Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Обеспечение доступа к архивным фондам»



1

Кемеровская область-Кузбасс

Тяжинский муниципальный округ

Администрация Тяжинского муниципального округа

Постановление

От 15.06.2020г. № 128-п

Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Обеспечение доступа к архивным фондам»

В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», Постановлением главы Тяжинского муниципального округа от 21.11.2017 № 164-п « Об утверждении порядка разработки и утверждения административных регламентов оказания муниципальных услуг»

1. Утвердить прилагаемый административный регламент предоставления муниципальной услуги «Обеспечение доступа к архивным фондам».

2. Постановление подлежит размещению на сайте администрации Тяжинского муниципального округа.

3. Постановление вступает в силу с момента опубликования (обнародования).

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы Тяжинского муниципального округа-управляющего делами Кузнецову Т.В

Глава Тяжинского

муниципального округа

С.Н. Кошкин

УТВЕРЖДЕН

Постановлением

администрации Тяжинского

муниципального округа

от 15.06.2020 № 128-п

Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Обеспечение доступа к архивным фондам»

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Обеспечение доступа к архивным фондам» (далее – административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результатов предоставления муниципальной услуги, создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при предоставлении муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации Тяжинского муниципального округа (далее – архивный отдел) при предоставлении муниципальной услуги «Обеспечение доступа к архивным фондам» (далее – муниципальная услуга).

1.2. В качестве заявителей на предоставление муниципальной услуги выступают:

- граждане Российской Федерации;

- граждане иностранных государств;

- лица без гражданства;

- организации.

Заявителями также могут быть физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации выступать от имени заявителей, перечисленных в пункте 1.2. административного регламента.

1.3. Требования к порядку информирования о предоставлении муниципальной услуги.

1.3.1. Местонахождение архивного отдела: 652240, Кемеровская область, пгт Тяжинский, ул. Советская,1а, пом.5

1.3.2. График (режим) работы архивного отдела:

Понедельник- пятница с 08 часов 30 минут до 17 часов 30 минут.

Обед с 13 часов 00 минут до 14 часов 00 минут.

Суббота и воскресенье - выходной.

График (режим) приема заявителей:

Понедельник, среда, пятница с 09 часов 00 минут до 13 часов 00 минут.

вторник, четверг-09 часов 00 минут до 17 часов 00 минут.

1.3.3. Справочный телефон архивного отдела: 8 (384 49) 2-80-48

Факс: 8(384 49)2-80-48.

1.3.4. Адрес электронной почты архивного отдела: arhivatr@yandex.ru

1.3.5. Адрес официального сайта администрации Тяжинского муниципального округа (далее – администрация) в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (далее – сеть Интернет) (www.tyazhin.ru), в разделе Архивный отдел.

1.3.6. Информация о муниципальной услуге предоставляется:

1) на информационных стендах в помещении администрации;

2) на официальном сайте администрации в сети Интернет;

3) в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (www.gosuslugi.ru) (далее – Единый портал государственных услуг);

4) при устном обращении (лично либо по телефонам) в архивный отдел;

5) при письменном обращении (в том числе в форме электронного документа) в администрацию или архивный отдел.

1.3.7. На информационных стендах размещена следующая информация:

1) в отношении архивного отдела: местонахождение, номера телефонов, график (режим) работы, фамилия, имя, отчество начальника и специалистов архивного отдела;

2) сроки предоставления муниципальной услуги;

3) перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги (далее – необходимые документы), и требования, предъявляемые к этим документам;

4) формы заявлений и образцы их заполнения;

5) порядок информирования о ходе предоставления муниципальной услуги;

6) порядок получения консультаций;

7) порядок обжалования решения, действий или бездействий специалистов архивного отдела, ответственных за предоставление муниципальной услуги.

