Об утверждении административного регламента исполнения государственной функции рассмотрения обращений граждан в Региональной службе по надзору и контролю в сфере образования Ростовской области



Пояснительная записка

РЕГИОНАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ И КОНТРОЛЮ В СФЕРЕ ОБРАЗОВАНИЯ

АДМИНИСТРАЦИЯ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

11.08.2010                    № 1605            г. Ростов-на-Дону

Об утверждении административного регламента исполнения государственной функции рассмотрения обращений  граждан в Региональной службе по надзору и контролю в сфере образования Ростовской области

(Утратил силу:

приказ Региональной службы по надзору и контролю в сфере образования Ростовской области от 01.03.2013 №600, НГР:ru61000201300097)

В соответствии с целями  и  задачами административной  реформы для обеспечения необходимых условий по реализации прав и законных интересов граждан, повышения эффективности осуществления возложенных на государственных гражданских служащих полномочий

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить административный регламент исполнения государственной функции рассмотрения обращений  граждан в Региональной службе по надзору и контролю в сфере образования Ростовской области (приложение).

2. Руководителям структурных подразделений обеспечить соблюдение административного регламента исполнения государственной функции рассмотрения обращений  граждан в Региональной службе по надзору и контролю в сфере образования Ростовской области.

3. Заведующему сектором правовой и кадровой работы Говориной Т.В. довести настоящий приказ до сведения государственных гражданских служащих Региональной службы по надзору и контролю в сфере образования Ростовской области.

4. Контроль  за  выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель Региональной службы

Н.В. Толстик

Подготовлен сектором

правовой и кадровой работы,

заведующий сектором – Говорина Т.В.

Приложение

к приказу Ростобрнадзора

от 11.08.2010 № 1605

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

исполнения государственной функции рассмотрения обращений граждан в Региональной службе по надзору и контролю в сфере образования Ростовской области

I. Общие положения

1.Государственная функция, подлежащая регламентации, основные термины, нормативные правовые акты, регулирующие исполнение государственной функции

1.1. Наименование государственной функции - рассмотрение обращений граждан (далее - государственная функция).

1.2. Основные термины, используемые в настоящем административном регламенте:

обращение гражданина (далее - обращение) - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;

административный регламент исполнения государственной функции - нормативный правовой акт, определяющий сроки и последовательность действий и (или) принятия решений исполнительного органа государственной власти и его должностных лиц;

административная процедура - последовательность действий исполнительного органа государственной власти при исполнении государственной функции;

должностное лицо - лицо постоянно, временно или в соответствии со специальными полномочиями осуществляющее деятельность по исполнению государственной функции или предоставлению государственной услуги, а равно лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях.

1.3. Исполнение государственной функции рассмотрения обращений граждан осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации, 1993 г.;

Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;

Постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 № 679 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)»;

Уставом Ростовской области (принят Законодательным Собранием Ростовской области 19.04.1996);

Областным законом Ростовской области от 25.10.2002 № 273-ЗС «Об административных правонарушениях»;

Областным законом Ростовской области от 18.09.2006 № 540-ЗС «Об обращениях граждан»;

постановлением Администрации Ростовской области от 29.11.2007 № 468 «О мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан».

1.4. Государственную функцию исполняет Региональная служба по надзору и контролю в сфере образования Ростовской области (далее – Ростобрнадзор).

1.5. Если предмет обращения выходит за рамки непосредственной компетенции Ростобрнадзора, исполнение государственной функции может осуществляться во взаимодействии с областными органами исполнительной власти, местного самоуправления, к сфере деятельности которых относятся поставленные в обращении вопросы.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

2. Порядок информирования о государственной функции

2.1. Конечным результатом исполнения государственной функции может являться:

устный или письменный ответ гражданину в установленные сроки на все поставленные в обращении вопросы;

необходимые действия, осуществленные в связи со всеми поставленными в обращении вопросами.

2.2. Информирование о местах нахождения и графике работы подразделений, осуществляющих работу с обращениями граждан, об установленных днях для личного приема граждан руководителем Ростобрнадзора (далее – Руководитель) осуществляется:

2.2.1. Непосредственно в Ростобрнадзоре с использованием средств телефонной связи, электронного информирования;

2.2.2. Посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети «Интернет»), публикации в средствах массовой информации, издания информационных материалов.

2.3. Для получения информации о порядке исполнения государственной функции граждане обращаются:

2.3.1. Лично в приемную Ростобрнадзора;

2.3.2. По телефону в приемную Ростобрнадзора и структурные подразделения;

2.3.3. В письменном виде (почтой) в приемную Ростобрнадзора;

2.3.4. В письменном виде (электронной почтой) в приемную Ростобрнадзора;

2.3.5. В письменном виде (факсимильной связью) в приемную Ростобрнадзора.

