Приложение 1 к Инструкции

о порядке отбора на хранение в архив судебного

участка мирового судьи Орловской области документов,

их комплектования, учета и использования

Форма обложки дела постоянного

и временного (свыше 10 лет) хранения

                     код архива _________

                     код органа власти  _________

___________________________________________

___________________________________________

___________________________________________

Ф. № ________________

Оп. № _______________

Д. № ________________

_____________________________________________________________________________________________________________

(Наименование архива)

СУДЕБНЫЙ УЧАСТОК ______________ РАЙОНА ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ДЕЛО № ________ ТОМ № _________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(Заголовок дела)

__________________________________________________________________

(Крайние даты или год)

                       

                         На ___________ листах

                         Хранить _________________

Ф. № ________________

Оп. № _______________

Д. № ________________

                                  Приложение 2 к Инструкции

                                  о порядке отбора на хранение

                                 в архив судебного участка

                                  мирового судьи Орловской области

                                  документов, их комплектования,

                                 учета и использования

Форма листа-заверителя дела

Лист-заверитель дела (наряда) № _____

В деле прошито и пронумеровано _________________________(листа(ов)),

                                                  (цифрами и прописью)

в том числе

литерные листы_________________________________________________,

пропущенные номера листов ______________________________________

+ листов внутренней описи________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела (наряда)

Номера листов

1

2

___________________________________________                                                                           ________                               _____________

   Наименование должности лица, составившего 

             заверительную надпись

    Подпись

      Расшифровка     

       подписи

Дата

                               

                                  Приложение 3 к Инструкции

                                  о порядке отбора на хранение

                                  в архив судебного участка

                                   мирового судьи Орловской области

                                   документов, их комплектования,

                                   учета и использования

Форма внутренней описи документов дела

Внутренняя опись

документов, находящихся в деле (наряде) № _____

за ___________ год

№ п/п

Индекс документа

Дата документа

Наименование и краткое содержание документа

Номера листов в деле (наряде)

Примечание

1

2

3

4

5

6

Итого ____________________________________________ документов.

                      (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи: ____________________________ .

                             (цифрами и прописью)

________________________________                                                          ________                                                                             _____________

      Наименование должности лица,        

     составившего внутреннюю опись

        документов дела (наряда)

Дата

        Подпись

Расшифровка

  подписи

                                  Приложение 4 к Инструкции

                                  о порядке отбора на хранение

                                 в архив судебного участка

                                  мирового судьи Орловской области

                                  документов, их комплектования,

                                 учета и использования

Форма обложки дела

краткосрочного хранения (до 10 лет)

СУДЕБНЫЙ УЧАСТОК ________________________ РАЙОНА ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ДЕЛО № __________/______ ТОМ № _____

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(Заголовок дела)

__________________________________________________________________

(крайние даты или год)

                         На ___________ листах

                         Хранить _________________

                             

                               

                                  Приложение 5 к Инструкции

                                  о порядке отбора на хранение

                                 в архив судебного участка

                                  мирового судьи Орловской области

                                  документов, их комплектования,

                                 учета и использования

Форма описи дел постоянного хранения

Судебный участок _________ района                              Орловской области                              

_____________                                            

(место составления)

       УТВЕРЖДАЮ

      Мировой судья судебного участка

      ________________________ района

        ________________ И. О. Фамилия

        _____________________ 20__ года

Фонд № ____

Опись № ___ (продолжение)

дел постоянного хранения

______________________

        (вид дел)

за _______________ годы

№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Дата дела

Коли-

чество листов

в деле

Примечание

1

2

3

4

5

6

В данный раздел описи внесено___________________ дел с № _____по № ___ ,

                                          (цифрами и прописью)                                                                    

в том числе:               

литерные номера: ______________________________________________________,

пропущенные номера: __________________________________________________.

