Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги по рассмотрению, утверждению описей дел постоянного хранения организаций (граждан) – источников комплектования Архи...



Приложение к приказу

1

УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ

П Р И К А З

От  30 декабря 2011 года                                                                     № 146

г. Вологда

Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги по рассмотрению, утверждению описей дел постоянного хранения организаций (граждан) – источников комплектования Архивного фонда области

               

Утратил силу в ред. приказа Департамента культуры, туризма и охраны объектов культурного наследия области от 16.07.2014 № 237.

{Изменения и дополнения:

Приказ Управления по делам архивов области от 07.06.2012 № 63;

Приказ Управления по делам архивов области от 10.08.2012 № 91}

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями), во исполнение постановления Правительства Вологодской области от 23.12.2008 № 2496 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (административных регламентов предоставления государственных услуг) органами исполнительной государственной власти Вологодской области» (с последующими изменениями),

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить административный регламент предоставления государственной услуги по рассмотрению, утверждению описей дел постоянного хранения организаций (граждан) – источников комплектования Архивного фонда области (прилагается).

Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Начальник управления                                                                                                                О.А.Наумова

УТВЕРЖДЕН

приказом зам. начальника управления по делам архивов 

Вологодской области

от 07.06.2012 № 63

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

предоставления управлением по делам архивов Вологодской области государственной услуги по рассмотрению, утверждению описей дел постоянного хранения организаций (граждан) – источников комплектования Архивного фонда области

(в ред. Приказа Управления по делам архивов области от 07.06.2012 № 63)

I. Общие положения

1.1.  Административный регламент предоставления управлением по делам архивов Вологодской области государственной услуги по рассмотрению, утверждению описей дел постоянного хранения организаций (граждан) – источников комплектования Архивного фонда области (далее – административный регламент) разработан в целях повышения качества предоставления управлением по делам архивов Вологодской области государственной услуги по рассмотрению, утверждению описей дел постоянного хранения организаций (граждан) – источников комплектования Архивного фонда области, определяет сроки, последовательность административных процедур управления по делам архивов Вологодской области, а также порядок взаимодействия управления по делам архивов Вологодской области с государственными и муниципальными архивами Вологодской области, органами государственной власти области и органами местного самоуправления области, организациями – источниками комплектования государственных и муниципальных архивов области в ходе предоставления государственной услуги.

Настоящий административный регламент устанавливает порядок предоставления государственной услуги и стандарт предоставления государственной услуги.

1.2. Заявителями являются:

- граждане и организации – источники комплектования государственных и муниципальных архивов области;

- органы государственной власти и местного самоуправления – источники комплектования государственных и муниципальных архивов области. 

              Физические и юридические лица имеют право действовать от имени заявителей в соответствии с законодательством Российской Федерации и Вологодской области либо в силу наделения их полномочиями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, выступать от имени заявителей при взаимодействии с управлением по делам архивов Вологодской области при предоставлении им государственной услуги.

1.3. При предоставлении государственной услуги управление по делам архивов Вологодской области взаимодействует с государственными и муниципальными архивами области по вопросам рассмотрения и утверждения описей дел постоянного хранения.

1.4. Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги:

Место нахождения управления по делам архивов Вологодской области: ул. Мальцева, д. 17, г. Вологда, Вологодская область, Россия.

Почтовый адрес управления по делам архивов Вологодской области:                      ул. Мальцева, д. 17, г. Вологда, Вологодская область, Россия, 160001.

График работы управления по делам архивов Вологодской области:

Понедельник - пятница

8.00 – 17.00, перерыв с 12.30 до 13.30

Суббота, воскресенье

выходные дни

Предпраздничные дни

8.00 – 16.00, перерыв с 12.30 до 13.30

Телефон приемной Управления

8 (8172) 21-04-74

Факс приемной Управления

8 (8172) 21-04-74

Телефоны для консультаций

8 (8172) 72-52-46, 21-10-18

Официальный Интернет-сайт Правительства области

www.vologda-oblast.ru

Электронный адрес Управления

archives@gov35.ru

Портал государственных и муниципальных услуг (функций) области

www.gosuslugi.gov35.ru

1.5. Информирование о правилах предоставления государственной услуги осуществляется должностными лицами управления по делам архивов Вологодской области, ответственными за  предоставление государственной услуги, в форме консультирования, индивидуального письменного информирования, публичного устного или письменного информирования.

