О внесении изменения в распоряжение администрации города от 29.10.2014 № 375-р



1

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КРАСНОЯРСКА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

08.12.2020

№ 393-р

О внесении изменения в распоряжение администрации города от 29.10.2014 № 375-р

В целях совершенствования документационного обеспечения и упорядочения формирования дел, в соответствии c приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», распоряжением администрации города от 07.05.2014 № 150-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Красноярска», руководствуясь статьями 41, 58, 59 Устава города Красноярска:

1. Внести изменение в приложение к распоряжению администрации города от 29.10.2014 № 375-р «Об утверждении Положения о порядке формирования Типовой номенклатуры дел администрации города Красноярска», изложив его в редакции согласно приложению к настоящему распоряжению.

2. Управлению делами, управлению информатизации и связи администрации города обеспечить размещение настоящего распоряжения на портале администрации города.

Исполняющий обязанности

Главы города

А.В. Давыдов

Приложение

к распоряжению

администрации города

от от 08.12.2020 № 393-р

«Приложение

к распоряжению

администрации города

от 29.10.2014 № 375-р

ПОЛОЖЕНИЕ

о порядке формирования Типовой номенклатуры дел администрации города Красноярска

1. Типовая номенклатура дел администрации города Красноярска (далее – Типовая номенклатура дел) представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в процессе деятельности администрации города Красноярска (приложение 2 к настоящему Положению).

Типовая номенклатура дел определяет порядок формирования документов в дела, систематизации, идентификации, индексации дел, сроки их хранения и является методическим документом для составления номенклатуры дел органов администрации города.

2. Разделы Типовой номенклатуры дел объединяют наименования дел по функциональному признаку в соответствии с деятельностью администрации города.

3. Типовая номенклатура дел разработана на основании:

Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

приказа Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (далее – Перечень);

распоряжения администрации города от 07.05.2014 № 150-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Красноярска».

4. Типовая номенклатура дел состоит из девяти разделов:

«01. Организация системы управления» – правовые акты, регламентирующие организацию деятельности администрации города, органов администрации города, организационные, распорядительные и справочно-информационные документы, образующиеся в результате деятельности администрации города, органов администрации города;

«02. Планирование деятельности и отчетность» – дела текущего и перспективного планирования деятельности, отчетов об их испол-нении;

«03. Финансирование деятельности» – документы бюджетного планирования и бюджетного процесса;

«04. Бухгалтерский учет и отчетность» – документы бухгалтерского учета, отчетность;

«05. Кадровое обеспечение» – организационные, справочно-информационные, распорядительные документы о поступлении, прохождении, прекращении муниципальной службы муниципальных служащих администрации города, органов администрации города, заключении, прекращении трудовых договоров работников, замещающих в органах администрации города Красноярска, не наделенных правами юридического лица, должности, не отнесенные к муниципальным должностям и должностям муниципальной службы, документы кадрового делопроизводства;

«06. Трудовые отношения» – документы по вопросам охраны труда и аттестации рабочих мест, оплаты и нормирования труда, иные документы, связанные с трудовыми правоотношениями;

«07. Экономические, научные, культурные и иные связи» – документы межмуниципального сотрудничества, мероприятий городского значения;

«08. Административно-хозяйственные вопросы» – учетные документы, документы, содержащие сведения об используемых объектах недвижимого и движимого имущества;

«09. Социально-бытовые вопросы» – документы по вопросам обеспечения жильем, документы социального обеспечения, в том числе документы, содержащие информацию о страховых взносах, документы, связанные с пенсионным обеспечением.

Документы, образующиеся в процессе деятельности администрации города, органа администрации города, не входящие по тематике в состав указанных разделов Типовой номенклатуры дел, включаются в раздел 10.

Внутри разделов заголовки дел группируются с учетом их функциональной взаимосвязи.

5. Сроки хранения документов определяются Типовой номенклатурой дел в соответствии с Перечнем.

6. Типовая номенклатура дел охватывает виды и разновидно- сти документов, которые образуются в деятельности администрации города.

7. На основании Типовой номенклатуры дел составляется номенклатура дел органа администрации города (далее – номенклатура дел). В номенклатуру дел включаются дела, образующиеся в процессе деятельности этого органа.

Номенклатура дел органа администрации города разрабатывается ответственным за ведение делопроизводства в органе на основе Типовой номенклатуры дел с учетом номенклатуры структурных подразделений.

Номенклатура дел администрации города разрабатывается и формируется управлением делами администрации города.

Номенклатура дел согласовывается с муниципальным архивным учреждением в срок не более 30 календарных дней с даты поступления и утверждается руководителем органа администрации города.

Согласованная с муниципальным архивным учреждением номенклатура дел ежегодно, до 31 декабря текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января следующего года.

