Об утверждении административного регламента в области архивного дела



1

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ, КУЛЬТУРЫ И НАУКИ

РЕСПУБЛИКИ КАЛМЫКИЯ

ПРИКАЗ

от  «25» июня 2012 г.                                 № 682                                                г. Элиста

Об утверждении административного

регламента в области архивного дела

признан утратившим силу приказом Министерства культуры Республики Калмыкия от 05.05.2014 № 144 НГР ru08000201400426

В соответствии с постановлением Правительства Республики Калмыкия от 20.07.2011 г. № 230 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и порядке разработки и утверждения  административных регламентов предоставления государственных услуг» и в целях повышения качества исполнения государственных услуг (функций) в области архивного дела  приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия по предоставлению государственной услуги «Ведение Государственного реестра уни­кальных и особо ценных архивных документов и архивных фондов Республики Калмыкия».

2. Начальнику общего отдела (Горяева В.В.) направить текст административного регламента и по предоставлению государственной услуги «Ведение Государственного реестра уни­кальных и особо ценных архивных документов и архивных фондов Республики Калмыкия» в республиканскую газету «Хальмг Унн» для опубликования.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Учурову А.А., заместителя министра.

Заместитель Председателя Правительства

Республики Калмыкия – Министр образования,

культуры и науки Республики Калмыкия                                                  Л.Б. Васильева

УТВЕРЖДЕН

приказом Министерства образования,

культуры и науки Республики Калмыкия

от «25»  июня 2012 г. № 682

Административный регламент

Министерства образования, куль­туры и науки Республики Калмыкия

по предоставлению государственной услуги «Ведение Государственного реестра уни­кальных и особо ценных архивных документов и архивных фондов

Республики Калмыкия»

Общие положения

Предмет регулирования административного регламента

1. Административный регламент Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия по предоставлению государственной услуги «Ведение Государственного реестра уникальных и особо ценных архивных документов и архивных фондов Республики Калмыкия» (далее - Административный регламент), определяет сроки и последовательность исполнения административных процедур по ведению Государственного реестра уникальных и особо ценных архивных документов и архивных фондов Республики Калмыкия, а также устанавливает порядок взаимодействия с государственными архивами, музеями, библиотеками, организацией Российской академии наук для включения архивных документов в Государственный реестр.

Описание заявителей

2. Государственная услуга предоставляется государственным архивам, музеям, библиотекам, организации Российской академии наук (далее - юридические лица).

Порядок информирования о правилах предоставлении государственной услуги

3. Информация о местонахождении и графике работы, справочных телефонах, адреса официального сайта Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия:

Место нахождения Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия:  358000, г.Элиста, ул.Пушкина, 18.

График (режим) работы Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия: понедельник – пятница - с 9.00 до 18.00 (перерыв с 13.00 до 14.00);

Телефоны справочной службы Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия: 8(84722) 4-04-24, (84722) 4-09-31, факс:  8(84722) 4-04-24

Информация о порядке предоставления государственной услуги размещается на официальном сайте Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия в сети Интернет (www.mon-rk.ru) на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) (www.gosuslugi.ru), в средствах массовой информации и информационных материалах (брошюрах, буклетах), а также предоставляется непосредственно государственными гражданскими служащими Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия.

Информация о порядке исполнения государственной услуги предостав­ляется:

по телефону;

по письменным обращениям;

по электронной почте;

при личном обращении граждан.

Информирование по телефону осуществляется непосредственно сотруд­никами Министерства в соответствии с графиком работы настоящего Регламента.

Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве, должности ответственного сотрудника, принявшего телефонный звонок, и наименование отдела.

При ответах на телефонные звонки сотрудники подробно, со ссылками на со­ответствующие нормативные правовые акты, в вежливой форме информируют заин­тересованное лицо по интересующим его вопросам.

Самостоятельная передача письменных обращений в Министерство образования, культуры и науки Республики Калмыкия осуществляется по адресу: отдел по делам архивов Министерства, каб. № 7.