Информацию о правилах предоставления государственной услуги можно получить:

в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет) на официальном Интернет-сайте управления по делам архивов Вологодской области, на Портале государственных и муниципальных услуг (функций) области;

на информационных стендах в помещениях управления по делам архивов Вологодской области;

обратившись в управление по делам архивов Вологодской области по почте, по электронной почте, посредством факсимильной связи, по телефону, лично.

Должностные лица, ответственные за информирование, определяются приказом начальника управления по делам архивов Вологодской области, который размещается на официальном Интернет-сайте управления по делам архивов Вологодской области и информационном стенде в управлении по делам архивов Вологодской области.

1.6. Информирование осуществляется по следующим вопросам:

о местонахождении управления по делам архивов Вологодской области, о номерах телефонов и должностных лицах управления по делам архивов Вологодской области, уполномоченных предоставлять государственную услугу;

о графике работы управления по делам архивов Вологодской области, адресе электронной почты управления по делам архивов Вологодской области, адресе официального Интернет – сайта Правительства области;

о нормативных правовых актах, в соответствии с которыми предоставляется государственная услуга;

о ходе предоставления государственной услуги;

о должностных лицах, ответственных за предоставление государственной услуги;

об административных процедурах при предоставлении государственной услуги;

о сроках предоставления государственной услуги;

о порядке и формах контроля за предоставлением государственной услуги;

об основаниях для отказа в предоставлении государственной услуги;

о досудебном и судебном порядке обжалования действий (бездействия) должностных лиц управления по делам архивов Вологодской области, уполномоченных предоставлять государственную услугу, а также решениях, принятых в ходе предоставления государственной услуги;

иная информация о деятельности управления по делам архивов Вологодской области  в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности органов государственной власти и местного самоуправления».              

1.7. Консультирование осуществляется должностными лицами управления по делам архивов Вологодской области, ответственными за информирование, при обращении заинтересованных лиц за информацией лично или по телефону.

Должностное лицо, ответственное за информирование, принимает все необходимые меры для предоставления полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением других должностных лиц. Время ожидания при консультировании не может превышать 15 минут.

Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, должностное лицо, ответственное за информирование, может предложить обратившемуся лицу обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо предложить возможность повторного консультирования по телефону через определенный промежуток времени, а также возможность ответного звонка должностного лица, ответственного за информирование, обратившемуся лицу для разъяснения.

При ответе на телефонные звонки должностное лицо, ответственное за информирование, должно назвать свою фамилию, имя, отчество, должность и наименование структурного подразделения управления по делам архивов Вологодской области. Во время разговора необходимо произносить слова четко, избегать «параллельных разговоров» с другими людьми. В конце консультирования должностное лицо, ответственное за информирование, должно кратко подвести итоги и перечислить меры, которые необходимо принять.

1.8. Индивидуальное письменное информирование осуществляется в порядке, установленном административным регламентом исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан управлением по делам архивов Вологодской области.

1.9. Публичное устное информирование осуществляется посредством привлечения средств массовой информации - радио, телевидения. Выступления должностных лиц, ответственных за информирование, по радио и телевидению согласовываются с начальником управления по делам архивов Вологодской области.

Должностным лицом, ответственным за информирование, выступление которого предполагается, начальнику управления по делам архивов Вологодской области не позднее, чем за пять рабочих дней до дня выступления направляется служебная записка, в которой указываются сведения о месте и времени выступления, наименование средства массовой информации, тема выступления, состав участников выступления и прилагается текст выступления.

1.10. Публичное письменное информирование осуществляется путем публикации информационных материалов о правилах предоставления государственной услуги, а также настоящего административного регламента и приказа об его утверждении:

-              в средствах массовой информации;

- в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет) на официальном Интернет-сайте Правительства области, на официальном Интернет-сайте управления по делам архивов Вологодской области и на Портале государственных и муниципальных услуг (функций) области;

- на информационном стенде в управлении по делам архивов Вологодской области.

