Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Собрании депутатов Пролетарского района



РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

РОСТОВСКАЯ ОБЛАСТЬ

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ

«ПРОЛЕТАРСКИЙ РАЙОН»

СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ

ПРОЛЕТАРСКОГО РАЙОНА

РЕШЕНИЕ № 323

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Собрании депутатов Пролетарского района

Принято Собранием депутатов 24 сентября 2020 года

В целях совершенствования системы документационного обеспечения деятельности Собрания депутатов Пролетарского района, установления единого порядка ведения делопроизводства в Собрании депутатов Пролетарского района:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Собрании депутатов Пролетарского района согласно приложению.

2. Настоящее решение вступает в силу со дня его официального опубликования.

3. Контроль за исполнением решения оставляю за собой.

Председатель Собрания депутатов –

глава Пролетарского района

Т.Н. Минор

г. Пролетарск

24 сентября 2020 года

№ 323

Приложение

к решению Собрания депутатов Пролетарского района

от 24.09.2020 № 323

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в Собрании депутатов Пролетарского района

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Собрании депутатов Пролетарского района (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в Собрании депутатов Пролетарского района (далее – Собрание депутатов).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76, ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Регламентом Собрания депутатов Пролетарского района, утвержденным решением Собрания депутатов Пролетарского района от 25.02.2015 года №210.

1.3. В целях автоматизации делопроизводства в Собрании депутатов применяется система электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее – система «Дело»). Порядок работы с системой «Дело» определяется соответствующей инструкцией для работы пользователей.

1.4. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Внедрение и сопровождение информационных технологий в работе с электронными документами производятся во взаимодействии с министерством информационных технологий и связи Ростовской области.

1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в Собрании депутатов возлагается на председателя Собрания депутатов – главу Пролетарского района.

2. Основные понятия

В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах власти;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа местного самоуправления;

электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков их хранения;

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа местного самоуправления.

3. Состав управленческих документов Собрания депутатов

3.1. Правовой акт Собрания депутатов – официальный документ, фиксирующий принятие правового решения по вопросам исполнения полномочий Собрания депутатов, принятый депутатами Собрания депутатов в пределах их компетенции, документально оформленный, обязательный для исполнения на территории Пролетарского района, имеющий нормативный или ненормативный характер.

Правовыми актами Собрания депутатов являются:

решения Собрания депутатов Пролетарского района;

постановления председателя Собрания депутатов –главы Пролетарского района;

распоряжения председателя Собрания депутатов -главы Пролетарского района.

3.2.Организационные документы – это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами. К организационным документам относятся:

положения;

правила;

инструкции (методические рекомендации);

планы.

3.2.1. Положение, правила, инструкция.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

3.2.2. План.

План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

3.3. Информационно-справочные документы.

Информационно-справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся:

протокол;

служебное письмо;

акт;

докладная, объяснительная и служебная записки;

стенограмма;

отчет и др.

3.3.1. Протокол.

Протокол – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаний.

Протокол составляется на основании записей, произведенных главным специалистом по взаимодействию с Собранием депутатов отдела по правовой, кадровой работе и муниципальной службе Администрации района (далее-главный специалист) во время совещания (заседания), рабочих поездок, официальных визитов, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

3.3.2. Служебные письма.

Служебные письма в Собрании депутатов готовятся как:

ответы на обращения граждан;

сопроводительные письма в связи с обращениями граждан;

ответы на запросы юридических и физических лиц;

инициативные письма.

3.3.3. Акт.

Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

3.3.4. Докладная, объяснительная и служебная записки.

Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка – документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.

Служебная записка (разновидность письма) – форма внутренней переписки.

3.3.5. Стенограмма.

Стенограмма – дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.

3.3.6. Отчет.

Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

4. Документация Собрания депутатов.

Общие правила оформления документации

4.1. Общие правила оформления документов.

4.1.1. При подготовке организационных документов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times №ew Roma№, начертание – обычный, размер шрифта – 14 пт (при оформлении таблиц допускается 12 пт); одинарный межстрочный интервал, выравнивание абзаца по ширине, с отступом первой строки 1,25 см. Для оформления заголовков используется размер шрифта 14 пт.

