Об утверждении административного регламента исполнения государственной функции «Рассмотрение обращений граждан управлением записи актов гражданского состояния Калужской области»



УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ

УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

1 марта 2010 года  № 05

Об утверждении административного регламента исполнения государственной функции «Рассмотрение обращений граждан управлением записи актов гражданского состояния Калужской области»

{Утратил силу:

Приказ управления записи актов гражданского состояния Калужской области от 2 июля 2012г. № 21;

НГР:ru40000201200580}

{Изменения:

Приказ управления записи актов гражданского состояния Калужской области от 28 февраля 2011г. № 02;

НГР:ru40000201100252}

В целях реализации Закона Калужской области от 28.06.2007 № 327-03 "Об областной целевой программе "Административная реформа на территории Калужской области в 2007-2010 гг." и в соответствии с Положением об управлении записи актов гражданского состояния Калужской области, утвержденным постановлением Правительства Калужской области № 169 от 19.06.2003 (ред. от 30.07.2008),

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить административный регламент исполнения государственной функции "Рассмотрение обращений граждан управлением записи актов гражданского состояния Калужской области" (далее - Административный регламент) (прилагается).

2. Заместителю начальника управления - начальнику отдела правовой и организационной работы Гусевой Ю.Е. обеспечить надлежащее исполнение Административного регламента государственными гражданскими служащими и работниками структурных подразделений управления.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Начальник управления ЗАГС Калужской области О.Н. Сидорова

Приложение

к Приказу

управления ЗАГС Калужской области

от 1 марта 2010 г. № 05

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

ИСПОЛНЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ "РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ

ГРАЖДАН УПРАВЛЕНИЕМ ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ

КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ"

1. Общие положения

1. Настоящий Административный регламент разработан в целях реализации Закона Калужской области от 28.06.2007 № 327-ОЗ (в ред. от 05.11.2008 № 481-ОЗ) "Об областной целевой программе "Административная реформа на территории Калужской области в 2007-2010 годах".

Административный регламент определяет организацию в управлении ЗАГС Калужской области (далее - Управление) приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок (далее - государственная функция).

1.1. Исполнение государственной функции осуществляется управлением записи актов гражданского состояния Калужской области в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", № 237, 25.12.1993);

- Гражданским кодексом Российской Федерации от 30.11.1994 № 51-ФЗ (Собрание законодательства РФ, 05.12.1994, № 32, ст. 3301);

- Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации от 14.11.2002 № 138-ФЗ (Собрание законодательства РФ, 18.11.2002, № 46, ст. 4532);

- Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" ("Российская газета", № 162, 31.07.2004);

- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Российская газета", № 95, 05.05.2006);

- Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" ("Российская газета", № 165, 29.07.2006);

- Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета", № 165, 29.07.2006);

- Законом Российской Федерации от 27.04.1993 № 4866-1 "Об обжаловании в суде действий и решений, нарушающих права и свободы граждан" ("Российская газета", № 89, 12.05.1993);

- Федеральным законом от 15.11.1997 № 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" ("Российская газета", № 224, 20.11.1997);

- постановлением Правительства Российской Федерации от 06.07.1998 № 709 "О мерах по реализации Федерального закона "Об актах гражданского состояния" (Собрание законодательства РФ, 13.07.1998, № 28, ст. 3359);

- постановлением Правительства Российской Федерации от 31.10.1998 № 1274 "Об утверждении форм бланков заявлений о государственной регистрации актов гражданского состояния, справок и иных документов, подтверждающих государственную регистрацию актов гражданского состояния" (Собрание законодательства РФ, 09.11.1998, № 45, ст. 5522);

- постановлением Правительства Российской Федерации от 17.04.1999 № 432 "Об утверждении Правил заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния" (Собрание законодательства РФ, 26.04.1999, № 17, ст. 2149);

- Уставом Калужской области, утвержденным постановлением Законодательного Собрания Калужской области от 27.03.1996 № 473;

- Законом Калужской области от 27.03.2008 № 419-ОЗ "О дополнительных гарантиях права граждан на обращение" ("Весть", № 109, 01.04.2008);

- постановлением Правительства Калужской области от 04.04.2008 № 134 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)" ("Весть", № 124-125, 11.04.2008);

- постановлением Губернатора Калужской области от 12.04.2004 № 262 "Об исполнительных органах государственной власти Калужской области" ("Весть", № 101, 13.04.2004);

- Положением об управлении записи актов гражданского состояния, утвержденным постановлением Правительства Калужской области от 19.06.2003 № 169.

