Об утверждении административного регламента



Документ утратил силу на основании приказа управления Алтайского края по культуре и архивному делу от 24 сентября 2010 года № 300 «О признании утратившими силу некоторых приказов управления архивного дела Алтайского края».

УПРАВЛЕНИЕ АРХИВНОГО ДЕЛА

АЛТАЙСКОГО КРАЯ

ПРИКАЗ

от 19 июня 2009 года № 71

Об утверждении административного регламента

{ Изменения: приказ Управления архивного дела Алтайского края от 22 сентября 2009 года № 123. }

{ Новая редакция с изменениями от 22 сентября 2009 года. }

В соответствии с решением комиссии по проведению административной реформы и реформированию государственной гражданской службы Алтайского края от 29.05.2009 и руководствуясь письмом Администрации края от 28.11.2007 № 3058 ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие с 29.06.2009 административный регламент по предоставлению управлением архивного дела Алтайского края государственной услуги «Организация работы читальных залов с пользователями» (прилагается).

2. В срок до 29.06.2009 подготовить краткую информацию о введении в действие административного регламента, утвержденного настоящим приказом, для опубликования в газете «Алтайская правда» (Е.А. Кочалина), направить для опубликования указанный административный регламент в Сборнике законодательства Алтайского края (Л.А. Гусейнова) и размещения на официальном сайте Администрации края в подразделе «Административные регламенты», на сайте управления в глобальной сети Интернет, на внутреннем сайте управления и разместить его в местах приема пользователей (О.Н. Дударева).

3. Опубликовать указанный административный регламент в информационно-методическом бюллетене «Алтайский архивист» № 1 (17) за 2009 г. (О.Н. Дударева).

4. Контроль за исполнением административного регламента, утвержденного настоящим приказом, оставляю за собой.

Начальник управления В.Н. Кутищев

УТВЕРЖДЕН

приказом управления архивного

дела Алтайского края

от 19.06.2009 № 71

Административный регламент по предоставлению управлением архивного дела Алтайского края государственной услуги «Организация работы читальных залов с пользователями»

Наименование государственной услуги

1. Административный регламент «Организация работы читальных залов с пользователями» (далее - «государственная услуга») определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) управления архивного дела Алтайского края (далее - «Управление») по приёму и регистрации пользователей, предоставлению и копированию им научно-справочного аппарата и архивных документов.

Нормативное правовое регулирование предоставления государственной услуга

2. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 25.12.1993, № 237);

Законом РСФСР от 18 октября 1991 г. № 1761 «О реабилитации жертв политических репрессий» (Ведомости Съезда народных депутатов РСФСР и Верховного Совета РСФСР, 1991, № 44, ст. 1428);

Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485 «О государственной тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997. № 41. ст. 8220-8235);

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. №43. Ст. 4169);

Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. № 19. Ст. 2060);

Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. I), ст. 305);

Указом Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 г. № 2334 «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию» (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, № 2, ст. 74);

Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (с изменениями от 23 сентября 2005 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 10, ст. 1127; 2005, № 39, ст. 3925);

законом Алтайского края от 28 декабря 1994 г. «Об Архивном фонде Алтайского края и архивах» (в редакции от 8 октября 2001 г. № 65-ЗС и от 12 октября 2005 г. № 66-ЗС) (Сборник законодательства Алтайского края, июль 1995 г., № 12, октябрь 2001 г., № 66, октябрь 2005 г., № 114);

законом Алтайского края от 29 декабря 2006 г. № 152-ЗС «О рассмотрении обращений граждан Российской Федерации на территории Алтайского края» (Сборник законодательства Алтайского края, декабрь 2006 г., № 128, ч. 2);

приказом Минкультуры России, МВД России и ФСБ России от 25 июля 2006 г. № 375/584/352 «Об утверждении Положения о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов Российской Федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 15.09.2006 г., регистрационный № 8296) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 9 октября 2006 г. № 41);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059);

методическими рекомендациями «Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими» (Росархив, ВНИИДАД. М., 2009);

положением об управлении архивного дела Алтайского края, утвержденным постановлением Администрации Алтайского края от 10 февраля 2005 г. № 57 «Об утверждении Положения об управлении архивного дела Алтайского края» (с изменениями от 10 октября 2005 г., 18 декабря 2006 г., 3 апреля 2007 г.);

регламентом работы управления архивного дела Алтайского края, утвержденным приказом Управления от 15 августа 2008 г. № 92 (далее - «Регламент работы Управления»);

регламентом копирования архивных документов и использования компьютерной и цифровой техники в читальных залах управления архивного дела Алтайского края, утвержденным приказом Управления от 1 февраля 2008 г. № 11 (далее - «Регламент копирования архивных документов»).

