ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМЫ ПРОВЕРОЧНЫХ ЛИСТОВ (СПИСКОВ КОНТРОЛЬНЫХ ВОПРОСОВ), ИСПОЛЬЗУЕМЫХ КОМИТЕТОМ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ ПЛАНОВЫХ ПРОВЕРОК СОБЛЮДЕНИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА ОБ АР...



КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 14 февраля 2018 года №4-од

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМЫ ПРОВЕРОЧНЫХ ЛИСТОВ (СПИСКОВ КОНТРОЛЬНЫХ ВОПРОСОВ), ИСПОЛЬЗУЕМЫХ КОМИТЕТОМ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ ПЛАНОВЫХ ПРОВЕРОК СОБЛЮДЕНИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ В ПРЕДЕЛАХ КОМПЕТЕНЦИИ, ОПРЕДЕЛЕННОЙ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВОМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВОМ ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

(с изменениями, внесенными приказами Комитета по делам архивов Пензенской области от 10.03.2021 № 9-од, от 16.03.2021 № 13-од)

В соответствии с частью 11.3 статьи 9 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», постановлением Правительства Российской Федерации от 13.02.2017 № 177 «Об утверждении общих требований к разработке и утверждению проверочных листов (списков контрольных вопросов)», руководствуясь Положением о Комитете по делам архивов Пензенской области, утверждённым  постановлением Правительства Пензенской области от 03.02.2017 №48-пП «Об утверждении Положения о Комитете по делам архивов Пензенской области»   приказываю:

1.Утвердить форму проверочного листа (список контрольных вопросов), используемого Комитетом по делам архивов Пензенской области при проведении плановых проверок  соблюдения законодательства об архивном деле  в пределах компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством Пензенской области в отношении государственных и муниципальных архивов Пензенской области (Приложение №1).

2. Утвердить форму проверочного листа (список контрольных вопросов), используемого Комитетом по делам архивов Пензенской области при проведении плановых проверок  соблюдения законодательства об архивном деле  в пределах компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством Пензенской области в отношении юридических лиц, органов государственной власти субъекта Российской Федерации, индивидуальных предпринимателей, расположенных на территории Пензенской области  (Приложение №2).

3. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

4. Настоящий приказ разместить (опубликовать) на «Официальном интернет-портале правовой информации» (www.pravo.gov.ru) и на официальном сайте Комитета по делам архивов Пензенской области в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Председатель Комитета

З.Х.БИБАРСОВ

Приложение №1

к приказу Комитета по делам архивов

Пензенской области

от __________________ №_____-од

(в редакции приказами Комитета по делам архивов Пензенской области от 10.03.2021 № 9-од)

ФОРМА

ПРОВЕРОЧНОГО ЛИСТА

(список контрольных вопросов)

используемого Комитетом по делам архивов Пензенской области при проведении плановых проверок  соблюдения законодательства об архивном деле  в пределах компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством Пензенской области в отношении государственных и муниципальных архивов Пензенской области

Вид государственного контроля (надзора): региональный государственный контроль за соблюдением законодательства об архивном деле  в пределах компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством Пензенской области.

Вид (виды) деятельности юридических лиц,  производственных объектов, их типов и (или) отдельных характеристик, категорий риска, классов (категорий) опасности, при плановой проверке которых используется проверочный лист (список контрольных вопросов): в отношении всех юридических лиц.

Предмет плановой проверки: соблюдение государственными архивами и муниципальными архивами Пензенской области,установленных требований в сфере хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, установленных законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Пензенской области, соблюдение которых является наиболее значимым с точки зрения недопущения возникновения угрозы причинения вреда жизни, здоровью граждан, вреда животным, растениям, окружающей среде, объектам культурного наследия (памятникам истории и культуры), безопасности государства, а также угрозы чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера.

           Наименование органа государственного контроля (надзора):  Комитет по делам архивов Пензенской области.

Реквизиты правового акта об утверждении формы проверочного листа (списка контрольных вопросов):______________________________________________________________

  Наименование юридического лица:

_______________________________________________________________________    Место проведения плановой проверки с заполнением проверочного листа и (или) указание на используемые юридическим лицом (индивидуальным предпринимателем) производственные объекты:______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

         Реквизиты приказа о проведении проверки:_______________________________________________________________

Учётный номер и дата присвоения учётного номера проверки в едином реестре проверок: _______________________________________________________________________Должность, фамилия и инициалы должностного лица Комитета по делам архивов Пензенской области, проводившего плановую проверку и заполнившего проверочный лист (список контрольных вопросов):

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Перечень

вопросов, отражающих содержание обязательных требований

№

п/п

Вопросы, отражающие содержание обязательных требований, ответы на которые однозначно свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении ИОГВ, ОМС обязательных требований, составляющих предмет проверки

Реквизиты нормативных правовых актов, с указанием их структурных единиц, которыми установлены обязательные требования

Ответы на вопросы, содержащиеся в перечне вопросов

Да

Нет

Примечание

1

Архив размещается в здании(ях).

п. 3.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. № 24(далее – Правила)

Архив размещается в отдельных помещениях здания.

п. 3.1 Правил

Архив размещается в приспособленном здании (помещениях).