1.2. Результаты исполнения государственной функции.

Результатами исполнения государственной функции являются разрешение или разъяснение по существу всех поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мер либо отказ в исполнении государственной функции и направление гражданину соответствующего ответа.

1.3. Управлением рассматриваются обращения граждан по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

1.4. Описание заявителей.

Граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства (за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом), обращающиеся в Управление и к должностным лицам Управления в связи с признанием, соблюдением и защитой их прав, свобод и законных интересов.

2. Требования к порядку исполнения государственной функции

2.1. Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции.

2.1.1. Государственную функцию исполняет управление ЗАГС Калужской области, расположенное по адресу: 248001, г. Калуга, ул. Рылеева, 39.

График работы: понедельник-четверг: с 9-00 до 18-15, пятница: с 9-00 до 17-00.

Перерыв на обед с 13-00 до 14-00. Суббота, воскресенье - выходные.

Справочный телефон: 8(4842)57-45-71. Факс: 8(4842)57-39-46.

Сайт Управления: http://www.admoblkaluga.ru, "Органы власти", раздел "Управление ЗАГС Калужской области". Адрес электронной почты: zags-kaluga@i№box.ru.

2.1.2. Основными требованиями к информированию граждан о порядке исполнения государственной функции являются:

достоверность предоставляемой информации;

четкость в изложении информации;

полнота информирования.

2.1.3. Информирование о порядке исполнения государственной функции предоставляется:

- непосредственно в здании Управления;

- с использованием средств массовой информации, телефонной связи, электронного информирования;

- посредством размещения в информационных системах общего пользования (в том числе в сети Интернет);

- в виде устного информирования;

- на информационном стенде в здании Управления.

2.1.4. На информационном стенде в здании Управления и в сети Интернет размещается следующая информация:

- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащие нормы, регулирующие вопросы исполнения государственной функции;

- график приема граждан;

- образцы оформления документов, необходимых для исполнения государственной функции, и требования к ним.

2.1.5. Информирование граждан осуществляется по вопросам:

требований к оформлению письменного обращения;

мест и графика личного приема должностными лицами Управления для рассмотрения устных обращений;

порядка и сроков рассмотрения обращений;

порядка обжалования действий (бездействия) и решений, принимаемых в ходе исполнения государственной функции.

2.1.6. Индивидуальное устное информирование о порядке исполнения государственной функции обеспечивается специалистом, осуществляющим организацию исполнения государственной функции Управления (далее - специалист), лично или по телефону.

При ответе на телефонные звонки специалист, сняв трубку, должен назвать фамилию, имя, отчество, занимаемую должность, предложить гражданину представиться и изложить суть вопроса. Затем подробно и в вежливой (корректной) форме информировать обратившихся граждан по интересующим вопросам.

Если специалист, принявший телефонный звонок, не имеет возможности самостоятельно ответить на поставленные вопросы, он должен сообщить гражданину телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

Специалист, осуществляющий устное информирование о порядке исполнения государственной функции, не вправе осуществлять консультирование граждан, выходящее за рамки стандартных процедур и условий исполнения государственной функции и прямо или косвенно влияющее на индивидуальное решение граждан.

2.2. Индивидуальное письменное информирование о порядке исполнения государственной функции при обращении граждан в Управление осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением, а также электронной почтой или размещением на сайте.

2.2.1. При коллективном обращении граждан письменное информирование о порядке исполнения государственной функции осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением, а также электронной почтой в адрес гражданина, указанного в обращении первым, если не указан иной адрес.

2.2.2. Гражданин с учетом графика (режима) работы Управления с момента приема обращения имеет право на получение сведений о прохождении процедур по рассмотрению его обращения лично, при помощи телефона, электронной почты.

2.2.3. Граждане в обязательном порядке информируются:

о должностных лицах, которым поручено рассмотрение обращения;

о переадресации обращения в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

о невозможности рассмотрения обращения с указанием оснований для этого (приложения № 3, 4, 5, 6);

о продлении сроков рассмотрения обращения с указанием оснований для этого.

2.3. Личный прием граждан в Управлении ведут начальник Управления, руководители структурных подразделений, а также уполномоченные должностные лица Управления.

2.3.1. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность.

2.3.2. Помещения, в которых ведется личный прием граждан, оборудуются средствами компьютерной техники и оргтехникой, позволяющими организовать исполнение государственной функции.

Рабочие места, на которых осуществляется исполнение государственной функции, обеспечиваются доступом к сети Интернет, электронной почтой, канцтоварами в количестве, достаточном для исполнения государственной функции.