________________________________                                                  ________                            ____________

           Наименование должности

       работника аппарата мирового судьи, 

        ответственного за ведение архива

Дата

      Подпись

         Расшифровка        

         подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК судебного участка

_____________________ района

Орловской области

от ______________ № _____

  Приложение 6 к Инструкции

                                  о порядке отбора на хранение

                                 в архив судебного участка

                                  мирового судьи Орловской области

                                  документов, их комплектования,

                                 учета и использования

Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения

Судебный участок                                __________ района                              Орловской области                              

_______________                                              

(место составления)

     УТВЕРЖДАЮ

        Мировой судья судебного участка

        ______________________ района

    Орловской области                                 

        __________________ И. О. Фамилия

        _______________________ 20__ года

Фонд № ____

Опись № ___

дел (нарядов) временного

(свыше 10 лет) хранения

за _______________ годы

          ___________________________________________________________

(название раздела)

№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Дата поступления дела (наряда)

Срок хранения дела

Кол-во листов

в деле

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

В данный раздел описи внесено_____________________________ дел                                     

                                (цифрами и прописью в соответствующем падеже)

  с № ______ по № _________, в том числе:

      литерные номера _______________________________________________,

      пропущенные номера ____________________________________________.

      _______________________________       _________     ____________

         Наименование должности

     работника аппарата мирового судьи,

      ответственного за ведение архива

   Подпись

Расшифровка

    подписи

Дата

                 СОГЛАСОВАНО

           Протокол ЭК судебного участка       

           _____________________ района

           Орловской области

            от ____________ № _____

                 (цифрами)      

                                  Приложение 7 к Инструкции

                                  о порядке отбора на хранение

                                 в архив судебного участка

                                  мирового судьи Орловской области

                                  документов, их комплектования,

                                 учета и использования

Форма описи дел, переданных в архив судебного участка

Судебный участок

__________ района                              Орловской области                      

________________                                                          

  (место составления)

       УТВЕРЖДАЮ

      Мировой судья судебного участка

      ________________________ района

       ________________ И. О. Фамилия

       _____________________ 20__ года

Фонд № ____

Опись № ___

дел, переданных в архив

судебного участка

за _______________ год

№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во томов

Дата дела

Срок хранения, статья

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Всего в опись включено ____________________ ______________дел, в том числе:

                                 (цифрами и прописью)         (категория)

литерные номера _________________________________________________________,

пропущенные номера _____________________________________________________.

___________________________

    Наименование должности

работника аппарата мирового судьи,

ответственного за ведение архива

Дата

___________

Подпись

              _____________                   

              Расшифровка     

                 подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК судебного участка

_____________________ района

Орловской области

от ______________ № _____

                 (цифрами)

                                   Приложение 8 к Инструкции

                                  о порядке отбора на хранение

                                 в архив судебного участка

                                  мирового судьи Орловской области

                                  документов, их комплектования,

                                 учета и использования

                                

Форма справки о делах, отсутствующих в архиве судебного участка

СПРАВКА

об отсутствующих в архиве судебного участка

_____________________ делах за __________ год

(вид дел)

          В _______ году в судебном участке ________________________ района

  было зарегистрировано ___________ ____________________ дел(а).

                                     (количество)             (вид дел)

          Из них в архиве судебного участка отсутствуют следующие:

Регистрационный номер дела

Заголовок дела

Причина

отсутствия дела

1

2

3

  Итого в справку внесено ________ дел.

   _____________________________      _________     ____________________

          Наименование должности

     работника аппарата мирового судьи,

      ответственного за ведение архива

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

                                  Приложение 9 к Инструкции

                                  о порядке отбора на хранение

                                 в архив судебного участка

                                  мирового судьи Орловской области

                                  документов, их комплектования,

                                 учета и использования

Форма акта о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

Судебный участок                                    

____________________ района                  Орловской области

_____________№____________                    

___________________________

       (место составления)

УТВЕРЖДАЮ

Мировой судья судебного участка __________________ района

Орловской области                               ________________ И. О. Фамилия                  ____________________ 20__ года

АКТ

о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

     На основании____________________________________________________________

                       (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения*)

____________________________________________________________________________________________________________

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение ________________________________________________________________________________________________________________,

                                           (дела общего делопроизводства/судебные дела)

____________________________________________________________________________________________________________,

(наименование судебного участка)

с истекшими сроками хранения за период______________:

№ п/п

Заголовок дела (групповой заголовок дел)

Дата

дела

Индекс дела

Кол-во дел

Срок

хранения дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Итого: ___________________________________ дел за ____________ год(ы).

        (цифрами и прописью в соответствующем падеже)

Опись №____ дел постоянного хранения ___________________ за _____ год(ы)

                                                                                                    (наименование описи)

утверждена ЭПК______________________________________________________

                     (наименование исполнительного органа государственной власти Орловской области,

______________________________________(протокол от __________№ ____).

         уполномоченного в сфере архивного дела)

Из дел изъяты подлинники** __________________________ и судебные акты

                                                                        (наименование судебных актов)

вышестоящих судов.