В документах кавычки оформляются следующим образом: «…».

4.1.2. При оформлении официальных документов устанавливаются следующие размеры полей:

левое –2,5 см;

правое – 1 см;

верхнее – 1 см;

нижнее – 1 см.

4.1.3. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами в правом нижнем углу.

4.2. Требования к составу и оформлению реквизитов документа.

4.2.1. При подготовке и оформлении документов в Собрании депутатов используются следующие реквизиты:

а

герб Пролетарского района

б

наименование представительного органа

в

должность лица, подписавшего документ

г

справочные данные об исполнительно-распорядительном органе

д

подпись должностного лица

е

вид документа

ж

место составления или издания документа

з

адресат

и

дата документа

к

регистрационный номер документа

л

наименование документа

м

текст документа

н

ссылка на исходящий номер и дату документа адресата

о

отметка о наличии приложений

п

гриф согласования документа

р

гриф утверждения документа

с

виза

т

оттиск печати

у

отметка о заверении копии

ф

отметка об исполнителе

х

указания по исполнению документа

ц

отметка о контроле

ч

отметка об исполнении документа

ш

отметка о конфиденциальности

В состав реквизита «Должность лица, подписавшего документ» входит наименование должности лица, подписавшего документ (полное).

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

4.2.2. Справочные данные о Собрании депутатов включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению представительного органа (номера факсов, адрес электронной почты, адрес официального сайта и др.).

4.2.3. Место составления или издания документа (г.Пролетарск) указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование представительного органа» и «справочные данные о представительном органе».

4.2.4. В качестве адресата могут быть органы государственной власти, органы местного самоуправления и их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресации документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже.

При адресации документа должностному лицу наименование должности указывается в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Например:

Председателю садового товарищества «Ручеек» И.А.Иванову

Документ не должен содержать более трех адресатов. Документы направляются только тем адресатам, которые имеют отношение к исполнению документа.

Если письмо адресуется организации, указывается ее наименование, затем почтовый адрес. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной почтовыми правилами.

Например:

ООО «Донэнергосбыт»

Железнодорожная ул., д. 28,

348520, г.Сальск

или

Министерство

строительства, архитектуры

и территориального развития

Ростовской области

заместителю министра

И.А.Иванову

Набережная ул.,32,

г.Ростов-на-Дону, 344000

При адресации документа физическому лицу реквизиты пишутся в следующей последовательности: фамилия, инициалы, название улицы, номер дома, квартиры, название населенного пункта, района, области, почтовый индекс.

Например:

Кирееву И.П.

ул. Садовая, д. 5, г. Новочеркасск, Ростовская область, 344018

4.2.5. Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число месяца, месяц, год, например: 15.09.2012 .

Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 15 сентября 2012 г.

Обязательным является требование единообразия написания дат в одном конкретном документе.

Датой документа является день его подписания. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Документы вступают в силу со дня их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.

При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ обязательно указываются его вид, дата, номер.

Цифровой способ проставления дат используется, как правило, при оформлении служебных писем, справок, заключений, написании поручений, визировании документов.

Датой документа для протокола является день заседания (принятия решения), для акта – день, в котором происходит событие, зафиксированное в документе.

4.2.6. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера.

4.2.7. Наименование документа – краткое содержание (заголовок к тексту) документа может составляться ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 5 строк).

Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.

Заголовок отвечает на вопросы: «о чем?», например: «распоряжение… о создании аттестационной комиссии», «чего?», например: «правила… внутреннего трудового распорядка».

Точка в конце заголовка не ставится.

4.2.8. Текст документа составляется на русском языке, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа («прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов», «предлагаю…»);

3-го лица единственного числа («комиссия по местному самоуправлению Собрания депутатов Пролетарского района не считает возможным…»).

В совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа («слушали», «решили»).

