Об утверждении административного регламента исполнения департаментом образования и науки Тюменской области государственной функции «Организация приема граждан, рассмотрение устных и письменных обра...



Департамент образования и науки Тюменской области

Департамент образования и науки Тюменской области

ПРИКАЗ

26.12.2008 № 1939/ОД

Об утверждении административного регламента исполнения департамен­том образования и науки Тюменской области государственной функции «Организация приема граждан, рас­смотрение устных и письменных об­ращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов зая­вителям в установленный законода­тельством Российской Федерации срок»

Признан утратившим силу приказом департамента образования и науки Тюменской области от 03.02.2012 № 27/од

В редакции приказа Департамента образования и науки Тюменской области

От 10.07.2009 № 1186/ОД (НГР:ru72000200900738)

В соответствии с распоряжением Правительства Тюменской области от 15.10.2007 № 1000-рп «Об утверждении административных регламентов ис­полнения государственных функций и административных регламентов предос­тавления государственных услуг», Положением о департаменте образования и науки Тюменской области, утвержденного постановлением Правительства Тюменской области от 30.05.2005 № 55-п,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить административный регламент исполнения департаментом образования и науки Тюменской области государственной функции «Органи­зация приема граждан, рассмотрение устных и письменных обращений граж­дан, принятие по ним решений и направление ответов заявителям в установ­ленный законодательством Российской Федерации срок» согласно приложе­нию.

Управлению делами направить настоящий приказ в комиссию по про­ведению административной реформы в Тюменской области.

Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор                                                                                                                                   И.Н. Лысакова

              Приложение к приказу

от 26 декабря 2008 №1939/ОД

Административный регламент

исполнения департаментом образования и науки Тюменской области государственной функции «Организация приема граждан, рассмотрение устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок»

I. Общие положения

1.1. Административный регламент рассмотрения письменных и устных обращений граждан в департаменте образования и науки Тюменской области (далее – административный регламент) разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности исполнения государственной функции  по рассмотрению письменных и устных обращений граждан, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по рассмотрению письменных и устных обращений граждан.  Наименование государственной функции – «Организация приема граждан, рассмотрение устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок» (далее - государственная функция).

1.2. Государственная функция исполняется департаментом образования и науки Тюменской области (далее – департамент).

1.3. Рассмотрение обращений граждан осуществляется директором департамента, первыми заместителями директора, заместителями директора департамента, а также государственными гражданскими служащими департамента.

1.4. Обращения граждан рассматриваются  по вопросам, входящим в компетенцию департамента.

1.5. При рассмотрении обращений государственные гражданские служащие департамента взаимодействуют  с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти Тюменской области, органами местного самоуправления, организациями всех форм собственности и др.

1.6. Процедуры взаимодействия определяются Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и настоящим Административным регламентом.

1.7. Департамент расположен по адресу: 625000, г. Тюмень, ул. Володарского, 49.

Ежедневный график работы департамента с 8.45 до 18.00 часов, кроме выходных, нерабочих праздничных дней, в пятницу с 9.00 до 17.00. В день, предшествующий нерабочему праздничному дню, рабочее время сокращается на один час.

Перерыв на обед с 13.00 до 14.00 часов.

Адрес электронной почты департамента: vip@depon.tyumen.ru

Телефон для направления обращений факсимильной связью – 8(3452) 25-74-68, 25-74-98.

1.8. Нормативные правовые акты, регулирующие исполнение государственной функции:

Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 // Российская газета. № 237. 25.12.1993;

Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. № 31. Ст. 3215;

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. № 19. Ст. 2060;

Закон Российской Федерации от 27.04.1993 № 4866-1 «Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан» // Российская газета. № 89. 12.05.1993;

Постановление Правительства Российской Федерации от 12.02.2003 № 98 «Об обеспечении доступа к информации о деятельности Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2003. № 7. Ст. 658;

Устав Тюменской области от 30.06.1995 № 6 // Тюменские известия. № 133. 15.07.1995.

1.9. Результатами рассмотрения поступившего в департамент обращения являются:

- ответы на поставленные в обращении вопросы;

- уведомление о переадресовании обращения в соответствующие органы или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

Процедура рассмотрения обращения завершается путем направления гражданину результата рассмотрения обращения в письменной форме.

