Об утверждении административного регламента по исполнению управлением архивного дела Алтайского края государственной функции «Взаимодействие с муниципальными архивами Алтайского края в целях соблюд...



УПРАВЛЕНИЕ АРХИВНОГО ДЕЛА

Документ утратил силу на основании приказа управления Алтайского края по культуре и архивному делу от 7 июля 2010 года № 225 «Об утверждении административного регламента по исполнению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной функции «Взаимодействие с муниципальными архивами Алтайского края в целях соблюдения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов».

УПРАВЛЕНИЕ АРХИВНОГО ДЕЛА

АЛТАЙСКОГО КРАЯ

ПРИКАЗ

от 4 декабря 2009 года № 167

Об утверждении административного регламента по исполнению управлением архивного дела Алтайского края государственной функции «Взаимодействие с муниципальными архивами Алтайского края в целях соблюдения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов»

В соответствии с решением комиссии по проведению административной реформы и реформированию государственной гражданской службы              Алтайского края от              27.11.2009 и руководствуясь письмом Администрации края от  28.11.2007  №  3058 ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие с 07.12.2009 административный регламент по исполнению управлением архивного дела Алтайского края государственной функции «Взаимодействие с муниципальными архивами Алтайского края в целях соблюдения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов» (прилагается).

2. В срок до 14.12.2009 административный регламент, утвержденный настоящим приказом:

2.1. направить для публикации в Сборнике законодательства Алтайского края (Е.А. Кочалина), размещения на официальном сайте Администрации края в подразделе «Административные регламенты», на сайте управления в глобальной сети Интернет и на внутреннем сайте управления (О.Н. Дударева);

2.2. разместить в местах приема представителей муниципальных архивов (Г.А. Юдакова).

3.              В срок до 16.12.2009:

3.1. подготовить краткую информацию о введении в действие указан­ного регламента для опубликования в газете «Алтайская правда» (Е.А. Кочалина);

3.2. направить настоящий приказ в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Алтайскому краю для проведения юридической экспертизы (Е.А. Кочалина).

4. Контроль за исполнением административного регламента, утвер­жденного настоящим приказом, возложить на В.В. Антоненко.

Начальник управления В.Н. Кутищев

УТВЕРЖДЕН

приказом управления архивного

дела Алтайского края

от 04.12.2009 № 167

Административный регламент по исполнению управлением архивного дела Алтайского края государственной функции «Взаимодействие с муниципальными архивами Алтайского края в целях соблюдения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов»

I. Общие положения

Наименование государственной функции

1. Административный регламент по исполнению управлением архивного дела Алтайского края государственной функции «Взаимодействие с муниципальными архивами Алтайского края в целях соблюдения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов» (далее - «государственная функция») определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) управления архивного дела Алтайского края (далее - «Управление») при осуществлении полномочий Алтайского края по проведению государственной политики в области архивного дела и осуществлению контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации и Алтайского края об архивном деле.

Нормативное правовое регулирование исполнения государственной функции

2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации («Российская газета». 25.12.1993. № 237);

Федеральным законом от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2003. № 40. Ст. 3822);

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. № 43. Ст. 4169);

законом Алтайского края от 28 декабря 1994 г. «Об Архивном фонде Алтайского края и архивах» (в редакции от 8 октября 2001 г. № 65-ЗС, 12 октября 2005 г. № 66-ЗС и 6 апреля 2009 г. № 24-ЗС) (Сборник законодательства Алтайского края, июль 1995 г., № 12, октябрь 2001 г., № 66, октябрь 2005 г., № 114, «Алтайская правда», 16.04.2009, № 108-109);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. №19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 г. № 20) (далее - «Правила»);

Положением об управлении архивного дела Алтайского края, утвержденным постановлением Администрации Алтайского края от 10 февраля 2005 г. № 57 «Об утверждении Положения об управлении архивного дела Алтайского края» (с изменениями от 10 октября 2005 г., 18 декабря 2006 г., 3 апреля 2007 г.);

Регламентом работы управления архивного дела Алтайского края. утвержденным приказом управления архивного дела Алтайского края от 15 августа 2008 г. № 92 (далее - «Регламент работы Управления»).