________________________________                                                                      _________                                          ________________

   Наименование должности работника

аппарата мирового судьи, ответственного за ведение архива

  Подпись

Расшифровка подписи

Дата

ОДОБРЕНО

Протокол экспертной комиссии судебного участка от __________ № ___ .

Дела общего делопроизводства/Судебные дела в количестве _______ штук, уничтожены путем сожжения*** ___________20___г. в присутствии следующих членов комиссии****:

         ________________________ _______________ _______________________,

         ________________________ _______________ _______________________,

         ________________________ _______________ _______________________,

          Наименование должностей            Подпись               Расшифровка подписей

Изменения в учетные документы (описи дел, переданных в архив судебного участка; учетно-статистические карточки; регистрационные журналы) внесены.

_____________________________

   Наименование должности

работника аппарата мирового судьи, 

ответственного за ведение архива

Дата

________________

Подпись

       _____________________

        Расшифровка подписи

_______________________________________________________

* Основанием для судебных дел являются:

- Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 9 июня 2011 года № 112;

- Примерная номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденная Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации от 9 июня 2011 года;

Основанием для дел общего делопроизводства являются:

- Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 9 июня 2011 года № 112;

- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558;

- Примерная номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденная Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации от 9 июня 2011 года.

** Для дел общего делопроизводства данная запись не вносится.

*** В случае уничтожения документов путем утилизации указывается наименование утилизирующей организации и реквизиты приемо-сдаточной накладной.

**** В случае направления дел для сожжения в Управление по организационному обеспечению мировых судей Орловской области – указываются реквизиты письма Управления, сообщающего о произведенном уничтожении. Подписи членов комиссии в этом случае не проставляются.

                                  Приложение 10 к Инструкции

                                  о порядке отбора на хранение

                                 в архив судебного участка

                                  мирового судьи Орловской области

                                  документов, их комплектования,

                                 учета и использования

Форма акта о неисправимых повреждениях документов

Судебный участок                                    

_________________ района                  Орловской области

___________№ _________

________________________                                                  

     (место составления)

УТВЕРЖДАЮ

Мировой судья судебного участка __________________ района

Орловской области                                  ________________ И. О. Фамилия                  ____________________ 20__ года

  Фонд № ______________________

АКТ

о неисправимых повреждениях документов фонда

В  архиве судебного участка обнаружены документы,  признанные  неисправимо поврежденными:

№

п/п

Опись №

Дело

(ед.хр.)

№

Кол-во

листов

Заголовок

дела

Дата дела

Сущность и причины

повреждения

1

2

3

4

5

6

7

Итого обнаружено неисправимо поврежденных _____________________ дел.

                                                            (цифрами и прописью)

Перечисленные дела подлежат списанию ввиду: ________________________

__________________________________________________________________

___________________________________________

Наименование должности работника аппарата мирового судьи, ответственного за ведение архива

______________             

Подпись

              ________________                Расшифровка

                подписи

Дата

            СОГЛАСОВАНО                                                                                                             Место для отметок 

       Протокол ЭК судебного участка                                                                                      о согласовании с ЭПК

       _____________________ района                                                                                       архивного учреждения

            Орловской области           

    от ______________ № ________

              (цифрами)

Изменения в учетные документы архива внесены.

___________________________________   

    Наименование должности работника аппарата мирового

__________          

    Подпись

__________________      

  Расшифровка подписи

Дата

                                  Приложение 11 к Инструкции

                                  о порядке отбора на хранение

                                 в архив судебного участка

                                  мирового судьи Орловской области

                                  документов, их комплектования,

                                 учета и использования

Форма акта приема-передачи документов на государственное хранение

УТВЕРЖДАЮ

Мировой судья судебного участка __________________ района

Орловской области        ________________ И. О. Фамилия                 ____________________ 20__ года

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель государственного (муниципального) архива

                                 _______________ И. О. Фамилия                  ____________________ 20__ года

АКТ

________________№_______________

_________________________________

(место составления)

приема-передачи документов на государственное хранение

В связи с истечением срока хранения ________________________________

                                                                                                                              (вид документов)             

в организации судебный участок _________________________ района Орловской области передает, а ________________________________________________________________________________________________________________

                        (наименование государственного (муниципального) архива)

принимает на государственное (муниципальное) хранение документы за _______________ годы:

№

п/п

Название,

номер описи

Количество

экземпляров описи

Количество дел

(ед. хр.)

