ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА И ДОРОЖНОГО ХОЗЯЙСТВА РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ ПО РАССМОТРЕНИЮ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН



МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА И ДОРОЖНОГО ХОЗЯЙСТВА РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ

ПРИКАЗ

от 31.01.2008 №П-14

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА И ДОРОЖНОГО ХОЗЯЙСТВА РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ ПО РАССМОТРЕНИЮ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

(с изменениями от 24.03.2008г. Приказ Министерства транспорта и дорожного хозяйства Республики Хакасия №П-33, НГР RU19000200800070)

Во исполнение распоряжения Председателя Правительства Республики Хакасия от 29.10.2007 №105-рп «Об утверждении административного регламента Аппарата Правительства Республики Хакасия по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан, адресованных в Правительство Республики Хакасия» и в целях реализации административной реформы в Республике Хакасия, приказываю:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент Министерства

транспорта и дорожного хозяйства Республики Хакасия по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан, поступивших на разрешение в министерство.

2. Главному специалисту (юрисконсульту) Лоскутову А. Н. утвержденный административный регламент в установленном порядке:

- направить в отдел экспертизы законодательства и ведения регистров в Республике Хакасия Министерства юстиции Российской Федерации по Сибирскому федеральному округу для соответствующей регистрации;

- опубликовать в информационном бюллетене «Вестник Хакасии».

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Министр В.Г. Нападов

УТВЕРЖДЕН

приказом Министра транспорта

и дорожного хозяйства

Республики Хакасия

от 31.01.2008 №П-14

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

Министерства транспорта и дорожного хозяйства Республики Хакасия по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан

I. Общие положения

1. Административный регламент Министерства транспорта и дорожного хозяйства Республики Хакасия (далее - министерство) по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан (далее -Административный регламент) направлен на защиту прав граждан обращаться лично, направлять индивидуальные и коллективные обращения в органы государственной власти и управления Республики Хакасия и разработан в целях повышения оперативности и качества исполнения государственной функции министерства по рассмотрению обращений граждан.

Административный регламент определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при рассмотрении обращений граждан непосредственно в министерстве, а также поступивших на рассмотрение в министерство из других органов государственной власти и управления, особенности в правилах ведения делопроизводства по этим обращениям.

2. Исполнение государственной функции по рассмотрению обращений граждан осуществляется в министерстве в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации («Ведомости СНД и ВС РФ». 31.12.1992, №52, ст.3051; «Российская газета». 25.12.3 993, № 237);

Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 08.05.2006, № 19, ст.2060);

Законом Республики Хакасия от 19.09.1995 №48 «О Правительстве Республики Хакасия» (газета «Хакасия» от 17.10.1995г. №177, «Вестник Хакасии», 1998, № 14-15; 2000, № 67-68; 2001, №46-47; 2002, № 23; 2002, 34-35; 2004, №14, №59; 2005, № 34; 2007, № 49).

постановлениями Правительства Республики Хакасия:

от 04.12.2006 № 337 «Об утверждении Инструкции о порядке организации делопроизводства и контроля в аппарате Правительства Республики Хакасия»;

от 14.11.2007 № 364 «Об утверждении Положения о Министерстве транспорта и дорожного хозяйства Республики Хакасия и о внесении изменений в некоторые нормативные правовые акты Республики Хакасия по вопросам дорожного хозяйства» («Вестник Хакасии», 2007 №69, 86).

3. Рассмотрение обращений граждан осуществляется Министром транспорта и дорожного хозяйства Республики Хакасия (далее - министр) и его заместителем по вопросам, находящимся в компетенции министерства.

4. Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение устных и письменных обращений граждан, личный прием граждан.

5. Организация работы с письменными и устными обращениями граждан, подготовки и организация проведение личного приема населения возложена на специалиста приемной министерства.

6. Конечным результатом рассмотрения письменных обращений граждан является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мер или подготовка необходимых разъяснений и направление заявителю письменного ответа, содержащего результаты рассмотрения его обращения.