1.10. Заявителями при исполнении государственной функции выступают:

- физические лица, указавшие Ф.И.О., почтовый адрес для направления ответа;

- физические, а также юридические лица, представляющие интересы  заявителей, при наличии доверенности от гражданина, чьи интересы представляются и  документа, удостоверяющего личность обратившегося.

II. Требования к порядку исполнения  государственной функции

Порядок информирования о правилах

исполнения государственной функции

2.1. Для получения информации о порядке исполнения государственной функции граждане обращаются:

лично в управление делами департамента,

по телефону в  отделы департамента,

в письменной форме (почтой, электронной почтой, факсимильной связью) в департамент.

2.2. Если информация о выполнении государственной функции, полученная в отделе департамента, не удовлетворяет граждан, они могут обратиться к директору департамента, заместителям директора департамента.

Если информация о выполнении государственной функции, полученная в департаменте, не удовлетворяет граждан, они могут обратиться в  Правительство  Тюменской области.

2.3. Основными требованиями к информированию граждан о порядке исполнения государственной функции являются:

достоверность предоставляемой информации;

четкость в изложении информации;

полнота информирования;

своевременность информирования.

2.4. Информирование граждан о порядке исполнения государственной функции осуществляется в виде:

индивидуального информирования;

публичного информирования.

Информирование проводится в форме:

устного информирования;

письменного информирования.

2.5. Индивидуальное устное информирование о порядке исполнения государственной функции обеспечивается государственными гражданскими служащими отделов департамента, осуществляющими исполнение государственной функции (далее - должностные лица):

лично;

по телефону.

2.6. При ответе на телефонные звонки должностное лицо, сняв трубку, должно назвать фамилию, имя, отчество, занимаемую должность и наименование структурного подразделения департамента; предложить гражданину представиться и изложить суть вопроса.

2.7. Должностные лица при общении с гражданами (по телефону или лично) должны корректно и внимательно относиться к гражданам, не унижая их чести и достоинства. Устное информирование о порядке исполнения государственной функции должно проводиться с использованием официально-делового стиля речи.

2.8. Во время разговора необходимо произносить слова четко, избегать «параллельных разговоров» с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат. В конце устного информирования о порядке исполнения государственной функции должностное лицо, осуществляющее информирование, должно кратко подвести итоги и перечислить меры, которые надо принять (кто именно, когда и что должен сделать).

2.9. Должностные лица, осуществляющие устное информирование о порядке исполнения государственной функции не вправе осуществлять консультирование граждан, выходящее за рамки стандартных процедур и условий исполнения государственной функции и прямо или косвенно влияющее на индивидуальные решения граждан.

2.10. Должностное лицо, осуществляющее индивидуальное устное информирование о порядке исполнения государственной функции, должно принять все необходимые меры для полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением других должностных лиц; может предложить гражданину обратиться за необходимой информацией о порядке исполнения государственной функции в письменной форме либо назначить другое удобное для него время для устного информирования о порядке исполнения государственной функции.

2.11. Индивидуальное письменное информирование о порядке исполнения государственной функции при обращении граждан в  департамент осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением, а также электронной почтой или по факсу.

2.12. При коллективном обращении граждан в департамент письменное информирование о порядке исполнения государственной функции осуществляется путем направления ответа почтовым отправлением в адрес гражданина, указанного в обращении первым, если не указан иной адрес.

2.13. Публичное информирование граждан о порядке исполнения государственной функции осуществляется посредством привлечения средств массовой информации (далее - СМИ), радио, телевидения, а также путем размещения информации на   информационном стенде департамента.

2.14. Информация, размещаемая на информационном стенде, должна содержать дату размещения, подпись директора департамента.

2.15. На стенде размещается следующая обязательная информация:

режим работы  департамента;

графики личного приема граждан  должностными лицами;

номера кабинетов, где осуществляются прием письменных обращений граждан и устное информирование граждан; фамилии, имена, отчества и должности лиц, осуществляющих прием письменных обращений граждан и устное информирование граждан.

2.16. Публичное устное информирование в связи с рассмотрением обращений граждан в департаменте осуществляется посредством привлечения радио и телевидения.

2.17. График личного приема граждан в департаменте размещается на официальном портале органов государственной власти в разделе «Образование».

