О внесении изменений в Административный регламент по исполнению Агентством по делам архивов Пермского края государственной функции организации контроля за соблюдением законодательства об архивном д...



АГЕНТСТВО ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПЕРМСКОГО КРАЯ

ПРИКАЗ

от 30.08.2018 № СЭД-07-01-06-69

О внесении изменений в Административный регламент по исполнению Агентством по делам архивов Пермского края государственной функции организации контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Пермского края, утвержденный Приказом Агентства по делам архивов Пермского края от 06.07.2016 N СЭД-07-01-11-54

В целях приведения в соответствие Федеральным законам Российской Федерации от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», от 26.12.2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в Административный регламент по исполнению Агентством
по делам архивов Пермского края государственной функции организации контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Пермского края, утвержденный приказом Агентства по делам архивов Пермского края от 06 июля 2016 г. № СЭД-07-01-11-54 «Об утверждении Административного регламента по исполнению Агентством по делам архивов Пермского края государственной функции организации контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Пермского края»
(далее - Административный регламент, Агентство, соответственно), следующие изменения:

1.1. подпункт 3.10.2 дополнить абзацем седьмым следующего содержания:

«- проводит публичные мероприятия правоприменительной практики
не реже чем 1 раз в полгода с участием уполномоченного по защите прав предпринимателей, представителей бизнеса, деловых объединений.»;

1.2. пункт 5.3 дополнить подпунктами 5.3.5 и 5.3.6 следующего содержания:

«5.3.5. В случае, если текст жалобы не позволяет определить ее суть, ответ на жалобу не дается и она не подлежит направлению на рассмотрение
должностным лицом Агентства, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации жалобы сообщается заявителю, направившему жалобу.

5.3.6. В случае поступления в Агентство жалобы, содержащей вопрос, ответ на который размещен в соответствии с частью 4 статьи 10 Федерального закона от  02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» на официальном сайте Агентства в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», заявителю, направившему жалобу,
в течение семи дней со дня регистрации жалобы сообщается электронный адрес официального сайта в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в жалобе, при этом жалоба, содержащая обжалование судебного решения, не возвращается.»;

1.3. пункт 5.6 дополнить абзацем седьмым следующего содержания:

«Жалоба, поступившая в Агентство или должностному лицу Агентства
в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». В жалобе заявитель
в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации жалобы. Заявитель вправе приложить к такой жалобе  необходимые документы и материалы в электронной форме.»;

1.4. Абзац второй пункта 5.8 изложить в редакции:

«Ответ на жалобу направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в жалобе, поступившей в Агентство или должностному лицу Агентства в форме электронного документа, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в жалобе, поступившей
в Агентство или должностному лицу Агентства в письменной форме.

Кроме того, на поступившую в Агентство или должностному лицу Агентства жалобу, содержащую вопросы, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на жалобу, в которой обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен с соблюдением требований части 2 статьи 6 Федерального закона от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» на официальном сайте Агентства в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».»;

1.5. дополнить Административный регламент приложением № 5 следующего содержания:

«Приложение № 5

              ФОРМА

ПРОВЕРОЧНЫЙ ЛИСТ

(список контрольных вопросов),

используемый Агентством по делам архивов Пермского края при осуществлении контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Пермского края

Агентство по делам архивов Пермского края в соответствии с

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(реквизиты приказа руководителя Агентства по делам архивов Пермского края о проведении проверки)

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

(учетный номер проверки и дата присвоения учетного номера проверки в едином реестре проверок)

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

(должность, фамилия и инициалы должностного лица, проводящего проверку)

____________________________________________________________________________________________________________________________________________ (наименование юридического лица, фамилия, имя, отчество (при наличии)

индивидуального предпринимателя)

____________________________________________________________________________________________________________________________________________

(место проведения проверки с заполнением проверочного листа)

№ п/п

Перечень вопросов, отражающих содержание обязательных требований, ответы на которые однозначно свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении объектом контроля обязательных требований, составляющих предмет проверки

Реквизиты нормативных правовых актов

Вывод о соблюдении

да

нет

1.

Соблюдение сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в соответствии с законодательством об архивном деле

Федеральный закон
от 22.10.2004 г.
№ 125-ФЗ

«Об архивном деле в Российской Федерации»

2.

Помещения архива организации должны быть оборудованы средствами пожаротушения и пожарной сигнализацией

пункт 2.15 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 г.
№ 526 (далее - Правила)

3.

Архив организации размещается в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания.
В архиве организации должно быть предусмотрено архивохранилище

пункт 2.16 Правил

4.

В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды

пункт 2.17 Правил

5.

Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима

пункт 2.19 Правил

6.

Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности

пункт 2.20 Правил

7.

Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах

пункт 2.21 Правил

8.