Органы и организации, участвующие в исполнении государственной функции

3.              Исполнение   государственной   функции   осуществляется   Управлением. Непосредственное исполнение государственной функции осуществляется отделом муниципальных архивов Управления (далее - «ОМА»).

4. Исполнение государственной функции осуществляется Управлением посредством проведения проверок организации и состояния хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Алтайского края в муниципальных архивах Алтайского края (далее - «проверка»).

Проверки могут носить комплексный, тематический и контрольный характер. Комплексные проверки проводятся по всем направлениям деятельности муниципального архива. Тематические проверки проводятся по отдельным направлениям деятельности муниципального архива. Контрольные проверки проводятся в целях контроля за выполнением планов мероприятий по итогам комплексных и тематических проверок, а также при получении информации о выявлении фактов нарушения законодательства об архивном деле Российской Федерации и Алтайского края.

5. Проверки проводятся сотрудниками ОМА. Лицом,  ответственным  за осуществление  проверки  в  муниципальном  архиве, является  сотрудник ОМА. курирующий муниципальный архив в соответствии с приказом Управления о распределении обязанностей (далее - «Куратор»).

6. В процессе исполнения государственной функции Куратор взаимодействует с органами местного самоуправления, органами и организациями - источниками комплектования муниципальных архивов.

Результат исполнения государственной функции

7. Конечным результатом исполнения государственной функции является составление справки о результатах проверки.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

Порядок информирования об исполнении государственной функции

8. Место нахождения Управления и его почтовый адрес: ул. Анатолия. 72, г. Барнаул. 656049.

Электронный адрес Управления: archive @ ab.ru.

Место нахождения и телефоны структурных подразделений Управления, обеспечивающих исполнение государственной функции:

ОМА - ул. Анатолия, д. 72, г. Барнаул, 656049. (385-2)63-73-86;

официальный сайт Управления «Архивная служба Алтайского края»: http : // www. archiv.ab.ru.

На официальном сайте Управления также размещены сведения о местонахождении и телефонах муниципальных архивов Алтайского края.

9.              График работы Управления:

понедельник - четверг с 9-00 до 13-00 и с 13-48 до 18-00,

пятница с 9-00 до 13-00 и с 13-48 до 17-00,

суббота и воскресенье - выходные дни.

10. Информация об исполняемой Управлением  государственной функции предоставляется непосредственно в помещении Управления, а также по телефону, электронной   почте,   посредством  ее  размещения   на  сайте   «Архивная   служба Алтайского края».

11. Информирование представителей муниципальных архивов по процедуре исполнения государственной функции производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- посредством личного обращения в Управление.

12. При ответах на телефонные звонки сотрудник Управления подробно со ссылками   на   соответствующие   нормативные правовые   акты   информирует представителей муниципальных архивов по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

13. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник,    осуществляющий    устное информирование,    может    предложить представителю муниципального архива обратиться за необходимой информацией в письменном     виде    либо    назначить    другое    удобное    для     представителя муниципального архива время для устного информирования (с учетом графика работы Управления).

14. При   информировании    посредством   личного   обращения    сотрудник Управления  обязан  принять  представителя муниципального  архива  в  заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Управления.

15. При  информировании  по  письменным  обращениям  ответ  в  простои, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес муниципального архива.

16. Информация   по   запросу,    направленная   через   официальный   сайт, размещается на сайте «Архивная служба Алтайского края» в разделе «вопросы-ответы».

17. При информировании в форме ответов по электронной почте ответ на обращение    направляется    по электронной почте    на    электронный    адрес муниципального архива (администрации района, города).

18. Информирование по письменному обращению муниципального архива осуществляется   в   срок,   не   превышающий   15 рабочих   дней   с   момента  его регистрации.