Тексты информационных материалов печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее № 18), без исправлений, наиболее важные положения выделяются другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр требования к размеру шрифта могут быть снижены.

Управление по делам архивов Вологодской области создает буклеты, информационные брошюры и проспекты, целью которых является информирование о правилах предоставления государственной услуги.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги

2.1.1. Государственная услуга по рассмотрению, утверждению описей дел постоянного хранения организаций (граждан) – источников комплектования Архивного фонда области (далее – государственная услуга).

2.2. Наименование органа исполнительной государственной власти

области, предоставляющего государственную услугу

2.2.1. Предоставление государственной услуги осуществляется управлением по делам архивов Вологодской области (далее – Управление), а именно начальником Управления или по его поручению должностными лицами Управления, ответственными за предоставление государственной услуги.

Должностные лица Управления, ответственные за предоставление  государственной услуги, определяются приказом начальника Управления, размещаемом на официальном Интернет-сайте Управления и на информационном стенде Управления.

2.2.2. Предоставление государственной услуги заключается в подготовке к рассмотрению, рассмотрении и утверждении постоянно действующей экспертно-проверочной комиссией Управления (далее – ЭПК) описей дел постоянного хранения органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и граждан – источников комплектования государственных и муниципальных архивов Вологодской области.

2.3. Результат предоставления государственной услуги

2.3.1. Результатом предоставления государственной услуги является:

- утверждение описи дел постоянного хранения,

- отказ в утверждении описи дел постоянного хранения.

Решение о предоставлении государственной услуги или об отказе в утверждении описи дел постоянного хранения оформляется протоколом заседания ЭПК, утвержденным начальником Управления. Заявителям направляются выписки из протокола заседания ЭПК с зафиксированным результатом предоставления государственной услуги.

2.4. Срок предоставления государственной услуги

2.4.1. Общий срок предоставления государственной услуги составляет не более 15 (пятнадцати) дней.

2.5. Правовые основания

для предоставления государственной услуги

2.5.1. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации, принятой всенародным голосованием 12 декабря 1993 года;

Федеральным законом от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями);

Федеральным законом от 6 октября 1999 № 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями);

Федеральным законом от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (с изменениями и дополнениями);

Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями);

Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (с изменениями и дополнениями);

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст; по заключению Министерства юстиции Российской Федерации данный документ в государственной регистрации не нуждается – письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 04.04.2003 № 07/3276-ЮД);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (с изменениями и дополнениями);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 года № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 года № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (с изменениями и дополнениями);

Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;

Основными правилами работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР от 05.09.1985 № 263);

Приказом  Росархива от 11 марта 1997 года № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации»;

Уставом Вологодской области от 18 октября 2001 года № 716-ОЗ (с изменениями и дополнениями);

Законом Вологодской области от 6 мая 1997 года № 160-ОЗ «Об архивном деле в Вологодской области» (с изменениями и дополнениями);

постановлением Губернатора области от 26 апреля 2004 года № 118 «О структуре органов исполнительной государственной власти области» (с изменениями и дополнениями);

(в ред. приказа Управления по делам архивов области от 10.08.2012 № 91)

постановлением Правительства Вологодской области от 16.04.2002 № 189 «Об управлении по делам архивов Вологодской области»;

постановлением Правительства Вологодской области от 18 апреля 2011 года № 398 «Об утверждении Перечня услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг органами исполнительной государственной власти области и оказываются организациями, участвующими в предоставлении государственных услуг органов исполнительной государственной власти области»;

приказом начальника управления по делам архивов Вологодской области от 20 апреля 2007 года № 17 «Об утверждении Положения о постоянно действующей экспертно-проверочной комиссии»;

приказом начальника управления по делам архивов Вологодской области от 17 августа 2010 года № 71 «Об утверждении административного регламента исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан управлением по делам архивов Вологодской области»;

приказом начальника управления по делам архивов Вологодской области от 19 августа 2010 года № 75 «О Порядке досудебного обжалования начальнику управления по делам архивов области действий (бездействия), решений государственных гражданских служащих управления по делам архивов области» (с изменениями и дополнениями);

приказом начальника управления по делам архивов Вологодской области от 19 апреля 2011 года № 38 «Об утверждении регламента постоянно действующей экспертно-проверочной комиссии».