2.18. Публичное письменное информирование в связи с рассмотрением обращений граждан в  департамент осуществляется путем публикации информационных материалов в СМИ, размещения их на информационном стенде.

2.19. Публикация информационных материалов в СМИ регионального уровня осуществляется  департаментом путем  направления  готовых материалов для местных СМИ.

2.20. Сотрудник управления делами консультируют граждан по вопросам:

- требования к оформлению обращения;

- получения и регистрации обращения;

- порядка и сроков рассмотрения обращения;

- переадресации обращения;

- направления ответа;

- продления сроков рассмотрения обращения с указанием

оснований для этого;

- порядка обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения государственной функции.

              2.21. Заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

             

Сроки исполнения государственной функции

2.22. Общий срок рассмотрения письменных обращений граждан в департаменте не должен превышать 30 дней со дня регистрации письменного обращения в управлении делами департамента.

2.23. Директор, заместитель директора департамента могут установить сокращенные сроки рассмотрения обращений граждан.

2.24. В случае если для исполнения поручения необходимо проведение выездной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие иных мер, срок исполнения поручения может быть продлен директором, заместителем директора департамента, но не более, чем на 30 дней, с уведомлением об этом заявителя.

2.25. Если обращение написано на иностранном языке или точечно-рельефным шрифтом слепых, срок рассмотрения обращения  увеличивается на время, необходимое для перевода,  но не более, чем на 30 дней, с уведомлением об этом заявителя.

2.26. По желанию заявителя ответ на обращение может быть предоставлен ему в управлении делами департамента (каб. № 209).

Основания для отказа в

исполнении государственной функции

2.27. Основаниями для отказа в исполнении государственной функции являются:

22.7.1. В обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ (исключения составляют обращения, содержащие информацию о подготавливаемом, совершаемом  или совершенном противоправном  деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившим).

2.27.2. В обращении содержатся  вопросы, являющиеся предметом рассмотрения в судебных органах или излагаются вопросы, по которым имеются вступившие в законную силу судебные решения.  В последнем случае гражданину возвращается обращение с разъяснением порядка обжалования судебного решения.

2.27.3. В обращении граждан содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.

2.27.4. Текст письменного обращения не поддается прочтению.

2.27.5. В обращении  содержится вопрос,  на который гражданину многократно (не менее двух раз) направлялись департаментом письменные ответы по существу, при этом в очередном обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства.

2.27.6. Ответ по существу поставленного  в обращении  вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих  государственную, врачебную или иную  охраняемую федеральным законом тайну.

2.27.7. От гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения.

Основания для приостановления

исполнения государственной функции

2.28. Основаниями для приостановления исполнения государственной функции являются:

- недостаточная информация от заявителя;

- недостающие документы;

- смена места жительства заявителя в период подготовки ответа.

В этом случае должностное лицо, ответственное за рассмотрение обращения, направляет за подписью директора департамента просьбу о предоставлении требуемой информации.

Требования к местам исполнения государственной функции

2.29. Фасад здания оборудуется вывеской с наименованием органа исполнительной власти, вход оборудуется крыльцом.

2.30. В здании в месте, удобном для всеобщего ознакомления, размещается информационный стенд с информацией о графике работы департамента, о графике личного приема граждан директором, заместителями директора департамента.

2.31. Места для ожидания приема граждан оборудуются местами для сидения: стулья, скамьи. Количество мест для ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможности размещения в помещении.

Перечень необходимых для исполнения государственной функции документов, требуемых от заявителя, способы их получения заявителями и порядок их направления

2.32. Гражданин в обращении в обязательном порядке должен указать наименование государственного органа, в которое направляет письменное обращение, фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление  о переадресации обращения, поставить личную подпись и дату.

2.33. В письме гражданином четко, логично, разборчиво излагается суть предложения, заявления или жалобы.

2.34. При необходимости к обращению прилагаются документы и материалы либо их копии.

2.35. Обращение, направленное гражданином по электронной почте, должно соответствовать вышеуказанным требованиям.

2.36. Электронные обращения и обращения, поступившие факсимиль­ной связью, рассматриваются как письменные обращения. Ответы по ним на­правляются по почтовому адресу.

