Основная информация
| Дата опубликования: | 24 февраля 2009г. |
| Номер документа: | ru29000200900569 |
| Текущая редакция: | 1 |
| Статус нормативности: | Нормативный |
| Субъект РФ: | Архангельская область |
| Принявший орган: | Глава администрации Архангельской области |
| Раздел на сайте: | Нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации |
| Тип документа: | Распоряжения |
Бесплатная консультация
У вас есть вопросы по содержанию или применению нормативно-правового акта, закона, решения суда? Наша команда юристов готова дать бесплатную консультацию. Звоните по телефонам:Федеральный номер (звонок бесплатный): 8 (800) 555-67-55 доб. 732Москва и Московская область: 8 (499) 350-55-06 доб. 192Санкт-Петербург и Ленинградская область: 8 (812) 309-06-71 доб. 749
Текущая редакция документа
ОПУБЛИКОВАНИЕ: Документ не опубликован (письмо Правительства Архангельской области от 15.05.2014 №02-24/75);
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
24 февраля 2009 г. №122р
г. Архангельск
О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и аппарате администрации Архангельской области
{Признано утратившим силу распоряжением Губернатора Архангельской области от 16.06.2010 №620-р}
В целях совершенствования делопроизводства и организации электронного документооборота в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и аппарате администрации Архангельской области, а также в соответствии с распоряжением главы администрации Архангельской области от 18 июня 2008 года №102-ра/17 «Об утверждении Концепции информатизации органов государственной власти Архангельской области до 2012 года»:
Внести в Инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и аппарате администрации Архангельской области, утвержденную распоряжением главы администрации Архангельской области от 26 июля 2007 года №680р (с изменениями от 27 декабря 2007 года №1222р), следующие изменения и дополнения:
в абзаце четвертом подпункта «е» пункта 2.2.17 раздела II «Правила подготовки и оформления документов» слова « - если правовой акт требует исполнения» исключить;
пункт 4.4 раздела IV «Контроль исполнения документов» дополнить новым абзацем девятым следующего содержания:
«запросы уполномоченного по правам человека в Архангельской области - в течение 15 дней;»;
раздел V «Правила работы в системе автоматизированного делопроизводства и документооборота» изложить в новой редакции согласно приложению;
дополнить Инструкцию приложениями №36 и 37 (прилагаются).
Руководителям исполнительных органов государственной власти Архангельской области:
в двухнедельный срок со дня издания настоящего распоряжения назначить сотрудников, ответственных за работу с системой автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота, а также лиц, их замещающих;
представить копии приказов о назначении указанных сотрудников в управление информационных технологий администрации Архангельской области.
Управлению информационных технологий администрации Архангельской области и управлению делопроизводства и контроля администрации Архангельской области:
осуществлять организационно-методическое руководство по использованию системы автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота;
в месячный срок со дня издания настоящего распоряжения провести обучающие семинары с сотрудниками, ответственными за работу в системе автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота, и лицами, их замещающими.
Рекомендовать органам местного самоуправления муниципальных образований Архангельской области при внедрении автоматизированного документооборота использовать программное обеспечение, применяемое в администрации Архангельской области.
Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на руководителя аппарата администрации Архангельской области.
Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.
Глава администрации
И.Ф. Михальчук
ПРИЛОЖЕНИЕ
к распоряжению главы администрации
Архангельской области
от 24 февраля 2009 г. № 122р
V. Правила работы в системе автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота
5.1. Общие положения
Настоящие Правила устанавливают общие требования к порядку работы с документами и обращениями граждан для сотрудников исполнительных органов и аппарата администрации с использованием системы «Дело».
Система «Дело» функционирует на базе компьютерной сети администрации Архангельской области.
Организационно-методическое руководство по использованию системы «Дело» осуществляют управление информационных технологий и управление делопроизводства и контроля.
Система «Дело» позволяет осуществлять регистрацию документов, автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль за своевременным исполнением поручений, получать статистические справки (отчеты) по документообороту.
Система «Дело» предназначена для регистрации документов, содержащих информацию открытого характера, и обращений граждан, поступивших в исполнительные органы и аппарат администрации.
В системе «Дело» также разрешается регистрировать документы ограниченного распространения (для служебного пользования, с пометкой ДСП) и обращения граждан. Ввод текстов таких документов и обращений граждан, их сканирование, хранение и распечатка в системе «Дело» запрещены. Запрещается также осуществлять регистрацию и иную обработку документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
Администратор/технолог системы «Дело» назначается из числа сотрудников управления информационных технологий.
Администратор/технолог системы «Дело» выполняет работы по настройке системы в соответствии с изменениями в документообороте и структуре исполнительных органов и аппарата администрации, по актуализации и проверке общих справочников системы, консультирует пользователей системы «Дело».
Администратор/технолог системы «Дело» устанавливает необходимое программное обеспечение на рабочие места сотрудников исполнительных органов и аппарата администрации, ответственных за ведение делопроизводства (далее - сотрудники службы делопроизводства), обеспечивает ввод в систему персональных идентификаторов и первичных паролей всех пользователей.
Пользователям системы «Дело» запрещается передавать свои идентификаторы и пароли другим лицам и рекомендуется периодически менять свои пароли.
Ответственность за организацию использования системы «Дело» в исполнительных органах возлагается на руководителей.
Сотрудники службы делопроизводства включаются в число пользователей системы «Дело» после прохождения обучения.
Руководителям и сотрудникам исполнительных органов и аппарата администрации для работы с регистрационными карточками документов и просмотра электронных образов (файлов) документов устанавливается подсистема электронного документооборота «Дело Web».
В системе «Дело» предусмотрена автоматическая регистрация изменений, вносимых пользователями в процессе работы. С этой целью для каждой регистрационной карточки ведется протокол изменений основного раздела регистрационной карточки, протоколы изменений множественных реквизитов регистрационной карточки и протоколы изменений поручений.
В протокол записываются:
дата и время выполнения операции;
название операции;
ФИО пользователя, выполнившего операцию.
5.2. Хранение информации в системе «Дело»
Основной единицей хранения информации в системе «Дело» является регистрационная карточка документа (далее - РК документа). Существуют три вида РК документов:
РК входящих документов;
РК исходящих и внутренних документов;
РК обращений граждан.
Каждая РК документа содержит заранее определенный набор реквизитов для описания своего вида.
Совокупность РК документов образует картотеку. В системе «Дело» созданы центральная картотека документов и картотеки документов каждого исполнительного органа.
Вместе с РК документа в системе «Дело» хранится и его электронный образ (файл с текстом, графическим изображением и другими формами представления документа в компьютере).