Орган, предоставляющий государственную услугу

3. Предоставление государственной услуги осуществляет Управление. Пользователями архивными документами являются государственные органы, органы местного самоуправления либо юридические или физические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

Непосредственное предоставление государственной услуги путём организации доступа пользователей в читальные залы Управления, к научно-справочному аппарату, архивным документам и копирования осуществляет отдел информации и публикации документов (далее - «ОИПД») Управления.

4. Решение о допуске пользователей для работы в читальных залах, о предоставлении пользователям и копировании научно-справочного аппарата и архивных документов принимает начальник центра хранения Архивного фонда Алтайского края (далее - «ЦХАФ АК»), отдела специальной документации (далее - «ОСД») Управления.

Решение об использовании пользователями собственных персональных компьютеров с подключением к сети Управления принимает начальник ЦХАФ АК, ОСД.

Основание для предоставления государственной услуги

5. Основанием для предоставления государственной услуги является письменное обращение пользователя в адрес Управления, ЦХАФ АК, ОСД.

Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений или выполняющие служебное задание, представляют официальные письма направивших их органов или организаций, пользователи, ведущие исследование по личной инициативе, представляют личное заявление.

6. В официальном письме с возможной полнотой указываются следующие реквизиты:

- наименование должности руководителя структурного подразделения Управления, которому оно адресовано (начальник ЦХАФ АК или ОСД);

- полное наименование юридического лица;

- юридический или фактический адрес юридического лица;

- дата и номер;

- фамилия, имя, отчество представителя юридического лица, лица, ведущего научную работу, наименование его должности, ученого звания (если таковое имеется - для лиц, ведущих научную работу);

- фамилия, имя, отчество, наименование должности, ученого звания научного руководителя - для студентов;

- цель работы, для научных работ - тема и хронологические рамки исследования;

- подпись руководителя организации, ректора (проректора, декана) учебного заведения.

7. В личном заявлении (приложение 1) указывается:

- наименование должности руководителя структурного подразделения Управления, которому оно адресовано (начальник ЦХАФ АК или ОСД);

- фамилия, имя, отчество физического лица;

- фактический адрес физического лица;

- паспортные данные физического лица;

- цель работы (документы какого органа или организации необходимо просмотреть и по какому вопросу), для исследований - тема и хронологические рамки исследования;

- дата;

- личная подпись.

8. Для доступа к архивным документам, содержащим персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются предусмотренные законодательством Российской Федерации документы, подтверждающие полномочия пользователя.

9. Архивные документы, содержащие сведения, отнесённые к конфиденциальной информации, предоставляются с учетом категории конфиденциальной информации и установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа к ней.

10. Предоставление пользователям архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, производится с учетом установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа и в соответствии со специальными инструкциями.

Условия и сроки предоставления государственной услуги

11. Все пользователи обладают равными правами на доступ к открытым архивным документам.

12. Все пользователи при посещении читальных залов предъявляют документы, удостоверяющие личность.

Сотрудники территориальных органов федеральных органов государственной власти, представительных и исполнительных органов государственной власти края, органов местного самоуправления, судебных органов, органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, дознание и следствие, в связи с исполнением ими своих полномочий, допускаются в читальные залы после предъявления служебного удостоверения, выданного соответствующим органом.

13. Учащиеся 10-11 классов допускаются к работе в читальных залах в сопровождении педагогов на основании официального письма, оформленного на педагога.

14. Лица, не достигшие 16 лет, признанные судом недееспособными, к работе в читальных залах не допускаются.

15. Разрешение на допуск пользователя в читальные залы дается на необходимый пользователям срок, но не превышающий 1 год со дня оформления.