(в ред. От 10.07.2009 № 1186/ОД (НГР:ru72000200900738)

2.37. Вопросы граждан, поступившие во время телепередач («Прямой эфир», «Час  с Губернатором» и др.)  по вопросам, касающимся отрасли образования, рассматриваются в департаменте  как письменные обращения.

2.38. Граждане передают для рассмотрения письменные обращения:

- лично в управление делами департамента.

Граждане направляют для рассмотрения письменные обращения:

- почтовым отправлением в адрес  департамента;

- в адрес электронной почты  департамента;

- по аппарату факсимильной связи, указанному департаментом.

2.39. Ответы на устные обращения граждан предоставляются по телефону и в ходе личного приема должностным лицом департамента.

Должностное лицо департамента  в целях рассмотрения устного обращения гражданина должно принять все необходимые меры для полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением других должностных лиц.

Должностные лица (по телефону или лично) должны корректно и внимательно относиться к гражданам, не унижая их чести и достоинства.

Если должностное лицо не может ответить на вопрос самостоятельно, а также в целях установления обоснованности доводов автора обращения и принятия мер по восстановлению или защите нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина ему может быть предложено обратиться письменно либо назначить другое удобное для него время для ответа на его устное обращение.

2.40. Ответы обращения граждан направляются в письменной форме.

2.41. В случае поступления коллективного письменного обращения граждан ответ на обращение направляется в адрес гражданина, указанного в обращении первым, если в обращении не указан иной адресат для ответа.

2.42. Ответы на письменные обращения оформляются в соответствии с требованиями, установленными ГОСТ Р 6.30-2003, и должны содержать в том числе: дату документа, регистрационный номер документа, фамилию и инициалы гражданина, его почтовый адрес, текст документа (ответы на поставленные вопросы), наименование должности лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилию и подпись; фамилию, инициалы и номер телефона исполнителя документа.

Требования к исполнению государственной функций

на бесплатной основе

2.43. Исполнение государственной функции департаментом осуществляется бесплатно.

III. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при исполнении государственной функции в части работы с письменными обращениями граждан

3.1.1. Прием, первичная обработка и регистрация обращения.

3.1.1.1. Основанием для начала исполнения государственной функции является поступление обращения гражданина в департамент.

3.1.1.2. Письменное обращение может поступить в Департамент одним из следующих способов:

- почтовым отправлением;

- посредством факсимильной связи;

- фельдъегерской связью;

- по электронной почте;

- с использованием иных средств связи;

- при личном обращении в департамент.

3.1.1.3. Первичная обработка и регистрация обращений граждан (проверка правильности адресования корреспонденции, чтение, определение содержания вопросов обращения, присвоение регистрационного номера, проверка истории обращения гражданина) сотрудниками управления делами, в системе электронного документооборота в течение 2 дней с даты их поступления.

3.1.1.4. На обращениях граждан, в правом нижнем углу первой страницы или на любом свободном от текста месте, проставляется штамп, в котором указывается входящий номер и дата регистрации.

3.1.1.5. Регистрационный номер обращения состоит из порядкового номера в пределах календарного года, дополненного литерой «г».

3.1.1.6. Если обращение подписано двумя и более авторами, то обращение считается коллективным.

3.1.1.7. Обращение проверяется на повторность. Повторным считается обращение от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством срок исполнения или когда заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Если обращение повторное – в правом верхнем углу обложки ставится отметка «повторное» и к нему прилагаются все материалы прежних обращений.

Не считаются повторными обращения одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные – по одному и тому же вопросу, в которых не приводятся новые доводы или обстоятельства и по которому автору даны исчерпывающие ответы.

3.1.1.8. Не подлежат рассмотрению обращения, в которых не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

3.1.1.9. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

3.1.1.10. Обращения, соответствующие предъявляемым к ним требованиям и прошедшие регистрацию в течение 1 рабочего дня направляются помощнику директора для подготовки проекта резолюции по рассмотрению обращения.

3.1.1.11. Помощник директора департамента рассматривает поступившее обращение в течение 3 рабочих дней готовит проект резолюции о рассмотрению обращения (в том числе предложение о постановке обращения на контроль, поручение о рассмотрении обращения с выездом на место либо комиссионного рассмотрения вопроса с привлечением специалистов различных отраслей) и передает директору департамента.