Документ регистрируется в единой базе данных системы «Дело» только один раз. При этом РК документа одновременно доступна для работы пользователям, наделенным правом выполнять конкретные функции как в картотеке, где документ был зарегистрирован, так и в тех картотеках, куда он был направлен на исполнение или для сведения.
Право доступа к конкретным картотекам и право выполнять конкретные функции (регистрация, редактирование, поиск, получение отчетов, просмотр всех резолюций и т.д.) предоставляются пользователю в процессе его регистрации в системе «Дело».
Для должностных лиц, обладающих правом давать поручения, в каждой картотеке созданы «Кабинеты». Должностное лицо именуется при этом владельцем «Кабинета». Каждый «Кабинет» содержит папки документов: «Поступившие», «На исполнении», «На контроле», «На рассмотрении», «На визировании». Такая организация информации в системе «Дело» позволяет выделить документы, направленные конкретным владельцам «Кабинетов», и повысить оперативность их обработки.
В картотеках исполнительных органов и аппарата администрации РК документа появляется сразу после его регистрации или выполнения одной из команд - «Переслать РК» или «Отметить отправку», а также после ввода резолюций руководства.
Если документ направлен при массовой рассылке в структурные подразделения исполнительных органов и аппарата администрации (далее - структурные подразделения) и/или должностным лицам, не имеющим «Кабинетов», сотрудник может найти и обработать РК документа, используя режим поиска по номеру РК документа или по любым другим реквизитам.
Если документ направлен владельцу «Кабинета», РК документа появляется в папке «Поступившие» этого «Кабинета».
5.3. Группы документов, обрабатываемых в системе «Дело»
Документооборот составляют входящие, исходящие и внутренние документы, обращения граждан.
Регистрируемые в системе «Дело» документы подразделяются на основные группы:
«Входящие документы»;
«Исходящие и внутренние документы»;
«Обращения граждан».
Группа «Входящие документы» предназначена для описания документов, поступающих в исполнительные органы и аппарат администрации.
Группа «Исходящие и внутренние документы» предназначена для описания документов, исходящих из исполнительных органов и аппарата администрации, и внутренних документов.
РК документа каждой из этих групп документов имеет свой набор реквизитов, причем РК внутренних документов по набору реквизитов аналогичны РК исходящих документов.
Группа «Обращения граждан» предназначена для описания поступающих обращений граждан.
Система «Дело» допускает разбивку каждой из групп на произвольное количество подгрупп, объединяющих документы и обращения граждан по какому-либо признаку (принадлежность к подразделению, адресат, тип бланка, вид обращения и др.), например:
группа «Входящие документы» разбита на подгруппы по признаку адресата (кому адресован документ);
группа «Исходящие и внутренние документы» разбита по признаку принадлежности к структурному подразделению, которое подготовило документ, и типу бланка документа (приказы, распоряжения и др.).
5.4. Виды работ, выполняемых в системе «Дело»
Регистрация входящих документов
Регистрация входящих документов, поступивших в аппарат администрации, осуществляется управлением делопроизводства и контроля в центральной картотеке.
Входящие документы исполнительных органов регистрируются сотрудниками исполнительных органов в своих картотеках.
Регистрационные номера входящих документов формируются автоматически и представляют собой порядковый номер документа или письма в пределах календарного года и индекс соответствующей группы документа, например: С-185, ДС/1.
Сотрудник регистрирует входящий документ, заполняя реквизиты РК документа.
Во время регистрации производится прикрепление к РК документа соответствующего электронного образа документа (файла), а также заверение его электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП).
Введение и применение ЭЦП регламентируется правовым актом администрации Архангельской области.
После сохранения введенной информации сотрудник в правом нижнем углу первого листа документа на бумажном носителе проставляет регистрационный штамп, где указывает дату регистрации и регистрационный номер документа, введенный в РК документа.
В центральной картотеке после завершения регистрации входящего документа выполняется операция по пересылке РК документа в картотеки исполнительных органов и/или в «Кабинеты» должностных лиц для дальнейшей работы с документом.
Регистрация исходящих и внутренних документов
В системе «Дело» осуществляется регистрация следующих исходящих и внутренних документов:
постановления главы администрации;
постановления администрации;
распоряжения главы администрации;
распоряжения администрации;
поручения главы администрации Архангельской области;
поручения администрации Архангельской области;
поручения руководства;
исходящие документы администрации Архангельской области;
исходящие документы исполнительных органов.
Регистрация исходящих и внутренних документов, кроме распорядительных документов, осуществляется в управлении делопроизводства и контроля или в исполнительных органах. Номер исходящего документа формируется автоматически.
Номер исходящего или внутреннего документа включает в себя буквенный или цифровой индекс группы и порядковый номер документа в пределах календарного года (например: 06-10/11, ДСА-04/15).
В регистрационный номер документа может включаться индекс дела по номенклатуре дел.
Заполнение в РК документа поля «Связки» является обязательным, если регистрируемый документ является ответом на ранее поступивший входящий или внутренний документ, дополнением к нему или связан с ним тематически. При этом соответствующий тип связки выбирается из справочника системы «Дело».
Регистрация постановлений и распоряжений главы администрации и администрации в системе «Дело» осуществляется в отделе протокольной работы.
Во время регистрации производится прикрепление к РК документа соответствующего файла с текстом постановления или распоряжения, а также рассылка исполнителю, отделу контроля и должностному лицу, контролирующему (курирующему) исполнителя.
Регистрация поручений главы администрации, администрации и руководства осуществляется в отделе контроля.
Во время регистрации производятся прикрепление к РК документа соответствующего файла с текстом документа, ввод резолюции и автоматическая рассылка по «Кабинетам» должностных лиц.
Каждое поручение главы администрации, администрации или руководства регистрируется в отдельной РК документа.
Номер документа включает в себя буквенный индекс группы и порядковый номер документа в пределах календарного года, например: пГ-1, прА5, пр5.
При регистрации исходящих документов обязательно заполняется поле «Адресат» и проставляется отметка об отправке РК документа.
Регистрация обращений граждан
Регистрация обращений граждан, поступающих в администрацию Архангельской области, осуществляется в отделе писем и обращений граждан в локальной сети отдела.
Регистрация обращений граждан, поступивших непосредственно в исполнительный орган или из отдела писем и обращений граждан, производится в картотеке этого исполнительного органа.
Регистрационные номера обращений граждан формируются автоматически, состоят из порядкового номера обращения в пределах календарного года и дополнительного буквенного индекса группы документов (например: КТг-1, СЗ-Р5).
При регистрации документа, поступившего в исполнительный орган из отдела писем и обращений граждан, в поле «Примечание» РК документа обязательно указывается присвоенный номер (например: ж-1, ж-3/2).
