УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ КОМИТЕТОМ КУЛЬТУРЫ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ФИЗИЧЕСКИХ И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ НА ОСН...



Утратило силу – постановлением комитета культуры Новгородской области от 11.10.2012 № 24

КОМИТЕТ КУЛЬТУРЫ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

27.06.2012 № 12

Великий Новгород

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ КОМИТЕТОМ КУЛЬТУРЫ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ФИЗИЧЕСКИХ И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ НА ОСНОВЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В соответствии Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановлением Администрации Новгородской области от 11 июля 2011 года № 306 «Об утверждении порядков разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций, разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг, проведения экспертизы административных регламентов предоставления государственных услуг» комитет культуры Новгородской области ПОСТАНОВЛЯЕТ: •

1.              Утвердить прилагаемый административный регламент предоставления комитетом культуры Новгородской области государственной услуги по организации информационного обеспечения физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Новгородской области и других архивных документов (далее Регламент).

2.              Отделу организации использования архивных документов и информационных услуг архивного управления комитета культуры Новгородской области обеспечить исполнение регламента и размещение текста регламента на официальном сайте комитета в информационно- телекоммуникационной сети Интернет.

3.              Опубликовать постановление в газете «Новгородские ведомости».

Председатель Комитета              С.Б.Богданов

УТВЕРЖДЕН

постановлением комитета культуры

Новгородской области

от 27.06.2012 № 12

Административный регламент

предоставления комитетом культуры Новгородской области государственной услуги по организации информационного обеспечения физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Новгородской области и других архивных документов

I. Общие положения

1.1. Предметом регулирования административного регламента является предоставление государственной услуги по организации информационного обеспечения физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Новгородской области и других архивных документов (далее государственная услуга), посредством их обращения в комитет культуры Новгородской области (далее комитет) и (или) архивное управление комитета, определение сроков и последовательности действий (административных процедур) при предоставлении государственной услуги, а также порядок взаимодействия комитета и (или) архивного управления комитета с физическими и юридическими лицами, с государственными областными архивными учреждениями при осуществлении предоставления государственной услуги. 

1.2. Заявителями на предоставление государственной услуги являются физические или юридические лица (за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления), либо их уполномоченные представители, обратившиеся в комитет и (или) архивное управление комитета с запросом, с целью получения информации на основе документов Архивного фонда Новгородской области и других архивных документов (далее заявители).

1.3. Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги.

1.3.1. Государственная услуга предоставляется уполномоченным органом исполнительной власти Новгородской области в сфере архивного дела - комитетом.

Непосредственным исполнителем государственной услуги является структурное подразделение комитета – архивное управление комитета.

1.4. В предоставлении государственной услуги участвуют государственное областное казённое учреждение «Государственный архив Новгородской области» и государственное областное казённое учреждение «Государственный архив новейшей истории Новгородской области» (далее государственные архивы области).

Информация о месте нахождения, справочных телефонах, факсах, адресах электронной почты, графиках (режиме) работы комитета, архивного управления комитета,  государственных архивов области приведена в Приложении №1 к настоящему административному регламенту.

1.3.2. Порядок получения информации заявителями по вопросам получения государственной услуги:

а) информирование по процедурам предоставления государственной услуги производится по обращениям заявителей:

в устной форме (по телефону, посредством личного обращения);

в письменной форме (по письменным обращениям);

в электронной форме (по электронной почте, с использованием официальных сайтов: комитета (www.culture.novreg.ru), архивной службы Новгородской области (www.novarchiv.org);

б) при консультировании заявителей по телефону и на личном приеме, должностные лица комитета и (или) архивного управления комитета обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам предоставления государственной услуги. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Время консультирования по телефону не должно превышать 20 (двадцать) минут;

в) при информировании по письменным обращениям по процедуре предоставления государственной услуги ответ на обращение направляется в срок, не превышающий 10 (десять) дней со дня регистрации обращения, почтой или по факсу в адрес заявителя;

г) при информировании по процедуре предоставления государственной услуги по обращениям заявителей в электронной форме, ответ направляется в срок, не превышающий 10 (десять) дней со дня регистрации обращения, по электронной почте на электронный адрес заявителя;

д) при личном обращении заявителей по вопросам предоставления государственной услуги прием осуществляет должностное лицо архивного управления комитета, ответственное за предоставление государственной услуги, в соответствии с графиком (режимом) работы архивного управления комитета, указанного в Приложении № 1 к настоящему административному регламенту, без предварительной записи в порядке очередности.