             

2.6. Исчерпывающий перечень  документов, необходимых

для предоставления государственной услуги 

2.6.1.  Основанием для предоставления государственной услуги является заявление (сопроводительное письмо) и опись дел постоянного хранения, поступившая в Управление, в том числе посредством Портала государственных и муниципальных услуг (функций) Вологодской области.

2.6.2. На рассмотрение ЭПК предоставляются подлинники описей дел постоянного хранения, которые должны соответствовать следующим обязательным требованиям: 

- соблюдение установленной формы описи дел постоянного хранения в соответствии с ее видом,

- наличие всех необходимых элементов описания единиц хранения,

- систематизация единиц хранения в описи,

- полнота включения единиц хранения в опись,

- научно-справочный аппарат,

- заполненные реквизиты: подпись составителя описи, дата составления описи, гриф согласования экспертной комиссии организации (дата, номер и пункт протокола заседания экспертной комиссии организации).

2.6.3. К описи дел постоянного хранения могут прилагаться сопроводительные, научно-справочные и объяснительные документы об особенностях оформления некоторых видов документов, формирования единиц хранения, систематизации единиц хранения в описи, структуры описи и т.д.

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

2.7.1. Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, являются:

1) не указание (отсутствие) в документах наименования юридического лица и почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ;

          2) выявление в ходе первичного просмотра документов грубых нарушений требований, изложенных в п. 2.6.2 настоящего административного регламента.

Решение об отсутствии грубых нарушений требований, изложенных в п. 2.6.2 настоящего административного регламента на основании первичного просмотра поступивших на рассмотрение ЭПК описей дел постоянного хранения принимает председатель ЭПК, члены ЭПК, секретарь ЭПК в течение 1 (одного) дня с момента поступления описей.

Описи дел постоянного хранения, поступившие на рассмотрение ЭПК, имеющие такие нарушения, направляются в адрес заявителя в течение 3 (трех) дней с разъяснением нарушений, выявленных в представленных описях. При необходимости разъяснения оформляются в письменном виде.

После устранения нарушений описи могут быть повторно представлены на рассмотрение ЭПК.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа

в предоставлении государственной услуги

2.8.1. Основаниями для отказа в утверждении описи дел постоянного хранения на ЭПК, являются:

1) оформление представленных описей дел постоянного хранения с нарушением требований следующих нормативных документов: 

Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (с изменениями и дополнениями);

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст; по заключению Министерства юстиции Российской Федерации данный документ в государственной регистрации не нуждается – письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 04.04.2003 № 07/3276-ЮД);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (с изменениями и дополнениями);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 года № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;

Основные правила работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР от 05.09.1985 № 263);

Приказ  Росархива от 11 марта 1997 года № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации»;

приказ начальника управления по делам архивов Вологодской области от 19 апреля 2011 года № 38 «Об утверждении регламента постоянно действующей экспертно-проверочной комиссии».

2) предоставление неполного комплекта описей и сопроводительных документов, перечисленных в вышеуказанных нормативных документах;

3) несоответствие представленных описей требованиям, указанным в п. 2.6.2 настоящего административного регламента;

4) поступление описей, не поддающихся прочтению.

2.8.2. Если причины, по которым было отказано в утверждении описей дел постоянного хранения, поступивших на рассмотрение ЭПК, в последствие были устранены, заявитель вправе вновь направить описи на рассмотрение ЭПК. 

2.9. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги

2.9.1. Необходимые и обязательные услуги для предоставления настоящей государственной услуги отсутствуют.

2.10. Размер платы, взимаемой с пользователя при предоставлении

государственной услуги, и способы ее взимания

              2.10.1. Управление осуществляет предоставление государственной услуги на безвозмездной основе.

2.11. Максимальный срок ожидания в очереди

при подаче запроса и при получении результата

предоставления государственной услуги

2.11.1. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче описи дел постоянного хранения для регистрации - 30 минут.

