О РЕЕСТРЕ УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНЫХ ФОНДОВ ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ



ПРАВИТЕЛЬСТВО ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 15.09.2008 № 270-п

О РЕЕСТРЕ УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНЫХ ФОНДОВ ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

(в редакции постановлений Правительства Тюменской области от 31.03.2011 №106-п, от 26.03.2012 № 109-п, от 06.11.2012 № 458-п, от 19.10.2015 № 480-п, от 25.12.2017 № 668-п, от 21.02.2018 № 56-п, от 05.11.2019 № 404-п, от 07.08.2020 № 496-п, от 16.07.2021 № 409-п)

В соответствии с Законом Тюменской области от 28.12.2004 № 313 "О формировании и содержании архивных фондов Тюменской области", в целях повышения уровня безопасности, обеспечения сохранности, улучшения физического состояния уникальных документов архивных фондов Тюменской области:

(в редакции от 31.03.2011 №106-п НГР RU72000201100183)

1. Утвердить Положение о реестре уникальных документов архивных фондов Тюменской области согласно приложению к настоящему постановлению.

(в редакции от 25.12.2017 № 668-п (НГР: ru72000201701263)

2. Определить Управление по делам архивов Тюменской области уполномоченным исполнительным органом государственной власти Тюменской области по ведению реестра уникальных документов архивных фондов Тюменской области.

(пункт 2 введен постановлением Правительства Тюменской области от 05.11.2019 № 404-п)

3. Управлению по делам архивов Тюменской области организовать создание фонда пользования уникальных документов архивных фондов Тюменской области.

(в редакции от 31.03.2011 №106-п НГР RU72000201100183)

4. Постановление администрации Тюменской области от 20.12.2004 № 209-пк "О государственном реестре уникальных документов архивных фондов Тюменской области" признать утратившим силу.

5. Пункты 4.2, 4.3, 5.1 приложения к постановлению по вопросам перехода на предоставление государственных услуг заявителям в электронной форме, информационному взаимодействию с другими органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями по согласованию, обмену, предоставлению, получению информации и документов в электронной форме, необходимых для предоставления государственных услуг заявителям, вступают в силу и применяются при вступлении в силу положений и в сроки, указанные в статьях 29 и 30 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг

(в редакции от 31.03.2011 №106-п НГР RU72000201100183)

6. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя Губернатора Тюменской области, директора Департамента имущественных отношений.

(пункт 6 изложен в редакции постановления Правительства Тюменской области от 16.07.2021 № 409-п)

Губернатор области

В.В. Якушев

Приложение

к постановлению Правительства Тюменской области

от 15 сентября 2008 г. № 270-п

( в редакции постановлений Правительства Тюменской области от 05.11.2019 № 404-п, от  07.08.2020 № 496-п)

ПОЛОЖЕНИЕ

О РЕЕСТРЕ УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНЫХ ФОНДОВ

ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок формирования, ведения и использования реестра уникальных документов архивных фондов Тюменской области (далее - Реестр).

Настоящее Положение, а также информация об уполномоченном органе размещаются на Официальном портале органов государственной власти Тюменской области по адресу: https://admtyumen.ru (далее – Портал).

(абзац первый пункта 1.1 изложен в редакции постановления Правительства Тюменской области от 05.11.2019 № 404-п)

Понятия и термины, используемые в настоящем Положении, применяются в значениях, установленных действующим законодательством.

(абзац второй пункта 1.1 введен постановлением Правительства Тюменской области от 05.11.2019 № 404-п)

1.2. Положение разработано в соответствии с Федеральными законами от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 15.04.1993 N 4804-1 "О вывозе и ввозе культурных ценностей", Законом Тюменской области от 28.12.2004 N 313 "О формировании и содержании архивных фондов Тюменской области", Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 09.10.2001 N 75 (далее - Регламент).

(в ред. от 26.03.2012 № 109-п (НГР: ru 72000201200185)             

Пункт 1.3. исключен постановлением Правительства Тюменской области от 05.11.2019 № 404-п

1.3. Реестр ведется Управлением по делам архивов Тюменской области (далее - Управление) в целях централизованного государственного учета уникальных документов архивных фондов Тюменской области, обеспечения контроля за их сохранностью, государственной защиты, рационального их использования, улучшения доступа к ним с применением новейших технических средств без дискриминации всех пользователей.

