Об утверждении административного регламента в области архивного дела



1

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ, КУЛЬТУРЫ И НАУКИ

РЕСПУБЛИКИ КАЛМЫКИЯ

ПРИКАЗ

от  «25» июня 2012 г.                              № 683                                            г. Элиста

Об утверждении административного

регламента в области архивного дела

признан утратившим силу приказом Министерства культуры Республики Калмыкия от 05.05.2014 № 143 НГР ru08000201400425

В соответствии с постановлением Правительства Республики Калмыкия от 20.07.2011 г. № 230 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и порядке разработки и утверждения  административных регламентов предоставления государственных услуг» и в целях повышения качества исполнения государственных услуг (функций) в области архивного дела приказываю:

        1. Утвердить прилагаемый Административный регламент по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства».

2. Начальнику общего отдела (Горяева В.В.) направить текст административного регламента и по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства» в республиканскую газету «Хальмг Унн» для опубликования.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Учурову А.А., заместителя министра.

Заместитель Председателя Правительства

Республики Калмыкия – Министр образования,

культуры и науки Республики Калмыкия                                                  Л.Б. Васильева

УТВЕРЖДЕН

Приказом Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия

от «25» июня 2012 г. № 683

Административный регламент Министерства образования, культуры

и науки Республики Калмыкия по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства»

I. Общие положения

Предмет регулирования административного регламента

1. Административный регламент Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства» (далее – Административный регламент), определяет сроки и последовательность исполнения административных процедур, связанных с реализацией конституционного права на обращение в государственные органы, а также устанавливает порядок взаимодействия между структурными подразделениями Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия, должностными лицами Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия и гражданами при своевременном и полном рассмотрении их обращений, принятии решений и подготовке ответов.

Описание заявителей

2. Государственная услуга предоставляется гражданам Российской Федерации, иностранным гражданам и лицам без гражданства (далее - граждане, заявители), за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом.

Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

Порядок информирования о правилах предоставлении государственной услуги

3. Информация о местонахождении и графике работы, справочных телефонах, адреса официального сайта Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия

Место нахождения Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия:  358000, г.Элиста, ул.Пушкина, 18.

График (режим) работы Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия: понедельник – пятница - с 9.00 до 18.00 (перерыв с 13.00 до 14.00);

Телефоны справочной службы Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия: 8(84722) 4-04-24, (84722) 4-09-31, факс:  8(84722) 4-04-24

Информация о порядке предоставления государственной услуги размещается на официальном сайте Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия в сети Интернет (www.mon-rk.ru) на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) (www.gosuslugi.ru), в средствах массовой информации и информационных материалах (брошюрах, буклетах), а также предоставляется непосредственно государственными гражданскими служащими Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия).

Самостоятельная передача гражданами письменных обращений в Министерство образования, культуры и науки Республики Калмыкия осуществляется по адресу: отдел по делам архивов Министерства, каб. № 7.

Письменное обращение с доставкой по почте направляется по почтовому адресу Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия: 358000, г.Элиста, ул.Пушкина, 18.

Обращение в Министерство образования, культуры и науки Республики Калмыкия в форме электронного сообщения направляется в виде запроса в произвольной форме, заполненного на официальном сайте Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия www.mon-rk.ru.

Обращения в форме электронного документа направляются по адресу электронной почты Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия и Отдела по делам архивов Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия – www.mon-rk.ru и www.kalm-archiv@yandex.ru.

Факсимильное письменное обращение направляется по номеру: 8(84722)40424.

4. Порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе о ходе предоставления государственной услуги.

Основными требованиями к информированию граждан о порядке предоставления государственной услуги являются достоверность предоставляемой информации, четкость в изложении информации, полнота информирования.

Информирование о порядке предоставления государственной услуги обеспечивается государственными гражданскими служащими Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия непосредственно на личном приеме, а также по телефону.

При общении с гражданами (по телефону или лично) государственные гражданские служащие Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия должны корректно и внимательно относиться к гражданам, не унижая их чести и достоинства. Устное информирование о порядке предоставления государственной услуги должно проводиться с использованием официально-делового стиля речи.

