Об утверждении административного регламента по исполнению управлением архивного дела Алтайского края государственной функции "Ведение государственного учёта документов Архивного фонда Алтайского края"



Документ утратил силу на основании приказа управления Алтайского края по культуре и архивному делу от 20 июля 2010 года № 238 «Об утверждении административного регламента по исполнению управлением Алтайского края по культуре и архивному делу государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Алтайского края»

УПРАВЛЕНИЕ АРХИВНОГО ДЕЛА

АЛТАЙСКОГО КРАЯ

ПРИКАЗ

от 28 сентября 2009 года № 127

Об утверждении административного регламента по исполнению управлением архивного дела Алтайского края государственной функции «Ведение государственного учёта документов Архивного фонда Алтайского края»

В соответствии с решением комиссии по проведению административной реформы и реформированию государственной гражданской службы Алтайского края от 25.09.2009 и руководствуясь письмом Администрации края от 28.11.2007 № 3058 ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие с 05.10.2009 административный регламент по исполнению управлением архивного дела Алтайского края государственной функции «Ведение государственного учёта документов Архивного фонда Алтайского края» (прилагается).

2. В срок до 12.10.2009 административный регламент, утвержденный настоящим приказом:

2.1. направить для публикации в Сборнике законодательства Алтайского края (Е.А. Кочалина), размещения на официальном сайте Администрации края в подразделе «Административные регламенты», на сайте управления в глобальной сети Интернет и на внутреннем сайте управления (О.Н. Дударева);

2.2. разместить в местах приема представителей муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, органов государственной власти и организаций в отделах ведомственных архивов и формирования Архивного фонда края (А.В. Перемышленникова), муниципальных архивов (Г.А. Юдакова), спецдокументации (Г.Д. Жданова).

3. В срок до 12.10.2009 направить настоящий приказ в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Алтайскому краю для проведения юридической экспертизы (Е.А. Кочалина).

4. Опубликовать указанный административный регламент в информационно-методическом бюллетене «Алтайский архивист» № 1 (17) за 2009 г. (О.Н. Дударева).

5. Контроль за исполнением административного регламента, утвержденного настоящим приказом, оставляю за собой.

Начальник управления В.Н. Кутищев

УТВЕРЖДЕН

приказом управления архивного дела

Алтайского края от 28.09.2009 № 127

Административный регламент по исполнению управлением архивного дела Алтайского края государственной функции «Ведение государственного учёта документов Архивного фонда Алтайского края»

Наименование государственной функции

1. Административный регламент по исполнению управлением архивного дела Алтайского края государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Алтайского края» (далее - «государственная функция») определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) управления архивного дела Алтайского края (далее - «Управление») по приёму и регистрации, рассмотрению и анализу, составлению сводных документов государственного учета и их отправке.

Нормативное правовое регулирование исполнения государственной функции

2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 25.12.1993, № 237);

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. №43. Ст. 4169);

законом Алтайского края от 28 декабря 1994 г. «Об Архивном фонде Алтайского края и архивах» (в редакции от 8 октября 2001 г. № 65-ЗС, 12 октября 2005 г. № 66-ЗС и 6 апреля 2009 г. № 24-ЗС) (Сборник законодательства Алтайского края, июль 1995 г., № 12, октябрь 2001 г., № 66, октябрь 2005 г., № 114, «Алтайская правда», 16.04.2009, № 108-109);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 г. № 20) (далее - «Правила»);

приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 г. № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 08.07.97, регистрационный № 1344, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от сентября 1997 г., № 17) (далее - «Регламент государственного учета»);

Положением об управлении архивного дела Алтайского края, утвержденным постановлением Администрации Алтайского края от 10 февраля 2005 г. № 57 «Об утверждении Положения об управлении архивного дела Алтайского края» (с изменениями от 10 октября 2005 г., 18 декабря 2006 г., 3 апреля 2007 г.);

Регламентом работы управления архивного дела Алтайского края, утвержденным приказом управления архивного дела Алтайского края от 15 августа 2008 г. № 92 (далее - «Регламент работы Управления»).