Письменное обращение с доставкой по почте направляется по почтовому адресу Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия: 358000, г.Элиста, ул.Пушкина, 18.

Обращение в Министерство образования, культуры и науки Республики Калмыкия в форме электронного сообщения направляется в виде запроса в произвольной форме, заполненного на официальном сайте Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия www.mon-rk.ru.

Обращения в форме электронного документа направляются по адресу электронной почты Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия и Отдела по делам архивов Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия – www.mon-rk.ru и www.kalm-archiv@yandex.ru.

Информирование или консультация при личном обращении осуществля­ется сотрудниками Министерства, ответственными за данное направление деятель­ности, на рабочем месте в соответствии с графиком работы Министерства.

Ответственный сотрудник обязан принять заинтересованное лицо в назначен­ный день. Прием может быть перенесен по инициативе заинтересованного лица на другой день или на другое время. В день назначенной встречи сотрудник, ответст­венный за прием, обязан обеспечить возможность доступа к месту проведения ин­формирования или консультации заинтересованному лицу для осуществления ин­формирования о порядке исполнения или консультации о ходе исполнения государ­ственной услуги. Ответственный сотрудник, осуществляющий устное информи­рование или консультацию, принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.

Основными требованиями к информированию являются достоверность и полнота предоставляемой информации, четкость в изложении информации, нагляд­ность форм предоставляемой информации, оперативность, удобство и доступность получения информации.

4. Порядок получения информации по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе о ходе предоставления государственной услуги.

Основными требованиями к информированию о порядке предоставления государственной услуги являются достоверность предоставляемой информации, четкость в изложения информации, полнота информирования.

Информирование о порядке предоставления государственной услуги обеспечивается государственными гражданскими служащими Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия непосредственно на личном приеме, а также по телефону.

При общении с юридическими (по телефону или лично) государственные гражданские служащие Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия должны корректно и внимательно относиться к заявителям, не унижая их чести и достоинства. Устное информирование о порядке предоставления государственной услуги должно проводиться с использованием официально-делового стиля речи.

По телефонам справочных служб Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия предоставляется следующая информация:

а) контактные телефоны должностных лиц в структурных подразделениях Министерства;

б) график приема граждан руководителем (заместителями руководителя), начальниками структурных подразделений Министерства;

в) почтовый, электронный адреса, факс для направления письменных обращений юридических лиц в Министерство образования, культуры и науки Республики Калмыкия;

г) о регистрации и ходе рассмотрения обращения юридических лиц, в том числе о должностных лицах, которым поручено рассмотрение обращения, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, о продлении срока рассмотрения обращения с указанием оснований для этого;

д) порядок обжалования действий (бездействия) и решений должностных лиц Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления государственной услуги.

5. Места получения информации о предоставлении государственной услуги оборудуются информационными стендами, на которых размещается следующая информация:

а) графики личного приема граждан должностными лицами;

б) номера кабинетов, где осуществляется прием письменных обращений и устное информирование юридических лиц;

в) фамилии, имена, отчества и должности лиц, осуществляющих прием письменных обращений и устное информирование;

г) адрес официального сайта Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия;

д) номера телефонов справочной службы, факсов, адреса электронной почты Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

6. Наименование государственной услуги – «Ведение Государственного реестра уникальных и особо ценных архивных документов и архивных фондов Республики Калмыкия».

Наименование органа исполнительной власти Республики Калмыкия, предоставляющего государственную услугу

7. Государственная услуга предоставляется Министерством образования, культуры и науки Республики Калмыкия.

Результат предоставления государственной услуги

8. Результатом предоставления государственной услуги является:

- решение Экспертно-проверочной комиссии Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия (далее – ЭПК) о включении уникального документа в Государственный реестр или об отказе, о включении документа в Государственный реестр.

Срок предоставления государственной услуги

9. Общий срок предоставление государственной услуги - в течение 6 месяцев со дня поступления соответствующих документов в Министерство.