По телефонам справочных служб Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия предоставляется следующая информация:

а) контактные телефоны должностных лиц в структурных подразделениях Министерства;

б) график приема граждан руководителем (заместителями руководителя), начальниками структурных подразделений Министерства;

в) почтовый, электронный адреса, факс для направления письменных обращений юридических и физических лиц в Министерство образования, культуры и науки Республики Калмыкия;

г) о регистрации и ходе рассмотрения обращения гражданина, в том числе о должностных лицах, которым поручено рассмотрение обращения, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, о продлении срока рассмотрения обращения с указанием оснований для этого;

д) порядок обжалования действий (бездействия) и решений должностных лиц Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления государственной услуги.

5. Места получения информации о предоставлении государственной услуги оборудуются информационными стендами, на которых размещается следующая информация:

а) графики личного приема граждан должностными лицами;

б) номера кабинетов, где осуществляется прием письменных обращений и устное информирование граждан;

в) фамилии, имена, отчества и должности лиц, осуществляющих прием письменных обращений граждан и устное информирование граждан;

г) адрес официального сайта Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия;

д) номера телефонов справочной службы, факсов, адреса электронной почты Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

6. Наименование государственной услуги – «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства».

Наименование органа исполнительной власти Республики Калмыкия, предоставляющего государственную услугу

7. Государственная услуга предоставляется Министерством образования, культуры и науки Республики Калмыкия.

Результат предоставления государственной услуги

8. Результатом предоставления государственной услуги является:

- выдача архивных справок, архивных выписок и  архивный копий;

- отказ в выдаче архивных справок, архивных выписок и  архивный копий.

Срок предоставления государственной услуги

9. Общий срок рассмотрения письменных обращений граждан - тридцать дней со дня их регистрации.

Письменные обращения граждан по вопросам, не относящимся к компетенции Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия, в срок до семи дней со дня их регистрации в Министерстве и направляются по принадлежности в соответствующий орган или соответствующим должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с одновременным уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения.

В исключительных случаях, а также в случаях направления Министерством образования, культуры и науки Республики Калмыкия в установленном порядке запроса о предоставлении необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов в другие государственные органы, органы местного самоуправления и иным должностным лицам, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия, руководитель (заместитель руководителя) Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия вправе продлить срок рассмотрения письменного обращения не более чем на тридцать дней с уведомлением об этом гражданина и указанием причин продления.

В случае если гражданин в одном обращении ставит ряд вопросов, решение которых находится в компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения должна быть направлена в течение семи дней со дня его регистрации в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги

10. Нормативные правовые акты, непосредственно регулирующих предоставление государственной услуги:

- Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 4, ст. 445; 2009, № 1, ст. 1; 2009, № 1, ст. 2);

- Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 05.10.1961; вступила в силу для России 31.05.1992 (Бюллетень международных договоров, 1993, № 6);

- Закон СССР от 24 июня 1991 г. № 2261-1 «О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу» (Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, №27, ст. 784);

- Постановление Верховного Совета СССР от 17.04.1991 № 2119-1 «О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов» (Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, № 17, ст. 496);

- Постановление Совета Министров СССР от 12.11.1990 № 1135 «Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов» (документ официально опубликован не был);

- #M12291 982300317Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» («Парламентская газета» от 27 октября 2004 г. № 201, «Российская газета» от 27 октября 2004 г. № 237, Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004 г. № 43 ст. 4169)#S;

- #M12291 982302604Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» («Российская газета» от 29 июля 2006 г. « 165, «Парламентская газета» от 3 августа 2006 г. № 126-127, Собрание законодательства Российской Федерации от 31 июля 2006 г. № 31 (часть I) ст. 3448)#S;

- Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060);

- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3451; 2009, № 48, ст. 5716; № 52, ст. 6439; 2010, № 27, ст. 3407; № 31, ст. 4173, ст. 4196; № 49, ст. 6409; № 52, ст. 6974);