Возникающие в органах администрации города в течение года новые виды документов, непредусмотренные дела дополнительно вносятся в номенклатуру. Заголовки дел предварительно должны быть согласованы с экспертной комиссией администрации города, органа администрации города с правами юридического лица и с муниципальным архивным учреждением.

Согласование номенклатуры дел с муниципальным архивным учреждением проводится не реже одного раза в 5 лет.

В случае изменения функций и структуры администрации города, органа администрации города составляется, согласовывается и утверждается новая номенклатура дел в порядке и сроки, установленные настоящим Положением.

После утверждения номенклатуры дел соответствующие выписки из ее разделов направляются в органы и структурные подразделения для использования в работе.

Номенклатура дел готовится ответственным за ведение делопроизводства в органе администрации города в двух экземплярах. Первый экземпляр как документ постоянного срока хранения остается в администрации города, органе администрации города с правами юридического лица. Второй экземпляр передается в муниципальное архивное учреждение.

Утвержденная номенклатура дел размещается и используется в системе электронного документооборота (СЭД). Технология автоматизированного составления номенклатуры дел соответствует технологии ее составления на бумажном носителе.

8. Виды документов и принадлежность дел к органам администрации города в номенклатуре дел определяются системой кодов органов администрации города согласно Перечню органов администрации города Красноярска, являющихся источниками комплектования муниципального архивного учреждения (далее – Перечень органов) (приложение 1 к настоящему Положению).

9. Порядок присвоения кодов органам администрации города:

органы администрации города без прав юридического лица включаются в раздел 1 Перечня органов;

органы администрации города, являющиеся самостоятельными источниками комплектования муниципального архивного учреждения, включаются в раздел 2 Перечня органов;

первый раздел имеет порядковые номера с 1-го по 50-й, второй –порядковые номера, начиная с 51-го;

первый и второй разделы имеют резервные номера для включения новых или реорганизованных органов администрации города;

ликвидируемый либо реорганизуемый орган администрации города, наделенный правами юридического лица, либо включенный в состав администрации города в качестве органа администрации города без прав юридического лица, имеет номер кода, закрепленный за этим органом, который не может быть присвоен другому органу;

реорганизованному органу администрации города присваивается последующий порядковый номер из раздела Перечня органов;

изменение (присвоение) кодов по Перечню органов утверждается распоряжением администрации города.

10. Номенклатура дел состоит из следующих граф:

графа 1 «Индекс дела»;

графа 2 «Заголовок дела (тома, части)»;

графа 3 «Количество дел (томов, частей)»;

графа 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню»;

графа 5 «Примечание».

Образец:

Индекс

дела

Заголовок дела

(тома, части)

Количество

дел (томов, частей)

Срок хранения

и номер статьи

по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

В графе 1 указываются индексы дел, включенные в разделы Типовой номенклатуры дел.

Полный индекс дела состоит из цифрового обозначения кода органа администрации города по Перечню органов, раздела Типовой номенклатуры дел, порядкового номера заголовка дела в пределах раздела.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами и формируются как цифровой код, состоящий из последовательности цифр (без разделительных знаков), характеризующих слева направо следующее:

Например:

010104 – орган «Управление делами администрации города Красноярска», раздел Типовой номенклатуры дел «Организация системы управления», порядковый номер заголовка внутри раздела «Правовые акты администрации города, органов администрации города (постановления, распоряжения, приказы и др.)».

Индекс дела не может быть менее трех пар цифр. При необходимости уточнения видов документов в заголовках дел в индекс дела добавляется четвертая пара цифр, при этом полный индекс дела не должен содержать более четырех пар цифр, например:

Выписка из номенклатуры дел управления делами

администрации города Красноярска

Индекс

дела

Заголовок дела

(тома, части)

Количество

дел (томов, частей)

Срок хранения и номера статей

по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

01. Управление делами

01. Организация системы управления

010104

Правовые акты администрации города Красноярска, органов администрации города

01010401

Постановления администрации города

постоянно

ст. 4а

01010402

Распоряжения администрации города по личному

составу, подписываемые

Главой города (-р л/с)

50 лет

ст. 434а

Распоряжения администрации города по личному составу, подписываемые Главой города (-р л/с),

где:

В графе 2 указываются заголовки дел.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме, отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида формируемого дела (переписка, журнал и т.д.), разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

наименование автора документа;

наименование адресата документа;

краткое содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела, например:

«Приказы руководителя управления делами по личному составу».

Если дело включает в себя копии документов, это отражается в заголовке, например:

«Должностные инструкции (копии)».

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанные последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», затем в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

«Документы (справки, доклады, информация, переписка и др.) по основным вопросам деятельности департамента транспорта».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, указывается их общее видовое название, например:

«Переписка с муниципальными образовательными учреждениями по вопросам организации летнего отдыха детей».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

«Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий».