(в ред. от 19.10.2015 № 480-п (НГР: ru 72000201501001)

Реестр по состоянию на 1 января очередного финансового года распечатывается на бумажном носителе и подшивается в дело постоянного хранения с документами, указанными в пункте 5.5 настоящего Положения.

(абзац второй пункта 1.3 изложен в редакции постановления Правительства Тюменской области от 05.11.2019 № 404-п)

1.4. Включению в Реестр подлежат уникальные документы независимо от места их хранения и формы собственности.

1.5. Включение уникальных документов в Реестр осуществляется путем их регистрации в Реестре в порядке, определенном настоящим Положением, после выявления, описания, экспертизы (оценки) документов.

2. Выявление и описание уникальных документов

2.1. Управление организует работу по выявлению, описанию и экспертизе ценности уникальных документов, рекомендуемых для включения в Реестр.

2.2. Непосредственно работу по выявлению и описанию уникальных документов ведут государственные архивы Тюменской области (далее – государственные архивы), музеи Тюменской области (далее – музеи), иные государственные и негосударственные организации, в оперативном управлении или пользовании которых находятся документы архивных фондов Тюменской области, физические лица - собственники документов в рамках договоров, заключаемых ими с архивными учреждениями Тюменской области, либо по собственному желанию.

(в редакции от 25.12.2017 № 668-п (НГР: ru72000201701263)

Физические лица - собственники документов архивных фондов Тюменской области, подлежащих отнесению к уникальным, могут передавать полномочия для описания и проведения экспертизы ценности уникальных документов архивным учреждениям Тюменской области.

2.3. Выявление уникальных документов осуществляется целенаправленно, а также при проведении экспертизы ценности документов, заявленных к вывозу с территории Тюменской области или Российской Федерации в соответствии с требованиями, установленными Законом Российской Федерации от 15.04.1993 № 4804-1 «О вывозе и ввозе культурных ценностей».

(пункт 2.3 изложен в редакции постановления Правительства Тюменской области от 07.08.2020 № 496-п)

2.4. Выявление и описание уникальных документов производится на основе методики и с учетом критериев определения их ценности, установленных Регламентом.

2.5. Описание уникальных документов для включения в Реестр производится в листе учета и описания уникального документа в соответствии с правилами описания уникальных документов, установленными Регламентом. Комплексы уникальных документов описываются, как правило, подокументно.

Обязательными для заполнения являются пункты разделов: «1. Учетные и описательные характеристики», «2. Место хранения документа», «3. Физические характеристики документа» листа учета и описания уникального документа, кроме пунктов раздела «1. Учетные и описательные характеристики»: «Регистрационный номер», «Дата включения документа в Государственный реестр». Форма листа учета и описания уникального документа – в приложении № 4 к Регламенту.

(в редакции от 25.12.2017 № 668-п (НГР: ru72000201701263)

3. Экспертиза ценности уникальных документов

3.1. Экспертиза ценности уникальных документов проводится в целях обоснования их включения в Реестр в соответствии с критериями определения уникальных документов, установленными Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и организации работы по его созданию, утвержденным приказом Росархива от 09.10.2001 № 75 (далее – Регламент).

(пункт 3.1 изложен в редакции постановления Правительства Тюменской области от 05.11.2019 № 404-п)

3.2. Экспертизу осуществляют сотрудники государственных архивов, музеев. Экспертиза специалистами в области истории, источниковедения, палеографии, не являющимися сотрудниками государственных архивов, музеев, проводится по договору гражданско-правового характера, заключаемому с указанными выше специалистами на период проведения экспертизы.

(в ред. от 26.03.2012 № 109-п (НГР: ru 72000201200185)             

3.3. По результатам экспертизы составляется экспертное заключение в произвольной форме, содержащее обоснованные выводы относительно возможности или невозможности включения документа в Реестр.

3.4. Экспертные заключения в течение 30 календарных дней со дня их поступления в госархив, музей рассматриваются экспертно-методическими комиссиями госархивов, соответствующими комиссиями музеев и представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) Управления.

