ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ДЕПАРТАМЕНТА КУЛЬТУРЫ И ТУРИЗМА НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ПРИЕМУ ЗАПРОСОВ (АНКЕТ- ЗАЯВЛЕНИЙ) В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ КОМИТЕТОМ КУЛЬТУРЫ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ И ...



КОМИТЕТ КУЛЬТУРЫ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

11.10.2012 № 23

Великий Новгород

Утратило силу в связи с принятием постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 09.07.2015 № 10; НГР: RU53000201500379

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ДЕПАРТАМЕНТА КУЛЬТУРЫ И ТУРИЗМА НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ПРИЕМУ ЗАПРОСОВ (АНКЕТ- ЗАЯВЛЕНИЙ) В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ КОМИТЕТОМ КУЛЬТУРЫ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ И ГОСУДАРСТВЕННЫМИ ОБЛАСТНЫМИ АРХИВАМИ НА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ (АРХИВНЫХ СПРАВОК, ВЫПИСОК И КОПИЙ)

(Изменения:

постановление Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

В соответствии Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановлением Администрации Новгородской области от 11 июля 2011 года № 306 «Об утверждении порядков разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций, разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг, проведения экспертизы административных регламентов предоставления государственных услуг» комитет культуры Новгородской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент департамента культуры и туризма Новгородской области по приему запросов (анкет- заявлений) в электронной форме комитетом культуры Новгородской области и государственными областными архивами на предоставление информации (архивных справок, выписок и копий)

(В редакции постановление Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

2. Признать утратившим силу постановление Администрации области от 29.06.2012 № 14 «Об утверждении административного регламента комитета культуры Новгородской области по приему запросов (анкет-заявлений) в электронной форме комитетом культуры Новгородской области и государственными областными архивами на предоставление информации (архивных справок, выписок и копий)».

3. Опубликовать постановление в газете «Новгородские ведомости».

Председатель комитета

С.Б. Богданов

УТВЕРЖДЕН

постановлением комитета культуры

Новгородской области

от  11.10.2012  № 23

Административный регламент департамента

культуры и туризма Новгородской области

по приему запросов (анкет-заявлений) в электронной форме

департаментом культуры и туризма Новгородской области

и государственными областными архивами

на предоставление информации (архивных справок, выписок и копий)

(В редакции постановление Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

I. Общие положения

1.1. Предметом регулирования административного регламента является предоставление государственной услуги по приему запросов (анкет-заявлений) в электронной форме на предоставление информации (архивных справок, выписок и копий) (далее государственная услуга), поступивших в департамент культуры и туризма Новгородской области (далее департамент) и (или) архивное управление департамента (далее архивное управление департамента) и (или) государственные архивы Новгородской области, подведомственные департаменту государственное областное казенное учреждение «Государственный архив Новгородской области» и государственное областное казенное учреждение «Государственный архив новейшей истории Новгородской области» (далее государственные областные архивы), определение стандарта предоставления государственной услуги с использованием информационно-телекоммуникационных технологий, состава, последовательности, сроков административных процедур и порядка их выполнения, а также формы контроля за исполнением настоящего административного регламента, досудебного (внесудебного) порядка обжалования решений и действий (бездействия) департамента и (или) архивного управления департамента и (или) государственных областных архивов, предоставляющих государственную услугу, а также их должностных лиц, государственных служащих и работников.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

1.2. Заявителями на предоставление государственной услуги являются физические и юридические лица (за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления), направившие запрос (анкету – заявление) в электронной форме в департамент и (или) архивное управление департамента, и (или) государственные областные архивы в целях получения информации (архивных справок, выписок и копий) на основе документов Архивного фонда Новгородской области и других архивных документов (далее заявители).

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

1.3. Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги.

1.3.1. Государственная услуга предоставляется уполномоченным органом исполнительной власти Новгородской области в сфере архивного дела - департаментом.

Непосредственным исполнителем государственной услуги является структурное подразделение департамента – архивное управление департамента и государственные областные архивы.