п. 3.2 Правил

Осуществлялось ли обследование приспособленного под архив здания (помещения)(в том числе подвальных и чердачных помещений, работоспособности электросетей, отопительных и вентиляционных систем, прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок) в установленном порядке?

п. 3.2 Правил

Помещения в приспособленном под архив здании предназначенные для хранения архивных документов изолированы от остальных его помещений.

п. 3.2 Правил

Архив не размещается в зданиях, в которых расположены предприятия общественного питания, готовящие горячую пищу, продуктовые магазины и (или) склады, организации, хранящие и (или) применяющие пожароопасные и агрессивные химические вещества?

п. 3.2 Правил

Архив не размещается в ветхих строениях, деревянных постройках, помещениях с относительной влажностью воздуха более 55% и с печным отоплением?

п. 3.2 Правил

Архив не размещается в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли, за исключением хранилищ (помещений), обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод?

п. 3.2 Правил

Архивохранилище отделено от других помещений архива огнеупорными стенами и перекрытиями.

п. 3.3 Правил

Архивохранилище удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не имеет общих с ними вентиляционных каналов.

п. 3.3 Правил

Архивохранилище гидроизолировано.

п. 3.3 Правил

Архивохранилище имеет высоту не менее 2,2 м от пола до нижней части выступающих конструкций перекрытия потолка.

п. 3.3 Правил

Архивохранилище имеет покрытие стен, полов, потолков, оборудования и средств хранения архивных документов, не собирающих пыль и не выделяющих агрессивные химические вещества.

п. 3.3 Правил

Архивохранилище имеет беспрепятственные выходы к лифтам и лестничным клеткам.

п. 3.3 Правил

Архивохранилище не имеет внутри распределительных щитов, предохранителей и отключающих рубильников, труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды.

п. 3.3 Правил

Архив оснащен металлическими стеллажами, шкафами, сейфами, шкафами-стеллажами.

п. 4.1 Правил

Деревянные и смешанные стеллажи не поражены биологическими вредителями и обработаны огнезащитным составом.

п. 4.1 Правил

В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами.

п. 4.2 Правил

Стационарные стеллажи, шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи установлены с соблюдением следующих нормативов (расстояние между, не менее, см):

- рядами стеллажей (главный проход) - 120;

- соседними стеллажами (проход) - 75;

- наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - 75;

- стеной и торцом стеллажа (шкафа, сейфа) (обход) - 45;

- потолком и верхней полкой стеллажа (шкафа, сейфа) - 50;

- полом и нижней полкой стеллажа (шкафа, сейфа) - 15;

- полом и нижней полкой стеллажа (шкафа, сейфа) в цокольных этажах - 30;

-от нагревательных и (или) отопительных устройств - 100.

п. 4.2 Правил

Помещения архива, в которых осуществляется хранение архивных документов, а также стеллажи, шкафы, сейфы и полки в каждом отдельно взятом архивохранилище (помещении) пронумерованы:

- стеллажи, шкафы и сейфы - последовательно слева направо от входа в помещение;

- полки стеллажей, шкафов и сейфов - сверху вниз, слева направо.

п. 4.4 Правил

Охранный режим в архиве установлен в соответствии с инструкцией о пропускном и внутриобъектовом режимах, утвержденной локальным актом архива и согласованной с организацией, осуществляющей охрану архива на основании договора.

п. 5.3 Правил

Средствами охранной сигнализации оснащены помещения архива, в которых:

- постоянно или временно хранятся архивные документы;

- установлено серверное оборудование, обеспечивающее функционирование информационной системы архива.

Помещения ежедневно опечатываются по окончанию рабочего дня.

пп. 5.7, 5.8 Правил

Средства охранной сигнализации установлены на основной вход в здание (помещения) архива (при отсутствии круглосуточного поста охраны), а также на аварийные и запасные выходы.

п. 5.7 Правил

Помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудованы дверями повышенной технической укрепленности и (или) замками усиленной секретности.

п. 5.9 Правил

Архивные документы хранятся в вентилируемом помещении, обеспечивающем рециркуляцию воздуха с кратностью воздухообмена не менее 2/3 в час и стабильность температурно-влажностных характеристик воздушной среды.

п. 5.12 Правил

Параметры воздушной среды в архивохранилище документов на бумажном носителе, оборудованном системой кондиционирования воздуха, составляют:

- температура 17-19°С,

- относительная влажность воздуха 50 - 55%.

пп. 5.13, 5.14. 5.15, 5.16 Правил

Параметры воздушной среды в архивохранилище аудиовизуальных документов соответствуют нормативным требованиям к видам носителя (основы) документа.

пп. 5.14, 5.15, 5.16  Правил

Архивохранилище обеспечено комплектом контрольно-измерительных приборов в составе: термометр и гигрометр или термогигрометра.

п. 5.17 Правил

Измерения температурно-влажностных параметров воздушной среды производятся в одно и то же время суток:

- в кондиционируемом архивохранилище - 1 раз в неделю;

- в некондиционируемом архивохранилище - 2 раза в неделю;

- при несоответствии параметров нормативным требованиям - 1 раз в сутки.