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

«Переписка с министерством спорта, туризма и молодежной политики Красноярского края по вопросам организации и проведения спортивно-массовых мероприятий».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты), например:

«Годовой план проведения спортивных мероприятий», «Квартальные отчеты о работе отдела».

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей) по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения и номер статьи со ссылкой на Перечень.

В графе 5 приводятся дополнительные сведения об особенностях формирования дел, месте их хранения, делаются дополнительные примечания к срокам хранения дел, специальные пояснения к отдельным видам документов. На дела, формируемые также в электронном виде, проставляется соответствующая отметка «В электронном виде».

Приложение 1

к Положению

о порядке формирования

Типовой номенклатуры

дел администрации

города Красноярска

ПЕРЕЧЕНЬ

органов администрации города Красноярска, являющихся источниками комплектования муниципального архивного учреждения с указанием кодов

Код органа

Наименование органа

1

2

Раздел 1. Органы администрации города Красноярска, являющиеся

объединенным источником комплектования муниципального

архивного учреждения

01

Управление делами администрации города

02

Департамент экономической политики и инвестиционного развития администрации города

03

Департамент социального развития администрации города

04

Департамент информационной политики администрации города

05

Управление кадровой политики и организационной работы

администрации города

08

Департамент общественной безопасности администрации города

09

Юридическое управление администрации города

10

Главное управление по гражданской обороне, чрезвычайным

ситуациям и пожарной безопасности администрации города

11

Управление информатизации и связи администрации города

12

Департамент Главы города администрации города

Раздел 2. Органы администрации города Красноярска, являющиеся

самостоятельными источниками комплектования муниципального

архивного учреждения

51

Департамент городского хозяйства администрации города

52

Департамент градостроительства администрации города

53

Департамент муниципального заказа администрации города

54

Департамент муниципального имущества и земельных отношений администрации города

55

Департамент транспорта администрации города

56

Департамент финансов администрации города

57

Главное управление культуры администрации города

58

Главное управление образования администрации города

60

Главное управление по физической культуре и спорту администрации города

61

Управление архитектуры администрации города

62

Главное управление молодежной политики и туризма администрации города

63

Управление учета и реализации жилищной политики администрации города

64

Администрация Железнодорожного района в городе Красноярске

65

Администрация Кировского района в городе Красноярске

66

Администрация Ленинского района в городе Красноярске

67

Администрация Октябрьского района в городе Красноярске

68

Администрация Свердловского района в городе Красноярске

69

Администрация Советского района в городе Красноярске

70

Администрация Центрального района в городе Красноярске

1

Приложение 2

К Положению

о порядке формирования

Типовой номенклатуры

дел администрации

города Красноярска

ТИПОВАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

администрации города Красноярска

Порядковый номер дела внутри раздела

Заголовок дела

(тома, части)

Срок хранения

и номер статьи

по Перечню

Примечание

1

2

3

4

01. Организация системы управления

01

Нормативные правовые акты Российской Федерации (законы, указы, постановления, распоряжения, приказы и др.) (копии)

до минования надобности

ст. 1 б, 2 б

02

Правовые акты Красноярского края (законы, указы, постановления, распоряжения, решения, приказы) (копии)

до минования надобности

ст. 1 б, 3 б

03

Правовые акты Красноярского городского Совета депутатов (решения, постановления, распоряжения и др.) (копии)

до минования надобности

ст. 4 б

04

Правовые акты администрации города, органов администрации города (постановления, распоряжения, приказы

и др.):

а) по основной деятельности

б) по личному составу

в) по административно-хозяйственным вопросам

постоянно

ст. 4а,

50 лет1, 2 ЭПК

ст. 434,

5 лет

ст. 19 б

1 О ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной)

деятельностью;

о служебных проверках;

о направлении

в командировку – 5 лет.

2 О дисциплинарных взысканиях – 3 года

05

Протоколы заседаний (совещаний), проводимых Губернатором Красноярского края, Правительством Красноярского края (копии)

до минования надобности

ст. 18а

06

Протоколы совещаний (заседаний) администрации города, органов администрации города, публичных (общественных) слушаний и документы (постановления, определения, акты, решения, заключения, запросы, заявления, справки, информации, сводки, переписка и т.д.) к ним

постоянно 1, 2

ст. 18а, б, в, е, л ст. 146

1 Оперативных, рабочих совещаний – 5 лет ЭПК.

2 Административных комиссий – 5 лет

07

Положения:

а) об органе администрации города (копия распоряжения администрации города);

б) об отделах органа администрации города

постоянно

ст. 4 б, 33а

08

Положения, инструкции о правах и обязанностях работников администрации города, органов администрации

города:

а) типовые (по месту разработки);

б) индивидуальные

3 года 1

ст. 442,

50 лет 2

ст. 443

1 После замены новыми.