2.4. Местонахождение Ростобрнадзора, справочные телефоны:

2.4.1. Почтовый адрес: 344002, г. Ростов-на-Дону, ул. Темерницкая, 44, Региональная служба по надзору и контролю в сфере образования Ростовской области;

2.4.2. Сайт Ростобрнадзора в сети «Интернет» - http://www.rostobrnadzor.ru/;

2.4.3. Электронный адрес - e-mail: rostobrnadzor@rostobrnadzor.ru;

2.4.4. Приемная Ростобрнадзора расположена по адресу: г. Ростов-на-Дону, ул. Темерницкая, 44, 3-ий этаж; телефон/факс приемной: (863) 282-22-05;

2.4.5. По телефону предоставляется следующая информация:

контактные телефоны должностных лиц Ростобрнадзора;

график приема граждан Руководителем;

почтовые адреса, адреса электронной почты для направления письменных обращений, месторасположение структурных подразделений Ростобрнадзора;

информация по вопросам регистрации и исполнения обращений граждан, другая справочная информация;

справочные телефоны  и местонахождение структурных подразделений  размещены  на сайте Ростобрнадзора в сети «Интернет».

2.5. Основными требованиями к информированию граждан о порядке исполнения государственной функции являются:

достоверность предоставляемой информации;

четкость в изложении информации;

полнота информирования.

2.6. Информирование граждан о порядке исполнения государственной функции осуществляется в виде индивидуального и публичного информирования, проводимых в форме устного и письменного информирования:

2.6.1. Индивидуальное устное информирование о порядке исполнения государственной функции обеспечивается государственными гражданскими служащими Ростобрнадзора (далее - должностные лица) лично или по телефону.

При ответах на телефонные звонки должностные лица подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся граждан по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности работника, принявшего телефонный звонок.

Должностное лицо, осуществляющее индивидуальное устное информирование о порядке исполнения государственной функции, должно принять все необходимые меры для полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением других должностных лиц; может предложить гражданину обратиться за необходимой информацией о порядке исполнения государственной функции в письменном виде либо назначить другое удобное для него время для устного информирования о порядке исполнения государственной функции;

2.6.2. Индивидуальное письменное информирование о порядке исполнения государственной функции при обращении граждан в Ростобрнадзор осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением, а также электронной почтой или размещением на сайте.

При коллективном обращении граждан в Ростобрнадзор письменное информирование о порядке исполнения государственной функции осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением в адрес гражданина, указанного в обращении первым, если не указан иной адрес для направления ответа, а также электронной почтой или их размещением на сайте;

2.6.3. Публичное информирование граждан о порядке исполнения государственной функции осуществляется посредством привлечения средств массовой информации - радио, телевидения (далее - СМИ), а также путем размещения информации на сайте Ростобрнадзора в сети «Интернет».

2.7. Специализированное помещение или иное помещение, в котором осуществляется прием граждан, должно обеспечивать:

комфортное расположение гражданина и должностного лица;

наличие системы кондиционирования воздуха;

возможность и удобство оформления гражданином письменного обращения;

телефонную связь;

возможность копирования документов;

доступ к основным нормативным правовым актам, регламентирующим полномочия и сферу компетенции Ростобрнадзора;

доступ к нормативным правовым актам, регулирующим исполнение государственной функции;

наличие письменных принадлежностей и бумаги формата А 4;

соблюдение мер безопасности: обеспечение противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

Места ожидания личного приема должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, быть оборудованными стульями, столами, обеспеченными канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений, информационными стендами.

2.8. На стенде по работе с обращениями граждан в Ростобрнадзоре размещается следующая обязательная информация:

информация о порядке исполнения государственной функции;

режим работы приемной Ростобрнадзора;

форма и требования к письменным обращениям граждан;

график личного приема граждан уполномоченными должностными лицами;

местонахождение, где осуществляется прием письменных обращений граждан и устное информирование граждан;

фамилии, имена, отчества и должности лиц, осуществляющих прием письменных обращений и устное информирование граждан;

почтовые адреса вышестоящих федеральных органов государственной власти;

выписки из нормативных правовых актов, регламентирующих порядок и сроки рассмотрения обращений граждан;

выписки из нормативных правовых актов, определяющих полномочия и компетенцию исполнительных органов государственной власти области и органов местного самоуправления, в том числе относящиеся к вопросам местного значения;

разъяснительная информация по текущим и наиболее актуальным вопросам граждан.