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги

10. Нормативные правовые акты, непосредственно регулирующих предоставление государственной услуги:

- #M12293 1 982300317 350793391 3270468021 4294960402 24570 3033704639 2422330472 4294967295 106Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»#S (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., № 43, ст.4169);

- #M12291 982301141Постановление Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290 «О Федеральном архивном агентстве» («Российская газета» от 22 июня 2004 г. № 130, Собрание законодательства Российской Федерации от 21 июня 2004 г. № 25 ст. 2572)#;

- #M12293 4 982302948 1839791606 1145836475 4 2366145919 241494901 2697443001 2483551668 1798258995Приказ Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»#S (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007);

- #M12291 982301556Приказ Федерального архивного агентства от 20.07.2010 № 54 «Об утверждении Регламента Федерального архивного агентства»#S, зарегистрирован в Минюсте России 30.09.2010 № 18592. (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 8 ноября 2010 г. № 45);

- Закон Республики Калмыкия от 29.06.2010 г. 195-IV-З «О некоторых вопросах в области архивного дела в Республике Калмыкия» (газета «Хальмг Унн» от 30 июня 2010 г. № 113-114);

- постановление Правительства Республики Калмыкия от 30.07.2001. № 214 «О Государственном реестре уникальных и особо ценных документах Архивного фонда Республики Калмыкия»;

- постановление Правительства Республики Калмыкия от 27.06.2011 г. № 190 «Об учете архивных документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия» (газета «Хальмг Унн» от 6 июля 2011 г. № 114).

Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги

11. Юридические лица вправе обратиться в Министерство с:

а) письмом, оформленным на фирменном бланке, подписанное руководителем организации или его заместителем;

б) документами, требующие рассмотрения и принятия решений:

- лист учета и описания уникального документа на бумажном носителе в двух экземплярах и в электронном виде, составленный в соответствии с порядком проведения этой работы (Приложение № 2);

- экспертные заключения об уникальности документа (не менее двух).

Обращение юридических лиц может быть:

- направленно в письменном виде по почте;

- направленно в форме электронного документа по адресу электронной почты;

- направленно в форме электронного сообщения на официальный сайт Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия и на Единый портал государственных и муниципальных услуг;

- представлено лично в Министерство образования, культуры и науки Республики Калмыкия.

Перечень оснований для отказа в приеме документов,

необходимых для предоставления государственной услуги

12. Письма, поступившие в Министерство образования, культуры и науки Республики Калмыкия подлежат обязательному рассмотрению.

Перечень оснований для приостановления и (или) отказа в предоставлении государственной услуги

13. В предоставлении государственной услуги может быть отказано в случае, если:

письмо организации, оформлено с нарушениями требований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст; постановления Правительства Республики Калмыкия от 30.12.2011 г. № 476 «О Правилах делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Калмыкия»;

непредставление всех необходимых документов, указанных в п.11.

14. В ходе личного приема может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если поданные документы ранее были представлены и по ним приняты соответствующие решения.

15. Основания для приостановления предоставления государственной услуги отсутствуют.

Перечень услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственной услуги

16. Услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, законодательством Российской Федерации не предусмотрено.

Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

17. Государственная услуга предоставляется бесплатно.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги

18. Срок ожидания в очереди при подаче письма о предоставлении государственной услуги организации, участвующей в предоставлении государственной услуги, и при получении результата предоставления таких услуг составляет не менее 15 минут.

Срок и порядок регистрации письма юридических лиц о предоставлении государственной услуги

19. Письменные обращения, в том числе в форме электронного документа, регистрируются в Журнале входящей корреспонденции и  Единой межведомственной системе электронного документооборота органов исполнительной власти Республики Калмыкия (далее – ЕМСЭД) в течение трех дней с момента поступления сотрудником подразделения Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия, обеспечивающий прием и регистрацию,  в порядке установленном в пункте 24.1. Административного регламента.

В случае получения обращения в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация производится в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.