3.1.1.12. Результатом административного действия является регистрация обращения и направление его директору департамента.

3.1.2. Рассмотрение письменных обращений директором департамента

3.1.2.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление обращения вместе с приложениями директору департамента.

3.1.2.2. Повторные обращения граждан в обязательном порядке ставятся на рабочий контроль.

3.1.2.3. Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, оно направляется в срок не более 5 дней со дня регистрации обращения в Департаменте, в территориальные органы федеральных органов государственной власти в соответствии с их компетенцией.

3.1.2.4. По многократным обращениям помощник директора на основании истории обращения рассматривают вопрос о безосновательности очередного обращения и готовит руководителю предложение (акт) о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при одновременном наличии следующих условий:

- в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями;

- в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства.

3.1.2.5. При рассмотрении обращения директор определяет:

- относится ли к закрепленной за ним сфере деятельности рассмотрение поставленных в обращении вопросов;

- соответствует ли подготовленный проект резолюции и поручений поставленным в обращении вопросам, при необходимости дополняет и корректирует резолюцию;

- обоснованность постановки рассмотрения обращения на контроль и других поручений.

3.1.2.6. Директор по результатам ознакомления с текстом обращения, прилагаемыми к нему документами, в течение 3 рабочих дней:

- определяет исполнителя и соисполнителей поручения, с учетом того, что запрещается направлять жалобу на рассмотрение должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется,

- определяет характер, сроки действий и сроки рассмотрения обращения (срок рассмотрения не более 30 дней с момента регистрации обращения);

- дает необходимые поручения, в том числе о рассмотрении обращения с выездом на место;

- ставит исполнение поручений и рассмотрение обращения на контроль.

3.1.2.7. Решением руководителя является подписанная резолюция для рассмотрения по существу вопросов.

3.1.2.8. Помощник директора передает обращение с подписанной директором департамента резолюцией о рассмотрении сотруднику управления делами, который в течение 2 рабочих дней с момента подписания резолюции:

- вносит в систему электронного документооборота содержание резолюции руководителя, информацию о назначенном исполнителе (ответственном исполнителе и соисполнителях), отметку о постановке рассмотрения обращения на контроль, сроках исполнения поручения, вопрос обращения, по которому необходимо подготовить ответ;

- направляют оригинал обращения указанному в резолюции должностному лицу-исполнителю вместе с приложенными документами.

В случае если в резолюции о рассмотрении обращения указаны несколько исполнителей, то оригинал обращения передается исполнителю, ответственному за подготовку сводного ответа, а соисполнителю (соисполнителям) передаются копии обращения.

3.1.2.9. Результатом административного действия является выполнение действий по рассмотрению обращений граждан директором, определение порядка исполнения и исполнителя (соисполнителей), а также направление обращений к исполнителю (соисполнителям).

3.1.3. Рассмотрение письменных обращений и подготовка ответов на письменные обращения граждан исполнителями (соисполнителями)

3.1.3.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление обращения вместе с приложениями в структурное подразделение или должностному лицу, ответственным за исполнение поручения о подготовке ответа на обращение гражданина.

3.1.3.2. Должностное лицо структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения о подготовке ответа на обращение гражданина (далее - исполнитель), исполняет его в соответствии с резолюцией руководителя.

3.1.3.3. Письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращения.

В случае, если в резолюции о рассмотрении обращения указаны несколько исполнителей, соисполнители не позднее 1 дня до истечения срока исполнения обращения направляют свои предложения исполнителю, ответственному за подготовку сводного ответа.

3.1.3.4. Исполнитель изучает обращение гражданина и материалы к обращению гражданина, в том числе в целях установления обоснованности доводов автора обращения и принятия мер по восстановлению или защите его нарушенных прав, свобод и законных интересов, и при необходимости подготавливает служебную записку (запрос) в целях получения необходимой информации в ином структурном подразделении департамента.

В случаях, если для исполнения поручения необходимы проведение выездной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие иных мер, срок исполнения поручения может быть продлен директором, но не более чем на 30 дней.

В этих целях руководитель структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения, не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения поручения представляет на имя директора служебную записку, с обоснованием необходимости продления срока исполнения поручения.

В случае получения разрешения директора департамента о продлении срока исполнения поручения исполнитель готовит в адрес гражданина уведомление (промежуточный ответ) с указанием (при необходимости) срока направления ответа на его обращение.