2.9. Сайт Ростобрнадзора в сети «Интернет» - http://www.rostobrnadzor.ru/ - в части реализации государственной функции должен содержать:

сведения о местонахождении, справочные телефоны, факсы, адреса электронной почты структурных подразделений Ростобрнадзора, где осуществляется прием письменных обращений и устное информирование граждан;

графики и информацию о порядке приема граждан;

обзоры о количестве и характере обращений граждан за определенный период;

нормативные правовые акты, определяющие порядок и сроки рассмотрения обращений граждан;

информацию по актуальным вопросам граждан.

Сроки исполнения государственной функции

2.10. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в Ростобрнадзор.

2.11. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Ростобрнадзора, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, если текст письменного обращения не поддается прочтению.

2.12. Письменное обращение, поступившее в Ростобрнадзор, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.

2.13. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения в порядке исключения может быть продлен Руководителем, заместителем руководителя Ростобрнадзора (далее – заместитель Руководителя), либо уполномоченным на это должностным лицом не более чем на 30 дней с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.

Основания для отказа в исполнении государственной функции

2.14. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

2.15. Если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

2.16. Если в указанном выше обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

2.17. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

2.18. Если в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, обращение остается без ответа по существу поставленных в нем вопросов, гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

2.19. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

2.20. Если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Руководитель или заместитель Руководителя вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Ростобрнадзор или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

2.21. Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

2.22. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе повторно направить обращение в Ростобрнадзор либо должностному лицу Ростобрнадзора.

Другие положения, характеризующие требования к исполнению государственной функции

2.23. Запрещается преследование гражданина в связи с его обращением в государственный орган, орган местного самоуправления или к должностному лицу с критикой деятельности указанных органов или должностного лица либо в целях восстановления или защиты своих прав, свобод и законных интересов либо прав, свобод и законных интересов других лиц.

2.24. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

2.25. Гражданин имеет право на возмещение убытков и компенсацию морального вреда, причиненных незаконным действием (бездействием) Ростобрнадзора или должностного лица при рассмотрении обращения, по решению суда.

2.26. В случае, если гражданин указал в обращении заведомо ложные сведения, расходы, понесенные в связи с рассмотрением обращения Ростобрнадзором или должностным лицом, могут быть взысканы с данного гражданина по решению суда.

2.27. За рассмотрение обращений граждан плата с авторов обращений не взимается.

III. Административные процедуры

3. Прием, первичная обработка и регистрация обращений граждан

3.1. Основанием для начала исполнения государственной функции является личное обращение гражданина в Ростобрнадзор или поступление в Ростобрнадзор письменного обращения гражданина, а также поступление письменного обращения гражданина с сопроводительным документом из других государственных органов для рассмотрения по поручению.

3.2. Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином либо его представителем, поступить по почте, факсу, телеграфу, электронной почте, в электронном виде на сайт Ростобрнадзора в сети «Интернет».

3.3. Прием письменных обращений непосредственно от граждан или их представителей производится работником, ответственным за прием документов. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии гражданина и почтового адреса для ответа.

По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям граждан (приложение № 1). Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

3.4. Обращения, присланные по почте, поступившие по факсу, телеграфу, электронной почте, в виде электронного обращения на сайт Ростобрнадзора в сети «Интернет»  и документы, связанные с их рассмотрением, поступают работнику, ответственному за прием документов.

3.5. Работник, ответственный за прием документов, при получении письменных обращений:

3.5.1. Проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;

3.5.2. Проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдъегерской связью;

3.5.3. Вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прилагает конверт;

3.5.4. Прикладывает впереди письма поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные документы);

3.5.5. В случае отсутствия самого текста в письме составляет справку (приложение № 2), которую прилагает к поступившим документам;

3.5.6. Составляет акт в двух экземплярах на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма (приложение № 3). Один экземпляр указанного акта приобщается к поступившему обращению, второй – хранится у работника, ответственного за прием документов;

3.5.7. Получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом своему руководителю и принимает меры безопасности.

3.6. Работник, ответственный за прием документов при получении обращений, поступивших по электронной почте, в виде электронного обращения на сайт Ростобрнадзора в сети «Интернет»:

3.6.1. Проверяет правильность адресования корреспонденции;

3.6.2. Распечатывает текст обращения на бумаге;

3.6.3. В случае отсутствия самого текста обращения (вложения) в поступившем по электронной почте сообщении составляет справку (приложение № 2), которую прилагает к поступившему сообщению;

3.6.4. Производит дальнейшую работу с данной категорией обращений как с письменными обращениями.

