Об утверждении Административного регламента исполнения Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов государственной функции по контролю за деятельностью республиканских государствен...



RU 09000200500

1

RU 09000201200241

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

КАРАЧАЕВО-ЧЕРКЕССКОЙ РЕСПУБЛИКИ

УПРАВЛЕНИЕ КАРАЧАЕВО-ЧЕРКЕССКОЙ РЕСПУБЛИКИ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

ПРИКАЗ

05.06.2012

г. Черкесск

№ 31

Об утверждении Административного регламента исполнения Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов государственной функции по контролю за деятельностью республиканских государственных архивов по обеспечению сохранности и учету документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документов, хранящихся в музеях и библиотеках на территории Карачаево-Черкесской Республики.

В соответствии с постановлением Правительства Карачаево-Черкесской Республики от 20.09.2011 №316 «О  разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления услуг органами исполнительной власти Карачаево-Черкесской Республики»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Утвердить прилагаемый Административный регламент исполнения Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов государственной функции по контролю за деятельностью республиканских государственных архивов по обеспечению сохранности и учету документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документов, хранящихся в музеях и библиотеках на территории Карачаево-Черкесской Республики.

2. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника Управления Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов - М. Х. Джанкезову.

Начальник Управления

Ф.С. Коджакова

УТВЕРЖДЕН

приказом Управления Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов 

От 05.06.2012 № 31

Административный регламент исполнения Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов  государственной функции по контролю за деятельностью республиканских государственных архивов по обеспечению сохранности и учету документов Архивного  фонда Российской Федерации, а также документов, хранящихся в музеях и библиотеках на территории Карачаево-Черкесской Республики

1. Общие положения

1.1. Административный регламент исполнения Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов государственной функции по контролю за деятельностью государственных архивов по обеспечению сохранности и учету документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документов, хранящихся в музеях и библиотеках на территории Карачаево-Черкесской Республики, (далее  – Административный регламент) разработан в целях повышения эффективности исполнения Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов (далее-Управление) функции по осуществлению полномочий по контролю за деятельностью республиканских государственных архивов по обеспечению сохранности и учету документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документов, хранящихся в музеях и библиотеках на территории Карачаево-Черкесской Республики.

Административный регламент осуществляется путем проведения проверок.

Административный регламент устанавливает сроки и последовательность административных процедур и административных действий, порядок взаимодействия между структурными подразделениями и должностными лицами Управления, а также взаимодействия Управления с подведомственными учреждениями, иными учреждениями и организациями, гражданами при исполнении функции по проведению проверок при осуществлении контроля за деятельностью государственных архивов по обеспечению сохранности и учету документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документов, хранящихся в музеях и библиотеках на территории Карачаево-Черкесской Республики (далее соответственно – функция, проверка).

Наименование государственной функции

1.2. Административный регламент исполнения Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов государственной функции по контролю за деятельностью государственных архивов по обеспечению сохранности и учету документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документов, хранящихся в музеях и библиотеках на территории Карачаево-Черкесской Республики (далее – государственная функция).

Наименование органа, предоставляющего государственную функцию

1.3. Функция исполняется Управлением.

1.4. Сведения о месте нахождения Управления, почтовом адресе для направления обращений, о телефонных номерах и адреса электронной почты указаны в пунктах 2.2,2.3,2.4 настоящего Административного регламента.

1.5.Запрещено требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные организации.

1.6. Перечень нормативных правовых актов Российской Федерации и нормативных правовых актов Карачаево-Черкесской Республики, регулирующих исполнение функции:

- Конституция Российской Федерации;

- Бюджетный кодекс Российской Федерации;

- Гражданский кодекс Российской Федерации;

- Трудовой кодекс Российской Федерации;

- Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях;

- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 26.12.2008  № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»;

- Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;      

- Постановление Правительства Российской Федерации от 05.04. 2010 № 215 «Об утверждении правил подготовки докладов об осуществлении государственного контроля (надзора), муниципального контроля в соответствующих сферах деятельности и об эффективности такого  контроля (надзора);

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, номер № 9059);

- Положение об Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов, утвержденный  Указом Президента Карачаево-Черкесской Республики от 22.06.2010 № 125;

1.7. Проверка при осуществлении контроля за деятельностью государственных архивов по обеспечению сохранности и учету документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документов,  хранящихся в музеях и библиотеках на территории Карачаево-Черкесской Республики подведомственных Управлению представляет собой комплекс мер по проверке соответствия деятельности подведомственного учреждения законодательству Российской Федерации и Карачаево-Черкесской Республики, а также целям деятельности, предусмотренных уставами подведомственных учреждений.

Проверка осуществляется по следующим основным направлениям:

- соответствие деятельности подведомственного учреждения целям, предусмотренным его уставом;

- правовое и кадровое обеспечение деятельности подведомственного учреждения; 

- устранение нарушений законодательства Российской Федерации и Карачаево-Черкесской Республики, выявленных при проведении проверки.

Контроль за деятельностью подведомственных учреждений включает в себя плановые (внеплановые) документарные проверки и (или) плановые (внеплановые) выездные проверки.