Органы и организации, участвующие в исполнении государственной функции

3. Исполнение государственной функции осуществляется структурными подразделениями Управления непосредственно и во взаимодействии с муниципальными архивами, государственными музеями и библиотеками, осуществляющими постоянное хранение документов Архивного фонда Алтайского края, органами государственной власти, организациями, осуществляющими временное хранение документов Архивного фонда Алтайского края.

4. Муниципальные архивы, государственные музеи, библиотеки, органы государственной власти, организации в отношении хранящихся у них документов представляют в Управление документы государственного учета.

5. Исполнение государственной функции путем рассмотрения и анализа документов государственного учета осуществляют:

по документам органов государственной власти, организаций, государственных музеев, библиотек - уполномоченное лицо отдела ведомственных архивов и формирования Архивного фонда Алтайского края Управления (далее - «ОВАФ»);

по документам муниципальных архивов, музеев, библиотек - уполномоченное лицо отдела муниципальных архивов Управления (далее -«ОМА»);

по документам органов государственной власти, организаций, содержащим сведения, составляющие государственную тайну - уполномоченное лицо отдела спецдокументации Управления (далее - «ОСД»).

6. Исполнение государственной функции путем составления сводных документов государственного учета осуществляют заместитель начальника Управления, начальники ОВАФ, ОМА, ОСД, отдела обеспечения сохранности документов и госучета (далее - «ООСДиГ») центра хранения Архивного фонда Алтайского края (далее - «ЦХАФ АК»).

7. Исполнение государственной функции путем рассмотрения и анализа паспортов архивов и копий информационных массивов баз данных «Архивный фонд», представленных муниципальными архивами, объединения их в сводную базу данных «Фондовый каталог» и формирования сводного паспорта муниципальных архивов по базе данных осуществляет начальник отдела ООСДиГ.

Требования к порядку исполнения государственной функции

8. Муниципальные архивы ежегодно представляют в Управление с сопроводительным письмом:

паспорт муниципального архива на 1 января ________г. с объяснительной запиской к паспорту;

копии информационных массивов баз данных «Архивный фонд» или сведения по фондам муниципального архива для внесения в базу данных «Архивный фонд»;

паспорт муниципального музея, библиотеки, хранящего документы Архивного фонда Алтайского края, на 1 января_________г.;

сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования муниципального архива на 1 декабря______г.

9. Государственные музеи, библиотеки ежегодно представляют в Управление с сопроводительным письмом:

паспорт государственного музея, библиотеки, хранящего документы Архивного фонда Алтайского края, на 1 января________г.

10. Органы государственной власти и организации, осуществляющие временное хранение документов Архивного фонда Алтайского края, ежегодно представляют в Управление с сопроводительным письмом паспорт архива организации по состоянию на 1 декабря______г.

11. На основании документов государственного учета, представленных муниципальными архивами, государственными музеями, библиотеками, органами государственной власти и организациями, Управление составляет сводные документы государственного учета:

сводный паспорт муниципальных архивов;

сводный паспорт государственных музеев, библиотек;

сводный паспорт муниципальных музеев, библиотек;

сводный паспорт государственных, муниципальных музеев, библиотек;

сводную базу данных «Фондовый каталог», с описаниями архивных фондов муниципальных архивов;

сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Алтайского края в организациях - источниках комплектования ЦХАФ АК;

сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Алтайского края в организациях - источниках комплектования ОСД;

сводные сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Алтайского края в организациях - источниках комплектования муниципальных архивов;

сводные сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Алтайского края в организациях - источниках комплектования ЦХАФ АК, ОСД и муниципальных архивов.

12. Состав и формы документов государственного учета, перечень реквизитов учетных баз данных устанавливаются Регламентом государственного учета, иными нормативными правовыми актами Федерального архивного агентства (далее - «Росархив»).