Требования к помещениям, в которых предоставляются государственные услуги

20. В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование парковочных мест, доступных мест общественного пользования (туалетов) и хранения верхней одежды граждан.

Вход и передвижение по помещениям, в которых проводится прием, не должны создавать затруднений для лиц с ограниченными возможностями.

Место ожидания и приема граждан должно обеспечивать:

- возможность и удобство оформления письменного обращения;

- телефонную связь;

- возможность копирования документов;

- доступ к основным нормативным правовым актам в соответствии с компетенцией Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия;

- доступ к нормативным правовым актам, регулирующим исполнение государственной услуги;

- наличие письменных принадлежностей и бумаги формата А4.

Визуальная, текстовая и мультимедийная информация о порядке предоставления государственной услуги размещается на информационном стенде или информационном терминале (устанавливаются в удобном для граждан месте), а также на официальном сайте Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия (www.mon-rk.ru) и Едином портале государственных услуг (www.gosuslugi.ru).

Оформление визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления государственной услуги должно соответствовать оптимальному зрительному и слуховому восприятию этой информации гражданами.

Тексты материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места выделяются полужирным шрифтом либо подчеркиваются.

В целях повышения эффективности контроля за соблюдением должностными лицами требований к служебному поведению государственных гражданских служащих, а также выявления и фиксации фактов, способствующих созданию условий для проявления коррупции, помещение для приема граждан может быть оснащено специальными техническими средствами.

Показатели доступности и качества государственных услуг

21. Юридические лица на стадии рассмотрения их письменного обращения имеют право:

- представлять дополнительные документы и материалы по рассматриваемому обращению либо обращаться с просьбой об их истребовании, в том числе в электронной форме;

- обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) должностного лица в связи с рассмотрением обращения в административном и/или судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.

Должностные лица Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия обеспечивают:

- объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение письменных обращений, в случае необходимости - с участием юридических лиц, направивших обращения;

Показателями качества предоставления государственной услуги являются:

- достоверность предоставляемой юридическим лицам информации о ходе рассмотрения их обращений;

- полнота информирования о ходе рассмотрения их обращений;

- наглядность форм предоставляемой информации об административных процедурах;

- удобство и доступность получения информации о порядке предоставления государственной услуги;

- оперативность вынесения решения в отношении рассматриваемого обращения;

- соблюдение сроков рассмотрения обращений юридических лиц;

- количество жалоб на решения, действия (бездействие) должностных лиц Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия в ходе предоставления государственной услуги;

- полнота и актуальность информации о порядке предоставления государственной услуги.

Иные требования в том числе учитывающие особенности предоставления государственных услуг в электронной форме

22. На Едином портале государственных и муниципальных услуг:

- размещена справочная информация о государственной услуге;

- обеспечена возможность осуществлять мониторинг хода предоставления государственной услуги;

- обеспечена возможность получения результатов предоставления государственной услуги в электронном виде.

III Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Перечень административных процедур

23. Описание административной процедуры по ведению Государственного реестра уникальных и особо ценных архивных документов и архивных фондов Республики Калмыкия.

23.1. Административная процедура по ведению Государственного реестра уникальных и особо ценных архивных документов и архивных фондов Республики Калмыкия включает в себя следующие административные  действия:

- прием, первичная обработка, регистрация обращения, поступившего от юридических и физических лиц, рассмотрение обращения, подготовка резолюции  и передача обращения на исполнение;

- проведение заседания и принятие решений ЭПК Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия о включение уникальных  и особо ценных документов в Государственный реестр;

- регистрация уникальных  и особо ценных документов в Государственный реестр;

- внесение изменений в Государственный реестр.

Блок-схема предоставления государственной услуги представлена в Приложении № 1 к Административному регламенту

23.1.1. Прием, первичную обработку обращения, поступившего от юридического лица осуществляет должностное лицо, ответственное за организацию делопроизводства в Министерстве образования, культуры и науки Республики Калмыкия.