16. В случае изменения темы исследования или при необходимости продления срока разрешения пользователь представляет новое официальное письмо, составляет личное заявление.

17. Научно-справочный аппарат к архивным документам (описи дел, документов, путеводители, каталоги) предоставляется пользователям в день обращения на срок не более 5 рабочих дней.

18. Описи дел, документов предоставляются пользователям единовременно в количестве до 5 единиц.

19. Предоставление пользователю архивных документов производится по заполненным заказам (требованиям) на выдачу документов (микрофильмов) (далее - «Требование») (приложение 2).

20. Пользователю предоставляются архивные документы, относящиеся только к указанному им вопросу, теме его работы, исследования.

21. Предоставление архивных документов пользователю производится по мере их подготовки к использованию, но не позднее 3 рабочих дней с момента оформления им Требования. Срок предоставления пользователю архивных документов может быть увеличен в индивидуальном порядке по договоренности с пользователем.

22. Архивные документы могут быть предоставлены пользователю сроком до 1 месяца, особо ценные документы - сроком до 5 рабочих дней, уникальные документы - на 1 рабочий день по специальному разрешению начальника Управления или начальника ЦХАФ АК.

23. При необходимости продления срока работы с документами пользователь должен обратиться к заведующему читальным залом. Дополнительный срок предоставляется в исключительных случаях и определяется в индивидуальном порядке, но не может превышать 2 недель.

24. Максимальное количество единиц хранения, которое может быть единовременно предоставлено пользователю, составляет 5 единиц хранения досоветского периода и 10 единиц хранения советского и постсоветского периодов, не превышающих в объеме 3750 листов. Если объем заказанных дел превышает 3750 листов, уменьшается количество предоставляемых единиц хранения. Одновременно у пользователя могут находиться не более 15 дел и 5 описей.

25. Предоставление подлинников архивных документов, особо ценных и уникальных документов при наличии на них микрокопий и технических средств для их просмотра, а также при наличии дел фонда пользования допускается в исключительных случаях (необходимость изучения внешнего вида документов, проведение текстологического анализа и т.д.). Вопрос об их предоставлении и копировании решается начальником ЦХАФ АК, ОСД в индивидуальном порядке.

26. Фотодокументы предоставляются пользователям в виде негативов и(или) позитивов.

27. Изготовление копий архивных документов производится на основании заказа на копирование документов (далее - «Заказ») (приложение 3).

28. Изготовление копий с документов осуществляется в течение:

- 10 рабочих дней с момента оформления Заказа - ксерокопии, фотокопии, электронные копии, срочное изготовление - 5 рабочих дней;

- 1 месяца - микрокопии, срочное изготовление -10 рабочих дней.

Объем одного Заказа в листах не должен превышать 10% от общего объема предоставленного пользователю дела.

29. Расшивка дел для копирования архивных документов может производиться только в исключительных случаях по специальному разрешению начальника ЦХАФ АК, ОСД.

30. Подготовленные для пользователя документы могут быть возвращены в архивохранилище и предоставлены повторно не ранее, чем через 2 месяца после возвращения в случае:

непосещения пользователем читального зала в течение 2 недель со дня подготовки ему документов;

неоплаты пользователем Заказа в указанный срок.

Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

31. Отказ в предоставлении архивных документов пользователям допускается в случаях:

неудовлетворительного физического состояния архивных документов;

ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;

отсутствия у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную тайну, содержащих конфиденциальную информацию или иную охраняемую законом тайну;

ограничений на использование документов, установленных собственником при передаче документов на постоянное хранение;

если архивные документы не прошли научно-техническую обработку и описание.

32. Отказ в предоставлении пользователям подлинников архивных документов допускается при наличии:

микрокопий документов на бумажной основе и технических средств для работы с ними,

дел фонда пользования особо ценных архивно-следственных дел.

33. Отсрочка в предоставлении пользователям архивных документов допускается в случаях:

использования документов в служебных целях сотрудниками Управления (тематическая разработка фондов, исполнение запросов, подготовка сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия и состояния документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);

предоставления дел и документов во временное пользование иным органам и организациям;

предоставления архивных документов другому пользователю;

экспонирования архивных документов на выставке.