Сканирование документов
В системе «Дело» обеспечивается сканирование документа на бумажном носителе для получения его электронного образа и размещения его в базе данных системы.
Сканирование документа осуществляется при регистрации документа на любом рабочем месте, оснащенном сканером.
Файл, содержащий электронный образ документа, прикрепляется к РК соответствующего зарегистрированного документа.
Сканирование входящих, исходящих и внутренних документов центральной картотеки осуществляется в управлении делопроизводства и контроля после их регистрации в системе «Дело».
Сканированию в управлении делопроизводства и контроля подлежат следующие типы документов:
документы группы «Правительственные документы»;
постановления Архангельского областного Собрания депутатов;
письма аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе;
письма Правительства Российской Федерации, Государственной Думы Российской Федерации, Совета Федерации Российской Федерации;
письма министерств Российской Федерации, федеральных структур с контрольными сроками;
письма предприятий, организаций, учреждений с контрольными сроками;
письма, протесты, представления прокуратуры Архангельской области;
письма-ответы на поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, на обращения в вышестоящие органы государственной власти и другие.
Сканированию в исполнительных органах в обязательном порядке подлежат письма-ответы на поручения главы администрации Архангельской области, заместителей главы администрации Архангельской области, письма-ответы на запросы.
При наличии электронного образа документа в базе данных системы «Дело» бумажный вариант документа исполнителям не рассылается.
Реестр служебных и правительственных документов, направленных на исполнение, формируется в бумажном виде и отправляется в исполнительные органы ежедневно.
Электронные образы (файлы) проектов федеральных законов к РК документа не прикрепляются, а размещаются в компьютерной сети в папке по адресу: \\FS\Inform\Проекты ФЗ
5.5. Ввод резолюций (поручений)
Резолюции (поручения) главы администрации Архангельской области вводятся в РК документа центральной картотеки сотрудниками управления делопроизводства и контроля.
Сотрудник отдела контроля является автором резолюций следующих групп документов:
«Постановления главы администрации области», «Постановления администрации области», «Распоряжения главы администрации области», «Распоряжения администрации области», «Поручения главы администрации области», «Поручения администрации области», «Поручения руководства».
Резолюции (поручения) заместителей главы администрации Архангельской области вводятся сотрудниками секретариатов в соответствии с бумажным оригиналом.
При вводе резолюции соблюдается следующая подчиненность:
Резолюции (поручения) руководителя исполнительного органа вводятся в РК документа сотрудниками службы делопроизводства этого исполнительного органа.
При вводе резолюций (поручений) с контрольным сроком исполнения обязательно заполняется реквизит «Плановая дата исполнения».
После ввода резолюции (поручения) в системе «Дело» автоматически осуществляется пересылка РК документа в картотеку соответствующего структурного подразделения исполнительного органа, аппарата администрации или в «Кабинет» должностного лица.
Ответственным за исполнение и обобщение поручения является исполнитель, отмеченный в системе знаком «!». Если ответственных исполнителей несколько, то отметка устанавливается каждому исполнителю.
5.6. Подготовка проектов резолюций
Вводить проекты резолюций могут сотрудники, обладающие абсолютным правом «Ввод резолюций» от имени должностных лиц.
Порядок работы с окном проекта резолюции аналогичен порядку работы с окном «Резолюция».
В этом случае обязательным для заполнения является только поле «Автор».
После ввода проекта резолюции РК документа автоматически копируется в папку «У руководства» того «Кабинета», владельцем которого является должностное лицо, указанное в поле «Автор».
В РК документа проект резолюции не отражается до его утверждения и рассылки.
После утверждения резолюции руководителем сотрудник вносит при необходимости изменения в проект резолюции и рассылает РК документа исполнителям.
5.7. Контроль за исполнением поручений
Документ с поручением, поставленный на контроль (контрольный документ), оформляется в системе «Дело» при вводе резолюции соответствующего должностного лица путем занесения в поле «Плановая дата» срока его исполнения.
РК контрольного документа автоматически выделяется отметкой красного цвета «К».
Руководители структурных подразделений могут ставить документы на свой контроль. В этом случае документ является контрольным только в картотеке данного органа.
При постановке документа с поручением на контроль в системе «Дело» его регистрационная карточка появляется в папке «На контроле» того «Кабинета», владельцем которого является автор (контролер) поручения.
Доступ к папке «На контроле» в картотеках имеют сотрудники управления делопроизводства и контроля, службы делопроизводства и руководители исполнительных органов.
Сотрудники службы делопроизводства систематически просматривают папки «На контроле» и «На исполнении», рассылают справки-напоминания об исполнении контрольных документов по установленной форме исполнителям и информируют руководство о ходе исполнения поручений.
Справка-напоминание формируется на основании данных конкретной картотеки с помощью функции «Отчетные формы» в системе «Дело».
Исполнители поручений своевременно предоставляют информацию о ходе и результатах их исполнения сотрудникам службы делопроизводства для внесения ее в РК документов в поле «Отчет исполнителя».
Если во исполнение поручения подготовлен исходящий или внутренний документ, который зарегистрирован в системе «Дело» в связке с контрольным документом, то в поле «Отчет исполнителя» следует указать дату и номер документа-ответа. При устном ответе или исполнении документа, не связанного с подготовкой исходящего документа, отчет исполнителя должен содержать следующую информацию: кому доложено (сообщено), когда, кем и что (кратко).
К отчету исполнителя должен быть прикреплен электронный образ документа (файл).
Если поручение дано нескольким структурным подразделениям, то сводный отчет об исполнении документа составляется структурным подразделением, которое является ответственным исполнителем.
При продлении срока исполнения документа, поставленного на контроль, в поле «Ход исполнения» делается соответствующая запись и корректируется поле «Плановая дата» или вводится фактическая дата исполнения поручения и новая резолюция (поручение).
Снятие с контроля документов осуществляется сотрудником управления делопроизводства и контроля или службы делопроизводства путем проставления в поручении РК документа фактической даты исполнения и заполнения поля «Основание для снятия с контроля».
Доступ к реквизитам РК контрольных документов распределен между пользователями. Доступ к полю «Отчет исполнителя» имеют сотрудники, которым дано право регистрации исполнения поручений. Доступ к полям «Плановая дата», «Ход исполнения», «Основание для снятия с контроля», «Фактическая дата» имеют автор поручения (контролер) и сотрудники, которым дано право контроля исполнения поручений.
Сотрудники службы делопроизводства могут просмотреть информацию о ходе исполнения поручения (отчеты) всех соисполнителей по данному поручению.
