О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ В ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА ТУЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ ОТ 15 МАЯ 2007 ГОДА № 26-ПГ «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ И ПОДРАЗДЕЛ...



ПРОЕКТ

1

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ГУБЕРНАТОРА ТУЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

23 декабря 2009 года № 67-пг

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ В ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА ТУЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ ОТ 15 МАЯ 2007 ГОДА № 26-ПГ «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ И ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ ТУЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ»

{УТРАТИЛ СИЛУ:

Указ губернатора Тульской области от 24.08.2012 № 103; НГР: RU71000201200495}

В соответствии со статьей 30 Устава (Основного Закона) Тульской области ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Внести в Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти и подразделениях аппарата администрации Тульской области, утвержденную постановлением губернатора Тульской области от 15 мая 2007 года № 26-пг, следующие изменения и дополнения:

а) дополнить пунктом 1.4 следующего содержания:

«1.4. Делопроизводство в органах исполнительной власти и подразделениях аппарата администрации организуется с использованием автоматизированной системы электронного документооборота (далее – АСЭД), предназначенной для учета, регистрации и контроля за прохождением и исполнением документов, работы с архивными документами.», соответственно изменив нумерацию пунктов;

б) пункт 1.7 изложить в новой редакции:

«1.7. На службы делопроизводства или специально уполномоченных лиц по ведению делопроизводства возлагаются следующие основные функции:

обеспечение прохождения документационных процессов с использованием АСЭД;

прием поступающих документов, проверка соответствия количества полученных документов количеству документов, зарегистрированных в АСЭД;

учет, регистрация и распределение поступающих (входящих) документов;

регистрация (учет) внутренних документов;

прием, регистрация (учет) обращений граждан;

подготовка проектов резолюций, служебных писем и других документов;

передача документов, в том числе в электронном виде, на рассмотрение должностному лицу администрации области, руководителю органа исполнительной власти, подразделения аппарата администрации и после получения соответствующих указаний (резолюций) – исполнителю;

контроль прохождения и исполнения документов;

информирование исполнителей о приближающихся сроках выполнения поручений или документов;

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководителей сведений об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

проверка (сверка) наличия документов, находящихся на исполнении у работников;

ввод в электронную базу данных информации о ходе и результатах исполнения документов;

регистрация проектов докладов, ответов (промежуточных ответов), подготовленных по итогам исполнения документов;

оформление, регистрация исходящих (отправляемых) документов, проектов исходящих документов, передача на отправку адресатам (отправка адресатам);

списание в дело исполненных документов;

составление номенклатуры дел;

формирование, оформление, учет, хранение дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на хранение согласно описям дел, оформление актов об уничтожении документов, не подлежащих хранению;

ознакомление работников с копиями правовых актов, другими поступившими документами и информационными материалами;

проведение инструктажа вновь принятых работников по вопросам организации работы с документами;

учет печатей, штампов, используемых в работе, и бланков документов с воспроизведением герба Тульской области;

подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей, их учет и выдача.»;

в) пункт 2.3.1 дополнить абзацами следующего содержания:

«При регистрации документа в АСЭД осуществляется преобразование текста документа, поступившего на бумажном носителе, в электронную форму (образ).

Не подлежат преобразованию в электронную форму документы объемом более 50 листов, книги, иные сброшюрованные издания, газеты, буклеты, карты, диаграммы, поздравительные телеграммы, прогнозы погоды, материалы форматом более А4.»;

г) в пункте 2.3.3 абзацы 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 исключить;

д) пункт 2.3.4 исключить, соответственно изменив нумерацию пунктов;

е) пункт 3.1 изложить в новой редакции:

«3.1. Учет и регистрация документов производится в АСЭД в день их поступления, отправления или подписания раздельно по видам.

При регистрации в АСЭД создаваемых в органах исполнительной власти и подразделениях аппарата администрации документов обеспечивается прикрепление к регистрационным картам их электронных образов или текстов документов в электронном виде.»;

ж) пункт 3.10 изложить в новой редакции:

«3.10. При исполнении поручения несколькими должностными лицами администрации области или руководителями органов исполнительной власти и подразделений аппарата администрации подлинник документа получает ответственный исполнитель, остальные исполнители получают копии.

В соответствии с поручениями документы передаются исполнителям под роспись.

Доступ к электронным копиям документов (регистрационной карте и электронному образу текста) в АСЭД предоставляется исполнителям после соответствующего адресования им документов согласно поручению.

