ОБ ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА В МИНИСТЕРСТВЕ ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ И ЭКОЛОГИИ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ



ГУБЕРНАТОР ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

МИНИСТЕРСТВО ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ И ЭКОЛОГИИ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 29 декабря 2012 года № 77

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА В МИНИСТЕРСТВЕ ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ И ЭКОЛОГИИ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

(в редакции приказов Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 22.10.2014 № 53, от 01.04.2015 № 16, от 11.08.2015 № 49, от 28.08.2015 № 53, от 19.01.2016 № 4, от 01.09.2017 № 55, от 26.12.2018 № 63, от 13.03.2019 № 23, от 07.12.2020 № 96, от 10.06.2021 № 50)

В соответствии с подпунктом 2 пункта 2 статьи 4 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации", пунктом 3 Примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года № 43, Законом Омской области "Об архивном деле в Омской области" приказываю:

(в редакции приказа Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 26.12.2018 № 63)

1. Утвердить:

1) Положение об архиве Министерства природных ресурсов Омской области (далее - Министерство) согласно приложению № 1 к настоящему приказу;

2) Положение об экспертной комиссии Министерства согласно приложению № 2 к настоящему приказу;

3) состав экспертной комиссии Министерства согласно приложению № 3 к настоящему приказу.

2 - 5. Исключены.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра С.А. Палагуту.

(пункт 6 в редакции приказа Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 07.12.2020 № 96)

Министр

Н.А. Лебедев

Приложение № 1

к приказу Министерства природных

ресурсов и экологии Омской области

от 29 декабря 2012 г. № 77

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве Министерства природных ресурсов и экологии Омской области

I. Общие положения

1. Настоящее Положение регламентирует отношения по организации хранения, комплектования, учета и использования документов, образующихся в деятельности Министерства природных ресурсов и экологии Омской области (далее - Министерство), состав документов архива Министерства, иные вопросы, связанные с деятельностью архива Министерства.

2. Архив Министерства создается в целях временного хранения документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, до их передачи на постоянное хранение в бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - Исторический архив), а также в целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений Министерства, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования.

(в редакции приказа Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 26.12.2018 № 63)

3. Архив Министерства осуществляет свою деятельность в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года № 11, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526, Законом Омской области "Об архивном деле в Омской области", иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Омской области в сфере архивного дела, правовыми актами Министерства и настоящим Положением.

(в редакции приказа Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 26.12.2018 № 63)

4. В состав Архивного фонда Российской Федерации входят документы, образующиеся в деятельности Министерства, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие передаче на постоянное хранение в Исторический архив.

5. Функции по ведению архивного дела Министерства осуществляются отделом материально-технического и информационного обеспечения департамента финансового, правового и организационно-кадрового обеспечения (далее - отдел материально-технического и информационного обеспечения) Министерства.

6. Непосредственное осуществление обязанностей по ведению архивного дела Министерства осуществляется работником отдела материально-технического и информационного обеспечения Министерства, который назначается распоряжением Министра природных ресурсов и экологии Омской области (далее - Министр).

II. Состав документов, поступающих на хранение в архив Министерства

7. В состав документов, поступающих на хранение в архив Министерства, входят:

1) законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению Министра) хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в результате деятельности Министерства;

2) кино-, фото-, фоно- и видеодокументы, архивные коллекции, отражающие историю Министерства;

3) научно-справочный аппарат (историческая справка, предисловия, паспорт архива и др.), раскрывающий состав и содержание дел (документов) архива Министерства, и учетные документы архива Министерства.

III. Задачи архива Министерства

8. Задачами архива Министерства являются:

1) комплектование архива Министерства документами, состав которых предусмотрен пунктом 7 настоящего Положения;

2) учет и создание научно-справочного аппарата к документам архива Министерства;

3) обеспечение сохранности документов архива Министерства;

4) использование хранящихся в архиве документов Министерства;

5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и в порядке, установленными законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

6) методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Министерства и своевременной передачей их в архив Министерства.