Для ожидания приема гражданам отводится место, оборудованное достаточным количеством стульев, столами (стойками), для возможности оформления документов.

Помещение для осуществления личного приема граждан должно быть оборудовано:

- противопожарной системой и средствами пожаротушения;

- системой охраны.

2.3.3. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о гражданах прием ведется только одного гражданина, за исключением случаев коллективного обращения граждан.

2.4. Срок регистрации письменных обращений граждан в Управлении составляет не более 3 дней с момента поступления обращения.

2.4.1. Письменные обращения граждан по вопросам, не относящимся к компетенции Управления, направляются в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

2.4.2. В случае, если гражданин в одном обращении ставит несколько вопросов, решение которых находится в компетенции нескольких органов или должностных лиц, копия обращения должна быть направлена (в срок до 7 календарных дней со дня регистрации в Управлении) в соответствующий орган или соответствующим должностным лицам.

2.5. Общий срок рассмотрения обращения гражданина не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации письменного обращения.

2.5.1. В исключительных случаях, а также в случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращениях, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены начальником Управления, но не более чем на 30 календарных дней с обязательным уведомлением гражданина о продлении срока рассмотрения обращения.

2.5.2. Специалисты Управления, работающие с обращениями, а также осуществляющие прием письменных обращений граждан, отправку ответов на обращения граждан, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.

Персональная ответственность специалистов Управления закрепляется в их должностных регламентах (должностных инструкциях).

Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.

2.5.3. При утрате специалистами Управления письменных обращений граждан начальником Управления назначается служебная проверка.

2.5.4. При предоставлении отпуска, увольнении специалиста Управления исполнитель обязан сдать все находящиеся у него обращения граждан сотруднику, ответственному за делопроизводство в Управлении.

2.6. Перечень оснований для приостановления исполнения государственной функции либо отказа в исполнении государственной функции.

2.6.1. В исполнении государственной функции отказывается, если:

- в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;

- текст письменного обращения не поддается прочтению, о чем в течение семи дней со дня регистрации сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

{Абзац 4 в редакции:

Приказ управления записи актов гражданского состояния Калужской области от 28 февраля 2011г. № 02;

НГР:ru40000201100252}

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. В этом случае гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;

- в письменном обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. В этом случае гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Управления вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Управление или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

2.6.2. Основанием для отказа в рассмотрении электронного обращения помимо оснований, указанных в административном регламенте, является поступление дубликата уже принятого электронного сообщения.

2.6.3. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

{Пункт 2.6.3 в редакции:

Приказ управления записи актов гражданского состояния Калужской области от 28 февраля 2011г. № 02;

НГР:ru40000201100252}

3. Административные процедуры

3.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и первичная обработка письменных обращений граждан;

- регистрация поступивших обращений;

- направление обращений граждан на рассмотрение;

- рассмотрение обращений граждан в структурных подразделениях Управления;

- личный прием граждан;

- подготовка и оформление ответа на письменное обращение и его направление гражданину.

Блок-схема исполнения государственной функции приводится в приложении № 1 к настоящему Административному регламенту.

3.2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан.

3.2.1. Основанием для начала исполнения государственной функции является поступление письменного обращения гражданина (далее - обращение) в Управление или поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из других государственных органов для рассмотрения по поручению.

3.2.2. Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином либо его представителем, поступить по почте, по факсу, по электронной почте, на сайт Управления в сети Интернет или иным способом.

3.2.3. Обращения, присланные по почте, и документы, связанные с их рассмотрением, поступают к сотруднику, ведущему прием служебной корреспонденции Управления.

3.2.4. Работник, ответственный за прием документов:

- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;

- проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдъегерской связью;

- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прикладывается конверт;

- прикладывает к письму поступившие документы (удостоверения, фотографии и другие документы);

- в случае отсутствия самого текста в письме составляет справку следующего содержания: "Письма в адрес Управления нет" с датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;

- составляет акт в 2-х экземплярах (приложение № 2) на письма, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии конверта не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма. Один экземпляр акта хранится у сотрудника Управления, отвечающего за делопроизводство, второй - приобщается к поступившему обращению;

- в случаях, если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит рассмотрению, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению (приложение № 4).

3.2.5. Сотрудник, ответственный за прием документов, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, нехарактерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом своему руководителю для принятия решения.

3.2.6. По просьбе обратившегося гражданина на копии обращения, принятого к рассмотрению, или втором экземпляре делается отметка с указанием даты приема обращения и сообщается контактный телефон.

