О СОВЕРШЕНСТВОВАНИИ АРХИВНОГО ДЕЛА В АППАРАТЕ ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА ОМСКОЙ ОБЛАСТИ



АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 19 августа 2020 года № 14

О СОВЕРШЕНСТВОВАНИИ АРХИВНОГО ДЕЛА В АППАРАТЕ ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

(в редакции приказа Аппарата Губернатора и Правительства Омской области от 30.04.2021 № 12)

В соответствии со статьей 4 Закона Омской области "Об архивном деле в Омской области", пунктом 1.3 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526, Примерным положением об экспертной комиссии организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года № 43, в целях совершенствования делопроизводства и архивного дела, обеспечения сохранности документов, образующихся в деятельности Правительства Омской области, Аппарата Губернатора и Правительства Омской области, для своевременного составления описей документов постоянного хранения и по личному составу, их качественной обработки и оперативного использования:

1. Утвердить:

1) Положение об архиве фонда "Правительство Омской области" (приложение № 1);

2) Положение об экспертной комиссии Аппарата Губернатора и Правительства Омской области (приложение № 2);

3) Состав экспертной комиссии Аппарата Губернатора и Правительства Омской области (приложение № 3).

2. Признать утратившим силу приказ Аппарата Губернатора и Правительства Омской области от 24 мая 2016 года № 16 "О совершенствовании архивного дела в Аппарате Губернатора и Правительства Омской области".

Руководитель Аппарата Губернатора

и Правительства Омской области

А.Д. Марухина

Приложение № 1

к приказу Аппарата Губернатора

и Правительства Омской области

от 19 августа 2020 г. № 14

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве фонда "Правительство Омской области"

I. Общие положения

1. Настоящее Положение регламентирует отношения по организации хранения, комплектования, учета и использования документов, образующихся в деятельности Губернатора Омской области, Правительства Омской области, Аппарата Губернатора и Правительства Омской области (далее - Аппарат) и составляющих архив фонда "Правительство Омской области" (далее - Архив), состав документов Архива, иные вопросы, связанные с деятельностью Архива.

2. Архив создается в целях временного хранения документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, до их передачи на государственное хранение в бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - государственный архив), источником комплектования которого является Аппарат, а также в целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений Аппарата, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования.

3. Архив осуществляет свою деятельность в соответствии с федеральным и областным законодательством об архивном деле, иными нормативными правовыми актами и настоящим Положением.

4. В состав Архивного фонда Российской Федерации входят документы, образующиеся в процессе деятельности Губернатора Омской области, Правительства Омской области, Аппарата, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие передаче на постоянное хранение в государственный архив.

5. Лицом, ответственным за ведение Архива, является главный специалист отдела документооборота управления информационно-технического обеспечения и документооборота Аппарата, осуществляющий свою деятельность в соответствии с должностным регламентом.

6. Адрес местонахождения документов Архива: 644002, Омская область, г. Омск, ул. Красный Путь, дом 1.

II. Состав документов, поступающих на хранение в Архив

7. В состав документов, поступающих на хранение в Архив, входят:

1) законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению руководителя Аппарата) хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в результате деятельности Губернатора Омской области, Правительства Омской области, Аппарата;

2) кино-, фото-, фоно- и видеодокументы, архивные коллекции;

3) научно-справочный аппарат (историческая справка, предисловия, паспорт Архива и др.), раскрывающий состав и содержание дел (документов) Архива, учетные документы Архива.

III. Задачи Архива

8. Задачами Архива являются:

1) комплектование Архива документами, состав которых предусмотрен пунктом 7 настоящего Положения;

2) учет и создание научно-справочного аппарата к документам Архива;

3) обеспечение сохранности документов Архива;

4) использование хранящихся в Архиве документов;

5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на государственное хранение в соответствии со сроками и в порядке, установленными федеральным законом;

6) проверка сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве Аппарата с участием представителя отдела документооборота управления информационно-технического обеспечения и документооборота Аппарата.

IV. Функции Архива

9. В соответствии с возложенными на него задачами Архив осуществляет следующие функции:

1) принимает на хранение от структурных подразделений Аппарата законченные делопроизводством и упорядоченные в установленном порядке дела постоянного, временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению руководителя Аппарата) хранения и по личному составу;

2) представляет на рассмотрение экспертной комиссии Аппарата и экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Омской области описи дел (документов) постоянного хранения и по личному составу;

3) осуществляет учет документов Архива;

4) обеспечивает сохранность документов Архива;

5) создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к документам Архива;

6) передает документы Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение в сроки, установленные законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

7) организует использование документов Архива, в том числе:

- информирует руководителя Аппарата о составе и содержании документов Архива;

- выдает в установленном порядке дела (документы) и копии документов в целях служебного использования, в том числе для работы в помещении Архива;

- исполняет запросы граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, иные запросы граждан и организаций, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов Архива;

8) участвует в составлении номенклатуры дел Аппарата, совместно с членами экспертной комиссии Аппарата контролирует сохранность и правильность формирования дел в структурных подразделениях Аппарата;

9) проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в Архиве, ежегодно представляет на рассмотрение экспертной комиссии Аппарата акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

10) участвует в работе экспертной комиссии Аппарата;

11) оказывает методическую помощь структурным подразделениям Аппарата по вопросам экспертизы ценности документов на стадиях делопроизводства и передачи в Архив;

12) организует розыск дел, не обнаруженных по результатам проверки наличия и состояния архивных документов;

13) представляет в государственный архив по установленной форме сведения о составе и объеме документов Архива.