Просмотр всех резолюций к документу возможен только в случаях, когда такое право предоставлено пользователю администратором/технологом системы «Дело». Если такое право не предоставлено, то пользователь сможет просматривать резолюции, соответствующие доступным ему картотекам.
5.8. Согласование проектов распорядительных документов
В системе «Дело» реализуется процедура согласования (визирования) проектов распорядительных документов (постановлений, распоряжений).
Создание, обработка, согласование проектов распорядительных документов осуществляется непосредственно сотрудниками структурных подразделений.
Регистрационная карточка проекта распорядительного документа (далее - РКПД) создается в системе «Дело» сотрудником структурного подразделения, разработавшего данный проект документа.
К РКПД обязательно прикрепляется электронный образ документа (файл).
При регистрации проекта распорядительного документа необходимо ввести список визирующих должностных лиц. РКПД можно отправить на визирование сразу всем указанным лицам или в порядке очередности.
При установке переключателя «По очереди» РКПД сначала отправляется тому должностному лицу, которое первым после исполнителя указано в списке визирующих лиц. После ввода в РКПД информации о визировании этим лицом РКПД направляется должностному лицу, указанному вторым в списке визирующих лиц и т.д.
При наличии замечаний к РКПД прикрепляется соответствующий файл.
После визирования проекта распорядительного документа должностным лицом ответственный сотрудник вносит отметку «Согласовано» в РКПД и заверяет ЭЦП.
После согласования проекта распорядительного документа всеми должностными лицами РКПД направляется в отдел протокольной работы.
До введения и применения ЭЦП согласование проектов распорядительных документов осуществляется одновременно и на бумажном носителе в соответствии с пунктами 2.2.16-2.2.24 настоящей Инструкции.
5.9. Списание документов в дело, подготовка к оформлению дел, подлежащих передаче на хранение в архив
5.9.1. При списании в дело исполненного документа в РК этого документа проставляется отметка о списании. В «Журнал передачи» добавляется запись «Списан в дело» и проставляется номер дела в соответствии с номенклатурой дел исполнительного органа или аппарата администрации.
5.10. Формирование отчетов
Формирование стандартных отчетов осуществляет сотрудник, который имеет доступ к соответствующей функции.
Отчет «Сведения о документообороте» содержит данные об объеме документооборота в доступной сотруднику службы делопроизводства картотеке по группам документов за необходимый период времени. Формы отчетов приведены в приложении № 36.
В центральной картотеке и картотеках исполнительных органов может быть сформирована справка об исполнении поручений. При формировании справки могут быть заданы дополнительные параметры. Формы справок приведены в приложении № 37.
5.11. Поиск документов и обращений граждан, зарегистрированных в системе «Дело»
Функция поиска предназначена для отбора РК документов и обращений граждан, удовлетворяющих заданным критериям запроса. Пользователь системы «Дело» осуществляет поиск документов в пределах картотек, к которым ему разрешен доступ.
Поиск осуществляется по любым реквизитам РК документов или обращений граждан, по регистрационным номерам, по реквизитам резолюций или журнала передачи и другим.
Пользователь системы «Дело» имеет возможность создавать и сохранять свои запросы для дальнейшего их использования.
Результатом поиска является список РК документов или обращений граждан, удовлетворяющих заданным критериям запроса. Система «Дело» предоставляет возможность просмотра всех реквизитов РК найденных документов или обращений граждан, печати списка или его фрагментов, а также просмотра файлов, прикрепленных к РК документов.
5.12. Работа с функцией «Кабинеты» системы «Дело»
Функция «Кабинеты» используется для работы с документами, требующими исполнения, а также для работы с проектами документов.
«Кабинет» - это совокупность папок, в которые поступают записи о документах, поручениях и проектах документов, направляемых для работы должностным лицам, приписанным к данному «Кабинету».
Все приписанные к «Кабинету» должностные лица называются владельцами «Кабинета». Должностное лицо может быть владельцем только одного «Кабинета».
Доступ к тому или иному «Кабинету» и отдельным папкам этого «Кабинета» предоставляется пользователю при назначении картотечных прав пользователя.
В функции «Кабинеты» РК исполняемых документов распределены по папкам «Поступившие», «На исполнении», «На контроле», «У руководства», «На рассмотрении».
Для работы с проектами документов используются папки «Управление проектами», «На визировании», «На подписи».
В папке «Поступившие» находятся РК документов, которые уже поступили в «Кабинет», но еще не приняты к исполнению.
При поступлении бумажного варианта документа или просмотре электронного образа (файла), вложенного в РК документа, необходимо переместить РК документа в папку «На исполнении» (принять к исполнению).
В папке «На контроле» находятся все записи о контрольных поручениях, авторами или контролерами которых являются владельцы текущего «Кабинета».
Ответственный сотрудник обязан регулярно просматривать папки «Кабинета», исполнять документы, удалять записи о документах, не требующих исполнения.
Пользователь самостоятельно настраивает вид папок, определяя, какие именно реквизиты РК (РКПД) должны отображаться в перечне записей, находящихся в папке.
5.13. Ведение справочников системы
Основу системы «Дело» составляют справочники, обеспечивающие функционирование системы в соответствии с организационной структурой и правилами делопроизводства. Справочники создают максимальное удобство при вводе и поиске информации, позволяют исключить ошибки при вводе данных. Справочник «Пользователи» задает набор функций и устанавливает ограничения доступа к данным для конкретного пользователя.
Структуру справочников определяет администратор/технолог системы «Дело». Администратор/технолог осуществляет ведение всех справочников системы «Дело» и проверяет правильность их заполнения.
Добавление записей в справочники «Организации» и «Граждане» выполняется при регистрации документа или редактировании реквизита РК документа «Адресат», если указанный адресат отсутствует в соответствующем справочнике.
Ответственные сотрудники исполнительных органов и аппарата администрации обязаны своевременно предоставлять информацию о кадровых изменениях в исполнительных органах и аппарате администрации для корректировки справочников.