2 Копии – 3 года после замены

новыми

09

Штатные расписания:

а) органов администрации города без прав юридического лица (копии распоряжений администрации города);

б) органов администрации

города с правами юридического лица (копии приказов)

до минования надобности

ст. 4а, б

10

Социально-экономический паспорт города Красноярска, районов города

постоянно

ст. 209

11

Акты приема-передачи;

приложения к ним, составленные при смене:

а) руководителя;

б) должностных, ответственных и материально-ответственных лиц

15 лет

ст. 44

12

Переписка с юридическими

и физическими лицами по основным направлениям деятельности администрации города, органов администрации города

5 лет 1, 2, 3, 4 ЭПК

ст. 9, 10, 12, 13, 15, 16, 21, 23, 35, 41, 48, 70, 79, 82, 84, 86, 89, 97, 98, 146, 147, 148, 150, 151, 153, 154, 168, 174, 178, 181, 186,

192, 205, 208, 229, 232, 252, 254, 255, 257, 263–266, 277, 282, 284, 287–291, 297, 298, 300, 303, 304, 315, 326, 349, 351, 352, 354, 362, 368, 371,

399, 406, 409, 419, 421, 430, 455, 456, 457, 474, 499, 508, 519, 520, 523,

527, 537, 542, 543, 545, 547, 555, 556, 558, 559, 564, 567, 572, 587, 588,

592, 597, 600, 601, 604, 611, 612, 615, 623,

632, 634, 635, 638

Переписка с юридическими

и физическими лицами по основным направлениям деятельности администрации

города, органов администрации города:

а) по осуществлению закупок для нужд организации;

о проведении конкурсов на получение грантов, субсидий;

о потребности в научно-информационных материалах;

переписка о дополнении,

изменении тарифно-квалификационных справочников, ставок, окладов (должностных окладов), тарифных сеток и тарифных коэффициентов;

по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников;

переписка по аттестации, повышению квалификации

и профессиональной переподготовке работников, по проведению независимой оценки квалификации;

по вопросам материально-технического обеспечения деятельности;

по подготовке зданий, строений, сооружений к зиме

и предупредительных мерах от стихийных бедствий;

о техническом состоянии

и списании транспортных средств;

о ремонте транспортных средств;

об определении потребности организации в транспортных средствах;

о приобретении противопожарного оборудования и инвентаря;

б) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолжен-ности;

в) о расследовании и учете профессиональных заболе-ваний;

г) о расходе бензина, горюче-смазочных материалов и запчастей;

переписка о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт;

о допуске в служебные помещения в нерабочее время

и выходные дни;

о деятельности объектового звена Российской системы чрезвычайных ситуаций

3 года

ст. 229, 232, 362, 399, 455, 499, 523, 543, 555, 556, 558, 615

6 лет

ст. 315

50 лет

ст. 419

1 год

ст. 559, 588, 592, 600

13

Книги, журналы, реестры, базы данных регистрации и контроля:

а) распорядительных доку-ментов по основной деятельности;

б) распорядительных доку-ментов по личному составу;

в) распорядительных доку-ментов по административно-хозяйственной деятельности;

г) поступающих и отправленных документов, в т.ч. по электронной почте, отправлений почты фельдъегерской связью;

д) исполнения документов;

е) обращений граждан;

ж) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры;

з) фотодокументов, видео-документов;

и) заявок, заказов, нарядов на копирование и перевод в электронную форму документов;

к) использования съемных носителей информации

постоянно

50 лет ЭПК 1, 2

5 лет

5 лет

3 года

5 лет

3 года

3 года

1 год

5 лет

ст. 182

1 О ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной)

деятельностью;

о служебных проверках;

о направлении

в командировку – 5 лет.

2 О дисциплинарных взысканиях – 3 года

14

Книги, журналы регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов; копии справок и документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним

5 лет ЭПК

ст. 177, 178

15

Журналы, карточки, базы данных учета:

а) приема посетителей;

б) рассылки документов;

в) бланков строгой отчет-ности;

г) копировальных работ;

д) выдачи дел во временное пользование

е) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности;

ж) экземпляров (копий) документов и носителей, содержащих информацию ограниченного доступа

3 года

1 год

3 года 1

1 год

3 года 2

1 год

5 лет

ст. 183

1 После уничтожения бланков;

2 После возвращения всех дел

16

Журналы, базы данных учета носителей информации, программно-технических средств защиты информации ограниченного доступа

5 лет

ст. 577

17

Документы (акты, ведомости, справки, заключения, таблицы, переписка и др.):

а) о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств;

б) по использованию, обслуживанию и совершенствованию информационных систем и программного обеспечения;