1.8. Должностные лица, уполномоченные на осуществление проверок, имеют право:

1.8.1. Посещать подведомственные учреждения при предъявлении копии приказа Управления о проведении проверки и служебного удостоверения (приложение 2 к административному регламенту);

1.8.2. Запрашивать информацию и необходимые документы по вопросам, относящимся к предмету проверки, а также письменные объяснения руководителя (иного уполномоченного лица) и (или) работников подведомственных учреждений по вопросам, относящимся к предмету проверки;

1.8.3. Вносить предложения начальнику Управления об устранении выявленных по итогам проверки недостатков, о возмещении материального ущерба, а в необходимых случаях − о назначении административного расследования для установления виновных лиц.

1.9. Должностные лица, уполномоченные на проведение проверок, обязаны:

1.9.1.Своевременно и в полной мере исполнять функцию в соответствии с законодательством Российской Федерации, Карачаево-Черкесской Республики, а также настоящим Административным регламентом;

1.9.2. Соблюдать законодательство Российской Федерации и Карачаево-Черкесской Республики, права и законные интересы подведомственных учреждений, в отношении которых проводятся проверки;

1.9.3. Проводить проверки на основании приказа Начальника Управления об их назначении;

1.9.4. Проводить проверку только во время исполнения служебных обязанностей, выездную проверку только при предъявлении служебных удостоверений, копии приказа начальника Управления;

1.9.5. Не препятствовать руководителю (иному уполномоченному должностному лицу) проверяемого подведомственного учреждения, присутствовать при проведении проверки и давать разъяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;

1.9.6. Доказывать обоснованность своих действий при их обжаловании проверяемыми подведомственными учреждениями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

1.9.7. Соблюдать сроки проведения проверки, установленные настоящим Административным регламентом;

1.9.8. Перед началом проведения выездной проверки по просьбе руководителя (иного уполномоченного должностного лица) проверяемого подведомственного учреждения, ознакомить их с положениями административного регламента, в соответствии с которым проводится проверка.

1.10. При проведении проверки должностные лица, уполномоченные на проведение проверки, не вправе:

1.10.1. Проверять выполнение обязательных требований, установленных законодательством Российской Федерации и Карачаево-Черкесской Республики, если такие требования не относятся к полномочиям Управления;

1.10.2. Осуществлять плановую или внеплановую выездную проверку в случае отсутствия при ее проведении руководителя (иного уполномоченного должностного лица) проверяемого подведомственного учреждения;

1.10.3. Требовать представления документов, информации, если они не являются объектами проверки или не относятся к предмету проверки, а также изымать оригиналы таких документов;

1.10.4. Распространять информацию, полученную в результате проведения проверки и составляющую государственную, служебную, иную охраняемую законом тайну, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

1.10.5. Превышать установленные сроки проведения проверки;

1.10.6. Требовать нотариального удостоверения копий документов, представляемых в Управление, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

1.11. За некачественное проведение проверки, искажение или сокрытие фактов нарушений, использование служебного положения в корыстных целях должностные лица, уполномоченные на проведение проверки, привлекаются к ответственности в установленном Федеральным законодательством порядке.

1.12. Руководители проверяемых подведомственных учреждений имеют право:

1.12.1. Непосредственно присутствовать при проведении проверки, давать объяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;

1.12.2. Получать от должностных лиц, уполномоченных на проведение проверок, информацию, которая относится к предмету проверки и предоставление которой предусмотрено настоящим регламентом;

1.12.3. Знакомиться с результатами проверки и указывать в акте проверки о своем ознакомлении с результатами проверки, согласии или несогласии с ними, а также с отдельными действиями должностных лиц, уполномоченных на проведение проверки;

1.12.4. Представить в случае несогласия с фактами, выводами, предложениями, изложенными в акте проверки, либо с выданным предписанием об устранении выявленных нарушений в установленные настоящим Административным регламентом сроки в Управление в письменной форме возражения в отношении акта проверки и (или) выданного предписания об устранении выявленных нарушений в целом или его отдельных положений; приложить к таким возражениям документы, подтверждающие обоснованность таких возражений, или их заверенные копии;

1.12.5. Обжаловать действия (бездействие) должностных лиц, уполномоченных на проведение проверок, повлекшие за собой нарушение прав проверяемого подведомственного учреждения при проведении проверки, в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.13. Руководители проверяемых подведомственных учреждений обязаны:

1.13.1. Предоставить должностным лицам, уполномоченным на проведение проверок, возможность ознакомиться с документами, связанными с целями, задачами и предметом проверки, обеспечить доступ проводящих выездную проверку должностных на территорию, в используемые проверяемым подведомственным учреждением здания, строения, сооружения, помещения, к оборудованию, подобным объектам, транспортным средствам;

1.13.2. Соблюдать требования, установленные настоящим Административным регламентом; не препятствовать проведению проверки, исполнять в установленный срок предписания Управления об устранении выявленных нарушений;

1.13.3. Предоставлять в установленные настоящим Административным регламентом сроки документы в виде копий, заверенных подписью руководителя (иного уполномоченного должностного лица) проверяемого подведомственного учреждения  и печатью;