1.3.8. На официальном сайте администрации в сети Интернет размещена следующая информация:

1) в отношении архивного отдела: местонахождение, номера телефонов, график (режим) работы, фамилия, имя, отчество начальника и специалистов архивного отдела;

2) административный регламент с приложениями;

3) тексты нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги;

4) формы заявлений и образцы их заполнения;

5) порядок и способы подачи заявления;

6) перечень необходимых документов;

7) порядок и способы получения результата предоставления муниципальной услуги;

8) порядок и способы получения разъяснений по порядку получения муниципальной услуги;

9) порядок информирования о ходе рассмотрения заявления и о результатах предоставления муниципальной услуги;

10) порядок обжалования решений, действий (бездействие) специалистов архивного отдела, ответственных за предоставление муниципальной услуги.

1.3.9. Консультирование заявителей осуществляется по следующим вопросам:

1) в отношении архивного отдела: местонахождение, номера телефонов, график (режим) работы, фамилия, имя, отчество начальника и специалистов архивного отдела;

2) перечень необходимых документов;

3) график приема заявителей;

4) время ожидания в очереди на прием документов и получение результата предоставления муниципальной услуги;

5) сроки предоставления муниципальной услуги;

6) порядок обжалования действий (бездействие) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги «Обеспечение доступа к архивным фондам».

2.2. Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом.

2.3. Архивное управление Кузбасса участвует в предоставлении муниципальной услуги, осуществляя координацию, методическое обеспечение и контроль деятельности по предоставлению муниципальной услуги, содействие в автоматизации процедур, а также путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах.

2.4. Запрещается требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в государственные органы и организации, за исключением получения услуг, включенных в утвержденный перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальных услуг.

2.5. Результат предоставления муниципальной услуги.

2.5.1. Результатом предоставления муниципальной услуги является выдача для пользования в читальном зале архивного отдела документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов или копий указанных документов (фонд пользования), а также справочно-поисковых средств к ним и изданий библиотечного (справочно-информационного) фонда.

2.6. Срок предоставления муниципальной услуги, срок приостановления предоставления муниципальной услуги, срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги.

2.6.1. Срок начала предоставления муниципальной услуги не должен превышать 1 рабочего дня с момента принятия решения о допуске заявителя для работы с архивными фондами и документами в читальном зале архивного отдела.

2.6.2. Срок предоставления муниципальной услуги устанавливается на 1 год со дня получения разрешения на работу с архивными фондами и документами в читальном зале архивного отдела. При необходимости срок предоставления муниципальной услуги может быть продлен начальником архивного отдела.

2.6.3. Максимальное время ожидания в очереди для запроса информации, получения результатов муниципальной услуги не должно превышать 15 минут.

2.6.4. Время приема документов от заявителя муниципальной услуги, оценка полноты, достаточности сведений, указанных в них, не должно превышать 30 минут.

2.6.5. Время приема заявителя муниципальной услуги для консультации по интересующим вопросам не может превышать 10 минут.

2.7. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

1) Конституцией Российской Федерации (официальный текст Конституции Российской Федерации с внесенными поправками от 21.07.2014 опубликован на официальном интернет-портале правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 01.08.2014, Собрание законодательства Российской Федерации, 04.08.2014, № 31, ст. 4398);

2) Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» («Российская газета», № 237, 27.10.2004, Собрание законодательства Российской Федерации, 25.10.2004, № 43, ст. 4169);

3) Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» («Российская газета», № 95 05.05.2006, Собрание законодательства Российской Федерации, 08.05.2006, №19, ст. 2060);

4) Федеральным законом от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 08.05.2006, № 19, ст. 2060, «Парламентская газета», № 70-71, 11.05.2006);

5) Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» («Российская газета», №165, 29.07.2006, Собрание законодательства Российской Федерации, 31.07.2006, № 31 (1 часть), ст. 3448);

6) Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» («Российская газета», № 165, 29.07.2006, Собрание законодательства Российской Федерации, 31.07.2006, № 31 (1 часть), ст. 3451);

7) Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» («Российская газета», № 168, 30.07.2010, Собрание законодательства Российской Федерации, 02.08.2010, № 31, ст. 4179);

8) Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» («Парламентская газета», № 17, 08-14.04.2011, Собрание законодательства Российской Федерации, 11.04.2011, № 15, ст. 2036);

9) Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 10.03.1997, № 10, ст. 1127, «Российская газета», № 51, 14.03.1997);

10) Указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993 № 2334 «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию» («Российская газета», № 4, 10.01.1994, Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 10.01.1994, № 2, ст. 74);

11) Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Министерства внутренних дел Российской Федерации, Федеральной службы безопасности Российской Федерации от 25.07.2006 № 375/584/352 «Об утверждении Положения о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов Российской Федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел» («Российская газета», № 212, 22.09.2006, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 41, 09.10.2006);

12) приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 10.09.2015);

13) приказом Федерального архивного агентства от 01.09.2017 № 143 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации» (зарегистрирован 01.11.2017 № 48765) (официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 02.11.2017);

14) постановлением Правительства Российской Федерации от 27.09.2011 № 797 «О взаимодействии между многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг и федеральными органами исполнительной власти, органами государственных внебюджетных фондов, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 03.10.2011, № 40, ст. 5559, «Российская газета», № 222, 05.10.2011);

15) постановлением Правительства Российской Федерации от 16.08.2012 № 840 «О порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, а также Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом» и ее должностных лиц» («Российская газета», № 192, 22.08.2012, Собрание законодательства Российской Федерации, 27.08.2012, № 35, ст. 4829);

16) Законом Кемеровской области от 13.10.2005 № 105-ОЗ «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Кемеровской области по хранению, комплектованию, учету и использованию документов архивного фонда Кемеровской области» (газета «Кузбасс», № 194, 19.10.2005, Законодательный вестник Совета народных депутатов Кемеровской области, № 40, 2005 (подписано в печать 08.11.2005);

17) Законом Кемеровской области от 26.03.2007 № 35-03 «Об архивном деле» (газета «Кузбасс», № 55, 30.03.2007, Законодательный вестник Совета народных депутатов Кемеровской области, № 63, 2007 (подписано в печать 30.04.2007);

18) Распоряжением администрации Тяжинского муниципального округа от 02.03.2020 № 94-р « Об утверждении положения «Об архивном отделе администрации Тяжинского муниципального округа» (информационный стенд в помещении архивного отдела администрации Тяжинского муниципального округа).

2.8. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги.

2.8.1. Для предоставления муниципальной услуги заявитель представляет следующие документы:

1) заявление должно содержать наименование юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтовый адрес заявителя, указание темы (вопроса), хронологические рамки исследования;

2) заявление и анкета заявителя могут быть заполнены от руки или машинописным способом, распечатаны посредством электронных печатающих устройств;

3) заявление и анкета заявителя могут быть оформлены как заявителем муниципальной услуги, так и специалистами архивного отдела;

4) заявление и анкета заявителя обязательно подписываются лично заявителем муниципальной услуги.

2.8.2. Запрещается требовать от заявителя или его представителя:

              - представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;

- представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Кемеровской области, муниципальными правовыми актами.

Данные документы и информация должны запрашиваться в порядке межведомственного электронного взаимодействия без участия граждан.

Заявитель может представить указанные документы по собственной инициативе.

2.9. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме необходимых документов.

2.9.1. Основания для отказа в приеме заявления и необходимых документов:

1) отсутствия в заявлении необходимых сведений для проведения
поисков запрашиваемой информации;

2) отсутствия у заявителя муниципальной услуги документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;

3) отсутствия в заявлении наименования юридического лица (для
граждан - фамилии, имени и отчества), почтового адреса заявителя;

4) неудовлетворительного физического состояния запрашиваемых архивных фондов и документов.

2.10. Оснований для приостановления в предоставлении муниципальной услуги законодательством Российской Федерации не предусмотрено.

2.11. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги.

Услуги, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги отсутствуют.

2.12. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, включая информацию о методике расчета размера такой платы.

Муниципальная услуга предоставляется без взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги.

2.13. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление муниципальной услуги.

Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.14. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении муниципальной услуги, и при получении результата предоставления таких услуг.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги в архивном отделе не должен превышать 15 минут.

2.15. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги, услуги организации, участвующей в ее представлении.

Заявление, представленное заявителем лично, регистрируется в архивном отделе в день обращения заявителя.

Заявление, представленное посредством почтового отправления, регистрируется в архивном отделе в день его поступления от организации почтовой связи.