3.7. Поступившие в адрес Руководителя письма с пометкой «Лично», правильно указанными фамилией, инициалами и должностью не вскрываются. Они передаются непосредственно руководителю, которому адресованы. В случаях, когда такие письма квалифицируются как обращения, корреспонденция регистрируется и направляется по принадлежности для рассмотрения.

3.8. Работник, ответственный за прием документов, обязан:

3.8.1. Прочитать обращение, определить его тематику и тип, выявить поставленные заявителем вопросы;

3.8.2. Сверить указанные в письме и на конверте фамилию, имя, отчество, адрес автора (при получении обращения по почте), проверить обращение на повторность, при необходимости сверить с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом. Если обращение является повторным, материалы по предыдущему обращению приобщаются к нему для дальнейшей работы;

3.8.3. Зарегистрировать в автоматизированной системе учета обращений граждан. На лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу работник, ответственный за прием документов, ставит регистрационный штамп с отметкой о приеме, дату поступления письма и регистрационный номер. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

Обращения граждан подлежат обязательной регистрации в 3-дневный срок с момента их поступления в Ростобрнадзор.

Конверты сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения (при получении обращения по почте);

3.8.4. Заполнить контрольно-регистрационную форму учета обращений граждан (приложение № 4), в которой указывает:

фамилию, инициалы заявителя, его адрес;

дату регистрации обращения, сроки рассмотрения;

если от данного автора поступило более одного обращения, то для всех последующих уточняет, являются ли они повторными, отметка об этом делается в автоматизированной системе учета обращений граждан;

тип обращения согласно тематическому классификатору;

краткое содержание вопроса, с которым обратился заявитель;

3.8.5. Осуществить ввод необходимых примечаний, фамилии и инициалов исполнителя рассмотрения обращения;

3.8.6. Распечатать на принтере сопроводительные документы и проверить правильность их редакции (при получении обращения по электронной почте);

3.8.7. На поручениях вышестоящих федеральных органов власти о рассмотрении обращения, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставить штамп «Контроль». В случае если в поручении указан срок рассмотрения обращения, в сопроводительном  письме датируется установленный срок.

3.9. Если обращение подписано несколькими авторами, то регистрируется первый автор, или автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным.

3.10. Если обращение направлено из другого государственного органа власти или администрации муниципального образования, других организаций, то отмечается:

3.10.1. Откуда оно поступило;

3.10.2. Регистрационный номер;

3.10.3. Дата сопроводительного письма.

3.11. Результатом выполнения действий по приему, первичной обработке и регистрации обращений граждан является их прием, первичная обработка, регистрация обращений граждан в автоматизированной системе учета обращений граждан.

4. Направление обращений граждан на рассмотрение

4.1. Основанием для начала административной процедуры является регистрация письменных обращений в автоматизированной системе учета обращений граждан.

4.2. Зарегистрированные обращения передаются на рассмотрение Руководителю.

4.3. В соответствии с резолюцией Руководителя работник, ответственный за прием документов, вносит соответствующие сведения в автоматизированную систему учета обращений граждан  и передает обращения исполнителям.

4.4. В случае, если поставленные в обращениях граждан вопросы не входят в компетенцию Ростобрнадзора, такие обращения в 7-дневный срок направляются по принадлежности и заявители информируются об этом. Запрещается направлять обращения для рассмотрения в органы и должностным лицам, решения и (или) действия (бездействие) которых обжалуются.

4.5. Обращения, поступившие в Ростобрнадзор по информационным системам общего пользования, подлежат рассмотрению в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и настоящим Административным регламентом.

4.6. Поступившие в Ростобрнадзор обращения граждан из федеральных органов государственной власти в случаях, если они взяты ими на контроль, передаются Руководителю, который определяет порядок их дальнейшего рассмотрения, подписывает ответы на эти обращения в вышестоящие инстанции и заявителям.

4.7. Срок прохождения обращений граждан с момента поступления в Ростобрнадзор и до передачи исполнителю, которому непосредственно поручено его рассмотрение, не должен превышать трех дней. Срочные обращения передаются незамедлительно.

4.8. Не допускается передача дел по рассмотрению обращений граждан от одного исполнителя другому, минуя работника, ответственного за прием документов.

4.9. Результатом выполнения действий по направлению обращений граждан на рассмотрение является передача зарегистрированных обращений с резолюцией Руководителя исполнителям.

5. Рассмотрение обращений граждан

5.1. Основанием для начала административной процедуры является  направление обращений по принадлежности ответственным исполнителям.

5.2. Ростобрнадзор рассматривает по вопросам своей компетенции индивидуальные и коллективные предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие в письменной форме, в форме электронных сообщений или в форме устного личного обращения к должностному лицу во время приема граждан (далее - обращения).