Время ожидания заявителя государственной услуги в очереди на консультацию к должностному лицу, ответственному за организацию информационного обеспечения заявителей, не должно превышать 30 (тридцать) минут.

Время консультирования посредством индивидуального устного информирования не должно превышать 15 (пятнадцать) минут.

1.3.3. Информация о порядке предоставления государственной услуги представляется на информационных стендах архивного управления комитета, в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на официальном сайте комитета (www.culture.novreg.ru) и архивной службы Новгородской области (www.novarchiv.org).

II.  Стандарт предоставления государственной услуги

2.1.  Наименование государственной услуги  - Организация информационного обеспечения физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Новгородской области и других архивных документов.

Предоставление государственной услуги заключается в организации:

исполнения тематических обращений (запросов) о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту;

исполнения обращений (запросов) социально-правового характера, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.

2.2. Государственная услуга предоставляется уполномоченным органом исполнительной власти Новгородской области в сфере архивного дела - комитетом.

Непосредственным исполнителем предоставления государственной услуги является - архивное управление комитета.

2.2.1. Исполнение обращений (запросов) заявителя осуществляют комитет, архивное управление комитета,  государственные архивы области при наличии у них документов, необходимых для исполнения обращения (запроса) заявителя.

2.2.2. Комитет и (или) архивное управление комитета при предоставлении государственной услуги, не вправе требовать от заявителя:

представления документов и информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами  субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами;

осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации.

2.2.3. Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу заявителя на основании доверенности, оформленной в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

2.3. Конечным результатом предоставления государственной услуги является информационное письмо, при необходимости, с приложением архивных справок, архивных копий, архивных выписок, тематических перечней архивных документов, тематических подборок копий архивных документов, тематических обзоров архивных документов или уведомление заявителей:

об отсутствии запрашиваемой информации в комитете, архивном управлении и в государственных архивах области и рекомендации по ее дальнейшему поиску;

о направлении соответствующего обращения (запроса) на исполнение по принадлежности в государственные архивы области при наличии у них документов, необходимых для исполнения запроса;

об отказе предоставления государственной услуги с указанием причины отказа.

2.4. Сроки предоставления государственной услуги.

2.4.1. Обращения (запросы) заявителей, связанные с информационным обеспечением на основе документов Архивного фонда Новгородской области и других архивных документов, поступившие в комитет и (или) архивное управление комитета, рассматриваются в течение 15 (пятнадцать) дней со дня их регистрации и направляются на исполнение по принадлежности в государственные архивы области при наличии у них документов, необходимых для исполнения обращения (запроса), о чем уведомляется заявитель.

2.4.2. Обращения (запросы) заявителей, подлежащие исполнению комитетом или направленные комитетом и (или) архивным управлением комитета в государственные архивы области, исполняются в течение 30 (тридцать) дней со дня их регистрации. В исключительных случаях руководитель (его заместитель) комитета и (или) архивного управления комитета, руководитель государственного архива области вправе продлить срок рассмотрения обращения (запроса) заявителя на 30 (тридцать) дней, уведомив об этом заявителя.

2.5. Перечень нормативно-правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги.

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации, (принята всенародным голосованием 12.12.1993) («Российская газета», 25 декабря 1993 г., № 237);

Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 «О государственной тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 41, ст.4673);

Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169);

Федеральным законом от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, №19, ст.2060);

Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (часть I), ст.3448);

Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31 ст. 4179);

Указом Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 года №2334 «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию» («Российская газета», 10 января 1994 г., № 4);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской  Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 г., регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14 мая 2007 г.);

областным законом от 23.12.2010 № 900-ОЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов Новгородской области» («Новгородские ведомости» (официальный выпуск), 30 декабря 2010 г., № 25);

областным законом от 21.03.2005 № 441-ОЗ «Об архивном деле в Новгородской области» («Новгородские ведомости», 30 марта 2005 г., № 45-46);

положением о комитете культуры Новгородской области, утвержденным постановлением Администрации Новгородской области от 16.07.2010 № 339 («Новгородские ведомости» (официальный выпуск), 21 июля 2010 г., № 4).

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

2.6.1. Основанием для предоставления государственной услуги является обращение (запрос) заявителя в письменной или электронной форме в адрес комитета и (или) архивного управления комитета.