Информация о месте нахождения, справочных телефонах, факсах, адресах электронной почты, графиках (режиме) работы департамента, архивного управления департамента, государственных областных архивов приведена в Приложении №1 к настоящему административному регламенту.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

1.3.2. Порядок получения заявителями информации по вопросам получения государственной услуги:

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

а) информирование по процедурам предоставления государственной услуги производится:

в устной форме (по телефону, посредством личного обращения);

в письменной форме (по письменным обращениям);

в электронной форме (по электронной почте, с использованием официальных сайтов: департамента (www.culture.novreg.ru), архивной службы Новгородской области (www.novarchiv.org);

б) при консультировании заявителей по телефону и на личном приеме должностные лица департамента культуры и туризма и государственных областных архивов обязаны предоставить исчерпывающую информацию по вопросам организации предоставления государственной услуги. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа или организации, в которые позвонил заявитель, фамилии, имени, отчестве и должности должностного лица департамента, принявшего телефонный звонок. Время консультирования по телефону не должно превышать 20 (двадцать) минут;

в) при письменном обращении ответ направляется в срок, не превышающий 10 (десяти) рабочих дней со  дня  регистрации  обращения,  по почте в адрес заявителя;

г) при обращении в электронной форме ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 (десяти) рабочих дней со дня поступления обращения;

д) при личном обращении заявителей по вопросам предоставления государственной услуги прием осуществляет должностное лицо департамента или государственного областного архива, ответственный за предоставление государственной услуги, в соответствии с графиком (режимом) работы, без предварительной записи в порядке очередности.

Время ожидания заявителя государственной услуги в очереди на консультацию к должностному лицу департамента, ответственному за предоставление государственной услуги, не должно превышать 15 (пятнадцать) минут.

Время консультирования посредством индивидуального устного информирования не должно превышать 20 (двадцать) минут.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

1.3.3. Информация о порядке предоставления государственной услуги представляется на информационных стендах архивного управления департамента, официальных сайтах в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» департамента (www.culture.novreg.ru), архивной службы Новгородской области (www.novarchiv.org) и на информационных стендах в помещениях государственных областных архивов.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги - Прием запросов (анкет-заявлений) в электронной форме департаментом культуры и туризма и государственными областными архивами на предоставление информации (архивных справок, выписок и копий).

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

2.2. Наименования государственного органа и учреждений, предоставляющих государственную услугу.

Государственная услуга предоставляется уполномоченным  органом исполнительной власти Новгородской области в сфере архивного дела – департаментом.

Непосредственным исполнителем предоставления государственной услуги является - архивное управление департамента и государственные областные архивы.

департамент т (или) архивное управление области, и (или) государственные областные архивы, при предоставлении государственной услуги, не вправе требовать от заявителей осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

2.3.  Результат предоставления государственной услуги.

2.3.1. Результатом предоставления государственной услуги департаментом и (или) архивным управлением области является:

прием, регистрация, рассмотрение запросов (анкет-заявлений) заявителей и проведение необходимых действий по теме запроса (анкеты-заявления) для подготовки и выдачи заявителю архивных справок, выписок и копий, на бумажном носителе в соответствии с административным регламентом департаментета по организации информационного обеспечения физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Новгородской области и других архивных документов;

прием, регистрация, рассмотрение и направление запросов (анкет-заявлений) заявителей по принадлежности и уведомление заявителей (по электронной почте, почте или по телефону) о направлении соответствующего запроса (анкеты-заявления) на исполнение по принадлежности в государственные областные архивы, при наличии у них документов, необходимых для исполнения запроса;

прием, регистрация, рассмотрение запросов (анкет-заявлений) заявителей и уведомление заявителей об отсутствии в Департаменте и (или) в архивном управлении области и (или) в государственных областных архивах документов, необходимых для исполнения запросов (анкет-заявлений) и рекомендации по их дальнейшему поиску;

прием, регистрация, рассмотрение запросов (анкет-заявлений) заявителей и уведомление заявителей об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причины отказа.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

2.3.2. Результатом предоставления государственной услуги государственными областными архивами являются:

