ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА КОМИТЕТА КУЛЬТУРЫ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ПРИЕМУ ЗАПРОСОВ (АНКЕТ-ЗАЯВЛЕНИЙ) В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ КОМИТЕТОМ КУЛЬТУРЫ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ И ГОСУДАРСТВЕННЫМ...



УТВЕРЖДЕН

1

Утратило силу - постановлением комитета культуры новгородской области от 11.10.2012 № 23

КОМИТЕТ КУЛЬТУРЫ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

от 29.06.2012 № 14

Великий Новгород

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА КОМИТЕТА КУЛЬТУРЫ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ПРИЕМУ ЗАПРОСОВ (АНКЕТ-ЗАЯВЛЕНИЙ) В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ КОМИТЕТОМ КУЛЬТУРЫ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ И ГОСУДАРСТВЕННЫМИ ОБЛАСТНЫМИ АРХИВАМИ НА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ (АРХИВНЫХ СПРАВОК, ВЫПИСОК И КОПИЙ)

В соответствии Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ОЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановлением Администрации области от 11 июля 2011 года № 306 «Об утверждении порядков разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций, разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг, проведения экспертизы административных регламентов предоставления государственных услуг» комитет культуры Новгородской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1.Утвердить прилагаемый административный регламент комитета культуры Новгородской области по приему запросов (анкет-заявлений) в электронной форме комитетом культуры Новгородской области и государственными областными архивами на предоставление информации (архивных справок, выписок и копий) (далее Регламент).

2.Отделу организации использования архивных документов и информационных услуг архивного управления комитета культуры Новгородской области обеспечить исполнение регламента и размещение текста регламента на официальном сайте комитета в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

3.Опубликовать постановление в газете «Новгородские ведомости».

Председатель комитета                                                                    С.Б.Богданов

УТВЕРЖДЕН

постановлением комитета культуы

Новгородской области

от __________ № ___

Административный регламент

комитета культуры Новгородской области по приему запросов (анкет-заявлений) в электронной форме комитетом культуры Новгородской области и государственными областными архивами на предоставление информации (архивных справок, выписок и копий)

I. Общие положения

1.1. Предметом регулирования административного регламента является предоставление государственной услуги по приему запросов (анкет-заявлений) в электронной форме на предоставление информации (архивных справок, выписок и копий) (далее государственная услуга), поступивших в комитет культуры Новгородской области (далее - комитет) и (или) архивное управление комитета культуры Новгородской области (далее – архивное управление комитета) и (или) государственные архивы Новгородской области, подведомственные комитету: государственное областное казенное учреждение «Государственный архив Новгородской области» и государственное областное казенное учреждение «Государственный архив новейшей истории Новгородской области» (далее – государственные архивы области), определение стандарта предоставления государственной услуги с использованием информационно-телекоммуникационных технологий, состава, последовательности, сроков административных процедур и порядка их выполнения, а также формы контроля за исполнением настоящего административного регламента, досудебного (внесудебного) порядка обжалования решений и действий (бездействия) комитета и (или) архивного управления комитета и (или) государственных архивов области, предоставляющих государственную услугу, а также их должностных лиц, государственных служащих и работников.

1.2. Заявителями на предоставление государственной услуги являются физические и юридические лица (за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления), направившие запрос (анкету – заявление) в электронной форме в комитет и (или) архивное управление комитета, и (или) государственные архивы области в целях получения информации (архивных справок, выписок и копий) на основе документов Архивного фонда Новгородской области и других архивных документов (далее – заявители).

1.3. Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги.

1.3.1. Государственная услуга предоставляется уполномоченным органом исполнительной власти Новгородской области в сфере архивного дела - комитетом.

Непосредственным исполнителем государственной услуги является структурное подразделение комитета – архивное управление комитета и государственные архивы области.

Информация о месте нахождения, справочных телефонах, факсах, адресах электронной почты, графиках (режиме) работы комитета, архивного управления комитета,  государственных архивов области приведена в Приложении №1 к настоящему административному регламенту.