23.1.2. Поступившее в Министерство образования, культуры и науки Республики Калмыкия обращение регистрируется в день поступления, и ему присваивается самостоятельный регистрационный номер, который указывается в журнале регистрации входящих документов.

23.1.3. Регистрация обращения является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

23.1.4. Зарегистрированное обращение передается руководителю Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия для резолюции. Руководитель Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия рассматривает обращение в день его поступления и готовит резолюцию об исполнении.

23.1.5. Обращения юридических лиц в форме электронного сообщения, направленного на официальный сайт Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия, Единый портал государственных и муниципальных услуг, а также направленные по адресу электронной почты Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия поступают в структурное подразделение, ответственное за организацию работы с поступающей корреспонденцией и переводятся в бумажную форму (распечатываются). Далее работа с такими обращениями ведется в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.

23.1.6. Поступившее в адрес Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия обращение юридических лиц передается должностным лицом, ответственным за организацию делопроизводства в Министерство образования, культуры и науки Республики Калмыкия, секретарю или Председателю ЭПК Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия в течение одного рабочего дня после рассмотрения руководителем Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия.

23.1.7. Результатом выполнения указанных административных действий является подготовка руководителем Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия резолюции об исполнении обращения юридических лиц и передача их секретарю или Председателю ЭПК Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия  для организации исполнения.

24. Проведение заседаний и принятие решений ЭПК Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия о включение уникальных  и особо ценных документов в Государственный реестр.

24.1. Поступившие документы юридических лиц и экспертные заключения обсуждаются на заседании комиссии ЭПК Министерства, где в случае соответствия представленных документов установленным  архивным нормам и правилам принимается  решение ЭПК Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия о включение уникальных  и особо ценных документов в Государственный реестр по результатам проведения экспертизы и экспертных заключений.

В случае несоответствия представленных юридическими лицами  документов, установленным архивным нормам и правилам, принимается решение ЭПК Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия об отказе в предоставлении  государственной услуги.

24.2. Секретарь ЭПК Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия ведет протокол заседания, куда заносятся особые мнения членов  комиссии. Заседание ЭПК Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия созывается не реже 1 раза в 3 месяца и считается правомочным, если на нем присутствует более половины состава членов комиссии.

24.3. Административные действия, указанные в пункте 25 настоящего Административного регламента, осуществляются в сроки, установленные в резолюции руководителя Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия, но не превышающие 30 дней со дня регистрации обращения.

24.4. Результатом выполнения указанного административного действия является принятие решений ЭПК Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия о включение уникальных и особо ценных документов в Государственный реестр или об отказе в предоставлении государственной услуги. Решение  оформляется в виде протокола заседания ЭПК Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия.

25. Регистрация уникальных  и особо ценных документов в Государственный реестр:

- на основании решения ЭПК уникальному и особо ценному документу присваивается в валовом порядке регистрационный номер Государственного реестра, проставляя его в соответствующей графе обоих экземпляров Листа учета и описания уникального  и особо ценного документа на бумажном носителе и в электронном виде.

- юридическому лицу направляется выписка из протокола заседания ЭПК и один экземпляр Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе с проставленным регистрационным номером по Государственному реестру (в случае включения документа в Государственный реестр) или оба экземпляра Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе и в электронном виде (если предложение отклонено);

- формируются листы учета и описания уникальных документов на бумажных носителях в дела, которые хранятся у должностного лица Министерства. Указанные дела ежегодно включаются в номенклатуру дел Министерства со сроком хранения «Постоянно»;

- в специально уполномоченное Министерством казенное учреждение Республики Калмыкия «Государственный архив электронной документации» (далее – КУРК «ГАЭД» передаются по акту листы учета и описания уникальных документов с представленными регистрационными номерами по Государственному реестру в электронном виде.

- сотрудник специально уполномоченного Министерством КУ РК «ГАЭД» вносит информацию в электронную базу данных «Государственный реестр уникальных и особо ценных архивных документов и  архивных фондов Республики Калмыкия».