2.6.2. Обращение (запрос) заявителя оформляется на государственном языке Российской Федерации.

2.6.3. В обращении (запросе) заявителя указываются сведения, необходимые для его исполнения, в том числе:

о наименовании юридического лица на бланке организации, для граждан – фамилия, имя и отчество (последнее при наличии);

почтовый и (или) электронный адрес заявителя;

интересующая заявителя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;

форма получения заявителем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивная копия, тематический перечень архивных документов, тематический подбор копий архивных документов, тематический обзор архивных документов);

дата отправления;

иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения обращения (запроса) заявителя.

2.6.4. В случае необходимости, заявитель прилагает к письменному обращению (запросу) заявителя соответствующие документы и материалы, либо их копии.

2.7. Перечень оснований для отказа в приёме документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

Не принимаются к рассмотрению обращения (запросы) заявителя, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

2.8. Перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги. 

2.8.1. Основанием для приостановления предоставления государственной услуги либо отказа заявителю в предоставлении государственной услуги являются:

отсутствие в обращении (запросе) заявителя наименования юридического лица (для гражданина – фамилии),  почтового адреса и/или электронного адреса заявителя;

отсутствие в обращении (запросе) заявителя необходимых сведений для проведения поисковой работы;

отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

обращения (запросы) заявителя не поддаются прочтению.

2.8.2. В случае отказа заявителям в предоставлении государственной услуги, им  по почте направляется уведомление об отказе в письменной форме.

2.8.3. При поступлении в комитет и (или) архивное управление комитета обращений (запросов) заявителя, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, в течение 10 (десять) дней с момента их регистрации им направляется сообщение об уточнении и (или) дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями и (или) документами.

2.9. Комитет осуществляет предоставление государственной услуги по организации информационного обеспечения заявителей на безвозмездной основе.

2.9.1. Социально-правовые запросы исполняются комитетом и (или) архивным управлением комитета, государственными архивами области на безвозмездной основе.

2.9.2. Тематические обращения (запросы) заявителей исполняются государственными архивами области в соответствии с Порядком оказания платных услуг соответствующего государственного архива области платно или бесплатно. Обращения (запросы) граждан о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода, могут исполняться государственными архивами области платно в соответствии с Порядком оказания платных услуг соответствующего государственного архива области. Сроки и стоимость услуг по исполнению обращения (запроса) заявителя о предоставлении указанной информации предварительно с ним согласовываются.

2.9.3. Прейскуранты платных работ и услуг, оказываемых государственными архивами области, утвержденными локальными актами архива размещаются на официальных сайтах: комитета (www.culture.novreg.ru), архивной службы Новгородской области (www.novarchiv.org) и на информационных стендах в помещениях государственных архивов области.

2.10. При личном обращении заявителя государственной услуги время ожидания в очереди при подаче и получении документов не должно превышать 30 (тридцать) минут, а примерная продолжительность разговора у должностного лица - 15 (пятнадцать) минут.

2.11. Поступившие в комитет и (или) в архивное управление комитета обращения (запросы) заявителей в письменной или электронной форме регистрируются в течение 2 (двух) дней со дня их поступления в структурном подразделении комитета, обеспечивающем прием и регистрацию входящей документации.

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется  государственная услуга, к месту ожидания и приёма заявителей, размещению и  оформлению информации о порядке предоставления таких услуг.

2.12.1. Центральные входы зданий комитета, архивного управления комитета и государственных архивов области, участвующих в предоставлении государственной услуги, должны быть оборудованы вывеской, содержащей информацию о наименовании указанных организаций, а на прилегающей к зданиям этих организаций территории оборудуются места для парковки автотранспортных средств.

2.12.2. Предоставление государственной услуги может осуществляться в служебных кабинетах комитета или кабинетах архивного управления комитета (далее кабинет). Кабинеты оборудуются соответствующими табличками с указанием номера кабинета, фамилий, имен, отчеств, должностей лиц, ответственных за предоставление государственной услуги.

2.12.3. Рабочие места лиц, ответственных за предоставление государственной услуги, снабжаются компьютерами, справочно-поисковыми средствами к архивным документам и информационным материалом, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление государственной услуги.

2.12.4. Для ожидания приема заявителям отводятся специальные места, оборудованные стульями или скамьями, столами (стойками) для возможности оформления обращений (запросов) заявителей. В зимнее время места ожидания приема заявителей оборудуются гардеробом. В местах ожидания приема заявителей на столах должны быть письменные принадлежности для возможности оформления обращений (запросов).