Количество

копий

Примечание

1

2

3

4

5

6

Итого принято _________________________________________________ ед. хр.

                               (цифрами и прописью)

В государственном (муниципальном) архиве фонд № _____________________.

Передачу произвел:   

   

Прием произвел:        

     Наименование должности

работника аппарата мирового судьи, 

ответственного за ведение архива

     Наименование должности

должностного лица государственного

    (муниципального) архива

__________________И. О. Фамилия

_______________________ 20__ года

МП

___________________ И. О. Фамилия

________________________ 20__ года

МП

                                       Приложение 12 к Инструкции

                                      о порядке отбора на хранение

                                      в архив судебного участка

                                      мирового судьи Орловской области

                                       документов, их комплектования,

                                       учета и использования

Форма акта об утрате дел (нарядов), пути розыска которых исчерпаны

Судебный участок                                    

_________________ района                  Орловской области

___________№___________

________________________

        (место составления)

УТВЕРЖДАЮ

Мировой судья судебного участка __________________ района

Орловской области                                  ________________ И. О. Фамилия                  ____________________ 20__ года

АКТ

об утрате дел (нарядов), пути розыска которых исчерпаны

В результате ____________________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел. Предпринятые меры по розыску дел (перечислить) положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять нижеуказанные дела с учета:

Опись №

Дело

(ед.хр.) №

Заголовок дела

Дата дела

Кол-во листов в деле

Предполагаемые причины отсутствия дела

1

2

3

4

5

6

Итого ___________________________ дел.

                (цифрами и прописью)

Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими делами (ед.хр.): __________________________________________

                                              (номера дел и ед.хр., их групповые заголовки)

_______________________                                                                      ___________                                          _______________

   Наименование должности              

работника аппарата мирового судьи,

ответственного за ведение архива

   Подпись

        Расшифровка подписи

Дата

           

             СОГЛАСОВАНО                                                                                                           Место* для отметок 

      Протокол ЭК судебного участка                                                                                       о согласовании с ЭПК

     ___________ района Орловской области                                                     архивного учреждения

   от __________________ № _____

            (цифрами)

Изменения в учетные документы архива внесены __________________ 20___г.

_______________________                                                                                                  _________                                                        ___________

    Наименование должности

работника аппарата мирового судьи,

  ответственного за ведение архива

Подпись

           Расшифровка

           подписи

Дата

__________________________________________________

<*> В случае, если не обнаружены дела постоянного хранения

                                  Приложение 13 к Инструкции

                                  о порядке отбора на хранение

                                  в архив судебного участка

                                   мирового судьи Орловской области

                                   документов, их комплектования,

                                   учета и использования

Форма паспорта архива судебного участка

Кому представляется ___________________________________________________

                      (адрес и название государственного (муниципального) архива)

Кем представляется _______________________________________________________________________________

                                        (название судебного участка)

Форма собственности

________________________

ПАСПОРТ
архива судебного участка _______________________________________________

(название судебного участка)
на 1 декабря 20_____ года

1. Общие сведения

Код

строки

Количество фондов

Площадь архивохранилища

в кв. метрах

Загруженность архивохранилища

в процентах

А

1

2

3

101

2. Сведения о документах

Показатели

Код строки

Количество единиц хранения

Хранятся сверх установленного срока

Образуется в год дел

Всего

Крайние даты

Из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) с ЭПК архивного учреждения

Начальная

Конечная

Всего

Крайние даты

Начальная

Конечная

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

Постоянного хранения

201*

По личному составу

202

Не создаются

3. Кадры

Код строки

Количество штатных работников

*Примечание к строке 201:

Количество единиц постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив по истечении 75 лет:_____________, из них подлежащих передаче в следующем _______ году: _____________________.

301

Дата

Мировой судья судебного участка

_____________________________________

       (название судебного участка)

________________ И. О. Фамилия

_____________________________

       (Фамилия и телефон исполнителя)

МП

Условия хранения документов (нужное подчеркнуть):

Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное;

Отопление: центральное, печное, отсутствует;

Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет;

Шкафы: деревянные, металлические; отсутствуют;

Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет;

Читальный зал: есть, нет;

Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается.