1.3.2. Порядок получения заявителями информации по вопросам получения государственной услуги:

а) информирование по процедурам предоставления государственной услуги производится:

в устной форме (по телефону, посредством личного обращения);

в письменной форме (по письменным обращениям);

в электронной форме (по электронной почте, с использованием официальных сайтов: комитета (www.culture.novreg.ru), архивной службы Новгородской области (www.novarchiv.org);

б) при консультировании заявителей по телефону и на личном приеме должностные лица комитета культуры Новгородской области и государственных областных архивов обязаны предоставить исчерпывающую информацию по вопросам организации предоставления государственной услуги. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа или организации, в которые позвонил заявитель, фамилии, имени, отчестве и должности должностного лица комитета, принявшего телефонный звонок. Время консультирования по телефону не должно превышать 20 (двадцать) минут;

в) при личном обращении заявителей по вопросам предоставления государственной услуги прием осуществляет должностное лицо комитета или государственного областного архива, ответственный за предоставление государственной услуги, в соответствии с графиком (режимом) работы, без предварительной записи в порядке очередности.

Время ожидания заявителя государственной услуги в очереди на консультацию к должностному лицу комитета, ответственному за предоставление государственной услуги, не должно превышать 40 (сорок) минут.

Время консультирования посредством индивидуального устного информирования не должно превышать 20 (двадцать) минут.

1.3.3. Информация о порядке предоставления государственной услуги представляется на информационных стендах архивного управления комитета, официальных сайтах в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» комитета (www.culture.novreg.ru), архивной службы Новгородской области (www.novarchiv.org) и на информационных стендах в помещениях государственных архивов области.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги - Прием запросов (анкет-заявлений) в электронной форме комитетом культуры Новгородской области и государственными областными архивами на предоставление информации (архивных справок, выписок и копий).

2.2. Наименования государственного органа и учреждений, предоставляющих государственную услугу.

Государственная услуга предоставляется уполномоченным  органом исполнительной власти Новгородской области в сфере архивного дела – комитетом.

Непосредственным исполнителем предоставления государственной услуги является - архивное управление комитета и государственные архивы области.

Архивное управление области и (или) государственные архивы области, при предоставлении государственной услуги, не вправе требовать от заявителей осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации.

2.3.  Результат предоставления государственной услуги.

2.3.1. Результатом предоставления государственной услуги комитетом и (или) архивным управлением области является:

прием, регистрация, рассмотрение запросов (анкет-заявлений) заявителей и проведение необходимых действий по теме запроса (анкеты-заявления) для подготовки и выдачи заявителю архивных справок, выписок и копий, на бумажном носителе в соответствии с административным регламентом комитета по организации информационного обеспечения физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Новгородской области и других архивных документов;

прием, регистрация, рассмотрение и направление запросов (анкет-заявлений) заявителей по принадлежности и уведомление заявителей (по электронной почте, почте или по телефону) о направлении соответствующего запроса (анкеты-заявления) на исполнение по принадлежности в государственные архивы области, при наличии у них документов, необходимых для исполнения запроса;

прием, регистрация, рассмотрение запросов (анкет-заявлений) заявителей и уведомление заявителей об отсутствии в Комитете и (или) в архивном управлении области и (или) в государственных архивах области документов, необходимых для исполнения запросов (анкет-заявлений) и рекомендации по их дальнейшему поиску;

прием, регистрация, рассмотрение запросов (анкет-заявлений) заявителей и уведомление заявителей об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причины отказа.

2.3.2. Результатом предоставления государственной услуги государственными архивами области являются:

прием, регистрация, рассмотрение запросов (анкет-заявлений) заявителей и проведение необходимых действий по теме запроса (анкеты-заявления) для подготовки и выдачи заявителю архивных справок, выписок и копий на бумажном носителе в соответствии с административным регламентом комитета по организации информационного обеспечения физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Новгородской области и других архивных документов;

прием, регистрация, рассмотрение запросов (анкет-заявлений) заявителей и уведомление заявителей об отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запросов (анкет-заявлений), об отсутствии в архивных документах запрашиваемой информации и рекомендации по дальнейшему поиску;

прием, регистрация, рассмотрение запросов (анкет-заявлений) заявителей и уведомление заявителей об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причины отказа.