3.2.7. Обращения, поступившие по факсу и в виде электронного обращения, принимаются сотрудником Управления, осуществляющим прием служебной корреспонденции.

3.2.8. После первичной обработки все поступившие обращения и документы, связанные с их рассмотрением, передаются руководству.

3.2.9. Результатами выполнения действий по приему обращений граждан являются запись в соответствующих журналах и автоматизированных системах и передача обращения на рассмотрение руководству.

3.3. Регистрация поступивших обращений.

3.3.1. Поступившие обращения граждан сотрудник, отвечающий за делопроизводство:

- регистрирует в течение 3-х дней с момента поступления, в том числе с использованием системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Садко" (далее - "Садко");

- в регистрационной карточке "Садко" указывает фамилию, имя и отчество заявителя (в именительном падеже) и его адрес;

- проставляет исходящий номер и дату сопроводительного письма;

- исходя из содержания обращения определяет тему обращения;

- на обращении проставляется регистрационный штамп "Управление записи актов гражданского состояния Калужской области. Входящий" с указанием даты поступления и присвоенного обращению регистрационного номера.

3.3.2. Результатами выполнения действий по регистрации обращений являются регистрация обращения в информационной системе "Садко" и подготовка обращения гражданина к передаче на рассмотрение.

3.4. Направление обращений граждан на рассмотрение.

3.4.1. Сотрудник, отвечающий за делопроизводство, после регистрации обращения передает его на рассмотрение начальнику Управления.

3.4.2. Начальник Управления по результатам ознакомления с текстом обращения, прилагаемыми к нему документами:

определяет исполнителей, характер и сроки рассмотрения обращения;

дает необходимые поручения;

ставит исполнение поручений и рассмотрение обращения на контроль.

3.4.3. Сотрудник, отвечающий за делопроизводство, по результатам рассмотрения обращений граждан начальником Управления:

вносит в базу данных "Садко" содержание резолюции начальника Управления, информацию об исполнителе (ответственном исполнителе и соисполнителях), отметку о постановке рассмотрения обращения на контроль, сроках исполнения поручений, сроках рассмотрения обращения;

на поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляет срок контроля;

осуществляет контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан;

направляет копии обращения указанным в резолюции сотрудникам Управления или органам ЗАГС муниципальных районов и городских округов Калужской области с сопроводительным письмом за подписью начальника Управления;

по обращениям, поставленным на контроль, устанавливается срок, в который необходимо предоставить информацию о результатах рассмотрения вопросов, поставленных в обращении, но не более 30 календарных дней со дня регистрации письменного обращения.

На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе Управления, выявления принимавшихся ранее мер в случае повторных (многократных) обращений граждан.

В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Губернатора области и его заместителей о рассмотрении обращений граждан.

3.5. Рассмотрение обращений граждан в структурных подразделениях Управления.

3.5.1. Поступившие в структурные подразделения Управления письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 календарных дней со дня их регистрации, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращения.

3.5.2. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в органы ЗАГС муниципальных районов и городских округов Калужской области, должностным лицам, которые обязаны в течение 15 дней представить документы и материалы для рассмотрения обращения, начальник Управления вправе продлить срок рассмотрения обращения, но не более чем на 30 календарных дней.

3.5.3. Если контроль за рассмотрением обращения установлен администрацией Губернатора Калужской области, то сотрудник Управления, которому поручено рассмотрение обращения (далее - исполнитель), обязан заблаговременно согласовать продление срока рассмотрения письменного обращения граждан с работниками администрации Губернатора Калужской области.

3.5.4. Исполнитель направляет гражданину уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.

3.5.5. Исполнитель:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения;

вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в случае необходимости в установленном законодательством порядке дополнительные материалы и получить объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц;

принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

готовит письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в органы ЗАГС муниципальных районов или городских округов или иные органы и организации в соответствии с их компетенцией.

3.5.6. Исполнитель в соответствии с порядком и сроками, установленными настоящим Административным регламентом, готовит ответ на обращение гражданина за подписью начальника Управления, согласовывает его с руководителем структурного подразделения и передает его в установленном порядке на подпись начальнику Управления.

3.5.7. Исполнитель передает сотруднику, отвечающему за делопроизводство, подписанный начальником Управления ответ в 2-х экземплярах, оригинал обращения и все поступившие с ним документы, а также все документы, подготовленные исполнителем в ходе рассмотрения обращения гражданина (сопроводительные письма о переадресации и другие поручения, запросы и т.д.), для снятия с контроля и организации отправки ответа заявителю.