Сроки исполнения государственной функции

19. Комплексные и тематические проверки проводятся с периодичностью не более одного раза в 3 года. Контрольные проверки проводятся по истечении 3 лет с момента окончания комплексной или тематической проверки.

20. Продолжительность проведения проверки не может превышать 5 рабочих дней с момента прибытия сотрудника ОМА в муниципальный архив.

21. Срок подготовки справки о результатах проверки не может превышать 10 рабочих дней с момента окончания проверки.

22. Срок исполнения государственной функции 45 рабочих дней.

Требования к удобству и комфорту места приема представителей муниципальных архивов

23. Организация приема по информированию о выполнении государственной функции   осуществляется    сотрудниками Управления   на   рабочих   местах   в соответствии с графиком работы (пункт 9).

24. В день назначенной встречи по прибытии представителя муниципального архива в здание Управления сотрудник обязан его лично встретить и проводить к своему рабочему месту.

Перечень документов необходимых для исполнения государственной функции

25. При проведении проверки у муниципального архива могут быть затребованы документы, относящиеся к предмету проверки и содержащие сведения, необходимые для принятия решений о соответствии (не соответствии) организации и состояния хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Алтайского края в муниципальных архивах Алтайского края нормативным правовым актам в области архивного дела:

организационно-распорядительные документы,

планово-отчетные документы,

информационно-справочные документы,

основные и вспомогательные учетные документы,

документы о работе и состоянии архивов организаций - наблюдательные

дела организаций,

справочно-поисковые средства,

документы по рассмотрению запросов.

Основание для приостановления исполнения государственной функции

26. Основанием для приостановления исполнения государственной функции является непредставление документов, перечисленных в пункте 25 настоящего Административного регламента.

Другие положения, характеризующие требования к исполнению государственной функции

27. Проверки проводятся с выездом Куратора на место проверки в муниципальный архив.

28. Количественный и персональный состав проверяющих устанавливается исходя из вида проверки и объема проводимых контрольных действий.

29. Исполнение государственной функции осуществляется бесплатно.

III. Административные процедуры

30.   Реализация   государственной   функции   включает  в   себя   следующие административные процедуры:

- планирование проверки;

- проведение проверки;

- подготовка справки о результатах проверки.

Планирование проверки

31. Проверки проводятся в соответствии с Основными направлениями развития архивного дела в Алтайском крае на текущий год, утвержденными заместителем Губернатора Алтайского края (далее - «план работы»). Основанием для включения проверки в план работы является истечение 3 лет со дня проведения предыдущей проверки, получение информации о выявлении фактов нарушения законодательства об архивном деле Российской Федерации и Алтайского края.

Проведение проверки

32.  В  ходе  проверки  могут  рассматриваться  все  вопросы,  связанные  с организацией   и   состоянием   архивного   дела - комплексные   проверки,   или отдельный вопрос - тематические проверки.

33.              Юридическим фактом, являющимся основанием проведения проверки, является   издание   приказа   Управления   о проведении   проверки,   в   котором определяется:

наименование муниципального архива, в котором проводится проверка;

тема проверки;

персональный и количественный состав проверяющих;

сроки проведения проверки.

34. Перед проверкой Куратором разрабатывается план её проведения. План проверки    должен    содержать    сведения    о виде,    сроках,    месте    проверки, наименовании муниципального архива и перечень основных вопросов, по которым проводится проверка. План проверки подписывается Куратором, согласовывается с начальником   ОМА   и   утверждается   заместителем начальника   Управления   в соответствии с распределением обязанностей не позднее чем за 5 рабочих дней до начала проверки.

35. Не позднее чем за 3 дня до начала проверки Куратор уведомляет о сроках ее проведения муниципальный архив по телефону, факсом, по электронной почте.

36.              Датой    начала    проверки    считается    дата    прибытия    Куратора    в муниципальный архив.