5.3. Подразделения и должностные лица Ростобрнадзора:

обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости – с участием гражданина, направившего обращение;

запрашивают необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, осуществляющих управление в сфере образования, подведомственных учреждениях и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

принимают меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

готовят письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

уведомляют гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией;

передают работнику, ответственному за прием документов, копии ответов заявителям, оригиналы обращений и заполненные контрольные листки.

5.4. В необходимых случаях для рассмотрения обращений создаются комиссии в составе работников Ростобрнадзора, представителей органов местного самоуправления, осуществляющих управление в сфере образования, образовательных учреждений, иных организаций.

5.5. В случае необходимости, для обеспечения объективного и всестороннего рассмотрения обращения, рассмотрение производится с  участием гражданина, направившего обращение.

5.6. Если в поручении по рассмотрению обращения граждан значится несколько исполнителей, то всю работу по организации рассмотрения и направления ответа заявителю проводит должностное лицо, указанное первым.

5.7. Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями информации об исполнении поручения, порядок согласования и подготовки итогового документа по обращению граждан. Информация по исполнению поручения представляется в адрес исполнителя, указанного в резолюции первым.

5.8. Соисполнители не позднее 5 дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

5.9. Персональную ответственность за сохранность материалов дела, до момента передачи его работнику, ответственному за прием документов, несет исполнитель, указанный первым в поручении.

5.10. Разъяснение законодательства Российской Федерации и Ростовской области, практики его применения, а также толкование норм, терминов и понятий осуществляются структурными подразделениями Ростобрнадзора в случаях, если на них возложена соответствующая обязанность или если это необходимо для обоснования решения, принятого по обращению гражданина.

5.11. Предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие из редакций газет, журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации в Ростобрнадзор, рассматриваются в порядке и в сроки, предусмотренные настоящим Административным регламентом.

5.12. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:

5.12.1. Обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в случае необходимости в установленном законодательством порядке дополнительные материалы и получить объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц;

5.12.2. Принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

5.12.3. Дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

5.13. Должностное лицо на основании направленного в установленном порядке запроса других организаций обязано в течение 15 дней предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

5.14. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок с момента получения обращения направляет служебную записку на имя руководителя, давшего поручение по рассмотрению обращения граждан, указывая при этом структурное подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.

5.15. Результатом рассмотрения обращений граждан исполнителями является рассмотрение всех поставленных в обращениях вопросов, принятие мер по их разрешению.

6. Порядок продления сроков рассмотрения обращений граждан

6.1. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения непосредственный исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока и представляет ее руководителю, давшему поручение по рассмотрению обращения граждан.

6.2. Руководитель на основании служебной записки непосредственного исполнителя принимает решение о продлении срока рассмотрения обращения и направлении заявителю уведомления о продлении срока рассмотрения обращения. Копию служебной записки с решением о продлении срока рассмотрения ответственный исполнитель предоставляет работнику, ответственному за прием документов, для внесения изменения в контрольный срок.

6.3. Если контроль за рассмотрением обращения установлен федеральным органом или Администрацией Ростовской области, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать продление срока рассмотрения обращения, сообщив о результатах согласования работнику, ответственному за прием документов, для внесения измененных сроков в автоматизированную систему учета обращений граждан и контрольно-регистрационную форму учета обращений граждан (приложение № 4).

6.4. Контроль за сроками исполнения поручений по обращениям граждан осуществляется в соответствии с Регламентом Ростобрнадзора.

7. Подготовка ответов на обращения граждан

7.1. Основанием для начала административной процедуры является направление по принадлежности ответственному исполнителю письменного обращения, а также необходимых для подготовки проекта ответа материалов (при их наличии). 

7.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты по обращению гражданина.

7.3. В ответе в вышестоящие органы должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из заявителей дан ответ.

7.4. К ответу прилагаются подлинники документов, приложенные заявителем к письму. Если в письме не содержится просьбы об их возврате, они остаются в Ростобрнадзоре.

7.5. Подлинники обращений граждан в вышестоящие органы возвращаются только при наличии на них штампа «Подлежит возврату» или специальной отметки в сопроводительном письме.

7.6. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

7.7. Ответы заявителям и в вышестоящие органы печатаются на бланках установленной формы в соответствии с инструкцией по делопроизводству. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

7.8. Ответы на обращения граждан подписываются Руководителем или  заместителем Руководителя.

7.9. Ответы в федеральные органы об исполнении поручений о рассмотрении обращений граждан подписывает Руководитель, а в случае его временного отсутствия (отпуск, командировка и др.) заместитель Руководителя, временно исполняющий обязанности Руководителя.