2.4. Максимальный срок предоставления государственной услуги составляет 30 (тридцать) календарных дней со дня регистрации запроса (анкеты-заявления).

2.5. Нормативные правовые основания для предоставления государственной услуги.

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации от 12 декабря 1993 года, («Российская газета», 25 декабря 1993 г. № 237);

Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 «О государственной тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 41, ст.8220 - 8235);

Федеральным законом от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169);

Федеральным законом от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст.2060);

Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ч. I, ст.3448);

Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31,  ст.4179);

Указом Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 года №2334 «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию» (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, № 2, ст.74);

Перечнем услуг, оказываемых государственными и муниципальными учреждениями и другими организациями, в которых размещается государственное задание (заказ) или муниципальное задание (заказ), подлежащих включению в реестры государственных или муниципальных услуг и предоставляемых в электронной форме, утвержденным распоряжением Правительства Российской Федерации от 25 апреля 2011 года № 729-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 18,  ст.2679);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской  Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 г., регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14 мая 2007 г.);

областным законом от 23.12.2010 № 900-ОЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов Новгородской области» («Новгородские ведомости» (официальный выпуск), № 25, опубликован 30.12.2010);

областным законом от 21.03.2005 № 441-ОЗ «Об архивном деле в Новгородской области», (газета «Новгородские ведомости», 30 марта 2005 г., №  45-46);

Положение о комитете культуры Новгородской области, утвержденное постановлением Администрации Новгородской области от 16.07.2010 № 339 (в редакции постановления Администрации Новгородской области от 29.03.2011 № 117 «О комитете культуры Новгородской области») («Новгородские ведомости» (официальный выпуск), № 4, 21.07.2010 («Новгородские ведомости», № 34, 01.04.2011));

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

2.6.1. Основанием для предоставления государственной услуги является заполненный заявителем запрос (анкета - заявление) (далее – запрос) через портал государственных услуг или официальный сайт в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» архивной службы Новгородской области (www.novarchiv.orghttp://novarchiv.org/) или поступивший по электронной почте в адрес комитета (е-mail: kulturanov53@mail.ru) и (или) архивное управление комитета и (или) в государственные архивы области, по форме, согласно Приложению № 2 к настоящему административному регламенту.

2.6.2. Запрос заявителя оформляется на государственном языке Российской Федерации.

2.6.3. В запросе указываются сведения, необходимые для его исполнения, в том числе:

наименование юридического лица, для граждан – фамилия, имя и отчество (последнее при наличии), дата рождения;

почтовый и электронный адрес заявителя;

интересующая пользователя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;

форма получения заявителем информации (архивная справка, копия и выписка);

В зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения, необходимые для его исполнения.

В случае необходимости, заявитель прилагает к запросу соответствующие документы и материалы, связанные с темой запроса в электронной форме, а также указывает иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

Запрос и копии других документов предоставляются одновременно.

Комитет и (или) архивное управление комитета и (или) государственные архивы области, при предоставлении государственной услуги, не вправе требовать от заявителей:

представления документов и информации или осуществление действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами;

осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации.

Перечень дополнительных сведений (в электронной форме), требуемых от заявителей, необходимых для быстрого и качественного исполнения запроса:

о стаже работы - полное название, место нахождения, ведомственная подчиненность органа, организации, структурное подразделение, занимаемая должность, период работы. По возможности предоставляются копии страниц трудовой книжки: титульный лист с указанием фамилии, имени, отчества (последнее при наличии), с отметками о работе в запрашиваемый период;

о заработной плате - полное название, место нахождения, ведомственная подчиненность органа, организации, структурное подразделение, занимаемая должность, период, за который необходимо предоставить сведения. По возможности предоставляются копии страниц трудовой книжки: титульный лист с указанием фамилии, имени, отчества (последнее при наличии), с отметками о работе в запрашиваемый период;

о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено награждение, место работы в период награждения (название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность). По возможности предоставляются копии страниц трудовой книжки: титульный лист с указанием фамилии, имени, отчества (последнее при наличии), с отметками о поощрении и награждении. В случае сохранности удостоверения к награде - предоставляется копия удостоверения;

об образовании - название учебного заведения, дата поступления и окончания учебы, приобретенная специальность.