2.12.5. На информационных стендах, размещаемых в местах приема обращений (запросов) заявителей и выдачи информационных писем, архивных справок, архивных выписок,  архивных копий, тематических перечней архивных документов, тематических подборок копий архивных документов, тематических обзоров архивных документов содержится следующая информация:

график (режим) работы, номера телефонов комитета, архивного управления  комитета, государственных архивов области;

наименование государственной услуги;

порядок оказания государственной услуги;

блок-схема последовательности действий по предоставлению государственной услуги согласно приложению №2 к настоящему административному регламенту;

прейскуранты платных работ и услуг, оказываемых государственными архивами области, утвержденные локальными актами этих учреждений;

образец заполнения обращений (запросов) заявителей;

порядок обжалования действий (бездействия) должностных лиц, а также принимаемых ими решений при предоставлении государственной услуги.

2.13. Показатели доступности и качества государственной услуги.

2.13.1. Показателями доступности государственной услуги являются:

транспортная доступность к местам предоставления государственной услуги;

размещение информации о порядке предоставления государственной услуги на официальном сайте комитета культуры Новгородской области, официальном сайте архивной службы Новгородской области и портале государственных услуг Новгородской области.

2.13.2. Показателями качества государственной услуги являются:

соблюдение сроков предоставления государственной услуги;

обоснованность отказов в предоставлении государственной услуги;

удельный вес количества обоснованных жалоб в общем количестве обращений (запросов) на предоставление государственной услуги.

III.   Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги.

3.1.1. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные действия:

- регистрация обращений (запросов) и передача их для организации исполнения в архивное управление комитета;

- анализ содержания и тематики поступивших обращений (запросов);

- направление обращений (запросов) по результатам их рассмотрения на исполнение по принадлежности в государственные архивы области для ответа в адрес заявителя.

- уведомление заявителей о результатах рассмотрения их обращений (запросов).

3.1.2. Последовательность административных действий по предоставлению государственной услуги представлена в блок-схеме, Приложение № 2 к настоящему административному регламенту.

3.1.3. Рассмотрение обращения (запроса) заявителя считается законченным, если по нему выполнены все необходимые административные действия по предоставлению государственной услуги.

3.2.  Регистрация обращений (запросов) заявителей и передача их для организации исполнения:

3.2.1. Регистрация обращения (запроса) заявителя является основанием для начала действия по предоставлению государственной услуги. Поступившие в комитет и (или) в архивное управление комитета обращения (запросы) заявителей в письменной или электронной форме регистрируются в течение 2 (двух) дней со дня их поступления в структурном подразделении комитета, обеспечивающем прием и регистрацию входящей документации, поступают на рассмотрение руководителю (его заместителю) комитета.

3.2.2. Руководитель комитета (его заместитель) и (или) архивного управления комитета обеспечивает оперативное рассмотрение обращений (запросов) заявителей, доведение их до исполнителей.

3.2.3. После регистрации и рассмотрения руководителем (его заместителем) комитета обращения (запросы) заявителей с резолюцией руководства передаются в установленном порядке для организации исполнения в архивное управление комитета.

3.2.4. При поступлении в комитет и (или) в архивное управление комитета обращения (запроса) заявителя в электронной форме обращение (запрос) заявителя распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.3.  Анализ содержания и тематики поступивших обращений (запросов):

3.3.1. Должностное лицо архивного управления комитета, ответственное за предоставление государственной услуги, в течение 10 (десять) дней со дня регистрации обращения (запроса) заявителя в установленном порядке осуществляет анализ его содержания и тематики с использованием необходимых профессиональных навыков и имеющихся в архивном управлении комитета информационных материалов, архивных справочников на бумажных носителях информации и в электронной форме, содержащих сведения о местах хранения архивных документов, необходимых для исполнения обращения (запроса) заявителя. При этом определяются:

правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на представление сведений, содержащих государственную тайну и (или) сведения конфиденциального характера;

степень полноты информации, содержащейся в обращении (запросе) заявителя, необходимой для его исполнения;

место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения обращения (запроса) заявителя.