Заявление, поступившее в электронной форме, регистрируется в архивном отделе в день его поступления. Заявление, поступившее в нерабочее время, регистрируется в первый рабочий день.

2.16. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, предоставляемая организацией, участвующей в предоставлении муниципальной услуги, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления муниципальной услуги.

2.16.1. Муниципальная услуга предоставляется в читальном зале архивного отдела.

2.16.2. Вход в помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, оборудуется вывеской, содержащей информацию о наименовании и режиме работы архивного отдела.

2.16.3. Предоставление муниципальной услуги инвалидам и иным маломобильным группам населения осуществляется в здании Администрации Тяжинского муниципального округа по адресу: Кемеровская область, пгт Тяжинский, ул. Советская, д.6 (после предварительного консультирования со специалистами архивного отдела администрации Тяжинского муниципального округа).

2.16.4. В читальном зале установлено искусственное освещение, зал оборудован столами и стульями.

Количество мест для работы с архивными фондами и документами определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.

2.16.5. Каждое рабочее место специалистов архивного отдела оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам.

2.16.6. В местах предоставления муниципальной услуги предусмотрено оборудование доступных мест общественного пользования и хранения верхней одежды заявителей.

2.16.7.              Места предоставления муниципальной услуги оборудованы противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой охраны.

Сектор информирования граждан располагается в непосредственной близости от читального зала и предназначен для ознакомления их с информационными материалами.

2.17. Показатели доступности и качества предоставления муниципальной услуги.

              К показателям, характеризующим качество и доступность муниципальной услуги, относятся:

1) сроки предоставления муниципальной услуги;

2) время ожидания в очереди для получения муниципальной услуги;

3) полнота, актуальность и доступность информации о порядке предоставления муниципальной услуги;

4) количество взаимодействий заявителя со специалистами архивного отдела при предоставлении муниципальной услуги и их продолжительность;

5) востребованность муниципальной услуги в электронном виде.

Соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги определяется как отношение количества заявлений, исполненных с нарушением сроков, к общему количеству рассмотренных заявлений за отчетный период.

Среднее время ожидания в очереди при обращении заявителей о предоставлении муниципальной услуги определяется путем опроса заявителей, обратившихся на прием, с последующим расчетом среднего времени ожидания заявителем своей очереди.

Полнота, актуальность и доступность информации о порядке предоставления муниципальной услуги определяется путем опроса заявителей.

Количество взаимодействий заявителя со специалистами архивного отдела при предоставлении муниципальной услуги и их продолжительность определяется путем опроса заявителей.

Востребованность муниципальной услуги в электронном виде определяется как отношение количества рассмотренных заявлений, представленных с использованием Единого портала государственных услуг, в форме электронных документов, к общему количеству заявлений, рассмотренных за отчетный период.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур по предоставлению муниципальной услуги, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Перечень административных процедур:

3.1.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) регистрация документов, предоставленных заявителем муниципальной услуги;

2) анализ документов, предоставленных заявителем муниципальной услуги;

3) выдача разрешения на работу в читальном зале архивного отдела;

4) предоставление заявителю результат оказания муниципальной услуги.

Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в приложении № 1 к административному регламенту.

3.2. Прием и регистрация заявления и необходимых документов, при обращении заявителя в архивный отдел.

3.2.1. Регистрация документов, представленных заявителем муниципальной услуги, является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

3.2.2. Специалист архивного отдела, ведущий прием заявителей муниципальной услуги (далее – специалист, ведущий прием):

1) осуществляет регистрацию представленных документов в журнале регистрации заявителей;

2) формирует личное дело заявителя.

3.2.3. Основанием для начала предоставления муниципальной услуги
является:

1) личное письменное заявление в архивный отдел;

2) заполненная анкета заявителя по форме согласно приложению № 2 к административному регламенту;

3) документ, удостоверяющий личность заявителя. Заявители, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций.

3.2.4. В случае, если запрашиваемые архивные фонды и документы содержат сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения 75 лет со дня создания указанных документов для получения муниципальной услуги граждане или лица, уполномоченные ими на основании доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации, представляют в архивный отдел следующие документы:

1) заявление о предоставлении архивных фондов и документов;

2) заполненную анкету заявителя по форме согласно приложению № 2 к административному регламенту;

3) документ, удостоверяющий личность заявителя;

4) письменное разрешение гражданина, а после его смерти
письменное разрешение наследников данного гражданина, на доступ к
архивным документам, содержащим указанные сведения (для третьих
лиц).