В текстах правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

«Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»;

«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных правовых актов, изданных Собранием депутатов, автором документа указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»;

«В соответствии с Областным законом от 01.08.2011 № 635-ЗС «О Правительстве Ростовской области».

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, собственно текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом 2-го лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. В конце заголовков граф знаки препинания не ставятся. В заголовках строк знаки препинания ставятся только внутри предложения. Подзаголовки граф, если они грамматически согласованы с заголовками, пишутся со строчной буквы.

В таблице после слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.

Цифровые величины, если есть дробные числа, при перечислении разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы. На следующих страницах печатаются только номера граф.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

4.2.9. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресата включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

4.2.10. Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к постановлениям, распоряжениям, решениям.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля.

Например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров.

Например:

Приложения:

1. Справка о подготовке школ к учебному году на 8 л. в 2 экз.

2. Список школ на 3 л. в 2 экз.

Отметка о наличии приложений в правовых актах указывается в тексте, например: согласно приложению № 2 или: (приложение № 2). При наличии одного приложения порядковый номер не ставится. При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. В решениях Собрания депутатов перед цифровыми обозначениями приложений знак «№» не ставится.

Например:

Приложение 3 к решению Собрания депутатов Пролетарского района от 15.08.2012 № 1

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

заключение рабочей группы Собрания депутатов Пролетарского района от 25.04.2002 № 2 и приложения к нему, всего на 21 л.в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и другие документы), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа.

Например:

Приложение УТВЕРЖДЕНО

Приказом Росархива

от 12.08.2012 № 123

4.2.11. Согласование проекта документа с другими должностными лицами оформляются при помощи листа согласования.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

4.2.12. Оттиск печати является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится таким образом, чтобы она захватывала часть слов наименования должностного лица, подписавшего документ, и часть личной подписи должностного лица.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП».

4.2.13. Отметка о заверении копии оформляется на листе копии (выписки из документа) под текстом для свидетельствования верности копии подлиннику документа и включает в себя:

заверительную надпись: «Верно»;

наименование должности лица, заверившего копию;

личную подпись;

расшифровку подписи (инициалы, фамилия);

дату заверения.

Например:

Верно.

Специалист отдела кадров Личная подпись Ю.М. Петренко

Дата.

Если копия документа содержит более одного листа, то листы прошиваются нитками, на обороте последнего листа нитки проклеиваются листом бумаги. Удостоверяющие копию подпись и печать, а также указание количества страниц: «прошито, пронумеровано, скреплено печатью 5(пять) листов» должны заходить на приклеенный лист.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются. Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

Документы заверяются печатью Собрания депутатов Пролетарского района в соответствии с настоящей Инструкцией.

При заверении копий правовых актов возможно использование специальных штампов.

Собрание депутатов выдает копии только тех документов, которые создаются в Собрании депутатов.

5. Особенности работы с электронными документами

5.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе «Дело».

5.2. Подтверждение соответствия распечатанного электронного документа его электронному образу возможно штампом «Подписано электронной цифровой подписью» или визой председателя Собрания депутатов – главы Пролетарского района.

6. Подготовка и оформление правовых актов

6.1. Требования к оформлению проектов правовых актов.

6.1.1. При оформлении проектов правовых актов используются следующие реквизиты:

наименование представительного органа;

должность лица, подписавшего документ;

подпись должностного лица;

вид документа;

место составления или издания документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

отметка об исполнителе (должностное лицо или структурное подразделение, внесшее проект).

6.1.2. Проекты правовых актов должны отвечать следующим требованиям:

быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;

содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного;

содержать указания конкретным исполнителям, реальные сроки исполнения.

Проект правового акта должен содержать также пункт о возложении контроля за исполнением документа на должностных лиц.

Текст правового акта, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей (распорядительной).

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются: наименование вида документа в соответствующем падеже, его дата, номер и заголовок.

Если принимаемый документ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...» или «Отменить…».

6.1.3. Документы, которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом правового акта, прилагаются к данному проекту и являются его частью в виде приложения.