(в ред. от 06.11.2012 № 458-п (НГР: ru 72000201200962)

4. Представление предложений о включении документов в реестр

уникальных документов архивных фондов Тюменской области

4.1. В Управление предложения о включении документа(ов) в Реестр представляют:

государственные архивы - об уникальных документах архивных фондов Тюменской области независимо от места их хранения и формы собственности;

государственные музеи - об уникальных документах архивных фондов Тюменской области, хранящихся в музеях;

другие организации, учреждения, предприятия, хранящие документы архивных фондов Тюменской области в сроки и на условиях, установленных Управлением, - об уникальных документах архивных фондов Тюменской области, находящихся у них на хранении;

физические лица - об уникальных архивных документах, находящихся у них в собственности.

4.2. Предложения для включения в Реестр представляются заявителями, указанными в пункте 4.1 настоящего Положения, на бумажном носителе в виде заполненных в 2-х экземплярах листов учета и описания уникальных документов в соответствии с требованиями Правил описания уникальных документов, установленными Регламентом, с приложением экспертных заключений и решений экспертно-методических комиссий госархивов и соответствующих комиссий музеев. Экспертные заключения и решения экспертно-методических комиссий госархивов и соответствующих комиссий музеев составляются на каждый документ в одном экземпляре на бумажном носителе.

(в редакции от 25.12.2017 № 668-п (НГР: ru72000201701263)

Указанные документы могут быть направлены заявителями, указанными в пункте 4.1 настоящего Положения, в адрес Управления через Портал в электронном виде в форме электронных документов, заверенных электронной подписью.

(абзац второй пункта 4.2 изложен в редакции постановления Правительства Тюменской области от 05.11.2019 № 404-п)

4.3. Физические лица - собственники уникальных документов могут представлять свои предложения в Управление в виде заявления на бумажном носителе в произвольной форме или в электронном виде через Официальный портал органов государственной власти Тюменской области www.admtyumen.ru в срок до 1 сентября текущего года. В этом случае Управление поручает подготовку предложений одному из государственных архивов в срок до 30 календарных дней со дня поступления заявления. Документ хранится у собственника. Для проведения экспертизы документа собственник обеспечивает доступ к документу экспертов для его изучения и подготовки заключения или на время проведения экспертизы передает документ на хранение в государственный архив. Передача документа оформляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 № 24 (далее – Правила). Ответ заявителю направляется через Портал в течение 7 календарных дней со дня окончания экспертизы или в виде почтового отправления по почтовому адресу, указанному заявителем.

(пункт 4.3 изложен в редакции постановления Правительства Тюменской области от 07.08.2020 № 496-п)

4.4. В случае если результаты экспертизы документов, заявленных в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации к вывозу из Тюменской области, дают основания для их отнесения к категории уникальных, документы включаются в Реестр в течение 30 календарных дней со дня поступления в ЭПК Управления заключения на документ независимо от согласия лиц, ходатайствующих об их вывозе.

(в редакции от 25.12.2017 № 668-п (НГР: ru72000201701263)

5. Включение документов в Реестр уникальных документов

архивных фондов Тюменской области

5.1. Регистрация документов, указанных в пункте 4.2 настоящего Положения, осуществляется отделом комплектования и ведомственных архивов Управления в день поступления в базе данных "Регистрация документов ЭПК". В день регистрации документы передаются в ЭПК Управления для рассмотрения.

(абзац первый пункта 5.1 изложен в редакции постановления Правительства Тюменской области от 05.11.2019 № 404-п)

По поступившим предложениям в срок до 30 календарных дней со дня регистрации документов ЭПК Управления рассматривает и принимает решение, оформленное протоколом, о включении документов в Реестр и (или) о представлении предложений в течение 7 календарных дней со дня заседания ЭПК Управления в Центральную экспертно-проверочную комиссию (далее – ЦЭПК) Федерального архивного агентства о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (далее – Государственный реестр). Документ подлежит включению в Государственный реестр, если он удовлетворяет основным критериям определения уникальных документов, установленным разделом 2 приложения № 1 к Регламенту.

(абзац второй пункта 5.1 изложен в редакции постановления Правительства Тюменской области от 05.11.2019 № 404-п)

Управление уведомляет заявителя в течение 3 календарных дней со дня принятия решения о включении документа в Реестр или направлении предложений в ЦЭПК о включении документа в Государственный реестр в письменном виде на почтовый адрес, указанный в письменном заявлении, а при направлении заявления через Портал на электронный адрес либо иной адрес, указанный в заявлении.