- Федеральный закон от 17.07.1999 г. № 176-ФЗ «О поч­товой связи» («Российская газета» от 22 июля 1999 г. № 140-141, в Собрании законодательства Российской Федерации от 19 июля 1999 г. № 29 ст. 3697);

- Федеральный закон от 15.12.2001 г. № 166-ФЗ «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» («Парламентская газета» от 20 декабря 2001 г. № 238-239, «Российская газета» от 20 декабря 2001 г. № 247, в Собрании законодательства Российской Федерации от 17 декабря 2001 г. № 51 ст. 4831);

- Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации от 10 марта 1997 г. № 10, ст. 1127, Вестник Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, 1997, № 5);

- #M12291 982301141Постановление Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290 «О Федеральном архивном агентстве» («Российская газета» от 22 июня 2004 г. № 130, Собрание законодательства Российской Федерации от 21 июня 2004 г. № 25 ст. 2572)#;

- #M12291 982301556Приказ Федерального архивного агентства от 20.07.2010 № 54 «Об утверждении Регламента Федерального архивного агентства»#S, зарегистрирован в Минюсте России 30.09.2010 № 18592. (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 8 ноября 2010 г. № 45);

- Приказ Минюста РФ от 29 октября 2010 г. № 321
«Об утверждении Административного регламента исполнения Министерством юстиции Российской Федерации государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу» (Зарегистрирован в Минюсте РФ 17 января 2011 г. Регистрационный № 19523) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 февраля 2011 г. № 7);

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 г. № 20);

- Закон Республики Калмыкия от 29.06.2010 г. 195-IV-З «О некоторых вопросах в области архивного дела в Республике Калмыкия» (газета «Хальмг Унн» от 30 июня 2010 г. № 113-114).

Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги

11. Гражданин вправе обратиться в Министерство образования, культуры и науки Республики Калмыкия  с:

- письменным запросом (просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц).

Обращение гражданина может быть:

- направленно в письменном виде по почте;

- направленно в письменном виде по факсу;

- направленно в форме электронного документа

- направленно по адресу электронной почты;

- направленно в форме электронного сообщения на официальном сайте Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия и на Едином портале государственных и муниципальных услуг;

- представлено лично в Министерство образование, культуры и науки Республики Калмыкия.

Письменное обращение гражданина, составленное в свободной форме, в обязательном порядке должно содержать:

- наименование организации, в которую направляется письменный запрос, либо фамилия, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;

- адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, уведомление о переадресации обращения;

- суть обращения;

-  личную подпись и дату.

Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

Обращение гражданина, поступившее в Министерство образование, культуры и науки Республики Калмыкия в форме электронного документа должно соответствовать требованиям, установленным для письменных обращений, за исключением личной подписи гражданина, и подлежит рассмотрению в порядке, установленном Административным регламентом. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

При устном обращении в ходе личного приема гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность, сообщает фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), место жительства, суть обращения, почтовый адрес, по которому ему должен быть направлен ответ.

Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности заверенной в установленном порядке.

На официальном сайте Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия и Едином портале государственных услуг в соответствующих разделах размещены формы документов, необходимых для получения государственной услуги, а также обеспечена возможность для копирования и заполнения в электронном виде.

Перечень оснований для отказа в приеме документов,

необходимых для предоставления государственной услуги

12. Обращения, поступившие в Министерство образования, культуры и науки Республики Калмыкия подлежат обязательному рассмотрению.

Перечень оснований для приостановления и (или) отказа в предоставлении государственной услуги

13. В предоставлении государственной услуги может быть отказано в случае, если:

- в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, его почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения;

- текст письменного обращения не поддается прочтению;

- в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно (три и более раз) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководителем (заместителем руководителя) Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия может быть принято решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что данное обращение и более ранние обращения направлялись Министерство образования, культуры и науки Республики Калмыкия.

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

Если гражданином устранены причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан ранее, вновь направленное обращение гражданина рассматривается Министерством образования, культуры и науки Республики Калмыкия в порядке, установленном Административным регламентом.

14. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

15. Основания для приостановления предоставления государственной услуги отсутствуют.

