Об утверждении Положения о ведомственном архиве Администрации Катайского района, об утверждении экспертно-проверочной комиссии Администрации Катайского района, об утверждении Положения о экспертно-...



Курганская область

Катайский район

Администрация Катайского района

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

От  24.11.2020 г.              №  391                                                                                                  г.Катайск

Об утверждении Положения о ведомственном архиве Администрации

Катайского района, об утверждении экспертно-проверочной комиссии

Администрации Катайского района, об утверждении Положения о

экспертно-проверочной комиссии Администрации Катайского района

              На основании Федерального закона от 22.10.2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1.              Утвердить Положение о ведомственном архиве Администрации Катайского района согласно приложению 1 к настоящему постановлению.

2.              Утвердить экспертно-проверочную комиссию Администрации Катайского района согласно приложению 2 к настоящему постановлению.

3.              Утвердить Положение об экспертно-проверочной комиссии Администрации Катайского района согласно приложению 3 к настоящему постановлению.

4.              Признать утратившим силу Постановление Администрации Катайского района №161 от 07.04.2016 года «Об утверждении Положения о ведомственном архиве Администрации Катайского района, об утверждении экспертно-проверочной комиссии Администрации Катайского района, об утверждении Положения о экспертно-проверочной комиссии Администрации Катайского района».

              5.              Настоящее постановление вступает в силу с момента его подписания.

              6.              Контроль за исполнением постановления возложить на Управляющего делами – руководителя Аппарата Администрации Катайского района.

Глава Катайского района                                                                                    Г.М.Морозов

Приложение 1 к Постановлению Администрации Катайского района от   24.11.2020 года № 391    «Об утверждении Положения о ведомственном архиве Администрации Катайского района, об утверждении экспертно-проверочной комиссии Администрации Катайского района, об утверждении Положения о экспертно-проверочной комиссии Администрации Катайского района»

Положение о ведомственном архиве Администрации Катайского района

1.Общие положения.

1.1.              Документы Администрации Катайского района (далее Администрация), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в архивном отделе Администрации Катайского района.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Федеральным архивным агентством, хранятся в Администрации.

1.2.              Администрация обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Федеральным архивным агентством, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Администрации.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3.              В. Администрации для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создан ведомственный архив.

Администрация обеспечивает архив помещением, необходимым оборудованием.

1.4.              Ведомственный архив является источником комплектования архивного отдела Администрации Катайского района. Функции ведения архива возлагаются на работника ведомственного архива, назначаемого  распоряжением Главы  Катайского района.

1.5.              В своей работе архив Администрации руководствуется законодательными, нормативными и правовыми актами Российской Федерации, Курганской области, Администрации Катайского района, нормативными методическими документами Федерального архивного агентства, настоящим Положением.

1.6.              Положение о ведомственном архиве Администрации разработано  на основании Примерного положения об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176.

1.7.              Работа ведомственного архива входит в план работы архивного отдела Администрации Катайского района, утверждаемого главным специалистом архивного отдела Администрации Катайского района.

1.8.              Контроль за деятельностью архива осуществляет Глава Катайского района.

1.9.              Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственного архива осуществляет архивный отдел Администрации Катайского района.

2.              Состав документов ведомственного архива.

В архив поступают:

2.1.              законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

2.2.              Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных организаций, непосредственно подчиненных Администрации.

2.3.              Научно-справочный аппарат к документам архива.

3.              Задачи и функции ведомственного архива.

3.1.              Основными задачами ведомственного архива являются:

-              Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

-              Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

-              Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством.

-              Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Администрации.

3.2.              В соответствии с возложенными на него задачами ведомственный архив осуществляет следующие функции:

3.2.1.              Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Администрации, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством.

3.2.2.              Согласовывает с Комитетом по управлению архивами и предоставляет на ЭПК описи дел постоянного хранения, по личному составу, номенклатуру дел.

3.2.3.              Составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством описи дел постоянного срока хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии Администрации и ЭПК Комитета по управлению архивами.

3.2.4.              Осуществляет  учёт и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение документов, периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку их наличия и состояния;.

3.2.5.              Организует использование документов:

информирует руководство и работников Администрации о составе и содержании документов ведомственного архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного, социально-правового и научного использования для работы в помещении архива и во временное пользование;

исполняет запросы организаций и заявления граждан и в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.6.              Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в ведомственном архиве, участвует в работе экспертной комиссии Администрации.

3.2.7.              Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации специалистов Администрации по вопросам ведения делопроизводства и ведения архива.

3.2.8.              Ежегодно представляет в архивный отдел Администрации Катайского района сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

3.2.9.              Подготавливает и в установленном порядке передает в архивный отдел Администрации Катайского района.

4.              Права ведомственного архива.

Для выполнения возложенных задач и функций ведомственный архив имеет право:

4.1.              Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в отделах Администрации.

4.2.              Запрашивать от отделов сведения, необходимые для работы ведомственного архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

4.3.              Участвовать в мероприятиях, проводимых комитетом по управлению архивами Курганской области.

5.              Ответственность.