7. Результатом исполнения рассмотрения устных обращений граждан, поступивших в ходе личного приема, является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов или получение гражданином необходимых разъяснений по решению поставленных вопросов.

8. Действие настоящего Административного регламента распространяется на граждан Российской Федерации.

II. Требование к порядку исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан

Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан

9. Информация о правилах исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан в министерстве представляется работниками министерства:

- непосредственно при обращении граждан;

- с использованием средств телефонной связи, электронной техники;

- посредством размещения в соответствующем разделе Портала органов государственной власти Республики Хакасия в сети Интернет (http://www.rhlider.ru), публикации в средствах массовой информации.

10. Сведения о месте нахождения, почтовом адресе Минтранса Хакасии, специалиста приемной министерства, непосредственно осуществляющего организацию работы по обращениям граждан, время работы, график личного приема и справочные телефоны изложены в приложении к настоящему Административному регламенту.

Требования к письменным обращениям граждан и обращениям, направляемым по электронной почте, информация об установленных для личного приема граждан днях и часах, в соответствии с утвержденным графиком, сообщаются по телефону и размещаются:

- на Интернет-сайте Портала органов государственной власти Республики Хакасия (http://www.rhlider.ru);

на информационном стенде (2 этаж административного здания министерства, расположенного г. Абакан, ул. Вяткина, 3).

11. При информировании о порядке осуществления государственной функции по рассмотрению обращений граждан, ответах на телефонные звонки и устные обращения, специалисты министерства обязаны подробно и в вежливой (корректной) форме давать разъяснения обратившимся гражданам по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

При невозможности специалиста, принявшего звонок, ответить на поставленный вопрос, гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

Срок исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан

12. Исполнение государственной функции по рассмотрению обращений граждан в министерстве осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации письменного или устного обращения, если руководителем, рассмотревшим обращение, не установлен более короткий контрольный срок.

В исключительных случаях срок исполнения государственной функции по рассмотрению конкретного обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением заявителя о продлении срока рассмотрения его обращения.

13. Рассмотрение обращений граждан, содержащих предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.

14. В случае если обращение написано на иностранном языке или точечно-рельефным шрифтом слепых, срок рассмотрения обращения увеличивается на время, необходимое для перевода.

Перечень оснований для отказа в исполнении государственной функции по рассмотрению обращений граждан

15. Обращение гражданина не рассматривается по существу, если:

- в письменном обращении гражданина содержится вопрос, по которому ему многократно (не менее 2-х раз) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу;

- по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;

- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, содержащие угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- в обращении не указаны личные данные (фамилия, имя, отчество) обратившегося и почтовый адрес для ответа;

- от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;

- обращение подано в интересах третьих лиц, которые возражают против его рассмотрения, о чем имеется их письменное заявление;

- текст письменного обращения не поддается прочтению или не имеет смыслового содержания;

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну.

16. Об отказе в рассмотрении обращения по существу письменно сообщается обратившемуся гражданину.

Отказ от рассмотрения обращения может быть дан заявителю и в ходе личного приема, если ему ранее уже был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

17. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

18. В случае если по вопросам, содержащимся в обращении, возбуждено судебное производство с участием того же лица (группы лиц), или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю рассматриваются в суде, рассмотрение обращения может быть отложено до вступления в законную силу решения суда.

Требования к местам исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан

19. Помещения, выделенные для осуществления государственной функции по рассмотрению обращений граждан, должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03», утвержденным Главным государственным санитарным врачом Российской Федерации 30 мая 2003 года.

20. Рабочее место специалиста приемной министерства оборудуется средствами вычислительной техники и оргтехникой, необходимым программным обеспечением, позволяющими организовать исполнение государственной функции по рассмотрению обращений граждан в полном объеме, обеспечивается доступ в Интернет, присваивается электронный адрес (e-mail), выделяются бумага, расходные материалы, канцтовары, конверты в количестве, достаточном для исполнения государственной функции.

21. Места для проведения личного приема граждан оборудуются:

- системой кондиционирования воздуха; противопожарной системой и средствами пожаротушения;

- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации; системой охраны.