1.13.4. Давать по требованию должностных лиц, уполномоченных на проведение проверки, справки и объяснения в устной и письменной форме по вопросам, относящимся к проверке; 

1.14. Результатом исполнения государственной функции являются:

1.14.1. Вручение руководителю (иному уполномоченному должностному лицу) проверяемого подведомственного учреждения под расписку акта проверки деятельности государственного архивов по обеспечению сохранности и учету документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документов, хранящихся в музеях и библиотеках на территории Карачаево-Черкесской Республики (далее – акт проверки) (приложение 3 к  Административному регламенту);

1.14.2. Вручение руководителю (иному уполномоченному должностному лицу) проверяемого подведомственного учреждения под расписку предписания об устранении выявленных нарушений (приложение 4 к Административному регламенту);

При отсутствии руководителя (иного уполномоченного должностного лица) проверяемого подведомственного учреждения, а также в случае отказа проверяемого лица дать расписку об ознакомлении либо об отказе в ознакомлении с актом проверки, предписанием, данные документы направляются заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, которое приобщается к экземпляру акта проверки, хранящемуся в комитете.

2. Требования к порядку исполнения функции

2.1. Информация по вопросам исполнения функции, в том числе о ходе исполнения функции, может быть получена заинтересованными лицами непосредственно в Управлении, по почте (по письменным обращениям заявителей), а также с использованием средств телефонной и факсимильной связи, электронной почты.

2.2. На информационном стенде, где предоставляется государственная функция, на официальном сайте Управления, в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», размещается информация, необходимая для предоставления государственной функции:

а) административный регламент предоставления государственной функции;

б) термины и определения, которые необходимо знать и применять при обращении в Управление;

в) наиболее часто задаваемые вопросы и ответы на них;

г) блок-схема, содержащая последовательность действий по предоставлению государственной функции (приложение 1 к Административному  регламенту);

д) почтовый адрес, телефон, адрес электронной почты и адрес официального сайта Управления.

2.3. Для получения информации о процедурах исполнения государственной функции заинтересованные лица обращаются непосредственно в Управление по адресу: 369000, г. Черкесск, ул. Первомайская, 24; устно по номерам телефона в Управлении: 8(8782) 26-42-31, 26-55-15.

2.4. Письменные обращения направляются по почтовому адресу Управления: 369000,  г. Черкесск, ул. Первомайская, 24, или факсом по телефонному номеру 8 (87822) 264231.

2.5. Электронные обращения направляются на электронную почту: upravlenie@mail.ru.

2.6. По письменным обращениям и обращениям, поступившим по электронной почте, информация об исполнении государственной функции направляется на почтовый или электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней (под «днем» здесь и далее понимается рабочий день) со дня поступления обращения.

2.7. Прием граждан уполномоченными лицами Управления осуществляется с понедельника по пятницу в рабочее время с 9-00 до 18-00 часов.

2.8 Время предоставления перерыва для отдыха и питания специалистов Управления устанавливается с 13-00 до 14-00 часов. Суббота, воскресенье – выходной.

2.9. В предпраздничные дни продолжительность времени работы сокращается на 1 час.

2.10. Основными требованиями к информированию являются:

- достоверность предоставляемой информации;

- четкость в изложении информации;

- полнота информации;

- наглядность форм предоставляемой информации (при письменном информировании);

- удобство и доступность получения информации;

- оперативность предоставления информации.

2.11. При информировании (лично или по телефону) работник Управления, осуществляющий информирование, должен назвать свою фамилию, имя, отчество, должность и предложить гражданину, представиться и изложить суть вопроса, а затем в вежливой форме, без длительных пауз, не отвлекаясь, подробно проинформировать обратившегося гражданина по интересующим его вопросам в пределах своей компетенции.

2.12. Работник Управления, осуществляющий информирование, должен принять все необходимые меры для предоставления полного и оперативного ответа на вопрос, поставленный в обращении гражданина, в том числе с привлечением других специалистов Управления. Время ожидания гражданином ответа при информировании не должно превышать 30 минут.

2.13. В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, работник Управления, осуществляющий индивидуальное устное информирование, может предложить гражданину обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить другое удобное для гражданина время для индивидуального устного информирования.

2.14. Информирование о ходе проведения проверки осуществляется специалистами Управления как при выезде в проверяемые подведомственные учреждения, так и при встрече в Управлении.

2.15. По телефону предоставляется следующая информация:

- почтовый адрес, адрес электронной почты для направления письменных обращений;

- о нормативных правовых актах, на основании которых Управление осуществляет функцию;

- о необходимости представления дополнительных документов и сведений;

- о месте размещения на официальном сайте Управления справочных материалов по вопросам исполнения функции.

Информирование по иным вопросам осуществляется только на основании письменного обращения.

2.16. На сайте Управления размещается следующая информация:

- текст Административного регламента;

- местонахождение, режим работы, номера телефонов, адрес электронной почты Управления.

2.17. Государственная функция исполняется бесплатно.

