О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВА ИНФОРМАТИЗАЦИИ И СВЯЗИ РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ ОТ 29 ДЕКАБРЯ 2014 Г. № 103 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ВЕДОМСТВЕННОГО И МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТ...



ГУБЕРНАТОР КАМЧАТСКОГО КРАЯ

МИНИСТЕРСТВО ИНФОРМАТИЗАЦИИ И СВЯЗИ РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ

ПРИКАЗ

от 24 марта 2020 года № 31

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВА ИНФОРМАТИЗАЦИИ И СВЯЗИ РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ ОТ 29 ДЕКАБРЯ 2014 Г. № 103 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА ВЕДОМСТВЕННОГО И МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И АВТОМАТИЗИРОВАННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МИНИСТЕРСТВЕ ИНФОРМАТИЗАЦИИ И СВЯЗИ РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ»

В связи с организационно-кадровыми изменениями в Министерстве информатизации и связи Республики Мордовия приказываю:

1. Внести в регламент ведомственного и межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства в Министерстве информатизации и связи Республики Мордовия, утвержденный приказом Министерства информатизации и связи Республики Мордовия от 29 декабря 2014 г. № 103 (с изменениями, внесенными приказом Министерства информатизации и связи Республики Мордовия от 22 августа 2017 г. № 85), следующие изменения:

пункт 2.2. раздела 2 изложить в следующей редакции:

«2.2. Описание иерархической структуры

Мининформсвязи Республики Мордовия - функционально-ориентированное (иерархическое) ведомство, характеризующееся вертикальной структурой и иерархией отношений.

Выделяются следующие уровни иерархии в структуре Мининформсвязи Республики Мордовия (рис. 1):

Министр;

заместители Министра;

отделы;

консультант-юрист;

консультант по мобилизационной подготовке.

Структура Мининформсвязи Республики Мордовия

Рис. 1

пункт 3.1. раздела 3 изложить в следующей редакции:

«3.1. Роли и права участников в документообороте Мининформсвязи Республики Мордовия

Перечень участников Мининформсвязи Республики Мордовия, участвующих в процессе документооборота, с описанием их ролей и прав приведен в таблице 1.

Таблица 1. Перечень участников Мининформсвязи Республики Мордовия, участвующих в процессе документооборота, с описанием их ролей и прав

№ п./п.

Участник процесса

Роль

Права участника процесса

1.

Министр

руководитель, визирующий

создание поручений;

постановка документов на контроль;

снятие поручений с контроля;

визирование проектов документов;

утверждение документов

2.

Первый заместитель Министра - начальник управления цифрового развития

руководитель.

исполнитель.

визирующий

создание поручений;

постановка документов на контроль;

снятие поручений с контроля;

контроль поручений;

исполнение документов и поручений;

визирование проектов документов;

утверждение документов

3.

Первый заместитель Министра

руководитель.

исполнитель,

визирующий

создание поручений;

постановка документов на контроль;

снятие поручений с контроля;

контроль поручений;

исполнение документов и поручений;

визирование проектов документов;

утверждение документов

4.

Заместитель Министра

руководитель,

исполнитель,

визирующий

создание поручений;

постановка документов на контроль;

снятие поручений с контроля;

контроль поручений;

исполнение документов и поручений;

визирование проектов документов;

утверждение документов

5.

Начальник организационного отдела

контролер,

исполнитель,

визирующий

создание поручений;

регистрация документов;

создание проектов документов, отчетов, справок;

постановка на контроль;

снятие поручений с контроля;

контроль поручений руководства;

визирование проектов документов;

исполнение документов и поручений;

сдача документов в архив;

определение срока хранения электронных документов;

отбор электронных документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению для предоставления в экспертно-проверочную комиссию Республиканской архивной службы Республики Мордовия (далее - ЭПК);

направление утвержденных ЭПК актов о выделении к уничтожению документов оператору СЭД

6.

Заместитель начальника организационного отдела

регистратор, контролер, исполнитель. визирующий

регистрация документов;

создание проектов документов, отчетов, справок;

визирование проектов документов;

исполнение документов и поручений;

отправка исходящей корреспонденции;

сдача документов в архив

7.

