ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЙ ОБ АРХИВЕ И ОБ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ УПРАВЛЕНИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИРОВЫХ СУДЕЙ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ



УПРАВЛЕНИЕ ПО ОРГАНИЗАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИРОВЫХ СУДЕЙ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 22 июля 2013 г. № 30

г. Орел

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЙ ОБ АРХИВЕ И ОБ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ УПРАВЛЕНИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИРОВЫХ СУДЕЙ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

В целях организации и обеспечения работы с архивными документами, образующимися в процессе деятельности Управления по организационному обеспечению деятельности мировых судей Орловской области приказываю:

1. Утвердить положение об архиве Управления по организационному обеспечению деятельности мировых судей Орловской области согласно приложению 1.

2. Утвердить положение об экспертной комиссии Управления по организационному обеспечению деятельности мировых судей Орловской области согласно приложению 2.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Начальник Управления

А. А. Тюрняков

Приложение 1 к приказу

Управления по организационному обеспечению

деятельности мировых судей Орловской области

от 22 июля 2013 г. № 30

Положение об архиве

Управления по организационному обеспечению деятельности

мировых судей Орловской области

I. Общие положения

1.1. В Управлении по организационному обеспечению деятельности мировых судей Орловской области (далее также – Управление) для хранения, учёта и использования законченных делопроизводством документов постоянного хранения, включённых в состав Архивного фонда Орловской области, и временного срока хранения (свыше 10 лет) создается архив, отвечающий требованиям обеспечения сохранности документов.

1.2. Деятельность Управления по ведению архива Управления регулируется Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Орловской области от 6 июля 1999 года № 109-ОЗ «Об архивном деле в Орловской области», Основными Правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», методическими документами Федерального архивного агентства Министерства культуры РФ, Управления культуры и архивного дела Орловской области, Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной государственной власти Орловской области, утвержденной распоряжением Губернатора Орловской области от 12 мая 2011 № 197-р, номенклатурой дел Управления, приказами Управления и настоящим Положением.

1.3. В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Орловской области в сфере архивного дела документы Управления, имеющие историческое, социально-культурное значение, включённые в состав Архивного фонда Орловской области хранятся в архиве Управления в течение установленного срока, а затем передаются на постоянное хранение в Государственный архив Орловской области (далее – Государственный архив). Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет средств Управления. За утрату, порчу документов при подготовке, транспортировке и передаче дел ответственность несут должностные лица Управления в соответствии с действующим законодательством.

1.4. Положение об архиве Управления, утверждается приказом Управления после согласования с экспертно-проверочной комиссией Управления культуры и архивного дела Орловской области (далее – ЭПК).

1.5. Функции по ведению архива Управления возлагаются на секретаря экспертной комиссии Управления по организационному обеспечению деятельности мировых судей Орловской области, состав которой утверждается приказом Управления.

1.6. Работа с архивом осуществляется по планам и графикам, утвержденным начальником Управления.

1.7. Контроль за работой по ведению архива Управления осуществляется начальником Управления.

II. Состав документов архива

2.1. В архив Управления передаются следующие документы, образовавшиеся в деятельности отделов и руководства Управления:

- завершенные делопроизводством документы (далее также – дела) постоянного хранения;

- документы временного (свыше 10 лет) срока хранения;

- документы по личному составу;

-              документы постоянного хранения и по личному составу, поступившие в Управление в порядке правопреемственности в ходе реорганизаций;

- научно-справочный аппарат к документам архива.

2.2. Документы, оформленные в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, указанных в пункте 1.2 Положения, передаются в архив Управления не позднее, чем через три года после завершения по ним делопроизводства.

III. Задачи Управления по ведению архива

Основными задачами Управления при осуществлении деятельности по ведению архива являются:

комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом II настоящего Положения;

обеспечение сохранности, учет и использование документов, хранящихся в архиве;

организация практической работы, связанной с использованием документов, хранящихся в архиве;

контроль за правильным формированием и оформлением документов в делопроизводстве, отбором и подготовкой их к передаче на архивное хранение.

IV. Основные функции Управления по ведению архива

4.1. В соответствии с выполняемыми задачами по ведению архива, секретарь экспертной комиссии:

1) принимает, учитывает и хранит образовавшиеся в деятельности руководства и отделов Управления документы, контролирует правильность их оформления при приеме на хранение;

2) осуществляет прием у отделов Управления подготовленных разделов описей дел постоянного хранения, составляет на их основе сводные описи дел постоянного хранения и представляет их на утверждение экспертно-проверочной комиссии и начальника Управления;

3) осуществляет прием у отделов Управления подготовленных разделов описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, составляет на их основе сводных описей и представляет их на утверждение начальника Управления;

4) создает, пополняет и совершенствует учетно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам;

5) ведет учет и обеспечивает полную сохранность документов, принятых на хранение;

6) в составе экспертной комиссии Управления проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, составляет сводный акт о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения на основе актов представленных отделами Управления;

7) обеспечивает подготовку документов постоянного хранения для сдачи на хранение в Государственный архив;

8) информирует начальника Управления о составе и содержании документов архива;

9) выдает в установленном порядке хранящиеся в архиве дела и документы для использования в практических целях;

10) исполняет запросы учреждений и граждан, выдает архивные справки, копии документов и выписки из них с соблюдением действующих правил о защите персональных данных;

11) ведет учет выдачи архивных дел и документов, осуществляет контроль за своевременным их возвращением в архив.