2.18. Срок проведения проверки с учетом объема предстоящих работ, вытекающих из конкретных задач проверки, не может превышать 10 календарных дней. Продление первоначально установленного срока проверки осуществляется Управлением по мотивированному представлению руководителя ревизионной группы, уполномоченной на проведении проверки, но не более чем на 5 календарных дней.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения

административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения

административных процедур (действий) в электронной форме

3.1. Планирование проведения проверок.

3.1.1. Проведение проверок осуществляется на основании плана проведения проверок при осуществлении контроля за деятельностью государственных архивов по обеспечению сохранности и учету документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документов,  хранящихся в музеях и библиотеках на территории Карачаево-Черкесской Республики подведомственных Управлению  на очередной год (далее − План), утверждаемого Управлением (при проведении внеплановой проверки − на основании соответствующего поручения, обращения).

3.1.2. При подготовке предложений по формированию Плана учитываются следующие критерии отбора:

- законность, своевременность и периодичность проведения проверок;

- актуальность и обоснованность планируемых проверок;

- степень обеспеченности ресурсами (трудовыми, техническими, материальными и финансовыми);

- реальность сроков выполнения, определяемая с учетом всех временных затрат (например, согласование и т.д.);

- реальность, оптимальность планируемых мероприятий, равномерность распределения нагрузки (по временным и трудовым ресурсам);

- наличие резерва времени для выполнения внеплановых проверок.

3.1.3. План содержит перечень учреждений, в которых будут проводиться проверки, график проверки, форму проверки (выездная или документарная).

3.1.4. Плановые проверки проводятся не чаще чем один раз в три года в отношении одного учреждения, подведомственного Управлению.

3.1.5. План в течение 3 рабочих дней со дня его утверждения размещается на официальном сайте Управления.

3.1.6. Внеплановая проверка проводится Управлением в случае получения от органов государственной власти, юридических лиц и (или) граждан информации о наличии признаков нарушения подведомственным учреждением законодательства Российской Федерации и (или) Карачаево-Черкесской Республики.

3.1.7. Внеплановая проверка проводится на основании приказа, издаваемого в течение 10 рабочих дней со дня поступления соответствующей информации. В приказе утверждается тема внеплановой проверки, основные вопросы, подлежащие изучению в ход внеплановой проверки, срок проведения внеплановой проверки, состав комиссии по проведению внеплановой проверки и срок оформления акта внеплановой проверки.

3.2. Назначение проверки.

3.2.1. Для проведения проверки издается приказ Управления с указанием должностных лиц, уполномоченных на проведение проверки. 

3.2.2. При назначении проверки оформляется план - задание на проведение проверки. В плане - задании на проведение проверки указывается: наименование органа, назначившего проверку, наименование проверяемого подведомственного учреждения, проверяемый период, тема проверки (перечень основных вопросов при проведении проверки), основание проведения проверки, персональный состав комиссии по проведению проверки (должностное лицо, уполномоченное на проведение проверки), срок проведения проверки.

План - задание на проведение проверки утверждается лицом, назначившим проверку.

3.2.3 Проверяемый период, состав комиссии по проведению проверки (должностное лицо, уполномоченное на проведение проверки) и ее руководитель определяется начальником Управления.

3.2.4. Срок проведения проверки, численный и персональный состав комиссии по проведению проверки устанавливаются исходя из темы проверки, объема предстоящих контрольных действий, особенностей финансово-хозяйственной деятельности проверяемого подведомственного учреждения и других обстоятельств.

3.2.5. Срок проведения проверки, т.е. дата начала и дата окончания проверки не может превышать 10 календарных дней.

3.2.6. Датой начала проверки считается дата предъявления руководителем комиссии по проведению проверки (должностным лицо, уполномоченным на проведение проверки) приказа на проведение проверки руководителю (иному уполномоченному должностному лицу) проверяемого подведомственного учреждения.

3.3. Проведение проверки.

3.3.1. До начала проведения проверки все ее участники обязаны изучить необходимые нормативные правовые акты, отчетные данные и другие имеющиеся и доступные документы, характеризующие деятельность подведомственных учреждений, материалы предыдущих проверок проверяемых подведомственных учреждений (при их наличии). План-задание проверки в ходе ее проведения с учетом изучения документов, отчетных и статистических данных, характеризующих подведомственные учреждения, может быть изменен или дополнен с разрешения начальника Управления.

3.3.2. Руководитель комиссии по проведению проверки (должностное лицо, уполномоченное на проведение проверки) должен предъявить руководителю (иному уполномоченному должностному лицу) проверяемого подведомственного учреждения приказ на право проведения проверки, вручить план-задание проверки, представить участвующих в проверке специалистов, решить организационно-технические вопросы проведения проверки.

3.3.3.При проведении проверки участники комиссии по проведению проверки (должностное лицо, уполномоченное на проведение проверки) должны иметь служебные удостоверения.

3.3.4. Исходя из темы проверки и плана - задания руководитель комиссии по проведению проверки (должностное лицо, уполномоченное на проведение проверки) определяет объем и состав контрольных действий по каждому вопросу программы проверки, а также способы проведения таких контрольных действий.

