ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ КОМИТЕТОМ КУЛЬТУРЫ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ИСПОЛНЕНИЯ ПОСТУПИВШИХ ИЗ-ЗА РУБЕЖА ЗАПРОСОВ ИНОСТРАННЫХ ГРА...



Утратило силу – постановлением департамента культуры и туризма Новгородской области от 02.10.2017 № 6

Департамент культуры Новгородской области

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

02.10.2012 № 22

Великий Новгород

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ДЕПАРТАМЕНТОМ КУЛЬТУРЫ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ИСПОЛНЕНИЯ ПОСТУПИВШИХ ИЗ-ЗА РУБЕЖА ЗАПРОСОВ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН, А ТАК ЖЕ ЛИЦ БЕЗ ГРАЖДАНСТВА СВЯЗАННЫХ С РЕАЛИЗАЦИЕЙ ИХ ЗАКОННЫХ ПРАВ И СВОБОД

(Изменения

постановление департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 №9; НГР: RU53000201300695

постановление департамента культуры и туризма Новгородской области от 02.06.2016 № 4; НГР: RU53000201600338

)

В соответствии с Федеральным законом от  27 июля 2010  года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» департамент культуры Новгородской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент предоставления департаментом культуры и туризма Новгородской области государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов (по архивному делу) российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 9; НГР: RU53000201300695)

2. Признать утратившим силу  постановление департамента культуры Новгородской области от 29.06.2012 № 13 «Об утверждении Административного регламента предоставления департаментом культуры Новгородской области государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов (по архивному делу) российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод».

3. Опубликовать настоящее постановление в газете «Новгородские ведомости.

Председатель департамента                                                                      С.Б. Богданов

УТВЕРЖДЕН

постановлением департамента культуры

Новгородской области

от                         №

Административный регламент

предоставления департаментом культуры Новгородской области государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов (по архивному делу) российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод

I. Общие положения

1.1. Предметом регулирования административного регламента является предоставление государственной услуги по организации исполнения запросов по архивному делу поступивших из-за рубежа от российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, посредствам их обращения в департамент культуры и туризма Новгородской области (далее - департамент) и (или) архивное управление департамента, определение сроков и последовательности действий (административных процедур) при предоставлении государственной услуги, а также порядок взаимодействия департамента и (или) архивного управления департамента органами государственной власти, государственными областными архивными учреждениями при осуществлении предоставления государственной услуги.

Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов (по архивному делу) российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод (далее - государственная услуга) подразумевает организацию исполнения социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством и оформление в установленном порядке архивных справок, архивных выписок, архивных копий, направляемых в иностранные государства.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 9; НГР: RU53000201300695)

1.2. Заявителями на предоставление государственной услуги являются российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства, проживающие за рубежом, обратившиеся в департамент или архивное управление департамента в целях получения информации на основе документов Архивного фонда Новгородской области и других архивных документов (далее - заявители).

Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

1.3. Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги.

1.3.1. Информирование о предоставлении государственной услуги осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти Новгородской области в сфере архивного дела – департаментом и (или) структурным подразделением департамента – архивным управлением департамента.

1.3.2. Порядок получения информации заявителями по вопросам получения государственной услуги:

а) информация по процедурам предоставления государственной услуги предоставляется:

в устной форме (по телефону, посредством личного обращения);

в письменной форме (по письменным обращениям);

в электронной форме (по электронной почте, с использованием официальных сайтов: департамента (www.culture.novreg.ru), архивной службы Новгородской области (www.novarchiv.org);

б) при консультировании заявителей по телефону и на личном приеме, должностные лица департамента и (или) архивного управления департамента обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам предоставления государственной услуги. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Время консультирования по телефону не должно превышать 20 (двадцать) минут;

в) при письменном обращении ответ направляется в срок, не превышающий 10 (десяти) дней  со  дня  регистрации  обращения,  по почте в адрес заявителя, проживающего в государстве – участнике Содружества Независимых Государств (далее – СНГ) или в адрес Министерства иностранных дел Российской Федерации – для направления заявителю, проживающему в другом государстве;

г) при обращении в электронной форме ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 (десяти) дней со дня поступления обращения;

д) личный прием заявителя осуществляется руководителем (его заместителем) департамента, другими должностными лицами архивного управления департамента, ответственными за предоставление государственной услуги, без предварительной записи в порядке очередности, в соответствии с графиками (режимами) работы департамента, архивного управления департамента.

Время ожидания заявителя государственной услуги в очереди на консультацию к должностному лицу, ответственному за предоставление государственной услуги, не должно превышать 15 (пятнадцать) минут.