26. Внесение изменений в Государственный реестр

26.1. Сведения, полученные в результате научного изучения уникального и особо ценного архивного документа, а также информация о проведении его реставрации регистрируются в Государственном реестре.

26.2. Изменения в Государственный реестр вносятся на основании акта о внесении изменений и дополнений в Лист учета и описания уникального документа, учтенного в Государственном реестре за соответствующим номером. Акт составляется в произвольной форме.

26.3. Акты с соответствующим сопроводительным письмом представляют в Министерство:

- государственные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук в отношении находящихся у них на хранении уникальных и особо ценных документов, включенных в Государственный реестр;

26.4. Поступившие документы регистрируются в структурном подразделении Министерства, обеспечивающем прием и регистрацию почтовой корреспонденции, после чего направляются на рассмотрение Руководителю Министерства и с соответствующей резолюцией передаются должностным лицам Министерства.

26.5. Должностные лица Министерства передают их исполнителю:

Исполнитель:

- вносит изменения в соответствующую графу Листа учета и описания уникального документа со ссылкой на акт и заверяет запись своей подписью с указанием даты внесения изменений;

- передает в специально уполномоченное Министерством КУ РК «ГАЭД» акт о внесении изменений и дополнений в Лист учета и описания уникального и особо ценного документа, учтенного в Государственном реестре за соответствующим номером.

26.6. Сотрудник специально уполномоченного Министерством республиканское государственное учреждение КУ РК «ГАЭД» вносит информацию в электронную базу данных «Государственный реестр уникальных и особо ценных архивных документов и архивных фондов Республики Калмыкия», после чего передает акты должностным лицам Министерства.

26.7. Исполнитель формирует акты в дело, которое ежегодно включается в номенклатуру дел Министерства как переходящее со сроком хранения «Постоянно».

IV. Формы контроля за предоставлением государственной услуги

27. Текущий контроль осуществляется постоянно государственными гражданскими служащими, исполняющими государственную услугу, по каждой административной процедуре в соответствии с установленными Административным регламентом содержанием и сроками действий, а также путем проведения Министром образования, культуры и науки Республики Калмыкия или его заместителем проверок исполнения государственными гражданскими служащими положений настоящего административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

Для текущего контроля используются служебная корреспонденция Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия, устная и письменная информация государственных гражданских служащих, осуществляющих регламентируемые действия.

О случаях и причинах нарушения сроков и содержания административных процедур ответственные за их осуществление государственные гражданские служащие немедленно информируют своих непосредственных руководителей, а также осуществляют срочные меры по устранению нарушений.

28. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан и юридических лиц, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании планов работы Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия) и внеплановыми. Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

Периодичность проведения проверок устанавливается Министром образования, культуры и науки Республики Калмыкия или его заместителем.

По результатам проверок, в случае выявления нарушений прав граждан и организаций, виновные лица привлекаются к ответственности, установленной законодательством Российской Федерации, Республики Калмыкия.

Для проведения проверки создается комиссия, в состав которой включаются государственные служащие Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия.

Проверка осуществляется на основании приказа Министра образования, культуры и науки Республики Калмыкия.

Результаты проверки оформляются в акте, в котором отмечаются результаты предоставления государственной услуги, выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Акт подписывают председатель и члены комиссии.

Проверяемые под роспись знакомятся с актом, после чего он помещается в соответствующее номенклатурное дело.

29. Государственные гражданские служащие, исполняющие государственную услугу, несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка рассмотрения заявлений и представления информации, размещения информации на официальных сайтах и ее публикацию в периодических печатных изданиях, достоверность и полноту сведений, представляемых в связи с исполнением государственной услуги.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих

30. Информация для заинтересованных лиц об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действия (бездействия) и решений, принятых (осуществляющих) в ходе предоставления государственной услуги.

Действие (бездействие) государственного служащего, должностного лица, а также решения, принятые им в ходе предоставления государственной услуги, могут быть обжалованы в досудебном порядке вышестоящему должностному лицу:

специалистов Министерства – начальнику отдела;

начальника отдела – заместителю Министра;

заместителя Министра – Министру.