(подпункт 6 в редакции приказа Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 26.12.2018 № 63)

IV. Функции архива Министерства

9. В соответствии с возложенными на него задачами архив Министерства осуществляет следующие функции:

1) принимает на хранение от структурных подразделений Министерства законченные делопроизводством и упорядоченные в установленном порядке дела постоянного, временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению Министра) хранения и по личному составу Министерства;

2) представляет на рассмотрение экспертной комиссии Министерства (далее - экспертная комиссия) и экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Омской области описи дел (документов) постоянного хранения и по личному составу Министерства;

3) осуществляет учет архивных документов Министерства;

4) обеспечивает сохранность архивных дел (документов) Министерства;

5) создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к делам (документам), хранящимся в архиве Министерства;

6) передает документы Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в сроки, установленные законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

7) организует использование документов архива Министерства, в том числе:

- информирует руководство и работников Министерства о составе и содержании документов архива Министерства;

- выдает в установленном порядке архивные документы и их копии в целях служебного пользования, в том числе для работы в помещении архива Министерства;

- ведет учет использования документов архива Министерства;

- исполняет запросы граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, иные запросы граждан и организаций, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

8) участвует в составлении номенклатуры дел Министерства, совместно с членами экспертной комиссии Министерства контролирует сохранность и правильность формирования дел в структурных подразделениях Министерства;

9) проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве Министерства, ежегодно представляет на рассмотрение экспертной комиссии Министерства акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

10) участвует в работе экспертной комиссии Министерства;

11) оказывает методическую помощь структурным подразделениям Министерства по вопросам экспертизы ценности документов на стадиях делопроизводства и передачи их в архив Министерства;

12) организует розыск дел, не обнаруженных по результатам проверки наличия и состояния архивных документов;

13) участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников структурных подразделений Министерства в сфере ведения архивного дела Министерства;

14) представляет в Исторический архив по установленной форме сведения о составе и объеме документов архива Министерства.

V. Права архива Министерства

10. Архив Министерства вправе:

1) представлять Министру предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве Министерства;

2) запрашивать в структурных подразделениях Министерства сведения, необходимые для работы Архива Министерства;

3) давать рекомендации структурным подразделениям Министерства по вопросам, относящимся к компетенции Архива Министерства;

4) информировать структурные подразделения Министерства о необходимости передачи документов в Архив Министерства в соответствии с утвержденным графиком;

5) принимать участие в заседаниях экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Омской области.

(пункт 10 в редакции приказа Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 26.12.2018 № 63)

Приложение № 2

к приказу Министерства природных

ресурсов и экологии Омской области

от 29 декабря 2012 г. № 77

ПОЛОЖЕНИЕ

об экспертной комиссии Министерства природных ресурсов и экологии Омской области

1. Экспертная комиссия Министерства природных ресурсов и экологии Омской области (далее - комиссия) создается в целях решения организационных и методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов Министерства природных ресурсов и экологии Омской области (далее - Министерство), отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение образующихся в процессе деятельности Министерства документов Архивного фонда Российской Федерации, а также отбора дел (документов) Министерства к уничтожению.

Решения комиссии вступают в силу после их утверждения Министром. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с бюджетным учреждением Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - Исторический архив).

(в редакции приказа Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 26.12.2018 № 63)

2. Основными задачами комиссии являются:

1) организация и проведение экспертизы ценности документов Министерства на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел Министерства и в процессе формирования дел Министерства;

2) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив Министерства и отбора к уничтожению;

3) организация отбора документов Министерства на постоянное хранение для передачи в Исторический архив.