Время консультирования посредством индивидуального устного информирования не должно превышать 15 (пятнадцать) минут.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 9; НГР: RU53000201300695)

1.3.3. Информация о порядке предоставления государственной услуги представляется на информационных стендах архивного управления департамента, официальных сайтах в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» департамента (www.culture.novreg.ru) и архивной службы Новгородской области (www.novarchiv.org), на справочно-информационном портале «Государственные услуги». Местонахождение, справочные и контактные телефоны, адрес, графики (режимы) работы департамента и архивного управления департамента представлены в Приложение № 1 к настоящему административному регламенту.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги  - организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов (по архивному делу) российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод.

2.2. Государственная услуга предоставляется уполномоченным органом исполнительной власти Новгородской области в сфере архивного дела - департаментом.

Непосредственным исполнителем предоставления государственной услуги является архивное управление департамента.

2.2.1. Исполнение поступивших из-за рубежа запросов (по архивному делу) российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, а также оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, осуществляют: департамент, архивное управление департамента, государственное областное казенное учреждение «Государственный архив Новгородской области» и государственное областное казенное учреждение «Государственный архив новейшей истории Новгородской области» (далее – государственные архивы) при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

2.2.2. В ходе предоставления государственной услуги департамент взаимодействует с Федеральным архивным агентством, Министерством иностранных дел Российской Федерации (далее - МИД России), органами государственной власти, местного самоуправления, государственными и муниципальными архивами и организациями.

2.3. Результат предоставления государственной услуги.

2.3.1. Конечным результатом предоставления государственной услуги департаментом является ответ в виде писем.

2.3.2. Конечным результатом предоставления государственной услуги по непосредственному исполнению поступивших из-за рубежа запросов (по архивному делу) российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод является:

оформленная в установленном порядке архивная справка, архивная выписка, архивная копия;

уведомление об отказе в выдаче архивной справки, архивной выписки, архивной копии  с указанием причин отказа.

2.4. Срок предоставления государственной услуги.

2.4.1. Запросы, поступившие в департамент и (или) в архивное управление департамента, рассматриваются в течение 7 (семь) дней со дня их регистрации и направляются на исполнение в соответствующие государственные архивы, где могут храниться необходимые документы, для исполнения и ответа заявителю.

Поступившие в департамент или архивное управление департамента, государственные архивы запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 10 дней с момента регистрации возвращаются в МИД России или заявителям, с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

2.4.2. Запросы, поступившие в департамент и (или) архивное управление департамента, в государственные архивы, исполняются в течение 30 (тридцать) дней со дня их регистрации. В исключительных случаях руководитель (его заместитель) департамента и (или) архивного управления департамента, руководители государственных архивов, вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 (тридцать) дней, уведомив об этом заявителя.

2.4.3. Российским, иностранным гражданам и лицам без гражданства, проживающим за рубежом, подлинные архивные документы не направляются. Вместо подлинников высылаются архивные справки, архивные выписки или архивные копии истребуемых документов.

2.5. Нормативные правовые основания для предоставления государственной услуги.

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации, (принята всенародным голосованием 12.12.1993) («Российская газета», 25 декабря 1993 г. № 237);

Конвенцией, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов, заключенной в Гааге 05 октября 1961 г., вступившей в силу для России 31 мая 1992 года (Бюллетень международных договоров, 1993, № 6);

Законом СССР от 24 июня 1991 года № 2261-I «О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу» (Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, № 27, ст. 784);

Постановлением Верховного Совета СССР от 17 апреля 1991 года         № 2119-1 «О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов» (Ведомости Совета Народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, № 17, ст.496);

Постановлением Совета Министров СССР от 12 ноября 1990 года         № 1135 «Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющего требования легализации иностранных официальных документов» (документ официально опубликован не был);

Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169);

Федеральным законом от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, №19, ст.2060);

Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, №31 (часть I), ст.3451);

Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (часть I), ст.3448);

Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31 ст. 4179);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской  Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 г., регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14 мая 2007 г.);

областным законом от 03.09.1994 № 2-ОЗ «Устав Новгородской области (Основной Закон), (информационно - методический бюллетень, 1995);

областным законом от 23.12.2010 № 900-ОЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов Новгородской области» (газета «Новгородские ведомости», 19 мая 2004 г., № 70);

областным законом от 21.03.2005 № 441-ОЗ « Об архивном деле в Новгородской области» (газета «Новгородские ведомости» (официальный выпуск), 30 декабря 2010 г., № 25);

Положением о департаменте культуры и туризма Новгородской

области, утвержденным постановлением Правительства Новгородской области от 18.07.2013 № 59 («Новгородские ведомости» (официальный выпуск), 26 июля 2013 г., № 4)

(Абзац в редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 9; НГР: RU53000201300695)

положением о департаменте культуры и туризма Новгородской

области, утвержденным постановлением Правительства Новгородской области от 20.12.2013 № 475 («Новгородские ведомости» (официальный выпуск), 27 декабря 2013 г., № 30).