3.3.2. По итогам анализа обращения (запроса) заявителя архивное управление комитета:

передает обращение (запрос) на исполнение должностному лицу комитета, ответственному за исполнение запросов по документам, находящимся на хранении в комитете;

готовит запрос по обращению (запросу) заявителя и направляет на исполнение по принадлежности в государственные архивы области;

уведомляет заявителя о результатах рассмотрения его обращения (запроса).

3.4. Направление обращений (запросов) заявителей по результатам их рассмотрения на исполнение по принадлежности:

3.4.1. Направление запросов по обращениям (запросам) заявителей на исполнение по принадлежности в государственные архивы области и информирование заявителей о результатах рассмотрения их обращений (запросов):

по итогам анализа содержания и тематики поступившего обращения (запроса) заявителя архивное управление комитета в течение 15 (пятнадцать) рабочих дней со дня регистрации подготавливает соответствующие запросы и направляет их с приложением обращения (запроса) заявителя на исполнение по принадлежности в государственные архивы области.

Государственные архивы области, исполняющие полученные от комитета и (или) архивного управления комитета обращения (запросы) заявителей, по итогам выявления запрашиваемых документов готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные выписки, архивные копии, тематические перечни архивных документов, тематические подборки копий архивных документов, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые направляются ими непосредственно в адрес заявителя.

3.4.2. В случае если обращение (запрос) заявителя требует исполнения несколькими государственными архивами области комитет и (или) архивное управление комитета направляет в соответствующий государственный архив области копии обращений (запросов) заявителей с указанием информации о направлении ответа в адрес заявителя.

3.4.3. В случае необходимости комитет и (или) архивное управление комитета может запрашивать у исполнителей обращения (запроса) заявителя копии ответов о результатах его рассмотрения.

3.5. Уведомление заявителей о результатах рассмотрения их обращений (запросов):

3.5.1. Комитет и (или) архивное управление комитета по результатам рассмотрения обращений (запросов) заявителей, в течение 15 (пятнадцати) рабочих дней со дня их регистрации,  письменно уведомляет заявителя:

о направлении соответствующего обращения (запроса) заявителя на исполнение по принадлежности в государственные архивы области для ответа   о результатах поиска запрашиваемой информации;

при отсутствии запрашиваемых сведений в государственных архивах области информирует об этом заявителя и, при наличии необходимой информации, дает рекомендации по их дальнейшему поиску;

дает мотивированный отказ заявителю в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации;

при выявлении недостаточности сведений, необходимых для исполнения обращения (запроса) заявителя или нечетко, неправильно сформулированного обращения (запроса) заявителя архивное управление комитета письменно запрашивает у заявителя дополнительные сведения, материалы, документы или их копии;

3.5.2. Если обращение (запрос) исполняется комитетом и (или) архивным управлением комитета, то подготовленные в установленные сроки информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные копии, тематические перечни архивных документов, тематические подборки копий архивных документов, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации направляются заявителю.

3.5.3. Рассмотрение обращения (запроса) заявителя считается законченным, если по нему выполнены все необходимые административные процедуры и заявитель проинформирован о результатах его рассмотрения.

VI Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги

4.1. Текущий контроль за предоставлением государственной услуги, определенной настоящим административным регламентом, и принятием решений должностным лицом архивного управления комитета осуществляется руководителем (его заместителем) комитета и (или) архивного управления комитета.

4.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений осуществляется должностными лицами комитета, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги.

4.3. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

4.4. Порядок и периодичность проверок полноты и качества предоставления государствен­ной услуги осуществляется в соответствии с установленными приказом комитета сроками проведения проверок.

4.5. Должностные лица, ответственные за предоставление государственной услуги, несут персональную ответственность за сроки и порядок исполнения каждой административной процедуры, указанной в настоящем административном регламенте.

4.6. Персональная ответственность должностных лиц закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства.

4.7. Комитет осуществляет контроль за исполнением обращений (запросов) заявителей государственными архивами области.

4.8. Контроль за полнотой и качеством исполнения обращений (запросов) включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

4.9. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы комитета, архивного управления комитета) и внеплановыми (на основании обращения заявителя).

4.10. Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги комитетом формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие комитета, архивного управления комитета.

4.11. Результаты деятельности комиссии при проведении проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4.12. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер дисциплинарной ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

V.   Досудебный  (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) комитета, представляющего  государственную услугу, а также его должностных лиц

5.1. Заявитель вправе обжаловать решения и действия (бездействие) комитета или должностного лица, предоставляющего государственную услугу на основании настоящего административного регламента, в соответствии с законодательством Российской Федерации в досудебном или судебном порядке.

