Об утверждении Положения об архиве Администрации Шокинского сельского поселения Кардымовского района Смоленской области



1

АДМИНИСТРАЦИЯ

ШОКИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

КАРДЫМОВСКОГО РАЙОНА СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

от «09» 07. 2020 № 26

Об утверждении Положения об архиве Администрации Шокинского сельского поселения Кардымовского района Смоленской области

Руководствуясь Федеральными законами от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», от 22 октября 2004 года № 125–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 года № 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», Администрация Шокинского сельского поселения Кардымовского района Смоленской области

п о с т а н о в л я е т:

1. Утвердить прилагаемое Положение «Об архиве Администрации Шокинского сельского поселения Кардымовского района Смоленской области».

2. Постановление Администрации Шокинского сельского поселения Кардымовского района Смоленской области от 23.01.2020 года № 3 «Об утверждении Положения об архиве Администрации Шокинского сельского поселения Кардымовского района Смоленской области» признать утратившим силу.

3. Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования.

4. Опубликовать настоящее постановление в печатном средстве массовой информации органов местного самоуправления муниципального образования Шокинского сельского поселения Кардымовского района Смоленской области «МУНИЦИПАЛЬНЫЕ ВЕСТИ».

5. Разместить настоящее постановление на официальном сайте Администрации Шокинского сельского поселения Кардымовского района Смоленской области.

6. Контроль исполнения настоящего постановления оставляю за собой.

Глава муниципального образования

Шокинского сельского поселения

Кардымовского района Смоленской области                                        В.В. Серафимов

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Администрации Шокинского сельского поселения Кардымовского района

Смоленской области

от «09» 07. 2020 № 26

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве Администрации Шокинского сельского поселения

Кардымовского района Смоленской области

I. Общие положения

1.1 Архив Администрации Шокинского сельского поселения Кардымовского района Смоленской области (далее - Администрация) создан для осуществления хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Администрации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в Архивный отдел Администрации муниципального образования «Кардымовский район» Смоленской области (далее – Архивный отдел), источником комплектования которого выступает Администрация.

1.2 Администрация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Администрации. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Администрации несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3 Архив Администрации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, Смоленской области в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, распорядительными документами Администрации, настоящим Положением об архиве.

1.4 Положение об архиве Администрации согласовывается ЭПК Департамента Смоленской области по культуре (далее – ЭПК).

1.5 Методическую и практическую помощь архиву Администрации оказывает Архивный отдел.

II. Состав документов архива Администрации

2.1. Архив Администрации хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Администрации;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу организаций – предшественников;

в) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива Администрации.

III. Задачи архива Администрации

3.1. К задачам архива Администрации относятся:

3.1.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Положения.

3.1.2. Комплектование архива Администрации документами, образовавшимися в деятельности Администрации.

3.1.3. Учет документов, находящихся на хранении в архиве Администрации.

3.1.4. Использование документов, находящихся на хранении в архиве Администрации.

3.1.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в Архивный отдел.

3.1.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел специалистами и работниками Администрации и своевременной передачей их в архив Администрации.

IV. Функции архива Администрации

4.1. Архив Администрации осуществляет следующие функции:

4.1.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности

Администрации, в соответствии с утвержденным графиком.

4.1.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве Администрации.

4.1.3. Представляет в Архивный отдел учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве Администрации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.1.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив Администрации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Администрации.

4.1.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Администрации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов и представляет их на согласование в Архивный отдел;

б) на утверждение ЭПК описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение Главе муниципального образования описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК.

4.1.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в Архивный отдел.

4.1.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве Администрации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.1.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве Администрации.

4.1.9. Организует информирование Главы муниципального образования и работников Администрации о составе и содержании документов архива Администрации.

4.1.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

4.1.11. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

4.1.12. Ведет учет использования документов архива Администрации.

4.1.13. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива Администрации.

4.1.14. Участвует в разработке документов Администрации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.1.15. Оказывает методическую помощь:

а) специалистам и работникам Администрации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) специалистам и работникам Администрации в подготовке документов к передаче в архив Администрации.

V. Права архива Администрации

5.1 Архив Администрации имеет право:

а) представлять Главе муниципального образования предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве Администрации;

б) запрашивать у специалистов и работников Администрации сведения, необходимые для работы архива Администрации;

в) давать рекомендации специалистам и работникам Администрации по вопросам, относящимся к компетенции архива Администрации;

г) информировать специалистов и работников Администрации о необходимости передачи документов в архив Администрации в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях ЭПК.