Проекты правовых актов, связанные с выделением бюджетных ассигнований, а также влекущие за собой не предусмотренные на текущий год расходы из бюджета, вносятся с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации.

6.2. В проектах правовых актов употребляются официальные наименования органов и организаций. При первом упоминании по тексту используется полное наименование, в последующих – допускается сокращенное.

6.2.1. При подготовке проектов правовых актов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times №ew Roma№, начертание – обычный, размером 14 пт (при оформлении таблиц допускается 12 пт); одинарный межстрочный интервал; выравнивание абзаца – по ширине с отступом первой строки 1,25 см.

6.2.2. Проект правового акта и приложения к нему имеют общую нумерацию страниц, начиная с первой. Номера страниц располагаются в правом нижнем углу документа.

Дата правового акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 13 пт, оформляется цифровым способом, печатается шрифтом размером 14 пт центрированным способом, проставляется после подписания акта при его регистрации.

Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера, присваиваемого правовому акту при регистрации.

Место издания (г. Пролетарск) печатается после номера и оформляется центрированным способом, печатается шрифтом 14 пт.

6.2.3. Заголовок в краткой форме отражает содержание правового акта.

Заголовок печатается от левой границы текстового поля без отступа с прописной буквы без кавычек, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок может занимать до 6 строк, длина строки не должна превышать 30 знаков.

6.2.4. Текстовая часть проекта отделяется от заголовка 1 – 2 межстрочными интервалами.

Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть – преамбулу и постановляющую (в распоряжении – распорядительную) часть.

Преамбула в проектах постановлений Собрания депутатов завершается словами «ПОСТАНОВЛЯЮ:», напечатанным прописными буквами в отдельной строке по центру полужирным шрифтом.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами через точку или строчными буквами русского алфавита или цифрой со скобкой.

6.2.5. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Слова «Председатель Собрания депутатов - глава Пролетарского района» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия печатаются от правой границы текстового поля:

Председатель Собрания депутатов-

глава Пролетарского района Инициалы, фамилия

6.2.6. В приложениях к проектам правовых актов помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Каждое приложение подписывается председателем Собрания депутатов- главой Пролетарского района или лицом его замещающим.

Параметры полей, формат шрифта и абзацев приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста проекта. В таблицах и схемах допускается использование шрифта меньшего размера.

Каждое приложение к проекту оформляется с новой страницы.

На первой странице приложения печатается слово «Приложение», ниже дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал, располагаются с отступом от левой границы текстового поля (11 см – при книжных параметрах страницы, 19 см – при альбомных) и выравниваются по правому краю. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами с использованием знака «№».

Например:

Приложение № 1 к постановлению к Собранию депутатов Пролетарского района от 15.09.2011 № 2

В проектах решений

Собрания депутатов перед цифровыми обозначениями приложений знак «№» не ставится.

Например:

Приложение 3 к решению Собрания депутатов Пролетарского района от 15.08.2012 № 1

Заголовок к тексту приложения располагается по центру. Первое слово выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.).

Разделы в приложениях нумеруются арабскими цифрами, а подразделы, пункты и подпункты – арабскими цифрами с добавочным номером через точку (например, 1.2; 4.2.11). Нумерация подпунктов, содержащая в номере более трех чисел через точку, не рекомендуется. Названия разделов располагаются по центру, точка в конце не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы или схемы. Заголовки граф таблицы следует писать в единственном числе. В конце заголовка точка не ставится. Подзаголовки граф, если они грамматически согласованы с заголовками, пишутся со строчной буквы. Сокращения в заголовках и подзаголовках не допускаются.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах в заголовках печатаются только номера этих граф.

Заголовки строк пишутся с прописной буквы, знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.

6.2.7. Согласование проекта правового акта оформляется визой, включающей личную подпись, расшифровку подписи и дату на листе согласования к проекту постановления (распоряжения) председателя Собрания депутатов – главы Пролетарского района.

При наличии у лица, визирующего проект, замечания (особого мнения), он делает об этом соответствующую запись на листе согласования. Например, «с замечаниями».