                                    Приложение 14 к Инструкции

                                    о порядке отбора на хранение

                                    в архив судебного участка

                                   мирового судьи Орловской области

                                   документов, их комплектования,

                                   учета и использования

Форма акта проверки наличия и состояния дел в архиве

судебного участка

Судебный участок _________________ района

Орловской области

АКТ

___________№___________

________________________

        (место составления)

проверки наличия и состояния _______________________ дел

          (вид)

__________________ хранения

   (постоянного/временного)

Фонда № __________________

___________________________

                     (название фонда)

УТВЕРЖДАЮ

Мировой судья судебного участка

_____________________________

(наименование судебного участка)

Орловской области                                                                    ________________ И. О. Фамилия                                     ____________________ 20__ года

Основание  __________________________________________________________________________________________________

(плановая проверка, перемещение документов, стихийное бедствие и т.д.)

Проверка проведена  комиссией в следующем составе:

председатель комиссии_________________________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы)

члены комиссии:  ______________________________________________________________________________________________

(наименование должностей, фамилии, инициалы)

_____________________________________________________________________________________________________________

Проверка проводилась

с

по

Проверкой установлено:

1. Всего числится по описям:_________________________________________________________________________________дел,

                                                                                                        (цифрами и прописью)

в том числе:

1) по описям, согласованным экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения: ______________________________ дел.

                                                                                                                                                                                                          (цифрами и прописью)

2) по описям дел, сданных в архив судебного участка*:

за 20____ год ___________________________________________________дел;

                                                                         (цифрами и прописью)

за 20____ год ___________________________________________________дел;

                                                                         (цифрами и прописью)

за 20____ год ___________________________________________________дел;

                                                                         (цифрами и прописью)

за 20____ год ___________________________________________________дел;

                                                                         (цифрами и прописью)

за 20____ год ___________________________________________________дел.

                                                     (цифрами и прописью)

2. Всего не оказалось в наличии _____________________________________________________________________________ дел:

                                                                                                              (цифрами и прописью)

в том числе:

2.1.  по описям, согласованным экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения: _______________ дел: ____________

                                                                                                                                                                                   (цифрами и прописью)   (номера дел по описям)

2.2. по описям дел, сданных в архив судебного участка*:

за 20____ год ____________________дел: _______________________________;

                              (цифрами и прописью)                         (номера дел либо номер приложения к акту)

за 20____ год ____________________дел: _______________________________;

                              (цифрами и прописью)                         (номера дел либо номер приложения к акту)

за 20____ год ____________________дел: _______________________________.

                                          (цифрами и прописью)                         (номера дел либо номер приложения к акту)

3. Имеют литерные номера:

3.1. Неучтенных в итоговых записях описей ______________________________________________________

                                                                                                                               (цифрами и прописью)

______________________________________________________________ дел.

3.2. Не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей _______________________________________

                                                                                                                                                    (цифрами и прописью)

______________________________________________________________ дел.

4. Пропущено номеров:

4.1. Неучтенных в итоговых записях описей ________________________ дел.                                                                                  

                                                                                                (цифрами и прописью)

4.2. Не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей______________________________________                            

                                                                                                                              (цифрами и прописью)

_________________________________________________________________________дел.                                                                                  

5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам __________

_______________________________________________________________дел.

(цифрами и прописью)

6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи) _________

______________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

7. Имеется невключенных в описи ____________________________________

______________________________________________________судебных  дел,

                                                                         (цифрами и прописью)

в том числе*:

за 20____ год ___________________________________________________дел;

                                                                         (цифрами и прописью)

за 20____ год ___________________________________________________дел;

                                                                         (цифрами и прописью)

за 20____ год ___________________________________________________дел;

                                                    (цифрами и прописью)

за 20____ год ___________________________________________________дел;

                                                                         (цифрами и прописью)

8. Всего по данному фонду (включенных и невключенных в описи)

имеется в наличии ______________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

из них:

8.1. Требующих дезинфекции ____________________________________ дел.

                                        (цифрами и прописью)

8.2. Требующих дезинсекции _____________________________________ дел.

                                                                                                  (цифрами и прописью)

8.3. Требующих реставрации _____________________________________ дел.

                                                                                                  (цифрами и прописью)

8.4. Требующих переплета и подшивки ____________________________ дел.

                                                                                 (цифрами и прописью)

8.5. Требующих восстановления затухающих текстов ____________________

______________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

8.6. Неисправимо поврежденных __________________________________ дел.

                                                                                (цифрами и прописью)

8.7. Требующих технической обработки ____________________________ дел.