31. Предмет досудебного обжалования

Предметом досудебного обжалования могут являться действие (бездействие) должностного лица, предоставляющего государственную услугу, а также принимаемые им решения в ходе предоставления государственной услуги.

Предметом досудебного (внесудебного) обжалования является поступление обращения (жалобы) в Министерство лично от заявителя (представителя заявителя) или в виде почтового отправления, а также по номерам телефонов и адресу электронной почты, указанным в пунктах настоящего Административного регламента.

Жалоба подается в Министерство в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме. Жалобы на решения, принятые руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, рассматриваются непосредственно руководителем органа, предоставляющего государственную услугу.

Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», официального сайта органа, предоставляющего государственную услугу, органа, предоставляющего муниципальную услугу, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

Прием письменных обращений непосредственно от заявителей и обращений, поступивших по почте, производится должностным лицом, ответственным за делопроизводство, в течение рабочего времени.

Анонимные обращения не подлежат регистрации и рассмотрению.

Жалоба, поступившая в Министерство, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Министерства в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

По просьбе обратившегося гражданина на втором экземпляре обращения ставятся дата приема обращения и роспись лица, ответственного за прием обращений от граждан.

Жалоба должна содержать:

1) наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

32. Основания для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования.

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является письменное обращение, принятое в ходе личного приема, которое подлежит регистрации и рассмотрению.

33. Права заинтересованных лиц на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

34. Органы исполнительной власти Республики Калмыкия и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке.

Жалоба (претензия) заявителя может быть адресована в досудебном порядке Министру.

35. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы (претензии) либо приостановления ее рассмотрения.

Установлены следующие основания для отказа в рассмотрении жалобы (претензии):

- если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается;

- если в письменном обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Министерство вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Министерство. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение;

- если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих  государственную  или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

36. Сроки рассмотрения жалобы (претензии).

Жалоба, поступившая в Министерство, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Министерства в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

37. Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре.

По результатам рассмотрения жалобы Министерство принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Министерством опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Приложение № 1

к Административному регламенту Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия по исполнению государственной услуги «Ведению Государственного реестра уни­кальных и особо ценных архивных документов и архивных фондов Республики Калмыкия»

Блок-схема

       да                                          нет

Приложение № 2

к Административному регламенту Министерства образования, культуры и науки Республики Калмыкия по исполнению государственной услуги «Ведению Государственного реестра уни­кальных и особо ценных архивных документов и архивных фондов Республики Калмыкия»

Лист учета и описания уникального документа

Регистрационный номер _______________________________________________________________

Дата включения документа в Государственный реестр ______________________________________

1. Описание документа:

Название (заголовок) документа_________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Самоназвание документа ______________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Вид документа _______________________________________________________________________

Автор документа _____________________________________________________________________

Дата (время создания) документа ________________________________________________________

Век _________________________________________________________________________________

Ориентировочная дата _________________________________________________________________

Язык документа ______________________________________________________________________

Аннотация ___________________________________________________________________________

Историческая справка _________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

Наличие драгоценных металлов и камней ________________________________________________

____________________________________________________________________________________

Палеографические особенности _________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Печати ______________________________________________________________________________

Художественные особенности оформления документа ______________________________________

_____________________________________________________________________________________

2. Физическое состояние документа

Материальный носитель _______________________________________________________________

Размеры _____________________________________________________________________________

Физическое состояние _________________________________________________________________

Сведения о реставрации _______________________________________________________________

3. Место хранения документа

Место хранения документа _____________________________________________________________

Адрес места хранения документа ________________________________________________________

Архивный шифр: фонд № ____, оп. № ____, ед.хр. № _____, ед.уч. № ____, лл. ____

4. Служебная информация

Кем представлен документ: ____________________________________________________________

Протокол ЭПК  Министерства от ________________________