ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРОВЕРОЧНОГО ЛИСТА (СПИСКА КОНТРОЛЬНЫХ ВОПРОСОВ), ИСПОЛЬЗУЕМОГО УПРАВЛЕНИЕМ АРХИВАМИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ ПЛАНОВЫХ ПРОВЕРОК СОБЛЮДЕНИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА ОБ АРХИВНОМ ДЕЛ...



УПРАВЛЕНИЕ АРХИВАМИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 27.05.2020 № 24-01-33/74

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРОВЕРОЧНОГО ЛИСТА (СПИСКА КОНТРОЛЬНЫХ ВОПРОСОВ), ИСПОЛЬЗУЕМОГО УПРАВЛЕНИЕМ АРХИВАМИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ ПЛАНОВЫХ ПРОВЕРОК СОБЛЮДЕНИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ЗАКОНОВ И ИНЫХ НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ В ОТНОШЕНИИ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ, РАСПОЛОЖЕННЫХ НА ТЕРРИТОРИИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ, И ОРГАНИЗАЦИЙ

(наименование в редакции приказа Управления архивами Свердловской области от 24.08.2020 № 27-01-33/107)

(в редакции приказов Управления архивами Свердловской области от 30.07.2020 № 27-01-33/97, от 24.08.2020 № 27-01-33/107, от 26.01.2021 № 27-01-33/10)

В соответствии с Федеральным законом от 26 декабря 2008 года № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», постановлением Правительства Российской Федерации от 13.02.2017 № 177 «Об утверждении общих требований к разработке и утверждению проверочных листов (списка контрольных вопросов)»

(преамбула в редакции приказа Управления архивами Свердловской области от 30.07.2020 № 27-01-33/97)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить:

1) (признан утратившим силу - в редакции приказа Управления архивами Свердловской области от 30.07.2020 № 27-01-33/97)

2) Проверочный лист (список контрольных вопросов), используемый при проведении плановых проверок соблюдения законодательства об архивном деле Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Свердловской области об архивном деле в отношении исполнительных органов государственной власти Свердловской области, органов местного самоуправления, расположенных на территории Свердловской области и организаций (Приложение № 2).

2. Приказ Управления архивами Свердловской области от 15.06.2017 № 27-01-33/97 «Об утверждении проверочных листов (списка контрольных вопросов используемых Управлением архивами Свердловской области при проведении плановых проверок соблюдения законодательства об архивном деле Российской Федерации и Свердловской области в отношении государственных архивов Свердловской области и муниципальных архивов, расположенных на территории Свердловской области, исполнительных органов государственной власти Свердловской области, органов местного самоуправления, расположенных на территории Свердловской области и организаций» считать утратившим силу.

3. Настоящий приказ разместить на официальном сайте Управления архивами Свердловской области (http://uprarchives.midural.ru/).

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Заместителя начальника Управления архивами Свердловской области С.С. Кичигину.

Начальник Управления архивами

Свердловской области

А.А. Капустин

УТВЕРЖДЕН

приказом Управления архивами

Свердловской области

от 27.05.2020 № 27-01-33/74

(в редакции приказа Управления архивами Свердловской области от 30.07.2020 № 27-01-33/97, от 26.01.2021 № 27-01-33/10)

УПРАВЛЕНИЕ АРХИВАМИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Проверочный лист (список контрольных вопросов), используемый при проведении плановых проверок соблюдения законодательства об архивном деле Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Свердловской области об архивном деле в отношении исполнительных органов государственной власти Свердловской области, органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области и организаций

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Свердловской области об архивном деле. ___________________________________________________________________

вид государственного контроля (надзора)

________________________________________________________________________________________________________

вид (виды) деятельности юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, производственных объектов, их типов и (или) отдельных характеристик, категорий риска, классов (категорий) опасности, в отношении которых применяется данная форма проверочного листа

Учетный номер проверки: _________________________________________________________________________________

Дата присвоения учетного номера проверки в Едином реестре проверок: _________________________________________

Реквизиты приказа о проведении проверки: __________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

Должность, фамилия, инициалы лица Управления архивами Свердловской области, проводящего проверку: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Наименование и реквизиты юридического лица, в отношении которого проводится проверка:

________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

Место проведения проверки / указание на используемые юридическим лицом, в отношении которого проводится проверка, производственные объекты: ______________________________________________________________________

В соответствии с _________________________________________________________________________________________

реквизиты нормативного правового акта об утверждении положения о виде федерального государственного контроля (надзора) или порядке организации и проведения вида регионального государственного контроля (надзора), содержащего данную норму

предмет проведения проверки ограничен обязательными требованиями, изложенными в данной форме проверочного листа.