2.7. Основания для отказа в приеме запроса отсутствуют.

2.8. Перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги.

2.8.1. Основанием для приостановления предоставления государственной услуги заявителю и для приостановления срока предоставления государственной услуги являются:

отсутствие в запросе заявителя наименования юридического лица (для гражданина - фамилии),  почтового адреса и (или) электронного адреса заявителя;

отсутствие в запросе заявителя необходимых сведений для проведения поисковой работы.

2.8.2. В случае отказа заявителю в предоставлении государственной услуги ему направляется уведомление об отказе в письменной форме по электронной почте или указанному в запросе почтовому адресу.

2.8.3. При поступлении в комитет и (или) архивное управление комитета и (или) государственные архивы области запросов заявителя, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, или неправильно сформулированный зарос, в течение 10 (десять) рабочих дней с момента их регистрации они возвращаются заявителям, с сообщением об уточнении и (или) дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями и (или) документами.

2.8.4. Не принимаются к рассмотрению запросы заявителя, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

2.9. Порядок, размер и основания взимания платы при предоставлении государственной услуги в случаях, предусмотренных федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Новгородской области и локальными актами государственных архивов области.

2.9.1. Комитет и (или) архивное управление комитета осуществляют предоставление государственной услуги заявителям на безвозмездной основе.

2.9.2. Запросы исполняются комитетом на безвозмездной основе.

2.9.3. Государственные архивы области исполняют запросы:

социально-правового характера - на безвозмездной основе;

тематические - в соответствии с Порядком оказания платных услуг соответствующего государственного архива области платно или бесплатно;

о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода - платно в соответствии с Порядком оказания платных услуг соответствующего государственного  областного архива. Сроки и стоимость услуг по исполнению запроса заявителя о предоставлении указанной информации предварительно с ним согласовываются.

2.9.4. Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу заявителя на основании доверенности, оформленной в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги.

2.10.1. Государственная услуга оказывается получателям услуги в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и не требует ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги. Срок ожидания при предоставлении государственной услуги ограничивается технической возможностью интернет-провайдера в предоставлении скорости доступа к ресурсам информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

2.10.2. Срок ожидания заявителя в очереди на личном приеме при получении ответа на запрос не должен превышать 20 минут.

2.11. Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги.

При поступлении в комитет и (или) архивное управление комитета и (или) государственный архив области запроса заявителя в электронной форме, запрос, в день его поступления, распечатывается на бумажном носителе и регистрируется в журнале регистрации входящей корреспонденции.

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления каждой государственной услуги.

2.12.1. Государственная услуга оказывается получателям услуги в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет». Для предоставления такой услуги не требуется оборудование зала ожидания, мест для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационных стендов с образцами их заполнения и перечнем документов.

2.12.2. Рабочие места лиц, ответственных за предоставление государственной услуги, снабжаются компьютерами, справочно-поисковыми средствами к архивным документам и информационным материалом, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление государственной услуги.

2.13. Показатели доступности и качества государственной услуги.

2.13.1. Показателями доступности государственной услуги являются:

размещение информации о порядке предоставления государственной услуги на официальных сайтах в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» комитета культуры Новгородской области, архивной службы Новгородской области и портале государственных услуг Новгородской области;

2.13.2. Показателями качества государственной услуги являются:

соблюдение сроков предоставления государственной услуги;

обоснованность отказов в предоставлении государственной услуги;

удельный вес количества обоснованных жалоб в общем количестве запросов на предоставлении государственной услуги.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения

3.1. Последовательность действий при предоставлении государственной услуги.