2.11.2. Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления государственной услуги - 15 минут.

2.12. Срок регистрации поступивших описей дел постоянного хранения

              2.12.1. Заявления (сопроводительные письма) и описи дел постоянного хранения, направленные на утверждение ЭПК, регистрируются секретарем ЭПК в электронной базе в течение 2 (двух) дней с момента принятия решения об отсутствии грубых нарушений требований, изложенных в п. 2.6.2 настоящего административного регламента. Секретарь ЭПК ставит регистрационный штамп на заключении муниципального архива, прилагаемого к описи, где указывает дату поступления описи и регистрационный номер. Описи дел постоянного хранения, поступившие из государственных архивов и их источников комплектования, регистрируются ответственными сотрудниками данных государственных архивов в течение 2 (двух) дней с момента принятия решения об отсутствии грубых нарушений требований, изложенных в п. 2.6.2 настоящего административного регламента. 

2.12.2. Описи дел постоянного хранения, поступившие непосредственно от заявителей, принимаются секретарем ЭПК, который делает отметку на втором экземпляре описи или сопроводительного письма с указанием даты приема описи, ее регистрационного номера, а также сообщает номер телефона для получения информации о ходе рассмотрения описи.

2.13. Требования к помещениям,

в которых предоставляется государственная услуга

2.13.1. Помещения, предназначенные для предоставления государственной услуги, оборудуются в соответствии с санитарными правилами и нормами, с соблюдением необходимых мер безопасности.

2.13.2. Центральный вход в здание Управления оборудуется вывеской, содержащей информацию о наименовании и режиме работы Управления.

2.13.3. Места ожидания и приема заявителей оборудуются достаточным количеством стульев, столом для возможности оформления документов, информационным стендом, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями.

2.13.4. Места информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются информационной стойкой, обеспечиваются образцами документов, бланками запросов.

2.13.5. Управлением должны быть созданы условия для обслуживания инвалидов: вход в здание оборудуется пандусом, помещения оборудуются пандусами, специальными ограждениями и перилами.

2.13.6.  На территории, прилегающей к зданию Управления, оборудуются места для парковки автотранспортных средств заявителей, в том числе не менее одного места для парковки специальных транспортных средств для лиц с ограниченными возможностями (инвалидов).

2.14. Показатели доступности и качества государственной услуги

2.14.1. Показателями доступности государственной услуги являются:

- соответствие помещений, в которых предоставляется государственная услуга, требованиям, установленным настоящим административным регламентом;

- возможность предоставления государственной услуги лицам с ограниченными возможностями (инвалидам);

- соответствие срока ожидания в очереди при подаче заявления и при получении результата предоставления государственной услуги сроку, установленному настоящим административным регламентом;

- достаточность информации о порядке предоставления государственной услуги.

2.14.2. Показателями качества государственной услуги являются:

- количество описей дел постоянного хранения, принятых посредством  Портала государственных и муниципальных услуг (функций) Вологодской области;

- соблюдение сроков предоставления государственной услуги;

- количество жалоб по поводу предоставления государственной услуги.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Последовательность административных процедур

при предоставлении государственной услуги

3.1.1. При предоставлении государственной услуги осуществляются следующие административные процедуры:

а) приём и регистрация описей дел постоянного хранения, поступивших на рассмотрение ЭПК;

б) утверждение протокола заседания ЭПК.

3.1.2. Блок-схема последовательности административных процедур при предоставлении государственной услуги приведена в приложении 3 к настоящему административному регламенту.

3.2. Приём и регистрация описей дел постоянного хранения,

поступивших на рассмотрение ЭПК

3.2.1. Основанием для начала данной административной процедуры  является поступление описей дел постоянного хранения на рассмотрение в адрес ЭПК. Прием и регистрация описей, поступающих на рассмотрение ЭПК, ведется постоянно, в часы работы Управления, указанные в п. 1.4  настоящего административного регламента.