прием, регистрация, рассмотрение запросов (анкет-заявлений) заявителей и проведение необходимых действий по теме запроса (анкеты-заявления) для подготовки и выдачи заявителю архивных справок, выписок и копий на бумажном носителе в соответствии с административным регламентом департамента по организации информационного обеспечения физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Новгородской области и других архивных документов;

прием, регистрация, рассмотрение запросов (анкет-заявлений) заявителей и уведомление заявителей об отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запросов (анкет-заявлений), об отсутствии в архивных документах запрашиваемой информации и рекомендации по дальнейшему поиску;

прием, регистрация, рассмотрение запросов (анкет-заявлений) заявителей и уведомление заявителей об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причины отказа.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

2.4. Максимальный срок предоставления государственной услуги составляет 30 (тридцать) календарных дней со дня регистрации запроса (анкеты-заявления).

2.5. Нормативные правовые основания для предоставления государственной услуги.

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации от 12 декабря 1993 года, («Российская газета», 25 декабря 1993 г. № 237);

Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 «О государственной тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 41, ст.8220 - 8235);

Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169);

Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ч. I, ст.3448);

Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31,  ст.4179);

Указом Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 года №2334 «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию» (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, № 2, ст.74);

Перечнем услуг, оказываемых государственными и муниципальными учреждениями и другими организациями, в которых размещается государственное задание (заказ) или муниципальное задание (заказ), подлежащих включению в реестры государственных или муниципальных услуг и предоставляемых в электронной форме, утвержденным распоряжением Правительства Российской Федерации от 25 апреля 2011 года № 729-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 18,  ст.2679);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской  Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 г., регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14 мая 2007 г.);

областным законом от 23.12.2010 № 900-ОЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов Новгородской области» («Новгородские ведомости» (официальный выпуск), № 25, опубликован 30.12.2010);

областным законом от 21.03.2005 № 441-ОЗ «Об архивном деле в Новгородской области», (газета «Новгородские ведомости», 30 марта 2005 г.,  №  45-46);

Положением о департаменте культуры и туризма Новгородской

области, утвержденным постановлением Правительства Новгородской области от 18.07.2013 № 59 («Новгородские ведомости» (официальный выпуск), 26 июля 2013 г., № 4).

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

2.6.1. Основанием для предоставления государственной услуги является заполненный заявителем запрос (анкета - заявление) (далее запрос) через портал государственных услуг или официальный сайт в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» архивной службы Новгородской области (www.novarchiv.org) или поступивший по электронной почте в адрес департамента (е-mail: kulturanov53@mail.ru) и (или) архивное управление департамента и (или) в государственные областные архивы, по форме, согласно Приложению № 2 к настоящему административному регламенту.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

2.6.2. Запрос заявителя оформляется на государственном языке Российской Федерации.

2.6.3. В запросе указываются сведения, необходимые для его исполнения, в том числе:

наименование юридического лица, для граждан – фамилия, имя и отчество (последнее при наличии), дата рождения;

почтовый и электронный адрес заявителя;

интересующая пользователя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;

форма получения заявителем информации (архивная справка, копия и выписка).

В зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения, необходимые для его исполнения.

В случае необходимости, заявитель прилагает к запросу соответствующие документы и материалы, связанные с темой запроса в электронной форме, а также указывает иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

Запрос и копии документов предоставляются одновременно.

Департамент и (или) архивное управление департамента и (или) государственные областные архивы, при предоставлении государственной услуги, не вправе требовать от заявителей:

представления документов и информации или осуществление действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами;

осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации.

Перечень дополнительных сведений (в электронной форме), требуемых от заявителей, необходимых для быстрого и качественного исполнения запроса:

о стаже работы - полное название, место нахождения, ведомственная подчиненность органа, организации, структурное подразделение, занимаемая должность, период работы. По возможности предоставляются копии страниц трудовой книжки: титульный лист с указанием фамилии, имени, отчества (последнее при наличии), с отметками о работе в запрашиваемый период;

о заработной плате - полное название, место нахождения, ведомственная подчиненность органа, организации, структурное подразделение, занимаемая должность, период, за который необходимо предоставить сведения. По возможности предоставляются копии страниц трудовой книжки: титульный лист с указанием фамилии, имени, отчества (последнее при наличии), с отметками о работе в запрашиваемый период;

о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено награждение, место работы в период награждения (название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность). По возможности предоставляются копии страниц трудовой книжки: титульный лист с указанием фамилии, имени, отчества (последнее при наличии), с отметками о поощрении и награждении. В случае сохранности удостоверения к награде - предоставляется копия удостоверения;

об образовании - название учебного заведения, дата поступления и окончания учебы, приобретенная специальность.