Корреспонденция информационного характера передается соисполнителям в виде электронных копий документов согласно поручениям.»;

з) пункт 3.12 дополнить абзацем следующего содержания:

«При этом специалистом, ответственным за делопроизводство, регистрируются в АСЭД проекты документов с прикреплением к регистрационной карте их текстов в электронном виде.»;

и) в пункте 3.17 абзацы 2, 3 исключить;

к) дополнить пунктом 3.18 следующего содержания:

«3.18. Корреспонденция за подписью губернатора области, должностных лиц администрации области, руководителей органов исполнительной власти и подразделений аппарата администрации в адрес губернатора области, должностных лиц администрации области, органов исполнительной власти и подразделений аппарата администрации является внутренней корреспонденцией.

Внутренняя корреспонденция за подписью должностных лиц администрации области в адрес других должностных лиц администрации области, органов исполнительной власти и подразделений аппарата администрации регистрируется в их секретариатах.

Внутренняя корреспонденция за подписью губернатора области и вице-губернатора области, а также направляемая в адрес губернатора области и вице-губернатора области, регистрируется управлением делопроизводства.», соответственно изменив нумерацию пунктов.

л) в пункте 3.19:

в абзаце 1 текст: «докладные, служебные записки» заменить текстом: «договоры, соглашения»;

в абзаце 2 текст: «в соответствии с номенклатурой дел» исключить;

м) абзац 2 пункта 5.5.6 изложить в новой редакции:

«При этом органом исполнительной власти или подразделением аппарата администрации, ответственным за подготовку проекта закона, регистрируется в АСЭД проект сопроводительного письма и к его регистрационной карте прикрепляются тексты сопроводительного письма, проекта закона, пояснительной записки, справки о состоянии законодательства по вопросам правового регулирования, финансово-экономических расчетов в электронном виде, с одновременным формированием их на электронный носитель. Электронный носитель должен быть проверен на отсутствие вирусов, упакован в конверт, на котором указываются наименования проекта закона, органа исполнительной власти или подразделения аппарата администрации – исполнителя, ответственного за разработку проекта закона, номер телефона.»;

н) пункт 5.6.3 после текста «проекта закона» дополнить текстом «регистрируется в АСЭД с прикреплением к регистрационной карте его текста в электронном виде и»;

о) абзац 2 пункта 5.7.5 изложить в новой редакции:

«При этом органом исполнительной власти или подразделением аппарата администрации, ответственным за подготовку документов, регистрируется в АСЭД проект сопроводительного письма и к его регистрационной карте прикрепляются тексты сопроводительного письма, поправок к проекту закона в электронном виде с одновременным формированием их на электронный носитель.»;

п) в пункте 6.6.11 текст «Государственный архив области» заменить текстом «Государственное учреждение Тульской области «Государственный архив Тульской области»;

р) пункт 6.6.12 изложить в новой редакции:

«6.6.12. Должностным лицам администрации области, органам исполнительной власти и подразделениям аппарата администрации предоставляется доступ в АСЭД к электронным копиям актов (регистрационной карте и электронному образу текста) согласно указателю рассылки.

Департаменту Тульской области по правовому обеспечению и контролю, управлению информационных и аналитических технологий предоставляется доступ в АСЭД ко всем электронным копиям актов.»;

с) пункт 6.6.13 исключить;

т) раздел 7 «Подготовка и оформление проектов приказов» изложить в новой редакции (приложение № 1);

у) абзац 2 пункта 8.8 исключить;

ф) в абзаце 3 пункта 9.6 текст «в устной форме на соответствующем заседании Думы или» исключить;

х) в пункте 13.5 текст «3.17» заменить текстом «3.18»;

ц) пункт 13.12 дополнить абзацем следующего содержания:

«При этом исполнителем регистрируются в АСЭД проекты исходящих документов с прикреплением к регистрационной карте их текстов в электронном виде.»;

ч) абзац 2 пункта 15.8 изложить в новой редакции:

«регистрируются (учитываются) в АСЭД вместе с другими несекретными документами. При этом в регистрационной карте в поле «Доступ» производится запись «ДСП», на бумажном носителе документа к регистрационному номеру добавляется пометка «ДСП». К регистрационным картам документов с пометкой «Для служебного пользования» не прикрепляются их электронные образы или тексты в электронном виде;»;

ш) пункт 16.3.7 исключить;

щ) в абзаце 6 пункта 18.3.3 текст «Переписка, зарегистрированная в отделе прохождения документов управления делопроизводства» заменить текстом «Переписка с поручениями, содержащимися в резолюциях губернатора области, должностных лиц администрации области»;

ы) приложение № 1 к Инструкции изложить в новой редакции (приложение № 2);

э) в приложении № 8 к Инструкции текст «по административно-хозяйственным вопросам» исключить;

ю) приложение № 14 к Инструкции исключить;

я) приложение № 17 к Инструкции изложить в новой редакции (приложение № 3).