3.2.2. Регистрацию описей дел постоянного хранения, поступивших на рассмотрение ЭПК, осуществляет секретарь ЭПК в электронной базе поступивших документов в течение 2 (двух) дней с момента поступления. Регистрацию описей, поступивших на рассмотрение ЭПК от государственных архивов и организаций – источников комплектования государственных архивов, осуществляют ответственные сотрудники государственных архивов – члены ЭПК в течение 2 (двух) дней с момента поступления.

3.2.3. Результатом выполнения административной процедуры является регистрация документа, поступившего на рассмотрение ЭПК.

Максимальный срок процедуры составляет 2 (два) дня.

3.3. Утверждение протокола заседания ЭПК

3.3.1. Основанием для начала данной административной процедуры является составленный протокол заседания ЭПК, подписанный секретарем и председателем ЭПК.

3.3.2. Порядок и сроки проведения заседания ЭПК и составление протокола заседания ЭПК устанавливаются Регламентом постоянно действующей экспертно-проверочной комиссии, утвержденным приказом начальника Управления. Протокол заседания ЭПК составляется по форме, размещенной в приложении 1 к настоящему административному регламенту (приложение 1 «а» – протокол с примером решения об утверждении описей, приложение 1 «б» – протокол с примером решения об отказе в утверждении описей). 

3.3.3. Начальник Управления в течение 7 (семи) дней рассматривает протокол, при необходимости поручает председателю и секретарю ЭПК внести соответствующие поправки в протокол в течение 6 (шести) дней, после чего утверждает протокол.

Члены ЭПК и лица, приглашенные на заседание ЭПК, имеют право ознакомиться с протоколом и прилагаемыми документами.

3.3.4. Протокол заседания ЭПК, подписанный секретарем и председателем ЭПК, вступает в юридическую силу после утверждения его начальником Управления.

3.3.5. Секретарь ЭПК несет ответственность за хранение протоколов заседаний ЭПК и их использование, готовит выписки из протокола с решениями ЭПК по форме, размещенной в приложении 2 к настоящему административному регламенту, осуществляет учет и отчетность о работе ЭПК.

3.3.6. Результатом выполнения административной процедуры является протокол заседания ЭПК, утвержденный начальником Управления или уполномоченным лицом, его замещающим.

Максимальный срок процедуры составляет 13 (тринадцать) дней.

IV. Формы контроля  за исполнением

административного регламента

4.1. Контроль за исполнением административного регламента включает в себя проведение текущего контроля за соблюдением и исполнением должностными лицами, ответственными за предоставление государственной услуги, положений настоящего административного регламента и иных нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги, а также принятие ими решений, и осуществление проверок полноты, качества и своевременности предоставления государственной услуги.

4.2. Текущий контроль за соблюдением и исполнением положений административного регламента при предоставлении государственной услуги осуществляет начальник Управления на основе анализа содержания представленных ему на подпись протоколов заседаний ЭПК. 

4.3. Ответственность за соблюдение исполнения положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению государственной функции, решения, действия (бездействия), принимаемые в ходе исполнения государственной функции должностными лицами Управления, закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями  законодательства Российской Федерации.

              4.4. Ответственность за качество и своевременность подготовки документов в рамках деятельности ЭПК несут члены ЭПК и секретарь ЭПК. Составители экспертных заключений несут ответственность за полноту и качество экспертного заключения. Секретарь ЭПК несет ответственность за хранение протоколов заседаний ЭПК и их использование, осуществляет учет и отчетность о работе  ЭПК.

4.5. Плановые проверки полноты, качества и своевременности предоставления государственной услуги осуществляются в соответствии с годовыми планами работы Управления, утвержденными приказом начальника Управления, которые размещаются на официальном Интернет-сайте Управления.

Внеплановые проверки проводятся на основании приказа начальника Управления, в том числе по жалобам о нарушении положений настоящего административного регламента.

4.6. Ответственность за неисполнение, ненадлежащее исполнение возложенных обязанностей по предоставлению государственной услуги возлагается на государственных гражданских служащих Управления в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе в Российской Федерации» и Федеральным законом от 25 декабря 2008 года № 273-ФЗ «О противодействии коррупции».