Замечания (особое мнение) по проекту, как правило, излагаются отдельно и прилагаются к проекту правового акта.

6.2.8. Рассылка бумажных и электронных копий документов осуществляется не позднее чем в 3-дневный срок после подписания.

Перечень адресатов, которым в обязательном порядке направляется данный правовой акт, определяет исполнитель, который указывает на листе согласования или в листе рассылки перечень адресатов.

7. Бланки документов

7.1. В Собрании депутатов используются бланки писем, на которых применяются реквизиты в соответствии с подпунктом 4.2.1 Инструкции.

7.2. Документы Собрания депутатов оформляются на бланках, изготавливаемых на белой бумаге формата А4 (210 х 297 мм).

7.3. В целях обеспечения деятельности Собрания депутатов применяются следующие бланки:

бланк постановления председателя Собрания депутатов (приложение №1);

бланк распоряжения председателя Собрания депутатов (приложение № 2);

бланк решения Собрания депутатов (приложение № 3);

бланк письма (приложение № 4);

7.4. Бланки документов, применяемые в Собрании депутатов, должны использоваться строго по назначению.

8. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

8.1. Протокол.

8.1.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.п. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на главного специалиста.

8.1.2. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

8.1.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

председатель или председательствующий;

секретарь;

присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

повестка дня;

перечень рассматриваемых вопросов, перечисленный в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому пункту повестки дня. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ –РЕШИЛИ.

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола. Решение прилагается к протоколу, в тексте делается сноска «решение № _ прилагается». При необходимости приводятся итоги голосования: «За – …», против – …, воздержалось – …»

8.1.4. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно.

8.1.5. Копии решений (выписки из протоколов) при необходимости рассылаются, заинтересованным организациям и должностным лицам.

8.1.6. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, имеют следующие реквизиты:

наименование документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру текстового поля;

заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру текстового поля;

дата и номер протокола печатаются через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом;

место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно проходило не в обычном месте; печатается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита по центру текстового поля или по правому полю (приложение №5).

В повестке дня каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»). Далее указываются должность, фамилия и инициалы докладчика.

Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по обсуждаемому вопросу решение (постановление). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать ответы на следующие вопросы: кому, что сделать и к какому сроку.

Полностью подготовленный протокол подписывается председателем Собрания депутатов – главой Пролетарского района и секретарем (главным специалистом, ведущим протокол). Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Под подписью председателя Собрания депутатов – главы Пролетарского района располагается подпись секретаря (главного специалиста, ведущего протокол).

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей – их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрировано. Ниже указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

8.2. План.

Составляющими пунктами планов могут быть:

наименование (содержание) работы или мероприятия;

исполнитель;

срок исполнения;

отметка об исполнении.

Планы работ или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.

8.3. Акт.

Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей.

Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в соответствующем падеже), его номер и дату.

Дата и место составления, проставляемые в реквизитах акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Заголовок акта начинается с предлога «О» и формулируется с помощью отглагольного существительного, например: «О приеме-передаче материальных ценностей».

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акты подписываются всеми членами комиссии.

8.5. Отчет.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.

Отчет должен иметь подписи составителей.

8.6. Материалы к выступлению председателя Собрания депутатов – главы Пролетарского района.

Текст выступления председателя Собрания депутатов – главы Пролетарского района оформляется шрифтом 14 пт, обычным начертанием (нежирным), с одинарным межстрочным интервалом, на бумаге формата А4.

Текст выступления может быть оформлен в виде тезисов, информационной справки, приветственного и вступительного слова.

Тезисы выступления председателя Собрания депутатов – главы Пролетарского района должны содержать:

вступительную часть (важность и актуальность темы, цели выступления, задачи совещания);

основную часть (анализ существа проблем; оценка эффективности принятых ранее управленческих решений и мероприятий по их реализации; выявленные недостатки и их причины; предложения, направленные на улучшение положения дел в соответствующей сфере; прогноз результата их реализации);

заключительную часть (выводы; прогноз о том, какую пользу принесет предлагаемое решение; первоочередные задачи, которые необходимо выполнить).