3.1.3.5. Обращения рассматриваются непосредственно ответственным исполнителем (в том числе с выездом на место) или их рассмотрение может быть поручено конкретному должностному лицу структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения. В этом случае к поступившему обращению готовится проект поручения.

3.1.3.6. Поручение должно содержать: фамилии и инициалы лиц, которым дается поручение, кратко сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя с расшифровкой и датой, а также ссылку на регистрационный номер прилагаемого обращения. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

3.1.3.7. В тексте поручения могут быть указания «срочно» или «оперативно», которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения поручения, считая от даты его подписания.

3.1.3.8. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов (текст ответа излагается четко, последовательно, кратко, с исчерпывающими пояснениями на все поставленные в письме вопросы);

- уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, органы местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

3.1.3.9. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения - исполнитель поручения подготавливает проект ответа, согласовывает его с руководителем структурного подразделения, курирующим заместителем директора департамента и передает его помощнику директора на подпись директору департамента.

К ответу прилагаются подлинники документов, приложенные заявителем к письму. Если в письме не содержится просьбы об их возврате, они остаются в деле.

3.1.3.10. По результатам рассмотрения проекта ответа на обращение директор департамента либо подписывает его, либо возвращает обращение и проект ответа исполнителю с указыванием замечаний, подлежащих исправлению.

3.1.3.11. Помощник директора передает подписанный директором департамента ответ на обращение сотруднику управления делами, который течение двух рабочих дней осуществляет регистрацию ответа и направляет его заявителю.

3.1.3.12. На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.

3.1.3.13. Результатом административного действия является разрешение поставленных в обращениях вопросов, подготовка письменных ответов гражданину по существу поставленных в обращении вопросов либо направление в уполномоченные государственные органы поручений для рассмотрения обращений и принятия мер по разрешению содержащихся в них вопросов и направление ответа заявителям.

Блок-схема процедуры последовательности действий при исполнении государственной функции в части работы с письменными обращениями граждан в Департаменте представлена в приложении № 1 к настоящему Административному регламенту.

3.2. Описание последовательности действий при исполнении государственной функции в части осуществления личного приема граждан в департаменте

3.2.1. Личный прием граждан директором, заместителями директора, осуществляется в дни и часы согласно графику, утвержденным директором.

В случае отсутствия должностного лица личный прием записавшихся к нему граждан ведет должностное лицо, замещающее его, либо прием переносится на другое время.

3.2.2. Запись граждан на личный прием к директору, заместителям директора, ведет начальник управления делами, при необходимости совместно с помощником директора.

3.2.3. В ходе записи на личный прием к директору, заместителям директора начальник управления делами делает соответствующую запись в журнале учета личного приема граждан и оформляет учетную карточку личного приема граждан.

Информация о посетителе заносится в электронную базу данных под номером инициативного документа по единой нумерации с начала календарного года.

3.2.4. Учетные карточки личного приема граждан передаются начальником управления делами директору Департамента, заместителям директора для подготовки дел к личному приему.

3.2.5. При проведении личного приема директором департамента присутствуют начальник управления делами, а также приглашенные должностные лица по соответствующим вопросам.

3.2.6. Начальник управления делами после приема посетителя записывает в учетную карточку личного приема граждан поручения директора Департамента с указанием конкретных исполнителей и сроков исполнения, передает ее в течение трех дней в управление делами для рассылки исполнителю.

Копия карточки остается у начальника управления делами.

3.2.7. При проведении личного приема заместителями директора, при необходимости, присутствуют руководители структурных подразделений Департамента.

3.2.8. Заместители директора, ведущие прием, записывают в учетную карточку личного приема поручения с указанием конкретных исполнителей и сроков исполнения, передают ее в течение трех дней в управление делами для рассылки исполнителю. Управление делами направляет копию карточки начальнику управления делами.

3.2.9. Контроль за выполнением поручений директора департамента, заместителей директора по вопросам личного приема граждан, а также просьб, высказанных посетителями на личном приеме, осуществляет начальник управления делами.

3.2.10. Лица, осуществляющие исполнение поручений по вопросам личного приема, обеспечивают своевременное исполнение поручений и готовят ответ посетителю, копию ответа направляют начальнику управления делами.