13. Основаниями для приостановления исполнения государственной функции (принятия решения о возврате представленных документов государственного учета на доработку) являются:

ненадлежащее оформление документов;

некомплектность документов;

несбалансированность или несоответствие документов данным взаимосвязанных документов государственного учета, планово-отчетной документации, информационного массива базы данных «Архивный фонд».

Условия и сроки исполнения государственной функции

14. Срок исполнения государственной функции - в течение 2 месяцев со дня поступления документов государственного учета в Управление.

15. Периодичность и сроки представления документов государственного учета в Росархив устанавливаются Регламентом государственного учета, иными нормативными правовыми актами Росархива.

16. Сроки представления документов государственного учета в Управление устанавливаются Управлением.

Порядок информирования об исполнении государственной функции

17. Место нахождения Управления и его почтовый адрес: ул. Анатолия, 72, г. Барнаул, 656049.

Электронный адрес Управления: archiv @ab.ru

Место нахождения и телефоны структурных подразделений Управления, обеспечивающих исполнение государственной функции:

ОВАФ - ул. Анатолия, д. 72, г. Барнаул, 656049, (385-2)63-36-22;

ОМА - ул. Анатолия, д. 72, г. Барнаул, 656049, (385-2)63-73-86;

ОСД - ул. 5-я Западная, д. 85, г. Барнаул, 656023, (385-2)33-36-41;

ЦХАФ АК - ул. Анатолия, д. 72, г. Барнаул, 656049, (385-2)63-48-28.

официальный сайт Управления «Архивная служба Алтайского края»: http://www. archiv. ab.ru/.

18. График работы Управления:

понедельник - четверг с 9-00 до 13-00 и с 13-48 до 18-00,

пятница с 9-00 до 13-00 и с 13-48 до 17-00,

суббота и воскресенье - выходные дни.

19. Информация об исполняемой Управлением государственной функции предоставляется непосредственно в помещении Управления, а также по телефону, электронной почте, посредством ее размещения на сайте «Архивная служба Алтайского края».

20. Информирование представителей муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, органов государственной власти и организаций по процедуре исполнения государственной функции производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- посредством личного обращения в Управление.

21. При ответах на телефонные звонки сотрудник Управления подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информирует представителей муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, органов государственной власти и организаций по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

22. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить представителю муниципального архива, государственного музея и библиотеки, органа государственной власти и организации обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для представителя муниципального архива, государственного музея и библиотеки, органа государственной власти и организации время для устного информирования (с учетом графика работы Управления).

23. При информировании посредством личного обращения сотрудник Управления обязан принять представителя муниципального архива, государственного музея и библиотеки, органа государственной власти и организации в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Управления.

24. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес муниципального архива, государственного музея и библиотеки, органа государственной власти и организации.

25. Информация по запросу, направленная через официальный сайт, размещается на сайте «Архивная служба Алтайского края» в разделе «вопросы-ответы».

26. При информировании в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес муниципального архива, государственного музея и библиотеки, органа государственной власти и организации.

27. Информирование по письменному обращению муниципального архива, государственного музея и библиотеки, органа государственной власти и организации осуществляется в срок, не превышающий 15 рабочих дней с момента его регистрации.

Требования к удобству и комфорту места приема представителей муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, органов государственной власти и организаций

28. Организация приема по информированию о выполнении государственной функции осуществляется сотрудниками Управления на рабочих местах в соответствии с графиком работы (пункт 18).

29. В день назначенной встречи по прибытии представителя муниципального архива, государственного музея и библиотеки, органа государственной власти и организации в здание Управления сотрудник обязан его лично встретить и проводить к своему рабочему месту.

30. Реализация государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

прием и регистрация документов государственного учета;

рассмотрение и анализ документов государственного учета;

составление сводных документов государственного учета;

отправка сводных документов государственного учета.