ПРИЛОЖЕНИЕ
к распоряжению главы администрации
Архангельской области
от 24 февраля 2009 г. № 122р
ПРИЛОЖЕНИЕ №36
Сведения о документообороте
Дата регистрации с ________ по ___________
Группа документов
Зарегистрировано
Переслано
Всего
Итого
Сведения о документообороте
в ____________________________________
(наименование органа исполнительной власти)
Период с ____________ по _______________
Группа
документов
Зарегистрировано (поступило)
документов
Из них поставлено на контроль
Количество документов на контроле
Снято
с контроля за период
Количество документов, исполненных
с нарушением срока
1
2
3
4
5
6
ПРИЛОЖЕНИЕ № 37
Справка-напоминание
об исполнении поручений по документам
со сроком исполнения до _____________
№
п/п
Рег. номер/
дата
Корреспондент /
кто подписал
Поручение
План. дата
исполнения
Исполнитель
Группы документов:
Авторы резолюций:
Справка
о поручениях, исполненных с нарушением срока
№
п/п
Рег. номер/дата
Краткое содержание
Исполнитель
Плановая дата
Фактическая дата
исполнения
ОПУБЛИКОВАНИЕ: Документ не опубликован (письмо Правительства Архангельской области от 15.05.2014 №02-24/75);
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
24 февраля 2009 г. №122р
г. Архангельск
О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и аппарате администрации Архангельской области
{Признано утратившим силу распоряжением Губернатора Архангельской области от 16.06.2010 №620-р}
В целях совершенствования делопроизводства и организации электронного документооборота в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и аппарате администрации Архангельской области, а также в соответствии с распоряжением главы администрации Архангельской области от 18 июня 2008 года №102-ра/17 «Об утверждении Концепции информатизации органов государственной власти Архангельской области до 2012 года»:
Внести в Инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и аппарате администрации Архангельской области, утвержденную распоряжением главы администрации Архангельской области от 26 июля 2007 года №680р (с изменениями от 27 декабря 2007 года №1222р), следующие изменения и дополнения:
в абзаце четвертом подпункта «е» пункта 2.2.17 раздела II «Правила подготовки и оформления документов» слова « - если правовой акт требует исполнения» исключить;
пункт 4.4 раздела IV «Контроль исполнения документов» дополнить новым абзацем девятым следующего содержания:
«запросы уполномоченного по правам человека в Архангельской области - в течение 15 дней;»;
раздел V «Правила работы в системе автоматизированного делопроизводства и документооборота» изложить в новой редакции согласно приложению;
дополнить Инструкцию приложениями №36 и 37 (прилагаются).
Руководителям исполнительных органов государственной власти Архангельской области:
в двухнедельный срок со дня издания настоящего распоряжения назначить сотрудников, ответственных за работу с системой автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота, а также лиц, их замещающих;
представить копии приказов о назначении указанных сотрудников в управление информационных технологий администрации Архангельской области.
Управлению информационных технологий администрации Архангельской области и управлению делопроизводства и контроля администрации Архангельской области:
осуществлять организационно-методическое руководство по использованию системы автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота;
в месячный срок со дня издания настоящего распоряжения провести обучающие семинары с сотрудниками, ответственными за работу в системе автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота, и лицами, их замещающими.
Рекомендовать органам местного самоуправления муниципальных образований Архангельской области при внедрении автоматизированного документооборота использовать программное обеспечение, применяемое в администрации Архангельской области.
Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на руководителя аппарата администрации Архангельской области.
Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.
Глава администрации
И.Ф. Михальчук
ПРИЛОЖЕНИЕ
к распоряжению главы администрации
Архангельской области
от 24 февраля 2009 г. № 122р
V. Правила работы в системе автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота
5.1. Общие положения
Настоящие Правила устанавливают общие требования к порядку работы с документами и обращениями граждан для сотрудников исполнительных органов и аппарата администрации с использованием системы «Дело».
Система «Дело» функционирует на базе компьютерной сети администрации Архангельской области.
Организационно-методическое руководство по использованию системы «Дело» осуществляют управление информационных технологий и управление делопроизводства и контроля.
Система «Дело» позволяет осуществлять регистрацию документов, автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль за своевременным исполнением поручений, получать статистические справки (отчеты) по документообороту.
Система «Дело» предназначена для регистрации документов, содержащих информацию открытого характера, и обращений граждан, поступивших в исполнительные органы и аппарат администрации.
В системе «Дело» также разрешается регистрировать документы ограниченного распространения (для служебного пользования, с пометкой ДСП) и обращения граждан. Ввод текстов таких документов и обращений граждан, их сканирование, хранение и распечатка в системе «Дело» запрещены. Запрещается также осуществлять регистрацию и иную обработку документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
Администратор/технолог системы «Дело» назначается из числа сотрудников управления информационных технологий.
Администратор/технолог системы «Дело» выполняет работы по настройке системы в соответствии с изменениями в документообороте и структуре исполнительных органов и аппарата администрации, по актуализации и проверке общих справочников системы, консультирует пользователей системы «Дело».
Администратор/технолог системы «Дело» устанавливает необходимое программное обеспечение на рабочие места сотрудников исполнительных органов и аппарата администрации, ответственных за ведение делопроизводства (далее - сотрудники службы делопроизводства), обеспечивает ввод в систему персональных идентификаторов и первичных паролей всех пользователей.
Пользователям системы «Дело» запрещается передавать свои идентификаторы и пароли другим лицам и рекомендуется периодически менять свои пароли.
Ответственность за организацию использования системы «Дело» в исполнительных органах возлагается на руководителей.
Сотрудники службы делопроизводства включаются в число пользователей системы «Дело» после прохождения обучения.
Руководителям и сотрудникам исполнительных органов и аппарата администрации для работы с регистрационными карточками документов и просмотра электронных образов (файлов) документов устанавливается подсистема электронного документооборота «Дело Web».
В системе «Дело» предусмотрена автоматическая регистрация изменений, вносимых пользователями в процессе работы. С этой целью для каждой регистрационной карточки ведется протокол изменений основного раздела регистрационной карточки, протоколы изменений множественных реквизитов регистрационной карточки и протоколы изменений поручений.
В протокол записываются:
дата и время выполнения операции;
название операции;
ФИО пользователя, выполнившего операцию.
5.2. Хранение информации в системе «Дело»
Основной единицей хранения информации в системе «Дело» является регистрационная карточка документа (далее - РК документа). Существуют три вида РК документов:
РК входящих документов;
РК исходящих и внутренних документов;
РК обращений граждан.
Каждая РК документа содержит заранее определенный набор реквизитов для описания своего вида.
Совокупность РК документов образует картотеку. В системе «Дело» созданы центральная картотека документов и картотеки документов каждого исполнительного органа.
Вместе с РК документа в системе «Дело» хранится и его электронный образ (файл с текстом, графическим изображением и другими формами представления документа в компьютере).
Документ регистрируется в единой базе данных системы «Дело» только один раз. При этом РК документа одновременно доступна для работы пользователям, наделенным правом выполнять конкретные функции как в картотеке, где документ был зарегистрирован, так и в тех картотеках, куда он был направлен на исполнение или для сведения.
Право доступа к конкретным картотекам и право выполнять конкретные функции (регистрация, редактирование, поиск, получение отчетов, просмотр всех резолюций и т.д.) предоставляются пользователю в процессе его регистрации в системе «Дело».