3.5.8. В случае, если обращение одного того же лица (группы лиц) по тем же основаниям было ранее рассмотрено и во вновь поступившем обращении отсутствует основание для пересмотра ранее принятых решений, начальник Управления вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом гражданина. В случае, если гражданин продолжает обращаться в Управление с вопросом, по которому он неоднократно получал ответы, начальником Управления может быть принято решение о прекращении с этим гражданином переписки по данному вопросу (приложение № 5);

если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданин уведомляется о невозможности дать ответ по существу поставленного в обращении вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений (приложение № 6);

если при рассмотрении обращения, поданного в интересах третьих лиц, выяснилось, что они письменно возражают против его рассмотрения, то рассмотрение обращения прекращается.

3.5.9. Обращение гражданина считается рассмотренным, если дан письменный ответ заявителю по существу поставленных в обращении вопросов.

3.6. Личный прием граждан в Управлении.

3.6.1. Личный прием граждан проводится начальником управления ЗАГС, руководителями структурных подразделений и уполномоченными должностными лицами в соответствии с режимом работы Управления.

Прием граждан осуществляется в служебных кабинетах начальника Управления, руководителей структурных подразделений и уполномоченных должностных лиц в порядке очередности.

3.6.2. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность. Содержание устного обращения заносится в журнал личного приема граждан.

{Нумерация пункта в редакции:

Приказ управления записи актов гражданского состояния Калужской области от 28 февраля 2011г. № 02;

НГР:ru40000201100252}

3.6.3. Должностное лицо, осуществляющее прием, обязано внимательно выслушать гражданина и тщательно разобраться в существе его обращения.

Если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале личного приема. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

{Нумерация пункта в редакции:

Приказ управления записи актов гражданского состояния Калужской области от 28 февраля 2011г. № 02;

НГР:ru40000201100252}

3.6.4. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.

{Нумерация пункта в редакции:

Приказ управления записи актов гражданского состояния Калужской области от 28 февраля 2011г. № 02;

НГР:ru40000201100252}

3.6.5. По окончании приема начальник Управления, руководители структурных подразделений, уполномоченные должностные лица доводят до сведения заявителя свое решение или информируют о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также откуда он получит ответ, либо разъясняют, где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

{Нумерация пункта в редакции:

Приказ управления записи актов гражданского состояния Калужской области от 28 февраля 2011г. № 02;

НГР:ru40000201100252}

3.6.6. Начальник Управления по результатам рассмотрения обращений граждан принимает решение о постановке на контроль исполнения поручений.

{Нумерация пункта в редакции:

Приказ управления записи актов гражданского состояния Калужской области от 28 февраля 2011г. № 02;

НГР:ru40000201100252}

3.6.7. При обращении гражданина по вопросам, не отнесенным к ведению Управления, дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

{Нумерация пункта в редакции:

Приказ управления записи актов гражданского состояния Калужской области от 28 февраля 2011г. № 02;

НГР:ru40000201100252}

3.6.8. Результатом личного приема граждан является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие должностным лицом, осуществляющим прием, решения по разрешению поставленного вопроса, либо направление поручения для рассмотрения заявления гражданина в уполномоченный орган.

{Нумерация пункта в редакции:

Приказ управления записи актов гражданского состояния Калужской области от 28 февраля 2011г. № 02;

НГР:ru40000201100252}

3.7. Постановка обращений граждан на контроль.

3.7.1. Контроль исполнения обращений граждан включает постановку на контроль, регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения обращений.

Контролю подлежат все зарегистрированные обращения, требующие ответа.

3.7.2. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет сотрудник, отвечающий за делопроизводство.

3.7.3. Ответственность за своевременное и качественное рассмотрение обращений граждан возлагается на должностных лиц Управления, обеспечивающих решение вопросов, изложенных в обращении.

3.7.4. Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, автору дан ответ в письменной, а в отдельных случаях в устной форме.

3.8. Продление срока рассмотрения обращений граждан.

3.8.1. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, документов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на 30 дней с сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием необходимости продления сроков.

3.8.2. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления данного срока в целях проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, документов, принятия других мер и представляет ее начальнику Управления не позднее чем за 2 дня до окончания срока рассмотрения обращения.

3.8.3. Решение о продлении срока рассмотрения обращения принимается начальником Управления в случае необходимости проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, документов, принятия других мер.

3.8.4. Результатами выполнения административной процедуры являются принятие решения о продлении срока рассмотрения обращения и направление уведомления об этом гражданину.