Перечень услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги

16. Услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, законодательством Российской Федерации не предусмотрено.

Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

17. Государственная услуга предоставляется бесплатно.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги

18. Срок ожидания в очереди при личной подаче письменного обращения составляет не менее 15 минут.

Выдачу ответа заявителю на руки осуществляет структурное подразделение, готовившее ответ. Срок ожидания при получении ответа на обращение составляет не менее 15 минут.

Срок ожидания гражданина в очереди на личном приеме к должностному лицу составляет не менее 15 минут.

Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги

19. Письменные обращения, в том числе в форме электронного документа, регистрируются в Журнале входящей корреспонденции и  Единой межведомственной системе электронного документооборота органов исполнительной власти Республики Калмыкия (далее – ЕМСЭД) в течение трех дней с момента поступления в Министерство образования, культуры и науки Республики Калмыкия в порядке установленном в пункте 25.1. Административного регламента.

В случае получения обращения в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация производится в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.

Требования к помещениям, в которых предоставляются

государственные услуги

20. В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование парковочных мест, доступных мест общественного пользования (туалетов) и хранения верхней одежды граждан.

Вход и передвижение по помещениям, в которых проводится прием, не  затруднены для лиц с ограниченными возможностями.

Место ожидания и приема граждан обеспечены:

- возможность и удобство оформления гражданином письменного обращения;

- телефонную связь;

- доступ к основным нормативным правовым актам в соответствии с компетенцией Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия;

- доступ к нормативным правовым актам, регулирующим исполнение государственной услуги;

- наличие письменных принадлежностей и бумаги формата А4.

Визуальная, текстовая информация о порядке предоставления государственной услуги размещается на информационном стенде или информационном терминале (устанавливаются в удобном для граждан месте), а также на официальном сайте Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия (www.mon-rk.ru) и Едином портале государственных услуг (www.gosuslugi.ru).

Оформление визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления государственной услуги должно соответствовать оптимальному зрительному и слуховому восприятию этой информации гражданами.

Тексты материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места выделяются полужирным шрифтом либо подчеркиваются.

В целях повышения эффективности контроля за соблюдением должностными лицами требований к служебному поведению государственных гражданских служащих, а также выявления и фиксации фактов, способствующих созданию условий для проявления коррупции, помещение для приема граждан может быть оснащено специальными техническими средствами.

Показатели доступности и качества государственных услуг

21. Гражданин на стадии рассмотрения его письменного обращения имеет право:

- представлять дополнительные документы и материалы по рассматриваемому обращению либо обращаться с просьбой об их истребовании, в том числе в электронной форме;

- знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц, и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

- получать на свое обращение письменный ответ по существу поставленных в нем вопросов, за исключением случаев, указанных в  пункте 13 Административного регламента;

- получать уведомление о переадресации обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в обращении вопросов;

- обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) должностного лица в связи с рассмотрением обращения в административном и/или судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.

Должностные лица Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия обеспечивают:

- объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение письменных обращений граждан, в случае необходимости - с участием граждан, направивших обращения;

- получение необходимых для рассмотрения письменных обращений граждан документов и материалов в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан.

Конфиденциальные сведения, ставшие известными должностным лицам Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия при рассмотрении обращений граждан, не могут быть использованы во вред этим гражданам, в том числе, если они могут повлечь ущемление чести и достоинства граждан. Запрещается преследование гражданина в связи с его обращением в Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия с критикой их деятельности в целях восстановления или защиты своих прав, свобод и законных интересов либо прав, свобод и законных интересов других лиц.

Показателями качества предоставления государственной услуги являются:

- достоверность предоставляемой гражданам информации о ходе рассмотрения их обращений;

- полнота информирования граждан о ходе рассмотрения их обращений;

- наглядность форм предоставляемой информации об административных процедурах;

- удобство и доступность получения информации заявителями о порядке предоставления государственной услуги;

- оперативность вынесения решения в отношении рассматриваемого обращения;

- соблюдение сроков рассмотрения обращений граждан;

- количество жалоб на решения, действия (бездействие) должностных лиц Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия в ходе предоставления государственной услуги;

- полнота и актуальность информации о порядке предоставления государственной услуги.