в) об обеспечении защиты информации

5 лет

ст. 520

5 лет

ст. 186

5 лет

ст. 567

1Программные продукты (комплексы) – постоянно

18

Документы (журналы, акты, предписания, заключения, справки, докладные записки, переписка и др.) о проведении проверок

5 лет ЭПК 1

ст. 139–141, 147, 282, 468

1 Документы проверок, ревизий, проводимых органами государственного контроля (надзора), в том числе без взаимодействия с объектом надзора – 10 лет

19

Документы (исковые заявления, заявления, жалобы, ходатайства и документы к ним, судебные акты, решения третейских судов) по делам, рассматриваемым в судебном порядке, третейскими судами. Мировые соглашения

(копии)2

5 лет 1

ст. 143, 144

1 После принятия решения по делу;

2 Подлинники хранятся в судебных делах

20

Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки, сведения и др.) по основной деятельности администрации города, органов администрации города

постоянно 1

ст. 46, 47

1 Документы, представляемые структурными подразделениями руководству, –

5 лет ЭПК

21

Документы (обзоры, подборки публикаций, фото-, фоно-, видеодокументы и др.) по истории администрации города Красноярска, органов администрации города

5 лет ЭПК

ст. 51

22

Дело фонда (исторические

и тематические справки, акты приема и передачи документов, акты выделения дел и документов к уничтожению, утратам и повреждениям документов, протоколы выемки документов и другие документы, отражающие работу

с фондом)

постоянно

ст. 170

23

Описи дел1:

а) постоянного хранения;

б) по личному составу;

в) временного (свыше 10 лет) хранения

постоянно 1

50 лет 2

3 года 3

ст. 172

1 Структурных подразделений – 3 года после утверждения (согласования) ЭПК сводного годового раздела описи.

2 Неутвержденные, не согласованные – до минования надобности.

3 После уничтожения дел

24

Номенклатура дел администрации города, органов администрации города

постоянно 1

ст. 157

1 Структурных подразделений – 3 года

25

Акты учета отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях

3 года

ст. 184

26

Другие документы, образующиеся в деятельности администрации города, органов администрации города, по данному разделу, не вошедшие

в Типовую номенклатуру дел

02. Планирование деятельности и отчетность

01

Планы работы администрации города, органов администрации города по основным направлениям деятельности, муниципальные задания и изменения к ним

постоянно 1, 2

ст. 196–204

1 По вспомогательным направлениям деятельности структурных подразделений – 5 лет.

2 Оперативные планы работы – до минования надобности

02

Государственные, муниципальные программы и документы (проекты, справки, расчеты, доклады, отчеты, обзоры, таблицы, сведения, переписка и др.) по их разработке и выполнению

постоянно 1, 2, 3

ст. 191, 192, 207, 208

1 Государственные программы – до минования надобности.

2 Проекты муниципальных программ, документы по их разработке – 5 лет.

3 Документы (информации, сведения, таблицы, переписка)

о разработке

муниципальных программ

и их выполнении – 5 лет ЭПК

03

Муниципальные контракты

на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения муниципальных нужд; отчеты

об исполнении муниципальных контрактов.

Планы-графики, документы (извещения, конкурсная документация, изменения, разъяснения, заявки, запросы, протоколы, журналы регистрации

и др.), составленные в ходе проведения конкурсов, аукционов, о проведении запроса котировок, предложений,

о закупках отдельными видами юридических лиц

5 лет ЭПК 1

ст. 214, 224–226

3 года

ст. 218–223,

227–229

1 После истечения срока действия контракта, прекращения обязательств

по контракту

04

Отчеты о выполнении планов работы администрации города, органов администрации города, муниципальных

заданий:

а) годовые;

б) полугодовые, квартальные;

в) о работе структурных подразделений организации

постоянно

5 лет 1

1 год 1

ст. 189, 211,

213, 215

1 При отсутствии годовых отчетов организации – постоянно

05

Другие документы, образующиеся в деятельности администрации города, органов администрации города, по данному разделу, не вошедшие

в Типовую номенклатуру дел

03. Финансирование деятельности

01

Прогноз и проект бюджета, бюджетная смета, бюджетная роспись, документы по составлению и ведению кассового плана (заявки на финансирование, справки, реестры обязательств, сведения

об остатках и др.)

постоянно 1, 2

ст. 242–246,

248, 249, 251–254

1 Прогноз, проект бюджета, административно-

хозяйственные расходы, документы о разработке и изменении кассовых планов, отчеты по ним – 5 лет.