34. Отказ в копировании архивных документов пользователям допускается при:

неудовлетворительном физическом состоянии архивных документов;

наличии ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации;

наличии ограничений на использование документов, установленных собственником при передаче документов на постоянное хранение;

возможности нанесения ущерба физическому состоянию архивных документов;

формате копируемого документа, превышающем формат A3;

объеме копируемого дела, превышающем 300 листов.

35. Не производится копирование в полном объеме неопубликованных каталогов, картотек, баз и банков данных, других архивных справочников.

Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги

36. Плата за посещение читальных залов и пользование архивными документами не взимается.

37. График работы читальных залов устанавливается приказом Управления.

38. Использование в читальных залах персональной компьютерной техники, принадлежащей пользователям, функционирующей:

автономно без подключения к сети Управления допускается по согласованию с заведующим читальным залом или лицом его замещающим;

с подключением к сети Управления допускается на основании личного заявления пользователя (приложение 4) в котором указываются цель, виды работ и наименование техники.

39. Использование цифровой и аналоговой аппаратуры, принадлежащей пользователям, для самостоятельной фото-, видеосъемки и копирования документов (в том числе с приглашением для этой работы специалистов) допускается:

- на безвозмездной основе на основании ходатайства территориальных органов федеральных органов государственной власти, представительных и исполнительных органов государственной власти края, органов местного самоуправления, судебных органов, органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, дознание и следствие, в связи с исполнением ими своих полномочий и средств массовой информации для подготовки сюжетов о документах Архивного фонда Алтайского края;

- на основании договора о совместной деятельности Управления и пользователя;

- в порядке оказания платных услуг в соответствии с Положением о проведении договорных работ, платных услуг и распределении доходов в Управлении и Перечнем платных работ и услуг.

40. Не допускается использование пользователями сканирующих устройств планшетного и протяжного типа, вспышек и иных устройств, предназначенных для повышения уровня поверхности переснимаемых документов для фото- и видео- съемки.

41. При самостоятельном проведении копирования архивных документов с помощью цифровой аппаратуры пользователь передает Управлению электронные копии архивных документов для формирования Фонда пользования и(или) использования по собственному усмотрению.

42. Изготовление копий научно-справочного аппарата и архивных документов осуществляется Управлением в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) в соответствии с Положением о проведении договорных работ, платных услуг и распределении доходов в Управлении и Перечнем платных работ и услуг или бесплатно.

43. Бесплатно Управлением осуществляется копирование:

по запросу территориальных органов федеральных органов государственной власти, представительных и исполнительных органов государственной власти края, органов местного самоуправления, судебных органов, органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, дознание и следствие, в связи с исполнением ими своих полномочий;

на основе договора о совместной деятельности между Управлением и пользователем (подготовка изданий, выставок документов, конференций и т.д.).

44. Срочное изготовление копий документов производится за дополнительную плату в соответствии с Перечнем платных работ и услуг.

45. Переплет и реставрация дел, специально расшитых для копирования архивных документов по Заказу пользователя, осуществляется за счет его средств.

Порядок информирования о предоставлении государственной услуги

46. Место нахождения Управления и его почтовый адрес: ул. Анатолия, 72, г. Барнаул, 656049.

Электронный адрес Управления: archiv @ ab.ru.

Место нахождения и телефоны структурных подразделений Управления, обеспечивающих предоставление государственной услуги:

ОИПД - ул. Анатолия, д. 72, г. Барнаул, 656049, (385-2)63-60-53;

читальный зал - ул. Анатолия, д. 72, г. Барнаул, 656049, (385-2)63-54-65;

читальный зал - ул. 5-я Западная, д. 85, г. Барнаул, 656023, (385-2)33-36-41

официальный сайт Управления «Архивная служба Алтайского края»:

http : // www. archiv.ab.ru.

На официальном сайте Управления также размещены сведения о местонахождении и телефонах муниципальных архивов Алтайского края.

47. График работы Управления:

понедельник - четверг с 9-00 до 13-00 и с 13-48 до 18-00,

пятница с 9-00 до 13-00 и с 13-48 до 17-00,

суббота и воскресенье - выходные дни.