22. Места ожидания личного приема должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются стульями, столами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений, информационными стендами.

III Административные процедуры

Последовательность административных действий (процедур)

23. Исполнение государственной функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя следующие административные действия (процедуры):

- прием и первичная обработка письменных обращений граждан, поступивших в министерство;

- регистрация и аннотирование поступивших обращений;

- направление обращений на рассмотрение Министру транспорта и дорожного хозяйства Республики Хакасия, его заместителю;

- рассмотрение обращений граждан в подведомственных министерству предприятий, в соответствии с резолюцией руководства;

- рассылка уведомлений гражданам о направлении их обращений для принятия конкретных мер в другие органы исполнительной власти, органы местного самоуправления, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращениях вопросов;

- продление срока рассмотрения обращений граждан в случае необходимости;

- личный прием граждан;

- оформление ответов на обращения граждан;

- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений.

Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

24. Основанием для начала исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан является личное обращение гражданина в министерство или поступление письменных обращений граждан по каналам почтовой, факсимильной связи, либо по электронной почте, а также доставленные непосредственно гражданами или их представителями в приемную министерства и прошедшие соответствующую регистрацию. Письменные обращения граждан могут быть пересланы также из других государственных органов или от должностных лиц с сопроводительным письмом для рассмотрения по поручению.

Письма, жалобы, заявления граждан, поступившие непосредственно в приемную по информационным каналам связи (электронная почта), ежедневно распечатываются на бумажных носителях специалистом, ответственным за прием корреспонденции и оформляются для рассмотрения руководителями в установленном порядке как обычные обращения граждан.

25. Специалист приемной, ответственный за прием документов:

- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;

- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкалывает конверт. Допускается не сохранять конверт, если адрес заявителя дополнительно указан в тексте письма;

- подкалывает к поступившему письму прилагаемые документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения), при их наличии;

- при недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним, недостающие документы запрашивает по телефону (если он указан в тексте письма), составляет акт в 2-х экземплярах, один из которых приобщает к поступившему документу, второй направляет отправителю. Аналогичный акт составляется на письма, поступившие с денежными знаками, ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, который также приобщается к поступившему обращению;

- проверяет на письмах, поступивших по электронным каналам связи, наличие обратного e-mail адреса, фамилии, имени, отчества корреспондента, должностного лица, которому направлено обращение. При необходимости уточняет данные, направив корреспонденту электронный запрос;

- письма, поступившие в министерство ошибочно (не по адресу), направляет по указанному в письме адресу или возвращает корреспонденту.

26. Обращения с пометкой "лично", поступившие на имя Министра транспорта и дорожного хозяйства Республики Хакасия, его заместителя вскрываются в приемной, регистрируются и рассматриваются руководителями в порядке, аналогичном рассмотрению всех обращений граждан, поступающих в министерство.

27. Специалист приемной, ответственный за прием документов, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом специалисту министерства по гражданской обороне и ведущему вопросы по мобилизационной работе, который действует в соответствии с должностным регламентом.

28. Результатом выполнения действий по приему и первичной обработке обращений граждан является получение конвертов с письмами граждан на почтовом отделении или фельдсвязью в установленном порядке, вскрытие и передача поступивших писем для рассмотрения руководителю.

Требования к письменному обращению граждан

29. Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать наименование исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия - Министерство транспорта и дорожного хозяйства Республики Хакасия, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица, а также свои фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.

В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы (в подлинниках или копиях).

30. Обращение, направленное по электронной почте, должно содержать наименование исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия - Министерство транспорта и дорожного хозяйства Республики Хакасия или фамилию, имя, отчество должностного лица, которому оно адресовано, изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество обращающегося, почтовый адрес заявителя (местожительство), электронный адрес (e-mail), контактный телефон, дату.