Иные требования в том числе учитывающие особенности предоставления государственных услуг в электронной форме

22. На Едином портале государственных и муниципальных услуг:

- размещена справочная информация о государственной услуге;

- размещены и доступны для копирования и заполнения в электронном виде формы обращений, необходимых для получения государственной услуги;

- обеспечена возможность представлять документы в электронном виде;

- обеспечена возможность осуществлять мониторинг хода предоставления государственной услуги;

- обеспечена возможность получения результатов предоставления государственной услуги в электронном виде.

III Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Перечень административных процедур

23. Описание административной процедуры по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства.

23.1. Административная процедура по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства включает в себя следующие административные  действия:

- прием, первичная обработка, регистрация обращения, поступившего от граждан, рассмотрение обращения, подготовка резолюции  и передача обращения на исполнение

- анализ тематики поступивших запросов;

- направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности;

- подготовка ответов заявителям;

- проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;

- отправка заявителям архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Блок-схема предоставления государственной услуги представлена в Приложении № 1 к Административному регламенту.

23.1.1. Прием, первичную обработку обращения, поступившего от граждан осуществляет должностное лицо, ответственное за организацию делопроизводства в Министерстве образования, культуры и науки Республики Калмыкия.

23.1.2. Поступившее в Министерство образования, культуры и науки Республики Калмыкия обращение регистрируется в день поступления, и ему присваивается самостоятельный регистрационный номер, который указывается в журнале регистрации входящих документов.

23.1.3. Регистрация обращения является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

23.1.4. Зарегистрированное обращение передается руководителю Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия для резолюции. Руководитель Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия рассматривает обращение в день его поступления и готовит резолюцию об исполнении.

23.1.5. Обращения граждан в форме электронного сообщения, направленного на официальный сайт Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия, Единый портал государственных и муниципальных услуг, а также направленные по адресу электронной почты Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия поступают в структурное подразделение, ответственное за организацию работы с поступающей корреспонденцией и переводятся в бумажную форму (распечатываются). Далее работа с такими обращениями ведется в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.

23.1.6. Поступившее в адрес Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия обращение граждан передается должностным лицом, ответственным за организацию делопроизводства в Министерство образования, культуры и науки Республики Калмыкия в профильное структурное подразделение Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия в течение одного рабочего дня после рассмотрения руководителем Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия.

23.1.7. Результатом выполнения указанных административных действий является подготовка руководителем Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия резолюции об исполнении обращения гражданина в структурное подразделение  для организации исполнения.

24. Анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Министерстве образования, культуры и науки Республики Калмыкия научно-справочного аппарата и информационных материалов.

24.1. В результате анализа определяется:

- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- место нахождения, адрес конкретного органа, организации, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности.

Срок исполнения данного административного действия – 10 дней, со дня регистрации.

24.2. По итогам анализа тематики поступивших запросов Министерство образования, культуры и науки Республики Калмыкия направляет запросы или их копии со своим письмом на исполнение по принадлежности:

- в федеральные территориальные органы государственной власти;

- в органы исполнительной власти Республики Калмыкия;

- в государственные и муниципальные архивы;

- в другие органы и организации, которые могут иметь на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.

24.3. В случае если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, Министерство образования, культуры и науки Республики Калмыкия  направляет в соответствующие органы и организации копии запроса, анкеты, с указанием о направлении ответа в адрес Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия.

24.4. При направлении запросов на исполнение по принадлежности Министерство образования, культуры и науки Республики Калмыкия при необходимости, уведомляет соответствующие органы и организации о запросах, архивные справки, архивные выписки и архивные копии которые требуют проставления апостиля.

25. Подготовка ответов заявителям.

25.1. Подготовку ответов заявителям осуществляет Министерство образования, культуры и науки Республики Калмыкия, иные органы и организации. Ответ может быть подготовлен в виде:

- письменного уведомления заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;

- письменного уведомления заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;

- архивной справки, архивной выписки или архивной копии.