Информационные справки для подготовки выступления председателя Собрания депутатов – главы Пролетарского района должны содержать:

точное наименование темы совещания, его цели и задачи;

фактическую (справочную, статистическую, графическую) информацию по существу вопроса, намеченного к рассмотрению;

сравнительный анализ по каждому вопросу, намеченному к рассмотрению;

перечень проблемных вопросов, негативные примеры;

существующие варианты решения проблемных вопросов, позитивные примеры;

предлагаемые варианты решения проблемных вопросов.

Текст приветственного слова для подготовки выступления председателя Собрания депутатов – главы Пролетарского района должен содержать:

вступительную часть (приветствие участникам мероприятия, его полное название, актуальность);

основную часть (историю вопроса, фактическую информацию по теме мероприятия, проблемные и (или) позитивные примеры);

заключительную часть (обращение к участникам мероприятия, указание значимости мероприятия для его участников, пожелания).

Текст вступительного слова для подготовки выступления председателя Собрания депутатов – главы Пролетарского района должен содержать:

краткую характеристику проблем (достижений);

краткий перечень задач, которые будут поставлены;

обращение к участникам совещания о необходимости реализации первоочередных задач.

9. Применение, изготовление и хранение печатей и штампов

9.1. Порядок применения печатей и штампов.

9.1.1. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать.

9.1.2. Применение гербовых печатей.

В Собрании депутатов применяется гербовая печать:

«Собрание депутатов Пролетарского района» – ставится на банковских документах, договорах, соглашениях, правовых актах и других документах, подписанных председателем Собрания депутатов – главой Пролетарского района,

9.2. В Собрании депутатов печать хранится в сейфе.

Ответственность за сохранение печатей и штампов возлагается на председателя Собрания депутатов – главу Пролетарского.

9.2.1. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы уничтожаются по акту. Для уничтожения пришедших в негодность и аннулированных печатей и штампов в Собрании депутатов создается комиссия.

10. Организация документооборота и исполнения документов

10.1. Общие правила организации документооборота.

10.1.1. Движение документов в Собрании депутатов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив образует документооборот.

10.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Собрании депутатов, регламентируются настоящей Инструкцией.

10.2. Прием, регистрация, отправка документов.

10.2.1. Прием, регистрация поступающей корреспонденции производится главным специалистом.

Допустимо проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

При приеме корреспонденции проверяются правильность ее адресации и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений).

10.2.2. Документы, подлежащие отправке, содержат следующие реквизиты: регистрационный номер, дату, полное название организации с юридическим адресом. Отправка документов регистрируется в журнале регистрации отправляемой корреспонденции.

На документах, поступивших до 16.00 час. текущего дня, проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления, на поступивших после 16.00 час. – регистрационный номер с датой следующего рабочего дня.

10.2.3. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «Лично», вскрываются.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или даты отправки и получения документов.

Конверты с грифом «Лично» регистрируются и передаются по назначению. Письменные обращения граждан, письма депутатов Собрания депутатов Пролетарского района или письма других организаций, касающиеся вопросов обращений граждан, регистрируются в журнале регистрации обращений граждан и проходят процедуру рассмотрения, в соответствии с Порядком рассмотрения обращений граждан в Собрании депутатов Пролетарского района.

10.2.4. Регистрация документов производится в журнале регистрации поступающей корреспонденции.

10.2.5. При регистрации входящих документов одинакового содержания, но направленных нескольким адресатам, им присваивается один номер.  10.2.6. После регистрации документы передаются председателю Собрания депутатов – главе Пролетарского района. Главный специалист получает документы с резолюциями для передачи исполнителям.

10.2.7. Контроль сроков исполнения документов осуществляется главным специалистом.

10.2.8. Сроки рассмотрения обращений граждан установлены Порядком рассмотрения обращений граждан, поступающих в Собрание депутатов, утвержденным решением Собрания депутатов Пролетарского района от 27.08.2020 года №322.