п. 5.17 Правил

Для архивов, в которых отсутствует
автоматическая система управления вентиляцией и кондиционированием воздуха, показания контрольно-измерительных приборов в каждом архивохранилище фиксируются в регистрационном журнале, в котором также отражаются даты поверки приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

п. 5.17 Правил

Архивные документы хранятся в темноте и размещаются в первичные средства хранения:

- на бумажном носителе - в коробках, папках, конвертах;

- аудиовизуальные - в коробках и бюксах, ящиках упаковочных для фильмов (яуфах), конвертах;

- электронные на физически обособленных носителях - в упаковке, рекомендованной производителями носителей.

Архивные документы в первичных средствах хранения размещаются в архивохранилище на оборудовании.

пп. 5.18, 6.1, 6.2, 6.3, 6.4 Правил

В архивохранилище с естественным освещением применяются на окнах светорассеиватели, регуляторы светового потока (специальные стекла), защитные фильтры и покрытия, жалюзи.

п. 5.19 Правил

В архивохранилище при искусственном освещении применяются электролампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью (люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, светодиодные светильники) в установленном порядке.

п. 5.19 Правил

Санитарно-гигиеническое состояние в архивохранилище поддерживается проведением в нем не реже одного раза в месяц влажной уборки полов, обеспыливания оборудования и первичных средств хранения, обработки цокольных частей стеллажей, плинтусов, подоконников водными растворами антисептиков.

п. 5.22 Правил

Лицевая сторона каждого первичного средства хранения архивных документов снабжена ярлыком, на котором указан номер архивного фонда, номер описи дел, документов, крайние номера единиц хранения, находящихся в нем; отметка о наличии особо ценных документов, подлежащих эвакуации при возникновении чрезвычайных ситуаций, в период мобилизации и в военное время.

Электронные документы на физически обособленных носителях снабжены вкладышами (этикетками) с их архивным шифром.

п. 6.5 Правил

Хранение электронных документов в архиве осуществляется:

- на физически обособленных носителях  в двух экземплярах, один из которых является основным, другой - рабочим, которые хранятся в разных архивохранилищах (помещениях), при температурно-влажностном режиме, рекомендованном производителями носителей;

- в информационной системе архива - на собственном оборудовании архива или в федеральном и (или) региональном хранилище электронных документов.

п. 7.1 Правил

Хранения электронных документов на физически обособленных носителях осуществляется:

- с применением носителей, предназначенных для долговременного (свыше 10 лет) хранения информации;

- при наличии технических и программных средств, позволяющих осуществлять их воспроизведение, миграцию и конвертацию, а также контролировать физическое и техническое состояние;

- с проведением миграции на новые носители и конвертации в современные форматы;

- с организацией контроля за их аутентичностью, целостностью, достоверностью, пригодностью для использования.

п. 7.2 Правил

Нормативные условия хранения электронных документов в информационной системе архива обеспечиваются:

- ее соответствием требованиям законодательства Российской Федерации в области создания, развития, ввода в эксплуатацию государственных информационных систем и хранения в них информации;

- соблюдением при ее эксплуатации требований информационной безопасности и защиты информации;

- резервным копированием электронных документов, в том числе при применении облачных технологий, и их конвертацией в современные форматы.

п. 7.3 Правил

План (схема) размещения архивных фондов, утверждена руководителем архива.

п. 8.1 Правил

Местонахождение архивных документов закреплено в пофондовом и постеллажном топографических указателях, ведущихся в пределах отдельного архивохранилища (помещения) на бумажном носителе и (или) в электронном виде(в информационной системе архива).

п. 8.4 Правил

Архивные документы проверяются на предмет их фактического наличия и физического состояния в плановом и внеплановом порядке в установленные сроки.

пп. 10.1, 10.2 Правил

Результаты проверки наличия архивных документов фиксируются в:

- листе(ах) проверки наличия и состояния архивных документов;

- акте проверки наличия и состояния архивных документов;

- актах о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении архивных документов, о неисправимых повреждениях документов (при необходимости).

п. 10.4 Правил, приложение № 1 к Правилам

По окончании проверки наличия архивных документов:

- вносятся изменения в необходимые учетные документы;

- в конце описи дел, документов (книги учета и описания) проставляются штамп "Проверено", дата, должность и подпись работника, производившего проверку, или, в случае обнаружения неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, а также выбывших по обоснованным причинам единиц хранения, пересоставляется итоговая запись;

- коробки с архивными документами опечатываются с проставлением штампа, который содержит дату проверки, фамилию и инициалы проводившего ее работника архива.

п. 10.6 Правил

Архив ведет централизованный учет необнаруженных архивных документов на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

п. 10.7 Правил

Розыск архивных документов, необнаруженных в ходе проверки наличия, проводится в течение одного года с момента выявления факта отсутствия.

