ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ



КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ

ПРИКАЗ

от 02.10.2007 №24

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ

(утратил силу приказом Комитета по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия №10 от 17.07.2009г., НГР RU19000200900324)

С целью улучшения обслуживания юридических и физических лиц, регламентации процессов работы и внесенными изменения в административный регламент по предоставлению государственной услуги по обеспечению доступа к документам Архивного фонда Республики Хакасия и другим архивным документам путем предоставления справочно - поисковых систем ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Отменить приказ Комитета по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия от 03.09.2007 № 21 «Об утверждении административного регламента по предоставлению государственных услуг».

2. Утвердить административный регламент по предоставлению государственной услуги по обеспечению доступа к документам Архивного фонда Республики Хакасия и другим архивным документам путем предоставления справочно - поисковых систем (приложение).

2. Контроль за исполнением регламента возложить на заведующих отделами комитета.

Председатель комитета В.В. Цыбина

Приложение

к приказу Хаккомархива

от 02.10.2007 № 24

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

КОМИТЕТА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТАМ АРХИВНОГО ФОНДА РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ И ДРУГИМ АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ ПУТЕМ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ СПРАВОЧНО - ПОИСКОВЫХ СИСТЕМ

1. Общие положения

1.1. Административный регламент Комитета по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия (далее - Хаккомархив) предоставления государственной услуги по обеспечению доступа к документам Архивного фонда Республики Хакасия и другим архивным документам путем предоставления справочно - поисковых систем (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества и доступности архивов, ускорения поиска необходимой информации среди архивных документов, определяет порядок и последовательность действий структурных подразделений и должностных лиц Хаккомархива.

1.2. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со ст.ст. 23, 24, 29, 33, 39 Конституции Российской Федерации (опубл. в «Российской газете», № 237 от 25.12.1993), ст.ст. 18, 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125 -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изм. от 04.12.2006, опубл. в «Парламентской газете» № 201 от 27.10.2004, «Российской газете», № 237 от 27.10.2004, «Собрание законодательства РФ», № 43 с. 4169 от 25.10.2004), ст.ст. 20, 25 Конституции Республики Хакасия (в ред. Конституционных законов Республики Хакасия от 17.02.1998 № 20, от 17.11.1998 № 40, от 05.09.2000 № 122, от 21.11.2000 № 128, от 10.12.2001 № 58, от 10.02.2003 № 1, от 01.07.2003 № 41, от 27.02.2004 № 2, от 05.07.2005 № 36-ЗРХ, от 26.06.2006 № 20-ЗРХ, от 13.04.2007 № 19-ЗРХ, опубл. в «Вестнике Хакасии», № 25, 1995, № 56 от 14.11.2005), пп. 2.1, 3.15 «Положения о Комитете по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия», утвержденного постановлением Правительства Республики Хакасия от 14.09.2005 № 293 (с изм. от 14.04.2006 № 98), «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (зарегистрированы в Министерстве юстиции Российской Федерации, регистрационный № 9059 от 06.03.2007, опубл. в «Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 20 от 14.05.2007).

1.3. Государственная услуга предоставляется государственными гражданскими служащими Хаккомархива в соответствии с положениями об отделах и должностными регламентами.

1.4. Государственная услуга предоставляется физическим и юридическим лицам путем предоставления справочно - поисковых систем к документам Архивного фонда Республики Хакасия и другим архивным документам, согласно ст. 24 Федерального закона от 22.10.2004 № 125 -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изм. от 04.12.2006, опубл. в «Парламентской газете» № 201 от 27.10.2004, «Российской газете», № 237 от 27.10.2004, «Собрание законодательства РФ», № 43 с. 4169 от 25.10.2004) и сокращения времени поиска необходимой информации по их запросам.

Для качественной подготовки справочно - поисковых систем, в том числе межархивных, необходима процедура взаимодействия муниципальных архивов, организаций, граждан со структурными подразделениями Хаккомархива.