Прием и регистрация документов государственного учета

31. Прием документов государственного учета, поступивших от муниципальных архивов, государственных музеев, библиотек, органов государственной власти и организаций, осуществляет сотрудник Управления, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции, который проверяет правильность доставки, целостность упаковки документов.

32. Документы государственного учета регистрируются сотрудником Управления, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции, с записью в регистрационно-контрольной форме в течение 3 рабочих дней с момента поступления, после чего документы направляются на рассмотрение в ОВАФ, ОМА и ОС Д.

Рассмотрение и анализ документов государственного учета

33. Рассмотрение и анализ документов государственного учета осуществляют специалисты ОВАФ, ОМА, ОСД (далее - Исполнители) в соответствии с распределением обязанностей в течение 5 рабочих дней с момента регистрации.

34. При выявлении в ходе анализа некомплектности и ненадлежаще оформленных документов государственного учета Исполнители информируют об этом муниципальный архив, государственный музей, библиотеку, орган государственной власти или организацию, их представившую, в целях устранения выявленных недостатков.

35. Муниципальный архив, государственный музей, библиотека, орган государственной власти или организация в течение 5 рабочих дней с момента уведомления устраняет выявленные недостатки и представляет в Управление исправленный документ государственного учета.

36. Рассмотренные и проанализированные документы государственного учёта государственных музеев, библиотек, органов государственной власти или организаций визируются Исполнителем, передаются начальнику ОВАФ, ОСД для подготовки сводных документов государственного учета.

37. Рассмотренные и проанализированные документы государственного учета, копии информационных массивов баз данных «Архивный фонд» или сведения по фондам муниципального архива для внесения в базу данных «Архивный фонд», представленные муниципальными архивами, передаются Исполнителями начальнику или главному специалисту ООСДиГ, который в течение 5 рабочих дней проводит анализ информационных массивов, сведений. При выявлении в ходе анализа недостатков начальник или главный специалист ООСДиГ информирует об этом Исполнителя, который в течение 3 рабочих дней принимает меры по их устранению.

38. Рассмотренные и проанализированные начальником или главным специалистом ООСДиГ документы государственного учёта передаются начальнику ОМА для подготовки сводных документов государственного учета.

Составление сводных документов государственного учета муниципальных архивов, музеев, библиотек, органов государственной власти и организаций

39. Начальник ОВАФ, ОМА, ОСД в течение 10 рабочих дней проводит анализ полноты и сбалансированности показателей документов государственного учета. После проведенного анализа:

начальник ОВАФ составляет сводный паспорт государственных музеев, библиотек и сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Алтайского края в организациях - источниках комплектования ЦХАФ АК;

начальник ОМА составляет сводный паспорт муниципальных архивов, сводный паспорт муниципальных музеев, библиотек и сводные сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Алтайского края в организациях - источниках комплектования муниципальных архивов;

начальник ОСД составляет сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Алтайского края в организациях - источниках комплектования ОСД.

40. Начальник ООСДиГ на основании копий информационных массивов баз данных «Архивный фонд» с описаниями архивных фондов муниципальных архивов, сведений по фондам муниципального архива для внесения в базу данных «Архивный фонд» в течение 5 рабочих дней формирует сводную базу данных «Фондовый каталог».

41. Указанные в п. 39 сводные документы государственного учета, а также составленные в установленном порядке паспорт ЦХАФ АК и паспорт ОСД, передаются заместителю начальника Управления для анализа и составления сводных документов государственного учета Алтайского края:

сводного паспорта ЦХАФ АК, ОСД,

сводного паспорта государственных, муниципальных музеев, библиотек,

сводных сведений о состоянии хранения документов Архивного фонда Алтайского края в организациях - источниках комплектования ЦХАФ АК, ОСД и муниципальных архивов.

42. Заместитель начальника Управления в течение 10 рабочих дней проводит анализ полноты и сбалансированности показателей представленных начальниками ОВАФ, ОМА, ОСД, ООСДиГ документов государственного учета.