п. 10.8 Правил

При приеме архивных документов из источника комплектования не допускается их размещение в архивохранилище без:

- предварительной выдержки в карантинном помещении (при наличии);

- проверки физико-химического, технического и биологического состояния, а также на наличие скоб, скрепок, закладок, пластиковых файлов и других посторонних предметов;

- выявления вида основы носителей кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и проверки кинодокументов на нитрооснове на стабильность;

- проверки аудиовизуальных и электронных документов на физически обособленных носителях на возможность воспроизведения (считывания) записанной информации, соответствие их характеристик сопроводительной технической

документации, отсутствие вредоносного программного обеспечения;

- очистки от пыли и перемотки кинодокументов на пленке и фонодокументов на магнитной ленте;

- обеспыливания первичных средств хранения и корешков, очистки от загрязнений фотодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях.

п. 11.1 Правил

Архив проводит акклиматизацию поступивших на хранение архивных документов.

п. 11.2 Правил

При обнаружении физико-химических и технических дефектов, биологического поражения архивных документов архив и организация - источник комплектования составляют акт произвольной формы, отражающий выявленные недостатки и меры по их устранению.

Архивные документы с выявленными физико-химическими, техническими дефектами возвращаются передающей стороне для их устранения.

п. 11.3 Правил

Архив ведет учет физико-химического и технического состояния архивных документов на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

п. 11.9 Правил

Результаты проверки физико-химического и технического состояния архивных документов на бумажном носителе отражаются:

- в листе-заверителе дела;

- в листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов;

- в карточке учета архивных документов с повреждениями носителя;

- в карточке учета архивных документов с повреждениями текста;

- в картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов.

п. 11.9 Правил

Результаты проверки физико-химического и технического состояния аудиовизуальных документов отражаются в карточке учета технического состояния кинодокумента, фотодокумента, фонодокумента, видеодокумента.

п. 11.9 Правил

Результаты проверки физико-химического и технического состояния электронных документов отражаются в карточке учета технического состояния носителя электронного документа (только для электронных документов на физически обособленных носителях).

п. 11.9 Правил

Выдача архивных документов производится на основании заказа (требования) или акта о выдаче архивных документов во временное пользование.

п.14.7 Правил

Выдаваемые архивные документы регистрируются в книгах выдачи из архивохранилища, которые ведутся в каждом архивохранилище раздельно по целям выдачи, или в информационной системе архива.

п. 14.8 Правил

Получение и возврат работником архива (в том числе работником читального зала) каждой единицы хранения подтверждаются в книге выдачи его личной подписью или в информационной системе архива.

п. 14.9 Правил

На места хранения выдаваемых архивных документов подкладывается карта-заместитель, в которой указываются архивный шифр и дата выдачи единицы хранения, а также фамилия и инициалы работника архива или пользователя.

п. 14.10 Правил

Архив создает страховой фонд уникальных и особо ценных документов.

п. 18.1 Правил

Архив ведет книгу учета поступлений документов.

пп. 23.1, 23.2 Правил, приложение № 4 к Правилам

Архив ведет список фондов (не ведется при нефондовой организации хранения).

пп. 23.1, 23.2 Правил, приложение № 5 к Правилам

Архив ведет лист фонда.

пп. 23.1, 23.2 Правил

Архив ведет описи дел, документов

пп. 23.1, 23.2, 23.3 Правил, приложения №6, 7 к Правилам

Архив ведет реестр описей дел, документов.

пп. 23.1, 23.2, 30.2 Правил

Архив ведет паспорт архива.

пп. 23.1, 23.2 Правил

Архив ведет паспорт архивохранилища (произвольной формы) (при наличии в архиве нескольких архивохранилищ).

пп. 23.1, 23.2 Правил

Архив ведет дело фонда; дело сдатчика документов (вместо дела фонда при нефондовой организации аудиовизуальных документов);

пп. 23.1, 23.2, 23.3 Правил

Архив ведет лист-заверитель дела.

пп. 23.1, 23.2 Правил, приложение №8 к Правилам

Архив ведет лист учета аудиовизуальных документов.

пп. 23.1, 23.3 Правил

Архив ведет лист учета и описания уникального документа.

пп. 23.1, 23.3 Правил

Архив ведет внутреннюю опись документов дела, в состав которого входят уникальные документы.

пп. 23.1, 23.3 Правил

Архив ведет список фондов, содержащих особо ценные документы.

пп. 23.1, 23.3, 28.2 Правил

Архив ведет опись особо ценных дел, документов.

пп. 23.1, 23.3, 28.2 Правил

Архив ведет реестр описей особо ценных дел, документов.

пп. 23.1, 23.3, 28.2 Правил

Архив ведет для страхового фонда и фонда пользования на микроформах:

- книгу учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах;

- книгу учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке.

пп. 23.1, 23.3, 32.1, 32.3, 32.5 Правил

Архив ведет для электронного фонда пользования на физически обособленных носителях книгу учета носителей электронного фонда пользования.

пп. 23.1, 23.3 Правил

Обязательные учетные документы архива, в том числе первые экземпляры описей дел, документов, размещаются в изолированном помещении или рабочей комнате работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива.

пп. 23.1, 23.3, 24.1 Правил

Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в архивохранилище обособленно от архивных документов.

п. 24.2 Правил

Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в помещении, обеспечивающем их оперативное предоставление пользователям.

п. 24.2 Правил

Изменения количества единиц хранения в результате поступления и выбытия архивных документов, проведения отдельных видов работ фиксируются во всех экземплярах описи дел, документов с составлением новой итоговой записи к ней, которая подписывается работником архива, ответственным за ведение учета, с указанием должности и даты составления.