№ п/п

Перечень вопросов, отражающих содержание обязательных требований

Реквизиты нормативных правовых актов, с указанием их структурных единиц, которыми установлены обязательные требования

Выполнено

Не выполнено

Примечание

1

2

3

4

5

6

Наличие организационно-распорядительных документов, регулирующих архивное дело в организации

1.

Наличие правового акта о создании архива и положения об архиве организации (предприятия, учреждения)

статьи 5, 13, 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 1.3., 1.4., 1.5. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерством культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила от 31.03.2015 № 526)

Требования данного пункта являются обязательными для государственных органов, органов местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района

2.

Наличие организационно-распорядительных документов о назначении ответственного в организации (учреждении, на предприятии) за обеспечение сохранности архивных документов и документов Архивного Фонда Российской Федерации (за архив), а также их учет, комплектование и использование, передачу на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы, в том числе документов по личному составу

статьи 5, 13, 17, 19, 21, 23 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 1.3., 1.4, 2.9., 2.10. Правил от 31.03.2015 № 526

Приказ, должностные инструкции (регламенты), положение о структурном подразделении организации и другие локальные правовые акты, на основании которых за сотрудником (должностным лицом) закреплены обязанности по обеспечению сохранности архивных документов, их учету, комплектованию и использованию

3.

Наличие помещения под архив, соответствующего нормативному режиму хранения архивных документов

статьи 5, 13, 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 2.4. – 2.20. Правил от 31.03.2015 № 526

4.

Наличие согласованной с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее – ЭПК) и утвержденной руководителем организации (предприятия, учреждения) номенклатуры дел, закрепляющей порядок формирования и учета дел в делопроизводстве

пункты 4.14 – 4.18. Правил от 31.03.2015 № 526

5.

Наличие инструкции по делопроизводству

статья 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами

Требования ГОСТ обязывают любую организацию сформулировать и зафиксировать принципы политики в области делопроизводства для того, чтобы организация смогла обеспечивать необходимые для работы доказательства, отчетность и иную информацию о своей деятельности, и их соблюдение является обязательным условием для ее включения в информационные ресурсы

Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации

6.

Наличие плана конкретных мероприятий и других нормативных документов, регламентирующих порядок работы в чрезвычайных ситуациях

пункт 2.49. Правил от 31.03.2015 № 526

7.

Соблюдается ли противопожарный режим в здании и/или помещении архива организации, помещениях, где хранятся архивные документы (предприятия, учреждения)?

пункты 4, 6, 7, 61, 70 раздела I, раздел XIX Правил противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.2012 № 390;

пункты 2.14., 2.15., 2.22. Правил от 31.03.2015 № 526

При проведении контрольно-проверочных мероприятий оценивается наличие в архиве пожарной сигнализации, схем эвакуации людей и документов, первичных средств пожаротушения и журналов их учета, табличек с надписями: «Ответственный за противопожарное состояние» и «О пожаре звонить по телефону»

8.

Соблюдение нормативно установленного охранного режима хранения архивных документов

пункты 2.14., 2.15., 2.20., 2.23. Правил от 31.03.2015 № 526

При проведении контрольно-проверочных мероприятий оценивается наличие охранной сигнализации, запирающихся решеток на окнах, дверей с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, порядка сдачи помещений архива (помещения/й в которых хранятся архивные документы) под охрану

9.

Наличие специальных пропусков на вынос архивных документов из здания архива и/или организации (предприятия, учреждения)

пункт 2.23. Правил от 31.03.2015 № 526

10.

Соответствуют ли специальные средства хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.) параметрам, установленным для документов разных категорий, на разных носителях?

пункты 2.21., 2.35., 2.36. Правил от 31.03.2015 № 526

11.

Наличие постеллажного и пофондового (при большом количестве фондов) топографических указателей

пункты 2.37, 2.38. Правил от 31.03.2015 № 526

12.

Соблюдение нормативно установленного светового режима хранения архивных документов

пункт 2.24. Правил от 31.03.2015 № 526

При проведении контрольно-проверочных мероприятий оценивается соблюдение требований Правил в части хранения архивных документов на специальных средствах хранения в темноте

13.

Соблюдение нормативно установленного температурно-влажностного режима хранения архивных документов с учетом типов носителей информации

пункты 2.25., 2.26., 2.34. Правил от 31.03.2015 № 526

При проведении контрольно-проверочных мероприятий оценивается наличие контрольно-измерительных приборов учета температуры и относительной влажности, наличие регистрационных журналов показаний приборов учета, принимаемые меры по нормализации температурно-влажностного режима

14.

Соблюдается ли санитарно-гигиенический режим в здании и/или помещении архива организации (предприятия, учреждения)?