3.2.5.              В случае, если собственник или владелец архивных документов, находящихся в частной собственности, установил условия по их использованию, заявитель муниципальной услуги представляет в архивный отдел:

1) заявление о предоставлении архивных фондов и документов;

2) заполненную анкету заявителя по форме согласно приложению № 2 к административному регламенту;

3) документ, удостоверяющий личность заявителя;

4) письменное разрешение собственника (владельца) архивных документов.

3.2.6.              В случае, если запрашиваемые архивные фонды и документы содержат государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну доступ к архивным документам осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.2.7. Результатом административной процедуры по приему и регистрации заявления и необходимых документов, является сформированное учетное дело.

3.3. Прием и регистрация заявления и необходимых документов, при направлении заявления почтовым отправлением.

              Основанием для начала административной процедуры является поступление в архивный отдел почтового отправления, содержащего заявление и прилагаемые необходимые документы.

В ходе приема специалист архивного отдела проверяет представленные документы на предмет:

1) оформления заявления в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации;

2) наличия прилагаемых необходимых документов.

Заявление и прилагаемые необходимые документы регистрируются в архивном отделе.

Независимо от способа получения документов, представленных посредством почтового отправления, архивным отделом не принимаются документы в случаях, если документы повреждены таким образом, что невозможно их прочитать, удостовериться в том, кем эти документы составлены.

Результатом административной процедуры по приему и регистрации заявления и необходимых документов при направлении заявления почтовым отправлением является сформированное учетное дело.

3.4. Прием и регистрация заявления и необходимых документов, в форме электронных документов.

Основанием для начала административной процедуры является поступление в архивный отдел заявления и прилагаемых необходимых документов в форме электронных документов от заявителя с использованием Единого портала государственных услуг.

При направлении заявления о предоставлении государственной услуги в электронной форме заявителю необходимо заполнить на Едином портале государственных услуг заявление на предоставление муниципальной услуги, приложить к заявлению в электронном виде необходимые документы, а также выбрать место получения результата предоставления муниципальной услуги и предъявления оригиналов документов для сверки.

Заявление и прилагаемые необходимые документы, представленные в форме электронных документов, регистрируются в архивном отделе.

Специалист архивного отдела при поступлении документов в электронном виде проверяет документы на отсутствие компьютерных вирусов и искаженной информации. Регистрирует документы в журнале регистрации принятых документов в электронном виде.

Результатом административной процедуры по приему и регистрации заявления и необходимых документов в форме электронных документов является сформированное учетное дело.

3.5. Рассмотрение заявления и необходимых документов.

Основанием для начала административной процедуры является сформированное учетное дело.

В рамках рассмотрения заявления и необходимых документов осуществляется проверка заявления и необходимых документов на предмет наличия (отсутствия) оснований для отказа в оказании муниципальной услуги.

3.5.1. Специалист, ведущий прием, осуществляет анализ тематики поступивших заявлений с использованием имеющихся архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения об архивных фондах и необходимых документах.

3.5.2. В ходе анализа документов определяется:

1) правомочность получения заявителем доступа к архивным фондам и документам с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, в том числе сведений конфиденциального характера;

2) степень полноты информации, содержащейся в необходимых документах;

3) наличие архивных фондов и необходимых документов;

4) наличие оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

3.6. Выдача разрешения на работу в читальном зале архивного отдела.

3.6.1. По итогам анализа документов, предоставленных заявителем муниципальной услуги, специалист, ведущий прием, передает предоставленные документы начальнику архивного отдела с соответствующими рекомендациями:

1) при личном обращении заявителя муниципальной услуги в течение 15 минут с момента регистрации;

2) при письменном обращении о предоставлении муниципальной услуги в течение 1 рабочего дня с момента регистрации.