п. 26.4 Правил

Архив ведет списки источников комплектования, согласованные с ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела и утвержденные руководителем соответствующего архива, органом местного самоуправления (для муниципального архива, являющегося структурным подразделением органа местного самоуправления).

пп. 35.1, 35.4, 35.5, 35.6, 35.7 Правил

Негосударственные организации и граждане, территориальные органы федеральных органов государственной власти и федеральные организации, иные государственные органы Российской Федерации, расположенные на территории субъекта Российской Федерации, включены в список источников комплектования архива на основании договора.

п. 2, ст. 23 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», пп. 35.1, 35.2 Правил

Архив ведет учет источников комплектования и наблюдательное дело на каждую организацию, гражданина -источник комплектования на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

п. 35.9 Правил

Прием документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архив от государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций, выступающих источниками его комплектования, осуществляется по истечении установленных сроков их временного хранения в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководителем архива по согласованию с источниками комплектования.

ст. 22 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», пп. 37.1, 37.2, 37.3 Правил

Архив составляет Сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных, районных и городских архивов на 1 декабря .... г. и представляет их в вышестоящий орган управления архивным делом.

п. 2.6.2, приложение № 6 Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11 марта 1997 г. № 11

Архив принимает архивные документы в упорядоченном состоянии по описям дел, документов поединично (особо ценных документов - полистно) вместе с:

- тремя (или двумя - по решению руководителя архива) экземплярами описи дел, документов на бумажном носителе;

- электронной копией описи в формате, согласованном с архивом;

- страховыми копиями особо ценных документов (при наличии);

- исторической справкой об источнике комплектования (фондообразователе) и его фонде (при первом поступлении от источника комплектования).

п. 37.6 Правил

На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив.

п. 37.6 Правил

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение.

п. 37.8 Правил, приложение №3 к Правилам

Прием документов от граждан архив осуществляет на основании решения ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела по результатам рассмотрения сдаточной описи и экспертного заключения.

п. 37.10 Правил

Архив совместно с организациями-источниками комплектования архива рассматривает, готовит к согласованию инструкции по делопроизводству, примерные и индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях организаций-источников комплектования архива.

п. 38.1Правил

Архивом осуществляется формирование и ведение каталога аудиовизуальных документов (при нефондовой организации их хранения).

п. 44.1Правил

Архив организует прием запросов непосредственно в архиве, по почте, с использованием официального сайта архива или официального сайта уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, официального сайта органа местного самоуправления, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, по информационно-телекоммуникационным сетям.

пп. 46.1, 46.2Правил

Архив оформляет ответы на запросы в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма, а также в иных формах в установленные сроки.

пп. 46.6, 46.7,46.8, 46.9, 46.10, 46.11, 46.12, 46.13, 46.14 Правил, приложение №11 к Правилам

Архив организует прием заказов на копирование архивных документов и ведет их учет.

пп. 47.1, 47.8 Правил

Копирование архивных документов осуществляется архивом на возмездной основе на основании договора.

п. 47.3 Правил

Архив изготавливает копии архивных документов на безвозмездной основе по заказам органов государственной власти и местного самоуправления, направленным в целях исполнения ими своих полномочий в соответствии с законодательством Российской Федерации.

п. 47.4Правил

В читальном зале архива ведутся личные дела пользователей на бумажном носителе или в электронном виде.

п. 48.4Правил, п. 2.2 Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 1 сентября 2017 г. № 143

В читальном зале ведется журнал учета посещений читального зала пользователями.

п. 48.5Правил

Архив ведет раздельный учет форм использования архивных документов, в том числе поступающих запросов, на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

п. 51.1Правил

Подписи лиц, проводивших проверку ________________________________________________________________________

Подпись руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица___________________

Дата оформления проверочного листа (списка контрольных вопросов)___________________________________________

Приложение №2

к приказу Комитета по делам архивов

Пензенской области

от 14.02.2018№ 4-од

(в редакции приказами Комитета по делам архивов Пензенской области от 10.03.2021 № 9-од, от 16.03.2021 № 13-од)

ФОРМА

ПРОВЕРОЧНОГО ЛИСТА

(список контрольных вопросов)

используемого Комитетом по делам архивов Пензенской области при проведении плановых проверок  соблюдения законодательства об архивном деле  в пределах компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством Пензенской области в отношении  юридических лиц,  органов государственной власти субъекта Российской Федерации, индивидуальных предпринимателей,  расположенных на территории Пензенской области

Вид государственного контроля (надзора): региональный государственный контроль за соблюдением законодательства об архивном деле  в пределах компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством Пензенской области.

Вид (виды) деятельности юридических лиц,  производственных объектов, их типов и (или) отдельных характеристик, категорий риска, классов (категорий) опасности, при плановой проверке которых используется проверочный лист (список контрольных вопросов): в отношении всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Предмет плановой проверки: соблюдение юридическими лицами,  органами государственной власти субъекта Российской Федерации, индивидуальными предпринимателями установленных требований в сфере хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, установленных законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Пензенской области, соблюдение которых является наиболее значимым с точки зрения недопущения возникновения угрозы причинения вреда жизни, здоровью граждан, вреда животным, растениям, окружающей среде, объектам культурного наследия (памятникам истории и культуры), безопасности государства, а также угрозы чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера.