1.5. Подготовку и предоставление справочно - поисковых систем юридическим и физическим лицам ведут должностные лица Хаккомархива в течение пяти-дневной рабочей недели - с понедельника по пятницу включительно с 8-00 до 17- 00, перерыв на обед с 12-00 до 13-00:

Государственный архив Республики Хакасия по адресу: г. Абакан, ул. Щетинкина, 32, 3 этаж, кабинет № 13.

Отдел документов новейшей истории Архивного фонда Республики Хакасия госархива по адресу: г. Абакан, ул. Ленина, 67, 6 этаж.

2. Требования к порядку предоставления государственной услуги

Порядок информирования о предоставлении государственной услуги.

2.1. Информация о порядке и условиях предоставления государственной услуги Хаккомархивом и его структурными подразделениями предоставляется бесплатно:

- путем непосредственного общения с гражданином или представителем юридического лица в рабочем кабинете или с использованием средств телефонной связи;

посредством размещения информации в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в т.ч. в сети Интернет) о созданных справочно - поисковых системах, в том числе баз данных, изданных справочников, путеводителей, перечней, указателей по документам Архивного фонда Республики Хакасия

2.2. Сведения о местонахождении, контактных телефонах (телефонах для справок и консультаций), Интернет-адресах, адресах электронной почты, о графике (режиме) работы, о процедуре исполнения государственной функции Хаккомархива размещаются:

- в Интернете на странице Хаккомархива официального сайта Правительства Республики Хакасии.

2.3. Справочные адреса:

- №№ телефонов (факсов):

Комитет по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия - (3902) 299-210 (факс), 299-169;

Государственный архив Республики Хакасия - (3902) 22-46-06 (факс), 22-25-41;

Отдел документов новейшей истории Архивного фонда Республики Хакасия госархива - (3902) 22-24-09.

- Адреса электронной почты:

Комитет по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия:

E-mail: arсhive@khakasnet. ru

Государственный архив Республики Хакасия: E-mail:

- Адрес Интернета на официальном сайте Правительства Республики Хакасия: http://www.rhlider.ru

2.4. Обязанности должностных лиц при ответе на телефонные звонки:

Звонки принимаются руководителями и специалистами, в удобное для граждан рабочее время. Время ожидания разговора не может превышать 5- ти зуммеров.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности должностного лица, принявшего телефонный звонок.

Должностные лица обязаны дать квалифицированную консультацию по сути запроса либо дать номер телефона, где можно получить консульта-цию.

Время разговора не должно превышать 10 минут.

При невозможности должностного лица, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен номер телефона, по которому можно получить необходимую информацию.

2.5. Требования к удобству и комфорту мест предоставления государственной услуги:

прием ведется в рабочих кабинетах;

для работы с базами данных предоставляется отдельное рабочее место и компьютер в читальном зале;

с изданными справочниками, путеводителями, перечнями, указателями и другими справочно - поисковыми системами на бумажных носителях - отдельное рабочее место в читальном зале.

2.6. Условия и сроки предоставления государственной услуги:

консультации даются без очереди, при необходимости часы приема граждан для консультаций согласуются по телефону - до 15 мин.;

получение справочно- поисковых систем в архиве - до 10 мин.

2.7. Порядок получения консультаций о предоставлении государственной услуги.

Консультации по вопросам предоставления государственной услуги даются специалистами бесплатно, согласно их должностному регламенту.

Консультации предоставляются по следующим вопросам:

правовая база, на основании которой ведется выдача справочно - поисковых систем для работы гражданам

ограничения предоставления справочно - поисковых систем, заключающих сведения содержащих государственную тайну;

порядок поиска информации в справочно - поисковых системах;

подготовка тематических справочно - поисковых систем по заказу гражданина или организации.

Заявитель может свободно выбирать варианты получения личной консультации: в режиме личного общения, по телефону, по электронной почте.