пункты 2.27 – 2.29. Правил от 31.03.2015 № 526

15.

Соблюдаются ли обязательные условия хранения электронных документов в архиве организации (предприятия, учреждения)?

пункты 2.30 – 2.32., 2.34., 2.35., 2.40. Правил от 31.03.2015 № 526

Заполняется при наличии в архиве организации (учреждения, предприятия) электронных документов

16.

Создается ли фонд пользования электронных документов в архиве организации (предприятия, учреждения)?

пункт 2.33. Правил от 31.03.2015 № 526

17.

Соблюдается ли порядок проведения и периодичность проверок наличия и состояния документов в архиве организации (предприятия, учреждения) (в том числе наличие актов проверки наличия и состояния архивных документов и соответствующих записей, внесенных в учетные документы по итогам проверки наличия и состояния архивных документов)

пункты 2.39. – 2.43. Правил от 31.03.2015 № 526

Заполняется в случае проведения хотя бы одной проверки наличия и состояния архивных документов в течение всего периода существования архива организации (учреждения, предприятия)

18.

Наличие акта об утрате документов, согласованного с экспертной комиссией и утвержденного руководством организации (предприятия, учреждения), прилагаемой к нему справки о проведении розыска

пункты 2.44., 3.15., 4.32., 6.8. Правил от 31.03.2015 № 526

Заполняется при выявлении подобных случаев в архиве организации (учреждения, предприятия)

19.

Наличие письменных разрешений руководителя архива или руководителя (структурного подразделения) организации (учреждения, предприятия) на выдачу архивных документов, в том числе соблюдение порядка и сроков выдачи архивных документов / электронных документов

пункты 2.45. – 2.48 Правил от 31.03.2015 № 526

20.

Наличие книги выдачи архивных документов, описей дел, копий фонда пользования

пункт 2.46. Правил от 31.03.2015 № 526

21.

Оформляется ли выдача сотрудникам архивных документов, дел, копий фонда пользования, описей дел, документов из архивохранилища заказом (служебной запиской) на выдачу документов?

пункт 2.46. Правил от 31.03.2015 № 526

22.

Оформляется ли выдача архивных документов, копий фонда пользования в сторонние организации актом о выдаче дел во временное пользование?

пункт 2.46. Правил от 31.03.2015 № 526

23.

Используются ли карты-заместители при выдаче архивных дел?

пункт 2.47. Правил от 31.03.2015 № 526

24.

Наличие листов использования и листов-заверителей в архивных документах, выдаваемых из архивохранилища

пункт 2.47. Правил от 31.03.2015 № 526

Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации

25.

Наличие паспорта архива организации (учреждения, предприятия) и пояснительной записки к нему

пункты 3.1., 3.2., 3.12., Правил от 31.03.2015 № 526

26.

Наличие книги учета поступления и выбытия дел, документов установленной формы

пункты 3.6., 3.7. Правил от 31.03.2015 № 526

27.

Наличие списка фондов установленной формы

пункты 2.3., 3.3., 3.6., 3.8. Правил от 31.03.2015 № 526

Ведется в организации при наличии более одного архивного фонда

28.

Наличие листов фондов установленной формы

пункты 3.6., 3.9. Правил от 31.03.2015 № 526

29.

Наличие, оформление и комплектность описей дел на архивные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, согласованных и утвержденных установленным порядком

пункты 3.6., 3.10., 4.10. – 4.12., 4.31. – 4.34., 5.5. Правил от 31.03.2015 № 526

30.

Наличие реестра описей установленной формы

пункты 3.6., 3.11. Правил от 31.03.2015 № 526

Ведется в организации при наличии двух и более описей дел, документов

31.

Наличие дела фонда

пункт 2.43 – 3.15. Правил от 31.03.2015 № 526

Ведется на каждый фонд, находящийся на хранении в архиве организации (учреждения, предприятия).

При проведении контрольно-проверочных мероприятий оценивается наличие дела фонда, включающего в себя: исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, акты о технических ошибках, акты приема и передачи, выделения дел и документов к выделения дел и документов к уничтожению и другие документы, подтверждающие факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию), акты об утрате и неисправимых повреждениях, обнаружении документов, акты рассекречивания акты об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных), акты о неисправимых повреждениях архивных документов и другие документы, отражающие работу с фондом

32.

Соблюдается ли порядок учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации?

статьи 16, 19 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 3.14 – 3.15. Правил от 31.03.2015 № 526

Организация комплектования в организации архива документами

Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами

33.

Наличие документов, подтверждающих решения о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации архивных документов

статья 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункт 4.4. Правил от 31.03.2015 № 526

34.