3.8.5. Проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов, документов проводятся исполнителями по решению начальника Управления путем сбора и анализа материалов и документов, проведения совещаний, направления письменных обращений в органы государственной власти, органы местного самоуправления, иные государственные, правоохранительные органы, суды, а также физическим и юридическим лицам.

3.8.6. По окончании проведения специальной проверки, получения дополнительных материалов, документов подготавливаются ответы на обращения граждан в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.

3.9. Оформление ответа на обращение и направление его гражданину.

3.9.1. Ответы на обращения граждан согласовываются с руководителем структурного подразделения и подписываются начальником Управления.

3.9.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, должны быть исчерпывающе даны пояснения на все поставленные в обращении вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты по обращению гражданина.

3.9.3. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из заявителей дан ответ.

3.9.4. К ответу прилагаются подлинники документов, приложенные заявителем к письму. Если в письме не содержится просьба об их возврате, они остаются в деле.

3.9.5. Подлинники обращений граждан в администрацию области возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

3.9.6. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

3.9.7. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются сотруднику, отвечающему за делопроизводство, который заносит краткое содержание ответа в программу "Садко".

3.9.8. После регистрации ответа на обращение гражданина в программе "Садко" сотрудник, отвечающий за делопроизводство, обеспечивает его отправку. Отправление ответов без регистрации не допускается.

3.9.9. Итоговое оформление дела по обращению граждан осуществляет исполнитель. В дело сначала подшивается оригинал обращения, затем все материалы, отражающие процесс рассмотрения обращения гражданина в хронологической последовательности, визовые экземпляры всех документов, подготовленных в процессе рассмотрения обращения гражданина, в том числе ответ на обращение гражданина.

3.9.10. Результатами оформления ответа на обращение и его направления гражданину являются отправление в установленном порядке ответа на обращение гражданину и итоговое оформление дела по обращению гражданина.

4. Порядок и формы контроля исполнения

государственной функции

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением государственной функции.

Текущий контроль за соблюдением и исполнением специалистами Управления положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению государственной функции, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Калужской области и Положением об управлении записи актов гражданского состояния Калужской области.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества исполнения государственной функции, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством исполнения государственной функции.

Периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества исполнения государственной функции, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством исполнения государственной функции, осуществляется в соответствии с порядком, определенным начальником Управления и настоящим Административным регламентом.

и настоящим Административным регламентом.

4.3. Ответственность должностных лиц Управления за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе исполнения государственной функции.

Должностные лица Управления, виновные в нарушении настоящего Административного регламента, несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

4.4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за исполнением государственной функции, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций.

Граждане, их объединения и организации в рамках контроля за исполнением государственной функции вправе:

- представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании;

- знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает прав, свобод и законных интересов других лиц и если в указанных документах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

- обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5. Порядок обжалования действий (бездействия)

по рассмотрению обращений граждан и решений, принятых

по результатам рассмотрения обращений граждан

5.1. Гражданин имеет право на обжалование действий (бездействия) сотрудников Управления, а также принимаемых ими решений в ходе исполнения государственной функции и решений, принятых (осуществляемых) в ходе выполнения административного регламента, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5.2. В части досудебного (внесудебного) обжалования гражданин вправе обжаловать действия (бездействие) сотрудников Управления начальнику управления ЗАГС Калужской области, действия (бездействие) начальника Управления - заместителю Губернатора Калужской области и Губернатору Калужской области.

5.3. Гражданин вправе обратиться с жалобой в устной или письменной форме.

5.4. Обращение гражданина содержит следующую информацию:

- фамилию, имя, отчество гражданина, которым подается обращение, его место жительства или пребывания;

- наименование организации, должность, фамилию, имя и отчество сотрудника (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого нарушает права и законные интересы гражданина;

- суть нарушения прав и законных интересов, противоправного решения, действия (бездействия);

- сведения о способе информирования гражданина о принятых мерах по результатам рассмотрения его сообщения.

5.5. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование организации, в которую направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресовании обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

Дополнительно в обращении могут быть указаны:

- обстоятельства, на основании которых гражданин считает, что созданы препятствия для реализации его прав;

- иные сведения, которые гражданин считает необходимым сообщить.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

5.6. При обращении гражданина в письменной форме срок рассмотрения письменного обращения не должен превышать 30 дней с момента регистрации такого обращения.

В исключительных случаях срок рассмотрения обращения продлевается не более чем на 30 дней, при этом гражданин уведомляется о продлении срока рассмотрения обращения.