7.10. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления проекта ответа исполнитель передает подлинник обращения, все относящиеся к рассмотрению обращения материалы и проект ответа заявителю работнику, ответственному за прием документов.

7.11. Проекты ответов, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Административным регламентом, возвращаются исполнителю для доработки.

7.12. Проекты ответов, подготовленные в соответствии с требованиями настоящего Административного регламента, представляются на подпись Руководителю или заместителю Руководителя с приложением подлинника обращения и всех материалов, относящихся к рассмотрению обращения.

7.13. Исполнитель представляет работнику, ответственному за прием документов, подписанный ответ для регистрации, снятия с контроля и направления заявителю, а также текст обращения и копию ответа на него для формирования дела.

7.14. Регистрация исходящих писем производится в автоматизированной системе учета обращений граждан. Отправление ответов без регистрации работником, ответственным за прием документов, не допускается.

7.15. Исполнитель вносит в контрольно-регистрационную форму учета обращений граждан (приложение № 4) результаты рассмотрения обращения и реквизиты исходящего письма в адрес заявителя.

7.16. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе), если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения.

7.17. Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству.

7.18. Обращения гражданина считается рассмотренным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры, заявитель проинформирован о результатах в письменной форме по адресу, указанному в обращении.

8. Организация личного приема граждан

8.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление в Ростобрнадзор устной или письменной заявки на личный прием.

8.2. Личный прием граждан осуществляется Руководителем по вопросам, отнесенным к ведению Ростобрнадзора. В случае необходимости на прием приглашаются руководители структурных подразделений Ростобрнадзора, в компетенции которых находятся затронутые вопросы.

8.3. Личный прием граждан осуществляются три раза в месяц по предварительной записи в соответствии с утвержденным графиком.

8.4. Информация о месте, днях и часах приема доводится до сведения граждан путем размещения на сайте Ростобрнадзора в сети «Интернет».

8.5. Запись на прием к Руководителю проводит работник, ответственный за прием документов. В просьбе о записи на прием может быть отказано, если затрагиваемый вопрос не относится к ведению Ростобрнадзора.

8.6. Предварительное собеседование с гражданами, записавшимися на прием к Руководителю, проводится заместителем Руководителя. В ходе собеседования уточняются детали проблемы, послужившей причиной обращения гражданина на прием, определяются возможные направления ее решения. Содержание устного обращения заносится в карточку учета личного приема гражданина (приложение № 5).

8.7. При обращении граждан по вопросам, не отнесенным к ведению Ростобрнадзора, заместитель Руководителя дает разъяснение, куда и в каком порядке им следует обратиться.

8.8. В случае повторного обращения работник, осуществляющий запись на прием, проводит подборку всех имеющихся в Ростобрнадзоре материалов, касающихся данного заявителя. Подобранные материалы представляются Руководителю или заместителю Руководителя в случае проведения им предварительного собеседования.

8.9. За два дня до начала личного приема материалы по приему граждан передаются Руководителю для ознакомления и выработки проекта решения по затрагиваемым вопросам.

8.10. Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме.

8.11. Письменное обращение, принятое при записи на прием, в ходе предварительного собеседования или личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в установленном настоящим Административным регламентом порядке.

8.12. По окончании приема Руководитель доводит до сведения заявителя свое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, либо разъясняет: где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.

8.13. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема или предварительного собеседования, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина (приложение № 5). В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

8.14. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

8.15. По окончании личного приема дается поручение должностному лицу о принятии необходимых мер и подготовке в определенный срок письменного ответа. Информация о принятом решении вносится в карточку учета личного приема гражданина (приложение № 5), которая передается работнику, ответственному за прием документов.

8.16. По результатам рассмотрения обращения гражданина Руководитель принимает решение о необходимости постановки на контроль исполнения поручений. Работник, осуществляющий запись на прием к Руководителю, проставляет штамп «Контроль» на карточке личного приема гражданина.

8.17. Запись на повторный прием к Руководителю осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение.

8.18. Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

8.19. Результатом приема граждан является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие Руководителем решения по разрешению поставленного вопроса, либо направление заявления гражданина для рассмотрения в уполномоченный орган.

9. Контроль за рассмотрением обращений граждан

9.1. Контроль за рассмотрением обращений граждан осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений по итогам рассмотрения обращений граждан, принятия оперативных мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, анализа содержания поступающих обращений, хода и результатов работы с обращениями граждан.