V. Права Архива

10. Архив вправе:

1) требовать от специалистов структурных подразделений Аппарата соблюдения правил ведения делопроизводства;

2) запрашивать у специалистов структурных подразделений Аппарата сведения, необходимые для работы Архива;

3) приглашать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов Аппарата, по согласованию работников государственного архива и сторонних организаций;

4) информировать руководителя Аппарата о состоянии архивного дела в Аппарате, вносить предложения по его совершенствованию;

5) консультировать специалистов Аппарата и других заинтересованных лиц по документам Архива;

6) участвовать в разработке локальных правовых актов Аппарата по вопросам делопроизводства и архивного дела.

_______________

Приложение № 2

к приказу Аппарата Губернатора

и Правительства Омской области

от 19 августа 2020 г. № 14

ПОЛОЖЕНИЕ

об экспертной комиссии Аппарата Губернатора

и Правительства Омской области

I. Общие положения

1. Экспертная комиссия Аппарата Губернатора и Правительства Омской области (далее - комиссия) создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности Губернатора Омской области, Правительства Омской области, Аппарата Губернатора и Правительства Омской области (далее - Аппарат).

2. Комиссия является совещательным органом при руководителе Аппарата, создается приказом Аппарата и действует на основании положения об экспертной комиссии, утвержденного руководителем Аппарата.

3. Персональный состав комиссии определяется приказом руководителя Аппарата.

В состав комиссии включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители основных структурных подразделений Аппарата, бюджетного учреждения Омской области "Исторический архив Омской области", источником комплектования которого выступает Аппарат (по согласованию).

Председателем комиссии назначается первый заместитель руководителя Аппарата.

4. В своей работе комиссии руководствуется федеральным и областным законодательством об архивном деле, иными нормативными правовыми актами и локальными нормативными актами.

II. Функции комиссии

5. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

5.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности Губернатора Омской области, Правительства Омской области, Аппарата для хранения и уничтожения (в соответствии со сроком хранения).

5.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:

а) описей дел постоянного и временного хранения, управленческой и иных видов документации, которые подлежат передаче на постоянное хранение;

б) описей дел по личному составу;

в) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

г) номенклатуры дел Аппарата;

д) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

е) актов об утрате документов;

ж) актов о неисправимом повреждении архивных документов;

з) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование экспертно-проверочной комиссии архивного управления Министерства культуры Омской области (далее - ЭПК);

и) проектов локальных нормативных актов и методических документов организации по делопроизводству и архивному делу.

5.3. Обеспечивает совместно со структурным подразделением организации, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (далее - архив организации), представление на утверждение ЭПК согласованных комиссией описей дел, постоянного хранения управленческой и иных видов документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.

5.4. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК согласованные комиссией описи дел по личному составу, номенклатуру дел организации.

5.5. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

5.6. Организует для работников Аппарата консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации, по вопросам делопроизводства и архивного дела.

III. Права комиссии

6. Комиссия имеет право:

6.1. Давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным работникам Аппарата по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив.

6.2. Запрашивать у руководителей структурных подразделений:

а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

6.3. Заслушивать на заседаниях комиссии руководителей структурных подразделений Аппарата и лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Аппарата, о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.

6.4. Приглашать на заседание комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений Аппарата и по согласованию работников бюджетного учреждения Омской области "Исторический архив Омской области" и сторонних организаций.

6.5. Возвращать для доработки в структурные подразделения Аппарата ненадлежащим образом подготовленные документы.

6.6. Информировать руководство Аппарата по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

IV. Организация работы комиссии

7. Комиссия осуществляет свою деятельность на постоянной основе, по взаимодействию с ЭПК.

8. Вопросы, относящиеся к компетенции комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания комиссии протоколируются, протокол утверждается руководителем Аппарата, подписывается председателем и членами комиссии.

9. Заседание комиссии и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

10. Решения комиссии принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель комиссии.

11. Право решающего голоса имеют только члены комиссии. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

12. Ведение делопроизводства комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых комиссией решений возлагается на секретаря комиссии.

_______________

Приложение № 3

к приказу Аппарата Губернатора

и Правительства Омской области

от 19 августа 2020 г. № 14

СОСТАВ

экспертной комиссии Аппарата Губернатора и Правительства

Омской области

(Приложение № 3 в редакции приказа Аппарата Губернатора и Правительства Омской области от 30.04.2021 № 12)

Дегтярев

Сергей

Васильевич

-

первый заместитель руководителя Аппарата Губернатора и Правительства Омской области, председатель экспертной комиссии;

Юдова

Наталья

Николаевна

-

главный специалист отдела документооборота управления информационно-технического обеспечения и документооборота Аппарата Губернатора и Правительства Омской области, секретарь экспертной комиссии;

Асанова

Рима

Нурисламовна

-

консультант отдела финансово-экономического планирования и бюджетного учета Аппарата Губернатора и Правительства Омской области;

Борисенко

Наталья

Александровна

-

начальник отдела организационного и документационного сопровождения заседаний Правительства Омской области департамента правового и организационного обеспечения деятельности Аппарата Губернатора и Правительства Омской области;

Карпущенко

Надежда

Игоревна

-

консультант сектора кадрового развития и ведения кадровых резервов управления развития государственной гражданской и муниципальной службы в Омской области Аппарата Губернатора и Правительства Омской области;

Трухачева

Нина

Александровна

-

начальник отдела экспертизы ценности документов и работы с источниками комплектования бюджетного учреждения Омской области "Исторический архив Омской области" (по согласованию).

Николаева

Елена Егоровна

начальник отдела государственной службы и кадров Аппарата Губернатора и Правительства Омской области;

Могутов Павел Владимирович

заместитель начальника управления – начальника отдела информационно-технического обеспечения и информационной безопасности управления информационно-технического обеспечения и документооборота аппарата Губернатора и Правительства Омской области.

_______________