Наличие правового акта о создании и составе экспертной комиссии организации (предприятия, учреждения), положения об экспертной комиссии и протоколов ее заседаний

части 5, 6 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 4.7. – 4.11. Правил от 31.03.2015 № 526

35.

Соблюдаются ли сроки и порядок проведения экспертизы ценности в организации?

пункты 4.3. – 4.6., 4.10. ,4.11. Правил от 31.03.2015 № 526

36.

Отсутствуют ли факты утраты или несанкционированного уничтожения документов Архивного фонда Российской Федерации?

пункты 3.15., 4.3. – 4.6., 4.10. - 4.13. Правил от 31.03.2015 № 526

37.

Соблюдается ли порядок приема – передачи дел в архив организации (учреждения, предприятия) из структурных подразделений, в том числе электронных документов

пункты 4.33. – 4.34. Правил от 31.03.2015 № 526

При проведении контрольно-проверочных мероприятий оценивается в том числе наличие графика передачи дел в архив из структурных подразделений, утвержденного руководителем организации (учреждения, предприятия)

38.

Фактическое наличие (в соответствии с учетными документами), оформление и физическое состояние архивных документов и документов Архивного фонда Российской Федерации, в том числе электронных документов (единиц хранения)

статьи 16, 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 2.9. - 2.11., 3.1.,3.3., 3.4., 4.19. – 4.30., 4.34. Правил от 31.03.2015 № 526

Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организациях

39.

Соблюдается ли порядок доступа к архивным документам с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации, и/или условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при передаче их в архив?

статьи 24 – 26 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 5.2., 5.20. Правил от 31.03.2015 № 526

Заполняется при наличии документов, доступ к которым ограничен законодательством Российской Федерации и/или условиями, которые установили собственники или владельцы архивных документов

40.

Наличие письменного разрешения гражданина, наследников данного гражданина на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также к сведениям, создающим угрозу для его безопасности

41.

Ведется ли учет использования архивных документов, в том числе выдачи архивных справок, выписок, копий документов? Наличие книги (базы данных) регистрации поступающих запросов

пункт 5.8. Правил от 31.03.2015 № 526

42.

Соблюдается ли порядок и сроки исполнения запросов пользователей? Наличие запросов (заявлений, писем) пользователей о предоставлении информации

пункты 5.9. – 5.10. Правил от 31.03.2015 № 526

43.

Соблюдается ли порядок оформления архивных справок, выписок и копий архивных документов, а также порядок получения их пользователями?

статья 26 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125 - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 5.11. – 5.18. Правил от 31.03.2015 № 526

44.

Наличие актов об изъятии из дел (возвращении) подлинных личных документов и копий взамен изъятых документов (в том числе наличие разрешения руководителя организации (учреждения, предприятия) на изъятие из дел (возвращение) подлинных личных документов)

пункт 5.17. Правил от 31.03.2015 № 526

Заполняется в случае наличия фактов изъятия подлинных личных документов из дел

45.

Соблюдается ли порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале?

пункт 5.19. Правил от 31.03.2015 № 526

При отсутствии читального зала, распространяется на специально выделенное помещение, выделенное для работы пользователей с архивными документами

46.

Наличие разрешения руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) на работу в помещении архива

пункт 5.19. Правил от 31.03.2015 № 526

Организация передачи документов Архивного фонда Российской Федерации

и других архивных документов организации на хранение в государственный или муниципальный архив

47.

Соблюдаются ли сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов до их передачи на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив?

статьи 22, 23 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 4.1 – 4.2., 6.5. Правил от 31.03.2015 № 526

48.

Наличие письменного разрешения государственного (муниципального) архива о продлении сроков хранения документов в архиве организации (учреждения, предприятия)

пункт 6.5. Правил от 31.03.2015 № 526

Заполняется при наличии в архиве организации (учреждения, предприятия) документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся сверх установленного срока

49.

Соблюдаются ли порядок передачи архивных документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив?

пункты 6.6. – 6.8. Правил от 31.03.2015 № 526

50.

Наличие актов об обнаружении дефектов

пункт 6.7. Правил от 31.03.2015 № 526

Заполняется при выявлении подобных случаев при передаче документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив

Примечание: За нарушение указанных обязательных требований установлены следующие меры ответственности:

________________________________________________________________________________________________________

указание мер ответственности и реквизитов нормативных правовых актов, которыми они установлены

___________________

подпись

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

должность, фамилия и инициалы лица органа государственного контроля (надзора), проводящего проверку

«___»__________ 20__г.

дата

_____________________

подпись

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

должность, фамилия и инициалы представителя юридического лица или индивидуального предпринимателя,

в отношении которого проводится проверка

«___»__________ 20__г.

дата