3.6.2. В случае отсутствия достаточных данных для организации выявления запрашиваемых сведений в архивном отделе, нечетко, неправильно сформулированного заявления, специалист информирует об этом заявителя и предлагает уточнить и дополнить заявление.

3.6.3. В случае, если запрашиваемые архивные фонды и документы отсутствуют в архивном отделе, заявителю муниципальной услуги предоставляется информация о месте их хранения или даются рекомендации по их поиску.

3.6.4. При отсутствии у заявителя права на получение муниципальной услуги архивный отдел готовит мотивированный отказ заявителю в ее получении и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

3.6.5. Решение о допуске или отказе в предоставлении муниципальной услуги принимаются начальником архивного отдела:

1) при личном обращении заявителя муниципальной услуги в течение 1 часа с момента регистрации заявления;

2) при письменном обращении о предоставлении муниципальной услуги в течение 2-х рабочих дней с момента регистрации заявления.

3.6.6. При письменном обращении заявитель муниципальной услуги информируется о принятом решении в течение 3-х дней с момента регистрации представленных документов.

3.7. Предоставление заявителю результата оказания муниципальной услуги.

3.7.1. Допуск заявителя муниципальной услуги к справочно-информационным средствам (каталогам, изданным справочникам и путеводителям, программному комплексу «Архивный фонд», другим информационным системам) осуществляется с момента получения разрешения на работу в читальном зале архивного отдела.

3.7.2. Архивные фонды и документы, описи дел, издания библиотечного (справочно-информационного фонда) архивного отдела выдаются заявителю муниципальной услуги для использования в читальном зале на основании заполненного им бланка заказа согласно приложению № 3 к административному регламенту.

3.7.3. Муниципальная услуга считается предоставленной, если заявителю муниципальной услуги предоставлена запрашиваемая документированная информация или дан мотивированный ответ об ее отсутствии.

3.8. Результатом административной процедуры по рассмотрению заявления и необходимых документов является подписанная справка или уведомление.

3.8.1.              По заказу заявителя, с учетом технических
возможностей архивного отдела, изготавливаются копии архивных документов: ксерокопии, а также копии на электронных носителях.

На копии архивного документа, изготовленной по заказу заявителя, архивный отдел указывает архивный шифр и номера листов. Копии архивных документов подписываются начальником архивного отдела.

3.8.2. Если заявитель, не согласившись с перечнем выдаваемых ему документов, отказался проставить свою подпись в получении документов, документы ему не выдаются и специалист, осуществляющий выдачу документов, на копии заявления, хранящейся в архивном отделе, проставляет отметку об отказе в получении документов путем внесения слов «Получить документы отказался», заверяет своей подписью.

В случае подачи документов в электронном виде, при получении результата предоставления муниципальной услуги, заявитель обязан предоставить в архивный отдел оригиналы документов, с целью их сверки с данными документами и заявлением поданными в электронном виде посредством Единого портала государственных услуг.

При установлении расхождений документов, направленных в электронной форме, с оригиналами, результат предоставления услуги заявителю не выдается.

3.9. Направление документов по результатам рассмотрения заявления и необходимых документов, в форме электронных документов.

Результатом выдачи (направления) заявителю результата предоставления муниципальной услуги является направление уведомления в личный кабинет заявителя на Едином портале государственных услуг содержащего результат оказания услуги.

Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является появление отметки о дате поступления результата в личный кабинет заявителя на Едином портале государственных услуг, а также изменения статуса заявления в личном кабинете «Находится в обработке» на «Готово».

В личном кабинете на Едином портале государственных услуг заявителю предоставляется возможность распечатать результат услуги на бумажном носителе.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется начальником архивного отдела, путем проведения проверок соблюдения и исполнения положений административного регламента.

4.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан и организаций, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов архивного отдела. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан и организаций, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.3. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы архивного отдела) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

4.4. Ответственность лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления муниципальной услуги.

По результатам проверок в случае выявления нарушений положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, виновные специалисты архивного отдела несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Специалисты, ответственные за прием заявлений и документов, несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка приема и регистрации документов.

Специалисты, ответственные за подготовку документов, несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка оформления документов.

Специалисты, ответственные за выдачу документов, несут персональную ответственность за соблюдение порядка выдачи документов.