Для должностных лиц, обладающих правом давать поручения, в каждой картотеке созданы «Кабинеты». Должностное лицо именуется при этом владельцем «Кабинета». Каждый «Кабинет» содержит папки документов: «Поступившие», «На исполнении», «На контроле», «На рассмотрении», «На визировании». Такая организация информации в системе «Дело» позволяет выделить документы, направленные конкретным владельцам «Кабинетов», и повысить оперативность их обработки.
В картотеках исполнительных органов и аппарата администрации РК документа появляется сразу после его регистрации или выполнения одной из команд - «Переслать РК» или «Отметить отправку», а также после ввода резолюций руководства.
Если документ направлен при массовой рассылке в структурные подразделения исполнительных органов и аппарата администрации (далее - структурные подразделения) и/или должностным лицам, не имеющим «Кабинетов», сотрудник может найти и обработать РК документа, используя режим поиска по номеру РК документа или по любым другим реквизитам.
Если документ направлен владельцу «Кабинета», РК документа появляется в папке «Поступившие» этого «Кабинета».
5.3. Группы документов, обрабатываемых в системе «Дело»
Документооборот составляют входящие, исходящие и внутренние документы, обращения граждан.
Регистрируемые в системе «Дело» документы подразделяются на основные группы:
«Входящие документы»;
«Исходящие и внутренние документы»;
«Обращения граждан».
Группа «Входящие документы» предназначена для описания документов, поступающих в исполнительные органы и аппарат администрации.
Группа «Исходящие и внутренние документы» предназначена для описания документов, исходящих из исполнительных органов и аппарата администрации, и внутренних документов.
РК документа каждой из этих групп документов имеет свой набор реквизитов, причем РК внутренних документов по набору реквизитов аналогичны РК исходящих документов.
Группа «Обращения граждан» предназначена для описания поступающих обращений граждан.
Система «Дело» допускает разбивку каждой из групп на произвольное количество подгрупп, объединяющих документы и обращения граждан по какому-либо признаку (принадлежность к подразделению, адресат, тип бланка, вид обращения и др.), например:
группа «Входящие документы» разбита на подгруппы по признаку адресата (кому адресован документ);
группа «Исходящие и внутренние документы» разбита по признаку принадлежности к структурному подразделению, которое подготовило документ, и типу бланка документа (приказы, распоряжения и др.).
5.4. Виды работ, выполняемых в системе «Дело»
Регистрация входящих документов
Регистрация входящих документов, поступивших в аппарат администрации, осуществляется управлением делопроизводства и контроля в центральной картотеке.
Входящие документы исполнительных органов регистрируются сотрудниками исполнительных органов в своих картотеках.
Регистрационные номера входящих документов формируются автоматически и представляют собой порядковый номер документа или письма в пределах календарного года и индекс соответствующей группы документа, например: С-185, ДС/1.
Сотрудник регистрирует входящий документ, заполняя реквизиты РК документа.
Во время регистрации производится прикрепление к РК документа соответствующего электронного образа документа (файла), а также заверение его электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП).
Введение и применение ЭЦП регламентируется правовым актом администрации Архангельской области.
После сохранения введенной информации сотрудник в правом нижнем углу первого листа документа на бумажном носителе проставляет регистрационный штамп, где указывает дату регистрации и регистрационный номер документа, введенный в РК документа.
В центральной картотеке после завершения регистрации входящего документа выполняется операция по пересылке РК документа в картотеки исполнительных органов и/или в «Кабинеты» должностных лиц для дальнейшей работы с документом.
Регистрация исходящих и внутренних документов
В системе «Дело» осуществляется регистрация следующих исходящих и внутренних документов:
постановления главы администрации;
постановления администрации;
распоряжения главы администрации;
распоряжения администрации;
поручения главы администрации Архангельской области;
поручения администрации Архангельской области;
поручения руководства;
исходящие документы администрации Архангельской области;
исходящие документы исполнительных органов.
Регистрация исходящих и внутренних документов, кроме распорядительных документов, осуществляется в управлении делопроизводства и контроля или в исполнительных органах. Номер исходящего документа формируется автоматически.
Номер исходящего или внутреннего документа включает в себя буквенный или цифровой индекс группы и порядковый номер документа в пределах календарного года (например: 06-10/11, ДСА-04/15).
В регистрационный номер документа может включаться индекс дела по номенклатуре дел.
Заполнение в РК документа поля «Связки» является обязательным, если регистрируемый документ является ответом на ранее поступивший входящий или внутренний документ, дополнением к нему или связан с ним тематически. При этом соответствующий тип связки выбирается из справочника системы «Дело».
Регистрация постановлений и распоряжений главы администрации и администрации в системе «Дело» осуществляется в отделе протокольной работы.
Во время регистрации производится прикрепление к РК документа соответствующего файла с текстом постановления или распоряжения, а также рассылка исполнителю, отделу контроля и должностному лицу, контролирующему (курирующему) исполнителя.
Регистрация поручений главы администрации, администрации и руководства осуществляется в отделе контроля.
Во время регистрации производятся прикрепление к РК документа соответствующего файла с текстом документа, ввод резолюции и автоматическая рассылка по «Кабинетам» должностных лиц.
Каждое поручение главы администрации, администрации или руководства регистрируется в отдельной РК документа.
Номер документа включает в себя буквенный индекс группы и порядковый номер документа в пределах календарного года, например: пГ-1, прА5, пр5.
При регистрации исходящих документов обязательно заполняется поле «Адресат» и проставляется отметка об отправке РК документа.
Регистрация обращений граждан
Регистрация обращений граждан, поступающих в администрацию Архангельской области, осуществляется в отделе писем и обращений граждан в локальной сети отдела.
Регистрация обращений граждан, поступивших непосредственно в исполнительный орган или из отдела писем и обращений граждан, производится в картотеке этого исполнительного органа.
Регистрационные номера обращений граждан формируются автоматически, состоят из порядкового номера обращения в пределах календарного года и дополнительного буквенного индекса группы документов (например: КТг-1, СЗ-Р5).
При регистрации документа, поступившего в исполнительный орган из отдела писем и обращений граждан, в поле «Примечание» РК документа обязательно указывается присвоенный номер (например: ж-1, ж-3/2).
Сканирование документов
В системе «Дело» обеспечивается сканирование документа на бумажном носителе для получения его электронного образа и размещения его в базе данных системы.
Сканирование документа осуществляется при регистрации документа на любом рабочем месте, оснащенном сканером.
Файл, содержащий электронный образ документа, прикрепляется к РК соответствующего зарегистрированного документа.
Сканирование входящих, исходящих и внутренних документов центральной картотеки осуществляется в управлении делопроизводства и контроля после их регистрации в системе «Дело».