3.3.5. Руководитель комиссии по проведению проверки (должностное лицо, уполномоченное на проведение проверки) вправе получать необходимые письменные объяснения от должностных, материально-ответственных и иных лиц проверяемого подведомственного учреждения, справки и сведения по вопросам, возникающим в ходе проверки, и заверенные копии документов, необходимых для проведения контрольных действий. В случае отказа от представления указанных объяснений, справок, сведений и копий документов в акте проверки, акте встречной проверки делается соответствующая запись.

3.4. Оформление результатов проверки.

3.4.1. Результаты проведенной проверки оформляются актом проверки с приложением справок, объяснительных и других необходимых документов.

3.4.2. Акт проверки составляется в двух экземплярах на русском языке, имеет сквозную нумерацию страниц.

3.4.3. Результаты проверки излагаются в акте проверки на основе проверенных данных и фактов, подтвержденных имеющимися в проверяемых подведомственных учреждениях документами, результатами произведенных встречных проверок, заключений специалистов, объяснений должностных и материально-ответственных лиц.

3.4.4. В акте проверки не допускается включение различного рода выводов, предположений и фактов, не подтвержденных документами или результатами проверок.

3.4.5. Акт проверки подписывается членами и руководителем комиссии по проведению проверки (должностным лицом, уполномоченным на проведение проверки), начальником Управления, руководителем (иным уполномоченным должностным лицом) проверяемого подведомственного учреждения.

3.4.6. Один экземпляр оформленного акта проверки вручается руководителю (иному уполномоченному должностному лицу) проверяемого подведомственного учреждения под роспись в получении с указанием даты получения. При наличии со стороны руководителя (иного уполномоченного должностного лица) проверяемого подведомственного учреждения возражений или замечаний по отдельным фактам, изложенным в акте проверки, руководитель (иное уполномоченное должностное лицо) обязан подписать акт и в течение пятнадцати рабочих дней со дня получения акта представить свои письменные объяснения или разногласия. В течение пяти дней после их получения руководитель комиссии по проведению проверки (должностное лицо, уполномоченное на проведение проверки) обязан дать письменное заключение о достоверности изложенных в возражениях фактов.

3.4.7. В случае отказа руководителя (иного уполномоченного должностного лица) проверяемого подведомственного учреждения подписать или получить акт проверки, руководитель комиссии по проведению проверки (должностное лицо, уполномоченное на проведение проверки) в присутствии членов комиссии составляет акт, в котором фиксирует факт его отказа от подписи и получения акта. В данном случае акт проверки направляется проверяемому подведомственному учреждению по почте или иным способом, свидетельствующем о дате его получения. Документ, подтверждающий факт отправления акта проверки в адрес проверяемого подведомственного учреждения должен быть приложен к акту проверки.

3.4.8. В ходе проверки по решению руководителя комиссии по проведению проверки (должностного лица, уполномоченного на проведение проверки) может составляться промежуточный акт по результатам проведения контрольных действий по отдельным вопросам плана-задания. Указанный акт составляется участником комиссии по проведению проверки (должностным лицом, уполномоченным на проведение проверки), проводившим контрольное действие, подписывается им, согласовывается с руководителем комиссии по проведению проверки, подписывается руководителем (иным уполномоченным должностным лицом) проверяемого подведомственного учреждения.

3.4.9. Датой окончания проверки считается день подписания акта проверки руководителем (иным уполномоченным должностным лицом) проверяемого подведомственного учреждения. В случае отказа руководителя (иного уполномоченного должностного лица) проверяемого подведомственного учреждения подписать или получить акт проверки датой окончания проверки считается день направления в проверенное подведомственное учреждение акта проверки в порядке, установленном пунктом 3.4.10. настоящего Административного регламента.

3.4.10. Срок проведения проверки, установленный при назначении проверки, может быть продлен лицом, назначившим проверку, на основе мотивированного представления руководителя комиссии по проведению проверки (должностного лица, уполномоченного на проведение проверки), но не более чем на десять дней. Продление срока проверки оформляется приказом начальника Управления или заместителем начальника. Решение о продлении срока проведения проверки доводится до сведения подведомственного учреждения.

3.4.11. Материалы проверки включают:

- акт проверки и надлежаще оформленные приложения к нему, на которые имеются ссылки в акте проверки (документы, копии документов, сводные справки, объяснения должностных и материально-ответственных лиц и т.д.);

- предписание об устранении выявленных нарушений в 2-х экземплярах;

- в случае выявления нарушений законодательства Российской Федерации и Карачаево-Черкесской Республики, рассмотрение которых относиться к компетенции иных органов - проект письма в адрес соответствующих органов.

3.5. Порядок реализации материалов проверки.

3.5.1. Руководитель комиссии по проведению проверки (должностное лицо, уполномоченное на проведение проверки) обобщает материалы проверки и на основе этого докладывает начальнику Управления о результатах проверки.

3.5.2. При выявлении нарушений законодательства Российской Федерации и Карачаево-Черкесской Республики, рассмотрение которых относиться к компетенции иных органов, по поручению председателя, материалы проверок направляются в соответствующие органы в 5 дневный срок после окончания проверки. 

3.5.3. Управление  осуществляет контроль за устранением выявленных нарушений и недостатков, также причин и условий, способствующих их совершению.