3. Основными функциями комиссии являются:

1) осуществление методического руководства проводимой Министерством работы по:

- экспертизе ценности документов Министерства;

- отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение образующихся в процессе деятельности Министерства документов Архивного фонда Российской Федерации;

- отбору дел (документов) Министерства к уничтожению;

- разработке, утверждению, уточнению номенклатуры дел Министерства;

2) принятие решений:

- о согласовании и передаче для рассмотрения экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Омской области (далее - ЭПК) описей дел постоянного срока хранения и по личному составу, сводной номенклатуры дел, положений об архиве Министерства и комиссии, инструкции по делопроизводству, актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, актов о неисправимых повреждениях дел;

- о согласовании описей дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и передаче их на утверждение Министру;

- по другим документам, касающимся документационного обеспечения деятельности Министерства;

3) контроль за формированием дел в делопроизводстве структурных подразделений Министерства и качеством подготовки документов к передаче в архив Министерства;

4) участие в подготовке и рассмотрении проектов правовых актов Министерства по вопросам работы с документами Министерства.

4. При выполнении своих задач комиссия вправе:

1) давать рекомендации в пределах своей компетенции Министру, его заместителям, руководителям структурных подразделений Министерства и иным работникам Министерства;

2) согласовывать проекты правовых актов Министерства по документационному обеспечению деятельности Министерства;

3) запрашивать у руководителей структурных подразделений Министерства и иных работников Министерства сведения, необходимые для работы комиссии, в том числе письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения;

4) возвращать в структурные подразделения Министерства для доработки ненадлежащим образом подготовленные документы;

5) заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений Министерства и лиц, ответственных за делопроизводство в Министерстве, о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, условиях хранения и обеспечения сохранности документов, причинах их утраты;

6) приглашать на заседание комиссии в качестве консультантов и экспертов работников Министерства и представителей Исторического архива (по согласованию);

7) принимать участие в организации обследований состояния делопроизводства в Министерстве;

8) информировать Министра, его заместителей по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

5. Комиссия осуществляет свою деятельность на постоянной основе, во взаимодействии с ЭПК.

6. Ежегодно до 25 января секретарь комиссии готовит план работы комиссии на год и представляет его на утверждение Министру.

7. Заседания комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в год.

8. Заседания комиссии считаются правомочными, если на них присутствует не менее половины от установленного числа ее членов.

9. Комиссия принимает решения большинством голосов от числа присутствующих на ее заседании членов комиссии.

10. Решение считается принятым, если за него проголосовало не менее половины от числа присутствующих на заседании комиссии членов комиссии.

При равенстве голосов право решающего голоса принадлежит председательствующему на заседании комиссии.

11. Решения комиссии оформляются протоколом, который подписывают председатель и секретарь комиссии.

Приложение № 3

к приказу Министерства

природных ресурсов и экологии

Омской области

от 29 декабря 2012 г. № 77

СОСТАВ

экспертной комиссии Министерства природных ресурсов

и экологии Омской области

(Состав в редакции приказа Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 10.06.2021 № 50)

Палагута

Сергей Александрович

-

первый заместитель Министра природных ресурсов и экологии Омской области, председатель комиссии

Баликоева

Елена Николаевна

-

руководитель департамента финансового, правового и организационно-кадрового обеспечения Министерства, заместитель председателя комиссии

Николаева

Ольга Игоревна

-

ведущий инженер отдела материально-технического и информационного обеспечения департамента финансового, правового и организационно-кадрового обеспечения Министерства природных ресурсов и экологии Омской области, секретарь комиссии

Жмуркина

Наталья Николаевна

-

начальник отдела материально-технического и информационного обеспечения департамента финансового, правового и организационно-кадрового обеспечения Министерства

Сальников

Евгений Викторович

-

заместитель руководителя департамента - начальник отдела правового и организационно-кадрового обеспечения департамента финансового, правового и организационно-кадрового обеспечения Министерства

Тыртышный

Сергей Алексеевич

-

ведущий инженер отдела материально-технического и информационного обеспечения департамента финансового, правового и организационно-кадрового обеспечения Министерства

Федорова

Светлана Николаевна

-

главный архивист отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства бюджетного учреждения Омской области "Исторический архив Омской области" (по согласованию)