2.7. Основания для отказа в приеме запроса отсутствуют.

2.8. Перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги.

2.8.1. Основанием для приостановления предоставления государственной услуги заявителю и для приостановления срока предоставления государственной услуги являются:

отсутствие в запросе заявителя наименования юридического лица (для гражданина - фамилии),  почтового адреса и (или) электронного адреса заявителя;

отсутствие в запросе заявителя необходимых сведений для проведения поисковой работы.

2.8.2. В случае отказа заявителю в предоставлении государственной услуги ему направляется уведомление об отказе в письменной форме по электронной почте или указанному в запросе почтовому адресу.

2.8.3. При поступлении в департаментет и (или) архивное управление департамента и (или) государственные областные архивы запросов заявителя, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, или неправильно сформулированный зарос, в течение 10 (десять) рабочих дней с момента их регистрации они возвращаются заявителям, с сообщением об уточнении и (или) дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями и (или) документами.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

2.8.4. Не принимаются к рассмотрению запросы заявителя, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

2.9. Порядок, размер и основания взимания платы при предоставлении государственной услуги в случаях, предусмотренных федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Новгородской области и локальными актами государственных областных архивов.

2.9.1. Департамент и (или) архивное управление департамента осуществляют предоставление государственной услуги заявителям на безвозмездной основе.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

2.9.2. Запросы исполняются департаментом на безвозмездной основе.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

2.9.3. Государственные областные архивы исполняют запросы:

социально-правового характера - на безвозмездной основе;

тематические - в соответствии с Порядком оказания платных услуг соответствующего государственного областного архива платно или бесплатно;

о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода - платно в соответствии с Порядком оказания платных услуг соответствующего государственного  областного архива. Сроки и стоимость услуг по исполнению запроса заявителя о предоставлении указанной информации предварительно с ним согласовываются.

2.9.4. Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу заявителя на основании доверенности, оформленной в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги.

2.10.1. Государственная услуга оказывается получателям услуги в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и не требует ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги. Срок ожидания при предоставлении государственной услуги ограничивается технической возможностью интернет-провайдера в предоставлении скорости доступа к ресурсам информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

2.10.2. Срок ожидания заявителя в очереди на личном приеме при получении ответа на запрос не должен превышать 15 минут.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

2.11. Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги.

При поступлении в департамент и (или) архивное управление департамента и (или) государственный областной архив запроса заявителя в электронной форме, запрос, в день его поступления, распечатывается на бумажном носителе и регистрируется в журнале регистрации входящей корреспонденции.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

2.12.1. Государственная услуга оказывается получателям услуги в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет». Для предоставления услуги не требуется оборудование зала ожидания, мест для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационных стендов с образцами их заполнения и перечнем документов.

2.12.2. Рабочие места лиц, ответственных за предоставление государственной услуги, снабжаются компьютерами, справочно-поисковыми средствами к архивным документам и информационным материалом, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление государственной услуги.

2.13. Показатели доступности и качества государственной услуги.

2.13.1. Показателями доступности государственной услуги являются:

размещение информации о порядке предоставления государственной услуги на официальных сайтах в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» департамента культуры и туризма, архивной службы Новгородской области и портале государственных услуг Новгородской области;

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

2.13.2. Показателями качества государственной услуги являются:

соблюдение сроков предоставления государственной услуги;

обоснованность отказов в предоставлении государственной услуги;

удельный вес количества обоснованных жалоб в общем количестве запросов на предоставление государственной услуги.

2.14. Государственная услуга не предоставляется на базе

многофункциональных центров.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения

3.1. Последовательность действий при предоставлении государственной услуги.