2 Кассовые

планы:

годовые – 5 лет;

квартальные –

3 года;

месячные – 1 год

02

Сообщения об открытии

и закрытии лицевых счетов; договоры банковского счета, переписка с банками

5 лет 1

ст. 250, 257–259

1 Договоры банковского счета – 5 лет после истечения срока действия договора

03

Документы (справки, акты, обязательства, переписка)

о взаимных расчетах между организациями, дебиторской

и кредиторской задолжен-ности

5 лет ЭПК 1, 2

ст. 264, 266

1 После проведения взаимо-

расчетов.

2 При условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности

04

Другие документы, образующиеся в деятельности администрации города, органов администрации города, по данному разделу, не вошедшие

в Типовую номенклатуру дел

04. Бухгалтерский учет и отчетность

01

Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки, специализированные формы) и документы (протоколы, акты, заключения, таблицы, доклады)

к ней

постоянно 1, 2, 3

ст. 269–271, 273, 278

1 Квартальная отчетность – 5 лет.

2 Месячная отчетность – 1 год.

3 Аналитические документы к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности – 5 лет

02

Бухгалтерская (финансовая) отчетность; налоговые декларации; свидетельства о постановке на учет в налоговых органах; переписка по данным вопросам

постоянно 1, 2

ст. 24, 268, 278, 289, 304, 310

1 Переписка по вопросам бухгалтерского учета, налоговые декларации, квартальные отчеты –

5 лет.

2 Ежемесячные отчеты – 1 год

03

Расчеты по страховым

взносам

50 лет

ст. 308

04

Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате

50 лет

ст. 296

05

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений

и сумм начисленных страховых взносов.

Документы (справки, реестры) о доходах и суммах налога физических лиц

6 лет 1

ст. 309

5 лет 1

ст. 312, 313

1 При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50 лет

06

Документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, описи, заключения и др.) по основным средствам, фондам администрации города, органов администрации города

5 лет 1, 2

ст. 321, 323

1 Документы об инвентаризации активов, обязательств – 5 лет при условии

поведения проверки.

2 Документы

о переоценке, оп-ределении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов – 5 лет после выбытия основных средств

и нематериальных активов

07

Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и пр.) 1, регистры бухгалтерского (бюджетного) учета, первичные учетные документы и приложения к ним 2, договоры о материальной ответственности 3

5 лет 1, 2, 3

ст. 267, 276, 277, 279, 292

1 Документы учетной политики – 5 лет после замены новыми.

2 Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета, первичные учетные документы – 5 лет при условии проведения проверки.

3 Договоры о материальной ответственности –

5 лет после увольнения материально-ответст-венного лица

08

Документы (сводные расчетные, расчетно-платежные), платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выплату денежного содержания, заработной платы, пособий, материальной помощи и др. 1;

доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей,

в т.ч. аннулированные доверенности, копии отчетов, заявления, списки работников, справки, заключения, переписка, исполнительные ли-

сты 2 по начислению, выплате и получению заработной платы, о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи работникам

6 лет 1

ст. 295

5 лет

ст. 298, 299, 618, 619

1 При отсутствии лицевых счетов –

50 лет.

2 Исполнительные листы – 5 лет после исполнения

09

Документы (акты, предписания, заключения, справки, докладные записки и др.) о проведении проверок финансово-хозяйственной деятельности

5 лет

ст. 282

10

Документы (акты, расчеты, справки, сведения и др.)

о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним1; об уплате налогов, льготы по налогам администрации города, органов администрации города

5 лет 1

ст. 303, 304

1 После снятия задолженности

11

Другие документы, образующиеся в деятельности администрации города, органов администрации города, по данному разделу, не вошедшие

в Типовую номенклатуру

дел

05. Кадровое обеспечение

01

Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования, графики проведения аттестации, справки,

заключения, сводки, ведомости, списки и др.) к ним

10 лет 1, 2

ст. 462, 485–487

1 Заявления о несогласии с постановлением аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении – 5 лет.

2 Графики проведения аттестации – 1 год

02

Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность, формированию кадрового резерва, заключению служебных контрактов с муниципальными служащими, достигшими предельно допустимого возраста нахождения на муниципальной службе; документы (справки, характеристики

и др.) к ним

5 лет

ст. 437

03

Личные дела и карточки, документы по передаче личных дел (акты приема-передачи, переписка) работников администрации города, органов администрации города

50 лет

ст. 444–446

04

Трудовые договоры, трудовые соглашения, не вошедшие

в состав личных дел

50 лет

ст. 435

05

Трудовые книжки работников администрации города, органов администрации города

до востребова-ния 1

ст. 449

1 Невостребованные – не менее 50

06

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

5 лет

ст. 402

07

Графики предоставления

отпусков

3 год

ст. 453

08

Журналы регистрации:

а) уведомлений о фактах

обращения в целях склонения муниципальных служащих

к совершению коррупционных правонарушений;