Охранный режим обеспечивается путем оборудования архивохранилищ, а также других помещений, где постоянно или временно хранятся архивные документы, средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива

пункт 2.23 Правил

9.

Соблюдение порядка сдачи под охрану и снятия с охраны, установленного руководителем организации

пункт 2.23 Правил

10.

Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа

пункт 2.24 Правил

11.

Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий

пункт 2.24 Правил

12.

В архивохранилище для хранения документов устанавливаются параметры температурного-влажностного режима:
для хранения документов на бумажном носителе - температура 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха - 50 - 55%

пункт 2.25 Правил

13.

Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах, не оснащенных системой кондиционирования воздуха, - 2 раза в неделю; при нарушениях режима - 1 раз в сутки

пункт 2.26 Правил

14.

Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения

пункт 2.26 Правил

15.

Помещения архива организации должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли.
В помещениях архивохранилищ необходимо:
проводить систематическую влажную уборку;
не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, шкафов, стеллажей;
обрабатывать цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники водными растворами антисептиков

пункт 2.27 Правил

16.

Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел, документов

пункт 2.34 Правил

17.

Документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы должны храниться в коробках или папках, изготовленных из безвредных для документов материалов.
Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются отдельно от других документов.
Коробки не должны выступать за пределы полок стеллажей

пункт 2.35 Правил

18.

Не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для хранения документов местах

пункт 2.35 Правил

19.

На коробки приклеиваются ярлыки, на которых указываются: номер фонда, номер описи и крайние номера дел, размещенных в данной коробке

пункт 2.35 Правил

20.

В целях определения места хранения документов в архивохранилище составляются топографические указатели: постеллажные, а при большом количестве фондов - пофондовые

пункт 2.37 Правил

21.

В организации должны быть разработаны планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы, регламентирующие порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов

пункт 2.49 Правил

22.

В книгу учета поступления и выбытия дел, документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) дел, документов. Каждое поступление (выбытие) в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.
Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел, документов

пункт 3.7 Правил

23.

Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы более одного фонда. В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив организации. По списку фондов в валовом порядке ему присваивается учетный номер, который сохраняется за ним во всех учетных документах.
Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.
Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель

пункт 3.8 Правил

24.

Лист фонда составляется на каждый архивный фонд. В нем учитываются все описи дел, документов фонда

пункт 3.9 Правил

25.

В описи дел, документов (годовом разделе описи дел, документов) единицы хранения учитываются в соответствии с систематизацией за порядковыми учетными номерами.
Законченная опись дел, документов вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается или переплетается.
Каждая законченная опись дел, документов, том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель

пункт 3.10 Правил

26.

При наличии в архиве организации двух и более описей дел, документов ведется реестр описей.
Описи дел, документов вносятся в реестр описей в хронологической последовательности поступления под соответствующими порядковыми номерами.
В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив организации описи дел, документов: номер фонда, номер описи, количество единиц хранения в описи, количество листов в описи и ее экземпляров

пункт 3.11 Правил

27.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел

пункт 4.2 Правил

28.

В организации для проведения экспертизы ценности документов создается экспертная комиссия (ЭК). В организациях, имеющих сложную структуру и/или подведомственные организации, создаются центральные экспертные комиссии

пункт 4.7 Правил

29.

В организациях составляются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожают указанные документы по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов описей дел за соответствующий период и их утверждения ЭПК (руководителем организации - в организациях, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации)

пункт 4.11,
пункт 4.12 Правил

30.

Дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на уничтожение (утилизацию) по акту о выделении к уничтожению документов, а также на основании иных документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию).
Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов

пункт 4.13 Правил

31.

Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации составляется номенклатура дел. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации

пункт 4.14,
пункт 4.15 Правил

32.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело на бумажном носителе, все его листы (кроме листа-заверителя дела и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно

пункт 4.22 Правил

33.

Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе, в картотеках на отдельном листе формата карточки. Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт

пункт 4.23 Правил

34.

Ответы на запросы пользователей, в том числе ответы на запросы социально-правового характера, оформляются в форме архивной справки, архивной выписки или архивной копии, оформленных и заверенных в установленном порядке.
Архивная справка подписывается руководителем организации или иным уполномоченным им должностным лицом и заверяется печатью организации.
В архивной справке должны быть приведены архивные шифры и номера листов единиц хранения документов, использовавшихся для ее составления

пункт 5.11,
пункт 5.12 Правил

Должность и ФИО должностного лица, заполнившего проверочный лист:
_________________________________________________________________________________________________________________________________________             

Должность и ФИО руководителя (законного представителя) объекта контроля, присутствовавшего при проведении плановой проверки и заполнении проверочного листа:

___________________________________________________________________________________________________________________________________________».

2. Главному специалисту Агентства Неустроевой Е.В. разместить настоящий приказ в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на официальном сайте Агентства.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель                                                                    Н.Н. Афанасьева