           Наименование органа государственного контроля (надзора):  Комитет по делам архивов Пензенской области.

Реквизиты правового акта об утверждении формы проверочного листа (списка контрольных вопросов):______________________________________________________________

           Наименование юридического лица/индивидуального предпринимателя:

_______________________________________________________________________

           Место проведения плановой проверки с заполнением проверочного листа и (или) указание на используемые юридическим лицом (индивидуальным предпринимателем)производственные объекты:________________________________________________________________

_______________________________________________________________________     

         Реквизиты приказа о проведении проверки:_______________________________________________________________

Учётный номер и дата присвоения учётного номера проверки в едином реестре проверок: _______________________________________________________

Должность, фамилия и инициалы должностного лица Комитета по делам архивов Пензенской области, проводившего плановую проверку и заполнившего проверочный лист (список контрольных вопросов):

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Перечень

вопросов, отражающих содержание обязательных требований

№

п/п

Вопросы, отражающие содержание обязательных требований, ответы на которые однозначно свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении ИОГВ, ОМС обязательных требований, составляющих предмет проверки

Реквизиты нормативных правовых актов, с указанием их структурных единиц, которыми установлены обязательные требования

Ответы на вопросы, содержащиеся в перечне вопросов

Да

Нет

Примечание

Наличие организационно-распорядительных документов, регулирующих архивное дело в организации

1

Наличие правового акта о создании архива и положения об архиве.

Статьи 5,13,17 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Пункты 1.3.,1.4.,1.5. Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждённых приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 №526 (далее - Правила от 31.03.2015№526)

Требования данного пункта являются обязательными для государственных органов, органов местного самоуправления муниципального района, городского округа

Наличие организационно-распорядительных документов о назначении ответственного в организации (учреждении, на предприятии) за обеспечение сохранности архивных документов и документов Архивного Фонда Российской Федерации (за архив), а также их учет, комплектование и использование, передачу на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы, в т.ч. документов по личному составу.

статьи 5,13,17,19,21,23 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 1.3., 1.4, 2.9., 2.10. Правил от 31.03.2015 № 526

Приказ, должностные инструкции (регламенты), положение о структурном подразделении организации и другие локальные правовые акты, на основании которых за сотрудником (должностным лицом) закреплены обязанности по обеспечению сохранности архивных документов, их учету, комплектованию и использованию

Наличие помещения под архив, соответствующего нормативному режиму хранения архивных документов.

статьи 5,13,17 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 2.4.-2.20. Правил от 31.03.2015 № 526

Наличие согласованной с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее - ЭПК) и утвержденной руководителем организации (предприятия, учреждения) номенклатуры дел, закрепляющей порядок формирования и учета дел в делопроизводстве.

пункты 4.14 - 4.18. Правил от 31.03.2015 №526

Наличие инструкции по делопроизводству.

статья 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019

«Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами.»

Требования ГОСТ обязывают любую организацию сформулировать и зафиксировать принципы политики в области делопроизводства, для того, чтобы организация смогла обеспечивать необходимые для работы доказательства, отчетность и иную информацию о своей

деятельности и является обязательным условием для ее включения в информационные ресурсы

Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации

Наличие плана конкретных мероприятий и других нормативных документов, регламентирующих порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов организации (предприятия, учреждения).

пункт 2.49. Правил от 31.03.2015 №526

Соблюдается ли противопожарный режим в здании и/или помещении архива организации (предприятия, учреждения)?

пункты 2.14., 2.15., 2.22. Правил от 31.03.2015 №526

Наличие      в      архиве пожарной   сигнализации, схем эвакуации людей и документов,    первичных средств пожаротушения и журналов     их     учета, табличек   с   надписями: «Ответственный         за противопожарное состояние» и «О пожаре звонить по телефону»

Соблюдается ли охранный режим в здании и/или помещении архива организации (предприятия, учреждения)?

пункты 2.14., 2.15., 2.20., 2.23. Правил от 31.03.2015 № 526

В т.ч. наличие охранной сигнализации, запирающихся решёток на окнах, дверей с повышенной технической укреплённостью против возможного взлома

Наличие порядка сдачи под охрану и снятия с охраны помещений архива, установленного руководством организации (предприятия, учреждения).

пункты 2.14., 2.15., 2.23. Правил от 31.03.2015 №526

Наличие специальных пропусков на вынос архивных документов из здания архива и/или организации (предприятия, учреждения).

пункт 2.23. Правил от 31.03.2015 №526

Соответствует ли организация хранения и размещение архивных документов, специальные средства хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.) параметрам, установленным для документов разных категорий, на разных носителях?

пункты 2.21., 2.35., 2.36. Правил от 31.03.2015 №526

Наличие постеллажного и пофондового (при большом количестве фондов) топографических указателей.

пункты 2.37,2.38. Правил от 31.03.2015 №526

Соблюдается ли световой режим в здании и/или помещении архива организации (предприятия, учреждения)?