б) уведомлений о намерении выполнять иную оплачиваемую работу муниципальными служащими;

в) служебных проверок муниципальных служащих;

г) уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов;

д) уведомлений о получении подарков в связи с протокольными служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением служебных (должностных) обязанностей;

е) протоколов комиссии

по соблюдению требований

к служебному поведению го-сударственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов;

ж) обращений граждан и организаций, поступивших по «телефону доверия» по вопросам противодействия коррупции

5 лет

ст. 473

09

Книги, журналы, карточки учета, базы данных:

а) приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников;

б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых согла-шений;

в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним;

г) бланков трудовых книжек

и вкладышей к ним;

д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте

работы;

е) лиц, подлежащих воинскому учету;

ж) отпусков;

з) прихода и ухода работников, местных командировок

50 лет

50 лет

50 лет

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

1 год

ст. 463

1 После увольнения.

2 В зарубежные командировки – 10 лет

10

Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий

3 года

ст. 454

11

Документы (журнал учета,

акты, докладные, служебные записки, списки и др.) по выдаче, утрате удостоверений, прокси-карт

1 год 1

ст. 588, 589

1 Журнал учета –

3 года

12

Документы (планы, отчеты, перечни должностей, списки, сведения, журналы, карточки, расписки, листки, повестки) по воинскому учету (бронированию) работников администрации города Красноярска, органов администрации

города

5 лет 1

ст. 457–459

1 Карточки, расписки, листки, повестки – после снятия с учета

13

Документы (представление, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколы вручения (передачи), журналы учета вручения (передачи)

и др.) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, наградами Красноярского края, города Красноярска, общественными наградами, присвоении почетных званий, присуждений премий. Книга почета

постоянно 1, 2, 3

ст. 500–507

1 В представляющих органах –

5 лет.

2 Журналы учета вручения (передачи) – 50 лет.

3 Документы

о выдаче дубликатов документов

к наградам взамен утраченных; о занесении на Доску почета – 10 лет 1

14

Документы (доклады, справки, информации, расчеты, докладные записки, отчеты,

переписка, планы, договоры

и др.) о переподготовке работников, повышении квалификации

5 лет 1

ст. 482, 483, 491, 492

1 Договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации – 5 лет после истечения срока действия дого-вора;

после прекращения обязательств по договору

15

Другие документы, образующиеся в деятельности администрации города, органов администрации города, по данному разделу, не вошедшие

в Типовую номенклатуру дел

06. Трудовые отношения

01

Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, книги, журналы

и др.) о производственных авариях и несчастных случаях

45 лет 1

ст. 424, 425

1 Связанные

с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами, – постоянно

02

Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы)

об аттестации рабочих мест

по условиям труда – специальная оценка условий труда

45 лет

ст. 407

03

Документы (программы, списки, протоколы, справки, предложения, обоснования, журналы и др.) по охране труда

5 лет 1

ст. 409, 421, 422,

423

1 Журналы, книги учета инструктажа по охране труда, инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем

месте) – 45 лет

04

Документы (протоколы, акты, справки сведения и др.) об оплате труда, выплате денежного содержания и начислении стажа для выплаты надбавки за выслугу лет работы работникам администрации города, органов администрации города

50 лет

ст. 404

05

Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток

и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда, денежного содержания

5 лет

ст. 401

06

Другие документы, образующиеся в деятельности администрации города Красноярска, органов администрации города, по данному разделу,

не вошедшие в Типовую

номенклатуру дел

07. Международное сотрудничество. Информационная деятельность

01

Документы (договоры, соглашения) о сотрудничестве

с международными и иностранными организациями

постоянно 1

ст. 341, 342

1 Документы (проекты, предложения, заключения, обоснования) о подготовке договоров –

5 лет

02

Документы (постановления, решения, резолюции, протоколы, отчеты, доклады, обзоры и др.) о подготовке и проведении отраслевых съездов, конгрессов, пленумов, конференций, «круглых столов»,

совещаний, приемов, встреч, выставок, ярмарок, презентаций

постоянно 1

ст. 22, 23, 368, 369

1 Тематико-экспозиционные планы, планы размещения экспонатов, схемы, описания, характеристики экспонатов, списки участников, доклады, справки, отзывы, информации –

5 лет ЭПК

03

Документы (планы, предложения, презентации, тексты выступлений, сообщений, интервью, пресс-релизы, фото-, фоно-, видеодокументы, переписка) о взаимодействии со средствами массовой информации и общественностью

5 лет ЭПК

ст. 359, 360, 371

1 Документы, подготовленные для размещения на сайте администрации города

и в средствах массовой информации – 3 года

04

Другие документы, образующиеся в деятельности администрации города, органов администрации города, по данному разделу, не вошедшие