3.2. Предоставление государственной услуги комитетом и (или) архивным управлением комитета включает в себя следующие административные процедуры, представленные в Приложении №3 (Блок – схема №1) к настоящему административному регламенту:

прием, регистрация и рассмотрение запросов на предоставление государственной услуги;

анализ содержания и тематики поступивших запросов заявителей;

направление запросов заявителей по результатам их рассмотрения на исполнение по принадлежности или проведение необходимых действий по исполнению запроса комитетом и (или) архивным управлением комитета;

подготовка и направление ответов заявителям.

Рассмотрение запроса заявителя считается законченным, если по нему выполнены все необходимые административные процедуры и заявитель проинформирован о результатах его рассмотрения.

3.2.1. Прием, регистрация и рассмотрение запросов на предоставление государственной услуги.

Поступление запроса от заявителя является основанием для его регистрации.

При поступлении в комитет и (или) архивное управление комитета запроса заявителя в электронной форме, запрос, в день его поступления, распечатывается на бумажном носителе и регистрируется в журнале регистрации входящей корреспонденции должностным лицом комитета и (или) архивного управления комитета, обеспечивающего прием и регистрацию входящей документации.

Должностное лицо комитета и (или) архивного управления комитета, ответственное за учет входящей корреспонденции, передает зарегистрированный запрос на рассмотрение руководителю комитета и (или) архивного управления комитета.

После регистрации и рассмотрения запрос заявителя с резолюцией руководства в течение 2 (Двух) рабочих дней со дня поступления передается в установленном порядке в профильное структурное подразделение комитета.

3.3. Анализ содержания и тематики поступивших запросов заявителей.

3.3.1.  Должностное лицо архивного управления комитета, ответственное за предоставление государственной услуги, в течение 10 (десять) рабочих дней со дня поступления запроса заявителя осуществляет анализ его содержания и тематики с использованием необходимых профессиональных навыков и имеющегося  научно-справочного аппарата и информационных материалов. При этом определяются:

степень полноты информации, содержащейся в запросе заявителя и необходимой для его исполнения;

возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя и место нахождения, адрес конкретных органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественного объединения, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос заявителя.

3.4. Направление запросов заявителей по результатам их рассмотрения на исполнение по принадлежности.

3.4.1. Должностное лицо комитета, ответственное за предоставление государственной услуги, по итогам анализа и тематики поступившего запроса в течение 2 (двух) рабочих дней готовит сопроводительное письмо и направляет его с запросом посредством электронных каналов или почтовой связи простым письмом по принадлежности в государственные архивы области при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запроса.

3.5. Подготовка и направление ответа заявителю.

3.5.1. Должностное лицо архивного управления комитета, ответственное за предоставление государственной услуги, в течение 1 (одного) рабочего дня после направления запроса по результатам его рассмотрения на исполнение по принадлежности подготавливает и направляет:

уведомление заявителю о направлении соответствующего запроса на исполнение по принадлежности в государственные областные архивы при наличии у них документов, необходимых для исполнения запроса;

уведомление заявителю об отсутствии запрашиваемой информации комитете и в государственных архивах области и дает рекомендации по ее дальнейшему поиску;

уведомление заявителю об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причины отказа.

Уведомление заявителю направляется:

при наличии электронного адреса посредством электронной почты;

при отсутствии электронного адреса посредством почтовой связи простым письмом.

3.5.2. В случае нахождения на хранении в комитете и (или) архивном управлении комитета документов, необходимых для исполнения запроса, в течение 30 (тридцать) дней со дня поступления запроса, должностное лицо комитета и (или) архивного управления комитета организует работу по проведению необходимых действий по теме запроса для подготовки и выдачи заявителю архивных справок, выписок и копий на бумажном носителе в соответствии с административным регламентом комитета по организации информационного обеспечения физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Новгородской области и других архивных документов.

3.6. Предоставление государственной услуги государственными архивами области включает в себя следующие административные процедуры, представленные в Приложении №3 (Блок-схема №2) к настоящему административному регламенту:

прием, регистрация и рассмотрение запросов на предоставление государственной услуги;

проведение необходимых действий по исполнению поступивших запросов заявителей;

подготовка и направление ответов заявителям.

3.7. Прием, регистрация и рассмотрение запросов на предоставление государственной услуги.