37.              Критерием оценки соответствия организации и состояния архивного дела установленным   требованиям   является соблюдение   муниципальным   архивом законодательства Российской Федерации и Алтайского края в установленной сфере деятельности, нормативных правовых актов Министерства культуры Российской Федерации,    нормативно-методических документов    Федерального    архивного агентства и Управления:

Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. №43. Ст. 4169);

Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. № 19. Ст. 2060);

Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. № 31 (ч. I). Ст. 305);

закона Алтайского края от 28.12.1994 «Об Архивном фонде Алтайского края и архивах» (в редакции от 8 октября 2001 г. № 65-ЗС, 12 октября 2005 г. № 66-ЗС и 6 апреля 2009 г. № 24-ЗС) (Сборник законодательства Алтайского края, июль 1995 г., № 12, октябрь 2001 г., № 66, октябрь 2005 г., № 114, «Алтайская правда». 16.04.2009, № 108-109);

закона Алтайского края от 29.12.2006 № 152-ЗС «О рассмотрении обращений граждан Российской Федерации на территории Алтайского края» (Сборник законодательства Алтайского края, декабрь 2006 г., № 128, ч. 2);

приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. №19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059. Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 г. № 20);

приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 г. №1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 27.09.2007, регистрационный №10194. Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 12 ноября 2007 г. № 46);

приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 г. № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 09.10.2007, регистрационный № 10291, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 5 ноября 2007 г. № 45);

приказа Министерства культуры Российской Федерации от 12 января 2009 г. № 3 «Об утверждении Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 04.05.2009. регистрационный № 13882, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 15 июня 2009 г. № 24);

приказа Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 г. № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 08.07.97, регистрационный № 1344, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от сентября 1997 г., №17);

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (по заключению Минюста России данный документ в государственной регистрации не нуждается - письмо Минюста России от 04.04.2003 № 07/3276-ЮД);

Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций. с указанием сроков хранения (утвержден Руководителем Росархива 6 октября 2000 г.) (с изменениями от 27 октября 2003 г.):

Методических указаний по составлению описей дел и научно-справочного аппарата к ним, Барнаул, 1998;

Методических рекомендаций о порядке работы архивных учреждений городов, районов края по отбору, приему, учету, описанию и хранению аудиовизуальной документации. Барнаул. 2001;

Рекомендаций по приему, оформлению, обработке документов личного происхождения в муниципальных архивах, Барнаул. 2009.

38. При проведении проверки Куратор:

-  запрашивает  у  муниципального  архива  и  проверяет  полноту   состава, комплектность и правильность оформления документов, указанных в пункте 25 настоящего Административного регламента, необходимых для принятия решений по результатам проверки;

- взаимодействует с Главой (заместителем Главы) Администрации города, района, иным должностным лицом органа местного самоуправления, курирующего муниципальный архив, руководителями, ответственными за ведение делопроизводства и архив органов и организаций - источников комплектования муниципального архива.

Подготовка справки о результатах проверки

39.              В   течение   10  рабочих  дней  со  дня   окончания   проверки   Куратор составляет справку о результатах проверки.

40.              Справка составляется в двух экземплярах. В справке указывается:

- вид проверки;

- наименование муниципального архива, в котором проводилась проверка;

- хронологические рамки проверенного периода;

- дата и место составления справки;

- сроки проведения проверки;

- сведения о результатах проверки;

- рекомендации по итогам проведения проверки:

- срок представления информации в Управления о работе, проделанной по результатам проверки.

41.              Сроки     выполнения     рекомендаций     по     результатам     проверки устанавливаются Куратором по согласованию с руководителем муниципального архива. Сроки выполнения рекомендаций, превышающие 1 месяц, вносятся в план мероприятий, муниципального архива, проводимых по итогам проверок, годовой план работы.

42. Справка   подписывается   Куратором,   другими   специалистами   ОМА, участвовавшими в проведении проверки, согласовывается с начальником ОМА. заместителем    начальника    Управления    в    соответствии    с    распределением обязанностей и передается для согласования начальнику Управления.