Регистрация и аннотирование поступивших обращений

31. Все предложения, заявления и жалобы граждан, адресованные в министерство, переданные специалистами или поступившие непосредственно в приемную по факсу, электронной почте или доставленные напрямую гражданами, проходят обязательную регистрацию в день их поступления. Допускается, в случае большого количества поступивших документов, осуществлять их регистрацию в течение 3-х последующих дней с момента поступления. Регистрация производится с использованием Системы автоматизированного и электронного документооборота "Дело" (далее «ДЕЛО»).

Не регистрируются письма, содержащие текст, не имеющий смыслового содержания, анонимные обращения, письма, содержащие нецензурные выражения или оскорбляющие честь и достоинство других лиц. Такого рода обращения списываются «в дело» министром, а при его отсутствии его заместителем и по итогам года уничтожаются.

Анонимные письма, содержащие сведения о готовящемся или уже совершенном преступлении, угрозе возникновения чрезвычайной ситуации, незамедлительно передаются в правоохранительные и другие компетентные органы.

32. Обращения, направляемые в министерство органами государственной власти Российской Федерации, членами Совета Федерации и депутатами Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатами органов законодательной (представительной) власти иных субъектов Российской Федерации и Республики Хакасия, Правительством Республики Хакасия и содержащие поручения о рассмотрении, регистрируются как документы, поступившие из вышестоящих органов, и в тот же день передаются на рассмотрение Министру транспорта и дорожного хозяйства Республики Хакасия.

33. Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), письма с просьбами о личном приеме должностными лицами регистрируются и рассматриваются в установленном порядке и сроки, аналогично обычным обращениям граждан.

34. В случае если вопрос, поставленный в обращении, находится вне компетенции министерства, то обращение в течение семи дней со дня регистрации пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос с уведомлением об этом обратившегося гражданина.

35. Специалист, ответственный за регистрацию обращений граждан: в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп установленной формы с указанием регистрационного номера, присвоенного письму. Регистрационный номер обращения состоит из индекса (по первой букве фамилии гражданина) и порядкового номера обращения, присваиваемого «ДЕЛО» автоматически, например, И-24 (обращение Иванова, порядковый номер регистрационной карточки - 24). В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;

- заполняет регистрационную карточку «ДЕЛО», указывая фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже), его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то в карточку вносятся первые две или три фамилии (первой вводится фамилия автора, в адрес которого будет направлен ответ). Такое обращение считается коллективным.

Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов (регистрационный номер имеет вид «Кол - порядковый номер обращения»);

- отмечает тип доставки обращения в соответствующем поле регистрационной карточки (письмо, телеграмма, доставлено лично и т.п.). Если обращение поступило с сопроводительным письмом, то указывает, откуда оно поступило, проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;

- отделяет от письма поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращает их заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа;

- прочитывает текст обращения, осуществляет его аннотирование, выделяет поставленные в обращении проблемы и вносит краткое содержание обращения в регистрационную карточку. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении, обосновывать адресность направления письма на рассмотрение;

- проставляет шифр темы согласно классификатору «ДЕЛО». Если в обращении ставится несколько вопросов, то шифр присваивается каждому их них;

- проверяет обращение на повторность, при необходимости сверяет с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения не истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;

- осуществляет ввод необходимых примечаний, определяет и вводит фамилию и инициалы исполнителя рассмотрения обращения;

на поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах рассмотрения, проставляет штамп «Контроль», на поручениях Председателя Правительства Республики Хакасия, его заместителях, депутатов Верховного совета Республики Хакасия - штамп «Особый контроль».

36. Тексты писем, подготовленные на иностранном языке, предварительно переводятся. Письма, написанные точечно-рельефным шрифтом слепых, направляются для перевода в Хакасское отделение Всероссийского общества слепых. Регистрация таких обращений граждан осуществляется после поступления перевода.

37. Результатом выполнения действий по регистрации и аннотированию обращений граждан является внесение данных о поступивших обращениях граждан (регистрация) в информационную систему «ДЕЛО» и подготовка каждого обращения гражданина к передаче на рассмотрение.

Рассмотрение обращений граждан и направление их на исполнение

38. Поступившие в министерство обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в приемной, если резолюцией министра (заместителя министра) не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращения.