48. График работы читальных залов Управления:

понедельник - четверг с 9-00 до 13-00 и с 14-00 до 17-00,

пятница с 9-00 до 13-00 и с 14-00 до 16-00,

суббота и воскресенье - выходные дни,

последняя пятница каждого месяца - санитарный день.

49. Информация об исполняемой Управлением государственной услуге предоставляется непосредственно в помещении Управления, а также по телефону, электронной почте, посредством ее размещения на сайте «Архивная служба Алтайского края».

50. Информирование пользователей по процедуре предоставления государственной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- посредством личного обращения в Управление.

51. При ответах на телефонные звонки сотрудник Управления подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информирует пользователя по интересующим его вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

52. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить пользователю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для пользователя время для устного информирования (с учетом графика работы Управления).

53. При информировании посредством личного обращения сотрудник Управления обязан принять пользователя в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Управления.

54. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес пользователя.

55. Информация по запросу, направленная через официальный сайт, размещается на сайте «Архивная служба Алтайского края» в разделе «вопросы-ответы».

56. При информировании в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес пользователя.

57. Информирование по письменному обращению осуществляется в срок, не превышающий 15 рабочих дней с момента его регистрации.

Требования к удобству и комфорту места приема пользователей

58. Организация приема по информированию о выполнении государственной услуги осуществляется сотрудниками Управления на рабочих местах в соответствии с графиком работы (пункт 47 настоящего Административного регламента).

59. Вход в здание Управления по пропуску. Оформление пропусков осуществляется при предъявлении пользователями документов, удостоверяющих личность.

60. Место ожидания пользователей (холл Управления) оборудуется местами для сидения (кресла, диваны), оснащается информационными стендами.

На стендах размещается следующая информация:

- график работы читальных залов;

- фамилии, имена, отчества и должности сотрудников, осуществляющих предоставление государственной услуги;

- номера телефонов, адрес электронной почты Управления;

- требования к оформлению документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

Тексты информационных материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, наиболее важные места выделяются полужирным шрифтом.

61. Места предоставления услуги - читальные залы Управления оборудуются столами и местами для сидения, аппаратами для просмотра микрокопий, автоматизированными рабочими местами для общего доступа к открытым информационным ресурсам Управления о составе и содержании фондов (автоматизированному научно-справочному аппарату, электронной версии путеводителя, текстовым файлам и др.). Количество автоматизированных рабочих мест устанавливается в зависимости от технических возможностей Управления.

Административные процедуры

Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

62. Реализация государственной услуги заключается в предоставлении пользователю и копированию ему научно-справочного аппарата и архивных документов в соответствии с целью работы, темой исследования и включает в себя следующие административные процедуры:

- приём и регистрация пользователей,

- предоставление пользователям научно-справочного аппарата,

- предоставление пользователям архивных документов,

- копирование научно-справочного аппарата и архивных документов.

Приём и регистрация пользователей

63. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений или выполняющие служебное задание, представляют заведующему читальным залом письма направивших их органов или организаций.

64. Пользователи, ведущие исследование по личной инициативе, допускаются в читальные залы на основании личных заявлений.

65. Заведующий читальным залом знакомится с официальным письмом, личным заявлением пользователя и передаёт его на рассмотрение начальника ЦХАФ АК, ОСД для составления резолюции.

66. После получения пользователем разрешения на допуск в читальный зал заведующий читальным залом:

выдает пользователю для заполнения анкету (приложение 5);

знакомится с заполненной анкетой и сверяет занесенные в неё данные с паспортными;

регистрирует пользователя в журнале учета разовых посещений или заводит личное дело пользователя, ведущего научную работу, исследование, куда подшивает письмо организации или личное заявление с резолюцией начальника ЦХАФ АК, ОСД, заполненную пользователем анкету, Требования, Заказы;

регистрирует личное дело в книге регистрации личных дел и в базе данных «Учет исследователей и тематики исследований»;

выписывает пропуск пользователю на посещение читального зала, в котором указывается фамилия, имя, отчество пользователя и при каждом посещении делается отметка с указанием даты посещения;

консультирует о составе и содержании документов ЦХАФ АК, ОСД и научно-справочного аппарата к архивным документам в соответствии с целью работы, темой исследования;

знакомит пользователя с режимом работы читального зала, путеводителем по фондам ЦХАФАК и ОСД, описями дел;

выдаёт бланки Требований и объясняет порядок их заполнения.