                                                                                                                 (цифрами и прописью)

8.8. Выдано во временное пользование _____________________________ дел.

                                                                                              (цифрами и прописью)

9. Общая характеристика состояния и условий хранения   документов

___________________________________________________________________

(указать основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения)

10. Предписания:

____________________________________________________________________

(внести изменения в учетные документы архива в соответствии с актом:)

______________________________________________

Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (№ ...).

____________________________                                           ____________                             ______________________

____________________________                                            ____________                              ______________________

____________________________                                            ____________                              ______________________

              (наименование  должностей)                             (подписи)                                 (расшифровка подписей)

Дата               

                            СОГЛАСОВАНО                                               

              Протокол ЭК судебного участка                                  

          _________________________ района

                           Орловской области                        

         от ______________ № ________

                               (цифрами)

____________________________________________________________________

* - вносится только при проверке дел временного хранения

                                                                    Приложение 15 к Инструкции

                                                                    о порядке отбора на хранение

                                                                     в архив судебного участка

                                                                      мирового судьи Орловской области

                                                                       документов, их комплектования,

                                                                      учета и использования

Форма карточки учета необнаруженных дел

Судебный участок ___________________ района                                                       

Орловской области                                                                           

Фонд №__________________________

                                             (название фонда)

Опись № _________________________

                                             (название описи)

КАРТОЧКА УЧЕТА

НЕОБНАРУЖЕННЫХ ДЕЛ

№ дела

Заголовок дела

Отметки о ходе и результатах розыска

Дата записи

Наименование должности и 
подпись лица, внесшего запись

1

2

3

4

5

                                                                        Приложение 16 к Инструкции

                                                                        о порядке отбора на хранение

                                                                       в архив судебного участка

                                                                      мирового судьи Орловской области

                                                                       документов, их комплектования,

                                                                      учета и использования

Форма книги выдачи дел

Форма титульного листа книги выдачи дел (нарядов)

Книга выдачи дел (нарядов) №

Начата

Окончена

№ п/п

Дата выдачи

Кому выдано, с какой целью

Расписка в получе­нии

Дата возврата дела

Расписка в возвра­щении дела

Приме­чание

1

2

3

4

5

6

7

Итого в

году выдано

(цифрами и прописью)

_________________________________________________________________________________________________________дел.

(наименование должности работника, составившего итоговую запись)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Дата

                                                                         Приложение 17 к Инструкции

                                                                         о порядке отбора на хранение

                                                                         в архив судебного участка

                                                                      мирового судьи Орловской области

                                                                       документов, их комплектования,

                                                                      учета и использования

Форма журнала регистрации выданных копий, выписок, документов

_____________________________________________________________________________________________________________

(наименование судебного участка)

ЖУРНАЛ
регистрации выданных копий, выписок, документов

№ п/п

Автор запроса, исх. номер, дата, адрес, телефон­ный номер

Дата и регистра­ционный номер запроса

Содержа­ние запроса

Название выдан­ного доку­мента*

Дата и регистра­ционный номер выдан­ного доку­мента

Расписка в полу­чении или дата отправки

Приме­чание

1

2

3

4

5

6

7

8

__________________________________________________________

* - например: копия, выписка, справка и др.

                                                                        Приложение 18 к Инструкции

                                                                        о порядке отбора на хранение

                                                                        в архив судебного участка

                                                                      мирового судьи Орловской области

                                                                       документов, их комплектования,

                                                                      учета и использования

Форма карты - заместителя дела

Судебный участок                                                                        

_________________ района                                    

Орловской области

_______________________________

         (место составления)

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело  _______________________________________________________________________________________________________

(№ и заголовок)

Опись  ______________________________________________________________________________________________________

                                                                           (№ и название)

Фонд  _______________________________________________________________________________________________________

(№ и название)

Выдано  _____________________________________________________________________________________________________

                                       (дата выдачи)                                                                                                                                                                        (кому выдано)

во временное пользование до                _________________________________________________________________________________

                                                                                                                                                      (дата возврата)

(наименование должности сотрудника, выдавшего дело)

(подпись)

(расшифровка подписи)

_____________________________________________________________________________________________________________

(наименование организации)

_____________________________________________________________________________________________________________

(название ведомственного архива)

[1] Наряд - это сброшюрованное дело документов одной категории, сформированное в алфавитном порядке, в хронологической последовательности или в хронологическо-тематической последовательности.