3.5.4. Нарушение положений настоящего Административного регламента, иных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению государственной функции, влечет привлечение виновных должностных лиц к ответственности в соответствии с законодательством.

3.5.5. Ответственность за оформление дел с материалами проверки, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на руководителя комиссии по проведению проверки (должностное лицо, уполномоченное на проведение проверки), проводившего проверку.

3.5.6. Материалы проверок по их завершению подлежат оформлению в дела.

4. Порядок и формы контроля за исполнением функции

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, принятием решений должностными лицами Управления и исполнением Административного регламента осуществляется заместителем начальника Управления. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения должностными лицами Управления положений настоящего Административного регламента, нормативных правовых актов Российской Федерации и Карачаево-Черкесской Республики, регулирующих осуществление  государственной функции.

4.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения граждан, содержащих жалобы на решения, действия (бездействия) должностных лиц Управления. Порядок и периодичность осуществления контроля в виде плановых и внеплановых проверок определяется начальником Управления в установленном порядке. Текущий контроль за исполнением государственной функции осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения специалистами Управления положений настоящего Административного регламента. Текущий контроль за исполнением государственной функции осуществляется постоянно. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с исполнением функции (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению заинтересованного лица.

4.3. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений положений настоящего Административного регламента виновные должностные лица несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Карачаево-Черкесской Республики. Персональная ответственность должностных лиц Управления закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства.

4.4. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции осуществляется на основании локальных актов Управления. Ответственность за полноту и достоверность оформления документации, связанной с исполнением функции, за сроки и порядок исполнения административной процедуры несут должностные лица Управления, непосредственно исполняющие государственную функцию. О мерах, принятых в отношении виновных в нарушении законодательства Российской Федерации, законодательства Карачаево-Черкесской Республики должностных лиц Управления, в течение 10 дней со дня принятия таких мер Управление сообщает в письменной форме физическому или юридическому лицу, права и (или) законные интересы которых нарушены.

4.5. Порядок и форма контроля за предоставлением государственной функции должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности).

4.6. Все плановые проверки, должны осуществляться регулярно, в течение всего периода деятельности организации. Установленные формы отчетности по предоставлению государственной функции должны анализироваться. По результатам проверок, анализа должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков предоставления государственной функции.

4.7. Граждане, их объединения и организации могут контролировать  предоставление государственной функции путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, на официальном сайте Управления.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) Управления при проведении проверок при осуществлении контроля за деятельностью государственных архивных учреждений, подведомственных Управлению, а также должностных лиц Управления.

5.1.Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление в Управление жалобы заявителя.

5.2. Информация для заявителя о его праве на досудебное (внесудебное) обжалование принятых решений и действий (бездействия) Управления и его должностных лиц при предоставлении государственной функции.

5.2.1. Жалобы подаются заявителями в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме по почте, на личном приеме у должностного лица Управления, по информационным системам общего пользования или через специальные разделы на Интернет-сайте Управления.

5.2.2. Жалобы на решения, принятые начальником Управления, подаются заявителями в Правительство Карачаево-Черкесской Республики и рассматриваются непосредственно Председателем Правительства Карачаево-Черкесской Республики.

5.2.3 Жалоба должна содержать:

1) наименование органа предоставляющего государственную функцию, должностного лица Управления, либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица, либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер контактного телефона, адрес  электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Управления, должностного лица Управления;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Управления, должностного лица Управления. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.3. Дополнительно в обращении могут быть указаны:

- решение, действие (бездействие) органа, должностного лица, которые обжалуются;

- суть обжалуемого действия (бездействия);

- обстоятельства, на основании которых обратившийся считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;

- иные сведения, которые обратившийся считает необходимым сообщить.

5.4. При обращении руководителя (иного уполномоченного должностного лица) проверяемого подведомственного учреждения в письменной форме срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 календарных дней с момента регистрации такого обращения. Порядок продления и рассмотрения обращений в зависимости от их характера устанавливается в соответствии с законодательством Российской Федерации и Карачаево-Черкесской Республики.

5.5. В случае необходимости, в подтверждение своих доводов обратившийся прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

5.6. По результатам рассмотрения жалобы начальником Управления принимается решение об удовлетворении требований, либо об отказе в удовлетворении жалобы.

5.7. Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется лицу (юридическому либо физическому), подавшему жалобу.

5.8. Если в письменном обращении не указаны фамилия направившего обращение и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

5.9. Руководитель (иное уполномоченное должностное лицо) проверяемого подведомственного учреждения вправе обжаловать решения, принятые в ходе исполнения государственной функции, действия (бездействие) должностных лиц Управления в судебном порядке.

5.10. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение должностному лицу, действие (бездействие) которого обжалуется.

5.11. Жалоба на действие (бездействие) должностного лица, не требующая дополнительного изучения и проверки, рассматривается в Управлении не позднее 10 дней со дня поступления. Если в результате рассмотрения жалобы

содержащееся в ней обращение признано обоснованным, то принимаются меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов лиц, обратившихся с жалобой. Если в результате рассмотрения жалобы содержащееся в ней обращение признано необоснованным, то принимается решение об отказе в удовлетворении жалобы.