67. Личное дело пользователя пополняется в течение всего периода его работы в читальном зале Управления.

68. Для допуска к работе пользователя, уже посещавшего ранее читальные залы Управления, заведующий читальным залом проверяет по личному делу пользователя срок действия разрешения. В случае истечения срока разрешения для его возобновления пользователь предоставляет новое официальное письмо или личное заявление.

Предоставление пользователям научно-справочного аппарата

69. Пользователям предоставляется научно-справочный аппарат к архивным документам (путеводитель, описи дел, каталоги, обзоры и др.) на бумажном носителе и в автоматизированном виде.

70. Описи дел предоставляются пользователям под расписку за каждую единицу в журнале выдачи описей.

71. При получении описей дел пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии заведующего читальным залом.

72. При выявлении пользователем информации из открытых информационных ресурсов Управления он может получить распечатку необходимой информации или запись информации на электронный носитель пользователя (дискету, диск, флеш-карту и др.). Запись информации на электронный носитель производится заведующим читальным залом или лицом его замещающим.

73. Работа пользователей на автоматизированных рабочих местах с открытыми информационными ресурсами Управления о составе и содержании фондов регистрируется в журнале учета обращений к информационным ресурсам и журнале учета работы на компьютере.

74. После каждого посещения читального зала пользователь сдаёт заведующему читальным залом все описи дел, а заведующий читальным залом расписывается на пропуске. Только при наличии подписи в пропуске дежурный по зданию может разрешить пользователю покинуть здание Управления.

Предоставление пользователям архивных документов

75. На основании описей дел пользователь заполняет Требование и передает его заведующему читальным залом. Требование должно быть заполнено разборчиво, без исправлений и помарок и содержать указание фамилии, имени и отчества пользователя, цели и темы занятий, поисковые данные единиц хранения, дату составления и подпись пользователя.

76. Заведующий читальным залом проверяет правильность оформления Требования и передает его для рассмотрения начальником ЦХАФ АК, ОСД. Требования рассматриваются начальником ЦХАФ АК, ОСД ежедневно по специально установленному графику.

77. Отказ, отсрочка в предоставлении пользователю архивных документов допускается в случаях, указанных в пунктах 31-33 настоящего Административного регламента.

78. Архивные документы выдаются пользователю под расписку в специальной графе Требования за каждую единицу хранения.

79. При получении дел пользователь проверяет их состояние и сохранность в присутствии заведующего читальным залом. При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, микрокопий, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом заведующему читальным залом.

80. В ходе просмотра дел пользователь заполняет листы использования просмотренных дел, указывая дату просмотра, фамилию и инициалы, характер произведенной работы (просмотр, выписки).

81. По Заказам пользователей в читальных залах Управления изготавливаются копии архивных документов. Заказы оформляются на специальном бланке, где указываются поисковые данные документов, при копировании большого количества документов к Заказу может прилагаться перечень документов. Изготовление копий производится в соответствии с Регламентом копирования архивных документов.

82. После каждого посещения читального зала пользователь сдаёт заведующему читальным залом все дела. Заведующий читальным залом проверяет наличие дел и проводит полистную проверку их физического состояния, при отсутствии замечаний по наличию и физическому состоянию дел расписывается в специальной графе Требования за возврат каждой единицы хранения, а затем - на пропуске. Только при наличии подписи в пропуске дежурный по зданию может разрешить пользователю покинуть здание Управления.

При обнаружении в сдаваемых делах недостачи или повреждений заведующий читальным залом составляет акт.

Копирование научно-справочного аппарата и архивных документов

83. При наличии технических возможностей для пользователей проводятся следующие виды копирования документированной информации: ксерокопирование, сканирование, микрофильмирование, фотокопирование.

84. Пользователь заполняет Заказ, который должен содержать указание фамилии, имени и отчества пользователя, его адреса и телефона, основания для предоставления услуги (официальное письмо, личное заявление пользователя, договор), темы, количества кадров, листов, формата, тиража, поисковых данных документов. Вид копирования (ксерокопирование, сканирование, микрофильмирование, фотокопирование) указывается под названием Заказа. Заказ должен быть заполнен разборчиво, без исправлений и помарок. При копировании большого количества документов к заказу может прилагаться их перечень.