39. Обращения могут исполняться непосредственно в министерстве (в том числе с выездом на место) или их исполнение может быть поручено подведомственному учреждению или конкретному должностному лицу.

40. Документы, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям, передаются им поочередно или направляются на исполнение в копиях. При этом необходимое количество копий документов для отправки подготавливается в приемной.

Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

В случае если информацию об исполнении обращения гражданина необходимо направить в вышестоящий орган государственной власти, проект письма, завизированный ответственным исполнителем, в установленные сроки представляется в приемную министерства для подписания министром либо его заместителем и отправки в соответствующий орган государственной власти.

41. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц;

- в необходимых случаях привлекает к рассмотрению обращения переводчиков и экспертов. Порядок оплаты их услуг согласуется с министром или его заместителем;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

- уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, органы местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

42. Должностное лицо, которому в установленном порядке направлен запрос о предоставлении дополнительной информации, необходимой для исполнения обращения, обязано в течение 15 дней предоставить запрашиваемые документы и материалы, за исключением таких, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

43. На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.

44. Должностное лицо, которому направлено обращение, вправе не рассматривать его по существу по основаниям, указанным в п. 28 настоящего Административного регламента.

45. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, сотрудник приемной, после ознакомления руководства с данным обращением направляют его в правоохранительные органы.

46. Результатом рассмотрения обращений граждан в министерстве является разрешение по существу поставленных в них вопросов, подготовка ответов заявителям и информирование Правительства Республики Хакасия или Верховный совет Республики Хакасия (по поручению), либо направление в уполномоченные государственные органы для рассмотрения обращений и принятия мер по разрешению содержащихся в них вопросов и ответа заявителям.

Продление срока рассмотрения обращений граждан

47. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения в иной государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней.

48. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока и представляет ее в приемную для последующего рассмотрения министром (заместителем министра).

49. Специалист приемной осуществляет подборку документов по данному обращению и вместе со служебной запиской о продлении представляет документы должностному лицу, первоначально рассмотревшему данное обращение и подготовившему резолюцию.

50. Решение о продлении срока рассмотрения обращения принимается тем должностным лицом, который первоначально рассматривал данное обращение и давал поручение. В этом случае специалистом приемной направляется уведомление заявителю о продлении срока рассмотрения обращения.

Условия, сроки и время личного приема граждан руководством Министерства транспорта и дорожного хозяйства Республики Хакасия

51. Министр транспорта и дорожного хозяйства Республики Хакасия, а в случае невозможности принятия участия в приеме его заместитель, осуществляет личный прием граждан.

52. Техническую работу по организации и обеспечению личного приема граждан в министерстве осуществляет специалист приемной, в соответствии с должностным регламентом.

53. Прием граждан министром (заместителем министра) проводится каждую пятницу с 15 до 17 часов по предварительной записи.

54. Предварительная запись на личный прием граждан проводится специалистом приемной министерства. Запись на прием начинается с первого рабочего дня текущего месяца и производится ежедневно с 8.00 до 17.00 часов (кроме выходных и праздничных дней), в предвыходной и предпраздничный день - с 8.00 до 16.00 часов.

55. Личный прием граждан Министром (заместителем министра) производится с учетом числа записавшихся на прием, с расчетом, чтобы время ожидания в очереди на прием, как правило, не превышало 30 минут.

56. При личном приеме гражданин предъявляет специалисту приемной документ, удостоверяющий его личность.

57. При осуществлении личного приема граждан министром (заместителем министра), специалист приемной осуществляет заполнение регистрационных карточек в электронной базе данных на каждого гражданина, записавшегося на прием. В карточке указываются личные данные гражданина, его адрес и кратко излагается предмет обращения. При этом если гражданин не первый раз обращается в министерство, осуществляется подборка документов по предыдущим его обращениям. Специалист приемной в ходе личного приема оказывают гражданам информационно- консультативную помощь.

58. Во время личного приема министром (заместителем министра) каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего свое письменное обращение, ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям.