43. Куратор в течение 3 рабочих дней с момента согласования справки начальником Управления направляет для ознакомления с результатами проверки в муниципальный архив 2 экземпляра справки с сопроводительным письмом. Запись об ознакомлении  должна  содержать  должности,   инициалы,   фамилии,  личные подписи    Главы    (заместителя    Главы) Администрации    города,    района    и руководителя муниципального архива.

44. Руководитель муниципального архива не позднее 15 рабочих дней с момента получения справки направляет в Управление экземпляр справки с записью об ознакомлении.

45. В    случае    несогласия    с    результатами    проверки    руководитель муниципального архива не позднее 3 рабочих дней со дня получения справки направляет в Управление письменные возражения.

46. Экземпляр    справки    с    записью    об    ознакомлении    и    документы, характеризующие     выполнение рекомендаций по     результатам     проверки, включаются в дело с документами о работе архивных отделов, комитетов по делам архивов администраций городов и районов края - наблюдательное дело. Наблюдательные дела формируются Кураторами отдельно на каждый муниципальный архив и ежегодно включаются в номенклатуру дел Управления со сроком хранения «Постоянно».

Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

47. Текущий    контроль    за    совершением    действий    по    исполнению государственной  функции,   определенных административными  процедурами,   и принятием решений осуществляется начальником ОМА.

48. Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником ОМА проверок соблюдения и исполнения сотрудниками ОМА положений настоящего Административного регламента, проверки обоснованности решений, принятых по
результатам проверок.

49. Контроль за непосредственным исполнением государственной функции ОМА   осуществляет   заместитель   начальника Управления   в   соответствии   с распределением обязанностей.

50. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Управления) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

51.              Должностные лица в случае  совершения  ими  нарушений  в связи  с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей подлежат   ответственности   в   соответствии   с   законодательством   Российской Федерации.

Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции

52.              Представители муниципальных архивов могут обратиться с жалобой на действие (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной     функции     на     основании     настоящего     Административного регламента   (далее        «жалоба»),   устно   или   письменно   к   начальнику   ОМА, непосредственно к начальнику Управления или его заместителю в соответствии с распределением обязанностей. В письменной жалобе представителем указываются:

-              полное   наименование   юридического   лица   (фамилия,   имя.   Отчество уполномоченного представителя юридического лица);

- почтовый адрес;

- предмет жалобы;

- подпись и дата.

53. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 календарных дней со дня регистрации.

54. Если  в  результате  рассмотрения  жалоба  признана  обоснованной,  то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности должностных лиц. допустивших в ходе исполнения государственной       функции       на       основании       настоящего Административного регламента нарушения, которые повлекли за собой жалобу.

Муниципальному архиву направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с ним.

55. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ по существу за подписью начальника Управления (заместителя начальника Управления).

56. Если муниципальный архив не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в:

Администрацию Алтайского края по адресу: 656035, г. Барнаул, пр. Ленина, д. 59;

Федеральное архивное агентство по адресу: 103132, г. Москва, ул. Ильинка. д. 12;

Сибирское территориальное управление Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия по адресу: 630099, г. Новосибирск. Красный проспект, д. 25.

57.              Решения,   принятые   в   ходе   исполнения   государственной   функции, действия (бездействие) структурных подразделений, должностных лиц Управления могут быть обжалованы в судебном порядке в суде общей юрисдикции в порядке и
сроки, установленные процессуальным законодательством Российской Федерации.

Приложение

Блок-схема последовательности действий Управления при исполнении государственной функции «Взаимодействие с муниципальными архивами Алтайского края в целях соблюдения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов»

Включение проверки в план работы Управления на текущий год

Начало исполнения государственной функции: Издание приказа о проведении проверки

Утверждение плана проведения проверки

Уведомление муниципального архива о проводимой проверке

Проведение проверки

Подготовка справки о результатах проверки

При выявлении нарушений постановка выполнения рекомендаций по результатам проверки на контроль

Направление справки для ознакомления в муниципальный архив

Получение справки с записью об ознакомлении или письменных возражений муниципального архива

Исполнение государственной функции завершено