85. Заведующий читальным залом проверяет правильность оформления Заказа, указывает на нем данные о платном исполнении Заказа, объем работ и передает для рассмотрения начальником ЦХАФ АК, ОСД. Заказы рассматриваются начальником ЦХАФ АК, ОСД ежедневно по специально установленному графику.

86. Отказ в копировании архивных документов допускается в случаях, указанных в пунктах 34, 35 настоящего Административного регламента.

87. Изготовление копий архивных документов в порядке оказания платных услуг осуществляется после оплаты Заказа и предоставления документа, подтверждающего его оплату.

88. Копирование архивных документов (ксерокопирование, изготовление микрокопий, фотокопий и электронных копий) осуществляется специалистами Управления в соответствии с распределением обязанностей.

89. Микрокопии готовятся на пленочном носителе из материалов Управления, электронные копии архивных документов записываются на носитель, представляемый пользователем (дискета, диск, флеш-карта и др.).

90. После копирования заведующий читальным залом регистрирует копии в журнале учета заказов на копирование документов и выдачи копий пользователям. Заказ на копирование документов подшивается в личное дело пользователя.

91. Копирование архивных документов пользователями самостоятельно производится в помещениях Управления под контролем заведующего читальным залом или лица его замещающего.

92. Копии архивных документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под подпись в журнале учета заказов на копирование документов и выдачи копий пользователям или высылаются в адрес пользователя почтой.

93. Копии архивных документов, изготовленные Управлением, выдаются пользователю без их специального заверения. При необходимости по просьбе пользователя на обороте ксерокопии, фотокопии документа могут быть проставлены штамп «Копия» и поисковые данные архивного документа с указанием места его хранения (ЦХАФ АК, ОСД). Заверение ксерокопий архивных документов печатью ЦХАФ АК, ОСД производится в порядке оказания платных услуг.

Копии архивных документов, изготовленные пользователями самостоятельно, не заверяются.

94. Вынос копий документов за пределы Управления оформляется специальным разрешением, подписанным начальником ОИПД, ОСД (приложение 6).

95. Оформление копий документов, подлежащих вывозу за рубеж, производится в соответствии с письмом Росархива от 11 августа 1999 г. № 5/706-Т «О контроле за вывозом из Российской Федерации копий документов Архивного фонда Российской Федерации».

Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

96. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений определены Регламентом работы Управления.

97. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по выполнению государственной услуги осуществляет руководитель ОИПД.

98. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками Управления положений настоящего Административного регламента.

Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги

99. Пользователи могут обратиться с жалобой на действие (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Административного регламента (далее - «жалоба»), устно или письменно в ОИПД, ЦХАФ АК, ОСД, непосредственно к начальнику Управления или его заместителям. В письменной жалобе пользователем указываются:

- полное наименование пользователя (фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя юридического лица или гражданина);

- почтовый адрес;

- предмет жалобы;

- подпись и дата.

100. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 календарных дней со дня регистрации.

101. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Административного регламента нарушения, которые повлекли за собой жалобу.

Пользователю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с ним.

102. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ по существу за подписью начальника Управления (заместителя начальника Управления).

103. Если пользователь не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в:

Администрацию Алтайского края по адресу: 656035, г. Барнаул, пр. Ленина, д. 59;

Федеральное архивное агентство по адресу: 103132, г. Москва, ул. Ильинка, д. 12;

Сибирское территориальное управление Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия по адресу: 630004, г. Новосибирск, ул. Ленина, д. 1.

Приложение 1

Начальнику_________________________

ЦХАФ АК, ОСД

___________________________________

инициалы и фамилия

___________________________________

фамилия и инициалы пользователя

проживающего по адресу:

___________________________________

___________________________________

название улицы, номер дома, номер

квартиры; название населенного пункта

(города, поселка и т.п.); название

области, края, автономного округа

(области), республики; почтовый индекс

паспорт:_____________________________

_____________________________________

серия, номер, дата выдачи и наименование

выдавшего органа

Заявление

Прошу допустить меня к работе в читальном зале с документами_________

________________________________________________________________

(наименование органа или организации, в деятельности которого образовались документы)

для поиска________________________________________________________

наименование документов, которые требуется просмотреть (приказы, решения, протоколы и т.д.)

