ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ И НАЛОГОВОЙ ПОЛИТИКИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ



МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ И НАЛОГОВОЙ ПОЛИТИКИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 14.10.2011 № 53-НПА

г. Новосибирск

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ И НАЛОГОВОЙ ПОЛИТИКИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

(в редакции Приказ министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области от 16.01.2013 № 4-НПА; от 04.10.2013 № 68-НПА; от 05.09.2016 № 55-НПА; от 16.03.2018 № 31; от 01.08.2019 № 46-НПА, от 20.12.2019 № 78-НПА; от 26.05.2021 № 42-НПА; от 03.08.2021 № 64-НПА)

В целях совершенствования документационного обеспечения в министерстве, во исполнение пункта 3 постановления Губернатора Новосибирской области от 01.11.2010 № 345 «Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. утвердить прилагаемую инструкцию по документационному обеспечению министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области, согласно приложению к настоящему приказу;

2. признать утратившими силу

2.1. приказ департамента финансов и налоговой политики Новосибирской области от 14.09.2009 № 439 «Об утверждении инструкции по делопроизводству»;

2.2. приказ министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области от 08.11.2010 № 112-НПА в части внесения дополнения в Инструкцию по делопроизводству, утвержденную приказом от 14.09.2009 № 439;

2.3. приказ министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области от 09.02.2011 № 9-НПА;

3. отделу правового и кадрового обеспечения (Табала В.Б.) ознакомить с настоящим приказом всех государственных гражданских служащих министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области под роспись;

4. контроль за реализацией настоящего приказа оставляю за собой возложить на начальника отдела правовой и кадровой работы Мезенцеву И.А.

(Приказ министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области 04.10.2013 № 68-НПА)

И.о. министра

В.Ю. Голубенко

УТВЕРЖДЕНА

приказом министерства

финансов и налоговой политики

Новосибирской области

От 14 октября 2011 № 53-НПА

Инструкция по документационному обеспечению министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по документационному обеспечению министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области (далее – Инструкция) устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерстве финансов и налоговой политики Новосибирской области (далее – Министерство).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 (далее – Правила), Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждёнными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года № 76 (далее – Методические рекомендации), государственным стандартом Российской Федерации, принятым постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст, Правилами организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук с изменениями, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16.02.2009 № 68; Уставом и законами Новосибирской области, инструкцией по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области, утвержденной Постановлением Губернатора Новосибирской области от 01.11.2010 № 345, иными нормативными правовыми актами Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области.

1.3. Приведенные в Инструкции понятия соответствуют понятиям, изложенным в Методических рекомендациях.

1.4. Инструкция не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, а также несекретными документами, содержащими информацию об административно-хозяйственной, финансовой и других областях деятельности Министерства (контрактные, договорные, отчетные и т.п.), правила работы с которыми определяются специальными нормативными документами.

1.5. Требования Инструкции к бухгалтерской и другой специальной документации распространяется лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов на архивное хранение.

1.6. Требования Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, регистрацию, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий.

1.7. Работники несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов, разглашение содержащейся в них служебной информации, передачу документов, их копий, проектов документов сторонним организациям.

1.8. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку или увольнением работник обязан передать по акту находящиеся у него на исполнении документы непосредственному руководителю.

1.9. Методическое руководство организацией делопроизводства в министерстве осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия (далее –ЭК).

II. ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Документы, создаваемые в Министерстве, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297) или в электронном виде и имеют установленный состав реквизитов.

2.2. Применяются следующие виды бланков документов:

бланк приказа;

бланк письма (сопроводительное письмо, письма-приглашения и т.п.);

общий бланк (протокол, выписка из протокола, доверенность, заключение, справка, акт и т.п.).

2.3. Бланки документов могут изготавливаться на основе углового и продольного расположения реквизитов.

При угловом расположении реквизиты бланка располагаются в левом верхнем углу (письма, справки, акты), при продольном – посередине листа вдоль верхнего поля (приказы, протоколы, выписки из протоколов).

Каждый лист документа должен иметь поля: 25 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее. Размер шрифта: текст – 14, отметка об исполнителе – 10, нумерация страниц – 10. Текст печатается через один межстрочный интервал и печатается с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Разработка и изготовление бланков:

1) образцы бланков документов утверждаются приказом министерства;

2) бланки документов воспроизводятся исполнителями непосредственно при изготовлении.

Образцы бланков министерства размещаются в сетевой папке V:/БЛАНКИ.

Образец общего бланка при угловом расположении приведен ниже:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ И НАЛОГОВОЙ ПОЛИТИКИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

ОТДЕЛ ПРАВОВОГО И КАДРОВОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Начальнику управления государственного финансового контроля

А.В. Алопу

30.09.2011

При оформлении общего бланка при продольном расположении выглядит следующим образом:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ И НАЛОГОВОЙ ПОЛИТИКИ

НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

ОТДЕЛ ПРАВОВОГО И КАДРОВОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

СПРАВКА

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на листах бумаги формата А4 без использовании бланков.

2.4. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.

III. СОСТАВ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Документ состоит из отдельных реквизитов – обязательного элемента оформления документа.

При оформлении документов Министерства используются следующие реквизиты:

1) герб Новосибирской области;

2) наименование министерства;

3) вид документа;

4) место составления документ;

5) справочные данные министерства;

6) адресат;

7) дата документа;

8) регистрационный номер документа;

9) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (ссылка на регистрационный номер и дату документа);

10) наименование документа (заголовок к тексту);

11) текст документа;

12) отметка о наличии приложений;

13) подпись должностного лица;

14) виза (виза согласования документа);

15) гриф согласования (гриф согласования документа);

16) гриф утверждения (гриф утверждения документа);

17) оттиск печати;

18) отметка о заверении копии;

19) отметка об исполнителе;

20) указания по исполнению документа (резолюция);

21) Утратил силу;

(Приказ министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области 05.09.2016 № 55-НПА)

22) отметка об исполнении документа (отметка об исполнении документа и направлении его в дело);

23) отметка о конфиденциальности;

24) отметка о поступлении документа в министерство;

3.2. Реквизит «Герб Новосибирской области».

Размер изображения герба не более 2 см. Располагается на расстоянии 1 см от верхней границы листа по центру относительно реквизита «Наименование организации» и отделяется от него одним межстрочным интервалом.

3.3. Реквизит «Наименование министерства».

Наименование Министерства указывается в соответствии с учредительными документами, печатается прописными буквами, полужирным шрифтом и располагается в левом верхнем углу при угловом расположении реквизитов бланка, вверху по центру – при продольном расположении реквизитов бланка.

3.4. Реквизит «Вид документа».

Реквизит обязателен для всех видов документов, за исключением писем, располагается ниже реквизита «Наименование министерства» и печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом № 14 и располагается по центру при продольном расположении реквизитов бланка и от границы левого поля при угловом: ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ, СПРАВКА и другие.

3.5. Реквизит «Место составления документа».

Реквизит указывается на всех бланках документов, кроме писем и располагается ниже реквизита «Вид документа».

3.6. Реквизит «Справочные данные».

Реквизит обязателен для бланков писем. Справочные данные Министерства включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов, факса, официальный адрес электронной почты, адрес web-страницы в Интернете.

3.7. Реквизит «Дата документа».

Датой документа является: дата его подписания (распорядительные документы, письма); дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.

Датой документа, изданного совместно двумя или более органами, является дата проставления более поздней подписи.

При написании даты используются способы: словесно-цифровой (09 апреля 2011 года) и цифровой (06.02.2011 – день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год  четырьмя арабскими цифрами). На внутренних документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Консультант отдела

правового и кадрового обеспечения

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

Реквизит «Дата документа» обязателен для всех видов документов, оформленных на бланках, и располагается ниже реквизита «Вид документа», кроме писем, где дата указывается ниже реквизита «Справочные данные».

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля.

3.8. Реквизит «Регистрационный номер документа».

Реквизит обязателен для всех видов документов, подлежащих регистрации, располагается на уровне даты и является цифровым или буквенно-цифровым обозначением документа, присвоенным при регистрации. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения) и состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года и индекса Министерства в системе исполнительных органов власти (10).

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями – авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

3.9. Реквизит «Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта».

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа с поступившего документа включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. В тексте документа регистрационный исходящий номер и дата документа, на который дается ответ, не указывается.

Располагается на бланке письма ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

3.10. Реквизит « Адресат».

Реквизит располагается в правом верхнем углу на следующих документах: письмо, справка, докладная (служебная) и объяснительная записки, заявление. Реквизит «Адресат» выравнивается по левому краю.

Реквизит должен содержать точную и полную информацию, на основе которой документ будет доставлен адресату.

При направлении документа в орган государственной власти, орган местного самоуправления, организацию или ее структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерство сельского хозяйства Новосибирской области

Отдел отраслевого и бюджетного учета и отчетности

При направлении документа руководителю или заместителю руководителя органа (организации), наименование органа (организации) входит в наименование должности адресата, которая указывается в дательном падеже,

например:

Министру

экономического развития Новосибирской области

А.Н. Струкову

При направлении документа руководителям нескольких органов или организаций их следует указывать следующим образом:

Главам районов и городских округов

Новосибирской области

В состав реквизита, при необходимости, может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи».

При адресации документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, например:

Председателю

Новосибирского отделения РОИА

С.И. Кузнецову

Свердлова ул., д. 16,

г. Новосибирск, 630007

При адресации документа частному лицу инициалы ставятся после фамилии.

Аникиной А.В.

Мира ул., д. 23,

с. Новотырышкино, Колыванский район, Новосибирская обл., 633167

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в Новосибирской области, постоянным корреспондентам.

Документ не должен содержать более четырех адресатов.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки, который подписывает исполнитель.

Строки реквизита выравниваются по левому краю.

Образец оформления реквизитов бланка письма Министерства приведен ниже:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ

И НАЛОГОВОЙ ПОЛИТИКИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

(МФ и НП НСО)

Красный проспект, 18,

г. Новосибирск, 630011

Тел.: (383) 210-10-30, Факс: (383) 210-32-12

E-mail: mfnso@mfnso.ru

http://www.mfnso.nso.ru

ОКПО 02290640 ОГРН 1105476023223

ИНН 5406634649, КПП 540601001

№

На №

от

3.11. Реквизит «Наименование документа (заголовок к тексту документа)».

Заголовок к тексту документа должен быть кратким (до 4-5 строк по 28-30 знаков в строке), точно передавать содержание документа, согласовываться с наименованием вида документа и располагаться через 1 межстрочный интервал от реквизитов бланка документа. Заголовок оформляется с прописной буквы от левой границы текстового поля, без кавычек, точка в конце заголовка не ставится. В проектах нормативных правовых актах, приказов заголовок к тексту оформляется полужирным шрифтом по ширине страницы над текстом центрированным способом.

Заголовок к тексту составляется исполнителем, готовящим проект документа и отвечает на вопросы: «О чём?», «Чего?». Например:

Об утверждении Инструкции об организации казначейского исполнения областного бюджета Новосибирской области

Об утверждении сводной бюджетной росписи областного бюджета Новосибирской области и лимитов бюджетных обязательств

О взыскании в бюджет Новосибирской области неиспользованных остатков субсидий, предоставленных из областного бюджета государственным бюджетным учреждениям

Об утверждении состава комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих и урегулированию конфликта интересов в МФ и НП НСО.

3.12. Реквизит «Текст документа».

Документы составляются на русском языке – государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности и располагается через 2 межстрочных интервала после реквизита «Наименование документа (заголовок к тексту документа)», печатается шрифтом № 14 через один межстрочный интервал, начинается с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может начинаться с обращения, которое отделяется от остального содержания 1 межстрочным интервалом.

Содержание документа должно отражать достоверную и объективную информацию, излагаться кратко, логично, точно и ясно.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей.

В первой части, преамбуле, указываются факты, основания, цели составления документа, во второй, заключительной, – решения, поручения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации и др.

Текст документа может содержать только одну заключительную часть.

В тексте документа при ссылке на правовой акт указываются его реквизиты в следующей последовательности: вид документа, наименование органа или организации – автора документа, дата, регистрационный номер, наименование документа (заголовок к тексту).

Текст документа можно разбивать на разделы, пункты, подпункты, абзацы. Подзаголовки должны быть согласованы с заголовками.

Тексты документов излагаются: от первого лица единственного числа – в докладных (служебных) записках, письмах, от первого лица множительного числа – в совместных документах, в письмах, от третьего лица единственного числа – в протоколах, письмах, актах, например:

предлагаю, прошу, считаю;

просим, направляем, слушали, решили, выступили;

комиссия считает.

При указании фамилии, имени и отчества в тексте инициалы пишутся после фамилии.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы, которую допускается выполнять с помощью табличного редактора Excel. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы в таблице должны быть пронумерованы и на следующих страницах заголовочная часть (нумерация граф) повторяется на каждой странице. В таблицах используют шрифт № 12. Цифры в колонках таблиц выравниваются по правому полю.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами в поле верхнего колонтитула шрифтом № 10 и выравниваются по центру.

3.13. Реквизит «Отметка о наличии приложений».

Реквизит оформляется в сопроводительных письмах, приказах и др. документах.

Отметка о наличии приложений в сопроводительных письмах печатается от левой границы текстового поля через 2 межстрочных интервала ниже текста документа.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

При наличии в приложении одного документа, его наименование пишут с заглавной буквы, например:

Приложение: Протокол экспертно-проверочной комиссии от 28.09.2011 № 3

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.