3.8.1. Поступление запроса заявителя является основанием для его регистрации.

3.8.2. При поступлении в государственный архив области запроса заявителя в электронной форме, запрос, в день его поступления, распечатывается на бумажном носителе и регистрируется в журнале регистрации входящей корреспонденции сотрудником государственного архива области, обеспечивающего прием и регистрацию запросов.

3.8.3. Зарегистрированный запрос после регистрации передается на рассмотрение руководителю государственного архива области.

3.8.4. После регистрации и рассмотрения запрос заявителя с резолюцией руководства в течение 2 (Двух) рабочих дней со дня поступления передается в установленном порядке в профильное структурное подразделение, осуществляющее исполнение запроса.

3.9. Проведение необходимых действий по исполнению поступивших запросов заявителей.

3.9.1.  Сотрудники государственного областного архива, ответственные за предоставление государственной услуги, в течение 30 (тридцать) дней со дня поступления запроса заявителя осуществляет анализ его содержания и тематики и организует проведение необходимых действий по подготовки и выдачи заявителю архивных справок, выписок и копий на бумажном носителе в соответствии с административным регламентом комитета по организации информационного обеспечения физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Новгородской области и других архивных документов.

3.10. Подготовка и направление ответа заявителю.

3.10.1. Сотрудники государственного областного архива, ответственные за исполнение запросов, подготавливает и направляет в течение 15 (пятнадцать) дней:

уведомление заявителю об отсутствии запрашиваемой информации в государственном архиве области и рекомендации по ее дальнейшему поиску;

уведомление заявителю об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причины отказа.

Уведомление заявителю направляется:

при наличии электронного адреса посредством электронной почты;

при отсутствии электронного адреса посредством почтовой связи простым письмом.

3.11. При выявлении недостаточности сведений, необходимых для исполнения запроса заявителя или неправильно сформулированного запроса заявителя комитет и (или) архивное управление комитета и (или) государственный архив области соответственно, письменно запрашивает у заявителя дополнительные сведения, материалы, документы или их копии.

3.12. Рассмотрение запроса заявителя считается законченным, если по нему выполнены все необходимые административные процедуры и заявитель проинформирован о результатах его рассмотрения.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий по предоставлению государственной услуги, определенных настоящим административным регламентом, и принятием решений должностным лицом архивного управления комитета осуществляется руководителем (его заместителем) комитета и (или) архивного управления комитета.

Непосредственный контроль за исполнением государственной услуги осуществляют начальники отделов архивного управления комитета.

4.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействия) должностных лиц.

Порядок и периодичность проверок полноты и качества предоставления государствен­ной услуги осуществляется в соответствии с установленными приказом комитета сроками проведения проверок.

4.3. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер дисциплинарной ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе.

4.4. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы комитета, управления комитета) и внеплановыми (на основании обращения заявителя).

4.5. Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной услуги комитетом формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие комитета, управления комитета.

4.6. Должностные лица, ответственные за предоставление государственной услуги, несут персональную ответственность за сроки и порядок исполнения каждой административной процедуры, указанной в настоящем административном регламенте.

Персональная ответственность должностных лиц  закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) комитета и государственных областных архивов, а также государственных служащих комитета и должностных лиц государственных областных архивов

5.1. Заявитель вправе обжаловать решения и действия (бездействие) комитета или должностного лица, предоставляющего государственную услугу на основании настоящего административного регламента, в соответствии с законодательством Российской Федерации в досудебном или судебном порядке.

5.2. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования может являться нарушение порядка осуществления административных действий, а также других требований и положений настоящего Административного регламента.

5.3. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является жалоба заявителя в письменной форме на бумажном носителе или в электронной форме. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», официального сайта комитета, единого портала государственных и муниципальных услуг либо портала государственных и муниципальных услуг Новгородской области, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

В своем жалобе заявитель в обязательном порядке указывает:

наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего;

доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.4. Если в жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

5.5. Комитет и (или) архивное управление комитета при получении письменного жалобы, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

5.6. Руководитель (его заместитель) комитета:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, организациях, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

По результатам рассмотрения жалобы комитет принимает одно из следующих решений:

- удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Новгородской области, настоящим административным регламентом, а также в иных формах;

- отказывает в удовлетворении жалобы.