2. Постановление вступает в силу со дня подписания, за исключением подпунктов «м», «н», «о», «р», «с» пункта 1, вступающих в силу с 1 января 2010 года.

Вице-губернатор

Тульской области

А.Б Кораблев

Приложение № 1

к постановлению губернатора

Тульской области

от 23 декабря 2009 года № 67-пг

7. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И РЕГИСТРАЦИИ ПРИКАЗОВ

7.1. Приказы издаются руководителями органов исполнительной власти, подразделений аппарата администрации на основании и во исполнение правовых актов Российской Федерации и Тульской области, поручений губернатора области и должностных лиц администрации области, а также в инициативном порядке по вопросам, отнесенным к их компетенции.

7.2. По содержанию приказы делятся на три вида: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, приказы по административно-хозяйственным вопросам. Образец оформления приказа приведен в приложении № 8.

7.3. Приказы по основной деятельности издаются по вопросам: финансовым, управленческой, отраслевой (специфической) деятельности.

Приказы по основной деятельности имеют постоянный срок хранения.

7.4. Приказы по личному составу издаются по вопросам: приема (назначения), перевода, увольнения, поощрения, премирования, установления или снятия надбавок, изменения персональных данных, предоставления отпусков, дежурств, взысканий, направления в командировки, изменения режима служебного времени.

Приказы по личному составу, принятые по вопросам приема (назначения), перевода, увольнения, изменения персональных данных, поощрения, премирования, установления или снятия надбавок, предоставления отпуска без оплаты либо по уходу за ребенком, имеют срок хранения 75 лет.

Приказы по личному составу, принятые по вопросам предоставления очередных и учебных отпусков, дежурств, взысканий, направления в краткосрочные командировки на территории Российской Федерации, имеют срок хранения 5 лет.

7.5. Приказы по административно-хозяйственным вопросам издаются по вопросам: организационным, хозяйственным, материально-технического обеспечения.

Приказы по административно-хозяйственным вопросам имеют срок хранения 5 лет.

7.6. Приказы оформляются в соответствии с общими требованиями по оформлению документов (приложение № 4).

В случае необходимости в приказе указываются должность и фамилия лица, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ влечет за собой изменения, дополнения, отмену ранее принятых приказов, то эти изменения включаются в проект подготавливаемого приказа.

7.7. В пределах одного вида допустимо разбивать приказы на группы по вопросам, например приказы о командировании, приказы о предоставлении отпусков (при большом количестве документов).

7.8. Приказы подписывает руководитель органа исполнительной власти или подразделения аппарата администрации, а в его отсутствие – лицо, исполняющее его обязанности.

7.9. Приказы регистрируются в АСЭД в пределах календарного года, раздельно для каждого вида или группы. При этом к регистрационной карте приказа прикрепляется его электронный образ или текст в электронном виде.

Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет регистрируются отдельно от приказов по личному составу со сроком хранения 5 лет.

Регистрационный номер приказа состоит из порядкового номера с возможностью добавления через дефис буквенной аббревиатуры или формируется в соответствии с номенклатурой дел.

7.10. Приказы формируются в дела по их видам или группам. Недопустимо формировать в одно дело приказы с разными сроками хранения.

Приказы по основной деятельности и по личному составу, имеющие срок хранения 75 лет, подлежат полному оформлению дел согласно подразделу 18.5 Инструкции.

Приложение № 2

к постановлению губернатора

Тульской области

от 23 декабря 2009 года № 67-пг

Приложение № 1

к Инструкции

СПРАВОЧНИК

индексов должностных лиц,
органов исполнительной власти,
подразделений аппарата администрации Тульской области

Индекс

ДОЛЖНОСТНЫЕ ЛИЦА АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ

1

Губернатор Тульской области

2

Вице-губернатор Тульской области

3

Первый заместитель губернатора ‑ руководитель аппарата администрации Тульской области

4

Заместитель губернатора Тульской области (в сфере предпринимательства и потребительского рынка)

5

Заместитель губернатора Тульской области (в сфере здравоохранения, социального развития, образования, записи актов гражданского состояния)

6

Заместитель губернатора Тульской области (в сфере сельского хозяйства)

7

Заместитель губернатора Тульской области (в сфере транспорта и дорожного хозяйства)

8

Заместитель губернатора Тульской области (в сфере строительства и жилищно-коммунального хозяйства)

9

Заместитель губернатора Тульской области (в сфере производства, энергетики и связи)

10

Заместитель губернатора Тульской области (в сфере экономического развития и инвестиционной политики)