(Абзац в редакции постановления департамента культуры и туризма Новгородской области от 02.06.2016 № 4; НГР: RU53000201600338)

2.6. Перечень документов, необходимых в соответствии с законодательством или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги.

2.6.1. Основанием для предоставления государственной услуги является запрос заявителя в письменной или электронной форме в адрес департамента и (или) архивного управления департамента.

2.6.2. Запрос оформляется на государственном языке Российской Федерации. Запрос должен содержать необходимые сведения о заявителе: фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) заявителя и все их изменения, дату и место его рождения, гражданство, адрес места жительства, по которому должен быть направлен ответ, также иные сведения, необходимые для его исполнения, в зависимости от содержания запроса.

2.6.3. В запросе с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения:

о рождении, браке, расторжении брака; об установлении отцовства, усыновлении, смерти - сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти; а также фамилии, имени, отчества родителей (для справки о рождении);

об образовании - название и адрес учебного образовательного учреждения, факультет, даты поступления и окончания учебного образовательного учреждения;

о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации,  номер воинской части, время работы (службы), должность (звание);

о пенсии, социальных льготах - сведения об органе, который назначил пенсию, социальные льготы, дата их назначения;

о награждении государственными и ведомственными наградами – название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность; о нацистских преследованиях - время пребывания в местах принудительного содержания, их территориальное расположение, состав семьи (для малолетних);

иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

2.6.4. В запросе не допускается использование сокращений слов.

2.6.5. К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

2.6.6. В случае обращения в департамент за проставлением апостиля лиц, не освобожденных от уплаты государственной пошлины за проставление апостиля в соответствии со статьей 333 Налогового Кодекса Российской Федерации, ими предоставляется копия документа об оплате государственной пошлины;

2.6.7. В случае обращения за проставлением апостиля органов государственной власти, местного самоуправления и организаций, ими предоставляются  образцы подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцы печатей.

2.6.8. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.6.9. Департамент, архивное управление департамента, государственные архивы при предоставлении государственной услуги, не вправе требовать от заявителя:

представления документов и информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

представления документов и информации, которые находятся распоряжении департамента,  государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Новгородской области;

осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации.

2.7. Перечень оснований для отказа в приёме документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

Не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

2.8. Перечень оснований для отказа в приёме документов, необходимых для предоставления государственной услуги или для приостановления срока предоставления государственной услуги.

2.8.1. Основанием для отказа заявителю  в предоставлении государственной услуги являются:

отсутствие в запросах необходимых сведений для его исполнения;

отсутствие в запросах  фамилии,  адреса заявителя;

отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах документов, подтверждающих его полномочия;

запросы заявителя не поддаются прочтению.

2.8.2. В случае отказа в предоставлении государственной услуги запросы возвращаются  по почте заявителям или в МИД России, их направившим, с уведомлением об отказе в письменной форме.

2.8.3. При поступлении в департамент и (или) архивное управление департамента запросов, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, в течение 7 (семи) дней с момента регистрации возвращаются в МИД России или Росархив, их направившим, или заявителям, с сообщением о необходимости  уточнения и дополнения запроса для его исполнения сведениями.

2.9. Плата, взимаемая с заявителя при предоставлении государственной услуги и способы её взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Новгородской области.

2.9.1. Информация по процедурам предоставления государственной услуги представляется всем заинтересованным лицам на безвозмездной основе.

2.9.2. Поступившие запросы социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, исполняются бесплатно.

2.9.3. Оплата государственной пошлины за проставление апостиля регулируется статьей 333 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ).

В соответствии со статьей 333.33.НК РФ государственная пошлина за проставление апостиля уплачивается в размере 1 500 рублей за каждый документ.

В соответствии со статьей 333.35 НК РФ органы государственной власти, органы местного самоуправления от уплаты государственной пошлины за  проставление апостиля освобождаются. Кроме того, государственная пошлина не уплачивается за проставление апостиля на истребуемых по запросам дипломатических представительств и консульских учреждений Российской Федерации справках, выданных архивными органами по обращениям физических лиц, проживающих за пределами территории Российской Федерации.

2.10.  Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги.

2.10.1. При личном обращении время ожидания в очереди при подаче и получении документов заявителями не должно превышать 15 (пятнадцать), а примерная продолжительность разговора у должностного лица 15 (пятнадцать) минут.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 9; НГР: RU53000201300695)

2.10.2. Если государственная услуга оказывается заявителям в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», то ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги не требуется.