Персональная ответственность специалистов и начальника архивного отдела закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

4.5. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги.

4.5.1. Граждане, их объединения и организации могут направлять замечания и предложения по улучшению качества и доступности предоставления муниципальной услуги.

4.5.2. Действия (бездействие) и решения специалистов архивного отдела, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги, могут быть обжалованы заявителем муниципальной услуги во внесудебном порядке и (или) в суде.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) начальника архивного отдела и его специалистов

5.1. Информация для заявителя о его праве подать жалобу на решение и (или) действие (бездействие) начальника архивного отдела (или) его специалистов при предоставлении муниципальной услуги.

Заявители имеют право подать жалобу на решение и (или) действие (бездействие) начальника архивного отдела и его специалистов.

5.2. Предмет жалобы.

Предметом жалобы является нарушение прав и законных интересов заинтересованных лиц, противоправные решения, действия (бездействие) специалистов и (или) начальника архивного отдела, нарушение положений административного регламента.

Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

1) нарушение срока регистрации запроса о предоставлении муниципальной услуги;

2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

3) требование у заявителя документов или информации либо осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Кемеровской области-Кузбасса, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Кемеровской области-Кузбасса, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;

5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Кемеровской области-Кузбасса, муниципальными правовыми актами;

6) затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Кемеровской области-Кузбасса, муниципальными правовыми актами;

7) отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных ими опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

8) нарушение срока или порядка выдачи документов по результатам предоставления муниципальной услуги;

9) приостановление предоставления муниципальной услуги, если основания приостановления не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Кемеровской области-Кузбасса, муниципальными правовыми актами;

10) требование у заявителя при предоставлении муниципальной услуги документов или информации, отсутствие и (или) недостоверность которых не указывались при первоначальном отказе в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, либо в предоставлении муниципальной услуги, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 4 части 1 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

5.3. Жалоба должна содержать:

1) наименование структурного подразделения администрации, решения и действия (бездействие) которого обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о местонахождении заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) специалистов и (или) начальника архивного отдела;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) специалистов и (или) начальника архивного отдела.

Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы, либо их копии.

5.4. Порядок подачи и рассмотрения жалобы.

Жалоба направляется по почте, посредством официального сайта администрации в сети Интернет, Единого портала государственных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В случае, если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, представляется:

1) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

2) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

3) копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.

При подаче жалобы в электронном виде документы могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность заявителя, не требуется.

В случае, если жалоба подана заявителем в организацию, в компетенцию которого не входит принятие решения по жалобе, в течение трех рабочих дней со дня ее регистрации указанная организация направляет жалобу в архивный отдел и в письменной форме информирует заявителя о перенаправлении жалобы. При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в администрации.

5.5. Сроки рассмотрения жалобы.

Жалоба, поступившая в архивный отдел, подлежит регистрации не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, если более короткие сроки рассмотрения жалобы не установлены нормативным правовым актом администрации.

В случае обжалования отказа архивного отдела в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования заявителем нарушения установленного срока таких исправлений, жалоба рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

5.6. Перечень оснований для приостановления рассмотрения жалобы в случае, если возможность приостановления предусмотрена законодательством Российской Федерации.

Оснований для приостановления рассмотрения жалобы законодательством Российской Федерации не предусмотрено.

5.7. Результат рассмотрения жалобы.

По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:

1) удовлетворить жалобу;

2) отказать в удовлетворении жалобы.

В удовлетворении жалобы отказывается в следующих случаях:

1) наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

2) подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

3) наличие решения по жалобе, принятого ранее в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.

Администрация может оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

1) наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу специалиста, а также членов его семьи;

2) отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес заявителя, указанные в жалобе.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы, признаков состава административного правонарушения или признаков состава преступления администрация, незамедлительно, направляет соответствующие материалы в органы прокуратуры.

5.8. Порядок информирования заявителя о результатах рассмотрения жалобы.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в п. 5.7 настоящей регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.8.1. В случае признания жалобы подлежащей удовлетворению в ответе заявителю, дается информация о действиях, осуществляемых органом, предоставляющим муниципальную услугу, в целях незамедлительного устранения выявленных нарушений при оказании муниципальной услуги, а также приносятся извинения за доставленные неудобства и указывается информация о дальнейших действиях, которые необходимо совершить заявителю в целях получения муниципальной услуги.