Консультации по телефону оказываются в соответствии с графиком работы должностных лиц Хаккомархива.

Информация по электронной почте предоставляется в режиме вопросов-ответов каждому потребителю услуги, задавшему вопрос, не позднее дня, следующего за днем получения вопроса.

2.8. Описание заявителей, которые могут пользоваться справочно - поисковыми системами.

Государственная услуга предоставляется всем юридическим и физическим лицам, у которых возникла необходимость в поиске информации по документам Архивного фонда Республики Хакасия, если это не противоречит действующему законодательству.

2.9. При получении государственной услуги представители юридических лиц и граждане имеют право на:

уважительное отношение со стороны должностных лиц;

получение информации о видах справочно - поисковых систем;

получение информации о порядке и условиях предоставления услуги по работе со справочно - поисковыми системами;

выбор вида и формы получения одной из форм справочно - поисковой системы;

Выдача представителям юридических лиц и гражданам справочно - поисковых систем происходит на основании устного заявления гражданина или представителя юридического лица.

Подготовка архивом тематических справочно - поисковых систем для гражданина или организации проводится согласно заключенному договору на платной и/или бесплатной основе (приложение).

2.10. Конечный результат:

Результатом оказания государственной услуги будут являться:

предоставление необходимых справочно - поисковых систем для поиска необходимой информации;

при необходимости, выдача архивных дел проводится согласно административному регламенту № 3 по предоставлению государственной услуги «Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления и организаций, работающих в читальных залах государственного архива республики на основе документов Архивного фонда Республики Хакасия и других архивных документов», утвержденному приказом Хаккомархива от 10.05. 2007 (опубл. в «Вестнике Хакасии» №44 (778) от 05.07.2007);

комфортное и быстрое прохождение всех формальностей, связанных с получением необходимой информации.

Во время предоставления государственной услуги гражданам или представителям юридических лиц гарантируется не более одного - двух взаимодействий с соответствующими должностными лицами. При этом они не тратят время на ожидание в очереди, написание заявлений, работа со справочно - поисковыми системами проходит в комфортных условиях - в рабочем кабинете, читальном зале.

2.11. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги:

- отсутствие необходимых гражданину или организации справочно - поисковых систем;

- отсутствие договора о подготовке архивом тематических справочно - поисковых систем по инициативе пользователя на платной основе;

- отсутствие соответствующего допуска к работе с документами, содержащими гриф ограничения.

2.12. Платные услуги предоставляются юридическим или физическим лицам только при заключении договора о подготовке архивом справочно - поисковых систем по индивидуальной теме и акта об оказании услуги (приложения № 1, 2).

3. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги:

3.1.1. Юридические факты, являющиеся основанием для начала действия:

устное или письменное обращение юридического или физического лица в архивы лично, по почтовой, электронной связи.

3.2. За предоставление государственной услуги отвечает руководитель отдела и должностное лицо согласно должностному регламенту.

3.3. Максимальный срок выполнения государственной услуги:

- выдача запрашиваемой справочно - поисковой системы - до 10- 15 минут;

- подготовка архивом тематической справочно - поисковой системы (в зависимости от сложности запроса и хронологических рамок) - до 1 месяца.

3.4. Должностное лицо, исполняющее обращение юридического или физи-ческого лица, обязан сообщить заявителю в письменной или устной форме в ука-занные выше сроки результат рассмотрения обращения.

3.5. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решения осуществляют заведующие отделами государственного архива, а в случае обращения с жалобой на неправомерные действия или нарушение сроков исполнения - заместитель председателя или председатель Хаккомархива.

