Об утверждении Положения об архиве и постоянно действующей экспертной комиссии Администрации Матвеево-Курганского района Ростовской области



ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ

АДМИНИСТРАЦИЯ

МАТВЕЕВО-КУРГАНСКОГО РАЙОНА

РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

05 августа 2020 г.                                                                                                                              № 322

п. Матвеев Курган

Об утверждении Положения об архиве и постоянно действующей экспертной комиссии Администрации Матвеево-Курганского района Ростовской области

В соответствии с частью 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 №293 «Вопросы Федерального архивного агентства», на основе примерных положений об архиве и экспертной комиссии организаций, утвержденных приказами Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42 и № 43:

Утвердить Положение об архиве Администрации Матвеево-Курганского района Ростовской области согласно приложению № 1.

Утвердить Положение об экспертной комиссии Администрации Матвеево-Курганского района Ростовской области согласно приложению № 2.

Утвердить состав постоянно действующей экспертной комиссии Администрации Матвеево-Курганского района Ростовской области для организации и проведения работ по экспертизе ценности документов и подготовке их к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив Администрации Матвеево-Курганского района, отбора документов временного срока хранения к уничтожению согласно приложению № 3.

Назначить ответственным за ведение делопроизводства и архива Администрации Матвеево-Курганского района специалиста первой категории общего отдела Администрации Матвеево-Курганского района Фесенко Татьяну Николаевну.

Отменить распоряжение Администрации Матвеево-Курганского района от 20.05.2020 № 194 «Об утверждении Положения об архиве и постоянно действующей экспертной комиссии Администрации Матвеево-Курганского района Ростовской области».

6. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя главы Администрации Матвеево-Курганского района Мельниченко Н.Б.

Глава Администрации

Матвеево-Курганского района

А.А. Рудковский

Приложение №1

к распоряжению

Администрации

Матвеево-Курганского

района

от 05.08.2020 № 322

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ

Администрации Матвеево-Курганского района Ростовской области

(далее – Архив)

1. Общие положения

1.1. Положение об архиве (далее – Положение) Администрации Матвеево-Курганского района Ростовской области (далее – Администрация района) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации,2016, №26, ст.4034) на основе примерного положения об Архиве организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №42.

1.2. Работу Архива Администрации района обеспечивает общий отдел Администрации Матвеево-Курганского района, который осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Собрания депутатов Матвеево-Курганского района и Администрации района, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив Администрации Матвеево-Курганского района (далее - Архив района), источником комплектования которого выступает Администрация Матвеево-Курганского района Ростовской области.

1.3. Положение, разработанное Администрацией района, подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве.

Настоящее Положение согласовывается Архивом района, а затем утверждается распоряжением Администрации Матвеево-Курганского района.

1.4. Архив в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Областным законом Ростовской области от 28.06.2017 №1164-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области», законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами государственного органа.

2. Состав документов Архива

Архив хранит:

2.1 Документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Собрания депутатов Матвеево-Курганского района и Администрации Матвеево-Курганского района.

2.2. Документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда организаций – предшественников.

2.3. Справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива.

2.4. Фонд пользования (архива).

3. Задачи Архива

К задачам Архива относятся:

3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой 2 настоящего Положения.

3.2. Комплектование Архива документами, образовавшимися в деятельности Собрания депутатов Матвеево-Курганского района и Администрации Матвеево-Курганского района.

3.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве.

3.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве.

3.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив района.

3.6. Методическое руководство, контроль над формированием и оформлением дел Собрания депутатов Матвеево-Курганского района и Администрации Матвеево-Курганского района и своевременной передачей их в Архив района.

4. Функции Архива

Архив осуществляет следующие функции:

4.1 Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Собрания депутатов Матвеево-Курганского района и Администрации Матвеево-Курганского района.

4.2 Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве.

4.3 Представляет в Архив района учетные сведения об объеме и составе хранящихся в Архиве документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.4 Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Собрания депутатов Матвеево-Курганского района и Администрации Матвеево-Курганского района.

4.5 Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Администрации района описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Ростовской области (далее – ЭПК комитета) описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК комитета описи дел по личному составу;

г) на согласование муниципальным архивом района акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение главе Администрации района описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК комитета, муниципальным архивом района;

4.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив района.

4.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве.

4.9. Организует информирование руководства и работников Администрации района о составе и содержании документов Архива.

4.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

4.11. Организует выдачу документов и дел для работы во временное пользование.

4.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

4.13. Ведет учет использования документов Архива.

4.14. Создает фонд пользования Архива и организует его использование.

4.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива.

4.16. Участвует в разработке документов Собрания депутатов Матвеево-Курганского района и Администрации Матвеево-Курганского района по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.17. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства Собрания депутатов Матвеево-Курганского района и Администрации Матвеево-Курганского района в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) специалистам и работникам Администрации района в подготовке документов к передаче в Архив.