_________________________________________________________________

вопрос, по которому ведется поиск, для исследований - тема и хронологические рамки исследования

_____._____.____ ___________________________

дата подпись

Приложение 2

_________________________________________________________________

наименование структурного подразделения Управления, осуществляющего хранение документов, (центр хранения Архивного фонда Алтайского края, отдел спецдокументации)

Разрешение на выдачу

Начальник_________________

(ЦХАФ АК, ОСД)

__________________________

(подпись)

«____»______________20___г.

ТРЕБОВАНИЕ

на выдачу документов для___________________________________________

фамилия, имя, отчество

цель и тема занятий________________________________________________

№ фонда

№ описи

№ единицы хранения

Заголовок единицы хранения

Кол-во листов

Дата выдачи и расписка пользователя в получении

Дата и расписка заведующего читальным залом в получении

Дата и расписка в возвращении единиц хранения в хранилище

1

2

3

4

5

6

7

8

_____________________

(подпись пользователя)

_____________________

(дата)

Приложение 3

Разрешаю

Начальник__________________

(ЦХАФ АК, ОСД)

___________________________

(подпись)

______._________.20________г.

ЗАКАЗ №_________ НА КОПИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

(вид копирования: ксерокопирование, сканирование, микрофильмирование, фотокопирование)

Структурное подразделение_________________________________________

Фамилия заказчика________________________________________________

Адрес, телефон____________________________________________________

Основание________________________________________________________

(запрос № и дата, заявление пользователя, сотрудника архива)

_________________________________________________________________

(договор, служебное задание)

Тема_____________________________________________________________

Количество кадров, листов___________ Формат_________ Тираж__________

В соответствии с перечнем:

№ пп

Номер фонда

Номер описи

Год

Номер

дела

Номера листов, листов с оборотом

Кол-во листов

Краткое содержание или указание состава документов

Примечание

Особые отметки____________________________________________________

Документы не содержат сведений ограниченного доступа

Заказчик________________ ____________________ _____._____._____

(подпись) (расшифровка подписи) (дата)

Руководитель структурного

Подразделения__________ ____________________ ____.____._______

(подпись) (расшифровка подписи) (дата)

Заказ принял____________ ____________________ ____.____._______

(подпись) (расшифровка подписи) (дата)

Заказ получил____________ ____________________ ____.____._______

(подпись) (расшифровка подписи) (дата)

Приложение 4

Начальнику ЦХАФ АК

от______________________

________________________

работающей(го) по теме

________________________

________________________

________________________

Заявление

Прошу разрешить использовать для работы в читальном зале управления архивного дела Алтайского края персональный компьютер (магнитофон, диктофон). Обязуюсь соблюдать «Правила работы пользователей в читальных залах управления архивного дела Алтайского края».

___.____._____ ________________

дата подпись

Приложение 5

Управление архивного дела

Алтайского края

АНКЕТА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Фамилия__________________________________________________________

Имя___________________________Отчество___________________________

Место работы (учебы) и должность____________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Организация, направившая пользователя, ее адрес_____________________

_________________________________________________________________

Образование______________________________________________________

Ученая степень, звание_____________________________________________

Тема и хронологические рамки исследования___________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Место жительства__________________________________________________

_________________________________________________________________

Телефон (домашний)_________________(служебный)____________________

Серия и № документа, удостоверяющего личность_______________________

_________________________________________________________________

С правилами работы в читальных залах управления архивного дела Алтайского края ознакомился(ась), обязуюсь их выполнять.

___.____._____ ________________

дата подпись

Приложение 6

РАЗРЕШЕНИЕ

на вынос из читального зала

копий документов

Фамилия________________________________________________

Имя____________________________________________________

Отчество_______________________________________________

Количество листов_______________________________________

Дата оплаты заказа _____._____._____200__г.

Начальник отдела (ОИПД, ОСД)___________________________

(подпись)

_____._____._____200__г.

{ Административный регламент изложен в редакции приказа Управления архивного дела Алтайского края от 22 сентября 2009 года № 123. }