2.11. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

2.11.1. При входе в помещения департамента, архивного управления департамента, государственных архивов, участвующих в предоставлении государственной услуги,  размещаются стенды (вывески), содержащие информацию о наименовании, на прилегающей территории оборудуются места для парковки автотранспортных средств.

2.11.2. Предоставление государственной услуги осуществляется в служебных кабинетах.  Кабинеты оборудуются соответствующими табличками с указанием номера кабинета, фамилий, имен, отчеств, должностей  лиц, ответственных за предоставление государственной услуги.

2.11.3. Рабочие места лиц, ответственных за предоставление государственной услуги, снабжаются компьютерами, справочно-поисковыми средствами к архивным документам и информационным материалом позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление государственной услуги.

2.11.4. Для ожидания приема отводятся специальные места, оборудованные стульями или скамьями, столами (стойками) для возможности оформления запросов. В зимнее время  места ожидания приема оборудуются гардеробом. В местах ожидания приема на столах  должна быть  писчая бумага и канцелярские принадлежности (пишущие ручки) в количестве, достаточном для оформления запросов.

2.11.5. На информационных стендах, размещаемых в местах приема запросов и выдачи архивных справок, архивных выписок, архивных копий содержится следующая информация:

график (режим) работы, номера телефонов департамента, архивного управления  департамента, государственных архивов;

график приема по личным вопросам руководителем (его заместителем) департамента и (или) архивного управления департамента и руководителями государственных архивов;

наименование  государственной  услуги;

порядок оказания государственной услуги;

блок-схема, отражающая алгоритм предоставления государственной услуги представлена в Приложении № 2 к настоящему административному регламенту;

перечень необходимых для получения государственной услуги документов;

образцы заполнения  запросов получателей государственной услуги;

порядок обжалования  решения, действия (бездействие) должностного лица, а также принимаемого им решения при предоставлении государственной услуги.

2.11.6. В здании, в котором предоставляется государственная услуга, создаются условия для прохода инвалидов и маломобильных групп населения.

Инвалидам, в целях обеспечения доступности государственной услуги, оказывается помощь в преодолении различных барьеров, мешающих в получении ими государственной услуги, наравне с другими лицами

(Абзац введен в редакции постановления департамента культуры и туризма Новгородской области от 02.06.2016 № 4; НГР: RU53000201600338)

2.12. Показатели доступности и качества государственной услуги

2.12.1. Показателями доступности государственной услуги являются:

транспортная доступность к местам предоставления государственной услуги;

размещение информации о порядке предоставления государственной услуги в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на официальных сайтах департамента культуры Новгородской области, архивной службы Новгородской области и портале государственных услуг Новгородской области;

2.12.2. Показателями качества государственной услуги являются:

соблюдение сроков предоставления государственной услуги;

обоснованность отказов в предоставлении государственной услуги;

удельный вес количества обоснованных жалоб в общем количестве запросов на предоставление государственной услуги.

2.13. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственных услуг в электронной форме.

Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу заявителя на основании доверенности, оформленной в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

Государственная услуга не предоставляется на базе многофункциональных центров.

(В редакции постановления Департамента культуры и туризма Новгородской области от 08.11.2013 № 9; НГР: RU53000201300695)

III.  Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги.

3.1.1. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов (по архивному делу) российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, не требующих проставления апостиля, которая включает в себя следующие административные действия:

- регистрация запросов заявителей и передача их для организации исполнения в архивное управление департамента;

- анализ содержания и тематики поступивших запросов заявителей;

- направление запросов по результатам их рассмотрения на исполнение по принадлежности в государственные архивы для ответа в адрес заявителя.

- подготовка ответов заявителям.

2) Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов (по архивному делу) российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, требующих проставления апостиля, которая включает в себя следующие административные действия:

- регистрация запросов заявителей и передача их для организации исполнения в архивное управление департамента;

- анализ содержания и тематики поступивших запросов заявителей;

- направление запросов по результатам их рассмотрения на исполнение по принадлежности в государственные архивы для ответа в адрес заявителя;

- проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях архивным управлением департамента;

- отправка заявителям ответов и (или) архивных справок, архивных выписок, архивных копий.

3.1.2. Последовательность административных действий (процедур) по предоставлению государственной услуги представлена в блок-схеме, представленной в Приложении 2 к настоящему административному регламенту.

3.1.3. Департамент и государственные архивы, исполняющие запросы, получаемые от департамента и (или) архивного управления департамента, или непосредственно от заявителя, проживающего за рубежом, осуществляют следующие административные процедуры:

регистрация запросов и передача их на исполнение;

анализ содержания и тематики поступивших запросов;

поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

при необходимости организация работ по проставлению апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях архивным управлением департамента;

отправка заявителям ответов и (или) архивных справок, архивных выписок, архивных копий.

3.2. Регистрация запросов заявителей и передача их для организации исполнения в архивное управление департамента.