10.2.9. Исходящие документы, документы внутренней переписки печатаются в 2 экземплярах, 2-й из которых после подписания и регистрации хранится в Собрании депутатов в соответствии с номенклатурой дел.

10.3. Законченные делопроизводством дела остаются в Собрании депутатов для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном Инструкцией, сдаются в архивный отдел Администрации района.

10.4. Архивным отделом Администрации района осуществляются:

сохранность документов, справочная работа по переданным на хранение документам;

выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с законодательством об архивном деле.

11. Учет объема документооборота

11.1. Учет объема документооборота за определенный период времени ведется главным специалистом.

11.2. За единицу учета объема документооборота принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Поступившие и созданные документы подсчитываются отдельно.

12. Организация документооборота в делопроизводстве

12.1 Организация документооборота в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в архивный отдел Администрации района. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

12.1. Составление номенклатуры дел.

12.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве Собрания депутатов, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

12.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией.

12.1.3. Номенклатура дел Собрания депутатов в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года .

12.1.4. Номенклатура дел печатается в количестве трех экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Собрания депутатов. Второй экземпляр используется в качестве рабочего. Третий применяется в архивном отделе Администрации района.

12.1.5. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения Собрания депутатов и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы); автор документа; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел, или другой, согласованный с архивным отделом Администрации района, срок хранения.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дела, о переходящем деле (например, переходящее с 2000 года).

12.1.6. Если в течение года в Собрании депутатов возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел.

12.1.7. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

13. Формирование и оформление дел.

13.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

13.1.1. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке.

13.1.2. Контроль за правильным формированием дел осуществляется главным специалистом.

13.1.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

13.1.4. Документы постоянного срока хранения подлежат оформлению в дела по окончании года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Номера страниц дела проставляются на листах карандашом в правом верхнем углу.

Оформление документов в дела проводится главным специалистом.

13.1.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела, нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 6); подшивку и переплет дела.

13.1.6.Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: «Собрание депутатов Пролетарского района» – указывается полностью в именительном падеже; «индекс дела» – проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Собрания депутатов; «заголовок дела» переносится из номенклатуры дел Собрания депутатов, согласованной со специалистом архивного отдела Администрации района; «дата дела» – указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому (части) отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих архивных документов, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

13.1.7. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе с содержанием сведений о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

13.1.8. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

13.2. Организация оперативного хранения документов.

13.2.1. С момента заведения и до передачи в архивный отдел Администрации района дела хранятся по месту их формирования.

13.2.2. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

14. Порядок подготовки и передачи документов на хранение в архив

14.1. Документы Собрания депутатов являются его собственностью и подлежат обязательной передаче на государственное хранение в архивный отдел Администрации района.

14.1.1. Отбор документов проводится на основании перечня документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел.

При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию двойные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временным сроком хранения.

14.1.2. Далее составляется опись дел. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

в описи за несколько лет дела имеют общую нумерацию;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом первом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

14.1.3. Описи дел постоянного хранения составляются по установленной форме и передаются в архивный отдел Администрации района.

14.1.4. В архивный отдел Администрации района передаются дела с исполненными документами постоянного срока хранения. Их передача производится только по описям дел.

14.1.3. В период подготовки дел к передаче в архивный отдел Администрации района сотрудником архивного отдела Администрации района предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Собрания депутатов.

14.1.4. Прием каждого дела производится сотрудником архивного отдела Администрации района.

15. Рассмотрение обращений граждан

В Собрании депутатов учет и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется главным специалистом в соответствии с Порядком рассмотрения обращений граждан в Собрании депутатов Пролетарского района, утвержденным решением Собрания депутатов от 27.08.2020 года №322 «Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан в Собрании депутатов Пролетарского района».

Председатель Собрания депутатов –

глава Пролетарского района

Т.Н. Минор

Приложение № 1

к Инструкции по делопроизводству в Собрании депутатов

Пролетарского района

ОБРАЗЕЦ

постановления Собрания депутатов Пролетарского района

Собрание депутатов

ПРОЛЕТАРСКОГО РАЙОНА

РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

00.00.0000 №00 г.Пролетарск

(заголовок (о чем?)