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений

и действий (бездействия) Управления, его должностных лиц

и государственных гражданских служащих

              5.1. Заявитель имеет право на досудебное (внесудебное) обжалование, оспаривание решений, действий (бездействия), принятых (осуществленных) при предоставлении государственной услуги.

Обжалование заявителями решений, действий (бездействия), принятых (осуществленных) в ходе предоставления государственной услуги в досудебном (внесудебном) порядке, не лишает их права на обжалование указанных решений, действий (бездействия) в судебном порядке.

5.2. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования могут быть решения (действия, бездействие), принятые (осуществленные) при предоставлении государственной услуги. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

2) нарушение срока предоставления государственной услуги в целом или отдельных административных процедур;

3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами области для предоставления государственной услуги;

4) отказ заявителю в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами области для предоставления государственной услуги;

5) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами области;

6) затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами области;

7) отказ Управления, должностного лица Управления в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.3. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы в Управление.

Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, официального Интернет-сайта Правительства области, Единого портала государственных и муниципальных услуг либо Портала государственных и муниципальных услуг (функций) Вологодской области, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.4. В досудебном порядке могут обжаловаться действия (бездействие) и решения:

- государственных гражданских служащих Управления – начальнику Управления;

- начальника Управления, Управления – Губернатору области, Правительству области.

5.5. Жалоба должна содержать:

- наименование Управления, должностного лица Управления либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Управления, должностного лица Управления либо государственного служащего;

- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Управления, должностного лица Управления либо государственного служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.6. На стадии досудебного обжалования действий (бездействия) Управления, должностного лица Управления либо государственного служащего, а также решений, принятых в ходе предоставления государственной услуги, заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы в срок, не превышающий 5 дней с момента обращения заявителя об их предоставлении, а также право на представление дополнительных материалов.

5.7. Жалоба не рассматривается Управлением по существу поставленных вопросов:

- если в жалобе содержится вопрос, на который заявителю жалобы многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Управления, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу (заявитель о данном решении уведомляется письменно и по желанию заявителя в электронной форме в срок, не превышающий 5 рабочих дней со дня  регистрации жалобы); 

- от заявителя поступило заявление о прекращении рассмотрения его жалобы;

- в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи;

- вступление в законную силу решения суда по вопросам, изложенным в жалобе (жалоба возвращается заявителю с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения);

- в жалобе содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Управления (заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в жалобе вопроса);

- если ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну (заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в жалобе вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

- в жалобе не указано наименование юридического лица (фамилии, имени, отчества гражданина) и почтовый адрес заявителя, по которому должен быть направлен ответ;

- жалоба не поддается прочтению (заявителю сообщается об этом, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).

5.8. В случае отказа в ответе на жалобу Управление уведомляет (при наличии возможности) об этом заявителя с указанием причин отказа в течении 7 дней с момента принятия решения об отказе в ответе на жалобу.

5.9. Основания для приостановления Управлением рассмотрения жалобы отсутствуют.

5.10. Жалоба, поступившая в Управление, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Управления или должностного лица Управления, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

5.11. По результатам рассмотрения жалобы Управление принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами области, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

5.12. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в п. 5.11 настоящего административного регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.13. Заявитель вправе оспорить действия (бездействие) и решения должностных лиц Управления, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги, в судебном порядке в соответствии с  Законом Российской Федерации от 27 апреля 1995 года № 4866-1 «Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан» (с последующими изменениями).

5.14. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления имеющиеся материалы направляются в органы прокуратуры.

Приложение 1 «а»

к  административному регламенту

(с примером решения об утверждении описей)

Управление                                                       УТВЕРЖДАЮ

по делам архивов

Вологодской области                                         Начальник управления

                                                                           по делам архивов

П Р О Т О К О Л                                             Вологодской области

                                                                           __________________

                                                                            (подпись, расшифровка подписи)

______________ № ___________                        «___» _________ 20__ г.

    (дата заседания)       (номер протокола)                              (дата утверждения)               

заседания экспертно-

проверочной комиссии

Председатель ЭПК – _________________

                                                (фамилия, инициалы)

Секретарь ЭПК – ___________________

                                           (фамилия, инициалы)

Присутствовали члены ЭПК:

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

                            (фамилии, инициалы присутствовавших членов ЭПК)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. __________________________________________________________

2. __________________________________________________________

3. __________________________________________________________

                                             (вопросы повестки дня)

1.1. СЛУШАЛИ:

Заключение члена ЭПК _____________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(заключение члена ЭПК)

Предлагаю           _____________________________________________________________________________________________________________________ утвердить.