3.6. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги на основании Административного регламента:

- устное или письменное обращение по неисполнению каких-либо действий административного регламента к руководителям комитета в рабочее время с понедельника по пятницу с 8-00 до 17-00 по телефонам:

- председателю комитета - 29-92-10;

- заместителю председателя комитета - 22-46-06;

- заведующему отделом ведомственных архивов, комплектования, государственного учета Архивного фонда Республики Хакасия государственного архива - 22- 46 - 06;

- заведующему отделом информатизации и использования документов Архивного фонда Республики Хакасия - 22-67-08;

- заведующему отделом документов новейшей истории Архивного фонда Республики Хакасия - 22-24-09.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к пп. 2.9, 2.12 Административного

регламента

ДОГОВОР

ВОЗМЕЗДНОГО ОКАЗАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТАМ АРХИВНОГО ФОНДА РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ ПУТЕМ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ СПРАВОЧНО - ПОИСКОВЫХ СИСТЕМ

г. Абакан

«__»______ 200__г.

Комитет по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия, именуемый в дальнейшем "Исполнитель»", в лице

____________________________________________________,

(фамилия, имя, отчество руководителя)

действующего на основании Положения, с одной стороны, и "Заказчик", в лице

____________________________________________________,

(фамилия, имя, отчество)

паспорт серия ________ № ________, выданный УВД _________________

либо фамилия, имя, отчество руководителя, действующего на основании

_____________________________________________________________

(наименование документа)

с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Согласно настоящему договору Исполнитель обязуется по заданию Заказчика следующие виды работ:

- выявить архивные документы (дела, фонды) по теме

____________________________________за ______________гг.;

(полное наименование темы)

- подготовить перечень архивных документов (дел, фондов) по вышеуказанной теме на бумажном (электронном носителе) в 1 экз.;

а Заказчик обязуется оплатить эти услуги.

2. Исполнитель обязуется оказать услуги лично.

3. Стоимость оказываемых услуг составляет:

- за каждый выявленный документ______ руб.

4. Услуги оплачиваются в следующие сроки и в следующем порядке:

Услуги оплачиваются после подготовки Заказчику полного пакета заказанных документов по безналичному расчету.

5. В случае невозможности исполнения заказа в полном объеме по обстоятельствам, за которые ни одна из сторон не отвечает, Заказчик возмещает Исполнителю фактически понесенные им расходы.

6. Заказчик вправе отказаться от исполнения настоящего договора при условии оплаты Исполнителю фактически понесенных им расходов.

7. Исполнитель вправе отказаться от исполнения настоящего договора при условии полного возмещения Заказчику убытков.

8. К настоящему договору применяются общие положения о подряде (статьи 702 - 729 ГК), если это не противоречит статьям 779 - 782 ГК, регулирующим вопросы возмездного оказания услуг.

9. Срок действия настоящего договора: начало: __________200___ г., окончание: _______________200___ г.

11. Договор составлен в 2-х экземплярах, по одному для каждой из сторон.

12. Адреса и банковские реквизиты сторон:

Исполнитель:

Комитет по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия

Заказчик:

_________________________

_________________________

Заказчик:

Исполнитель:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к пп. 2.9. Административного

регламента

Комитет по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия

ул. Щетинкина, д. 32, г. Абакан, Республика Хакасия, 655019, тел.: 22-46-06

АКТ

об оказании услуг

от ____________ 200___ г

№___

г. Абакан

ЗАКАЗЧИК: ___________________________________________________________

(наименование организации или фамилия, имя отчество заказчика)

ОСНОВАНИЕ: Договор возмездного оказания государственной услуги по обеспечению доступа к документам Архивного фонда Республики Хакасия путем предоставления справочно - поисковых систем от_________200___ г. №____

№

Наименование работы (услуги)

Ед. изм.

Кол-во

Цена

Сумма

шт.

Всего оказано услуг на сумму: ____________________________ руб.___ коп.

( прописью, цифрами)

Вышеперечисленные услуги выполнены полностью и в срок. Заказчик претензий по объему, качеству и срокам оказания услуг не имеет.

Исполнитель:

М.П.

Заказчик:

М.П.