(абзац третий пункта 5.1 изложен в редакции постановления Правительства Тюменской области от 05.11.2019 № 404-п)

В случае отрицательного решения с указанием оснований материалы (листы учета и описания уникальных документов, экспертные заключения на документы) возвращаются заявителям, указанным в пункте 4.1 настоящего Положения, в течение 7 календарных дней со дня заседания ЭПК Управления в виде почтового отправления по почтовым адресам, указанным заявителями.

(в ред. от 26.03.2012 № 109-п (НГР: ru 72000201200185)             

Перечень оснований для отказа по включению документов в Реестр:

(в ред. от 26.03.2012 № 109-п (НГР: ru 72000201200185)             

- несоответствие документов критериям, обозначенным пунктами 2.1 – 2.10 Приложения № 1 к Регламенту;

(в редакции от 25.12.2017 № 668-п (НГР: ru72000201701263)

- отсутствие листов учета и описания уникальных документов и экспертных заключений на документы;

- заполнение листа учета и описания уникального документа не соответствует требованиям по их заполнению, установленным пунктом 2.5 настоящего Положения.

(в редакции от 25.12.2017 № 668-п (НГР: ru72000201701263)

Заявитель имеет право повторно обратиться в Управление с заявлением о включении документа в Реестр, устранив все основания для отказа по включению документов в Реестр.

(в редакции от 25.12.2017 № 668-п (НГР: ru72000201701263)

5.2. Список уникальных документов, подлежащих включению в Реестр, утверждается приказом Управления.

(пункт 5.2 изложен в редакции постановления Правительства Тюменской области от 05.11.2019 № 404-п)

5.3. Управление в срок до 7 календарных дней со дня подписания приказа Управления "Об утверждении списка уникальных документов, подлежащих включению в реестр уникальных документов архивных фондов Тюменской области" включает информацию об уникальном документе в электронную базу данных "Реестр уникальных документов архивных фондов Тюменской области" и присваивает уникальному документу регистрационный номер по Реестру. Регистрационный номер проставляется на обоих экземплярах листа учета и описания уникального документа.

(пункт 5.3 изложен в редакции постановления Правительства Тюменской области от 05.11.2019 № 404-п)

5.4. После включения документа(ов) в Реестр учреждению, организации, в оперативном управлении или пользовании которых находится уникальный документ(ы), или собственнику документа(ов) в срок до 7 календарных дней со дня включения информации об уникальном документе в Реестр выдается свидетельство о регистрации документа(ов) в Реестре (далее – Свидетельство).

(абзац первый пункта 5.4 изложен в редакции постановления Правительства Тюменской области от 05.11.2019 № 404-п)

Свидетельство оформляется в одном экземпляре на гербовом бланке и заверяется гербовой печатью Управления. Свидетельство на бумажном носителе направляется заявителям, в том числе физическим лицам, в виде почтового отправления по указанным ими почтовым адресам или Свидетельство в форме электронного документа формата pdf/A, подписанного электронной подписью начальника (заместителя начальника) Управления, – по указанному заявителем адресу электронной почты или через Портал в срок до 7 календарных дней после включения документа в Реестр.

(абзац второй пункта 5.4 изложен в редакции постановления Правительства Тюменской области от 05.11.2019 № 404-п)

5.5. Первые экземпляры листов учета и описания уникального документа, экспертные заключения, решения методических комиссий государственных архивов, соответствующих комиссий музеев и других организаций хранятся постоянно в Управлении единым комплексом в валовой последовательности их номеров по Реестру.

(пункт 5.5 изложен в редакции постановления Правительства Тюменской области от 05.11.2019 № 404-п)

5.6. Вторые экземпляры листов учета и описания уникального документа, поступивших в Управление на бумажном носителе, в срок до 7 календарных дней со дня включения информации об уникальном документе в Реестр передаются учреждению, организации, в оперативном управлении или пользовании которых находится уникальный документ, или собственнику документа почтовым отправлением по указанным ими почтовым адресам.