5.2. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования может являться нарушение порядка осуществления административных действий, а также других требований и положений настоящего административного регламента.

5.3. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является обращение (жалоба) заявителя в письменной форме на бумажном носителе или в электронной форме. Обращение (жалоба) может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», официального сайта комитета, единого портала государственных и муниципальных услуг либо портала государственных и муниципальных услуг Новгородской области, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

В своем обращении (жалобе) заявитель в обязательном порядке указывает:

наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего;

доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.4. Если в обращении (жалобе) не указаны фамилия инициатора обращения (жалобы) и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение (жалобу) не дается.

5.5. Комитет и (или) архивное управление комитета при получении письменного обращения (жалобы), в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение (жалобу) без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение (жалобу), о недопустимости злоупотребления правом.

5.6. Руководитель (его заместитель) комитета:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения (жалобы), в случае необходимости - с участием заявителя, направившего обращение (жалобу), или его законного представителя;

вправе запрашивать необходимые для рассмотрения обращения (жалобы) документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, организациях, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия.

По результатам рассмотрения обращения (жалобы) комитет принимает одно из следующих решений:

- удовлетворяет обращение (жалобу), в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Новгородской области, настоящим административным регламентом, а также в иных формах;

- отказывает в удовлетворении обращения (жалобы).

5.7. Решение по обращению (жалобе) подписывается руководителем (его заместителем) комитета и (или) архивного управления комитета.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы. Примерная форма бланка ответа на обращение (жалобу) представлена в Приложении  № 3 к настоящему административному регламенту.

Если обращение (жалоба) было направлено из Администрации Новгородской области, то ответ направляется непосредственно заявителю и (или) в Администрацию Новгородской области.

Обращение (жалоба), поступившее в комитет и (или) архивное управление комитета, рассматривается в течение 15 (пятнадцать) дней со дня его регистрации. В случае обжалования отказа органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений в течение 5 (пять) рабочих дней со дня регистрации.

5.8. В исключительных случаях руководитель (его заместитель) комитета и (или) архивного управления комитета вправе продлить срок рассмотрения обращения (жалобы) не более чем на 30 (тридцать) дней, уведомив о продлении срока рассмотрения заявителя, направившего обращение (жалобу).

5.9. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем в течение 7 (семь) дней со дня регистрации обращения, сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями (жалобами), и при этом в обращении (жалобе) не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель (его заместитель) комитета и (или) архивного управления комитета, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения (жалобы) и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение (жалоба) и ранее направляемые обращения (жалобы) направлялись в комитет и (или) архивное управление комитета. В течение 7 (семь) дней о данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение (жалобу).

Если ответ по существу поставленного в обращении (жалобе) вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение (жалобу), сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

5.10. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения обращения (жалобы) признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

5.11. Положения Федерального закона от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», устанавливающие порядок рассмотрения жалоб на нарушения прав граждан и организаций при предоставлении государственных услуг, не распространяются на отношения, регулируемые Федеральным законом от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Заявитель вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, действия (бездействие) должностных лиц в судебном порядке.

Согласно части 1 статьи 256 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации гражданин вправе обратиться в суд с заявлением об оспаривании решений, действий (бездействия) органов государственной власти в течение трех месяцев со дня, когда ему стало известно о нарушении его прав и свобод.

Приложение № 1

к административному регламенту предоставления комитетом культуры Новгородской области государственной услуги  по организации информационного обеспечения физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Новгородской области и других архивных документов

Информация

о месте нахождения, справочных телефонах, факсах, адресах электронной почты, графиках (режиме) работы комитета, архивного управления комитета,  государственных архивов области

Комитет культуры Новгородской области:

Местонахождение: ул. Бояна, д.3, Великий Новгород, 173000

Телефон: (816 2) 63-35-78

Факс: (816 2) 63-44-78

E-mail: kulturanov53@mail.ru  

График (режим) работы: понедельник – пятница с 8-30 до 17-30, обеденный перерыв: 13-00 - 14-00, выходные - суббота, воскресенье*.

Архивное управление комитета культуры Новгородской области:

Местонахождение: ул. Новолучанская, д. 10, Великий Новгород, 173001

Телефон: (816 2) 73-68-38

Факс: (816 2) 73-68-34

E-mail: arсhupr2@ mail.natm.ru

График (режим) работы: понедельник – пятница с 8-30 до 17-30, обеденный перерыв: 13-00 – 14-00, выходные - суббота, воскресенье*.