(преамбула)

ПОСТАНОВЛЯЮ:

(постановляющая часть)

1. ________________________________________________________________________

2. ________________________________________________________________________

3. ________________________________________________________________________

Председатель Собрания депутатов-

глава Пролетарского района Личная подпись инициалы, фамилия

постановление вносит

____________________

____________________

Приложение № 2

к Инструкции по делопроизводству в Собрании депутатов

Пролетарского района

ОБРАЗЕЦ

распоряжения Собрания депутатов Пролетарского района

Собрание депутатов

ПРОЛЕТАРСКОГО РАЙОНА

РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

00.00.0000 №00 г.Пролетарск

(заголовок (о чем?)

(преамбула)

(распорядительная часть)

1. ______________________________________________________________________

2. ______________________________________________________________________

3. ______________________________________________________________________

Председатель Собрания депутатов-

глава Пролетарского района Личная подпись инициалы, фамилия

распоряжение вносит

____________________

____________________

Приложение № 3

к Инструкции по делопроизводству в Собрании депутатов

Пролетарского района

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

РОСТОВСКАЯ ОБЛАСТЬ

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ

«ПРОЛЕТАРСКИЙ РАЙОН»

СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ ПРОЛЕТАРСКОГО РАЙОНА

РЕШЕНИЕ

(заголовок (О чем)

Принято

Собранием депутатов 00.00.0000

Преамбула:

Собрание депутатов решило:

1. ____________________________________________________.

2. ____________________________________________________.

3. ____________________________________________________.

Председатель Собрания депутатов-

глава Пролетарского района Личная подпись инициалы, фамилия

г. Пролетарск

№ _____

от ______

Приложение № 4

к Инструкции по делопроизводству в Собрании депутатов

Пролетарского района

ОБРАЗЕЦ

оформления письма на бланке

Изображение герба Пролетарского района

Российская Федерация

Собрание депутатов

Пролетарского района

Ростовской области

Министру

труда и социального развития

Ростовской области

ул. Пионерская,120

г.Пролетарск, 347540

телефон:(886374) 9-90-00

E-mail:proladm@do№la№d.ru

________ № ________

на № ____ от ________

Уважаемый _______________________________!

(имя, отчество)

(Текст письма)

_______________________________________________________________________________________________________________________________

Приложение: расчет затрат на 2 л. в 3 экз.

Председатель Собрания депутатов-

глава Пролетарского района Личная подпись Инициалы, фамилия

Фамилия имя отчество

8(86374)00-0-00

Приложение № 5

к Инструкции по делопроизводству в Собрании депутатов Пролетарского района

ОБРАЗЕЦ

оформления протокола

ПРОТОКОЛ

заседания комиссии по…_________________________________________________

________________________ № _____  (дата заседания)

___________________________________

(место издания)

Председатель

–

Смирнов С.С.

Секретарь

–

Антонова М.И.

Присутствовали:

30 человек (список прилагается)

(если до 15 человек, то в протоколе указываются фамилии с инициалами в алфавитном порядке через запятую).

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.

О порядке подготовки к конференции.

Доклад начальника отдела…

2.

О…

Доклад заместителя руководителя…

1. СЛУШАЛИ:

Соколову А.И. – текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Иванов М.И. – краткая запись выступления (от третьего лица).

РЕШИЛИ:

1.1. Одобрить...

1.2. ...

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Председатель Личная подпись Инициалы, фамилия

Секретарь Личная подпись Инициалы, фамилия

Приложение № 6

к Инструкции по делопроизводству в Собрании депутатов

Пролетарского района

ФОРМА

листа-заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ дела № _________

В дело подшито и пронумеровано ___________________________ листов.  (цифрами и прописью)  В том числе: литерные листы ___________________________________________ пропущенные номера __________________________ + листов внутренней описи.

Наименование должности  лица, составляющего  заверительную надпись

Личная подпись ___________ Инициалы, фамилия

Внес в регистр МкртчянГМ