(в ред. от 19.10.2015 № 480-п (НГР: ru 72000201501001)

6. Внесение изменений в Реестр уникальных документов

архивных фондов Тюменской области

6.1. Сведения, полученные в результате научного изучения документа, а также информация о других изменениях, происшедших с уникальным документом (проведение реставрации, смена собственника, публикация, создание фонда пользования, создание страхового фонда, экспонирование на выставке, съемка для фильма), в срок до 30 календарных дней с даты поступления сведений об этих изменениях в ЭПК регистрируются в Реестре. Собственники уникальных документов обязаны в течение 30 календарных дней со дня окончания реставрации, смены собственника, публикации, создания фонда пользования, создания страхового фонда, экспонирования на выставке, съемки для фильма направить в Управление информацию обо всех изменениях, происшедших с уникальным документом.

(в редакции (от 21.02.2018 № 56-п (НГР:ru72000201800118)

6.2. Изменения вносятся в листы учета и описания уникальных документов, хранящиеся в Управлении, на основании актов произвольной формы, которые составляются, подписываются и представляются в Управление собственниками документов или организациями, в оперативном управлении или пользовании которых находятся уникальные документы.

6.3. После внесения изменений в лист учета и описания уникального документа и электронную базу данных "Реестр уникальных документов архивных фондов Тюменской области" акты формируются в дело и хранятся постоянно.

7. Обеспечение сохранности и страхование

уникальных документов

7.1. Владельцы уникальных документов обязаны обеспечить условия для их сохранности. Если владельцем уникальных документов являются государственные архивы, музеи Тюменской области, то они обязаны ежегодно проводить проверку наличия и физического состояния уникального документа, в ходе которой выявляется необходимость реставрации, ремонта или консервации уникального документа. Иные владельцы уникальных документов не проводят ежегодных проверок наличия и физического состояния уникального документа.

(пункт 7.1 изложен в редакции постановления Правительства Тюменской области от 05.11.2019 № 404-п)

7.2. При выявлении в ходе проверки наличия и физического состояния уникального документа дефектов бумаги и текста, влажности, биологических вредителей уникальных документов они подлежат внеочередной реставрации, ремонту или консервации. Эти работы проводятся государственными архивами. Владелец документа при выявлении необходимости улучшения физического состояния документа обязан провести необходимые виды работ за свой счет. Тарифы на услуги установлены постановлением Правительства Тюменской области от 06.03.2017 № 79-п «О перечне и стоимости работ и услуг, выполняемых (оказываемых) на платной основе государственными архивами Тюменской области.».

(пункт 7.2 изложен в редакции постановления Правительства Тюменской области от 05.11.2019 № 404-п)

7.3. На уникальные документы, внесенные в Реестр, создается фонд пользования, их описание и хранение осуществляется в соответствии с Правилами.

(пункт 7.3 изложен в редакции постановления Правительства Тюменской области от 07.08.2020 № 496-п)

7.4. Уникальные документы подлежат обязательному государственному страхованию в порядке и на условиях, установленных Федеральным архивным агентством.

Страхование проводят владельцы уникальных документов.

8. Пользование информацией Реестра уникальных документов

архивных фондов Тюменской области

8.1. Информация об уникальных документах архивных фондов Тюменской области, включенных в Реестр, является общедоступной, за исключением сведений о владельцах уникальных документов, документы которых являются частной собственностью и доступ к которым осуществляется с согласия самих собственников.

(пункт 8.1 изложен в редакции постановления Правительства Тюменской области от 05.11.2019 № 404-п)

8.2. Управление обеспечивает исполнение запросов физических и юридических лиц об уникальных документах на основе электронной базы данных "Реестр уникальных документов архивных фондов Тюменской области" в сроки, установленные статьями 10 и 12 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". При включении в Реестр документа, являющегося частной собственностью, Управлением с владельцем документа заключается договор о предоставлении доступа к уникальному документу.

(пункт 8.2 изложен в редакции постановления Правительства Тюменской области от 05.11.2019 № 404-п)

8.3. Порядок оплаты услуг по исполнению запросов государственными архивами Тюменской области устанавливается распоряжением Управления по делам архивов Тюменской области от 01.02.2018 № 2 «Об утверждении административного регламента предоставления государственными архивами Тюменской области государственной услуги «Прием заявок (запросов) государственными архивами Тюменской области на предоставление архивных документов (архивных справок, выписок и копий).

(пункт 8.3 изложен в редакции постановления Правительства Тюменской области от 05.11.2019 № 404-п)