3.2. Предоставление государственной услуги департаментом и (или) архивным управлением департамента включает в себя следующие административные процедуры, представленные в Приложении №3 (Блок – схема №1) к настоящему административному регламенту:

прием, регистрация и рассмотрение запросов на предоставление государственной услуги;

анализ содержания и тематики поступивших запросов заявителей;

направление запросов заявителей по результатам их рассмотрения на исполнение по принадлежности или проведение необходимых действий по исполнению запроса департаментом и (или) архивным управлением департамента;

подготовка и направление ответов заявителям.

Рассмотрение запроса заявителя считается законченным, если по нему выполнены все необходимые административные процедуры и заявитель проинформирован о результатах его рассмотрения.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

3.2.1. Прием, регистрация и рассмотрение запросов на предоставление государственной услуги.

Поступление запроса от заявителя является основанием для его регистрации.

При поступлении в департамент и (или) архивное управление департамента запроса заявителя в электронной форме, запрос, в день его поступления, распечатывается на бумажном носителе и регистрируется в журнале регистрации входящей корреспонденции должностным лицом департамента и (или) архивного управления департамента, обеспечивающего прием и регистрацию входящей документации.

Должностное лицо департамента и (или) архивного управления департамента, ответственное за учет входящей корреспонденции, передает зарегистрированный запрос на рассмотрение руководителю департамента и (или) архивного управления департамента.

После регистрации и рассмотрения запрос заявителя с резолюцией руководства в течение 2 (Двух) рабочих дней со дня поступления передается в установленном порядке в профильное структурное подразделение департамента.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

3.3. Анализ содержания и тематики поступивших запросов заявителей.

3.3.1.  Должностное лицо архивного управления департамента, ответственное за предоставление государственной услуги, в течение 10 (десять) рабочих дней со дня поступления запроса заявителя осуществляет анализ его содержания и тематики с использованием необходимых профессиональных навыков и имеющегося  научно-справочного аппарата и информационных материалов. При этом определяются:

степень полноты информации, содержащейся в запросе заявителя и необходимой для его исполнения;

возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя и место нахождения, адрес конкретных органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественного объединения, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос заявителя.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

3.4. Направление запросов заявителей по результатам их рассмотрения на исполнение по принадлежности.

3.4.1. Должностное лицо департамента и (или) архивного управления департамента, ответственное за предоставление государственной услуги, по итогам анализа и тематики поступившего запроса в течение 2 (двух) рабочих дней готовит сопроводительное письмо и направляет его с запросом посредством электронных каналов или почтовой связи простым письмом по принадлежности в государственные областные архивы при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запроса.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

3.5. Подготовка и направление ответа заявителю.

3.5.1. Должностное лицо архивного управления департамента, ответственное за предоставление государственной услуги, в течение 1 (одного) рабочего дня после направления запроса по результатам его рассмотрения на исполнение по принадлежности подготавливает и направляет:

уведомление заявителю о направлении соответствующего запроса на исполнение по принадлежности в государственные областные архивы при наличии у них документов, необходимых для исполнения запроса;

уведомление заявителю об отсутствии запрашиваемой информации в департаменте и в государственных областных архивах и дает рекомендации по ее дальнейшему поиску;

уведомление заявителю об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причины отказа.

Уведомление заявителю направляется:

при наличии электронного адреса посредством электронной почты;

при отсутствии электронного адреса посредством почтовой связи простым письмом.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

3.5.2. В случае нахождения на хранении в департаменте и (или) архивном управлении департамента документов, необходимых для исполнения запроса, в течение 30 (тридцать) календарных дней со дня поступления запроса, должностное лицо департамента и (или) архивного управления департамента организует работу по проведению необходимых действий по теме запроса для подготовки и выдачи заявителю архивных справок, выписок и копий на бумажном носителе в соответствии с административным регламентом департамента по организации информационного обеспечения физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Новгородской области и других архивных документов.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

3.6. Предоставление государственной услуги государственными областными архивами включает в себя следующие административные процедуры, представленные в Приложении №3 (Блок-схема №2) к настоящему административному регламенту:

прием, регистрация и рассмотрение запросов на предоставление государственной услуги;

проведение необходимых действий по исполнению поступивших запросов заявителей;

подготовка и направление ответов заявителям.