5.8.2. В случае признания жалобы не подлежащей удовлетворению в ответе заявителю, даются аргументированные разъяснения о причинах принятого решения, а также информация о порядке обжалования принятого решения.

В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

1) наименование должности, фамилия, имя, отчество (при наличии) специалиста, принявшего решение по жалобе;

2) номер, дата, место принятия решения, включая сведения о специалисте, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

3) фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование заявителя;

4) основания для принятия решения по жалобе;

5) принятое по жалобе решение;

6) в случае, если жалоба признана обоснованной, - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата муниципальной услуги;

7) сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается руководителем аппарата администрации.

5.9. Порядок обжалования решения по жалобе.

Заявитель может обжаловать решения, принятые по результатам рассмотрения жалобы в судебном порядке.

5.10. Право заявителя на получение информации и необходимых документов, для обоснования и рассмотрения жалобы.

Заявитель имеет право на получение информации и необходимых документов, для обоснования и рассмотрения жалобы, если иное не предусмотрено законом.

5.11. Способы информирования заявителей о порядке подачи и рассмотрения жалобы.

Информация о порядке подачи и рассмотрения жалобы размещается на официальном сайте администрации в сети Интернет, Едином портале государственных услуг, информационных стендах в помещениях приема и выдачи документов, а также предоставляется непосредственно специалистами архивного отдела, при личном обращении заявителей, телефонам для справок, а также в письменной форме почтовым отправлением либо электронным сообщением по адресу, указанному заявителем.

Приложение №1

к административному регламенту

предоставления муниципальной

услуги «Обеспечение доступа

к архивным фондам»

БЛОК-СХЕМА

Начало исполнения услуги:

Заявитель обращается с комплектом документом, необходимых для предоставления муниципальной услуги

Проверка оснований для приема документов

Прием и регистрация заявления и необходимых документов

Рассмотрение заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

Проверка оснований для отказа в предоставлении

муниципальной услуги

Подготовка документов по результатам рассмотрения

заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

Выдача разрешения на работу в читальном зале

архивного отдела администрации

Тяжинского муниципального округа

Завершение исполнения муниципальной услуги:

Выдача документов по результатам предоставления

муниципальной услуги

Приложение № 2

к административному регламенту

предоставления муниципальной

слуги «Обеспечение доступа

к архивным фондам»

АНКЕТА ЗАЯВИТЕЛЯ

Фамилия____________________________________________________________

Имя__________________________Отчество______________________________

Место работы (учебы)_________________________________________________             

Должность__________________________________________________________

Организация, направившая, заявителя, адрес____________________________

___________________________________________________________________

Образование________________________________________________________

Ученая степень, звание _______________________________________________

Тема и хронологические рамки исследования_______________________________________________________

Место жительства____________________________________________________ ____________________________________________________________________

Телефон, домашний(служебный)________________________________________

Серия и № документа, удостоверяющего личность ________________________

___________________________________________________________________

С правилами работы в читальных залах государственных и муниципальных архивов РФ ознакомился (ась), обязуюсь их выполнять.

Дата____________ Подпись_____________

1

Приложение № 3

к административному регламенту

предоставления муниципальной

услуги «Обеспечение доступа

к архивным фондам»

БЛАНК   ЗАКАЗА ЗАЯВИТЕЛЯ

1

ЗАКАЗ

на выдачу документов, копий фонда пользования, описей дел
РАЗРЕШАЮ

выдачу документов

_____________________

наименование должности

______________________

1

подпись, расшифровка подписи

Дата______________________

_________________________________________________________________ (Фамилия, инициалы, номер личного дела заявителя)

_______________________________________________________________

(Тема исследования, цель выдачи)

_________________________________________________________________

Фонд

Опись

Ед.хр.

Заголовок ед.хр.

Кол-во

листов

Дата выдачи

Расписка

заявителя

Расписка работника читального зала

1

2

3

4

5

6

7

8

(Подпись заявителя) _____________ Дата _________________