3.2.1 Поступление запроса от заявителя  в письменной или электронной форме, является основанием для его регистрации. Поступившие в департамент из Росархива, МИД России или непосредственно из-за рубежа запросы, регистрируются в структурном подразделении департамента, обеспечивающем прием и регистрацию почтовой корреспонденции, и передаются в течение 3 (трех) дней со дня поступления в установленном порядке в профильное структурное подразделение – архивное управление департамента.

3.2.2. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

3.2.3. Запросы поступают на рассмотрение руководства департамента, после чего с резолюцией направляются в профильное структурное подразделение.

3.2.4. Общий максимальный срок выполнения административной процедуры по регистрации запросов заявителей и передаче их для организации исполнения в архивное управление департамента составляет не более 3 (трех) дней со дня поступления.

3.2.5. Результатом административного действия является прием (регистрация) запроса на предоставление государственной услуги.

3.3. Анализ  содержания и тематики поступивших запросов заявителей.

3.3.1. Основанием для начала действия является зарегистрированный запрос с наличием резолюции руководителя (его заместителя) департамента и (или) архивного управления департамента.

3.3.2. Должностное лицо архивного управления департамента, ответственное за предоставление государственной услуги, в течение 2 (двух) дней со дня поступления в установленном порядке осуществляет анализ содержания и тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяются:

правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

место нахождения, адрес конкретного органа государственной власти, органа местного самоуправления, государственного или муниципального архива или организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.

3.3.3. Общий максимальный срок выполнения административной процедуры по анализу содержания и тематике поступивших запросов заявителей составляет не более 2 (двух) дней со дня поступления.

3.3.4. Результатом административного действия является принятие решения о возможности исполнения запроса.

3.4. Направление запросов по результатам их рассмотрения на исполнение по принадлежности в государственные архивы.

3.4.1. По итогам анализа тематики поступивших запросов в течение 7 (семи) дней со дня регистрации должностное лицо архивного управления департамента, ответственное за предоставление государственной услуги, направляет запросы или их копии с сопроводительным письмом на исполнение по принадлежности в государственные архивы, которые могут иметь на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.

3.4.2. В случае если запрос требует исполнения несколькими государственными архивами, должностное лицо архивного управления департамента, ответственное за предоставление государственной услуги,  направляет в соответствующий государственный архив копии запроса, анкеты, с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.

3.4.3. Общий максимальный срок выполнения административной процедуры по направлению запросов на исполнение в государственные архивы по принадлежности составляет не более 2 (двух) дней.

3.4.4. Результатом административного действия является направление запроса на исполнение по принадлежности.

3.5. Подготовка ответа заявителю.

3.5.1.Подготовку ответов заявителям осуществляет департамент и (или) архивное     управление департамента, государственные архивы. Ответ может быть подготовлен в виде:

письменного уведомления МИД России или заявителя о направлении запроса на исполнение;

письменного уведомления МИД России или заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;

письма с иными сведениями, направленного в МИД России или заявителю;

архивной справки, архивной выписки или архивной копии.

3.5.2. Государственные архивы при отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, составляют ответ об отсутствии запрашиваемых сведений на бланке государственного архива. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.

3.5.3. Общий максимальный срок выполнения административной процедуры по подготовке ответов заявителям составляет не более 2 (двух) дней.

3.5.4. Результатом административного действия является ответ заявителю.

3.6. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

3.6.1. Государственные архивы, исполняющие полученные от департамента и (или) архивного управления департамента или непосредственно из-за рубежа запросы, осуществляют в установленном порядке регистрацию запросов, передачу их на исполнение, поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов. По результатам организации готовят архивные справки, архивные выписки или архивные копии.

3.6.2. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

3.6.3. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

3.6.4. Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.

3.6.5. В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

3.6.6. В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

3.6.7. В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.

3.6.8. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью государственного архива.

3.6.9. Архивные справки должны оформляться на бланке государственного архива. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

3.6.10. Архивная справка подписывается руководителем государственного архива, заверяется гербовой печатью,  на ней проставляются номер и дата составления.

3.6.11. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

3.6.12. В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

3.6.13. Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя государственного архива или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью.

3.6.14. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются гербовой печатью и подписью руководителя.

3.6.15. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке государственного архива. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется гербовой печатью.

3.6.16. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

3.6.17. Результатом административного действия является подготовка архивной справки, архивной копии, архивной выписки.

3.7. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях.

3.7.1. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года, в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля. Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

3.7.2. Департамент проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных органами государственной власти, местного самоуправления, государственными и муниципальными архивами, и организациями, расположенными на территории Новгородской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).