пункт 2.24. Правил от 31.03.2015 №526

Соблюдается ли температурно-влажностный режим в здании и/или помещении архива организации (предприятия, учреждения)?

пункты 2.25., 2.34. Правил от 31.03.2015 №526

Наличие контрольно-измерительных приборов температуры и относительной влажности воздуха, журнала учета температурно -влажностного режима.

пункт 2.26. Правил от 31.03.2015 №526

Соблюдается ли санитарно-гигиенический режим в здании и/или помещении архива организации (предприятия, учреждения)?

пункты 2.27 - 2.29. Правил от 31.03.2015 №526

Соблюдаются ли обязательные условия хранения электронных документов в архиве организации (предприятия, учреждения)?

пункты 2.30 - 2.32., 2.34., 2.35., 2.40. Правил от 31.03.2015 № 526

Заполняется при наличии в архиве организации (учреждения, предприятия) электронных документов

Создается ли фонд пользования электронных документов в архиве организации (предприятия, учреждения)?

пункт 2.33. Правил от 31.03.2015 №526

Заполняется при наличии в архиве организации (учреждения, предприятия) электронных документов

Соблюдается ли порядок проведения и периодичность проверок наличия и состояния документов в архиве организации (предприятия, учреждения)?

пункты 2.39. - 2.43. Правил от 31.03.2015 №526

Заполняется в случае проведения хотя бы одной проверки наличия и состояния архивных документов в течение всего периода существования архива организации (учреждения, предприятия)

Наличие актов проверки наличия и состояния архивных документов и соответствующих записей, внесенных в учетные документы по итогам проверки наличия и состояния архивных документов.

пункт 2.43. Правил от 31.03.2015 №526

Наличие акта об утрате документов, согласованного с экспертной комиссией и утвержденного руководством организации (предприятия, учреждения), прилагаемой к нему справки о проведении розыска.

пункты 2.44., 3.15., 4.32., 6.8. Правил от 31.03.2015 № 526

Заполняется при выявлении подобных случаев в архиве организации (учреждения, предприятия)

Наличие письменных разрешений руководителя архива или руководителя (структурного подразделения) организации (учреждения, предприятия) на выдачу архивных документов.

пункт 2.45. Правил от 31.03.2015 №526

Соблюдаются ли порядок и сроки выдачи архивных документов, в том числе электронных документов?

пункты 2.45. - 2.48. Правил от 31.03.2015 №526

Наличие книги выдачи архивных документов, описей дел, копий фонда пользования.

пункт 2.46. Правил от 31.03.2015 №526

Оформляется ли выдача сотрудникам архивных документов, дел, копий фонда пользования, описей дел, документов из архивохранилища заказом (служебной запиской) на выдачу документов?

пункт 2.46. Правил от 31.03.2015 №526

Оформляется ли выдача архивных документов, копий фонда пользования в сторонние организации актом о выдаче дел во временное пользование?

пункт 2.46. Правил от 31.03.2015 № 526

Используются ли карты-заместители при выдаче архивных дел?

пункт 2.47. Правил от 31.03.2015 №526

Наличие листов использования и листов-заверителей в архивных документах, выдаваемых из архивохранилища.

пункт 2.47. Правил от 31.03.2015 №526

Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации

Наличие паспорта архива организации (учреждения, предприятия) и пояснительная записка к нему.

пункты З.1., 3.2., 3.12., Правил от 31.03.2015 №526

Наличие книги учет поступления и выбытия дел, документов установленной формы.

пункты 3.6., 3.7. Правил от 31.03.2015 №526

Наличие списка фондов установленной формы.

пункты 2.3., 3.3., 3.6., 3.8. Правил от 31.03.2015 №526

Ведется в организации при наличии более одного архивного фонда

Наличие листов фондов установленной формы.

пункты 3.6., 3.9. Правил от 31.03.2015№526

Наличие, оформление и комплектность описей дел на архивные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, согласованных и утвержденных установленным порядком.

пункты 3.6., ЗЛО., 4.10. - 4.12., 4.31. - 4.34., 5.5. Правил от 31.03.2015 №526

Наличие реестра описей установленной формы.

пункты 3.6., 3.11. Правил от 31.03.2015 №526

Ведется в организации при наличии двух и более описей дел, документов

Наличие дела фонда.

пункт 3.15. Правил от 31.03.2015№526

Ведется на каждый фонд, находящийся на хранении в архиве организация (учреждения, предприятия)

Соблюдается ли порядок учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации?

статьи 16, 19 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 3.14-3.15. Правил от 31.03.2015 №526

Наличие актов о технических ошибках в учетных документах архива организации (предприятия, учреждения) установленной формы.

пункты 2.43., 3.15. Правил от 31.03.2015 №526

Заполняется в случае обнаружения технических ошибок в учетных документах архива организации (учреждения, предприятия)

Наличие акта об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных) установленной формы.

пункты 2.43., 3.15. Правил от 31.03.2015 №526

Заполняется при выявлении подобных случаев в архиве организации (учреждения, предприятия)

Наличие актов установленной формы о неисправимых повреждениях архивных документов.