Государственное областное казённое учреждение «Государственный архив Новгородской области»:

Местонахождение: ул. Духовская, д. 31, Великий Новгород, 173003

Телефон/факс: (816 2) 77-36-81

E-mail: gougano@yandex. ru

График (режим) работы: понедельник – пятница с 8-30 до 17-30, обеденный перерыв: 13-00-14-00, выходные - суббота, воскресенье*. Прием заявлений с 9-00 до 12-00.

Государственное областное казённое учреждение «Государственный архив новейшей истории Новгородской области»:

Местонахождение: ул. Десятинная, д. 6, Великий Новгород, 173007

Телефон/факс: (816 2) 77-37-79

E-mail: roia@mail.natm.ru

График (режим) работы: понедельник – пятница с 8-30 до 17-30, обеденный перерыв: 13-00 – 14-00, выходные - суббота, воскресенье*. Прием заявлений с 9-00 до 12-00.

* В соответствии с действующим трудовым законодательством Российской Федерации продолжительность рабочего времени в учреждениях в предпраздничные дни сокращается на 1 час.

_________________________________________________

Приложение № 2

к административному регламенту предоставления комитетом культуры Новгородской области государственной услуги  по организации информационного обеспечения физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Новгородской области и других архивных документов

БЛОК-СХЕМА

последовательности действий по предоставлению государственной услуги по организации исполнения информационного обеспечения  физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Новгородской области и других архивных документов

Условные обозначения

Начало или завершение административной процедуры

Операция, действие, мероприятие

Ситуация выбора, принятие решения

Внешний документ (передача документа)

БЛОК-СХЕМА

последовательности административных действий комитета по предоставлению государственной услуги по организации информационного обеспечения физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Новгородской области и других архивных документов

Обращение (запрос) физического, юридического лица

Регистрация обращения (запроса)

Рассмотрение обращения (запроса) руководством (его заместителем) комитета

Передача обращения (запроса) для организации исполнения в архивное управление комитета

Анализ тематики запроса.

Принятие решения о возможности исполнения запроса

Уведомление заявителя:

- о необходимости уточнения

тематики или  предоставлении

дополнительных сведений

для исполнения обращения (запроса);

- об отсутствии запрашиваемой информации в государственных архивах и рекомендации по ее дальнейшему поиску;

- об отказе в получении

информации ограниченного доступа при отсутствии у него на это права

и разъяснение его дальнейших действий

Подготовка

запроса по

обращению

(запросу)

Исполнение

обращения

(запроса)

комитетом

Направление запроса

на исполнение по

принадлежности

в государственные

архивы области

для последующего

ответа заявителю

Направление

ответа

заявителю

Уведомление заявителя

о направлении

соответствующего

запроса на исполнение

по принадлежности

Приложение № 3

к административному регламенту предоставления комитетом культуры Новгородской области государственной услуги  по организации информационного обеспечения физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Новгородской области и других архивных документов

ПРИМЕРНАЯ ФОРМА ОТВЕТА НА ОБРАЩЕНИЕ (ЖАЛОБУ)

Бланк органа (учреждения),

отвечающего на жалобу 

_________________________________

(указать ФИО заявителя, либо полное наименование юридического лица, указывается полностью, без сокращений)

__________________________________

(указать местонахождение юридического лица, физического лица (фактический адрес)

______________

№ ___________

на № _________

от ___________

Ответ на жалобу _______________

Рассмотрев Ваше обращение (жалобу) от _______ на  ____________________

_____________________________________________________________________________________________

(решение, действия (бездействие) должностного лица)

_______________________________________________________________________

сообщаем следующее:

_______________________________________________________________________

(кратко излагается содержание  обращения (жалобы)

_______________________________________________________________________

(излагаются обстоятельства, установленные при рассмотрении обращения (жалобы), с указанием 

_______________________________________________________________________

положений законодательных  и  нормативных  правовых актов, регламентирующих данный вид

______________________________________________________________________ .

деятельности)

На основании изложенного ___________________________________________

(излагается принятое по обращению (жалобе)  решение, а

______________________________________________________________________ .

также сведения о сроках и порядке его обжалования)

(должность должностного лица)

(подпись)

(расшифровка подписи)

_________________________________________________