5. Права Архива

Архив имеет право:

5.1. Представлять Главе Администрации района предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве.

5.2. Запрашивать у специалистов и работников Администрации района сведения, необходимые для работы Архива.

5.3. Давать рекомендации специалистам и работникам Администрации района по вопросам, относящимся к компетенции Архива.

5.4. Информировать специалистов и работников о необходимости передачи документов в Архив.

5.5. Принимать участие в заседаниях ЭПК комитета.

Заместитель главы

Администрации района

Н.Б. Мельниченко

Приложение №2

к распоряжению

Администрации

Матвеево-Курганского

района

от 05.08.2020 № 322

ПОЛОЖЕНИЕ

об экспертной комиссии

1. Общие положения

1.1. Положение об экспертной комиссии (далее – Положение) Администрации Матвеево-Курганского района Ростовской области (далее – Администрация района) разработано в соответствии с подпунктом 9 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст.4034), на основе примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 43.

1.2. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) Администрации района создана в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности организации.

1.3. ЭК является совещательным органом при главе Администрации, создается распоряжением Администрации района и действует на основании настоящего Положения, разработанного на основе Примерного положения, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 № 42 и зарегистрированного в Минюсте России 15.08.2018, регистрационный № 51895.

Администрация Матвеево-Курганского района Ростовской области как источник комплектования муниципального архива Администрации Матвеево-Курганского района (далее – Архив района) согласовывает настоящее Положение с Архивом района.

1.4. Персональный состав ЭК определяется распоряжением Администрации района.

В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии - ответственный за делопроизводство и архив; члены комиссии работники Администрации района. Председателем ЭК назначается глава или заместитель главы Администрации района.

1.5. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Областным законом Ростовской области от 28.06.2017 № 1164-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области», законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела, локальными нормативными актами государственного органа.

2. Функции экспертной комиссии

Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

2.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности Собрания депутатов Матвеево-Курганского района и Администрации Матвеево-Курганского района, для хранения и уничтожения;

2.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:

а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;

б) описей дел по личному составу;

в) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

г) номенклатур дел Собрания депутатов Матвеево-Курганского района и Администрации Матвеево-Курганского района;

д) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

е) актов об утрате документов;

ж) актов о неисправимом повреждении архивных документов;

з) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве;

и) проектов локальных нормативных актов и методических документов организации по делопроизводству и архивному делу.

2.3. Обеспечивает совместно с муниципальным архивом Администрации Матвеево-Курганского района (далее – Архив района), осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов представление на утверждение экспертно-проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Ростовской области (далее – ЭПК комитета) согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.

2.4. Обеспечивает совместно с Архивом предоставление на согласование ЭПК комитета или Архива района, в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу, номенклатуры дел Собрания депутатов Матвеево-Курганского района и Администрации Матвеево-Курганского района.

2.5. Обеспечивает совместно с Архивом предоставление на согласование Архивом района актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

2.6. Совместно с Архивом района, специалистами по делопроизводству и по кадрам организует для работников Администрации района консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.

3. Права экспертной комиссии

ЭК имеет право:

3.1. Давать рекомендации специалистам и работникам Администрации района по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в Архив.

3.2. Запрашивать у руководителей структурных подразделений Администрации района:

а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

3.3. Заслушивать на своих заседаниях специалистов и работников структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в Архив, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

3.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций.

3.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

3.6. Информировать руководство Администрации района по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.

4. Организация работы экспертной комиссии

4.1. ЭК взаимодействует с ЭПК комитета, а также с Архивом района.

4.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания ЭК протоколируются.

4.3. Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

4.4. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.

Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

4.5. Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.

Заместитель главы

Администрации района

Н.Б. Мельниченко

Приложение №3

к распоряжению

Администрации

Матвеево-Курганского

района

от 05.08.2020 № 322

СОСТАВ

постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК)

Администрации Матвеево-Курганского района Ростовской области

1.

Мельниченко

Наталья Борисовна

- заместитель главы Администрации Матвеево-Курганского района Ростовской области, председатель комиссии

2.

Фесенко

Татьяна Николаевна

- специалист первой категории общего отдела Администрации Матвеево-Курганского района, секретарь комиссии, ответственный за делопроизводство и архив Администрации

Члены комиссии:

3.

Брилев

Дмитрий Сергеевич

- ведущий специалист общего отдела Администрации Матвеево-Курганского района

4.

Дышловая

Людмила Петровна

- начальник отдела финансового обеспечения и бухгалтерского учета Администрации Матвеево-Курганского района

5.

Соболевская

Наталия Анатольевна

- начальник общего отдела Администрации Матвеево-Курганского района

Заместитель главы

Администрации района

Н.Б. Мельниченко

Внес в регистр МкртчянГМ

1