25.2. При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений на бланке органа, организации. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.

Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

26. Органы и организации, исполняющие полученные от Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия и непосредственно из-за рубежа запросы, готовят архивные справки, архивные выписки или архивные копии.

26.1. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

Сведения о работе, учебе в нескольких органах, организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного государственного, муниципального архива, или органа, организации.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью (для государственных органов и органов местного самоуправления, государственных и муниципальных архивов), или печатью организации.

Архивная справка оформляется на бланке органа, организации и адресуется непосредственно заявителю.

Архивная справка подписывается руководителем органа, организации, заверяется гербовой печатью или печатью организации, проставляется номер и дата составления.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя органа, организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью или печатью организации.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью или печатью организации и подписью руководителя органа, организации.

26.2. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

27. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях

27.1.Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.

Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

27.2. Министерство образования, культуры и науки Республики Калмыкия проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами, и иными органами и организациями, расположенными на территории данного субъекта Российской Федерации (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).

27.3. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных органами и организациями (кроме государственных и муниципальных архивов), осуществляется после их письменного обращения, с представлением в Министерство образования, культуры и науки Республики Калмыкия образцов подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцов печатей.

27.4. Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.

Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.

Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.

28. Отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий

28.1. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются Министерством образования, культуры и науки Республики Калмыкия, другими органами и организациями по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.

28.2. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются Министерством образования, культуры и науки Республики Калмыкия, другими органами и организациями в МИД России.

28.3. В случае исполнения запроса несколькими органами, организациями все полученные от органов и организаций архивные справки, архивные выписки и архивные копии либо ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, Министерство образования, культуры и науки Республики Калмыкия с сопроводительными письмами направляет в МИД России или непосредственно в адрес заявителя.

28.4. Подготовленные органами и организациями архивные справки, архивные выписки и архивные копии, требующие проставления апостиля, направляются в Министерство образования, культуры и науки Республики Калмыкия вместе с образцами подписей должностных лиц, подписавших названные документы, а также образцами печатей.

28.5. После проставления апостиля, Министерство образования, культуры и науки Республики Калмыкия направляет архивные справки, архивные выписки и архивные копии в МИД России.

28.6. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении в орган, организацию могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке.

28.7. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

IV. Формы контроля за предоставлением государственной услуги

29 Текущий контроль за соблюдением и исполнением положений настоящего Административного регламента, а также за принятием решений Исполнителями осуществляется заместителем руководителя Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия.

30. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги осуществляется путем проведения проверок с целью выявления и устранения нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения граждан, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия.

31. Результаты проверок оформляются справкой, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

32. Должностные лица Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия несут ответственность за соблюдение требований настоящего Регламента, за осуществляемые действия (бездействия) и принимаемые в ходе предоставления государственной услуги решения в соответствии с законодательством.

33. Граждане, их объединения и организации вправе получать информацию о порядке предоставления государственной услуги, а также направлять замечания и предложения по улучшению качества и доступности предоставления государственной услуги.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих

34. Информация для заинтересованных лиц об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действия (бездействия) и решений, принятых (осуществляющих) в ходе предоставления государственной услуги.

Действие (бездействие) государственного служащего, должностного лица, а также решения, принятые им в ходе предоставления государственной услуги, могут быть обжалованы в досудебном порядке вышестоящему должностному лицу:

специалистов Министерства – начальнику отдела;

начальника отдела – заместителю Министра;

заместителя Министра – Министру.

35. Предмет досудебного обжалования

Предметом досудебного обжалования могут являться действие (бездействие) должностного лица, предоставляющего государственную услугу, а также принимаемые им решения в ходе предоставления государственной услуги.

Предметом досудебного (внесудебного) обжалования является поступление обращения (жалобы) в Министерство лично от заявителя (представителя заявителя) или в виде почтового отправления, а также по номерам телефонов и адресу электронной почты, указанным в пунктах настоящего Административного регламента.

Жалоба подается в Министерство в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме. Жалобы на решения, принятые руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, рассматриваются непосредственно руководителем органа, предоставляющего государственную услугу.

Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта органа, предоставляющего государственную услугу, органа, предоставляющего муниципальную услугу, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

Прием письменных обращений непосредственно от заявителей и обращений, поступивших по почте, производится должностным лицом, ответственным за делопроизводство, в течение рабочего времени.

Анонимные обращения не подлежат регистрации и рассмотрению.

Жалоба, поступившая в Министерство, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Министерства в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

По просьбе обратившегося гражданина на втором экземпляре обращения ставятся дата приема обращения и роспись лица, ответственного за прием обращений от граждан.

Жалоба должна содержать:

1) наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

36. Основания для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования.

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является письменное обращение, принятое в ходе личного приема, которое подлежит регистрации и рассмотрению.

37. Права заинтересованных лиц на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

38. Органы исполнительной власти Республики Калмыкия и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке.

Жалоба (претензия) заявителя может быть адресована в досудебном порядке Министру.

39. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы (претензии) либо приостановления ее рассмотрения.

Установлены следующие основания для отказа в рассмотрении жалобы (претензии):

- если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается;

- если в письменном обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Министерство вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Министерство. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение;

- если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих  государственную  или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

40. Сроки рассмотрения жалобы (претензии).

Жалоба, поступившая в Министерство, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Министерства в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

41. Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре.

По результатам рассмотрения жалобы Министерство принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Министерством опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Приложение № 1

к Административному регламенту  Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия по предоставлению государственной услуги  «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства»

             

Приложение № 2

к Административному регламенту  Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия по предоставлению государственной услуги  «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства»

Сведения о местонахождении, контактных телефонах и адресах

государственных  и муниципальных архивов

№

№

п/п

Название архива

Юридический адрес

Контактные телефоны

1.

КУ РК «Национальный архив»

358000 г. Элиста,

ул.Пушкина, 9а

8(84722)4-08-48

2.

КУРК «Государственный архив документов по личному составу»

358000 г. Элиста,

ул.Пушкина, 9а

8(84722)4-09-14

3.

КУ РК «Государственный архив электронной документации»

358000 г. Элиста,

ул.Пушкина, 9а

8(84722)4-07-19

4.

Архивная отдел Мэрии г. Элиста

358000 г. Элиста

Ул. Ленина, 249

8(84722)3-47-59

8(84722)2-92-96

5.

Архивный отдел администрации Городовиковского РМО

Городовиковский район

г. Городовиковск

8(84731)9-11-21

6.

Архивный отдел администрации Ики-Бурульского РМО

п. Ики-Бурул

ул. Октябрьская, 1

8(84732)92-0-15

7.

Архивный отдел администрации Кетченеровского  РМО

Кетченеровский район

п. Кетченеры

8(84735)91-3-51

8.

Архивный отдел администрации Лаганского РМО

Лаганский район

г. Лагань

8(84733)91-8-54

9.

Архивный отдел администрации Малодербетовского РМО

Малодербетовский район

п. Малые Дербеты

8(84734)91-2-73

10.

Архивный отдел администрации Октябрьского РМО

Октябрьский район

п. Большой Царын

8(84747)91-4-78

11.

Архивный отдел администрации Приютненского РМО

Приютненский район

пос. Приютное

8(84736)91-9-06

12.

Архивный отдел администрации Сарпинского РМО

Сарпинский район

С. Садовое

8(84741)21-5-74

13.

Архивный отдел администрации Целинного РМО

Целинный район

с. Троицкое

8(84742)91-7-44

14.

Архивный отдел администрации Черноземельского РМО

Черноземельский район

пос. Комсомольский

8(84743)91-8-32

15.

Архивный отдел администрации Юстинского РМО

Юстинский район

пос. Цаган-Аман

8(84744)91-0-75

16.

Архивный отдел администрации Яшалтинского РМО

Яшалтинский район

пос. Яшалта

8(84745)91-3-08

17.

Архивный отдел администрации Яшкульского РМО

Яшкульский район

пос. Яшкуль

8(84746)91-3-46