5.7. Решение по жалобе подписывается руководителем (его заместителем) комитета и (или) архивного управления комитета.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы. Примерная форма бланка ответа на жалобу представлена в Приложении  №4 к настоящему административному регламенту.

Если жалоба было направлено из Администрации Новгородской области, то ответ направляется непосредственно заявителю и (или) в Администрацию Новгородской области.

Жалоба, поступившее в комитет и (или) архивное управление комитета, рассматривается в течение 15 (пятнадцать) дней со дня его регистрации. В случае обжалования отказа органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений

- в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.8. В исключительных случаях руководитель (его заместитель) комитета и (или) архивного управления комитета вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 (тридцать) дней, уведомив о продлении срока рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

5.9. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем в течение 7 (семь) дней со дня регистрации обращения, сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель (его заместитель) комитета и (или) архивного управления комитета, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в комитет и (или) архивное управление комитета. В течение 7 (семь) дней о данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.

Если ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему жалобу, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

5.10. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

5.11. Положения Федерального закона от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», устанавливающие порядок рассмотрения жалоб на нарушения прав граждан и организаций при предоставлении муниципальных услуг, не распространяются на отношения, регулируемые Федеральным законом от 2 мая 2006 г. №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Заявитель вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, действия (бездействие) должностных лиц в судебном порядке.

Согласно части 1 статьи 256 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации гражданин вправе обратиться в суд с заявлением об оспаривание решений, действий (бездействия) органов государственной власти в течение трех месяцев со дня, когда ему стало известно о нарушении его прав и свобод.

__________________________________

1

Приложение  № 1

к Административному регламенту комитета культуры Новгородской области по приему запросов (анкет-заявлений) в электронной форме комитетом культуры Новгородской области и государственными областными архивами на предоставление информации (архивных справок, выписок и копий)

Информация

о месте нахождения, справочных телефонах, факсах, адресах электронной почты, графиках (режиме) работы комитета, архивного управления комитета,  государственных архивов области

Комитет культуры Новгородской области:

ул. Бояна, д.3, Великий Новгород, 173000

Телефон: (816 2) 63-35-78

Факс: (816 2) 63-44-78

E-mail: kulturanov53@mail.ru  

Режим работы: с 8-30 до 17-30, обеденный перерыв: 13-00 - 14-00, выходные - суббота, воскресенье [1].

Архивное управление комитета культуры Новгородской области:

ул. Новолучанская, д. 10, Великий Новгород, 173001

Телефон: (816 2) 73-68-38

Факс: (816 2) 73-68-34

E-mail: arсhupr2@ mail.natm.ru

Режим работы: с 8-30 до 17-30, обеденный перерыв: 13-00 – 14-00, выходные - суббота, воскресенье *.

Государственное областное казенное учреждение «Государственный архив Новгородской области»:

ул. Духовская, д. 31, Великий Новгород, 173003

Телефон/факс: (816 2) 77-36-81

E-mail: gougano@yandex. ru

Режим работы: с 8-30 до 17-30, обеденный перерыв: 13-00-14-00, выходные - суббота, воскресенье*. Прием заявлений с 9-00 до 12-00.

Государственное областное казенное учреждение «Государственный архив новейшей истории Новгородской области»:

ул. Десятинная, д. 6, Великий Новгород, 173007

Телефон/факс: (816 2) 77-37-79

E-mail: roia@mail.natm.ru

Режим работы: с 8-30 до 17-30, обеденный перерыв: 13-00 – 14-00, выходные - суббота, воскресенье*. Прием заявлений с 9-00 до 12-00.                                   