3.2.11. Начальник управления делами готовит ежеквартальную информацию о количестве принятых посетителей и результатах рассмотрения устных обращений.

3.2.12. Результатом личного приема граждан является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие руководителем, осуществляющим прием, решения по разрешению поставленного вопроса, либо направление поручения для рассмотрения заявления гражданина в уполномоченный орган.

Блок-схема процедуры последовательности действий при исполнении государственной функции в части осуществления личного приема граждан в департаменте представлена в приложении № 2 к настоящему Административному регламенту.

IV. Порядок и формы контроля исполнения

государственной функции

Порядок  осуществления текущего контроля за исполнением должностными лицами положений административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции и принятием решений специалистами осуществляют заместители директора, помощник директора, руководители структурных подразделений департамента.

4.2. Государственные гражданские служащие департамента несут персональную ответственность за соблюдение установленного порядка по рассмотрению обращений граждан в департаменте в соответствии с должностными регламентами.

4.3. Директор департамента, его заместители несут персональную ответственность за правильность определения исполнителя по рассмотрению обращения, наличие оснований для принятия решения об оставлении обращения без ответа или прекращении переписки, соблюдение сроков рассмотрения обращения, компетентность подписываемого ответа.

4.4. Помощник директора несет персональную ответственность за организацию и контроль исполнения поручений директора и его заместителей, данных по рассмотрению обращений граждан.

4.5. Исполнитель несет персональную ответственность за объективность и всесторонность рассмотрения обращения, соблюдение сроков рассмотрения обращения, своевременность продления сроков  рассмотрения обращения, содержание подготовленного ответа.

4.6. При рассмотрении обращения несколькими исполнителями ответственность за своевременное и правильное исполнение поручений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.

4.7. Текущий контроль осуществляется путем проведения  директором, его заместителями и государственными гражданскими служащими департамента проверок соблюдения и исполнения положений административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Тюменской области.

Порядок и периодичность осуществления  плановых и внеплановых проверок полноты и качества исполнения государственной  функции, в т.ч. порядок и формы контроля за полнотой и качеством исполнения государственной  функции

4.8. Контроль полноты и качества исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения граждан, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

4.9. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав граждан осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.10. Помимо текущего контроля исполнения государственной функции осуществляются плановые и внеплановые проверки полноты и качества исполнения государственной функции.

4.11. Плановые проверки осуществляются на основании годовых планов работы. Внеплановые - по конкретному обращению гражданина. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с исполнением государственной функции (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки).

4.12. Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной функции на основании приказа директора  департамента формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие.

4.13. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4.14. Справка подписывается председателем комиссии.

4.15. В рамках контроля соблюдения порядка рассмотрения обращений проводится анализ содержания поступающих обращений, принимаются меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

Ответственность специалистов при исполнении

полномочий по рассмотрению обращений граждан

4.16. Специалисты, работающие с обращениями граждан несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за:

- неправомерный отказ в приеме или рассмотрении обращений граждан;

- действие или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан;

- нарушение срока и порядка их регистрации, рассмотрения;

- принятие заведомо необоснованного незаконного решения;

- преследование граждан за критику;

- предоставление недостоверной информации;

- разглашение сведений о частной жизни гражданина (без его согласия);

- сохранность находящихся у них на регистрации, рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.

4.17. Персональная ответственность специалистов закреплена в их должностных регламентах.

4.18. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

4.19. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления, образовательные организации или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.

4.20. По фактам нарушений государственными гражданскими служащими  настоящего административного регламента при исполнении полномочий  директором департамента назначается служебное расследование.

4.21. При уходе в отпуск государственный гражданский служащий обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения временно замещающему его должностному лицу.

4.22. Государственные гражданские служащие, работающие с обращениями, граждан за нарушение норм Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ», Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», положений настоящего административного регламента и должностных регламентов могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности (замечание, выговор, предупреждение о неполном должностном соответствии, освобождение от замещаемой должности гражданской службы, увольнение с гражданской службы).