5.1.              Лицо, ответственное за ведение ведомственного архива, совместно с Главой Катайского района несёт ответственность за:

-несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

-утрату и несанкционированное уничтожение документов;

-нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

Управляющий делами-

руководитель Аппарата

Администрации Катайского района                                                                      Е.И.Бородай

Приложение 2 к Постановлению Администрации Китайского района от 24.11.2020 года № 391    «Об утверждении Положения о ведомственном архиве Администрации Катайского района, об утверждении экспертно-проверочной комиссии Администрации Катайского района, об утверждении Положения о экспертно-проверочной комиссии Администрации Катайского района.

Состав экспертно-проверочной комиссии Администрации Катайского района:

Председатель комиссии - управляющий делами - руководитель Аппарата Администрации Катайского района

Заместитель председателя комиссии – заведующий сектором правового и кадрового регулирования Администрации Катайского района

Члены комиссии:

-главный специалист отдела информационного и документационного обеспечения Администрации Катайского района;

-главный специалист сектора правового и кадрового регулирования Администрации Катайского района;

-ведущий специалист Катайского районного Комитета по управлению муниципальным имуществом.

Управляющий делами –

руководитель Аппарата

Администрации Катайского района                                                                      Е.И.Бородай

Приложение 3 к Постановлению Администрации Катайского района от  24.11.2020 года  №391    «Об утверждении Положения о ведомственном архиве Администрации Катайского района, об утверждении экспертно-проверочной комиссии Администрации Катайского района, об утверждении Положения о экспертно-проверочной комиссии Администрации Катайского района.

Положение об экспертной комиссии Администрации Катайского района.

1. Общие положения.

1.1.              Постоянно действующая экспертная комиссия Администрации Катайского района (далее - экспертная комиссия) осуществляет организацию и проведение методической и практической работы по экспертизе ценностей и подготовке к передаче на государственное хранение управленческой и другой документации, находящейся на хранении в Администрации Катайского района (далее - Администрация).

1.2.              Экспертная комиссия является совещательным органом при начальнике. Решения ее оформляются в виде протоколов, и вступают в силу после их утверждения руководителем Администрации. В случаях, определенных в п. 2.6 настоящего Положения, решения экспертной комиссии вступают в силу только после их согласования с Архивым отделом Администрации Катайского района.

1.3.              Состав экспертной комиссии назначается Постановлением Администрации из наиболее квалифицированных специалистов под председательством управляющего делами.

1.4.              Экспертная комиссия руководствуется Методическими документами Росархива, нормативно-правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации, инструкциями и указаниями Курганской области, Постановлением Администрации, номенклатурой дел Администрации, описями дел, данным Положением.

2.              Функции экспертной комиссии.

Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

2.1.              Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Администрации, образующихся в процессе деятельности.

2.2.              Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативными правовыми актами, а также об установлении сроков хранения для документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами.

2.3.              Организует и координирует работу по подготовке нормативных и методических документов по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Архивного фонда Администрации.

2.4.              Рассматривает и выносит решение о согласовании:

-              перечней документов со сроками хранения;

-              номенклатур дел Администрации;

-              сводных описей дел постоянного срока хранения;

-              описей на документы по личному составу;

-              описей дел по долговременному хранению и отметкой экспертно-проверочной комиссии;

-              актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

-              актов об утрате или неисправном повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;

-              методических документов по проведению экспертизы ценности документов (рекомендации, памятки и др.)

2.5.              Представляет в Архивный отдел Администрации Катайского района:

-              описи дел, документов постоянного срока хранения;

-              перечни тем, научно-техническая документация постоянного срока хранения;

-              перечни документов, подлежащих передаче в государственное хранени, на согласование;

-              номенклатуру дел Администрации;

-              акты об утрате или неисправном повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу.

3.              Права экспертной комиссии.

При выполнении возложенных на нее задач экспертная комиссия имеет право:

3.1.              В пределах своей компетенции давать рекомендации Администрации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

3.2.              Запрашивать от ответственных за делопроизводство в секторах

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу.

3.3.              Заслушивать ответственных за делопроизводство в секторах о качестве и сроках подготовки и передачи документов на хранение в Архив Администрации Катайского района, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.

3.4.              Приглашать на заседания экспертной комиссии консультантов и экспертов из Архивного отдела Администрации Катайского района.

3.5.              Информировать Главу по вопросам своей деятельности.

4.              Организация работы экспертной комиссии.

4.1.              Экспертная комиссия осуществляет свою деятельность в контакте с Архивным отделом Администрации Катайского района.

4.2.              Экспертная комиссия работает по плану, утвержденному Администрацией. Заседания проводятся не реже двух раз в год. По мере необходимости план работы может уточняться.

4.3.              Работа экспертной комиссии осуществляется в форме заседаний, которые в обязательном порядке протоколируются. Протоколы заседаний экспертной комиссии подписываются ее председателем и членами комиссии.

4.4.              Заседание экспертной комиссии и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов экспертной комиссии.

На заседаниях экспертной комиссии право голосовать имеют только члены комиссии. Приглашенные консультанты и эксперты в голосовании не участвуют.

Решения принимаются простым большинством голосов. При равенстве голосов решение принимает председатель экспертной комиссии.

4.5.              Экспертная комиссия в лице ее председателя имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6.              Ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на председателя экспертной комиссии.

Управляющий делами –

руководитель Аппарата

Администрации Катайского района                                                                      Е.И.Бородай