                       (предложение члена ЭПК об утверждении описей)

ПОСТАНОВИЛИ:

__________________________________________________________________________________________________________________ утвердить.

(решение ЭПК об утверждении описей)

Всего:

              - утверждено                                                        __________________________

              - согласовано                                                        __________________________

(общие статистические сведения об утвержденных и согласованных документах

                                                     в данном протоколе)

В том числе:

1. __________________________________________________________

2. __________________________________________________________

3. __________________________________________________________

(подробные статистические сведения об утвержденных и согласованных документах

в данном протоколе)

Председатель ЭПК                            _________________       _________________

                                                                 (подпись)                      (расшифровка подписи)

Секретарь ЭПК                     _________________       _________________

                                                                 (подпись)                     (расшифровка подписи)

Приложение 1 «б»

к  административному регламенту

(с примером решения об отказе в утверждении описей)

Управление                                                       УТВЕРЖДАЮ

по делам архивов

Вологодской области                                         Начальник управления

                                                                           по делам архивов

П Р О Т О К О Л                                             Вологодской области

                                                                           __________________

                                                                            (подпись, расшифровка подписи)

______________ № ___________                        «___» _________ 20__ г.

    (дата заседания)       (номер протокола)                              (дата утверждения)               

заседания экспертно-

проверочной комиссии

Председатель ЭПК – _________________

                                                (фамилия, инициалы)

Секретарь ЭПК – ___________________

                                           (фамилия, инициалы)

Присутствовали члены ЭПК:

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

                            (фамилии, инициалы присутствовавших членов ЭПК)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. _________________________________________________________

2. __________________________________________________________

3. __________________________________________________________

                                             (вопросы повестки дня)

1.1. СЛУШАЛИ:

Заключение члена ЭПК _____________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(заключение члена ЭПК)

Предлагаю           ___________________________________________________________________________________________ доработать в соответствии с замечаниями.

                       (предложение члена ЭПК об отказе в утверждении описей)

ПОСТАНОВИЛИ:

________________________________________________________________________________________ доработать в соответствии с замечаниями.

(решение ЭПК об отказе в утверждении описей)

Всего:

              - утверждено                                                        __________________________

              - согласовано                                                        __________________________

(общие статистические сведения об утвержденных и согласованных документах

                                                     в данном протоколе)

В том числе:

1. __________________________________________________________

2. _________________________________________________________

3. __________________________________________________________

(подробные статистические сведения об утвержденных и согласованных документах

в данном протоколе)

Председатель ЭПК                            _________________       _________________

                                                                 (подпись)                     (расшифровка подписи)

Секретарь ЭПК                     _________________       _________________

                                                                 (подпись)                     (расшифровка подписи)

Приложение 2

к административному регламенту

Управление по делам архивов

Вологодской области

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

заседания экспертно-проверочной

комиссии

от ______________ № __________

         (дата заседания)       (номер протокола)

1.1. СЛУШАЛИ:

Заключение члена ЭПК _____________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(заключение члена ЭПК)

Предлагаю _____________________________________________________________

________________________________________________________________

          (предложение члена ЭПК об утверждении, согласовании рассматриваемых 

                                 документов или о возвращении их на доработку)

ПОСТАНОВИЛИ:

____________________________________________________________________________________________________________________________

(решение ЭПК об утверждении, согласовании рассматриваемых документов или

о возвращении их на доработку)

Секретарь ЭПК                  _________________       _________________

                                                            (подпись)                       (расшифровка подписи)

Приложение 3

к  административному регламенту

Блок - схема

последовательности административных процедур

при предоставлении государственной услуги

(в скобках указаны максимальные сроки исполнения и пункты настоящего административного регламента)