4.2 Отделы Управления и должностные лица, ведущие делопроизводство по своему направлению деятельности, в установленные сроки:

1) осуществляют отбор, подготовку и передачу на хранение в архив Управления документов и описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

2) в случае возврата им дел и описей в связи с ненадлежащим оформлением производят соответствующую доработку;

3)организуют необходимые условия для сохранности дел до передачи их на хранение в архив Управления;

4) своевременно отбирают к уничтожению дела с истекшими сроками хранения, осуществляют подготовку актов о выделении уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

V. Ответственность за сохранность документов архива Управления

5.1. Ответственность за сохранность документов, переданных в установленном порядке в архив Управления, своевременность и правильность исполнения функций, изложенных в разделе IV настоящего Положения, возлагается на лицо, отвечающее за ведение архива Управления в соответствии с пунктом 1.5 настоящего Положения.

5.2. В целях исполнения пункта 5.1 Положения ответственное лицо в том числе несет ответственность за:

несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

утрату и несанкционированную порчу (уничтожение) документов;

необоснованный отказ в приеме документов, подлежащих передаче на хранение в архив Управления;

нарушение установленных законодательством правил использования документов и доступа пользователей к документам.

5.3. Ответственность за сохранность документов, имеющих постоянный и временный (свыше 10 лет) срок хранения, до их передачи в архив Управления возлагается на лиц, ведущих делопроизводство по данным документам.

Приложение 2 к приказу

Управления по организационному обеспечению

деятельности мировых судей Орловской области

от 22 июля 2013 г. № 30

Положение об экспертной комиссии Управления по организационному обеспечению деятельности мировых судей Орловской области

I. Общие положения

1.1.Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов Управления по организационному обеспечению деятельности мировых судей Орловской области (далее – Управление), их отбору на архивное хранение и выделению к уничтожению создается постоянно действующая экспертная комиссия Управления (далее также – экспертная комиссия, ЭК Управления, ЭК).

1.2. ЭК Управления является совещательным органом, решения которого вступают в силу после утверждения их начальником Управления. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются или согласовываются экспертно-проверочной комиссией исполнительного органа государственной власти Орловской области (далее – ЭПК).

1.3. Состав ЭК утверждается приказом Управления. В состав ЭК в обязательном порядке включаются начальники отделов Управления и лица, ответственные за ведение делопроизводства Управления, не входящие в состав отделов Управления (далее – ответственные лица). В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители Государственного архива Орловской области (далее – Госархив).

1.4. В своей работе ЭК Управления руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Орловской области от 6 июля 1999 года № 109-ОЗ «Об архивном деле в Орловской области», Основными Правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года; приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее – перечень), методическими документами Федерального архивного агентства Министерства культуры РФ, Управления культуры и архивного дела Орловской области, Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной государственной власти Орловской области, утвержденной распоряжением Губернатора Орловской области от 12 мая 2011 № 197-р, номенклатурой дел Управления, приказами Управления и настоящим Положением.

II. Основные задачи экспертной комиссии

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.

III. Основные функции экспертной комиссии

ЭК Управления осуществляет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с отделами и ответственными лицами Управления работу:

по ежегодному отбору документов (в том числе электронных) для дальнейшего хранения и к уничтожению;

по экспертизе ценности документов и по подготовке их к архивному хранению;

по разработке номенклатуры дел Управления.

3.2. Дает экспертную оценку проектам нормативных и методических документов по вопросам ведения судебного делопроизводства и работы с архивами судебных участков в рамках своей компетенции.

3.3. Рассматривает представленные отделами и ответственными лицами Управления:

годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;

разделы номенклатуры дел Управления;

разделы актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения;

3.4. Рассматривает, одобряет и согласовывает:

сводные описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, номенклатуры дел Управления, акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

акты о неисправимом повреждении документов постоянного и временного хранения и акты об отсутствии дел, подлежащих передаче на хранение в Госархив;

предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных действующим перечнем, определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.

3.5. Выносит решения:

3.5.1. о представлении на утверждение ЭПК, а затем на утверждение начальника Управления:

описей дел постоянного хранения;

актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения свыше 10 лет, с отметкой «ЭПК» в перечне;

иных актов, подлежащих утверждению ЭПК;

3.5.2. о представлении на согласование ЭПК, а затем на утверждение начальника Управления:

положений об экспертной комиссии и об архиве Управления;

сводной номенклатуры дел Управления;

описей дел по личному составу;

актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;

иных актов, подлежащих согласованию с ЭПК;

3.5.3. о представлении на рассмотрение ЭПК:

предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных действующими перечнями;

предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

иных актов, подлежащих рассмотрению ЭПК;

3.5.4. о представлении на утверждение начальника Управления:

актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в 3.5.1);

актов об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

IV. Права экспертной комиссии

Экспертная комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Управления по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.

4.4. Обращаться с запросами о розыске недостающих дел в органы и организации.

4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей Госархива, сторонних организаций.

4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать руководство Управления по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

4.7. В установленном порядке представлять Управление в Госархиве.

V. Организация работы экспертной комиссии

5.1. Экспертная комиссия работает в контакте с Госархивом и ЭПК и получает от них необходимые организационно-методические указания.

5.2. ЭК работает по плану, утвержденному начальником Управления, и отчитывается перед ним о своей работе.

5.3. Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции ЭК, рассматриваются на её заседаниях, которые проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год. Отделы и ответственные лица Управления представляют документы для рассмотрения на заседании ЭК не позднее 10 дней до проведения заседания.

5.4. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем, секретарем и всеми членами комиссии.

5.5. Заседания ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК.

Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют. Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов экспертной комиссии.

При разделении голосов поровну спорные вопросы разрешаются в пределах компетенции председателем экспертной комиссии либо выносятся на рассмотрение ЭПК.

5.6. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование её документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на секретаря комиссии.