3.7. Прием, регистрация и рассмотрение запросов на предоставление государственной услуги.

3.8.1. Поступление запроса заявителя является основанием для его регистрации.

3.8.2. При поступлении в государственный областной архив запроса заявителя в электронной форме, запрос, в день его поступления, распечатывается на бумажном носителе и регистрируется в журнале регистрации входящей корреспонденции сотрудником государственного областного архива, обеспечивающего прием и регистрацию запросов.

3.8.3. Зарегистрированный запрос после регистрации передается на рассмотрение руководителю государственного областного архива.

3.8.4. После регистрации и рассмотрения запрос заявителя с резолюцией руководства в течение 2 (Двух) рабочих дней со дня поступления передается в установленном порядке в профильное структурное подразделение, осуществляющее исполнение запроса.

3.9. Проведение необходимых действий по исполнению поступивших запросов заявителей.

3.9.1.  Сотрудники государственного областного архива, ответственные за предоставление государственной услуги, в течение 30 (тридцать) календарных дней со дня поступления запроса заявителя осуществляет анализ его содержания и тематики и организует проведение необходимых действий по подготовке и выдаче заявителю архивных справок, выписок и копий на бумажном носителе в соответствии с административным регламентом департамента по организации информационного обеспечения физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Новгородской области и других архивных документов.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

3.10. Подготовка и направление ответа заявителю.

3.10.1. Сотрудники государственного областного архива, ответственные за исполнение запросов, подготавливают и направляют в течение 15 рабочих (пятнадцать) дней:

уведомление заявителю об отсутствии запрашиваемой информации в государственном областном архиве и рекомендации по ее дальнейшему поиску;

уведомление заявителю об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причины отказа.

Уведомление заявителю направляется:

при наличии электронного адреса посредством электронной почты;

при отсутствии электронного адреса посредством почтовой связи простым письмом.

3.11. При выявлении недостаточности сведений, необходимых для исполнения запроса заявителя или неправильно сформулированного запроса заявителя департамент и (или) архивное управление департамента и (или) государственный областной архив соответственно, письменно запрашивает у заявителя дополнительные сведения, материалы, документы или их копии.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

3.12. Рассмотрение запроса заявителя считается законченным, если по нему выполнены все необходимые административные процедуры и заявитель проинформирован о результатах его рассмотрения.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий по предоставлению государственной услуги, определенных настоящим административным регламентом, и принятием решений должностным лицом архивного управления департамента осуществляется руководителем (его заместителем) департамента и (или) архивного управления департамента.

Непосредственный контроль за исполнением государственной услуги осуществляют начальники отделов архивного управления департамента.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

4.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействия) должностных лиц.

Порядок и периодичность проверок полноты и качества предоставления государствен­ной услуги осуществляется в соответствии с установленными приказом департамента сроками проведения проверок.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

4.3. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер дисциплинарной ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе.

4.4. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы департамента, управления департамента) и внеплановыми (на основании обращения заявителя).

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

4.5. Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной услуги департаментом формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие департамента, архивное управления департамента.

4.6. Должностные лица, ответственные за предоставление государственной услуги, несут персональную ответственность за сроки и порядок исполнения каждой административной процедуры, указанной в настоящем административном регламенте.

Персональная ответственность должностных лиц  закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) департамента и государственных областных архивов, а также государственных служащих департамента и должностных лиц государственных областных архивов

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

5.1. Заявитель вправе обжаловать решения и действия (бездействие) департамента или должностного лица, предоставляющего государственную услугу на основании настоящего административного регламента, в соответствии с законодательством Российской Федерации в досудебном или судебном порядке.