59. По окончании приема министр (заместитель министра) доводит до сведения заявителя свое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также, откуда он получит ответ, либо разъясняет: где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

60. Министр (заместитель министра) по результатам рассмотрения обращений граждан принимает решение о постановке на контроль исполнения данных во время личного приема поручений.

61. После завершения личного приема министром (заместителем министра) и согласно его поручению, зафиксированного в карточке личного приема, специалист приемной оформляет рассылку документов, зафиксировав поручения в регистрационных карточках Системы автоматизации и электронного документооборота «Дело». Исполнителям поручения, направляется карточка личного приема с поручением министра (заместителя министра), с прилагаемыми документами (письменное обращение, копии необходимых документов) либо готовится сопроводительное письмо к пакету документов заявителя, которое подписывается руководителем, осуществляющим прием.

62. Материалы с личного приема хранятся в архиве министерства 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

63. Результатом личного приема граждан руководством министерства является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие решения по разрешению поставленного вопроса, направление поручения исполнителю.

Оформление ответов на обращения граждан

64. Ответы на обращения граждан подписывают Министр транспорта и дорожного хозяйства Республики Хакасия.

65. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты, в том числе к виновным должностным лицам.

66. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.

67. Подготовки специального ответа не требуется, если по результатам рассмотрения обращения принят нормативный правовой акт и экземпляр принятого правового акта направляется заявителю.

68. К ответу могут прилагаться подлинники документов, представленных заявителем к письму. Если в письме не содержится просьбы об их возврате, они остаются в деле.

69. Ответы заявителям печатаются на бланках Министерства транспорта и дорожного хозяйства Республики Хакасия либо на личных бланках должностных лиц министерства. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

70. Информация по итогам исполнения обращения, поступившего в министерство по электронным каналам связи, направляется заявителю либо по e-mail адресу (в этом случае подпись на информации не оформляется); при наличии в тексте обращения почтового адреса письмо - ответ за подписью должностного лица направляется гражданину по почте. Данный порядок направления электронных ответов заявителям устанавливается до внедрения в Республике Хакасия электронной цифровой подписи (ЭЦП); в условиях применения ЭЦП направляемые по электронным каналам связи ответы гражданам удостоверяются в установленном порядке.

71. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

72. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в приемную, где проверяется правильность оформления ответа и краткое его содержание заносится в "ДЕЛО". Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Административным регламентом, возвращаются исполнителю для доработки.

73. Поступившие ответы из других государственных органов, органов местного самоуправления и подведомственных министерству предприятий на поручения о рассмотрении обращений граждан регистрируются в "ДЕЛО" (в графе "Отчет исполнителя" записываются номер и дата ответа, его краткое содержание), а затем направляются должностному лицу, давшему поручение, для списания «в дело».

74. Списание «в дело» исполненных обращений осуществляется должностным лицом, давшим поручение по исполнению данного обращения. При этом отметка «в дело» проставляется на свободном поле текста ответа, подготовленного исполнителем. Она также должна содержать подпись должностного лица и дату списания документа.

75. Ответу на обращение присваивается тот же регистрационный номер, что и первичному обращению гражданина.

76. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случае, если ответ заявителю был дан по телефону, в личной беседе либо при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).

77. Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется сотрудником приемной.

Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений

78. В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право ознакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

79. Справочную работу по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан ведет сотрудник приемной. Справки по вопросам исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан предоставляются устно. Справки предоставляются при личном обращении или посредством справочного телефона.

80. Справки предоставляются по следующим вопросам:

- о получении обращения и направлении его на рассмотрение определенному поручением (резолюцией) министра специалисту;

- об отказе в рассмотрении обращения;

- о продлении срока рассмотрения обращения;

- о результатах рассмотрения обращения.

81. Звонки от заявителей по вопросу получения справки об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан принимаются ежедневно с 8.00 до 17.00. кроме выходных и праздничных дней, в предвыходной и предпраздничный день - с 8.00 до 16.00.