9.2. Контроль за исполнением обращений граждан включает:

9.2.1. Постановку поручений по исполнению обращений граждан на контроль;

9.2.2. Сбор и обработку информации о ходе рассмотрения обращений;

9.2.3. Подготовку оперативных запросов исполнителям о ходе и состоянии исполнения поручений по обращениям;

9.2.4. Подготовку и обобщение данных о содержании и сроках исполнения поручений по обращениям граждан;

9.2.5. Снятие обращений с контроля.

9.3. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью получения материалов для обзоров почты, аналитических записок и информации, выявления принимавшихся ранее мер в случае повторных (многократных) обращений заявителей.

9.4. В обязательном порядке на  контроль ставится  рассмотрение всех писем, адресованных Главе Администрации (Губернатору) области, а также полученных из федеральных органов государственной власти.

9.5. Контроль за сроками рассмотрения обращений осуществляет работник, ответственный за прием документов. Контроль за полнотой ответов осуществляет непосредственный руководитель ответственного исполнителя.

9.6. Обращения снимаются с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и приняты необходимые меры, в частности, по следующим основаниям:

9.6.1. Направление письменного ответа гражданину на поставленные в его обращении вопросы или предоставление ему разъяснений о порядке защиты его прав и законных интересов (при представлении исполнителем копии ответа гражданину по существу обращения);

9.6.2. Решение вопросов, изложенных в обращении гражданина на личном приеме или при проведении предварительного собеседования;

9.6.3. Переадресация обращения гражданина в другой государственный орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов (исполнителем представляются копии письма о направлении обращения по принадлежности и копия ответа гражданину).

9.7. Ответственные исполнители несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка исполнения государственной функции в соответствии с их должностными регламентами.

9.8. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции также включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений порядка регистрации и рассмотрения обращений граждан.

9.9. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по рассмотрению обращений граждан, и подготовкой работниками проектов ответов на обращения граждан осуществляется руководителями структурных подразделений Ростобрнадзора.

9.10. Текущий контроль осуществляется путем проведения работником, ответственный за прием документов, проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений настоящего Административного регламента, иных нормативных актов Российской Федерации и Ростовской области.

9.11. Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается руководителями структурных подразделений.

9.12. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав граждан осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с федеральным и областным законодательством.

9.13. Заместитель Руководителя осуществляет постоянный контроль и анализ работы с обращениями граждан.

9.14. Результатом осуществления процедуры является постановка на контроль особо значимых обращений граждан, поручений вышестоящих органов по рассмотрению обращений граждан, следствием этого должна стать реализация прав и законных интересов граждан.

10. Проведение аналитической работы

10.1. Руководители структурных подразделений Ростобрнадзора обеспечивают учет и анализ количества и характера рассмотренных обращений граждан, принятых по ним решений, а также вопросов, содержащихся в обращениях граждан.

10.2. Руководители структурных подразделений Ростобрнадзора организуют учет и анализ этих вопросов и готовят предложения, направленные на устранение недостатков, в том числе в области правового регулирования.

10.3. Специально уполномоченный работник Ростобрнадзора на основе данных по рассмотрению обращений граждан и информации, предоставляемой руководителями структурных подразделений Ростобрнадзора, готовит информацию с анализом количества и характера обращений граждан, поступивших в Ростобрнадзор за соответствующий период, и информирует Руководителя в установленном порядке.

10.4. Материалы по итогам работы с обращениями граждан размещаются на сайте Ростобрнадзора в сети «Интернет».

11. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращения

11.1. В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

11.2. Справочную работу по рассмотрению обращений граждан ведет работник, ответственный за прием документов. Справки предоставляются при личном обращении или по телефону по следующим вопросам:

11.2.1. О получении обращения и направлении его на рассмотрение;

11.2.2. Об отказе в рассмотрении обращения;

11.2.3. О продлении срока рассмотрения обращения;

11.2.4. О результатах рассмотрения обращения.

11.3. При получении запроса по телефону работник, ответственный за прием документов:

11.3.1. Называет наименование органа, в который позвонил гражданин;

11.3.2. Представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;

11.3.3. Предлагает абоненту представиться;

11.3.4. Выслушивает и уточняет при необходимости суть вопроса;

11.3.5. Вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;

11.3.6. При невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время;

11.3.7. К назначенному сроку работник готовит ответ.

11.4. По просьбе заявителя работник, ответственный за прием документов, обязан:

11.4.1. Принимать дополнительные документы и материалы для приобщения к делу по его обращению;

11.4.2. Обеспечить ознакомление заявителя с документами и материалами, касающимися рассмотрения его обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

11.4.3. Принимать заявление от гражданина  с просьбой об истребовании документов и материалов, приобщенных им ранее к письму, принятому к рассмотрению;

11.4.4. Принимать заявление от гражданина о прекращении рассмотрения обращения.