Начальник отдела

исполнитель, визирующий

создание поручений;

постановка на контроль;

снятие поручений с контроля;

создание проектов документов, отчетов, справок;

визирование проектов документов;

исполнение документов и поручений

8.

Заместитель начальника отдела

исполнитель, визирующий

создание проектов документов, отчетов, справок;

исполнение документов и поручений

9.

Консультант отдела Консультант-юрист Консультант по мобилизационной подготовке

исполнитель, визирующий

создание проектов документов, отчетов, справок;

исполнение документов и поручений

10.

Ведущий специалист по защите информации Специалист по защите информации

исполнитель, визирующий

создание проектов документов, отчетов, справок;

исполнение документов и поручений

«;

пункт 4.1.5. раздела 4 изложить в следующей редакции:

«4.1.5. Процесс подготовки электронного документа

Подготовка электронного документа начинается с создания РКПД. К РКПД по умолчанию прикреплен ОСНОВНОЙ файл (формат: .docx) проекта документа. Для редактирования ОСНОВНОГО файла в Web-интерфейсе необходимо скачать файл на компьютер Пользователя (нажать на имя файла либо на треугольник рядом, после чего в выпадающем меню нажать на «Просмотреть файл»),

В сохраненном файле добавить свой текст в поле, где указана метка текст, указываем адресата. Если готовится ответ на какое-либо письмо, заполняются реквизиты письма адресата.

Кроме поля текст, адресат и реквизиты письма адресата ничего не изменять. [список ЭП] - место, где будет расположен штамп ЭП. После чего сохраняем файл. Сохраняя файл, необходимо учитывать, чтобы имя файла содержало префикс «ОСНОВНОЙ» (например, ОСНОВНОЙ_для согласования; ОСНОВНОЙ_1867).

Перед тем, как загрузить файл в РКПД, необходимо удалить существующий в РКПД файл (формат: .docx). Для этого необходимо нажать на скрепку в поле файлы. Откроется окно, в котором необходимо отметить файл (поставить галочку) и нажать кнопку «Удалить». Далее нажать «Добавить» и выбрать отредактированный и сохраненный файл.

Добавить в РКПД визирующих, направить на визирование. Визирующий в строке «Визы и подписи» нажимает «Визировать». В открывшемся окне визирующий выбирает из списка виз нужную, в случае использования ЭП отмечает данный пункт, если необходимо пишет замечания, прикрепляет файл и нажимает записать.

После визирования необходимо добавить подписывающего.

После того, как будет указан подписывающий, шаблон будет автоматически сконвертирован в формат pdf. В случае, если добавили и направили на подпись, а затем заменили подписывающего, то информация в pdf файле не изменится (в файле будет указан предыдущий подписывающий). Подписывающий в строке «Визы и подписи» нажимает «Подписать». В открывшемся окне подписывающий выбирает «Утверждаю/Не утверждаю», в случае использования ЭП отмечает данный пункт, если есть необходимость пишет замечание, добавляет файл и нажимает записать.

Исполнитель отслеживает статус РКПД, отправляет на регистрацию.

Для того, чтобы посмотреть файл, подписанный ЭП, необходимо нажать на этот файл. Откроется электронный образ документа с визуализированными штампами ЭП должностных лиц, которыми была подписана данная РКПД.

На панели инструментов окна с визуализированным документом имеется переключатель - «Образ документа», с помощью которого можно выбрать режим отображения файла:

- «Показать исходный файл» - в окне отобразится текст документа без визуализированных штампов. Данный режим установлен по умолчанию при открытии основного файла документа;

- «Показать образ документа» - в окне отобразится текст документа с визуализированными штампами регистрационных данных и ЭП всех категорий.

В случае, когда необходим список виз с ЭП в РК, необходимо выбрать «Печать листа согласования», в открывшемся окне отметить «С информацией об ЭП», далее нажать «Печать».».

2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Министр

И.А. Вольфсон