5.7. По результатам рассмотрения обращения уполномоченным должностным лицом Управления принимается решение об удовлетворении требований гражданина либо об отказе в удовлетворении обращения.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется гражданину.

5.8. Если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, должностное лицо вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем в течение семи дней со дня регистрации сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

{Абзац 3 в редакции:

Приказ управления записи актов гражданского состояния Калужской области от 28 февраля 2011г. № 02;

НГР:ru40000201100252}

Если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который гражданину давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Управления вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Управление. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

Если причины, по которым не мог быть дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в Управление.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

{Абзац 6 в редакции:

Приказ управления записи актов гражданского состояния Калужской области от 28 февраля 2011г. № 02;

НГР:ru40000201100252}

5.9. Гражданин вправе обжаловать действия по рассмотрению обращения и решение, принятое по результатам его рассмотрения, в суде в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

Приложение № 1

к Административному регламенту

исполнения государственной функции

"Рассмотрение обращений граждан управлением

записи актов гражданского состояния

Калужской области"

БЛОК-СХЕМА

ИСПОЛНЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ ПО РАССМОТРЕНИЮ

ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

                                  ┌───────────┐

                                  │ Гражданин │

                                  └─────┬─────┘

                                        │

                                        \/

                             ┌───────────────────────┐

  ┌──────────────────────────┤ Направление обращения │

  │                          └─┬──┬───────┬─────────┬┘

  │          ┌─────────────────┘  │       │         │

  │          │            ┌───────┘       │         │

  │          │            │               │         │

  \/         \/           \/              \/        \/

┌──────┐ ┌─────┐ ┌───────────────────┐ ┌──────┐ ┌──────────────┐

│Почтой│ │Лично│ │Электронной почтой,│ │Факсом│ │В ходе личного│

└───┬──┘ └──┬──┘ │на сайт Управления │ └───┬──┘ │    приема    │

    │       │    └─────────┬─────────┘     │    └─────────┬────┘

    │       │              │               │              │

    │       │              │               │              │

    \/      \/             │               │              │

┌──────────────────┐       │               │              │

│ Прием, обработка │<──────┘               │              │

│                  │<──────────────────────┘              │

└────────┬─────────┘                                      │

         │                                                \/

         \/                                     ┌──────────────┐

┌──────────────────┐                            │ Рассмотрение │

│    Регистрация   │<───────────────────────────┤ начальником  │

└────────┬─────────┘                            └──────┬───────┘

         │                                             │

         \/                                            │

┌──────────────────┐                                   │

│  Направление на  │                                   │

│   рассмотрение   │                                   │

└────────┬─────────┘                                   \/

         │                                      ┌──────────────┐

         \/                                     │ Разъяснение, │

┌──────────────────┐                            │ устный ответ │

│   Рассмотрение   │                            │  гражданину  │

└────────┬─────────┘                            └──────┬───────┘

         │                                             │

         \/                                            │

┌──────────────────┐                                   \/

│   Подготовка и   │                            ┌──────────────┐

│направление ответа├───────────────────────────>│   Гражданин  │

│   гражданину     │                            └──────────────┘

└────────┬─────────┘

         │

         \/

┌───────────────────┐

│  Списание в дело  │

│  в соответствии   │

│    с решением     │

│ должностного лица,│

│подписавшего ответ │

│     гражданину    │

└───────────────────┘

Приложение № 2

к Административному регламенту

исполнения государственной функции

"Рассмотрение обращений граждан управлением

записи актов гражданского состояния

Калужской области"

                                АКТ № ____

                      О НЕДОСТАЧЕ ДОКУМЕНТОВ ПО ОПИСИ

                     КОРРЕСПОНДЕНТА В ЗАКАЗНЫХ ПИСЬМАХ

                 С УВЕДОМЛЕНИЕМ И В ПИСЬМАХ С ОБЪЯВЛЕННОЙ

                                 ЦЕННОСТЬЮ

                       от "___" __________ 20__ г.

    Комиссией в составе ___________________________________________________

                       (фамилии, инициалы и должности лиц, составивших акт)

______________________________ зафиксирован факт: в управление записи актов

     (число, месяц, год)

гражданского  состояния  Калужской  области  поступила  корреспонденция,  в

которой  обнаружена  недостача  документов,  перечисленных автором письма в

описи на ценные бумаги.