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

5.2. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является жалоба заявителя в письменной форме на бумажном носителе или в электронной форме. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», официального сайта департамента, единого портала государственных и муниципальных услуг либо портала государственных и муниципальных услуг Новгородской области, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

В своей жалобе заявитель в обязательном порядке указывает:

наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего;

доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.3. Если в жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

5.4. Департамент и (или) архивное управление департамента при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных в ней вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

5.5. Руководитель (его заместитель) департамента:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, организациях, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

По результатам рассмотрения жалобы департамент принимает одно из следующих решений:

- удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Новгородской области, настоящим административным регламентом, а также в иных формах;

- отказывает в удовлетворении жалобы.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

5.6. Решение по жалобе подписывается руководителем (его заместителем) департамента и (или) архивного управления департамента.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы. Примерная форма бланка ответа на жалобу представлена в Приложении  №4 к настоящему административному регламенту.

Если жалоба была направлена из Правительства Новгородской области, то ответ направляется непосредственно заявителю и (или) в Правительство Новгородской области.

Жалоба, поступившая в департамент и (или) архивное управление департамента, рассматривается в течение 15 (пятнадцать) рабочих дней со дня ее регистрации. В случае обжалования отказа органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

5.7. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем в течение 7 (семь) рабочих дней со дня регистрации обращения, сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель (его заместитель) департамента и (или) архивного управления департамента, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в департамент и (или) архивное управление департамента. В течение 7 (семь) рабочих дней о данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

Если ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему жалобу, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

5.8. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

5.9. Положения Федерального закона от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», устанавливающие порядок рассмотрения жалоб на нарушения прав граждан и организаций при предоставлении муниципальных услуг, не распространяются на отношения, регулируемые Федеральным законом от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Заявитель вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, действия (бездействие) должностных лиц в судебном порядке.

                               __________________________________

Приложение № 1

к Административному регламенту департамента культуры и туризма по приему запросов (анкет-заявлений) в электронной форме департаментом культуры Новгородской области и государственными областными архивами на предоставление информации (архивных справок, выписок и копий)

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

Информация

о месте нахождения, справочных телефонах, факсах, адресах электронной почты, графиках (режиме) работы департамента, архивного управления департамента, государственных архивов области

Департамент культуры Новгородской области:

ул. Бояна, д.3, Великий Новгород, 173000

Телефон: (816 2) 63-35-78

Факс: (816 2) 63-44-78

E-mail: kulturanov53@mail.ru  

Режим работы: с 8-30 до 17-30, обеденный перерыв: 13-00 - 14-00, выходные - суббота, воскресенье [1].

Архивное управление департамента культуры Новгородской области:

ул. Новолучанская, д. 10, Великий Новгород, 173001

Телефон: (816 2) 73-68-38

Факс: (816 2) 73-68-34

E-mail: arсhupr2@ mail.natm.ru

Режим работы: с 8-30 до 17-30, обеденный перерыв: 13-00 – 14-00, выходные - суббота, воскресенье *.

Государственное областное казенное учреждение «Государственный архив Новгородской области»:

ул. Духовская, д. 31, Великий Новгород, 173003

Телефон/факс: (816 2) 77-36-81

E-mail: gougano@yandex. ru

Режим работы: с 8-30 до 17-30, обеденный перерыв: 13-00-14-00, выходные - суббота, воскресенье*. Прием заявлений с 9-00 до 12-00.

Государственное областное казенное учреждение «Государственный архив новейшей истории Новгородской области»:

ул. Десятинная, д. 6, Великий Новгород, 173007

Телефон/факс: (816 2) 77-37-79

E-mail: roia@mail.natm.ru

Режим работы: с 8-30 до 17-30, обеденный перерыв: 13-00 – 14-00, выходные - суббота, воскресенье*. Прием заявлений с 9-00 до 12-00.                                   