43. При выявлении в ходе анализа документов государственного учета недостатков заместитель начальника Управления информирует об этом начальника ОВАФ, ОМА, ОСД, ООСДиГ, который в течение 3 рабочих дней устраняет выявленные недостатки.

Отправка сводных документов государственного учета

44. Сводные документы государственного учёта подписываются начальником Управления и направляются в Росархив до 15 февраля (или в иной установленный Росархивом срок) со следующей периодичностью:

сводная база данных «Фондовый каталог» - ежегодно;

сводный паспорт ЦХАФ АК, ОСД - один раз в 3 года;

сводный паспорт муниципальных архивов - один раз в 3 года;

сводный паспорт государственных, муниципальных музеев, библиотек - один раз в 3 года;

сводные сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Алтайского края в организациях - источниках комплектования ЦХАФ АК, ОСД и муниципальных архивов - один раз в 3 года.

45. Регистрацию и подготовку к отправке сводных документов государственного учёта осуществляет сотрудник Управления, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции.

Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции

46. Представители муниципальных архивов, государственных, музеев, библиотек, органов государственной власти и организаций могут обратиться с жалобой на действие (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Административного регламента (далее - «жалоба»), устно или письменно в ОВАФ, ОМА, ОСД, непосредственно к начальнику Управления или его заместителям. В письменной жалобе представителем указываются:

- полное наименование юридического лица (фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя юридического лица);

- почтовый адрес;

- предмет жалобы;

- подпись и дата.

47. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 календарных дней со дня регистрации.

48. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Административного регламента нарушения, которые повлекли за собой жалобу.

Муниципальному архиву, государственному музею, библиотеке, органу государственной власти и организации направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с ним.

49. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ по существу за подписью начальника Управления (заместителя начальника Управления).

50. Если муниципальный архив, государственный музей, библиотека, орган государственной власти и организация не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в:

Администрацию Алтайского края по адресу: 656035, г. Барнаул, пр. Ленина, д. 59;

Федеральное архивное агентство по адресу: 103132, г. Москва, ул. Ильинка, Д. 12;

Сибирское территориальное управление Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия по адресу: 630099, г. Новосибирск, Красный проспект, д. 25.

Приложение

Блок-схема последовательности действий Управления при исполнении государственной функции «Ведение государственного учёта документов Архивного фонда Алтайского края»

Документы государственного учёта муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, органов государственной власти и организаций

Начало исполнения государственной функции: в Управление поступили документы государственного учёта муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, органов государственной власти и организаций

Прием и регистрация поступивших документов государственного учёта

Передача документов государственного учёта на рассмотрение специалистам ОВАФ, ОМА, ОСД

Приостановление

исполнения

государственной

функции - возврат документов на

доработку

Рассмотрение и анализ документов государственного учёта специалистами ОВАФ, ОМА, ОСД

Приостановление

исполнения

государственной

функции - возврат документов на

доработку

Анализдокументов

государственного

учёта государственных

музеев, библиотек,

органов

государственной

власти, организаций

начальниками ОВАФ,

ОСД

Анализ документов государственного

учёта, копий

информационных

массивов баз данных

«Архивный фонд»,

сведений по фондам

муниципальных архивов начальником

(главным специалистом) ООСДиГ

Приостановление

исполнения

государственной

функции - возврат документов на

доработку

Подготовка сводных документов

государственного учёта

государственных музеев, библиотек,

органов государственной власти,

организаций начальниками ОВАФ, ОСД

Подготовка сводных

документов

государственного учёта

муниципальных музеев,

библиотек, архивов

начальником ОМА

Формирование сводной базы

данных «Фондовый каталог»

начальником (главным

специалистом) ООСДиГ

Анализ сводных документов государственного учёта заместителем начальника Управления

Приостановление

исполнения

государственной

функции - возврат документов на

доработку

Составление сводных документов государственного учёта Алтайского края заместителем начальника Управления

Регистрация, подготовка к отправке и отправка сводных документов государственного учёта Алтайского края в Росархив

Исполнение государственной функции завершено