3.7.3. Проставление апостиля должностным лицом архивного управления департамента, уполномоченным на проставление апостиля, на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных органами государственной власти, местного самоуправления государственными и муниципальными архивами и организациями, осуществляется в течение 3 (трех) дней после их письменного обращения.

3.7.4. Апостиль проставляется на архивной справке, архивной выписке и архивной копии, специально уполномоченным должностным  лицом департамента на свободном от текста месте либо на оборотной стороне документа или на отдельном листе бумаги. В этом случае листы документа и лист, на котором проставлен апостиль, скрепляются путем прошивания тонким шнуром (ниткой) и пронумеровываются. Последний лист документа в месте, где он прошит, заклеивается плотной бумагой, вырезанной в произвольной форме, на которой проставляется печать с воспроизведением государственного герба Российской Федерации. Количество прошитых и пронумерованных листов заверяется подписью лица, проставляющего апостиль.

3.7.5. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, на которых проставлен апостиль, регистрируются специально уполномоченным должностным лицом департамента в отдельном журнале, где указываются порядковый номер, дата, фамилия уполномоченного лица проставившего апостиль, а также фамилия и должность лица, подписавшего архивную справку, архивную выписку, архивную копию, фамилия, имя и отчество заявителя, место хранения второго экземпляра архивной справки, архивной выписки и архивной копии.

3.7.6. В случае отказа в проставлении апостиля заявителю в течение 3 (трех) дней направляется письменное сообщение о причине отказа.

3.7.7. Общий максимальный срок выполнения административной процедуры по проставлению апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях составляет не более 3 (трех) дней со дня обращения.

3.7.8. Результатом административного действия является проставление апостиля на архивных справках, архивных копиях, архивных выписках.

3.8. Отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок, архивных копий.

3.8.1. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются в течение 2  (двух) дней после исполнения запроса архивным управлением департамента, государственными архивами по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.

3.8.2. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) в течение 2  (двух) дней направляются департаментом и (или)  архивным управлением департамента, государственными архивами в МИД России.

3.8.3. В случае исполнения запроса несколькими государственными архивами, все полученные от государственных архивов  архивные справки, архивные выписки и архивные копии либо отрицательные ответы архивное управление департамента с сопроводительным письмом направляет в МИД России или непосредственно и адрес заявителя в течение 3 (трех) дней.

3.8.4. Подготовленные органами государственной власти, местного самоуправления и организациями архивные справки, архивные выписки и архивные копии, требующие проставления апостиля, направляются в архивное управление департамента вместе с образцами подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцами печатей.

3.8.5. После проставления апостиля, архивное управление департамента направляет архивные справки,  архивные выписки и архивные копии в МИД России.

3.8.6. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении в департамент или государственный архив могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке и при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля. Получатель архивной справки, архивной выписки и архивной копии расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

3.8.7. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.

3.8.8. Общий максимальный срок выполнения административной процедуры по отправке заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок, архивных копий составляет не более 3 (трех) дней.

3.8.9. Результатом административного действия является отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок, архивных копий, оформленных в установленном порядке.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий по предоставлению государственной услуги, определенных настоящим административным регламентом, и принятием решений должностным лицом архивного управления департамента осуществляется руководителем (его заместителем) департамента и (или) архивного управления департамента.

Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом департамента, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего административного регламента.

Непосредственный контроль за исполнением государственной услуги по организации исполнения запросов по архивному делу поступивших из-за рубежа от российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод осуществляют начальники отделов архивного управления департамента.

4.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

4.3. Порядок и периодичность проверок полноты и качества предоставления государствен­ной услуги осуществляется в соответствии с установленными приказом департамента сроками проведения проверок.

4.4. Департамент осуществляет контроль за исполнением обращений (запросов) заявителей государственными архивами.

4.5. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

4.6. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер дисциплинарной ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе.

4.7. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы департамента, управления департамента) и внеплановыми (на основании обращения заявителя).

4.8. Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги департаментом формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие департамента, архивного управления департамента.

4.9. Результаты деятельности комиссии при проведении проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4.10. Должностные лица, ответственные за предоставление государственной услуги, несут персональную ответственность за сроки и порядок исполнения каждой административной процедуры, указанной в настоящем административном регламенте.

4.11. Персональная ответственность должностных лиц закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства.

V.   Досудебный  (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) департамента, представляющего  государственную услугу, а также его должностных лиц

5.1. Заявитель вправе обжаловать решения и действия (бездействие) департамента или должностного лица, предоставляющего государственную услугу на основании настоящего административного регламента, в соответствии с законодательством Российской Федерации в досудебном или судебном порядке.

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения обращения (жалобы).

5.2. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является жалоба заявителя в письменной форме на бумажном носителе или в электронной форме. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», официального сайта в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» департамента, единого портала государственных и муниципальных услуг либо портала государственных и муниципальных услуг Новгородской области, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

В своей жалобе заявитель в обязательном порядке указывает:

наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего;

доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.3. Если в жалобе не указаны фамилия инициатора и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

5.4. Департамент и (или) архивное управление департамента при получении жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных в ней вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

5.5. Руководитель (его заместитель) департамента:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных архивах, организациях, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия.

По результатам рассмотрения жалобы департамент принимает одно из следующих решений:

- удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации и Новгородской области, настоящим административным регламентом, а также в иных формах;

- отказывает в удовлетворении жалобы.

5.6. Решение по жалобе подписывается руководителем (его заместителем) департамента и (или) архивного управления департамента.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы. Примерная форма бланка ответа на жалобу представлена в приложении  № 3 к настоящему административному регламенту.

Если жалоба была направлена из Администрации Новгородской области, то ответ направляется непосредственно заявителю и (или) в Администрацию Новгородской области.

Жалоба, поступившая в департамент и (или) архивное управление департамента, рассматривается в течение 15 (пятнадцать) дней со дня ее регистрации. В случае обжалования отказа органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 (пять) рабочих дней со дня ее регистрации.

5.7. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем в течение 7 (семь) дней со дня её регистрации, сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель (его заместитель) департамента и (или) архивного управления департамента, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы поступали в департамент и (или) архивное управление департамента. В течение 7 (семь) дней о данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.

Если ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему жалобу, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

5.8. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

5.9. Положения Федерального закона от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», устанавливающие порядок рассмотрения жалоб на нарушения прав граждан и организаций при предоставлении муниципальных услуг, не распространяются на отношения, регулируемые Федеральным законом от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Заявитель вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, действия (бездействие) должностных лиц в судебном порядке.

__________________________________

Приложение № 1

к административному регламенту предоставления департаментом культуры Новгородской области государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов (по архивному делу) российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод

Информация

о месте нахождения, справочных телефонах, факсах, адресах электронной почты, графиках (режиме) работы департамента, архивного управления департамента,  государственных архивов области

Департамент культуры Новгородской области:

ул. Бояна, д.3, Великий Новгород, 173000

Телефон: (816 2) 63-35-78

Факс: (816 2) 63-44-78

E-mail: kulturanov53@mail.ru  

Режим работы: с 8-30 до 17-30, обеденный перерыв: 13-00 - 14-00, выходные - суббота, воскресенье [1].

Архивное управление департамента культуры Новгородской области:

ул. Новолучанская, д. 10, Великий Новгород, 173001

Телефон: (816 2) 73-68-38

Факс: (816 2) 73-68-34

E-mail: arсhupr2@ mail.natm.ru

Режим работы: с 8-30 до 17-30, обеденный перерыв: 13-00 – 14-00, выходные - суббота, воскресенье *.

Государственное областное казенное учреждение «Государственный архив Новгородской области»:

ул. Духовская, д. 31, Великий Новгород, 173003

Телефон/факс: (816 2) 77-36-81

E-mail: gougano@yandex. ru

Режим работы: с 8-30 до 17-30, обеденный перерыв: 13-00-14-00, выходные - суббота, воскресенье*. Прием заявлений с 9-00 до 12-00.

Государственное областное казенное учреждение «Государственный архив новейшей истории Новгородской области»:

ул. Десятинная, д. 6, Великий Новгород, 173007

Телефон/факс: (816 2) 77-37-79

E-mail: roia@mail.natm.ru

Режим работы: с 8-30 до 17-30, обеденный перерыв: 13-00 – 14-00, выходные - суббота, воскресенье*. Прием заявлений с 9-00 до 12-00.                                   

____________________________________________

Приложение № 2

к административному регламенту предоставления департаментом культуры Новгородской области государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов (по архивному делу) российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод

БЛОК-СХЕМЫ

последовательности действий предоставления департаментом культуры Новгородской области государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов (по архивному делу) российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод

Условные обозначения

   Начало или завершение административной процедуры

Операция, действие, мероприятие

             Ситуация выбора, принятие решения

Внешний документ (передача документа)

БЛОК-СХЕМА № 1

последовательности действий по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов (по архивному делу) российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, не требующих проставление апостиля

Блок схема 1.1.

последовательности действий департамента по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов (по архивному делу) российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, не требующих проставление апостиля

Запрос (заявление)

от физического лица

МИД России

Консульский департамент

Росархив

Регистрация запроса

Рассмотрение запроса

руководством департамента

Передача запроса на исполнение в структурное подразделение

(архивное управление департамента)

Анализ содержания и тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса

       

нет

Уведомление МИД России и (или заявителя о предоставлении дополнительных сведений для исполнения запроса

(возвращение запроса)

Направление запроса

на исполнение в орган,

государственный архив,

муниципальный архив,

организацию

Уведомление МИД России и (или) заявителя о направлении запроса на исполнение

Блок схема 2.2.

последовательности действий государственных архивов по исполнению поступивших из-за рубежа запросов (по архивному делу) российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, не требующих проставление апостиля

Департамент и (или) архивное

управление департамента

Заявитель,

проживающий за рубежом

Регистрация запроса и передача его на исполнение

Поиск документов, необходимых для исполнения запроса. Принятие решения о подготовке архивной справки, архивной выписки, архивной копий

нет

Уведомление МИД России или заявителя о невозможности исполнения запроса ввиду отсутствия документов

Оформление архивной справки, архивной выписки,

архивной копии

Отправка архивной справки, архивной выписки, архивной копии, или уведомления о невозможности исполнения запроса

Заявителям, проживающим в странах СНГ

в МИД России

Выдача подготовленного документа на руки заявителю на руки

БЛОК-СХЕМА № 2

последовательности действий по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов (по архивному делу) российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, требующих проставление апостиля

Блок схема 2.1.

оследовательности действий департамента по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов (по архивному делу) российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, требующих проставление апостиля

Запрос (заявление)

от физического лица

МИД России

Консульский департамент

Росархив

Регистрация запроса

Рассмотрение запроса

руководством департамента

Передача запроса на исполнение в структурное подразделение

(архивное управление департамента)

Анализ содержания и тематики запроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса

    

ет

Уведомление МИД России и (или заявителя о предоставлении дополнительных сведений для исполнения запроса

(возвращение запроса)

Направление запроса

на исполнение в орган,

государственный архив,

муниципальный архив,

организацию

Уведомление МИД России и (или) заявителя о направлении запроса на исполнение

Блок схема 2.2.

оследовательности действий государственных архивов по исполнению поступивших из-за рубежа запросов (по архивному делу) российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, требующих проставление апостиля

Департамент и (или) архивное

управление департамента

Заявитель,

проживающий за рубежом

Регистрация запроса и передача его на исполнение

Поиск документов, необходимых для исполнения запроса. Принятие решения о подготовке архивной справки, архивной выписки, архивной копий

нет

Уведомление МИД России или заявителя о невозможности исполнения запроса ввиду отсутствия документов

Оформление архивной справки, архивной выписки,

архивной копии

Решение о проставлении апостиля на архивную справку, архивную выписку, архивную копию

Проставление

апостиля

Отправка архивной справки, архивной выписки, архивной копии

Заявителям, проживающим в странах СНГ

в МИД России

в Департамент

Выдача архивной справки, архивной выписки, архивной копии заявителю на руки

Блок схема № 2.3.

последовательности действий при проставлении апостиля

Орган, государственный архив, муниципальный архив, организация

Регистрация сопроводительных документов и передача архивных справок, архивных выписок, архивных копий в структурное подразделение

                               Принимается решение

о проставлении апостиля

нет

да

Проставление апостиля

Подготовка ответа заявителю

Отправка ответа и архивных справок, архивных выписок, архивных копий

В МИД России

Выдача ответа и архивных справок, архивных выписок, архивных копий заявителю на руки

Приложение № 3

к административному регламенту предоставления департаментом культуры Новгородской области государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов (по архивному делу) российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод

ПРИМЕРНАЯ ФОРМА ОТВЕТА НА ЖАЛОБУ

Бланк органа (учреждения),

твечающего на жалобу 

_________________________________

(указать ФИО заявителя, либо полное наименование юридического лица, указывается полностью, без сокращений)

__________________________________

(указать местонахождение юридического лица, физического лица (фактический адрес)

_____________

№ ___________

на № _________

от ___________

Ответ на жалобу _______________

Рассмотрев Вашу жалобу от _______ на  _______________________________

_____________________________________________________________________________________________

(решение, действия (бездействие) должностного лица)

______________________________________________________________________

сообщаем следующее:

_______________________________________________________________________

(кратко излагается содержание  жалобы)

_______________________________________________________________________

(излагаются обстоятельства, установленные при рассмотрении жалобы, с указанием  положений

_______________________________________________________________________

законодательных  и  нормативных  правовых актов, регламентирующих данный вид деятельности)

______________________________________________________________________ .

На основании изложенного ___________________________________________

(излагается принятое по жалобе  решение, а также

______________________________________________________________________ .

сведения о сроках и порядке его обжалования)

должностьдолжностного лица)

(подпись)

(расшифровка подписи)

__________________________________________

[1] В соответствии с действующим трудовым законодательством Российской Федерации продолжительность рабочего времени в учреждениях в предпраздничные дни сокращается на 1 час.