5.12. Руководитель (иное уполномоченное должностное лицо) проверяемого подведомственного учреждения вправе обжаловать решения, принятые в ходе осуществления функции, действия (бездействия) должностных лиц, осуществляющих исполнение государственной функции, в суде в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

5.13. Ответственность должностных лиц Управления, обеспечивающих исполнение государственной функции по осуществлению контроля, закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Приложение 1 к административному регламенту

Блок-схема последовательности действий Управления по исполнению государственной функции по контролю за  деятельностью республиканских государственных архивов по обеспечению сохранности и учету документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документов,  хранящихся в музеях и библиотеках на территории Карачаево-Черкесской Республики

Блок-схемаисполнения государственной функции

              да                                                   нет

             

                                  да                                                                                             нет

1

                                                                                                    Приложение 2

к административному регламенту

КАРАЧАЕВО-ЧЕРКЕССКАЯ РЕСПУБЛИКА

УПРАВЛЕНИЕ КАРАЧАЕВО-ЧЕРКЕССКОЙ РЕСПУБЛИКИ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

ПРИКАЗ

от ________________                                                                                                 N________

г. Черкесск

О проведении (плановой/внеплановой,

документарной/выездной) проверки

юридического лица

1. Провести проверку в отношении _____________________________________________

___________________________________________________________________________

(наименование юридического лица)

2. Назначить лицом(ми), уполномоченным(ми) на проведение проверки:

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество (в случае, если имеется), должность должностного лица

(должностных лиц), уполномоченного(ых) на проведение проверки)

3. Привлечь к проведению проверки в качестве экспертов, представителей экспертных организаций следующих лиц: __________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество (в случае, если имеется), должности привлекаемых к проведению проверки экспертов, представителей экспертных организаций с указанием реквизитов свидетельства об аккредитации и наименования

органа по аккредитации, выдавшего свидетельство об аккредитации)

4. Установить, что настоящая проверка проводится с целью осуществления контроля за соблюдением законодательства об архивном деле и в соответствии с Планом проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на ______год по вопросу соблюдения законодательства Российской Федерации и Карачаево-Черкесской Республики об архивном деле, утвержденным начальником управления ___.___.20___, и размещенным в установленном порядке на сайте Управления.

а) в случае проведения внеплановой выездной проверки:

- ссылка на реквизиты ранее выданного проверяемому лицу предписания об устранении выявленного нарушения, срок, для исполнения которого истек;

- ссылка на реквизиты обращений и заявлений граждан, юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, поступивших в Управление;

- ссылка на приказ начальника (заместителя начальника) Управления, изданный в соответствии с поручениями Главы КЧР, Правительства КЧР;

б) в случае проведения внеплановой выездной проверки, которая подлежит согласованию органами прокуратуры, но в целях принятия неотложных мер должна быть проведена незамедлительно в связи с причинением вреда либо нарушением проверяемых требований, если такое причинение вреда либо нарушение требований обнаружено непосредственно в момент его совершения:

- ссылка на прилагаемую копию документа (рапорта, докладной записки и т.п.), представленного должностным лицом, обнаружившим нарушение.

Задачей настоящей проверки является: проверка соблюдения __________________

____________________________________________________________________________

(наименование юридического лица)

обязательных требований по обеспечению сохранности, учету, комплектованию и использованию архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

5. Предметом настоящей проверки является соблюдение обязательных требований в сфере архивного дела, установленных нормативными правовыми актами.

6. Срок проведения проверки: _________________________________________________ 

(не более 10 рабочих дней)

К проведению проверки приступить

с «___» ___________ 20_____ г.

Проверку окончить не позднее

«___» __________ 20____ г.

7. Правовые основания проведения проверки: ____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

(ссылка на положение нормативного правового акта, в соответствии с которым осуществляется проверка; ссылка на положения (нормативных) правовых актов, устанавливающих требования, которые являются предметом

проверки)

8. В процессе проверки провести следующие мероприятия по контролю, необходимые для достижения целей и задач проведения проверки:

8.1. проверку нормативных документов, регламентирующих организацию документов в делопроизводстве и выполнение основных задач и функций архива, архивного отдела;

8.2. проверку соблюдения охранного, противопожарного, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического режимов хранения, организации хранения архивных документов;

8.3.  выборочную проверку наличия и состояния архивных документов;

8.4.  проверку качества отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение (качества отбора и научно-технической обработки документов, поступивших в архив, архивный отдел от организаций);

8.5.  проверку ведения учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

8.6. проверку работы архива, архивного отдела с организациями-источниками комплектования и ведения учетных документов по работе с организациями;

8.7.  проверку соблюдения правил использования архивных документов.

Перечень документов, представление которых архивом, архивным отделом необходимо для достижения целей и задач проведения проверки:

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________9. Перечень административных регламентов проведения мероприятий по контролю (при их наличии), необходимых для проведения проверки, административных регламентов взаимодействия (при их наличии)

____________________________________________________________________________

(с указанием наименований, номеров и дат их принятия)

Начальник управления

(заместитель начальника)         (подпись, заверенная  печатью)        (инициалы, фамилия)

___________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество (в случае, если имеется) и должность

должностного лица, непосредственно подготовившего проект

приказа, контактный телефон, электронный адрес (при наличии)

Приложение 3

к административному регламенту

____________________

(место составления акта)

«

»

20

г.