Сканированию в управлении делопроизводства и контроля подлежат следующие типы документов:
документы группы «Правительственные документы»;
постановления Архангельского областного Собрания депутатов;
письма аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе;
письма Правительства Российской Федерации, Государственной Думы Российской Федерации, Совета Федерации Российской Федерации;
письма министерств Российской Федерации, федеральных структур с контрольными сроками;
письма предприятий, организаций, учреждений с контрольными сроками;
письма, протесты, представления прокуратуры Архангельской области;
письма-ответы на поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, на обращения в вышестоящие органы государственной власти и другие.
Сканированию в исполнительных органах в обязательном порядке подлежат письма-ответы на поручения главы администрации Архангельской области, заместителей главы администрации Архангельской области, письма-ответы на запросы.
При наличии электронного образа документа в базе данных системы «Дело» бумажный вариант документа исполнителям не рассылается.
Реестр служебных и правительственных документов, направленных на исполнение, формируется в бумажном виде и отправляется в исполнительные органы ежедневно.
Электронные образы (файлы) проектов федеральных законов к РК документа не прикрепляются, а размещаются в компьютерной сети в папке по адресу: \\FS\Inform\Проекты ФЗ
5.5. Ввод резолюций (поручений)
Резолюции (поручения) главы администрации Архангельской области вводятся в РК документа центральной картотеки сотрудниками управления делопроизводства и контроля.
Сотрудник отдела контроля является автором резолюций следующих групп документов:
«Постановления главы администрации области», «Постановления администрации области», «Распоряжения главы администрации области», «Распоряжения администрации области», «Поручения главы администрации области», «Поручения администрации области», «Поручения руководства».
Резолюции (поручения) заместителей главы администрации Архангельской области вводятся сотрудниками секретариатов в соответствии с бумажным оригиналом.
При вводе резолюции соблюдается следующая подчиненность:
Резолюции (поручения) руководителя исполнительного органа вводятся в РК документа сотрудниками службы делопроизводства этого исполнительного органа.
При вводе резолюций (поручений) с контрольным сроком исполнения обязательно заполняется реквизит «Плановая дата исполнения».
После ввода резолюции (поручения) в системе «Дело» автоматически осуществляется пересылка РК документа в картотеку соответствующего структурного подразделения исполнительного органа, аппарата администрации или в «Кабинет» должностного лица.
Ответственным за исполнение и обобщение поручения является исполнитель, отмеченный в системе знаком «!». Если ответственных исполнителей несколько, то отметка устанавливается каждому исполнителю.
5.6. Подготовка проектов резолюций
Вводить проекты резолюций могут сотрудники, обладающие абсолютным правом «Ввод резолюций» от имени должностных лиц.
Порядок работы с окном проекта резолюции аналогичен порядку работы с окном «Резолюция».
В этом случае обязательным для заполнения является только поле «Автор».
После ввода проекта резолюции РК документа автоматически копируется в папку «У руководства» того «Кабинета», владельцем которого является должностное лицо, указанное в поле «Автор».
В РК документа проект резолюции не отражается до его утверждения и рассылки.
После утверждения резолюции руководителем сотрудник вносит при необходимости изменения в проект резолюции и рассылает РК документа исполнителям.
5.7. Контроль за исполнением поручений
Документ с поручением, поставленный на контроль (контрольный документ), оформляется в системе «Дело» при вводе резолюции соответствующего должностного лица путем занесения в поле «Плановая дата» срока его исполнения.
РК контрольного документа автоматически выделяется отметкой красного цвета «К».
Руководители структурных подразделений могут ставить документы на свой контроль. В этом случае документ является контрольным только в картотеке данного органа.
При постановке документа с поручением на контроль в системе «Дело» его регистрационная карточка появляется в папке «На контроле» того «Кабинета», владельцем которого является автор (контролер) поручения.
Доступ к папке «На контроле» в картотеках имеют сотрудники управления делопроизводства и контроля, службы делопроизводства и руководители исполнительных органов.
Сотрудники службы делопроизводства систематически просматривают папки «На контроле» и «На исполнении», рассылают справки-напоминания об исполнении контрольных документов по установленной форме исполнителям и информируют руководство о ходе исполнения поручений.
Справка-напоминание формируется на основании данных конкретной картотеки с помощью функции «Отчетные формы» в системе «Дело».
Исполнители поручений своевременно предоставляют информацию о ходе и результатах их исполнения сотрудникам службы делопроизводства для внесения ее в РК документов в поле «Отчет исполнителя».
Если во исполнение поручения подготовлен исходящий или внутренний документ, который зарегистрирован в системе «Дело» в связке с контрольным документом, то в поле «Отчет исполнителя» следует указать дату и номер документа-ответа. При устном ответе или исполнении документа, не связанного с подготовкой исходящего документа, отчет исполнителя должен содержать следующую информацию: кому доложено (сообщено), когда, кем и что (кратко).
К отчету исполнителя должен быть прикреплен электронный образ документа (файл).
Если поручение дано нескольким структурным подразделениям, то сводный отчет об исполнении документа составляется структурным подразделением, которое является ответственным исполнителем.
При продлении срока исполнения документа, поставленного на контроль, в поле «Ход исполнения» делается соответствующая запись и корректируется поле «Плановая дата» или вводится фактическая дата исполнения поручения и новая резолюция (поручение).
Снятие с контроля документов осуществляется сотрудником управления делопроизводства и контроля или службы делопроизводства путем проставления в поручении РК документа фактической даты исполнения и заполнения поля «Основание для снятия с контроля».
Доступ к реквизитам РК контрольных документов распределен между пользователями. Доступ к полю «Отчет исполнителя» имеют сотрудники, которым дано право регистрации исполнения поручений. Доступ к полям «Плановая дата», «Ход исполнения», «Основание для снятия с контроля», «Фактическая дата» имеют автор поручения (контролер) и сотрудники, которым дано право контроля исполнения поручений.
Сотрудники службы делопроизводства могут просмотреть информацию о ходе исполнения поручения (отчеты) всех соисполнителей по данному поручению.
Просмотр всех резолюций к документу возможен только в случаях, когда такое право предоставлено пользователю администратором/технологом системы «Дело». Если такое право не предоставлено, то пользователь сможет просматривать резолюции, соответствующие доступным ему картотекам.
5.8. Согласование проектов распорядительных документов
В системе «Дело» реализуется процедура согласования (визирования) проектов распорядительных документов (постановлений, распоряжений).
Создание, обработка, согласование проектов распорядительных документов осуществляется непосредственно сотрудниками структурных подразделений.
Регистрационная карточка проекта распорядительного документа (далее - РКПД) создается в системе «Дело» сотрудником структурного подразделения, разработавшего данный проект документа.
К РКПД обязательно прикрепляется электронный образ документа (файл).
При регистрации проекта распорядительного документа необходимо ввести список визирующих должностных лиц. РКПД можно отправить на визирование сразу всем указанным лицам или в порядке очередности.
При установке переключателя «По очереди» РКПД сначала отправляется тому должностному лицу, которое первым после исполнителя указано в списке визирующих лиц. После ввода в РКПД информации о визировании этим лицом РКПД направляется должностному лицу, указанному вторым в списке визирующих лиц и т.д.
При наличии замечаний к РКПД прикрепляется соответствующий файл.
После визирования проекта распорядительного документа должностным лицом ответственный сотрудник вносит отметку «Согласовано» в РКПД и заверяет ЭЦП.
После согласования проекта распорядительного документа всеми должностными лицами РКПД направляется в отдел протокольной работы.
До введения и применения ЭЦП согласование проектов распорядительных документов осуществляется одновременно и на бумажном носителе в соответствии с пунктами 2.2.16-2.2.24 настоящей Инструкции.
5.9. Списание документов в дело, подготовка к оформлению дел, подлежащих передаче на хранение в архив
5.9.1. При списании в дело исполненного документа в РК этого документа проставляется отметка о списании. В «Журнал передачи» добавляется запись «Списан в дело» и проставляется номер дела в соответствии с номенклатурой дел исполнительного органа или аппарата администрации.
5.10. Формирование отчетов
Формирование стандартных отчетов осуществляет сотрудник, который имеет доступ к соответствующей функции.
Отчет «Сведения о документообороте» содержит данные об объеме документооборота в доступной сотруднику службы делопроизводства картотеке по группам документов за необходимый период времени. Формы отчетов приведены в приложении № 36.
В центральной картотеке и картотеках исполнительных органов может быть сформирована справка об исполнении поручений. При формировании справки могут быть заданы дополнительные параметры. Формы справок приведены в приложении № 37.
5.11. Поиск документов и обращений граждан, зарегистрированных в системе «Дело»
Функция поиска предназначена для отбора РК документов и обращений граждан, удовлетворяющих заданным критериям запроса. Пользователь системы «Дело» осуществляет поиск документов в пределах картотек, к которым ему разрешен доступ.
Поиск осуществляется по любым реквизитам РК документов или обращений граждан, по регистрационным номерам, по реквизитам резолюций или журнала передачи и другим.
Пользователь системы «Дело» имеет возможность создавать и сохранять свои запросы для дальнейшего их использования.
Результатом поиска является список РК документов или обращений граждан, удовлетворяющих заданным критериям запроса. Система «Дело» предоставляет возможность просмотра всех реквизитов РК найденных документов или обращений граждан, печати списка или его фрагментов, а также просмотра файлов, прикрепленных к РК документов.
5.12. Работа с функцией «Кабинеты» системы «Дело»
Функция «Кабинеты» используется для работы с документами, требующими исполнения, а также для работы с проектами документов.
«Кабинет» - это совокупность папок, в которые поступают записи о документах, поручениях и проектах документов, направляемых для работы должностным лицам, приписанным к данному «Кабинету».
Все приписанные к «Кабинету» должностные лица называются владельцами «Кабинета». Должностное лицо может быть владельцем только одного «Кабинета».
Доступ к тому или иному «Кабинету» и отдельным папкам этого «Кабинета» предоставляется пользователю при назначении картотечных прав пользователя.
В функции «Кабинеты» РК исполняемых документов распределены по папкам «Поступившие», «На исполнении», «На контроле», «У руководства», «На рассмотрении».
Для работы с проектами документов используются папки «Управление проектами», «На визировании», «На подписи».
В папке «Поступившие» находятся РК документов, которые уже поступили в «Кабинет», но еще не приняты к исполнению.
При поступлении бумажного варианта документа или просмотре электронного образа (файла), вложенного в РК документа, необходимо переместить РК документа в папку «На исполнении» (принять к исполнению).
В папке «На контроле» находятся все записи о контрольных поручениях, авторами или контролерами которых являются владельцы текущего «Кабинета».
Ответственный сотрудник обязан регулярно просматривать папки «Кабинета», исполнять документы, удалять записи о документах, не требующих исполнения.
Пользователь самостоятельно настраивает вид папок, определяя, какие именно реквизиты РК (РКПД) должны отображаться в перечне записей, находящихся в папке.
5.13. Ведение справочников системы
Основу системы «Дело» составляют справочники, обеспечивающие функционирование системы в соответствии с организационной структурой и правилами делопроизводства. Справочники создают максимальное удобство при вводе и поиске информации, позволяют исключить ошибки при вводе данных. Справочник «Пользователи» задает набор функций и устанавливает ограничения доступа к данным для конкретного пользователя.
Структуру справочников определяет администратор/технолог системы «Дело». Администратор/технолог осуществляет ведение всех справочников системы «Дело» и проверяет правильность их заполнения.
Добавление записей в справочники «Организации» и «Граждане» выполняется при регистрации документа или редактировании реквизита РК документа «Адресат», если указанный адресат отсутствует в соответствующем справочнике.
Ответственные сотрудники исполнительных органов и аппарата администрации обязаны своевременно предоставлять информацию о кадровых изменениях в исполнительных органах и аппарате администрации для корректировки справочников.
ПРИЛОЖЕНИЕ
к распоряжению главы администрации
Архангельской области
от 24 февраля 2009 г. № 122р
ПРИЛОЖЕНИЕ №36
Сведения о документообороте
Дата регистрации с ________ по ___________
Группа документов
Зарегистрировано
Переслано
Всего
Итого
Сведения о документообороте
в ____________________________________
(наименование органа исполнительной власти)
Период с ____________ по _______________
Группа
документов
Зарегистрировано (поступило)
документов
Из них поставлено на контроль
Количество документов на контроле
Снято
с контроля за период
Количество документов, исполненных
с нарушением срока
1
2
3
4
5
6
ПРИЛОЖЕНИЕ № 37
Справка-напоминание
об исполнении поручений по документам
со сроком исполнения до _____________
№
п/п
Рег. номер/
дата
Корреспондент /
кто подписал
Поручение
План. дата
исполнения
Исполнитель
Группы документов:
Авторы резолюций:
Справка
о поручениях, исполненных с нарушением срока
№
п/п
Рег. номер/дата
Краткое содержание
Исполнитель
Плановая дата
Фактическая дата
исполнения
Дополнительные сведения
| Рубрики правового классификатора: | 020.010.050 Органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации |
Вопрос юристу
Поделитесь ссылкой на эту страницу:
