Об организации делопроизводства и обеспечении сохранности архивных документов в Администрации Мартюшевского сельского поселения Тарского муниципального района Омской области



АДМИНИСТРАЦИЯ

МАРТЮШЕВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
ТАРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ОМСКОЙ  ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

17 марта 2020 года                                                                                                                               № 9

с.Мартюшево

Об организации делопроизводства и обеспечении сохранности архивных документов в Администрации Мартюшевского сельского поселения

Тарского муниципального района Омской области

              1. Назначить ответственным за организацию делопроизводства и архив Администрации Мартюшевского сельского поселения (далее –Администрации) ведущего специалиста Администрации Мостовую Эрну Фердинандовну.

              Организовать работу архива в соответствии с Положением об архиве Администрации Мартюшевского сельского поселения Тарского муниципального района Омской области (приложение № 1).

2. Для организации и проведения методической, практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке документов, образующихся в деятельности Администрации, на хранение, создать   постоянно действующую экспертную комиссию (ЭК) в составе:

              Немков Николай Петрович -  Глава Мартюшевского сельского поселения, председатель комиссии;

              Мостовая Эрна Фердинандовна - ведущий специалист Администрации, секретарь комиссии.

         Члены комиссии:

            Воронина Наталья Анатольевна - ведущий специалист Администрации;

           Тетерина Татьяна Александровна –  ведущий специалист Администрации;      

          Якубенко Татьяна Николаевна – инспектор по первичному воинскому учёту Администрации.

                    

              Организовать работу ЭК в соответствии с Положением об экспертной комиссии Администрации Мартюшевского сельского поселения Тарского муниципального района Омской области (приложение № 2).

              3. Признать утратившим силу распоряжение Главы Администрации Мартюшевского   сельского поселения Тарского муниципального района Омской области от 20.04.2015 № 8 «Об организации делопроизводства и обеспечении сохранности архивных документов в Администрации Мартюшевского сельского поселения Тарского муниципального района Омской области.»

         4. Контроль исполнения настоящего распоряжения оставляю за собой.

Глава Мартюшевского

сельского поселения                                                                                                                  Н.П.Немков

Приложение №1

УТВЕРЖДЕНО

распоряжением Администрации

Мартюшевского сельского поселения

Тарского муниципального района Омской области

от 17.03.2020 № 9

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве Администрации Мартюшевского сельского поселения

Тарского муниципального района Омской области

Общие положения

1. Настоящее Положение регламентирует функционально-организационные основы создания и ведения архива Администрации Мартюшевского сельского поселения Тарского муниципального района Омской области.

2. Архив осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Совета и Администрации Мартюшевского сельского поселения  Тарского муниципального района Омской области (далее – Администрации), а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в архивный отдел Администрации Тарского муниципального района Омской области (далее – муниципальный архив).

3. Архив осуществляет свою деятельность в соответствии  с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, Омской области в сфере  архивного дела и делопроизводства, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждёнными приказом Министерства культуры РФ 31 марта 2015 г. № 526, локальными правовыми актами Администрации и настоящим Положением.

II. Состав документов, поступающих на хранение в архив

4. Архив хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Совета и Администрации;

б) кино-, фото-, фоно- и видеодокументы, архивные коллекции, отражающие историю Совета и Администрации, подведомственных учреждений (при наличии);

в) справочно-поисковые средства к документам и учётные документы архива.

III. Задачи архива

5. К задачам архива относятся:

5.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Положения.

5.2. Комплектование архива документами, образовавшимися в деятельности Совета и Администрации.

5.3. Учёт документов, находящихся в архиве.

5.4. Использование документов, находящихся на хранении в архиве.

5.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.

5.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в Совете и Администрации и своевременной передачей их в архив.

IV. Функции архива

6. Архив осуществляет следующие функции:

6.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в деятельности Совета и Администрации, в соответствии с утвержденным графиком.

6.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве.

6.3. Представляет в муниципальный архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фронда Российской Федерации.

6.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Совета и Администрации.

6.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Администрации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии (далее – ЭПК) Министерства культуры Омской области описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК Министерства культуры Омской области описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК Министерства культуры Омской области акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение Главы Мартюшевского сельского поселения описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК Министерства культуры Омской области.

6.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.

6.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

6.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве.

6.9. Организует информирование руководства и работников Совета и Администрации о составе и содержании документов архива.

6.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

6.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

6.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

6.13. Ведет учет использования документов архива.

6.14. Создает фонд пользования архива и организует его использование.

6.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива.

6.16. Участвует в разработке документов Совета и Администрации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

6.17. Оказывает методическую помощь работникам Совета и Администрации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, в подготовке документов к передаче в архив.

V. Права архива

7. Архив имеет право:

а) представлять Главе Мартюшевского сельского поселения предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве;

б) запрашивать у работников Совета и Администрации сведения, необходимые для работы архива;

в) давать рекомендации работникам Совета и Администрации по вопросам, относящимся к компетенции архива;

г) информировать работников Совета и Администрации о необходимости передачи документов в архив в соответствии с утвержденным графиком.

СОГЛАСОВАНО

экспертной комиссией

Администрации Мартюшевского

сельского поселения

(протокол от __________ № ___)

СОГЛАСОВАНО

Глава Мартюшевского сельского

поселения Тарского муниципального района Омской области

_____________________ Н.П.Немков

_____________________________

Приложение № 2

УТВЕРЖДЕНО

распоряжением Администрации

Мартюшевского сельского поселения

Тарского муниципального района Омской области

от 17.03.2020 № 9

ПОЛОЖЕНИЕ

об экспертной комиссии Администрации

Мартюшевского сельского поселения

Тарского муниципального района Омской области

I. Общие положения

1. Экспертная комиссия Администрации Мартюшевского сельского поселения Тарского муниципального района Омской области (далее - ЭК) создаётся в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности Совета и Администрации Мартюшевского сельского поселения Тарского муниципального района Омской области.

2. ЭК является совещательным органом при Главе Мартюшевского сельского поселения (далее – Глава), создается распоряжением Главы и действует на основании положения, согласованного с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) Министерства культуры Омской области и утвержденного Главой.

3. Персональный состав ЭК определяется распоряжением Главы.

В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители Администрации, Совета (по согласованию).

Председателем ЭК является Глава поселения.

4. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, Омской области в сфере архивного дела и делопроизводства, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждёнными приказом Министерства культуры РФ  31 марта 2015 г. № 526, локальными правовыми актами Администрации и настоящим Положением.

Функции ЭК

5. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

5.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности Совета и Администрации, для хранения и уничтожения.

5.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:

а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;

б) перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

в) описей дел по личному составу;

г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

д) номенклатуры дел;

е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

ж) актов об утрате документов;

з) актов о неисправимом повреждении архивных документов;

и) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, в т.ч. Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в   деятельности государственных органов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, с последующим представлением их на согласование ЭПК Министерства культуры Омской области;

к) проектов локальных нормативных актов и методических документов по делопроизводству и архивному делу.

5.3. Обеспечивает совместно с архивом Администрации (далее – архив) представление на утверждение ЭПК Министерства культуры Омской области согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.

5.4. Обеспечивает совместно с архивом представление на согласование ЭПК Министерства культуры Омской области согласованные ЭК описи дел по личному составу, номенклатуру дел Совета и Администрации.

5.5. Обеспечивает совместно с архивом представление на согласование ЭПК Министерства культуры Омской области актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

5.6. Совместно с архивом организует для работников консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.

III. Права ЭК

6. ЭК имеет право:

6.1. Давать рекомендации работникам Администрации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив.

6.2. Запрашивать у работников Администрации:

а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

6.3. Заслушивать на своих заседаниях работников Администрации о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

6.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций.

6.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

6.6. Информировать Главу поселения по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.

IV. Организация работы ЭК

7. ЭК взаимодействует с экспертно-методической комиссией муниципального архива, муниципальным архивом.

8. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.

9. Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

10. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

11. Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.

СОГЛАСОВАНО

экспертной комиссией

Администрации Мартюшевского

сельского поселения

(протокол от __________ № ___)

СОГЛАСОВАНО

Глава Мартюшевского сельского

поселения Тарского муниципального района Омской области

_____________________ Н.П.Немков