82. При получении запроса по телефону специалист приемной:

- называет наименование органа, в который позвонил гражданин;

- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;

- предлагает абоненту представиться;

- выслушивает и уточняет, при необходимости, суть вопроса;

- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;

- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время;

- к назначенному сроку сотрудник подготавливает ответ.

83. Во время разговора сотрудник приемной должен произносить слова четко, избегать «параллельных разговоров» с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.

84. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений граждан, поступивших в министерство по электронным каналам связи, осуществляется по соответствующим запросам адресатов на электронный адрес корреспондента.

85. Специалист приемной регулярно готовит статистические материалы в виде таблиц и диаграмм (ежемесячно) и информационно - аналитические записки (1 раз в

полугодие) об исполнении государственной функции по рассмотрению обращений граждан и представляет их министру.

86. Результатом предоставления справочной информации при личном обращении гражданина или по справочному телефону является информирование гражданина по существу обращения в устной форме.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

87. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

88. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан в министерстве осуществляется специалистом приемной.

89. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе министерства, получения материалов для обзоров почты, подготовки аналитических записок и информации, выявления обоснованности принимавшихся ранее мер по обращениям граждан, поступавшим в министерство неоднократно.

90. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений, в которых содержится просьба проинформировать о результатах рассмотрения обращения.

91. На особый контроль ставятся поручения Председателя Правительства Республики Хакасии, его заместителей и депутатов Верховного совета Республики Хакасия. Срок рассмотрения таких обращений устанавливается в 15 дней или в соответствии с текстом поручения.

92. Решение о постановке обращения на контроль вправе принять специалист приемной. На обращениях, взятых на контроль, перед направлением их на исполнение проставляются штампы «Контроль», «Особый контроль» и «Подлежит возврату».

93. В случае если в ответе, полученном от исполнителя, рассмотревшего обращение, указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль, о чем заявителю направляется уведомление с указанием контрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса.

94. Обращение может быть возвращено исполнителю для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует предъявляемым к нему требованиям.

95. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет сотрудник приемной, начальник отдела транспорта и дорожного хозяйства.

96. Результатом осуществления процедуры является постановка на контроль общественно значимых обращений граждан и поручений вышестоящих органов.

Ответственность сотрудников при исполнении государственной функции по рассмотрению обращений граждан

97. Сотрудники Министерства транспорта и дорожного хозяйства Республики Хакасия, работающие с обращениями граждан, несут ответственность в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Республики Хакасия за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.

Персональная ответственность сотрудников закреплена в их должностных регламентах.

98. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в письмах и заявлениях граждан, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

99. При утрате исполнителем документов, содержащих письменное обращение гражданина, назначается служебное расследование, о результатах которого информируется лицо, направившее обращение.

100. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения временно замещающему его специалисту.

При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан в установленном порядке сдать все числящиеся за ним документы (обращения, материалы и документы к ним) в приемную, для последующего предоставления министру в целях наложения резолюции о назначении нового исполнителя.

V. Порядок обжалования действия (бездействия) по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан

101. Гражданин вправе обжаловать действия по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан и решение, принятое по результатам рассмотрения его обращения, в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу, прокурору или в суд в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации и Республики Хакасия.

Приложение

к Административному регламенту

СВЕДЕНИЯ

о месте нахождения, почтовом адресе Минтранса Хакасия, справочные телефоны:

Министерство транспорта и дорожного хозяйства Республики Хакасия располагается по адресу: Республика Хакасия, г. Абакан, улица Вяткина, 3

приемная по организации работы по рассмотрению обращений располагается на 2 этаже Минтранса Хакасии

Почтовый адрес: 655019, Республика Хакасия, г. Абакан, улица Вяткина, 3

Время работы: ежедневно с 8 до 17 часов (выходной - суббота, воскресенье)

Время личного приема: каждую пятницу с 15 до 17 часов

(по предварительной записи)

Телефон для справок: (3902) 22-42-80

Факс:(3902)22-28-16

E-mail: postmaster@khakasroad.ru

Интернет-сайт: портал органов государственной власти Республики Хакасия, раздел Минтранс Хакасии (http://www.rhlider.ru)