    Члены комиссии:

                (подпись, дата)                  Инициалы, фамилия

                (подпись, дата)                  Инициалы, фамилия

                (подпись, дата)                  Инициалы, фамилия

Приложение № 3

к Административному регламенту

исполнения государственной функции

"Рассмотрение обращений граждан управлением

записи актов гражданского состояния

Калужской области"

                                   ФОРМА

                  УВЕДОМЛЕНИЯ ГРАЖДАНИНА ПРИ ПОСТУПЛЕНИИ

                  НЕКОРРЕКТНОГО ПО СОДЕРЖАНИЮ ОБРАЩЕНИЯ

Бланк Управления

                                               Фамилия, инициалы гражданина

                                                   (в дательном падеже)

                                                          Адрес гражданина

                 Уважаемый(ая) _________________________!

                                     (имя, отчество)

    В связи с тем, что Ваше обращение является некорректным, в соответствии

с пунктом 3 статьи 11 Федерального  закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке

рассмотрения  обращений   граждан   Российской  Федерации"  Ваше  обращение

рассмотрению не подлежит.

    Также  сообщаем,  что  в   случае   поступления   обращений   подобного

содержания может быть принято решение о прекращении переписки с Вами.

Должность (подпись)                                       Инициалы, фамилия

Приложение № 4

к Административному регламенту

исполнения государственной функции

"Рассмотрение обращений граждан управлением

записи актов гражданского состояния

Калужской области"

                                   ФОРМА

                  УВЕДОМЛЕНИЯ ГРАЖДАНИНА ПРИ ПОСТУПЛЕНИИ

                  ОБРАЩЕНИЯ, ТЕКСТ КОТОРОГО НЕ ПОДДАЕТСЯ

                                 ПРОЧТЕНИЮ

Бланк Управления

                                               Фамилия, инициалы гражданина

                                                    (в дательном падеже)

                                                           Адрес гражданина

                 Уважаемый(ая) _________________________!

                                    (имя, отчество)

    В связи  с  тем,  что  Ваше  обращение   не   поддается   прочтению,  в

соответствии  с  пунктом  4  статьи  11  Федерального  закона от 02.05.2006

№ 59-ФЗ "О  порядке  рассмотрения  обращений  граждан Российской Федерации"

Ваше обращение рассмотрению не подлежит.

Должность (подпись)                                      Инициалы, фамилия

Приложение № 5

к Административному регламенту

исполнения государственной функции

"Рассмотрение обращений граждан управлением

записи актов гражданского состояния

Калужской области"

                                   ФОРМА

                  УВЕДОМЛЕНИЯ ГРАЖДАНИНА ПРИ ПОСТУПЛЕНИИ

                           ПОВТОРНОГО ОБРАЩЕНИЯ

Бланк Управления

                                               Фамилия, инициалы гражданина

                                                   (в дательном падеже)

                                                           Адрес гражданина

                 Уважаемый(ая) _________________________!

                                    (имя, отчество)

    В  связи   с   тем,    что    Ваше  обращение  содержит  вопрос(ы),  на

который(ые)   Вам  неоднократно  давались  письменные ответы по существу, в

соответствии  с  пунктом  5  статьи  11  Федерального  закона от 02.05.2006

№ 59-ФЗ  "О  порядке  рассмотрения  обращений граждан Российской Федерации"

принято  решение  о  безосновательности  очередного обращения и прекращении

переписки с Вами по данному вопросу.

Должность (подпись)                                       Инициалы, фамилия

Приложение № 6

к Административному регламенту

исполнения государственной функции

"Рассмотрение обращений граждан управлением

записи актов гражданского состояния

Калужской области"

                                   ФОРМА

                  УВЕДОМЛЕНИЯ ГРАЖДАНИНА ПРИ ПОСТУПЛЕНИИ

               ОБРАЩЕНИЯ, СОДЕРЖАЩЕГО СВЕДЕНИЯ, СОСТАВЛЯЮЩИЕ

                    ГОСУДАРСТВЕННУЮ ИЛИ ИНУЮ ОХРАНЯЕМУЮ

                         ФЕДЕРАЛЬНЫМ ЗАКОНОМ ТАЙНУ

Бланк Управления

                                               Фамилия, инициалы гражданина

                                                   (в дательном падеже)

                                                           Адрес гражданина

                 Уважаемый(ая) _________________________!

                                    (имя, отчество)

    В связи с  тем,  что  ответ по существу поставленного в Вашем обращении

вопроса  не  может  быть  дан   без  разглашения   сведений,   составляющих

государственную (иную охраняемую федеральным законом) тайну, в соответствии

с пунктом 6  статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке

рассмотрения  обращений граждан Российской Федерации" ответ на обращение не

дается.

Должность (подпись)                                       Инициалы, фамилия