пункты 3.15. Правил от 1.03.2015 №526

Заполняется при выявлении подобных случаев в архиве организации (учреждения, предприятия)

Организация комплектования в организации архива документами Архивного фонда Российской Федерация и другими архивными документами

Наличие документов, подтверждающих решения о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации архивных документов.

статья 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункт 4.4. Правил от 31.03.2015 №526

Наличие правового акта о создании и составе экспертной комиссии организации (предприятия, учреждения), положения об экспертной комиссии и протоколов ее заседаний.

пункты 5,6 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 4.7. - 4.11. Правил от 31.03.2015 №526

Соблюдаются ли сроки и порядок проведения экспертизы ценности в организации?

пункты 4.3.-4.6., 4.10.,4.11. Правил от 31.03.2015 № 526

Отсутствуют ли факты утраты или несанкционированного уничтожения документов Архивного фонда Российской Федерации?

пункты 3.15., 4.3. - 4.6., 4.10. -4.13. Правил от 31.03.2015 № 526

Наличие актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и другие документы, подтверждающие факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию).

пункты 3.15., 4.12., 4.13. Правил от 31.03.2015 №526

Наличие графика передачи дел в архив из структурных подразделений, утвержденного руководителем организации (учреждения, предприятия).

пункт 4.33. Правил от 31.03.2015 №526

Соблюдается ли порядок приема - передачи дел в архив организации (учреждения, предприятия) из структурных подразделений, в том числе электронных документов?

пункты 4.33. - 4.34. Правил от 31.03.2015 №526

Наличие, оформление и физическое состояние архивных документов и документов Архивного фонда Российской Федерации, в том числе электронных документов

(единиц хранения).

статьи 16, 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 2.9. - 2.11., З.1..,3.3., 3.4., 4.19.-4.30.,4.34. Правил от 31.03.2015 №526

Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации

Соблюдается ли порядок доступа к архивным документам с учетом ограничений установленных законодательством Российской Федерации и/или условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при передаче их в архив?

Статьи 24 - 26 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 5.2., 5.20. Правил от 31.03.2015 №526

Заполняется при наличии документов, доступ к которым ограничен законодательством Российской Федерации и/или условиями, которые установили собственники или владельцы архивных документов

Наличие письменного разрешения гражданина, наследников данного гражданина на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также к сведениям, создающим угрозу для его безопасности.

Наличие исторической справки к фонду.

пункт 5.6. Правил от 31.03.2015 №526

Ведется ли учет использования архивных документов, в том числе выдачи архивных справок, выписок, копий документов? Наличие книги (базы данных) регистрации поступающих запросов.

пункт 5.8. Правил от 31.03.2015 №526

Соблюдается ли порядок и сроки исполнения запросов пользователей? Наличие запросов (заявлений, писем) пользователей о предоставлении информации.

пункты 5.9. - 5.10. Правил от 31.03.2015 №526

Соблюдается ли порядок оформления архивных справок, выписок и копий архивных документов, а также порядок получения их пользователями?

Статья 26 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125 - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

пункты 5.11. - 5.18. Правил от 31.03.2015 №526

Наличие актов об изъятии из дел (возвращении) подлинных личных документов и копий взамен изъятых документов.

пункт 5.17. Правил от 31.03.2015 №526

Заполняется в случае наличия фактов изъятия подлинных личных документов из дел

Наличие разрешения руководителя организации (учреждения, предприятия) на изъятие из дел (возвращение) подлинных личных документов

пункт 5.17. Правил от 31.03.2015 №526

Заполняется в случае наличия фактов изъятия подлинных личных документов из дел

Соблюдается ли порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале?

пункт 5.19. Правил от 31.03.2015 №526

При отсутствии читального зала, распространяется на специально выделенное помещение, выделенное для работы пользователей с архивными документами

Наличие разрешения руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) на работу в помещении архива

пункт 5.19. Правил от 31.03.2015 №526

Организация передачи документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации на хранение в государственный или муниципальный архив

Соблюдаются ли сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов до их передачи на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив?

статьи 22, 23 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,

пункты 4.1 - 4.2., 6.5. Правил от 31.03.2015 №526

Наличие письменного разрешения государственного (муниципального) архива о продлении сроков хранения документов в архиве организации (учреждения, предприятия).

пункт 6.5. Правил от 31.03.2015 №526

Заполняется при наличии в архиве организации (учреждения, предприятия) документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся сверх установленного срока

Наличие актов приема-передачи документов на хранение в установленной форме.

пункты 3.15., 6.8. Правил от 31.03.2015 №526

Соблюдаются ли порядок передачи архивных документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив?

пункты 6.6. - 6.8. Правил от 31.03.2015 №526

Наличие актов об обнаружении дефектов

пункт 6.7. Правил от 31.03.2015 №526

Заполняется при выявлении подобных случаев при передаче документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив

Предусмотрено ли организацией (учреждением, предприятием) участие представителя

государственного (муниципального) архива в составе ликвидационной комиссии в случае реорганизации или ликвидации организации?

пункты 7.1., 7.2. Правил от 31.03.2015 №526

Подписи лиц, проводивших проверку _______________________________________________________________________

Подпись руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица__________________________________________

Дата оформления проверочного листа (списка контрольных вопросов)____________________