Если приложение не ноазвано, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение об экспертной комиссии (ЭК) министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области на 5 л. в     1 экз.

2. Приказ «Об утверждении состава экспертной комиссии (ЭК) министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области» на 1 л. в  1 экз.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение:

Письмо Минфина России от 10.07.2009 № 19-70/24-2 и приложения к нему, всего на 10 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложением к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение:

справка о финансовой задолженности управления, для служебного пользования, рег. № 51, на 3 л. в 1 экз.

В приложении к правовому акту на первом его листе в правом верхнем углу прописными буквами пишут ПРИЛОЖЕНИЕ №. Ниже – наименование вида правового акта, на следующей строке – дата и регистрационный номер правового акта. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к приказу министерства

финансов и налоговой политики

Новосибирской области

от 03.10.2011 № 147

Текст приложения заканчивается чертой, расположенной по центру на расстоянии двух межстрочных интервалов от текста приложения. Длина черты 2-3 см.

Образец оформления самостоятельных правовых актов положения (правил, инструкций), как приложения к документу приведен в приложении № 4 к настоящей инструкции.

3.14. Реквизит «Подпись должностного лица».

Обязательный реквизит документа, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу.

В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия), например:

Министр

Подпись

И.О. Фамилия

Инициалы имени и отчества указываются перед фамилией и отделяются от фамилии пробелом.

Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа отсутствует, документ подписывает заместитель, имеющий право подписи в соответствии с распределением обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Документ может быть подписан временно исполняющим обязанности (исполняющим обязанности должностного лица), при этом перед наименованием должности указывается:

И.о. министра

Подпись

И.О. Фамилия

Реквизит «Подпись должностного лица» печатается через три межстрочных интервала ниже текста (или приложения). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля.

В наименовании должности может быть указана должность, занимаемая в координационном или совещательном органе.

При подписании документов несколькими руководителями, равными по должности, но представляющими разные структурные подразделения Министерства, их подписи располагают на одном уровне, например:

Начальник

отдела межбюджетной политики и

аналитической работы

Начальник

отдела организации межбюджетных

отношений

Подпись

Л.К. Лузина

Подпись

И.И. Видяева

Дата

Дата

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии

Подпись

И.О. Фамилия

Члены комиссии

(в алфавитном порядке начальных букв фамилий)

Подпись

И.О. Фамилия

Подпись

И.О. Фамилия

Подпись

И.О. Фамилия

Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

3.15. Реквизит «Виза».

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностными лицами и специалистами Министерства. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности визирующего проект документа, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, например:

Начальник отдела

по управлению государственным долгом                Подпись                А.А. Кошкина

25.09.2011

Отказываться от визирования не допускается. Замечания излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При наличии особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием. Дополнения, особые мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю, например:

Имеются дополнения (с учетом замечаний)

Начальник отдела

правовой и кадровой работы                  Подпись                                   И.О. Фамилия

09.01.2013

(Приказ министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области от 16.01.2013 № 4 - НПА)

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа одного экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на вторых экземплярах, остающихся в деле.

(Приказ министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области от 16.01.2013 № 4 - НПА)

При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.

Абзац утратил силу. (Приказ министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области от 16.01.2013 № 4 - НПА)

Допускается полистное визирование документа и его предложений.

3.16. Реквизит «Гриф согласования».

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются (внешнее согласование), оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись должностного лица» ближе к нижнему полю документа и центрируются относительно самой длинной строки.

Реквизит включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, которое печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия; ниже указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации); личную подпись; расшифровку подписи, которая печатается через 1 межстрочный интервал ниже наименования должности. Дата согласования располагается под расшифровкой подписи.

При согласовании документа приказом реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования утверждающего документа в именительном падеже, номера и даты документа, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Губернатора Новосибирской области, Председателя Правительства

Новосибирской области

                Подпись               В.А. Гергерт

Дата

СОГЛАСОВАНО

Письмо Губернатора Новосибирской области от 31.08.2009 № Т/145

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких должностных лиц, согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. В этом случае на документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается запись «Лист согласования прилагается».

3.17. Реквизит «Гриф утверждения».

Реквизит, придающий документу юридическую силу, располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

При утверждении документа должностным лицом, реквизит состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕНО), которое печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия. Ниже с прописной буквы печатается полное наименование должности руководителя, через 1 межстрочный интервал ниже располагается подпись должностного лица и расшифровка подписи, которая ограничивается правым полем реквизита и даты утверждения, расположенной под подписью должностного лица. При утверждении документа несколькими должностными лицами реквизиты располагают на одном уровне. Реквизит центрируется относительно слова УТВЕРЖДАЮ и оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Министр социального развития

УТВЕРЖДАЮ

Министр экономического развития

Подпись

С.И. Пыхтин

Подпись

Л.В. Горнин

Дата

Дата

При утверждении документа приказом реквизит состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, номера и даты документа, например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом министерства

финансов и налоговой политики

Новосибирской области

от 29.06.2011 № 151-КВ

3.18. Реквизит «Оттиск печати».

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица и проставляется на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Оттиск печати не должен захватывать личную подпись должностного лица, но допустимо, чтобы печать захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать проставляется на специально отведенном месте, которое обозначается буквами МП.

3.19. Реквизит «Отметка о заверении копии».

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) реквизит оформляется на свободном месте под текстом ниже реквизита «Подпись должностного лица» и включает  слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при предоставлении копии документа в другие организации или выдаче ее на руки).

Например:

Верно

Консультант

Подпись

И.О. Фамилия

Дата                                            МП

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): Всего в копии _____ л.

Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

Право заверения копий личных документов (трудовых книжек, документов об образовании и т.д.) предоставляется Министру, а также уполномоченным сотрудникам отдела правового и кадрового обеспечения. Реквизит «Отметка о заверении копии» в этом случае включает в себя все перечисленные пункты для свидетельствования документов.

3.20. Реквизит «Отметка об исполнителе».

Реквизит включает инициалы (имя, отчество), фамилию исполнителя и номер его телефона. Он располагается в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне  последнего листа документа от левой границы текстового поля шрифтом № 10, например:

И.О. Фамилия

(383) 223 36 88

В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра и включает в себя указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, номер телефона и дату печатания документа.

3.21. Реквизит «Указание по исполнению документа (Резолюция)».

Реквизит оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) на свободном от тексте месте и включает следующие элементы: фамилию (фамилии), инициалы исполнителя (ей), содержание поручения (при необходимости), срок его исполнения, подпись руководителя и дату. В случае, если реквизит оформляется на бланке должностного лица, то указывается дополнительно регистрационный номер документа. Если резолюция оформляется на отдельном листе, указывается ссылка на регистрационный номер документа, к которому резолюция относится.

При наличии нескольких исполнителей, ответственным за исполнение является лицо, указанное первым. Ему предоставлено право созыва соисполнителей и координации их работы. Образцы оформления реквизита «Указание по исполнению документа (резолюция)» приведены ниже:

Дуплякину К.Р.

Прошу подготовить проект

приказа к 23.10.2011

Подпись

Дата

Евсейкиной И.А.

Прошу подготовить проект приказа к 23.10.2011

на № 47/428

Подпись

Дата

3.22. Утратил силу.

(Приказ министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области 05.09.2016 № 55-НПА)

3.23. Реквизит «Отметка об исполнении документа».

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «В дело», указания индекса дела, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты и располагается в левой нижней части исполненного документа.

При наличии документа, свидетельствующего об исполнении указания (правовой акт, служебное письмо), указывается его №, дата и оформляется отметка «В дело», подпись и дата, а при его отсутствии приводятся краткие сведения об его исполнении, например:

Утверждено приказом от 21.04.2011 № 54-КВ

В дело № 02.1-02-02

Фамилия

Дата

Проведено совещание 28.03.2011

В дело № 02.1-31

Фамилия

Дата

3.24. Реквизит «Отметка о поступлении документа».

Реквизит помещается в правом нижнем углу первого листа документа путем проставления специального штампа.

Элементами реквизита являются: наименование организации, порядковый номер, который дополняется индексом структурного подразделения, и дата поступления документа (при необходимости – часы и минуты), например:

Министерство финансов и налоговой политики

Новосибирской области

Вх. № _________________

____._____.20___ г.

3.25. Реквизит «Отметка о конфиденциальности»

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или иному виду конфиденциальной информации в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (с изменениями от 23.09.2005), и имеет вид «Для служебного пользования».

Отметка проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра. Регистрационный номер документа в этом случае дополняется указанием аббревиатуры «ДСП»

IV. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ МИНИСТЕРСТВА И ПОРЯДОК ИХ ОФОРМЛЕНИЯ

4.1. В деятельности Министерства создается комплекс организационно распорядительных документов:

приказы;

положения, правила, инструкции, регламенты;

протоколы заседаний;

акты, аналитические справки, деловая переписка, планы, программы, отчеты и другие.

4.2. Проекты приказов готовятся и вносятся на основании поручений Министра или его заместителей.

В Министерстве существуют следующие виды приказов:

- приказы, являющиеся нормативными правовыми актами (см. раздел VI настоящей Инструкции);

- приказы по основной деятельности;

- приказы по кадровым вопросам;

- приказы по отпускам и командировкам;

- приказы по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, применении дисциплинарного взыскания и др.);

- приказы по проведению контрольным подразделением проверок.

- приказы по мобилизационной работе;

- учебные приказы по мобилизационной работе.

(в ред. приказа министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области от 01.08.2019 № 46-НПА, от 20.12.2019 № 78-НПА)

Не допускается совмещение видов приказов.

Приказы, за исключением приказов на отпуск и командирование, выполняются в двух экземплярах, на одном из которых ставится штамп «ПРОЕКТ». Визы согласования проставляются на оборотной стороне экземпляра приказа со штампом «ПРОЕКТ». На листе согласования в левом нижнем углу указывается фамилия исполнителя приказа, дата подготовки проекта, ставится личная подпись.

(Приказ министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области от 16.01.2013 № 4 - НПА)

Приказы на отпуск и командирование согласованию не подлежат.

И.О. Фамилия 17.10.2016 9:14

На листе согласования проекта приказа обязательно указываются:

реквизиты документа, на основании которого издан регистрируемый приказ, либо ссылается документ (вид основного документа, дата, номер);

тематика приказа.

Проекты приказов по основной деятельности согласовываются исполнителем приказа со следующими должностными лицами:

1) заместителем Министра, курирующим структурное подразделение, ответственное за оформление и согласование приказа, и начальником структурного подразделения;

2) заместителями Министра, начальниками структурных подразделений, руководителями подведомственных организаций, если приказы касаются их деятельности или предписывают выполнение ими конкретных поручений;

3) начальником (заместителем начальника) отдела правового и кадрового обеспечения.

Отдел правовой и кадровой работы разрабатывает и оформляет приказы по кадровым вопросам, личному составу, отпускам и командировкам гражданских служащих и работников на основании служебных (докладных) записок заместителей Министра, начальников структурных подразделений, согласованных с Министром.

(Приказ министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области от 16.01.2013 № 4 - НПА)

Проекты приказов по кадровым вопросам согласовываются со следующими должностными лицами:

1) заместителями Министра и начальниками структурных подразделений, если приказы касаются их деятельности или предписывают выполнение ими конкретных поручений;

2) начальником управления учёта и отчётности, – проекты приказов, связанных с использованием денежных средств; (Приказ министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области от 16.01.2013 № 4 - НПА)

3) начальником (заместителем начальника) отдела правового и кадрового обеспечения.

Проекты приказов по личному составу согласовываются со следующими должностными лицами:

1) заместителем Министра, курирующим соответствующее структурное подразделение;

2) начальником управления учёта и отчётности,; (Приказ министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области от 16.01.2013 № 4 - НПА)

3) начальником (заместителем начальника) отдела правового и кадрового обеспечения.

Проекты приказов по проведению контрольным подразделением проверок согласовываются со следующими должностными лицами:

1) заместителем министра, курирующим контрольное подразделение;

2) начальником контрольного подразделения;

3) начальниками структурных подразделений, если приказы касаются деятельности возглавляемых ими структурных подразделений;

4) заместителем министра, курирующим соответствующее структурное подразделение;

5) начальником правового управления.

(абз. с 33 по 38 ред. приказа министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области от 01.08.2019 № 46-НПА)

Согласование проектов приказов осуществляется в срок до 3 дней и оформляется визой заместителя министра, начальника структурного подразделения.

При внесении в проект приказа существенных правок и изменений, проект подлежит переоформлению и повторному согласованию.

Для рассмотрения неурегулированных разногласий по проекту приказа, учета мнений заинтересованных сторон и достижения компромисса, структурное подразделение, ответственное за согласование, проводит совещание, решение которого оформляется протоколом, прилагаемым вместе с неучтенными замечаниями к проекту приказа при его представлении на подпись Министру (лицу, исполняющему его обязанности), который принимает окончательное решение по урегулированию разногласий, подписывает приказ или возвращает проект для доработки в структурное подразделение, которым он подготовлен.

В процессе согласования структурные подразделения Министерства, ответственные за его проведение, осуществляют доработку проектов приказов.

Проекты приказов по мобилизационной работе и учебные приказы по мобилизационной работе согласовываются со следующими должностными лицами:

1) заместителем министра, курирующим вопросы мобилизационной работы Министерства;

2) заместителями министра в следующих случаях:

- если приказы предписывают выполнение ими конкретных поручений;

- если приказы касаются деятельности курируемых ими структурных подразделений;

- если приказы привлекают к мобилизационной работе или мобилизационным учениям сотрудников, курируемых ими структурных подразделений;

3) начальниками структурных подразделений в следующих случаях:

- если приказы предписывают выполнение ими конкретных поручений;

- если приказы касаются деятельности возглавляемых ими структурных подразделении;

- если приказы привлекают к мобилизационной работе или мобилизационным учениям сотрудников, возглавляемых ими структурных подразделений;

4) начальником правового управления.

(абзацы введены приказом министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области от 20.12.2019 № 78-НПА)

Проекты приказов  печатаются на бланках приказа установленной формы и представляются на подпись Министру. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы по основной деятельности и по проведению контрольным подразделением проверок регистрируются канцелярией по порядку номеров в пределах календарного года. Исполнитель передает подписанный приказ на бумажном носителе в канцелярию и размещает в электронном виде в формате текстового документа в сетевой папке «Приказы» (папка «Исходящие»).

(в ред. приказа министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области от 01.08.2019 № 46-НПА)

Приказы по кадровым вопросам, отпускам и командировкам, личному составу регистрируются отделом правового и кадрового обеспечения.

Копии приказов, являющихся нормативными правовыми актами, а также по основной деятельности и по проведению контрольным подразделением проверок министерства заверяются канцелярией. Сотрудник канцелярии изготавливает копии приказов в количестве, указанном в листе рассылки. Копии изготавливаются путем выведения на печать электронной версии приказа и проставления печати «Для документов» на месте собственноручной подписи министра (исполняющего обязанности министра).

(в ред. приказа министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области от 01.08.2019 № 46-НПА)

Копии приказов по личному составу, по командированию, отпускам, кадровым вопросам заверяются отделом правового и кадрового обеспечения, для этого проставляется штамп «Копия верна», указывается должность, фамилия, инициалы, ставится роспись гражданского служащего (работника), заверяющего копию, и печать «Кадровая служба министерства финансов и налоговой политики».

(Приказ министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области от 16.01.2013 № 4 - НПА)

Приказы по мобилизационной работе и учебные приказы по мобилизационной работе регистрируются консультантом - специалистом по решению задач в сфере мобилизационной подготовки Министерства и хранятся в специально отведенном месте в занимаемом им служебном помещении.

(абзац введен приказом министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области от 20.12.2019 № 78-НПА)

Приказ имеет следующие обязательные реквизиты:

герб Новосибирской области;

наименование министерства;

вид документа;

дата и регистрационный номер документа;

наименование документа (заголовок к тексту);

подпись должностного лица;

визы;

отметка об исполнителе;

отметка о наличии приложений (при их наличии).

Дата приказа оформляется словесно-цифровым способом:

25 апреля 2011 года

Номер состоит из знака №, порядкового номера с добавлением букв:

№ ____-НПА – приказы Министерства, являющиеся нормативно-правовыми актами;

№ ____-ЛС – приказы по личному составу;

№ ____-КМ – приказы по командированию;

№ ____-О – приказы по отпускам;

№ ____-КВ – приказы по кадровым вопросам;

№ ____-ОК – приказы по проведению контрольным подразделением проверок.

№ ____- MP - приказы по мобилизационной работе;

№ ____- УЧ - учебные приказы по мобилизационной работе.».

(абзацы введены приказом министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области от 20.12.2019 № 78-НПА)

(в ред. приказа министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области от 01.08.2019 № 46-НПА)

Приказы по основной деятельности нумеруются без добавления букв.

Заголовок к приказу печатается полужирным шрифтом, располагается через 1-2 межстрочных интервала от реквизита «Дата и регистрационный номер документа» и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа В заголовке приказа о внесении изменений указывается только дата и регистрационный номер документа, в который вносится изменение. Наименование изменяемого документа указывается в тексте приказа.

(Приказ министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области от 16.01.2013 № 4 - НПА)

Текст отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через одинарный межстрочный интервал. Текст печатается с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагается цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое печатается в разрядку прописными буквами, например:

«В целях совершенствования документационного обеспечения и организации работы с документами в министерстве финансов и налоговой политики Новосибирской области и в соответствии с постановлением Правительства Новосибирской области от 01.11.2010 № 345 «Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области»

П Р И К А З Ы В А Ю:»

В констатирующей части приказа, издаваемого на основании другого документа, указывается его наименование в родительном падеже, дата, номер и заголовок.

Распорядительная часть содержит поручения с указанием исполнителя и сроков исполнения и может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль над исполнением приказа.

Если приказ отменяет ранее изданный документ, то один из пунктов текста должен начинаться словами «Признать утратившим силу...» (ссылка на отменяемый документ с указанием его даты, номера и заголовка). (Приказ министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области от 16.01.2013 № 4 - НПА)

Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится распорядительный документ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Ознакомление с приказом всех заинтересованных лиц осуществляет исполнитель приказа.

Приказы подписывает Министр, а в его отсутствие (командировка, болезнь, отпуск и т.д.) – его заместитель, исполняющий обязанности Министра.

Образец приказа Министерства приведен в приложении № 1 к настоящей Инструкции.

Образец листа ознакомления приведен в приложении № 19 к настоящей Инструкции.

При оформлении кадровых приказов о приеме, увольнении и  прочих видов приказов могут применяться унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

4.3. Протокол заседания (совещания) – документ, фиксирующий ход рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях (совещаниях) коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов.

При оформлении протокола реквизиты располагаются следующим образом:

1) наименование министерства;

2) место проведения совещания (г. Новосибирск, г. Бердск);

3) дата протокола;

4) номер протокола.

Образец оформления протокола приведен в приложении № 2 к настоящей Инструкции.

Реквизит «Наименование министерства» печатается от границы верхнего поля и выравнивается по центру. Слово ПРОТОКОЛ печатается через один межстрочный интервал от наименования Министерства прописными буквами и выравнивается по центру. На следующей строке строчными буквами печатается вид заседания и наименование коллегиального органа в родительном падеже, слова выравниваются по центру и выделяются полужирным шрифтом. Ниже через один межстрочный интервал шрифтом № 12 печатается место проведения совещания, реквизит выравнивается по центру. Дата оформляется словесно-цифровым способом, отделяется от предыдущего реквизита одним межстрочным интервалом и печатается от левой границы поля документа. Номер протокола располагают на одной строке с датой от границы правого поля документа. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года, записываются арабскими цифрами и выравниваются по правому краю документа.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются слова: Председатель и Секретарь, которые оформляются от левой границы текстового поля полужирным шрифтом, печатаются с прописной буквы и располагаются через 1 межстрочный интервал от даты документа.

Присутствовали (подчеркивается): список присутствовавших в алфавитном порядке с указанием наименований должностей или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек, при этом наименования должностей можно указывать обобщенно, например:

Начальники структурных подразделений МФ и НП НСО

Асауленко Н.А., Дуплякин К.Р., Евсейкина И.А., Лузина Л.К.

После слов «Председатель», «Секретарь» ставится тире, после слова «Присутствовали» – двоеточие.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля. Вводная часть протокола отделяется от основной части сплошной чертой.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня и отделяется от вводной 1 межстрочным интервалом. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ

Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ пишутся прописными буквами, каждое – от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер вопроса повестки дня, а также может указываться наименование обсуждаемого вопроса.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола, оформляется в виде текста. Текст доклада может прилагаться к протоколу, в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Решение в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Принятые решения до заинтересованных лиц обычно доводятся в виде выписок из протокола или решений.

Выписка из протокола – это точная копия части протокола, в которой воспроизводится вводная часть согласно настоящей Инструкции, далее указывается пункт, из которого делается выписка. Нумерация пунктов не меняется (если пункт был вторым, то он останется вторым и в выписке). Из основной части полностью переносится текст необходимого пункта. Реквизит «Подпись» оформляется без указания личных подписей. Для придания юридической силы выписке оформляется реквизит «Отметка о заверении копии». При направлении выписки в сторонние организации подпись заверяется оттиском печати.

Образец оформления выписки из протокола приведен в приложении № 3 к настоящей Инструкции.

4.4. Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, утверждение которых оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами, пункты и подпункты также нумеруются арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой.

Образец оформления положения приведен в приложении № 4 к настоящей Инструкции.

4.5.  В зависимости от способов передачи деловой информации (по каналам почтовой связи или посредством электросвязи) в Министерстве применяются: деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение).

Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый Министерством, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.

Телеграмма – документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.

Телекс (телетайпограмма) – телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.

Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

Электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.

Первая страница письма, как правило, оформляется на установленных в настоящей Инструкции бланках письма, остальные – на листах бумаги формата А4.

В письмах указывается точное наименование адресата, который оформляется в соответствии с пунктом 3.10 настоящей Инструкции.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим…, направляем) или от третьего лица единственного числа (министерство финансов и налоговой политики Новосибирской области считает…, комиссия рассмотрела…).

Текст письма может начинаться с обращения, которое выравнивается по центру и заканчивается восклицательным знаком.

Письмо, как правило, составляется по схеме: вступление, основная часть, заключение.

Вступительная часть содержит ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта.

В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Текст письма, как правило, не превышает одной страницы.

Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний.

Письмо может содержать только одну заключительную часть.

В письме-просьбе приводятся убедительные доказательства, прилагаются расчеты, сметы и другие подтверждающие основания и обычно, выражаются словами: прошу, просим:

Просим оказать содействие…;

Просим выслать в наш адрес…;

Просим принять участие…;

Прошу довести до сведения…;

Прошу ликвидировать задолженность…;

Прошу принять меры….

В письме-приглашении указываются условия участия, место и время проведения мероприятий и начинаются со слов:

Приглашаю…;

Приглашаем…;

Правительство Новосибирской области приглашает…;

Позвольте пригласить…;

Прошу направить представителя…

Абзац утратил силу. (Приказ министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области от 16.01.2013 № 4 - НПА)

Гарантийные письмах обычно содержат платежные реквизиты и составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и могут начинаться со слов:

(Приказ министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области от 16.01.2013 № 4 - НПА)

Министерство гарантирует;

гарантируем;

просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии);

оплату гарантируем;

возврат гарантируем…

В гарантийном письме, подпись заверяется печатью.

Письмо-ответ обычно начинается с повторения просьбы. Далее излагаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируются причины отказа (если это письмо-отказ) и констатируется сам отказ.

Тексты ответных писем должны соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям руководителей.

Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов. Текст письма состоит из двух частей: сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведениях (приложения) и обычно начинаются со слов:

Направляю информацию…;

Возвращаем справочные материалы…;

Возвращаем подписанный с нашей стороны договор…

Образец оформления сопроводительного письма приведен в приложении   № 5 к настоящей Инструкции.

Отметка о наличии приложений, подпись должностного лица оформляются, в соответствии с пунктами 3.13, 3.14 настоящей Инструкции

Перед реквизитом «подпись должностного лица» может располагаться формула вежливости:

С уважением,…С наилучшими пожеланиями,….  и другие.

Формула вежливости печатается с абзаца и отделяется от должности запятой, например:

С уважением,

Министр

          Подпись

   И.О. Фамилия

После подписания письмо регистрируется в СЭДД.

Датой письма является дата его подписания.

При направлении писем зарубежным адресатам текст письма начинается, как правило, с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Отметка об исполнителе на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляется и указывается на копии письма, остающегося в деле. Международные письма оформляются согласно разделу XIV Инструкции по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области.

4.6. Акт – документ, составленный уполномоченными лицами, подтверждающий установленный факт (событие, действие, состояние).

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты, но и содержат выводы и предложения (акты проверок, обследований, ревизий).

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей).

Требования к отдельным видам актов определяются нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Наименование документа обычно начинается со слов: «О проведении проверки…», «О состоянии…».

Через два межстрочных интервала оформляется реквизит текст.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть начинается словом Основание, которое печатается с абзаца, ставится двоеточие и указывается распорядительный документ в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.

С новой строки от границ левого текстового поля пишутся слова: «Составлен комиссией» и перечисляются лица, участвующие в составлении акта. При перечислении лиц указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность, и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Если акт составлялся в присутствии проверяемых или других лиц, то пишется «Присутствовали» и перечисляются должности и фамилии.

Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются сущность, характер, сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, оформлено в виде таблиц. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Запись: «Составлен в ____ экз.» оформляется через два межстрочных интервала.

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акт подписывают председатель и члены комиссии. При подписании должности не указываются.

С актами обследований и ревизий должны быть ознакомлены должностные лица, деятельность которых отражена в актах. Некоторые акты утверждаются Министром.

Образец оформления акта приведен в приложении № 6 к настоящей Инструкции.

4.7. Заключение – документ, содержащий мнение, выводы комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключение оформляется на общем бланке или стандартных листах бумаги при продольном расположении реквизитов.

Через 1 межстрочный интервал ниже реквизита «Наименование министерства» указывается наименование документа или вопроса, на который оно подготовлено. Заголовок выделяется полужирным шрифтом № 14.

Текст заключения состоит из двух частей. В первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается «По проекту ... замечаний нет».

Заключение может содержать только одну заключительную часть.

После подписания заключения регистрируются в подразделениях, их подготовивших. При регистрации заключения проставляется входящий номер зарегистрированного в СЭДД (учтенного в подразделениях) поступившего на экспертизу проекта документа.

(Приказ министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области от 16.01.2013 № 4 - НПА)

4.8. Записки – документы справочно-информационного характера, которые используются для информационного обмена между должностными лицами и структурными подразделениями Министерства.

Различают следующие виды записок:

докладная записка;

служебная записка;

пояснительная записка;

объяснительная записка;

аналитическая записка

Докладная записка – внутренний документ, адресованный руководителю высшего ранга по отношению к составителю записки. Докладная записка информирует адресата о сложившейся ситуации, явлении, факте и служит основанием для принятия им решений.

Образец оформления докладной записки приведен в приложении № 7, к настоящей Инструкции.

Служебная записка – документ, предназначенный для письменного сообщения между собой лиц, находящихся на одном должностном уровне (руководители структурных подразделений, начальники отделов), и содержащий предложения, оценку каких-либо управленческих действий или информацию о них, фиксирующий факт передачи материальных ценностей.

Пояснительная записка – записка, поясняющая содержание отдельных положений документа (проекта закона области, правового акта, программы, плана, отчета).

Объяснительная записка – записка, объясняющая  причины какого-либо факта, поступка, невыполнения должностных обязанностей.

Аналитическая записка – документ, в котором дается краткий анализ существа проблемы и тенденции ее развития, излагаются выводы, даются рекомендации.

Записки оформляются на общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: наименование министерства, вид документа, дата документа, регистрационный номер документа, адресат, наименование документа (заголовок к тексту), текст документа, отметка о наличии приложений (при наличии), виза, подпись должностного лица, отметка об исполнителе.

Текст записки состоит из двух частей: в первой, констатирующей, излагаются причины, факты, события, описывается ситуация; во второй – излагаются выводы, предложения, просьбы.

4.9. Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление поручений, предметов, лиц, объектов, работ, мероприятий.

Перечень оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: гриф утверждения, вид документа, наименование документа (заголовок к тексту), текст документа, виза, подпись должностного лица, отметка об исполнителе и выделяются полужирным шрифтом.

В тексте формулируются поручения, сроки их исполнения, ответственные исполнители, ставится реквизит «Подпись должностного лица», составляющими их и направляются исполнителям по СЭДД.

4.10. Решение координационного или совещательного органа оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты: наименование координационного, совещательного органа, вид документа, вид заседания, дата документа, регистрационный номер документа, место проведения совещания, текст документа, подпись, оттиск печати.

Номера решений, принятых на заседаниях (совещаниях) состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса, которые проставляются через дробь.

4.11. Справка – документ информационно-справочного характера, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

Справки могут быть оформлены на общем бланке или на бланке письма Министерства.

Текст справки, подтверждающей юридический факт, начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте справки не должно быть архаических оборотов – «настоящая справка», «действительно работает». В конце справки может быть указано название учреждения, куда она представляется. В таком случае не оформляется реквизит «Адресат».

Образцы оформления внутренней и внешней справки приведены в приложениях №№ 8, 9 к настоящей Инструкции.

4.12. Телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

При оформлении телефонограммы сообщаются такие реквизиты как: вид документа, адресат, текст документа, регистрационный номер документа, дата документа, подпись должностного лица, должность, фамилия, номер телефона исполнителя, передавшего телефонограмму, должность, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму, время передачи (приема) телефонограммы.

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются Министром. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Принятые телефонограммы передаются Министру (адресату), после их рассмотрения направляются, при необходимости, исполнителю.

4.13. Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), передаваемого по каналам факсимильной связи.

Факсограммами передаются, как правило, служебные письма, приглашения и информационные сообщения.

4.14. Электронное письмо (сообщение) – документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.

Электронное сообщение состоит из адреса электронной почты, заголовка, содержащего служебную информацию, текста, подписи, регистрационного номера документа и даты документа.

К документам, отправляемым по электронной почте, предъявляются следующие требования: документы готовятся либо с помощью текстового редактора Word или табличного редактора Excel либо в формате PDF и не должны содержать графических изображений.

На электронном документе, направляемом по электронной почте, проставляется идентификатор (колонтитул) электронной копии документа, который располагается в левом нижнему углу каждой страницы документа и содержащий наименование файла на машинном носителе, дату и регистрационный номер документа.

V. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ЗАКОНОПРОЕКТОВ, ПРОЕКТОВ ПРАВОВЫХ АКТОВ ГУБЕРНАТОРА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ И ПРАВИТЕЛЬСТВА НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

Подготовка законопроектов и проектов правовых актов Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области производится в соответствии с Законом Новосибирской области от 25 декабря 2006 года № 80-ОЗ «О нормативных правовых актах Новосибирской области» и разделами IV-IX Инструкции по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, утвержденной постановлением Губернатора Новосибирской области от 01.11.2010 № 345.

VI. ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С НОРМАТИВНЫМИ ПРАВОВЫМИ АКТАМИ МИНИСТЕРСТВА, ПРАВОВАЯ И АНТИКОРРУПЦИОННАЯ ЭКСПЕРТИЗА

6.1. Нормативные правовые акты Министерства оформляются в виде приказов.

Начальник структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта приказа, являющегося нормативным правовым актом, с момента начала его разработки проставляет штамп «ПРОЕКТ НОРМАТИВНОГО ПРАВОВОГО АКТА» на проекте документа.

В случае возникновения спорных ситуаций, принадлежность проекта приказа к нормативным правовым актам определяется отделом правового и кадрового обеспечения.

Проекты приказов, являющихся нормативными правовыми актами (далее – НПА), согласовываются в следующей последовательности:

1) с начальником структурного подразделения, ответственным за подготовку проекта НПА;

2) с начальниками структурных подразделений, руководителем подведомственной организации, которым в проекте НПА, предусматриваются поручения или совместная деятельность;

3) с заместителями Министра, курирующими соответствующие направления деятельности;

4) с отделом правового и кадрового обеспечения (после проведения правовой и антикоррупционной экспертизы).

При наличии замечаний и (или) предложений, проект НПА визируется с замечаниями (предложениями), которые прилагаются к указанному проекту.

Начальник структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта НПА, обеспечивает обобщение поступивших замечаний и предложений и вносит соответствующие изменения в проект.

6.2. В целях обеспечения соответствия нормативных правовых актов Министерства Конституции Российской Федерации, федеральному законодательству, законодательству Новосибирской области, а также правильности применения в принимаемых нормативных правовых актах норм материального права и соблюдения правил юридической техники проекты нормативных правовых актов Министерства должны проходить правовую экспертизу.

Правовая и антикоррупционная экспертиза проектов НПА проводится отделом правового и кадрового обеспечения после доработки проекта документа с учетом поступивших замечаний и предложений, а также после согласования указанного проекта приказа с заместителями Министра, курирующими соответствующие направления деятельности.

К проекту нормативного правового акта, представленному для проведения правовой экспертизы, прилагаются:

– перечень правовых актов и других документов, послуживших основанием для подготовки проекта;

– перечень нормативных правовых актов, подлежащих изменению, дополнению, признанию утратившими силу в связи с принятием вносимого проекта;

– пояснительная записка, содержащая необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений.

При проведении правовой экспертизы проект нормативного правового акта подлежит оценке с точки зрения:

– соответствия Конституции Российской Федерации, федеральному законодательству, законодательству Новосибирской области;

– соответствия содержания и вида акта компетенции Министерства;

– отсутствия внутренних противоречий, взаимоисключающих положений;

– наличия норм, позволяющих определить порядок реализации проекта;

– необходимости изменения или отмены положений действующих нормативных правовых актов в случаях противоречия представленному проекту;

– соблюдения правил юридической техники.

Содержание проекта при проведении правовой экспертизы может подвергаться корректировке правового и редакционного характера.

По результатам правовой экспертизы проекта нормативного правового акта в его текст вносятся замечания, готовятся предложения по его доработке или составляется экспертное заключение, которое подписывается сотрудником, проводившим правовую экспертизу. При отсутствии замечаний по проекту нормативного правового акта сотрудник, проводивший правовую экспертизу, визирует проект.

При наличии замечаний, предложений или экспертного заключения по результатам правовой экспертизы проект нормативного правового акта вместе с замечаниями, предложениями или экспертным заключением направляется сотруднику, подготовившему проект нормативного правового акта, для обязательного рассмотрения, доработки акта, и представления его на повторную правовую экспертизу.

Повторная правовая экспертиза проекта нормативного правового акта проводится в порядке, аналогичном проведению первичной правовой экспертизы.

Возникшие в процессе правовой экспертизы проекта нормативного правового акта разногласия рассматриваются сотрудником, проводившим правовую экспертизу, и сотрудником, подготовившим проект.

При наличии разногласий, не урегулированных в установленном порядке, эти замечания прилагаются к проекту нормативного правового акта.

Антикоррупционная экспертиза проекта НПА осуществляется в соответствии с Положением о порядке проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов в министерстве финансов и налоговой политики Новосибирской области, утвержденным приказом от 26.11.2010 № 132-НПА. Проект  НПА передается в отдел правовой и кадровой работы на бумажном носителе.

(Приказ министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области от 16.01.2013 № 4 - НПА)

Правовая и антикоррупционная экспертиза проекта НПА проводится одновременно, в семидневный срок со дня получения проекта.

По решению Министра срок проведения правовой и антикоррупционной экспертизы наиболее объемных и сложных проектов может быть продлен, но не должен превышать 30 дней со дня поступления проекта акта на экспертизу.

Проект НПА, получивший положительное заключение правовой и антикоррупционной экспертизы, направляется разработчиком на подпись Министру.

Перед подачей на подпись проекта НПА Министру разработчик проверяет:

– комплектность нормативного правового акта (текст и приложения к нему);

– наличие необходимых виз согласования;

– комплектность сопроводительных документов (пояснительная записка, письма, справки, заявления, ходатайства и другие поясняющие документы, копии ранее принятых нормативных правовых актов, в которые вносятся изменения данным актом);

– соответствие оформления проекта нормативного правового акта требованиям настоящей Инструкции.

Проект НПА, получивший отрицательное заключение правовой и антикоррупционной экспертизы, направляется отделом правового и кадрового обеспечения на доработку в структурное подразделение, ответственное за подготовку проекта НПА.

Проект НПА не подписанный Министром, направляется на доработку в структурное подразделение, ответственное за подготовку проекта нормативного правового акта.

Если в результате согласования, правовой и антикоррупционной экспертизы, а также замечаний Министра в проект приказа вносятся существенные изменения, то он подлежит переоформлению, с учетом замечаний, и повторному согласованию.

6.3. Нормативные правовые акты Министерства нумеруются отдельно от остальных приказов.

Разработчик передает подписанный приказ на бумажном носителе в канцелярию, и направляет электронную версию НПА на адрес электронной почты: npa@mfnso.ru . Работник канцелярии  регистрирует приказ в разделе «Организационно-распорядительные документы» («ОРД») системы электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области и направляет его копии на бумажном носителе и в электронном виде по электронной почте в:

администрацию Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области (e-mail: kumv@obladm.nso.ru);

Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Новосибирской области (e-mail: djs@djsib.atlas-nsk.ru);

Законодательное Собрание Новосибирской области (e-mail: kanc@sovet-nso.ru);

прокуратуру Новосибирской области (e-mail: yonpro-nso@bk.ru).

Направление электронной версии приказа, являющегося нормативным правовым актом, в администрацию Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области канцелярия осуществляет по системе Lotus Notes (ОРД) после его регистрации.

Для опубликования в информационном бюллетене «Сборник нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Новосибирской области» приказы, являющиеся нормативными правовыми актами, в семидневный срок со дня подписания передаются канцелярией в государственно-правовой департамент администрации Губернатора Новосибирской области и Правительство Новосибирской области на бумажном носителе (в канцелярию государственно-правового департамента) и в электронном виде (e-mail: kumv@obladm.nso.ru).

Нормативный правовой акт после регистрации канцелярией размещается на официальном сайте Правительства Новосибирской области http://www.nso.ru.

VII. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ПОСТУПАЮЩИМИ (ВХОДЯЩИМИ) ДОКУМЕНТАМИ

7.1. Работу с поступающими (входящими) документами организует канцелярия, которая производит прием, первоначальную обработку, распределение и регистрацию поступающих документов.

7.2. Доставка документов в Министерство осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная документация в виде писем, почтовых карточек, бандеролей, посылок и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения.

Корреспонденцию, поступившую почтовой связью, сотрудник канцелярии получает в почтовом отделении связи.

Телеграммы и другие документы канцелярия принимает от доставщиков под подпись в расписках, разносных книгах, на копиях документов с проставлением фамилии специалиста, получившего документ, даты и времени приема.

Ежедневно сотрудник канцелярии министерства осуществляет доставку корреспонденции из отдела подготовки документов, делопроизводства и документооборота государственного правового департамента Губернатора Новосибирской области (далее – первая канцелярия).

Факсимильные сообщения регистрируются в канцелярии.

Электронные письма поступают на адрес электронной почты – mfnso@mfnso.ru.

Все документы на имя Министра, в адрес Министерства, независимо от способа доставки должны быть переданы в канцелярию.

7.3. В процессе первоначальной обработки поступающих документов работник канцелярии проверяет правильность доставки и целостность вложения. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

Конверты (бандероли) вскрываются, за исключением тех, на которых проставлен гриф лично. При обнаружении значительных повреждений документа, неполного комплекта документов, отсутствия документов или приложений к ним, составляется акт в двух экземплярах. Первый экземпляр приобщается к поступившему материалу и вместе с документами возвращается отправителю, второй – остается в канцелярии.

Конверты уничтожаются кроме тех случаев, когда только по ним можно установить адрес, фамилию отправителя или дату отправки и получения документа, а также, если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте отсутствует гриф лично.

Электронные сообщения распечатываются на бумажном носителе и регистрируются в установленном порядке.

Первоначальная обработка корреспонденции производится в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.

7.4. Поступившие документы распределяются на регистрируемые, учитываемые и не подлежащие регистрации.

Учитываются следующие документы:

копии документов, в том числе полученные с использованием информационных систем общего пользования: Федеральные законы, правовые акты Правительства Российской Федерации, приказы Министерства финансов Российской Федерации, другие документы Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации; областные законы, нормативные правовые акты, поручения Губернатора Новосибирской области, его помощников и Правительства Новосибирской области;

бухгалтерские документы (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные и т.п.), поступившие без сопроводительного письма;

формы статистической отчетности, поступившие без сопроводительного письма;

справочная информация, присланная для сведения;

письма информационного характера с приглашениями принять участие в семинарах, курсах повышения квалификации;

печатные издания (книги, журналы, бюллетени и т.п.)

К нерегистрируемым документам относятся:

пригласительные билеты, поздравительные открытки и телеграммы;

информация рекламного характера.

Для оперативного рассмотрения по существу вопроса поступившая в министерство корреспонденция распределяется на:

требующую обязательного рассмотрения Министром;

требующие обязательного рассмотрения заместителями Министра;

направляемые непосредственно в структурные подразделения Министерства (справочная информация, отчетные данные).

Распределение поступающей корреспонденции осуществляется канцелярией в соответствии с утвержденным Министром распределением полномочий между заместителями Министра, а также с учетом вопросов, отнесенных к сфере деятельности структурных подразделений Министерства.

Министру обязательно направляются следующие документы:

Федеральные законы, правовые акты Правительства Российской Федерации, приказы Министерства финансов Российской Федерации, другие документы Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации;

областные законы, нормативные правовые акты, поручения и другие документы Губернатора Новосибирской области, его помощников и Правительства Новосибирской области;

запросы депутатов Государственной Думы и сенаторов Российской Федерации, Председателя Законодательного Собрания Новосибирской области, запросы депутатов Законодательного Собрания Новосибирской области;

(в редакции приказа министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области от 26.05.2021 № 42-нпа)

документы, направленные полномочным представителем Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, руководителями федеральных исполнительных органов государственной власти, территориальных органов федерального органа исполнительной власти в Новосибирской области;

протесты, представления и требования прокуратуры;

обращения руководителей органов местного самоуправления НСО;

жалобы на действия сотрудников Министерства.

7.5. Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.

Регистрация документов производится в день поступления или в первый рабочий день, при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.

При регистрации документа оформляется реквизит «Отметка о поступлении документа» в соответствии с п. 3.24. настоящей Инструкции. При поступлении документа в канцелярию после 16 часов текущего дня (в пятницу после 15 часов), проставляется дата следующего дня.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от вида документа, автора и содержания документа.

Поступившие документы регистрируются специалистом канцелярии в подсистеме «Входящие документы» СЭДД.

Регистрация документа осуществляется путем создания регистрационно-контрольной карточки (далее – РКК), в которой заполняются следующие реквизиты:

входящий номер документа;

дата поступления документа;

адресант (полное или сокращенное наименование организации или должности, перенесенные с бланка документа);

адресат (кому направлен документ);

вид документа;

– контроль (в случае наличия сроков исполнении документа);

(Приказ министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области 05.09.2016 № 55-НПА)

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

наименование документа (заголовок к тексту);

фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

количество листов основного документа;

наличие приложений и количество листов приложения.

Состав реквизитов в зависимости от задач использования информации о документе может дополняться другими реквизитами.

После заполнения РКК документа осуществляется преобразование текста (сканирование) документа, поступившего на бумажном носителе, в электронную форму (образ). Сканированию не подлежат прошитые и опечатанные документы, пригласительные билеты, открытки, информация рекламного характера (кроме информационных писем с приглашениями принять участие в семинарах, курсах повышения квалификации и т.п.).

Электронная форма документа прикрепляется к РКК.

Документы, поступившие в канцелярию в электронной форме, распечатываются на бумажный носитель, оформляется реквизит отметка о поступлении документа, электронная форма документа прикрепляется к РКК.

Поступившие факсимильные сообщения учитываются в подсистеме «Входящие» СЭДД.

Сотрудник канцелярии создает РКК, прикрепляет к ней электронную форму документа.

Структура регистрационного номера входящего документа включает порядковый номер, который дополняется делопроизводственным индексом пользователей, включенных в СЭДД (далее – делопроизводственный индекс).

VIII. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ЗАРЕГИСТРИРОВАННЫХ

В СЭДД ДОКУМЕНТОВ И ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ОТПРАВЛЯЕМЫМИ (ИСХОДЯЩИМИ) ДОКУМЕНТАМИ

8.1. Зарегистрированные документы для рассмотрения Министром передаются на бумажном носителе сотрудником канцелярии в день регистрации секретарю Министра с двумя реестрами, один из которых остается у секретаря, а второй с отметкой секретаря возвращается в канцелярию. Расхождения в содержании реестров недопустимы.

Документы, поступившие с пометкой срочно или весьма срочно, передаются немедленно после регистрации. В случае если документ поступил после того, как секретарь сверил и подписал реестры, изменения вносятся в оба реестра и подписываются секретарем.

Документы, не зарегистрированные в канцелярии, Министру не передаются.

Документы, рассмотренные Министром, возвращаются в канцелярию.

8.2. Сотрудник канцелярии вносит в РКК резолюцию министра по исполнению документа и ставит ее на контроль в случае наличия сроков или в соответствии с резолюцией министра. Если контрольная дата министром не установлена, то контрольной датой считается дата по окончании 30 дней после поступления документа в соответствии с Порядком организации работы с документами, поставленными на внутренний контроль в Министерстве.

(Приказ министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области 05.09.2016 № 55-НПА)

СЭДД производит переадресацию документа лицам, указанным в резолюции Министра, и ставит исполнение документа на контроль (в том случае, если документ контрольный), если контрольная дата Министром не установлена, по умолчанию контрольная дата ставится 30 дней с момента поступления документа.

Зарегистрированные документы систематизируются по дате поступления в Министерство, хранятся в канцелярии. Исключение составляют проекты законов, постановлений, распоряжений, иных правовых актов, направленные в министерство для согласования, копии правовых актов, а также документы, адресованные структурным подразделениям Министерства или документы с резолюцией для исполнения в следующих структурных подразделениях:

управление казначейского исполнения бюджета;

управление учета и отчетности, взаимодействия с федеральными министерствами;

отдел правовой и кадровой работы;

отдел контроля в сфере размещения государственного и муниципального заказа).

В случае если структурному подразделению необходим для работы оригинал письма или приложения, руководитель подразделения или ответственный исполнитель обращается в канцелярию и получает оригинал, о чем делается надпись на копии письма с указанием должности, ФИО, количества листов оригинала и собственноручной подписи руководителя структурного подразделения или гражданского служащего.

8.3. В РКК документов, не требующих обязательного рассмотрения Министром, канцелярия министерства создает резолюцию «Для работы» и направляет по СЭДД на имя заместителя министра, ответственного за распределение входящей корреспонденции, о чем на его персональном компьютере появляется уведомление. При получении уведомления заместитель Министра рассматривает поступившую корреспонденцию, вносит резолюцию и направляет документ на исполнение.

Руководители (адресаты), получившие уведомление о поступлении документа, рассматривают документ в день его получения, с помощью СЭДД создают карточку резолюции с указанием следующих реквизитов: автор резолюции, исполнитель, текст резолюции, дата резолюции, срок исполнения. После создания карточки резолюции документ поступает по СЭДД исполнителю этой резолюции.

8.4. Исполнители, получившие уведомление о поступлении документа, рассматривают документ в день его получения. Для получения поступающих документов и резолюций они просматривают базу данных «Уведомления» СЭДД.

Исполнители осуществляют исполнение документа в соответствии с резолюциями руководителя в установленный им срок.

Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель или исполнитель, указанный первым, координирует работу всех исполнителей, имеет право созыва остальных исполнителей.

Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов.

В случае командировки, отпуска, болезни, увольнения исполнителя вышестоящий руководитель должен определить другого исполнителя. Фамилия нового исполнителя заносится в РКК.

8.5. После исполнения поручения исполнитель создает в СЭДД карточку исполнения, в которой записывается результат исполнения поручения.

Документ считается исполненным, если выполнены действия или приняты решения, указанные в резолюции.

8.6. Исполненные документы списываются в дело соответствующим руководителем.

Ответственный исполнитель указывает в РКК номер дела по номенклатуре дел, в которое помещен документ.

8.7. Подготовку отправляемых (исходящих) документов осуществляют исполнители в соответствии с требованиями Инструкции.

Проекты документов готовятся на бланках установленной формы.

К документам, не имеющим адресной формы (протоколы, договоры, решения, иные документы), готовятся сопроводительные письма.

Руководители структурных подразделений проверяют правильность оформления представленных на подпись исходящих документов, их комплектность и возвращают исполнителю документы, оформленные с нарушением требований Инструкции. Документы без замечаний визируются руководителем структурного подразделения путем проставления подписи в штампе согласования с обратной стороны документа.

8.8. Подписанные документы подлежат регистрации.

В канцелярии регистрируются исходящие письма, подписанные Министром, заместителями Министра, а также руководителями структурных подразделений.

(в редакции приказа министерства Финансов и Налоговой политики Новосибирской области от 03.08.2021 № 64-НПА)

Регистрация документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Нумерация документов ведется, как правило, в пределах календарного года.

Регистрационный номер документа и дата документа проставляется в установленных на бланках документа местах.

Регистрационный номер документов состоит из порядкового номера, который может дополняться делопроизводственными индексами, буквенными обозначениями, индексами подразделений, дел по номенклатуре дел.

Регистрация исходящих писем, записок производится в подсистеме «Исходящие документы» СЭДД путем создания РКК.

РКК исходящего документа создается канцелярией. В РКК заполняются необходимые реквизиты (вид документа, заголовок, адресат, инициалы и фамилия руководителя, подписывающего письмо, взаимосвязь с входящим документом), прикрепляется электронная форма письма с приложениями к нему (файл с электронной версией документа размещается исполнителем в сетевой папке «Исходящие»).

Если письмо является ответным на ранее поступивший документ, сотрудник канцелярии создает карточку ответного документа к РКК входящего документа.

Письму-ответу присваивается тот же регистрационный номер, который дополняется номером поступившего ответа.

Письма-ответы на правительственные документы и факсимильные сообщения регистрируются как инициативные письма.

8.9. Отправку документов осуществляет канцелярия не позднее следующего рабочего дня со дня регистрации документа.

Отправка документов осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи.

Исполнитель, подготовивший документ, определяет способ отправки документа.

В случае необходимости отправить корреспонденцию по почте, документ помещается в папку «Письма на почту», к документу прилагается адрес (с индексом) и наименование получателя. При направлении документа более чем в четыре адреса, составляется список на рассылку.

Подготовка документов для отправки почтовой связью производится в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документы, отправляемые почтовой связью, упаковывает сотрудник канцелярии, с указанием адресата на конверте и соблюдением следующих требований:

документы, направляемые в один адрес, упаковываются в один конверт;

в левой нижней части конверта указываются регистрационные номера документов, вложенных в конверт;

почтовый адрес корреспондента пишется на конверте в нижней правой части почтового конверта.

На корреспонденцию, в том числе заказную, сотрудник канцелярии составляет реестры в двух экземплярах, на которые проставляет оттиск печати «Для документов».

Сотрудник канцелярии маркирует адрес Министерства в верхней части конверта на франкировальной машине и передает корреспонденцию в почтовое отделение связи.

При направлении корреспонденции в органы исполнительной власти Новосибирской области, Законодательное Собрание Новосибирской области, полномочному представителю Президента РФ в СФО, документы помещаются в папку «Рассылка по министерствам и департаментам».

Документы для отправки в Управление Федерального казначейства по Новосибирской области, Главное управление министерства внутренних дел России по Новосибирской области, контрольно-счетную палату Новосибирской области, Управление Федеральной налоговой службы по Новосибирской области, департамент финансов и налоговой политики города Новосибирска, управления финансов и налоговой политики Новосибирской области помещаются в соответствующую ячейку в канцелярии министерства.

Отправка документов фельдъегерской связью осуществляется канцелярией.

Документы для отправки фельдъегерской связью представляются в канцелярию неупакованными и передаются лично в руки сотруднику канцелярии. Сотрудник канцелярии формирует отправляемые документы в конверты, составляет реестр в двух экземплярах. На конверты и реестры проставляет оттиск печати «Для пакетов».

Передача документа по факсу и электронной почтой осуществляется ответственным исполнителем документа.

Направляемые факсом и электронной почтой документы должны быть подтверждены подписанным оригиналом документа.

В одном электронном сообщении, как правило, пересылается один документ. Если необходимо переслать несколько документов, они подлежат обязательной упаковке в архивах. Документ объемом более 50 кБайт архивируется. Архивы не должны быть самораскрывающимися. Упаковка архивов запрещается. В архивах не должно быть директорий. Файлы не должны содержать пробелов в названии, при необходимости, их можно заменить на подчеркивание, символы в названии должны быть написаны латинскими буквами и не превышать восьми букв.

Перед отправкой документа по электронной почте необходимо проверить его на наличие вирусов.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

Документы, адресованные органам исполнительной власти Новосибирской области, Губернатору Новосибирской области, Правительству Новосибирской области, передаются сотрудником канцелярии в отдел подготовки документов, делопроизводства и документооборота государственного правового департамента Губернатора Новосибирской области ежедневно в 15 часов.

Передача документов из одного структурного подразделения в другое осуществляется этими подразделениями самостоятельно.

IX. РАЗРАБОТКА И ВЕДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

9.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел служит основой для формирования документов в делопроизводстве Министерства.

Проект номенклатуры дел структурного подразделения составляют лица, назначаемые начальниками структурных подразделений.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

9.2. При составлении номенклатуры дел Министерства следует руководствоваться Положением о Министерстве, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, требованиями Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива 06.02.2002; Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010, Перечнем документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 08.12.2003 № 385, а также номенклатурами дел Министерства за предшествующие годы.

9.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел Министерства.

Номенклатуры дел структурных подразделений составляются и подписываются руководителями структурных подразделений, а затем передаются в канцелярию для составления сводной номенклатуры дел Министерства.

Номенклатура дел Министерства составляется сотрудником канцелярии из номенклатур дел структурных подразделений; дополняется титульным листом, выполненным на общем бланке организации, и итоговой записью о категориях и количестве заведенных дел.

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел Министерства и проверку соответствия ее содержания установленным требованиям осуществляет уполномоченный сотрудник Государственного архива Новосибирской области.

Номенклатура дел Министерства составляется не реже 1 раза в 5 лет, подписывается лицом, ответственным за ее разработку, согласовывается с ЭК Министерства, а затем с экспертно-проверочной комиссией управления государственной архивной службы Новосибирской области (ЭПК управления ГАС НСО).

Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения, второй используется в канцелярии в качестве рабочего, третий находится в качестве учетного документа в архиве организации, а четвертый передается в Государственный архив Новосибирской области для хранения в наблюдательном деле организации.

После согласования с ЭПК управления ГАС НСО, сводная номенклатура дел Министерства утверждается Министром.

В случае необходимости (например, изменение организационной структуры) сводная номенклатура дел в конце года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

Досрочное усовершенствование и повторное согласование сводной номенклатуры дел (до истечения 5 лет после предыдущего согласования) с архивными органами производится только в случае коренных изменений функций и структуры Министерства.

В случае утверждения новой редакции Перечня типовых документов, который применялся при разработке номенклатуры дел Министерства, лицо, назначенное ответственным в структурном подразделении Министерства, в обязательном порядке проводит сверку сроков хранения, предусмотренных утвержденной номенклатурой дел организации, со сроками хранения этих же видов документов, установленных новой редакцией Перечня. При выявлении различий в сроках хранения одних и тех же видов документов, сроки хранения дел устанавливаются в соответствии с новой редакцией Перечня.

В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Титульный лист сводной номенклатуры дел выполняется на общем бланке Министерства, содержит реквизиты «Вид документа» и «Гриф утверждения», а также таблицу, отражающую структуру номенклатуры дел и принятую индексацию структурных подразделений. Наименованиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) Министерства. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию. Всем структурным подразделениям присваиваются индексы, обозначаемые арабскими цифрами. Например: 01, 02,…10 и т.д.

Образец титульного листа сводной номенклатуры дел приведен в приложении № 12

9.4. В номенклатуру дел включаются документы Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, заместителей Губернатора Новосибирской области, заместителей Председателя Правительства Новосибирской области, администрации, касающиеся сферы полномочий управления.

9.5. Номенклатура дел Министерства состоит из номенклатуры дел структурных подразделений Министерства.

9.6. Графы номенклатуры дел структурного подразделения Министерства заполняются следующим образом (приложение № 11 к настоящей Инструкции):

В графе № 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения (в соответствии с принятой индексацией структурных подразделений) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу № 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «входящая», «исходящая» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); наименование Министерства или структурного подразделения (автора документа); название органа (организации), которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «Документы», а далее в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

«Документы (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов) о проведении тематических выставок».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

«Переписка с Правительством Новосибирской области по вопросам планирования».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

«Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности».

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами районов и городских округов Новосибирской области

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы отчеты, например:

Отчет о работе Научно-методического совета в 2010 году».

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, затем плановую и отчетную.

В конце номенклатуры дел указываются дела, содержащие информацию справочного характера (справки, переписка, журналы регистрации).

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа № 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе № 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 и Перечню документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Министерства финансов Российской Федерации от 08.12.2003 № 385.

В случае отсутствия каких-либо видов документов в применяемом Перечне сроки хранения отдельных категорий документов могут устанавливаться приказами либо решениями ЦЭК федеральных отраслевых органов исполнительной власти, согласованными с Росархивом. В таком случае в графе   № 4 указываются срок хранения дела без указания статьи, а в примечании строки указываются реквизиты соответствующего документа.

В графе № 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2010 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.

9.7. Если в течение года в Министерстве возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Образец итоговой записи сводной номенклатуры дел приведен в приложениях № 12.

X. Порядок формирования дел В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

10.1 Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

10.2 При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

1) помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

2) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

3) помещать приложения вместе с основными документами;

4) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

5) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

6) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

7) помещать в дела ксерокопии факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

8) помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

9) не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

10) не превышать в деле объем в 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «т. 1», «т. 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Каждый вид приказов группируется самостоятельно.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления и учитываются во внутренней описи дела.

Лицевые счета формируются в дело строго по алфавиту.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы управления и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Министерства, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

10.3 Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

XI. Организация оперативного хранения документов

11.1 С момента заведения и до передачи в архив Министерства дела хранятся по месту их формирования.

В каждом структурном подразделении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Начальники структурных подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

11.2 Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

1) создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

2) размещение дел;

3) проверка наличия и состояния документов и дел;

4) соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

11.3 Дела документального фонда Министерства, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив Министерства, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации Министерства или его структурного подразделения, после возникновения чрезвычайных происшествий (затопления помещений, пожаров и т.д.).

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

11.4 В случае утраты документов и дел в течение нескольких месяцев проводится их розыск и поиск возможностей восстановления, а также расследование причин утраты. При неудовлетворительном результате розыска составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых утрачены. Акт проверки наличия документов, в результате которой впервые была выявлена утрата дел и акт о необнаружении документов, пути розыска которых утрачены, представляются в Государственный архив Новосибирской области для принятия решения о снятии дел с государственного учета и внесения изменений в учетные формы.

11.5 Выдача дел во временное пользование сотрудникам подразделений Министерства производится лицом, ответственным за сохранность документов архива, под роспись в журнале выдачи дел во временное пользование. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Министра или его заместителя, по актам.

Отдельные документы временного (до 10 лет включительно) хранения, включенные в дело и находящееся на текущем хранении в структурных подразделениях, могут быть временно изъяты из дела и выданы по запросу уполномоченных сотрудников Министерства им во временное пользование. В этом случае на место выданных документов вкладывается лист-заместитель, с указанием – когда, кому и на какой срок выдан документ, а в журнале выдачи документов во временное пользование делается соответствующая пометка.

11.6 Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Министра с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

XII. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ЭкспертизЫ ценности документов

12.1 Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

формирование и оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

12.2 Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив управления.

Отбор документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации проводится лицами, назначаемыми начальниками структурных подразделений Министерства, на основе комплексного применения критериев происхождения документов (функционально-целевого назначения управления с учетом ее роли или типового характера, времени и места создания документа и т.п.), содержания документов (значимости информации, в том числе ее уникальности, типичности или повторяемости, вида документа, его подлинности), внешних особенностей документов (формы фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа).

Экспертиза ценности документов проводится на основе действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления; Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук с изменениями, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16.02.2009 № 68, Основных правил  работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002, Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010, сводной номенклатуры дел; нормативно-методических документов Федерального архивного агентства и управления.

Методическую помощь Министерству в проведении экспертизы ценности документов и контроль за правильностью оформления результатов экспертизы ценности осуществляет уполномоченный специалист Государственного архива Новосибирской области.

Полномочия по включению документов Министерства, отобранных на постоянное хранение, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляет экспертно-проверочная комиссия управления государственной архивной службы Новосибирской области (ЭПК управления).

12.3 Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке их к передаче на государственное хранение в Министерстве создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее – ЦЭК).

ЦЭК назначается приказом Министерства из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Председателем комиссии назначается заместитель Министра. Министр утверждает Положение о ЦЭК.

Регламент работы ЦЭК предполагает работу с документами, на всех стадиях подготовки их к заседанию, организацию и проведение ЦЭК, контроль исполнения принятых решений. В своей деятельности ЦЭК Министерства руководствуется Положением о ЦЭК, согласованным с ЭПК управления ГАС НСО.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) на этапе формирования документов в делопроизводстве проводится в структурных подразделениях Министерства должностными лицами, назначаемыми начальниками структурных подразделений, под методическим руководством уполномоченного специалиста Государственного архива Новосибирской области.

12.4 При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи на государственное хранение; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих дальнейшему хранению.

Дела с отметкой «ЭПК» переформировываются, а выделенные из их состава документы присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Министерства.

XIII. Правила оформления дел и передачи дел

на архивное хранение

13.1 Дела Министерства подлежат оформлению при их заведении и, при необходимости, переоформлению не позднее, чем через два года после завершения их в делопроизводстве, а также  при  подготовке их к архивному хранению.

Оформление дел в делопроизводстве проводится соответствующими структурными подразделениями и включает в себя комплекс работ по оформлению титульного листа, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

13.2 Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование Министерства (фондообразователя), наименование структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

На обложке (титульном листе) дела указывается полное официальное наименование Министерства, принятое на момент формирования дела в делопроизводстве, наименование структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой Министерства, делопроизводственный номер (индекс) дела по номенклатуре дел. Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «последний». Заголовок дела переносится из утвержденной номенклатуры дел, в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов («Разная переписка», «Переписка по общим вопросам» и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных. Далее указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за ... год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется на основании листа-заверителя дела.

Образец формы листа-заверителя дела приведен в приложении № 13.

Указание срока хранения дела и номер статьи по перечню переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или отраслевом перечне типовых документов; при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела, который состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, проставляется на обложках дел постоянного хранения чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК управления ГАС НСО (до этого он проставляется карандашом).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 - карта-склейка из 10 листов».

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

13.3 Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

Образец формы внутренней описи дела приведены в приложении № 14.

13.4 Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Указания по исполнению документа руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Образец обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) приведен в приложении № 15.

13.5 Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Архивный шифр дела и количество листов в деле на обложках дел временного (до 10 лет включительно) хранения не указываются.

Документы Министерства, в результате проведения экспертизы их ценности отобранные на постоянное хранение, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подлежат передаче на постоянное хранение в Государственный архив Новосибирской области как часть Архивного фонда Российской Федерации.

13.6 На все завершенные в делопроизводстве Министерства дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с установленными правилами, составляются описи дел.

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

Описи составляются отдельно на:

1) дела постоянного хранения;

2) дела временного (свыше 10 лет) хранения;

3) дела по личному составу и иные однотипные дела;

4) дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов;

5) служебные ведомственные издания.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел Министерства.

При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи дела и ее правильность; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность заверительной надписи дела. В случае обнаружения нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел управления, структурными подразделениями принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается Министром и представляется вместе с описью дел управления и научно-справочным аппаратом к ней на рассмотрение ЭПК управления.

Описательная статья описи дел постоянного хранения включает в себя следующие элементы:

1) порядковый номер дела (тома, части) по описи;

2) индекс дела (тома, части);

3) заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

4) дата дела (тома, части);

5) количество листов в деле (томе, части);

6) примечание.

Описательная статья описей дел временного (более 10 лет) хранения и по личному составу, помимо элементов, характерных для описей дел постоянного хранения, содержит дополнительную графу «Крайний срок хранения дела».

При составлении описи дел Министерства необходимо соблюдать следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

систематизация дел в описи и присвоение номера описи устанавливается архивом Министерства по согласованию с Государственным архивом Новосибирской области.

Как правило, систематизация дел в описи соответствует их систематизации в номенклатуре дел Министерства.

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, особенностях формирования и др.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

Опись дел Министерства подписывается ее составителем с указанием его должности и руководителем службы делопроизводства.

К описи дел Министерства составляется научно-справочный аппарат, включающий лист переименований и предисловие (историческую справку).

Опись с научно-справочным аппаратом к ней до ее представления на рассмотрение ЭПК управления ГАС НСО должна быть рассмотрена и одобрена центральной экспертной комиссией Министерства (ЦЭК).

После утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу за соответствующий хронологический период с ЭПК управления ГАС НСО, описи утверждает Министр.

Опись дел Министерства – организации-источника комплектования Государственного архива Новосибирской области составляется в четырех экземплярах, три из которых передаются после утверждения (согласования) ЭПК управления ГАС НСО и утверждения Министром направляются в Государственный архив Новосибирской области, а четвертый – остается в качестве контрольного экземпляра в Министерстве (в канцелярии).

Образец формы описи дел постоянного хранения приведен в приложении   № 16, формы описи дел по личному составу – в приложении № 17.

13.7 Отбор документов к уничтожению и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот период.

Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЦЭК Министерства одновременно с описями дел. Утверждение актов о выделении документов и дел к уничтожению Министром производится после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период ЭПК управления ГАС НСО.

Образец оформления акта о выделении документов и дел к уничтожению приведен в приложении № 18.

XIV. ПОРЯДОК ПРИМЕНЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

14.1. Для удостоверения подлинности подписи или соответствия копий документов подлинникам применяются следующие печати:

гербовая печать Министерства;

печать кадровой службы;

простая круглая печать для документов.

14.2. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

14.3. Ответственность и контроль за применением, хранением и уничтожение печатей и штампов возлагается на лицо, назначенное приказом Министерства.

Гербовая печать хранится у начальника управления учета и отчетности, взаимодействия с федеральными министерствами.

Простые печати и штампы хранятся у ответственных лиц, которые обеспечивают их применение и сохранность и принятыми ими под подпись в журнале учета оттисков печатей, пломбиров и штампов.

Образец формы журнала учета оттисков печатей, штампов приведен в приложении № 20.

14.4. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати уничтожаются, о чем составляется акт.

14.5. Гербовой печатью Министерства заверяется подпись Министра, исполняющего обязанности Министра,  уполномоченного заместителя Министра на документах Министерства.

XV. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С КОНТРОЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ И ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ

15.1. Контрольный документ – правовой акт, письмо, поручение, предусматривающий контроль исполнения.

Контроль исполнения может быть внутренний и/или внешний.

Внутренний контроль подразумевает контроль исполнения Министром или его заместителями, или другими должностными лицами Министерства.

Внешний контроль подразумевает контроль Губернатором Новосибирской области, первым заместителем Губернатора Новосибирской области.

Работа с контрольными документами осуществляется в соответствии с постановлением Губернатора Новосибирской области от 30.09.2013 № 245 «О совершенствовании системы контроля исполнения правовых актов и поручений Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, первого заместителя Губернатора Новосибирской области» и Порядками, утвержденными соответствующими приказами Министерства.

15.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном соответствующим приказом Министерства.

XVI. ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Инструкция по делопроизводству содержит основные направления работы с документами в Министерстве. С изменением архивного законодательства, внедрением новых методических рекомендаций по вопросам организации делопроизводства в Российской Федерации возможны дополнения и изменения в Инструкцию, которые будут рассматриваться специалистами Министерства, согласовываться на уровне центральной экспертной комиссии Министерства и ЭПК управления ГАС НСО.

П Р И Л О Ж Е Н И Я

К ИНСТРУКЦИИ

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от _________ № ___

Особенности подготовки проекта делового (служебного) письма

министра финансов и налоговой политики  Новосибирской области

1. Проект письма Министра готовится в соответствии с требованиями, изложенными в настоящей главе, и правилами оформления реквизитов, изложенными в главе III Инструкции.

2. Проект письма визируется

1) заместителем Министра, курирующим структурное подразделение, ответственное за оформление и согласование письма Министра, и начальником структурного подразделения;

2) заместителями Министра, начальниками структурных подразделений, руководителями подведомственных организаций, если письмо касается их деятельности или предписывает выполнение ими конкретных поручений;

3) начальником (заместителем начальника) отдела правового и кадрового обеспечения.

3. Подготовленный и согласованный проект письма Министра передается на бумажном носителе в канцелярию. Файл с проектом письма размещается в сетевой папке «Исходящие».

Имя файла должно совпадать с именем файла, указанным в колонтитуле. Файл записывается в формате RTF. Размер файла, присылаемого по электронной почте, не должен превышать 1 МВ. Название файла не должно превышать 12 знаков, содержать пробелы и другие разделительные знаки. Исполнители, не имеющие возможности передачи файлов по электронной почте, записывают файл на электронный носитель, который передается в канцелярию с проектом соответствующего письма.

4. Канцелярия сверяет проект письма с электронной копией, производит оформление проекта письма на бланк письма Министра. Оформление на бланк производится в день поступления письма.

5. Письмо, оформленное на бланке письма Министра, вместе с проектом письма передается на подпись Министру.

6. Подписанное письмо передается в канцелярию для регистрации и отправки адресату. Регистрация письма производится в день передачи его в канцелярию администрации. Письма Министра регистрируются с присвоением делопроизводственного индекса ЛГ 01.

7.Первый экземпляр письма направляется адресату в течение суток с момента регистрации. Электронная версия письма заносится в СЭДД. Второй экземпляр оригинала письма Министра хранится в канцелярии.

Образец оформления приказа

     ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к Инструкции (к п.4.2)

                                                                         1 межстрочный интервал

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ И НАЛОГОВОЙ ПОЛИТИКИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

                                                                                                1 межстрочный интервал

ПРИКАЗ

                                                                                              1 межстрочный интервал

_03_ марта 2011 года

№ _147_

                                                                                             2 межстрочных интервала

Об утверждении состава комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих и урегулированию конфликта интересов в МФ и НП НСО

                                                                                            2 межстрочных интервала

Во исполнение п. 2 постановления Губернатора Новосибирской области от 21.09.2010 № 306 «Об утверждении Положения о комиссиях по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих Новосибирской области и урегулированию конфликта интересов», в соответствии с приказом МФ и НП НСО от 05.10.2010 № 80 «Об утверждении Положения о комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих и урегулированию конфликта интересов в МФ и НП НСО»,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить прилагаемый состав комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих и урегулированию конфликта интересов в МФ и НП НСО.

                                                                                            3 межстрочных интервала

Министр

Л.В. Горнин

Визы (на оборотной стороне последнего листа проекта приказа)

Образец оформления протокола

   ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к Инструкции (к п. 4.3 )

                                                                                              1 межстрочный интервал

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ И НАЛОГОВОЙ ПОЛИТИКИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

                                                                                              1 межстрочный интервал

ПРОТОКОЛ

заседания комиссии

                                                                                     1 межстрочный интервал

г. Новосибирск

                                                                                         1 межстрочный интервал

14 мая 2011 года                                № 1

                                                                                          1 межстрочный интервал

Председатель    –

Фамилия И.О.

Секретарь          –     

Фамилия И.О.

Присутствовали:

Фамилия И.О.,

Фамилия И.О. …

Приглашенные:

Должность, Фамилия И.О.

                                                                                             1 межстрочный интервал

ПОВЕСТКА ДНЯ:

                                                                                             1 межстрочный интервал

1. О выполнении плана работы комиссии министерства

Доклад председателя комиссии министерства И.О. Фамилия

2. О ..........................................

____________________________________________________________________________________________________________________________

                                                                                               1 межстрочный интервал

1. СЛУШАЛИ:

         Фамилия И.О. - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

         Фамилия И.О. - краткая запись выступления

         Фамилия И.О. - краткая запись выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

         1.1.

         1.2. ...

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

                                                                                             3 межстрочных интервала

Председатель

Подпись

И.О. Фамилия

                                                                                              1 межстрочный интервал

Секретарь

Подпись

И.О. Фамилия

Образец оформления выписки из протокола

    ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

к Инструкции (к п. 4.3)

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ И НАЛОГОВОЙ ПОЛИТИКИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

                                                                                                1 межстрочный интервал

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

заседания комиссии

                                                                                                1 межстрочный интервал

г. Новосибирск

                                                                                                1 межстрочный интервал

14 августа 2010 года                               № 1

                                                                                                1 межстрочный интервал

Председатель    –

Фамилия И.О.

Секретарь          –     

Фамилия И.О.

Присутствовали:

Фамилия И.О.,

Фамилия И.О.,

…

Приглашенные:

Должность, Фамилия И.О.

_____________________________________________________________________

                                                                                                1 межстрочный интервал

1. СЛУШАЛИ:

         Фамилия И.О. - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

         Фамилия И.О. - краткая запись выступления

         Фамилия И.О. - краткая запись выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

         1.1.

         1.2. ...

                                                                                             3 межстрочных интервала

Председатель

Подпись

И.О. Фамилия

                                                                                              1 межстрочный интервал

Секретарь

Подпись

И.О. Фамилия

                                                                                                1 межстрочный интервал

Верно

Секретарь

Подпись

И.О. Фамилия

Образец оформления самостоятельных правовых актов положений (правил, инструкций), как приложений к документу

    ПРИЛОЖЕНИЕ № 4

к Инструкции (к п.4.4 )

                                                                                                1 межстрочный интервал

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Губернатора Новосибирской области от 26.04.2010 N 135

                                                                                             2 межстрочных интервала

ПОЛОЖЕНИЕ

о министерстве финансов и налоговой политики Новосибирской области

                                                                                                1 межстрочный интервал

I. Общие положения

                                                                                                1 межстрочный интервал

1. Министерство финансов и налоговой политики Новосибирской области (далее – министерство) является исполнительным органом государственной власти Новосибирской области, осуществляющим государственное управление и нормативное правовое регулирование в сфере областных финансов (финансовым органом Новосибирской области), обеспечивающим проведение единой финансовой, бюджетной, налоговой политики и осуществляющим общее руководство организацией финансов Новосибирской области, в пределах установленных федеральным законодательством и законодательством Новосибирской области полномочий, а также координацию и контроль за деятельностью находящихся в его ведении территориальных органов, а также государственных учреждений Новосибирской области.

…

7. Местонахождение министерства: город Новосибирск, Красный проспект, 18..

                                                                                                1 межстрочный интервал

II. Полномочия

                                                                                                1 межстрочный интервал

8. Текст далее

…

IV. Организация деятельности

                                                                                                1 межстрочный интервал

   38. Министерство возглавляет министр, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Губернатором Новосибирской области.

…

             41. Министерство может быть переименовано, реорганизовано или упразднено в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Новосибирской области.

                                                                                              2 межстрочных интервала

______________

Образец оформления сопроводительного письма

    ПРИЛОЖЕНИЕ № 5

к Инструкции (к п. 4.5)

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ

И НАЛОГОВОЙ ПОЛИТИКИ

НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

(МФ и НП НСО)

Красный проспект, д. 18,

г. Новосибирск, 630011

Тел.: (383) 210-10-30, Факс: (383) 210-32-12

E-mail: mfnso@mfnso.ru

www.mfnso.ru

ОКПО 02290640 ОГРН 1105476023223

ИНН 5406634649, КПП 540601001

Члену Правительства Новосибирской области – заместителю руководителя администрации – руководителю департамента организации управления и государственной гражданской службы администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области

М.Ф. Жиганову

___.04.2011 № ЛГ 02.1-01/___________

на №

48-рп

от

11.06.2010

                                                                                                1 межстрочный интервал

О выполнении плана мероприятий

по противодействию коррупции

                                                                                             2 межстрочных интервала

Уважаемый Михаил Федорович!

                                                                                                1 межстрочный интервал

Направляем Вам информацию о выполнении плана мероприятий по противодействию коррупции в исполнительных органах государственной власти Новосибирской области на 2010-2011 гг., утвержденного распоряжением Правительства Новосибирской области 11.06.2010 № 48-рп, в министерстве финансов и налоговой политики Новосибирской области в 1 квартале 2011 года.

                                                                                             2 межстрочных интервала

Приложение: на 4 л. в 1 экз.

                                                                                             3 межстрочных интервала

Министр

                    Л.В. Горнин

И.О. Фамилия

210-10-30

Образец оформления акта

    ПРИЛОЖЕНИЕ № 6

к Инструкции (к п. 4.6)

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ И НАЛОГОВОЙ ПОЛИТИКИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

ОТДЕЛ ПРАВОВОГО

И КАДРОВОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

АКТ

УТВЕРЖДАЮ

Министр финансов и налоговой политики Новосибирской

области

__________ Л.В. Горнин

         Дата

15.04.2011

№ 2

г. Новосибирск

                                                                                                1 межстрочный интервал

О приеме в эксплуатацию системы

электронного документооборота

                                                                                             3 межстрочных интервала

Основание: распоряжение администрации Новосибирской области от 03.04.2009 № 101-ра «О создании рабочей группы по внедрению системы электронного документооборота в органах исполнительной власти Новосибирской области»

                                                                                                1 межстрочный интервал

Составлен рабочей группой:

Заместитель начальника  отдела  правового  и кадрового обеспечения 

–

Фамилия И.О.

Члены рабочей группы:

Консультант – юрист        отдела правового и кадрового обеспечения

–

Фамилия И.О.

Консультант отдела правового и кадрового обеспечения

Фамилия И.О.

Ведущий специалист

–

Фамилия И.О.

Рабочая группа отмечает, что в целях выполнена распоряжения администрации области от 03.04.2008 № 101-ра проделана следующая работа: система электронного документооборота и делопроизводства «Соmpany Media» прошла тестовую эксплуатацию в приемной управления и других структурных подразделений управления.

В рамках тестовой эксплуатации системы проведено обследование существующей системы документооборота, сформированы визуальные схемы прохождения документов.

Система «Соmpany Media» установлена на рабочий сервер, проведены приемо-сдаточные испытания, установлены и настроены 12 рабочих мест, обучены специалисты указанных подразделений администрации области по работе в новой системе, а также выполнены доработки новой системы в соответствии с требованиями специалистов государственно-правового департамента. Ход внедрения системы обсуждался на заседаниях рабочей группы.

Итоговое испытание новой системы электронного документооборота проведено в приемной управления 29.07.2008.

В соответствии с государственным контрактом от 31.03.2008 № 30, заключенным между исполнителем ЗАО «ИнтерТраст-Сибирь» и администрацией Новосибирской области исполнитель выполнил весь объем работ. Замечаний и претензий к качеству выполненных работ рабочая группа не имеет.

                                                                                                1 межстрочный интервал

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр – Министерство финансов и налоговой политики Новосибирской области;

2-й экземпляр – комитет компьютерных технологий администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области;

3-й экземпляр – ЗАО «ИнтерТраст-Сибирь».

                                                                                             3 межстрочных интервала

Руководитель рабочей группы

Подпись

И.О. Фамилия

Члены  комиссии  (в  алфавитном

Подпись

И.О. Фамилия

порядке начальных букв фамилий)                                     1 межстрочный интервал

Подпись

И.О. Фамилия

                                                                                              1 межстрочный интервал

Подпись

И.О. Фамилия

Образец оформления докладной записки

     ПРИЛОЖЕНИЕ № 7

к Инструкции (к п.4.8)

МИНИСТЕРСТВО

ФИНАНСОВ И НАЛОГОВОЙ

ПОЛИТИКИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

ОТДЕЛ ПРАВОВОЙ И КАДРОВОЙ РАБОТЫ

(Приказ министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области от 16.01.2013 № 4 - НПА)

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Министру финансов

и налоговой политики Новосибирской области

Л.В. Горнину

30.10.2010

                                                                                                1 межстрочный интервал

О форме согласия на обработку

персональных данных

                                                                                             3 межстрочных интервала

Уважаемый Леонид Владимирович!

                                                                                                1 межстрочный интервал

В связи с проведением диспансеризации необходимо представить персональные данные государственных гражданских служащих МФ и НП НСО в ОГУЗ «Новосибирский областной госпиталь ветеранов войн».

В соответствии с пунктом 4.1.1. положения о защите персональных данных работников МФ и НП НСО, утвержденном приказом от 31.12.2008 № 772, передача персональных данных работника третьей стороне должна осуществляться с его письменного согласия.

Прошу Вас утвердить форму согласия на обработку (в том числе передачу) персональных данных в ОГУЗ «Новосибирский областной госпиталь ветеранов войн», разработанную отделом правового и кадрового обеспечения.

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

                                                                                             3 межстрочных интервала

Заместитель начальника отдела правового и кадрового обеспечения

   И.О. Фамилия

Образец оформления внутренней справки

   ПРИЛОЖЕНИЕ № 8

к Инструкции (к. п.4.11)

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ И НАЛОГОВОЙ ПОЛИТИКИ

НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

                                                                                                1 межстрочный интервал

ОТДЕЛ ПРАВОВОГО И КАДРОВОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

                                                                                                1 межстрочный интервал

СПРАВКА

                                                                                                1 межстрочный интервал

о работе с входящими и исходящими документами на 01.10.2010

                                                                                                1 межстрочный интервал

Документооборот отдела правового и кадрового обеспечения с входящими и исходящими документами, включенными в систему электронного документооборота и делопроизводства (далее – СЭДД) за текущий период        2010 года составил 1515 документов.

Зарегистрировано 765 входящих документов и 750 исходящих писем.

Организация работы с документами в СЭДД осуществляется в соответствии с Инструкцией, утвержденной постановлением администрации Новосибирской области от 19.01.2009 № 9-па.

                                                                                             3 межстрочных интервала

Заместитель начальника отдела правового и кадрового обеспечения

И.О. Фамилия

Дата

Образец оформления внешней справки

   ПРИЛОЖЕНИЕ № 9

к Инструкции (к п. 4.11)

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ

И НАЛОГОВОЙ ПОЛИТИКИ

НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

(МФ и НП НСО)

Красный проспект, д. 18,

г. Новосибирск, 630011

Тел.: (383) 210-10-30, Факс: (383) 210-32-12

E-mail: mfnso@mfnso.ru

www.mfnso.ru

ОКПО 02290640 ОГРН 1105476023223

ИНН 5406634649, КПП 540601001

_______ № ________/____________

Управление пенсионного фонда Российской Федерации Новосибирской области

      МИНИСТЕРСТВО

     ФИНАНСОВ И НАЛОГОВОЙ

ПОЛИТИКИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

СПРАВКА

Управление пенсионного фонда Российской Федерации Новосибирской области

от

г. Новосибирск

                                                                                                1 межстрочный интервал

Справка

Об Иванове И.И.

                                                                                             3 межстрочных интервала

Иванов Иван Иванович принят на должность консультанта отдела правового и кадрового обеспечения 10 марта 2010 года (приказ министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области от 09.03.2010 № 14) и работает в этой должности по настоящее время.

                                                                                             3 межстрочных интервала

Министр

И.О. Фамилия

И.О. Фамилия

222-30-31Образец титульного листа сводной номенклатуры дел

ПРИЛОЖЕНИЕ № 10

к Инструкции (к п.9.3)

                                                                                       1 межстрочный интервал

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ И НАЛОГОВОЙ ПОЛИТИКИ

НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

                                                                                       2 межстрочных интервала                                                                      

СВОДНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

на ________год

УТВЕРЖДАЮ

Министр финансов и налоговой политики Новосибирской

области

__________ И.О. Фамилия

«___»___________ 20__г.

                                                                                2 межстрочных интервала

№

Наименование структурного подразделения

Индекс

1

Министр финансов и налоговой политики Новосибирской области

2

Заместитель министра финансов и налоговой политики Новосибирской области

3

Управление контроля в сфере размещения государственного и муниципального заказа, правовой и кадровой работы

Отдел правового и кадрового обеспечения

Отдел контроля в сфере размещения государственного и муниципального заказа

4

Управление бюджетной политики в отраслях экономики

Отдел бюджетной политики в отраслях экономики

Отдел бюджетной политики в сфере государственных инвестиций и строительства

Отдел бюджетной политики в сфере государственного управления, государственной и муниципальной службы, правоохранительной деятельности

5

Управление казначейского исполнения бюджета

6

Управление учета, отчетности, взаимодействия с федеральными министерствами

Отдел методологии

7

Бюджетное управление

Отдел организации бюджетной деятельности и взаимодействия с Законодательным Собранием

Отдел бюджетной политики в отраслях социальной сферы и выплат гражданам

8

Управление межбюджетных отношений

……

Образец номенклатуры дел структурного подразделения

ПРИЛОЖЕНИЕ № 11

к Инструкции (к п. 9.6)

     МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ И НАЛОГОВОЙ ПОЛИТИКИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

ОТДЕЛ ПРАВОВОГО И КАДРОВОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

на 2011 – 2015 годы

Индекс 01

                                                                                                1 межстрочный интервал

Индекс
дела

Заголовок дела

Коли-чество единиц хранения

Срок хранения дела и №№ статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

01-01

01-02

                                                                                             3 межстрочных интервала

Начальник отдела правового

и кадрового обеспечения

И.О. Фамилия

«___»___________ 20__ г.

Образец оформления итоговой записи о категориях и количестве дел в сводной номенклатуре дел

ПРИЛОЖЕНИЕ № 12

к Инструкции (к п.9.7)

                                                                                                1 межстрочный интервал

Итоговая запись

о категориях и количестве дел, заведенных

в ______________________________________________________ в 20__ году

                                                                                                1 межстрочный интервал

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой «ЭПК»

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО:

                                                                                             3 межстрочных интервала

Должность

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 27.02.2011 № 1

Образец листа – заверителя дела

ПРИЛОЖЕНИЕ № 13

к Инструкции (к п. 13.2)

ЛИСТ – ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ____

                                                                                                1 межстрочный интервал

В деле подшито и пронумеровано

лист(ов)

(цифрами и прописью)

в том числе литерные листы

пропущенные номера листов

+ листов внутренней описи

                                                                                              2 межстрочных интервала

ОСОБЕННОСТИ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ

И ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА

№№ ЛИСТОВ

1

2

                                                                                             3 межстрочных интервала

Должность

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

Образец оформления внутренней описи документов дела

ПРИЛОЖЕНИЕ № 14

к Инструкции (к п. 13.3)

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА № ___

                                                                                                1 межстрочный интервал

№ п/п

Индекс

док-та

Дата

док-та

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечание

Итого

документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи

(цифрами и прописью)

                                                                                             3 межстрочных интервала

Должность

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

Образец обложки дела постоянного и временного (более 10 лет) хранения

ПРИЛОЖЕНИЕ № 15

к Инструкции (к п. 13.5)

МИНИСТЕРСТВО

ФИНАНСОВ И НАЛОГОВОЙ ПОЛИТИКИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

Ф. № _______________

Оп. № ______________

Д. № _______________

                                                                                                2 межстрочный интервал

НАИМЕНОВАНИЕ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

                                                                                                1 межстрочный интервал

ИНДЕКС ДЕЛА № ________

                                                                                                2 межстрочный интервал

(ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)

                                                                                                1 межстрочный интервал

ТОМ № ____

НАЧАТО

ОКОНЧЕНО

Дата

                                                                                                2 межстрочный интервал

На ________ листах

Хранить __________

                                                                                                1 межстрочный интервал

Ф. № _______________

Оп. № ______________

Д. № _______________

Образец оформления описи дел

постоянного хранения

ПРИЛОЖЕНИЕ № 16 Инструкции (к п. 13.5)

Министерство финансов

и   налоговой   политики Новосибирской области

3 межстрочных интервала

Фонд № _____________

1 межстрочный интервал

ОПИСЬ № ____________

дел постоянного хранения

за _________________год

УТВЕРЖДАЮ

Министр финансов и налоговой политики Новосибирской

области

__________И.О. Фамилия

«___»___________20__г.

        3 межстрочных интервала

№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Кол-во

листов

Примеча-

ние

1

2

3

4

5

6

Наименование структурного подразделения

        В данный раздел описи внесено

____ (________________)

дел

с №

_____

по №

_____

в том числе:

литерные номера: _______________________________________________________

пропущенные номера: ___________________________________________________

……………………………………………………………………..1 межстрочный интервал

Наименование должности составителя описи

Подпись

И.О. Фамилия

……………………………………………………………………..1 межстрочный интервал

Ведущий специалист

Подпись

И.О. Фамилия

……………………………………………………………………..1 межстрочный интервал

Дата

……………………………………………………………………..1 межстрочный интервал

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК министерства

от «___»__________ 2011 г. № ___

Образец оформления описи дел

по личному составу

    ПРИЛОЖЕНИЕ № 17

к Инструкции (к п. 13.6)

Министерство финансов

и   налоговой   политики Новосибирской области

3 межстрочных интервала

Фонд № _____________

1 межстрочный интервал

ОПИСЬ № ____________

дел по личному составу

за _________________год

УТВЕРЖДАЮ

Министр финансов и налоговой политики Новосибирской

области

__________ И.О. Фамилия

«___»___________20__г.

        3 межстрочных интервала

№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела

(тома, части)

Дата дела (тома, части)

Крайний

срок хранения дела (тома, части)

Кол-во

листов в деле (томе, части)

Приме

чание

1

2

3

4

5

6

7

……………………………………………………………………..1 межстрочный интервал

        В данный раздел описи внесено

____ (________________)

дел

с №

_____

по №

_____

в том числе:

литерные номера: _______________________________________________________

пропущенные номера: ___________________________________________________

……………………………………………………………………..1 межстрочный интервал

Наименование должности составителя описи

Подпись

И.О. Фамилия

……………………………………………………………………..1 межстрочный интервал

Ведущий специалист

Подпись

И.О. Фамилия

……………………………………………………………………..1 межстрочный интервал

Дата

……………………………………………………………………..1 межстрочный интервал

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК министерства

от «___»__________ 2011 г. № ___

Образец оформления акта о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

   ПРИЛОЖЕНИЕ № 18

к Инструкции (к п. 13.7)

Министерство финансов

и   налоговой   политики

Новосибирской  области

                        АКТ

УТВЕРЖДАЮ

Министр финансов и налоговой политики Новосибирской

области

__________ И.О. Фамилия       «___»___________20__г.

от «___»__________  2011 № ___

                          1 межстрочный интервал

О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

……………………………………………………………………..1 межстрочный интервал

На основании

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы министерства финансов и налоговой политики Новосибирской области

№ п/п

Заголовок дела или групповой заголовок документов

Крайние даты

Индекс дела по номенкла-туре или № 
дела по описи

Кол-во
ед. хр.

Сроки хранения
и номера статей
по перечню

Приме-
чание

1

2

3

4

5

6

7

……………………………………………………………………..1 межстрочный интервал

Итого

ед. хр. за

годы.

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за

годы

утверждены,

описи по личному составу согласованы с ЭПК управления ГАС НСО

протокол

от

№

                                                                                              3 межстрочных интервала

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу ценности документов

Подпись

Расшифровка подписи

……………………………………………………………………..1 межстрочный интервал

Дата

……………………………………………………………………..1 межстрочный интервал

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от

№

……………………………………………………………………..1 межстрочный интервал

Документы в количестве __________________________________________ ед. хр.,

                                                                                                     (цифрами и прописью)

весом ______ кг сданы в _________________________________________________

                                                                           (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от  _____________ №_____

……………………………………………………………………..2 межстрочный интервал

Наименование должности работника,

сдавшего документы                                       Подпись             Расшифровка подписи

……………………………………………………………………..1 межстрочный интервал

Дата

……………………………………………………………………..1 межстрочный интервал

Изменения в учетные документы внесены.

……………………………………………………………………..2 межстрочный интервал

Наименование должности работника

архива, внесшего изменения в

учетных документах                                      Подпись               Расшифровка подписи

……………………………………………………………………..1 межстрочный интервал

Дата

Образец оформления листа ознакомления                            ПРИЛОЖЕНИЕ № 19

к Инструкции (к п. 4.2 )

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ

с приказом

Дата начала ознакомления:  ___._________.2011

Приказ от ___._________.2011 №_______ «Название приказа»

Полный текст приказа, приложения к приказу размещены ____________________________________________________________________.

№

Дата ознакомления

Ф.И.О.

Личная роспись

Дата окончания ознакомления: _____.____________.2011

Ознакомил: Ф.И.О., роспись

Форма журнала учета оттисков печатей

и штампов

                                                        ПРИЛОЖЕНИЕ № 20

к Инструкции (к п. 14.3)

ЖУРНАЛ УЧЕТА ОТТИСКОВ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ

                                                                                                                                                                  1 межстрочный интервал

№ п/п

Оттиск печати (штампа)

Наименование печати (штампа)

Дата получения печати (штампа) от изгото-вителя

Предприятие-изготовитель, дата и номер сопроводительного документа

Кому выдана (должность, подразделе-ние)

Роспись работника

Дата

возврата печати

Роспись работника

Дата

уничтоже-ния печати

Дата, номер акта

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Т.С. Черемных 20.09.2011 14:20

260