11

РЕЗЕРВ

12

Заместитель губернатора Тульской области – руководитель финансового органа Тульской области

13

РЕЗЕРВ

Индекс

ДОЛЖНОСТНЫЕ ЛИЦА

14

Советники, помощники губернатора Тульской области

15

Член Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации

Индекс

ОРГАНЫ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ОБЛАСТИ

16

РЕЗЕРВ

17

Представительство администрации Тульской области при Правительстве Российской Федерации

18

Департамент Тульской области по правовому обеспечению и контролю

Индекс

ОРГАНЫ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ОБЛАСТИ

19

Департамент Тульской области по тарифам

20

Департамент экономического развития и внешних экономических связей Тульской области

21

Департамент сельского хозяйства Тульской области

22

Департамент транспорта и дорожного хозяйства Тульской области

23

Департамент Тульской области по экологии и природным ресурсам

24

Департамент промышленной политики, науки и топливно-энергетического комплекса Тульской области

25

Департамент финансов Тульской области

26

РЕЗЕРВ

27

Департамент строительства и жилищно-коммунального хозяйства Тульской области

28

Департамент культуры Тульской области

29

Департамент образования Тульской области

30

Департамент здравоохранения Тульской области

31

Департамент социального развития Тульской области

32

Департамент труда Тульской области

33

Департамент предпринимательства и потребительского рынка Тульской области

34

РЕЗЕРВ

35

Департамент имущественных и земельных отношений Тульской области

36

Департамент Тульской области по спорту, туризму и молодежной политике

37

РЕЗЕРВ

38

РЕЗЕРВ

39

Комитет Тульской области по мобилизационной подготовке

40

РЕЗЕРВ

41

Комитет Тульской области по печати и телерадиовещанию

42

РЕЗЕРВ

43

Комитет государственного заказа Тульской области

44

Комитет Тульской области по делам записи актов гражданского состояния

45

Комитет Тульской области по охоте и рыболовству

46

Комитет Тульской области по семейной, демографической политике, опеке и попечительству

47

РЕЗЕРВ

48

РЕЗЕРВ

49

Инспекция Тульской области по надзору и контролю в сфере образования

50

Государственная жилищная инспекция Тульской области

51

Инспекция Тульской области по государственному строительному надзору

52

Инспекция Тульской области по государственному надзору за техническим состоянием самоходных машин и других видов техники

53

РЕЗЕРВ

54

Служба по организационному обеспечению деятельности мировых судей в Тульской области

55

Служба занятости населения Тульской области

56

РЕЗЕРВ

Индекс

ДОЛЖНОСТНЫЕ ЛИЦА АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ

57

Полномочный представитель губернатора Тульской области в Тульской областной Думе

58

РЕЗЕРВ

Индекс

АППАРАТ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ

59

РЕЗЕРВ

60

Главное управление государственной службы и кадров аппарата администрации Тульской области

61

РЕЗЕРВ

62

Управление по связям с правоохранительными органами и воинскими организациями аппарата администрации Тульской области

63

Управление делами аппарата администрации Тульской области

64

Управление информационных и аналитических технологий аппарата администрации Тульской области

65

Управление делопроизводства аппарата администрации Тульской области

66

Управление по развитию местного самоуправления аппарата администрации Тульской области

67

Управление пресс-службы администрации Тульской области аппарата администрации Тульской области

68

Организационное управление аппарата администрации Тульской области

69

Управление по работе с обращениями граждан аппарата администрации Тульской области

70

РЕЗЕРВ

71

Отдел специальной документальной связи аппарата администрации Тульской области

72

Отдел секретного делопроизводства аппарата администрации Тульской области

73

РЕЗЕРВ

74

РЕЗЕРВ

Примечание: Индексы используются при регистрации документов и формировании номенклатуры дел.

Приложение № 3

к постановлению губернатора

Тульской области

от 23 декабря 2009 года № 67-пг

Приложение № 17

к Инструкции

ОБРАЗЕЦ

журнала учета бланков с воспроизведением герба Тульской области

в секретариатах должностных лиц администрации области,

органах исполнительной власти,

подразделениях аппарата администрации

Ж У Р Н А Л

учета бланков с воспроизведением герба Тульской области
в секретариатах должностных лиц администрации области,
органах исполнительной власти,
подразделениях аппарата администрации

Поступление

Выдача

Наименование вида бланка

Дата поступления

Кол-во экземпляров

Номера бланков

Дата выдачи

Кол-во экземпляров

Номера бланков

Фамилия, инициалы получателя бланков

Расписка в получении

Номера документов, оформленных на бланках

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10