Приложение № 2

к Административному регламенту комитета культуры Новгородской области по приему запросов (анкет-заявлений) в электронной форме комитетом культуры Новгородской области и государственными областными архивами на предоставление информации (архивных справок, выписок и копий)

Примерная форма

запроса (анкета - заявление)

Кому:

(указать должность руководителя)

(указывается ИО Фамилия руководителя)

От кого:

(указать ФИО заявителя, либо полное наименование юридического лица, указывается полностью, без сокращений)

Адрес:

(указать местонахождение юридического лица, физического лица (фактический адрес)

Телефон / факс:

(указать номер телефона \ факса, с указанием федерального кода)

e-mail:

(указать адрес электронной почты)

Форма получения заявителем информации (архивная справка, архивная выписка, архивная копия): ________________________________________________

_________________________________________________________________

Тема, вопрос, событие, факт:

_______________________________________________________________________________________________________________________________________

Хронологические рамки запрашиваемой информации:

_________________________________________________________________Дополнительные сведения: ________________________________________________

_________________________________________________________________

Приложение № 3

к Административному регламенту комитета культуры Новгородской области по приему запросов (анкет-заявлений) в электронной форме комитетом культуры Новгородской области и государственными областными архивами на предоставление информации (архивных справок, выписок и копий)

БЛОК-СХЕМА № 1

последовательности действий по предоставлению государственной услуги по приему запросов (анкет-заявлений) в электронной форме комитетом на предоставление информации (архивных справок, выписок и копий)

Запрос от заявителя

Информационно-телекоммуникационная сеть «Интернет»

Прием и регистрация запроса

Рассмотрение запроса руководством комитета

Передача запроса на исполнение в архивное управление комитета

Анализ тематики запроса.

Принятие решения о возможности исполнения запроса

Уведомление гражданина о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса

Проведение необходимых действий по исполнению запроса

                           

Уведомление об отсутствии запрашиваемой информации  и рекомендации по ее дальнейшему поиску

Направление запроса на исполнение по принадлежности в государственные областные архивы для последующего ответа заявителю

Уведомление гражданина о направлении соответствующего запроса на исполнение по принадлежности

БЛОК-СХЕМА № 2

последовательности действий по предоставлению государственной услуги по приему запросов (анкет-заявлений) в электронной форме

государственными архивами области на предоставление

информации (архивных справок, выписок и копий)

Запрос от заявителя

Информационно-телекоммуникационная сеть «Интернет»

Прием и регистрация запроса

Рассмотрение запроса руководством государственного архива области

Передача запроса на исполнение

Анализ тематики запроса.

Принятие решения о возможности исполнения запроса

Уведомление гражданина о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса

Исполнение запроса в  соответствии с административным регламентом комитета по организации информационного обеспечения физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Новгородской области и других архивных документов

Уведомление об отсутствии запрашиваемой сведений в государственных архивах и рекомендации по ее дальнейшему поиску

Приложение № 4

к Административному регламенту комитета культуры Новгородской области по приему запросов (анкет-заявлений) в электронной форме комитетом культуры Новгородской области и государственными областными архивами на предоставление информации (архивных справок, выписок и копий)

ПРИМЕРНАЯ ФОРМА ОТВЕТА НА ЖАЛОБУ

Бланк органа (учреждения),

отвечающего на жалобу

_______________________________

(указать ФИО заявителя, либо полное наименование юридического лица, указывается полностью, без сокращений)

__________________________________

(указать местонахождение юридического лица, физического лица (фактический адрес)

______________

№ ___________

на № _________

от ___________

Ответ на жалобу _______________

Рассмотрев Вашу жалобу от _______ на  _____________________________

__________________________________________________________________________________________

(решение, действия (бездействие) должностного лица)

_____________________________________________________________________

сообщаем следующее:

_____________________________________________________________________

(кратко излагается содержание  жалобы)

_____________________________________________________________________

(излагаются обстоятельства, установленные при рассмотрении жалобы, с указанием  положений

_____________________________________________________________________

законодательных  и  нормативных  правовых актов, регламентирующих данный вид деятельности)

____________________________________________________________________ .

На основании изложенного _________________________________________

(излагается принятое по жалобе  решение, а также

____________________________________________________________________ .

сведения о сроках и порядке его обжалования)

(должность должностного лица)

(подпись)

(расшифровка подписи)

[1]