в Типовую номенклатуру дел

08. Административно-хозяйственное обеспечение деятельности

01

Технические, кадастровые паспорта, технические планы объектов недвижимости

постоянно 1

ст. 532, 533

1 Паспорта зданий, строений, сооружений –

5 лет после сноса здания, строения, сооружения

02

Эксплуатационно-технические документы (инструкции, руководства)

3 года 1

ст. 521

1 После списания технических средств

03

Паспорта транспортных средств администрации города, органов администрации города

до списания транспортных средств

ст. 548

04

Планы-схемы эвакуации из здания при чрезвычайных

ситуациях

до замены

новыми

ст. 606

05

Акты об уничтожении печатей, штампов, факсимиле

3 года

ст. 164

1 При отсутствии книг, журналов оттисков и слепков печатей, штампов –

до ликвидации организации

06

Журнал учета и выдачи печатей, штампов, факсимиле

до ликвидации организации

ст. 163

07

Журналы учета дорожно-транспортных происшествий, переписка

5 лет

ст. 561

08

Книги, журналы учета опечатывания помещений, приема-сдачи дежурств и ключей

1 год

ст. 586

09

Документы (правоустанавливающие документы, акты приема-передачи, схемы, расчеты, уведомления и др.) по вопросам владения, пользования

и распоряжения имуществом

10 лет 1, 2, 3

ст. 93–95

1 Движимого имущества –

5 лет после истечения срока действия договора аренды.

2 Объекты культурного наследия – постоянно.

3 Документы

(акты, решения)

о передаче

собственником имущества в оперативное управление, хозяйственное ведение организации –

до ликвидации организации

10

Документы (планы, отчеты, справки, списки и др.) об организации работы по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций в администрации города, органах администрации города

5 лет

ст. 601

11

Документы (журналы, договоры, планы, отчеты, инструкции, докладные, служебные записки, акты, справки и др.) об обеспечении противопожарного, внутриобъектового, пропускного режимов в администрации города, органах администрации города

5 лет 1, 2

ст. 580, 611, 613

1 Договоры на оказание охранных услуг – 5 лет после истечения срока действия договора.

2 Журналы учета инструктажей

по пожарной

безопасности –

3 года

12

Документы (книги, журналы, графики, сводки, сведения, путевые листы) о выходе автомобилей на линию

5 лет 1, 2

ст. 553, 554

1 Графики, сводки, сведения

о выходе автомобилей на линию – 1 год после проведения проверки (ревизии).

2 Журналы диспетчерские –

3 года

13

Документы (сведения, ведомости, акты, переписка) о техническом состоянии и списании транспортных средств

3 года 1

ст. 555

1 После списания транспортных средств

14

Документы (журналы, договоры, заявки, справки, сводки, отчеты, переписка и др.) по коммунально-бытовому обслуживанию зданий, сооружений, помещений, занимаемых администрацией города, органами администрации города

3 года 1, 2, 3

ст. 539–541, 543

1 Договоры энергоснабжения, оказания коммунальных услуг – 5 лет после истечения срока действия договора

15

Другие документы, образующиеся в деятельности администрации города, органов администрации города, по данному разделу, не вошедшие

в Типовую номенклатуру

дел

09. Социально-бытовые вопросы

01

Протоколы заседаний жилищной комиссии; документы

(заявления, списки, справки)

к ним

постоянно 1, 2

ст. 640, 641

1 Заявления –

10 лет после приобретения (передачи) жилой площади или

после снятия

с учета.

2 В случае отказа – 3 года

02

Документы (заявления, справки, выписки, договоры купли-продажи, мены, найма, социального найма, и др.) о передаче жилых помещений

до ликвидации организации1

ст. 648–650

1 Договоры найма, социального найма жилых помещений – 5 лет после истечения срока действия договора

03

Индивидуальные сведения

о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе

и начисленных страховых взносах

50 лет

ст. 309, 450

1 Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат

и иных вознаграждений

и сумм начисленных страховых взносов –

6 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50 лет)

04

Документы (заявления, журналы учета, докладные записки, справки, учетные дела граждан, переписка и др.)

по предоставлению (отчуждению) жилой площади, в том числе по договорам социального найма

10 лет 1, 2, 3

ст. 640, 643

1 После приобретения (передачи) жилой площади или после снятия с учета.

2 В случае отказа – 3 года.

3 При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

05

Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка)

о выплате пособий, пенсий, выплате по листкам нетрудоспособности, по социальному страхованию, материальной помощи

5 лет

ст. 298

06

Другие документы, образующиеся в деятельности администрации города Красноярска, органов администрации города, по данному разделу,

не вошедшие в Типовую

номенклатуру дел

10. Другие документы, образующиеся в деятельности администрации

города, органов администрации города, не вошедшие в Типовую

номенклатуру дел»