Требования к порядку и формам контроля за исполнением государственной функции, в т.ч. со стороны граждан, их объединений и организаций

4.23.В департаменте образования и науки осуществляется  контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан, проводится ежеквартальный анализ содержания поступивших обращений, информация предоставляется в аппарат Губернатора Тюменской области, принимаются меры  по своевременному  выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

4.24. Первый заместитель директора департамента не реже одного раза в месяц проводит оперативные совещания с начальниками отделов департамента  по соблюдению требований  к порядку исполнения государственной функции. Не реже одного раза в год проверяет состояние дел  по рассмотрению обращений граждан в департаменте для  принятия мер по устранению причин и условий, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан.

4.25. Департаментом  используются  различные формы  общения с населением, такие как «Прямые линии» - встреча директора департамента в прямом эфире с телезрителями, коммуникативные компании в образовательных организациях Тюменской области,  «Горячие линии экспертов» - общение с гражданами главных внештатных специалистов на базе крупных СМИ,  «горячие линии» - ответы специалистов департамента на телефонные звонки по конкретным темам, опросы граждан.

V. Порядок  обжалования действий (бездействий) должностного лица, а также принимаемого им решения при исполнении государственной функции (предоставлении государственной услуги)

Порядок обжалования действий (бездействий) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции

5.1. Гражданин вправе  обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые руководством департамента и государственными гражданскими служащими при осуществлении  государственной функции к вышестоящему в порядке подчиненности  должностному лицу, либо в суд.

4.2. Перечень правонарушений, вследствие которых должностные лица несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации:

- неправомерный отказ в приеме или рассмотрении обращений граждан;

- нарушение срока и порядка их рассмотрения;

- принятие заведомо необоснованного, незаконного решения,

- преследование граждан за критику;

- предоставление недостоверной информации,

- разглашение сведений о  частной жизни гражданина.

Порядок досудебного (внесудебного) обжалования

5.3. Каждый гражданин, который считает, что его жалоба рассмотрена ненадлежащим образом, имеет право подать жалобу на должностное лицо.

5.4. Перечень оснований для отказа в рассмотрении:

- в обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращения и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ (исключения составляют обращения, содержащие информацию о подготавливаемом, совершаемом  или совершенном противоправном  деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившим);

- в обращении содержатся  вопросы, являющиеся предметом рассмотрения в судебных органах или излагаются вопросы, по которым имеются вступившие в законную силу судебные решения.  В последнем случае гражданину возвращается обращение с разъяснением порядка обжалования судебного решения;

- в обращении граждан содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- текст письменного обращения не поддается прочтению;

- в обращении  содержится вопрос,  на который гражданину многократно (не менее двух раз) направлялись руководителями департамента письменные ответы по существу, при этом в очередном обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства;

- ответ по существу поставленного  в обращении  вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих  государственную, врачебную или иную  охраняемую федеральным законом тайну;

- от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;

- обращение содержит жалобу на действие (бездействие) должностных лиц, при этом отсутствует возможность направления  жалобы на  рассмотрение  по компетенции в органы или должностным  лицам. Обращение возвращается гражданину  с разъяснением права  обжалования в судебные органы.

5.5. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного)  обжалования является не рассмотрение или  рассмотрение ненадлежащим образом жалобы гражданина.

5.6. Каждый гражданин имеет право получить, а государственные служащие обязаны  ему предоставить возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если нет установленных федеральным законом ограничений на информацию.

5.7. Жалоба на действие (бездействие) государственного служащего  департамента подается  директору департамента.

5.8. Жалоба на действие (бездействие)  директора департамента, заместителей директора департамента подается заместителю Губернатору области, курирующему вопросы образования.

5.9. Вышеупомянутые должностные лица обязаны рассмотреть жалобу в 30-дневный срок.

5.10. Результатом досудебного (внесудебного) обжалования является  ответ гражданину  вышестоящего должностного лица.

Порядок судебного  обжалования

5.11. Каждый гражданин имеет право обратиться с жалобой в суды общей юрисдикции, если считает, что неправомерными действиями (решениями) государственных служащих департамента нарушены его права и свободы в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

Приложение № 1

Блок-схема

процедуры последовательности действий при исполнении государственной функции в части работы с письменными обращениями граждан в департаменте образования и науки Тюменской области

Приложение № 2

Блок-схема

процедуры последовательности действий при исполнении государственной функции в части осуществления личного приема граждан в департаменте образования и науки Тюменской области