12. Ответственность работников при исполнении государственной функции по рассмотрению обращений граждан

12.1. Государственные служащие Ростобрнадзора, работающие с обращениями, несут ответственность в соответствии с федеральным и областным законодательством за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением. Персональная ответственность работников закрепляется в их должностных регламентах.

12.2. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

12.3. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.

12.4. При утрате исполнителем письменных обращений проводится служебная проверка, о результатах которой информируется Руководитель.

12.5. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения другому работнику по поручению руководителя структурного подразделения. При освобождении от замещаемой должности,  переводе на иную должность, увольнении исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения руководителю структурного подразделения.

12.6. При нарушении порядка и сроков рассмотрения обращений граждан в Ростобрнадзоре информация о фактах нарушений передается Руководителю для принятия мер.

13. Порядок обжалования действий (бездействий) и решений, осуществляемых (принимаемых) в ходе исполнения государственной функции

13.1 Действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принимаемые) в ходе исполнения государственной функции, могут быть обжалованы вышестоящему должностному лицу Ростобрнадзора.

13.2. Обращение (жалоба) подается в письменной форме или при личном приеме.

13.3. При обращении в письменной форме гражданин в обязательном порядке указывает фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица Ростобрнадзора, чьи действия (бездействие) и решения обжалуются, а также свои фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, излагает суть жалобы, ставит личную подпись и дату.

13.4. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

13.5. По результатам рассмотрения жалобы на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принимаемые) должностным лицом в ходе исполнения государственной функции, вышестоящее должностное лицо Ростобрнадзора:

13.5.1. Признает правомерными действия (бездействие) и решения в ходе исполнения государственной функции;

13.5.2. Признает действия (бездействие) и решения неправомерными и определяет меры, которые должны быть приняты с целью устранения допущенных нарушений.

13.6. Гражданин вправе обжаловать действия (бездействие) и решения должностных лиц Ростобрнадзора, решения, осуществляемые (принимаемые) в ходе исполнения государственной функции, в судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Приложение № 1

к Административному регламенту

исполнения государственной функции

рассмотрения обращений граждан

в Региональной службе по надзору и контролю

в сфере образования Ростовской области

РАСПИСКА № _______

в получении документов

Ростобрнадзор, "____" ____________ 20__ г.

Настоящая расписка выдана гражданину ________________________________ ___________________________________________________________________________________________________________________________________________

(Ф.И.О. гражданина, его адрес)

в том, что им подано обращение о

___________________________________________________________________

______________________________________________________________________

(кратко изложить суть вопроса)

на ____ листах.

Документы получены: _______________________________________________________________________

(Ф.И.О., должность лица, принявшего заявление)

_________________

(подпись)

Приложение № 2

к Административному

регламенту исполнения

государственной функции

рассмотрения обращений

граждан в Региональной

службе по надзору и

контролю в сфере образования

Ростовской области

СПРАВКА

об отсутствии текста письма (или приложений к нему)

В конверте (сообщении, поступившем по электронной почте), полученном ____________ от _________________________________________________________

(дата)                                                                                     (Ф.И.О.,               

____________________________________________________________________

                                  адрес отправителя)

___________________________________________________________________,

письмо (вложение в сообщение, поступившее по электронной почте) в адрес Ростобрнадзора отсутствует.

____________________   __________________________

    (подпись)              (фамилия, инициалы должностного лица)

_________________

    (дата)

Приложение № 3

к Административному регламенту

исполнения государственной функции

рассмотрения обращений граждан

в Региональной службе по надзору

и контролю в сфере образования

Ростовской области

АКТ

об отсутствии документов или иных вложений в почтовых отправлениях

Настоящий акт составлен мной,  ____________________________________              ,

(фамилия, инициалы, должность лица, составившего акт)

в том, что при вскрытии конверта с почтовым отправлением, поступившим

от ____________________________________________________________________

______________________________________________________________________

в нем не оказалось ______________________________________________________

(самого документа (отдельных страниц), материалов, указанных в приложении)

Настоящий акт составлен в 2 экземплярах.

(дата)

(подпись)

Приложение № 4

к Административному регламенту

исполнения государственной функции

рассмотрения обращений граждан

в Региональной службе по надзору

и контролю в сфере образования

Ростовской области

Таблица не может быть размещена в базе данных Федеральный регистр по техническим причинам.

Приложение № 5

к Административному регламенту

исполнения государственной функции

рассмотрения обращений граждан

в Региональной службе по надзору

и контролю в сфере образования

Ростовской области

Таблица не может быть размещена в базе данных Федеральный регистр по техническим причинам.