____________________________________________

Приложение № 2

к Административному регламенту департамента культуры Новгородской области по приему запросов (анкет-заявлений) в электронной форме департаментом культуры Новгородской области и государственными областными архивами на предоставление информации (архивных справок, выписок и копий)

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

Примерная форма

запроса (анкета - заявление)

Кому:

           (указать должность руководителя)

        (указывается ИО Фамилия руководителя)

От кого:

(указать ФИО заявителя, либо полное     наименование юридического лица, указывается полностью, без сокращений)

Адрес:

(указать местонахождение юридического лица, физического лица (фактический адрес)

Телефон / факс:

(указать номер телефона \ факса, с указанием федерального кода)

e-mail:

             (указать адрес электронной почты)

Форма получения заявителем информации (архивная справка, архивная выписка, архивная копия):    

______________________________________________________________________

Тема, вопрос, событие, факт:

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

Хронологические рамки запрашиваемой информации:

______________________________________________________________________

Дополнительные сведения: ______________________________________________________________________

                             _________________________________________________

Приложение № 3

к Административному регламенту департамента культуры Новгородской области по приему запросов (анкет-заявлений) в электронной форме департаментом культуры Новгородской области и государственными областными архивами на предоставление информации (архивных справок, выписок и копий)

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

БЛОК-СХЕМА № 1

последовательности действий по предоставлению государственной услуги по приему запросов (анкет-заявлений) в электронной форме департаментом на предоставление информации (архивных справок, выписок и копий)

              Запрос от заявителя

                   Информационно-телекоммуникационная сеть «Интернет»

                        Прием и регистрация запроса

       Рассмотрение запроса руководством департамент

               Передача запроса на исполнение в архивное управление департамента

Анализ тематики запроса.

Принятие решения о возможности исполнения запроса

Уведомление гражданина о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса

Проведение          необходимых действий по исполнению запроса

                           

Уведомление об отсутствии запрашиваемой информации  и рекомендации по ее дальнейшему поиску

Направление запроса на исполнение по принадлежности в государственные областные архивы для последующего ответа заявителю

Уведомление об отсутствии запрашиваемой сведений в государственных архивах и рекомендации по ее дальнейшему поиску

Уведомление гражданина о направлении соответствующего запроса на исполнение по принадлежности

БЛОК-СХЕМА № 2

последовательности действий по предоставлению государственной услуги по приему запросов (анкет-заявлений) в электронной форме

государственными областными архивами на предоставление

информации (архивных справок, выписок и копий)

               Запрос от заявителя

                 Информационно-телекоммуникационная сеть «Интернет»

                         Прием и регистрация запроса

       Рассмотрение запроса руководством государственного областного архива

                                        Передача запроса на исполнение

Анализ тематики запроса.

Принятие решения о возможности исполнения запроса

Уведомление гражданина о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса

Исполнение запроса в  соответствии с административным регламентом департамента по организации информационного обеспечения физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Новгородской области и других архивных документов

Уведомление об отсутствии запрашиваемой сведений в государственных архивах и рекомендации по ее дальнейшему поиску

Приложение № 4

к Административному регламенту департамента культуры Новгородской области по приему запросов (анкет-заявлений) в электронной форме департаментом культуры Новгородской области и государственными областными архивами на предоставление информации (архивных справок, выписок и копий)

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 8; НГР: RU53000201300697)

ПРИМЕРНАЯ ФОРМА ОТВЕТА НА ЖАЛОБУ

Бланк органа (учреждения),

отвечающего на жалобу

_________________________________

(указать ФИО заявителя, либо полное наименование юридического лица, указывается полностью, без сокращений)

__________________________________

(указать местонахождение юридического лица, физического лица (фактический адрес)

______________

№ ___________

на № _________

от ___________

Ответ на жалобу _______________

Рассмотрев Вашу жалобу от _______ на  _____________________________

______________________________________________________________________

(решение, действия (бездействие) должностного лица)

_____________________________________________________________________

сообщаем следующее:

_____________________________________________________________________

(кратко излагается содержание  жалобы)

_____________________________________________________________________

(излагаются обстоятельства, установленные при рассмотрении жалобы, с указанием  положений

_____________________________________________________________________

законодательных  и  нормативных  правовых актов, регламентирующих данный вид деятельности)

____________________________________________________________________ .

На основании изложенного _________________________________________

(излагается принятое по жалобе  решение, а также

____________________________________________________________________ .

(сведения о сроках и порядке его обжалования)

(должность должностного лица)

(подпись)

(расшифровка подписи)

[1] В соответствии с действующим трудовым законодательством Российской Федерации продолжительность рабочего времени в учреждениях в предпраздничные дни сокращается на 1 час.