(дата составления акта)

(время составления акта)

АКТ ПРОВЕРКИ

Управлением Карачаево-Черкесской республики по делам архивов юридического лица

№______

«___»__________20__ г. по адресу: _______________________________________________________________________________

(место проведения проверки)

_______________________________________________________________________________

На основании: приказа от _____________ № ______, изданного _______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________, начальником (заместителем начальника) управления

фамилия, имя, отчество (в случае, если имеется)

Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов.

Была проведена проверка в отношении:__________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

(полное и (в случае, если имеется) сокращенное наименование, в том числе фирменное наименование юридического лица)

Продолжительность проверки: _____________________________________________________________________________

(дней/часов)

Акт составлен:  Управлением  Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов.

С копией приказа о проведении проверки ознакомлен:

(заполняется при проведении выездной проверки)

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество (в случае, если имеется), должность, подпись, дата, время)

Дата и номер решения прокурора (его заместителя) о согласовании проведения проверки:

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

(заполняется в случае проведения внеплановой проверки субъекта малого или среднего предпринимательства)

Лицо (а), проводившее проверку:____________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество (в случае, если имеется), должность должностного лица (должностных лиц), проводившего (их) проверку; в случае привлечения к участию в проверке экспертов, экспертных организаций, указываются (фамилии, имена, отчества (в случае, если имеется), должности экспертов и/или наименование экспертных организаций с указанием реквизитов свидетельства об аккредитации и наименования органа по аккредитации, выдавшего свидетельство)

При проведении проверки присутствовали:

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество (в случае, если имеется), должность руководителя, иного должностного лица (должностных лиц) или уполномоченного представителя юридического лица)

В ходе проведения проверки:

а) выявлены нарушения обязательных требований:

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(с указанием характера нарушений; лиц, допустивших нарушения, положений нормативных актов)

б) выявлены факты невыполнения выданных предписаний Управления Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов:

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(с указанием реквизитов)

в) нарушений не выявлено

Запись в Журнал учета проверок юридического лица, проводимых органами государственного контроля (надзора) внесена: (заполняется при проведении выездной проверки)

____________________

(подпись проверяющего)

_____________________________________

(подпись уполномоченного представителя

юридического лица)

Журнал учета проверок юридического лица, проводимых органами государственного контроля (надзора) отсутствует (заполняется при проведении выездной проверки):

_________________

(подпись проверяющего)

_____________________________________

подпись уполномоченного представителя

юридического лица)

Прилагаемые документы:

Подписи лиц, проводивших проверку:

С актом проверки ознакомлен(а), копию акта со всеми приложениями получил(а):

(фамилия, имя, отчество (в случае, если имеется), должность руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица)

«

»

20

г.

(подпись)

Пометка об отказе ознакомления с актом проверки:

(подпись уполномоченного должностного лица (лиц), проводившего проверку)

                                                                                        Приложение  4

к административному регламенту

                                                                                        «__»________ 20___ г.

                                                                                       (дата составления) (место составления)

ПРЕДПИСАНИЕ

к Акту проверки от «__»________ 20___ г. №____

Управления Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов

_________________________________________________________________________________

(наименование юридического лица)

В целях устранения выявленных в ходе проверки нарушений необходимо выполнить следующие мероприятия:

№ п/п

Наименование мероприятия

Срок

исполнения

1

2

3

Указанные в предписании мероприятия являются обязательными для юридического лица.

Невыполнение в установленные сроки предписаний об устранении нарушений законодательства является административным правонарушением и влечет ответственность, предусмотренную ч. 1 ст. 19.5 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

При несогласии с указанными мероприятиями или сроками их выполнения Вам предоставляется право обжаловать предписание в порядке и сроки, установленные действующим законодательством.

Об исполнении настоящего предписания сообщить в письменной форме в Управление Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов

по адресу: КЧР, ул. Первомайская, 24, г. Черкесск, 369000  в срок до «__»___ 20___ г.

_________              ______________________              _____________________

(дата)              (подпись)              (фамилия, имя, отчество (в случае, если имеется)

              должностного лица (должностных лиц)

              проводившего(их) проверку)

             

Предписание для исполнения получил:

_________              ___________              __________________________

(дата)              (подпись)              (фамилия, имя, отчество (в случае, если имеется)

              руководителя (заместителя руководителя)

              юридического лица

3. Дата начала проведения проверки:

«

»

20

года.

4. Время начала проведения проверки:

«

»

20

года.

(указывается в случае, если основанием проведения проверки является часть 12 статьи 10 Федерального закона от 26 декабря 2008 года № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»)

Приложения:

(копия приказа начальника (заместителя начальника) Управления о проведении внеплановой

выездной проверки. Документы, содержащие сведения, послужившие основанием для прове-

дения внеплановой проверки)

Начальник управления

(заместитель начальника)

(подпись)

(инициалы, фамилия)

М. П.

Дата и время составления документа: