Основная информация
Дата опубликования: | 27 мая 2020г. |
Номер документа: | RU66000202001083 |
Текущая редакция: | 4 |
Статус нормативности: | Нормативный |
Субъект РФ: | Москва |
Принявший орган: | Управление архивами Свердловской области |
Раздел на сайте: | Нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации |
Тип документа: | Приказы |
Бесплатная консультация
У вас есть вопросы по содержанию или применению нормативно-правового акта, закона, решения суда? Наша команда юристов готова дать бесплатную консультацию. Звоните по телефонам:Федеральный номер (звонок бесплатный): 8 (800) 555-67-55 доб. 732Москва и Московская область: 8 (499) 350-55-06 доб. 192Санкт-Петербург и Ленинградская область: 8 (812) 309-06-71 доб. 749
Текущая редакция документа
УПРАВЛЕНИЕ АРХИВАМИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 27.05.2020 № 24-01-33/74
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРОВЕРОЧНОГО ЛИСТА (СПИСКА КОНТРОЛЬНЫХ ВОПРОСОВ), ИСПОЛЬЗУЕМОГО УПРАВЛЕНИЕМ АРХИВАМИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ ПЛАНОВЫХ ПРОВЕРОК СОБЛЮДЕНИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ЗАКОНОВ И ИНЫХ НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ В ОТНОШЕНИИ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ, РАСПОЛОЖЕННЫХ НА ТЕРРИТОРИИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ, И ОРГАНИЗАЦИЙ
(наименование в редакции приказа Управления архивами Свердловской области от 24.08.2020 № 27-01-33/107)
(в редакции приказов Управления архивами Свердловской области от 30.07.2020 № 27-01-33/97, от 24.08.2020 № 27-01-33/107, от 26.01.2021 № 27-01-33/10)
В соответствии с Федеральным законом от 26 декабря 2008 года № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», постановлением Правительства Российской Федерации от 13.02.2017 № 177 «Об утверждении общих требований к разработке и утверждению проверочных листов (списка контрольных вопросов)»
(преамбула в редакции приказа Управления архивами Свердловской области от 30.07.2020 № 27-01-33/97)
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить:
1) (признан утратившим силу - в редакции приказа Управления архивами Свердловской области от 30.07.2020 № 27-01-33/97)
2) Проверочный лист (список контрольных вопросов), используемый при проведении плановых проверок соблюдения законодательства об архивном деле Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Свердловской области об архивном деле в отношении исполнительных органов государственной власти Свердловской области, органов местного самоуправления, расположенных на территории Свердловской области и организаций (Приложение № 2).
2. Приказ Управления архивами Свердловской области от 15.06.2017 № 27-01-33/97 «Об утверждении проверочных листов (списка контрольных вопросов используемых Управлением архивами Свердловской области при проведении плановых проверок соблюдения законодательства об архивном деле Российской Федерации и Свердловской области в отношении государственных архивов Свердловской области и муниципальных архивов, расположенных на территории Свердловской области, исполнительных органов государственной власти Свердловской области, органов местного самоуправления, расположенных на территории Свердловской области и организаций» считать утратившим силу.
3. Настоящий приказ разместить на официальном сайте Управления архивами Свердловской области (http://uprarchives.midural.ru/).
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Заместителя начальника Управления архивами Свердловской области С.С. Кичигину.
Начальник Управления архивами
Свердловской области
А.А. Капустин
УТВЕРЖДЕН
приказом Управления архивами
Свердловской области
от 27.05.2020 № 27-01-33/74
(в редакции приказа Управления архивами Свердловской области от 30.07.2020 № 27-01-33/97, от 26.01.2021 № 27-01-33/10)
УПРАВЛЕНИЕ АРХИВАМИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Проверочный лист (список контрольных вопросов), используемый при проведении плановых проверок соблюдения законодательства об архивном деле Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Свердловской области об архивном деле в отношении исполнительных органов государственной власти Свердловской области, органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области и организаций
Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Свердловской области об архивном деле. ___________________________________________________________________
вид государственного контроля (надзора)
________________________________________________________________________________________________________
вид (виды) деятельности юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, производственных объектов, их типов и (или) отдельных характеристик, категорий риска, классов (категорий) опасности, в отношении которых применяется данная форма проверочного листа
Учетный номер проверки: _________________________________________________________________________________
Дата присвоения учетного номера проверки в Едином реестре проверок: _________________________________________
Реквизиты приказа о проведении проверки: __________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
Должность, фамилия, инициалы лица Управления архивами Свердловской области, проводящего проверку: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Наименование и реквизиты юридического лица, в отношении которого проводится проверка:
________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
Место проведения проверки / указание на используемые юридическим лицом, в отношении которого проводится проверка, производственные объекты: ______________________________________________________________________
В соответствии с _________________________________________________________________________________________
реквизиты нормативного правового акта об утверждении положения о виде федерального государственного контроля (надзора) или порядке организации и проведения вида регионального государственного контроля (надзора), содержащего данную норму
предмет проведения проверки ограничен обязательными требованиями, изложенными в данной форме проверочного листа.
№ п/п
Перечень вопросов, отражающих содержание обязательных требований
Реквизиты нормативных правовых актов, с указанием их структурных единиц, которыми установлены обязательные требования
Выполнено
Не выполнено
Примечание
1
2
3
4
5
6
Наличие организационно-распорядительных документов, регулирующих архивное дело в организации
1.
Наличие правового акта о создании архива и положения об архиве организации (предприятия, учреждения)
статьи 5, 13, 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
пункты 1.3., 1.4., 1.5. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерством культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила от 31.03.2015 № 526)
Требования данного пункта являются обязательными для государственных органов, органов местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района
2.
Наличие организационно-распорядительных документов о назначении ответственного в организации (учреждении, на предприятии) за обеспечение сохранности архивных документов и документов Архивного Фонда Российской Федерации (за архив), а также их учет, комплектование и использование, передачу на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы, в том числе документов по личному составу
статьи 5, 13, 17, 19, 21, 23 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
пункты 1.3., 1.4, 2.9., 2.10. Правил от 31.03.2015 № 526
Приказ, должностные инструкции (регламенты), положение о структурном подразделении организации и другие локальные правовые акты, на основании которых за сотрудником (должностным лицом) закреплены обязанности по обеспечению сохранности архивных документов, их учету, комплектованию и использованию
3.
Наличие помещения под архив, соответствующего нормативному режиму хранения архивных документов
статьи 5, 13, 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
пункты 2.4. – 2.20. Правил от 31.03.2015 № 526
4.
Наличие согласованной с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее – ЭПК) и утвержденной руководителем организации (предприятия, учреждения) номенклатуры дел, закрепляющей порядок формирования и учета дел в делопроизводстве
пункты 4.14 – 4.18. Правил от 31.03.2015 № 526
5.
Наличие инструкции по делопроизводству
статья 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами
Требования ГОСТ обязывают любую организацию сформулировать и зафиксировать принципы политики в области делопроизводства для того, чтобы организация смогла обеспечивать необходимые для работы доказательства, отчетность и иную информацию о своей деятельности, и их соблюдение является обязательным условием для ее включения в информационные ресурсы
Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
6.
Наличие плана конкретных мероприятий и других нормативных документов, регламентирующих порядок работы в чрезвычайных ситуациях
пункт 2.49. Правил от 31.03.2015 № 526
7.
Соблюдается ли противопожарный режим в здании и/или помещении архива организации, помещениях, где хранятся архивные документы (предприятия, учреждения)?
пункты 4, 6, 7, 61, 70 раздела I, раздел XIX Правил противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.2012 № 390;
пункты 2.14., 2.15., 2.22. Правил от 31.03.2015 № 526
При проведении контрольно-проверочных мероприятий оценивается наличие в архиве пожарной сигнализации, схем эвакуации людей и документов, первичных средств пожаротушения и журналов их учета, табличек с надписями: «Ответственный за противопожарное состояние» и «О пожаре звонить по телефону»
8.
Соблюдение нормативно установленного охранного режима хранения архивных документов
пункты 2.14., 2.15., 2.20., 2.23. Правил от 31.03.2015 № 526
При проведении контрольно-проверочных мероприятий оценивается наличие охранной сигнализации, запирающихся решеток на окнах, дверей с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, порядка сдачи помещений архива (помещения/й в которых хранятся архивные документы) под охрану
9.
Наличие специальных пропусков на вынос архивных документов из здания архива и/или организации (предприятия, учреждения)
пункт 2.23. Правил от 31.03.2015 № 526
10.
Соответствуют ли специальные средства хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.) параметрам, установленным для документов разных категорий, на разных носителях?
пункты 2.21., 2.35., 2.36. Правил от 31.03.2015 № 526
11.
Наличие постеллажного и пофондового (при большом количестве фондов) топографических указателей
пункты 2.37, 2.38. Правил от 31.03.2015 № 526
12.
Соблюдение нормативно установленного светового режима хранения архивных документов
пункт 2.24. Правил от 31.03.2015 № 526
При проведении контрольно-проверочных мероприятий оценивается соблюдение требований Правил в части хранения архивных документов на специальных средствах хранения в темноте
13.
Соблюдение нормативно установленного температурно-влажностного режима хранения архивных документов с учетом типов носителей информации
пункты 2.25., 2.26., 2.34. Правил от 31.03.2015 № 526
При проведении контрольно-проверочных мероприятий оценивается наличие контрольно-измерительных приборов учета температуры и относительной влажности, наличие регистрационных журналов показаний приборов учета, принимаемые меры по нормализации температурно-влажностного режима
14.
Соблюдается ли санитарно-гигиенический режим в здании и/или помещении архива организации (предприятия, учреждения)?
пункты 2.27 – 2.29. Правил от 31.03.2015 № 526
15.
Соблюдаются ли обязательные условия хранения электронных документов в архиве организации (предприятия, учреждения)?
пункты 2.30 – 2.32., 2.34., 2.35., 2.40. Правил от 31.03.2015 № 526
Заполняется при наличии в архиве организации (учреждения, предприятия) электронных документов
16.
Создается ли фонд пользования электронных документов в архиве организации (предприятия, учреждения)?
пункт 2.33. Правил от 31.03.2015 № 526
17.
Соблюдается ли порядок проведения и периодичность проверок наличия и состояния документов в архиве организации (предприятия, учреждения) (в том числе наличие актов проверки наличия и состояния архивных документов и соответствующих записей, внесенных в учетные документы по итогам проверки наличия и состояния архивных документов)
пункты 2.39. – 2.43. Правил от 31.03.2015 № 526
Заполняется в случае проведения хотя бы одной проверки наличия и состояния архивных документов в течение всего периода существования архива организации (учреждения, предприятия)
18.
Наличие акта об утрате документов, согласованного с экспертной комиссией и утвержденного руководством организации (предприятия, учреждения), прилагаемой к нему справки о проведении розыска
пункты 2.44., 3.15., 4.32., 6.8. Правил от 31.03.2015 № 526
Заполняется при выявлении подобных случаев в архиве организации (учреждения, предприятия)
19.
Наличие письменных разрешений руководителя архива или руководителя (структурного подразделения) организации (учреждения, предприятия) на выдачу архивных документов, в том числе соблюдение порядка и сроков выдачи архивных документов / электронных документов
пункты 2.45. – 2.48 Правил от 31.03.2015 № 526
20.
Наличие книги выдачи архивных документов, описей дел, копий фонда пользования
пункт 2.46. Правил от 31.03.2015 № 526
21.
Оформляется ли выдача сотрудникам архивных документов, дел, копий фонда пользования, описей дел, документов из архивохранилища заказом (служебной запиской) на выдачу документов?
пункт 2.46. Правил от 31.03.2015 № 526
22.
Оформляется ли выдача архивных документов, копий фонда пользования в сторонние организации актом о выдаче дел во временное пользование?
пункт 2.46. Правил от 31.03.2015 № 526
23.
Используются ли карты-заместители при выдаче архивных дел?
пункт 2.47. Правил от 31.03.2015 № 526
24.
Наличие листов использования и листов-заверителей в архивных документах, выдаваемых из архивохранилища
пункт 2.47. Правил от 31.03.2015 № 526
Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
25.
Наличие паспорта архива организации (учреждения, предприятия) и пояснительной записки к нему
пункты 3.1., 3.2., 3.12., Правил от 31.03.2015 № 526
26.
Наличие книги учета поступления и выбытия дел, документов установленной формы
пункты 3.6., 3.7. Правил от 31.03.2015 № 526
27.
Наличие списка фондов установленной формы
пункты 2.3., 3.3., 3.6., 3.8. Правил от 31.03.2015 № 526
Ведется в организации при наличии более одного архивного фонда
28.
Наличие листов фондов установленной формы
пункты 3.6., 3.9. Правил от 31.03.2015 № 526
29.
Наличие, оформление и комплектность описей дел на архивные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, согласованных и утвержденных установленным порядком
пункты 3.6., 3.10., 4.10. – 4.12., 4.31. – 4.34., 5.5. Правил от 31.03.2015 № 526
30.
Наличие реестра описей установленной формы
пункты 3.6., 3.11. Правил от 31.03.2015 № 526
Ведется в организации при наличии двух и более описей дел, документов
31.
Наличие дела фонда
пункт 2.43 – 3.15. Правил от 31.03.2015 № 526
Ведется на каждый фонд, находящийся на хранении в архиве организации (учреждения, предприятия).
При проведении контрольно-проверочных мероприятий оценивается наличие дела фонда, включающего в себя: исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, акты о технических ошибках, акты приема и передачи, выделения дел и документов к выделения дел и документов к уничтожению и другие документы, подтверждающие факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию), акты об утрате и неисправимых повреждениях, обнаружении документов, акты рассекречивания акты об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных), акты о неисправимых повреждениях архивных документов и другие документы, отражающие работу с фондом
32.
Соблюдается ли порядок учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации?
статьи 16, 19 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
пункты 3.14 – 3.15. Правил от 31.03.2015 № 526
Организация комплектования в организации архива документами
Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами
33.
Наличие документов, подтверждающих решения о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации архивных документов
статья 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
пункт 4.4. Правил от 31.03.2015 № 526
34.
Наличие правового акта о создании и составе экспертной комиссии организации (предприятия, учреждения), положения об экспертной комиссии и протоколов ее заседаний
части 5, 6 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
пункты 4.7. – 4.11. Правил от 31.03.2015 № 526
35.
Соблюдаются ли сроки и порядок проведения экспертизы ценности в организации?
пункты 4.3. – 4.6., 4.10. ,4.11. Правил от 31.03.2015 № 526
36.
Отсутствуют ли факты утраты или несанкционированного уничтожения документов Архивного фонда Российской Федерации?
пункты 3.15., 4.3. – 4.6., 4.10. - 4.13. Правил от 31.03.2015 № 526
37.
Соблюдается ли порядок приема – передачи дел в архив организации (учреждения, предприятия) из структурных подразделений, в том числе электронных документов
пункты 4.33. – 4.34. Правил от 31.03.2015 № 526
При проведении контрольно-проверочных мероприятий оценивается в том числе наличие графика передачи дел в архив из структурных подразделений, утвержденного руководителем организации (учреждения, предприятия)
38.
Фактическое наличие (в соответствии с учетными документами), оформление и физическое состояние архивных документов и документов Архивного фонда Российской Федерации, в том числе электронных документов (единиц хранения)
статьи 16, 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
пункты 2.9. - 2.11., 3.1.,3.3., 3.4., 4.19. – 4.30., 4.34. Правил от 31.03.2015 № 526
Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организациях
39.
Соблюдается ли порядок доступа к архивным документам с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации, и/или условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при передаче их в архив?
статьи 24 – 26 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
пункты 5.2., 5.20. Правил от 31.03.2015 № 526
Заполняется при наличии документов, доступ к которым ограничен законодательством Российской Федерации и/или условиями, которые установили собственники или владельцы архивных документов
40.
Наличие письменного разрешения гражданина, наследников данного гражданина на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также к сведениям, создающим угрозу для его безопасности
41.
Ведется ли учет использования архивных документов, в том числе выдачи архивных справок, выписок, копий документов? Наличие книги (базы данных) регистрации поступающих запросов
пункт 5.8. Правил от 31.03.2015 № 526
42.
Соблюдается ли порядок и сроки исполнения запросов пользователей? Наличие запросов (заявлений, писем) пользователей о предоставлении информации
пункты 5.9. – 5.10. Правил от 31.03.2015 № 526
43.
Соблюдается ли порядок оформления архивных справок, выписок и копий архивных документов, а также порядок получения их пользователями?
статья 26 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125 - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
пункты 5.11. – 5.18. Правил от 31.03.2015 № 526
44.
Наличие актов об изъятии из дел (возвращении) подлинных личных документов и копий взамен изъятых документов (в том числе наличие разрешения руководителя организации (учреждения, предприятия) на изъятие из дел (возвращение) подлинных личных документов)
пункт 5.17. Правил от 31.03.2015 № 526
Заполняется в случае наличия фактов изъятия подлинных личных документов из дел
45.
Соблюдается ли порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале?
пункт 5.19. Правил от 31.03.2015 № 526
При отсутствии читального зала, распространяется на специально выделенное помещение, выделенное для работы пользователей с архивными документами
46.
Наличие разрешения руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) на работу в помещении архива
пункт 5.19. Правил от 31.03.2015 № 526
Организация передачи документов Архивного фонда Российской Федерации
и других архивных документов организации на хранение в государственный или муниципальный архив
47.
Соблюдаются ли сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов до их передачи на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив?
статьи 22, 23 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
пункты 4.1 – 4.2., 6.5. Правил от 31.03.2015 № 526
48.
Наличие письменного разрешения государственного (муниципального) архива о продлении сроков хранения документов в архиве организации (учреждения, предприятия)
пункт 6.5. Правил от 31.03.2015 № 526
Заполняется при наличии в архиве организации (учреждения, предприятия) документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся сверх установленного срока
49.
Соблюдаются ли порядок передачи архивных документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив?
пункты 6.6. – 6.8. Правил от 31.03.2015 № 526
50.
Наличие актов об обнаружении дефектов
пункт 6.7. Правил от 31.03.2015 № 526
Заполняется при выявлении подобных случаев при передаче документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив
Примечание: За нарушение указанных обязательных требований установлены следующие меры ответственности:
________________________________________________________________________________________________________
указание мер ответственности и реквизитов нормативных правовых актов, которыми они установлены
___________________
подпись
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
должность, фамилия и инициалы лица органа государственного контроля (надзора), проводящего проверку
«___»__________ 20__г.
дата
_____________________
подпись
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
должность, фамилия и инициалы представителя юридического лица или индивидуального предпринимателя,
в отношении которого проводится проверка
«___»__________ 20__г.
дата
УПРАВЛЕНИЕ АРХИВАМИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 27.05.2020 № 24-01-33/74
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРОВЕРОЧНОГО ЛИСТА (СПИСКА КОНТРОЛЬНЫХ ВОПРОСОВ), ИСПОЛЬЗУЕМОГО УПРАВЛЕНИЕМ АРХИВАМИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ ПЛАНОВЫХ ПРОВЕРОК СОБЛЮДЕНИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ЗАКОНОВ И ИНЫХ НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ В ОТНОШЕНИИ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ, РАСПОЛОЖЕННЫХ НА ТЕРРИТОРИИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ, И ОРГАНИЗАЦИЙ
(наименование в редакции приказа Управления архивами Свердловской области от 24.08.2020 № 27-01-33/107)
(в редакции приказов Управления архивами Свердловской области от 30.07.2020 № 27-01-33/97, от 24.08.2020 № 27-01-33/107, от 26.01.2021 № 27-01-33/10)
В соответствии с Федеральным законом от 26 декабря 2008 года № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», постановлением Правительства Российской Федерации от 13.02.2017 № 177 «Об утверждении общих требований к разработке и утверждению проверочных листов (списка контрольных вопросов)»
(преамбула в редакции приказа Управления архивами Свердловской области от 30.07.2020 № 27-01-33/97)
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить:
1) (признан утратившим силу - в редакции приказа Управления архивами Свердловской области от 30.07.2020 № 27-01-33/97)
2) Проверочный лист (список контрольных вопросов), используемый при проведении плановых проверок соблюдения законодательства об архивном деле Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Свердловской области об архивном деле в отношении исполнительных органов государственной власти Свердловской области, органов местного самоуправления, расположенных на территории Свердловской области и организаций (Приложение № 2).
2. Приказ Управления архивами Свердловской области от 15.06.2017 № 27-01-33/97 «Об утверждении проверочных листов (списка контрольных вопросов используемых Управлением архивами Свердловской области при проведении плановых проверок соблюдения законодательства об архивном деле Российской Федерации и Свердловской области в отношении государственных архивов Свердловской области и муниципальных архивов, расположенных на территории Свердловской области, исполнительных органов государственной власти Свердловской области, органов местного самоуправления, расположенных на территории Свердловской области и организаций» считать утратившим силу.
3. Настоящий приказ разместить на официальном сайте Управления архивами Свердловской области (http://uprarchives.midural.ru/).
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Заместителя начальника Управления архивами Свердловской области С.С. Кичигину.
Начальник Управления архивами
Свердловской области
А.А. Капустин
УТВЕРЖДЕН
приказом Управления архивами
Свердловской области
от 27.05.2020 № 27-01-33/74
(в редакции приказа Управления архивами Свердловской области от 30.07.2020 № 27-01-33/97, от 26.01.2021 № 27-01-33/10)
УПРАВЛЕНИЕ АРХИВАМИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Проверочный лист (список контрольных вопросов), используемый при проведении плановых проверок соблюдения законодательства об архивном деле Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Свердловской области об архивном деле в отношении исполнительных органов государственной власти Свердловской области, органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области и организаций
Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Свердловской области об архивном деле. ___________________________________________________________________
вид государственного контроля (надзора)
________________________________________________________________________________________________________
вид (виды) деятельности юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, производственных объектов, их типов и (или) отдельных характеристик, категорий риска, классов (категорий) опасности, в отношении которых применяется данная форма проверочного листа
Учетный номер проверки: _________________________________________________________________________________
Дата присвоения учетного номера проверки в Едином реестре проверок: _________________________________________
Реквизиты приказа о проведении проверки: __________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
Должность, фамилия, инициалы лица Управления архивами Свердловской области, проводящего проверку: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Наименование и реквизиты юридического лица, в отношении которого проводится проверка:
________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
Место проведения проверки / указание на используемые юридическим лицом, в отношении которого проводится проверка, производственные объекты: ______________________________________________________________________
В соответствии с _________________________________________________________________________________________
реквизиты нормативного правового акта об утверждении положения о виде федерального государственного контроля (надзора) или порядке организации и проведения вида регионального государственного контроля (надзора), содержащего данную норму
предмет проведения проверки ограничен обязательными требованиями, изложенными в данной форме проверочного листа.
№ п/п
Перечень вопросов, отражающих содержание обязательных требований
Реквизиты нормативных правовых актов, с указанием их структурных единиц, которыми установлены обязательные требования
Выполнено
Не выполнено
Примечание
1
2
3
4
5
6
Наличие организационно-распорядительных документов, регулирующих архивное дело в организации
1.
Наличие правового акта о создании архива и положения об архиве организации (предприятия, учреждения)
статьи 5, 13, 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
пункты 1.3., 1.4., 1.5. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерством культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила от 31.03.2015 № 526)
Требования данного пункта являются обязательными для государственных органов, органов местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района
2.
Наличие организационно-распорядительных документов о назначении ответственного в организации (учреждении, на предприятии) за обеспечение сохранности архивных документов и документов Архивного Фонда Российской Федерации (за архив), а также их учет, комплектование и использование, передачу на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы, в том числе документов по личному составу
статьи 5, 13, 17, 19, 21, 23 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
пункты 1.3., 1.4, 2.9., 2.10. Правил от 31.03.2015 № 526
Приказ, должностные инструкции (регламенты), положение о структурном подразделении организации и другие локальные правовые акты, на основании которых за сотрудником (должностным лицом) закреплены обязанности по обеспечению сохранности архивных документов, их учету, комплектованию и использованию
3.
Наличие помещения под архив, соответствующего нормативному режиму хранения архивных документов
статьи 5, 13, 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
пункты 2.4. – 2.20. Правил от 31.03.2015 № 526
4.
Наличие согласованной с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее – ЭПК) и утвержденной руководителем организации (предприятия, учреждения) номенклатуры дел, закрепляющей порядок формирования и учета дел в делопроизводстве
пункты 4.14 – 4.18. Правил от 31.03.2015 № 526
5.
Наличие инструкции по делопроизводству
статья 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами
Требования ГОСТ обязывают любую организацию сформулировать и зафиксировать принципы политики в области делопроизводства для того, чтобы организация смогла обеспечивать необходимые для работы доказательства, отчетность и иную информацию о своей деятельности, и их соблюдение является обязательным условием для ее включения в информационные ресурсы
Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
6.
Наличие плана конкретных мероприятий и других нормативных документов, регламентирующих порядок работы в чрезвычайных ситуациях
пункт 2.49. Правил от 31.03.2015 № 526
7.
Соблюдается ли противопожарный режим в здании и/или помещении архива организации, помещениях, где хранятся архивные документы (предприятия, учреждения)?
пункты 4, 6, 7, 61, 70 раздела I, раздел XIX Правил противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.2012 № 390;
пункты 2.14., 2.15., 2.22. Правил от 31.03.2015 № 526
При проведении контрольно-проверочных мероприятий оценивается наличие в архиве пожарной сигнализации, схем эвакуации людей и документов, первичных средств пожаротушения и журналов их учета, табличек с надписями: «Ответственный за противопожарное состояние» и «О пожаре звонить по телефону»
8.
Соблюдение нормативно установленного охранного режима хранения архивных документов
пункты 2.14., 2.15., 2.20., 2.23. Правил от 31.03.2015 № 526
При проведении контрольно-проверочных мероприятий оценивается наличие охранной сигнализации, запирающихся решеток на окнах, дверей с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, порядка сдачи помещений архива (помещения/й в которых хранятся архивные документы) под охрану
9.
Наличие специальных пропусков на вынос архивных документов из здания архива и/или организации (предприятия, учреждения)
пункт 2.23. Правил от 31.03.2015 № 526
10.
Соответствуют ли специальные средства хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.) параметрам, установленным для документов разных категорий, на разных носителях?
пункты 2.21., 2.35., 2.36. Правил от 31.03.2015 № 526
11.
Наличие постеллажного и пофондового (при большом количестве фондов) топографических указателей
пункты 2.37, 2.38. Правил от 31.03.2015 № 526
12.
Соблюдение нормативно установленного светового режима хранения архивных документов
пункт 2.24. Правил от 31.03.2015 № 526
При проведении контрольно-проверочных мероприятий оценивается соблюдение требований Правил в части хранения архивных документов на специальных средствах хранения в темноте
13.
Соблюдение нормативно установленного температурно-влажностного режима хранения архивных документов с учетом типов носителей информации
пункты 2.25., 2.26., 2.34. Правил от 31.03.2015 № 526
При проведении контрольно-проверочных мероприятий оценивается наличие контрольно-измерительных приборов учета температуры и относительной влажности, наличие регистрационных журналов показаний приборов учета, принимаемые меры по нормализации температурно-влажностного режима
14.
Соблюдается ли санитарно-гигиенический режим в здании и/или помещении архива организации (предприятия, учреждения)?
пункты 2.27 – 2.29. Правил от 31.03.2015 № 526
15.
Соблюдаются ли обязательные условия хранения электронных документов в архиве организации (предприятия, учреждения)?
пункты 2.30 – 2.32., 2.34., 2.35., 2.40. Правил от 31.03.2015 № 526
Заполняется при наличии в архиве организации (учреждения, предприятия) электронных документов
16.
Создается ли фонд пользования электронных документов в архиве организации (предприятия, учреждения)?
пункт 2.33. Правил от 31.03.2015 № 526
17.
Соблюдается ли порядок проведения и периодичность проверок наличия и состояния документов в архиве организации (предприятия, учреждения) (в том числе наличие актов проверки наличия и состояния архивных документов и соответствующих записей, внесенных в учетные документы по итогам проверки наличия и состояния архивных документов)
пункты 2.39. – 2.43. Правил от 31.03.2015 № 526
Заполняется в случае проведения хотя бы одной проверки наличия и состояния архивных документов в течение всего периода существования архива организации (учреждения, предприятия)
18.
Наличие акта об утрате документов, согласованного с экспертной комиссией и утвержденного руководством организации (предприятия, учреждения), прилагаемой к нему справки о проведении розыска
пункты 2.44., 3.15., 4.32., 6.8. Правил от 31.03.2015 № 526
Заполняется при выявлении подобных случаев в архиве организации (учреждения, предприятия)
19.
Наличие письменных разрешений руководителя архива или руководителя (структурного подразделения) организации (учреждения, предприятия) на выдачу архивных документов, в том числе соблюдение порядка и сроков выдачи архивных документов / электронных документов
пункты 2.45. – 2.48 Правил от 31.03.2015 № 526
20.
Наличие книги выдачи архивных документов, описей дел, копий фонда пользования
пункт 2.46. Правил от 31.03.2015 № 526
21.
Оформляется ли выдача сотрудникам архивных документов, дел, копий фонда пользования, описей дел, документов из архивохранилища заказом (служебной запиской) на выдачу документов?
пункт 2.46. Правил от 31.03.2015 № 526
22.
Оформляется ли выдача архивных документов, копий фонда пользования в сторонние организации актом о выдаче дел во временное пользование?
пункт 2.46. Правил от 31.03.2015 № 526
23.
Используются ли карты-заместители при выдаче архивных дел?
пункт 2.47. Правил от 31.03.2015 № 526
24.
Наличие листов использования и листов-заверителей в архивных документах, выдаваемых из архивохранилища
пункт 2.47. Правил от 31.03.2015 № 526
Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации
25.
Наличие паспорта архива организации (учреждения, предприятия) и пояснительной записки к нему
пункты 3.1., 3.2., 3.12., Правил от 31.03.2015 № 526
26.
Наличие книги учета поступления и выбытия дел, документов установленной формы
пункты 3.6., 3.7. Правил от 31.03.2015 № 526
27.
Наличие списка фондов установленной формы
пункты 2.3., 3.3., 3.6., 3.8. Правил от 31.03.2015 № 526
Ведется в организации при наличии более одного архивного фонда
28.
Наличие листов фондов установленной формы
пункты 3.6., 3.9. Правил от 31.03.2015 № 526
29.
Наличие, оформление и комплектность описей дел на архивные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, согласованных и утвержденных установленным порядком
пункты 3.6., 3.10., 4.10. – 4.12., 4.31. – 4.34., 5.5. Правил от 31.03.2015 № 526
30.
Наличие реестра описей установленной формы
пункты 3.6., 3.11. Правил от 31.03.2015 № 526
Ведется в организации при наличии двух и более описей дел, документов
31.
Наличие дела фонда
пункт 2.43 – 3.15. Правил от 31.03.2015 № 526
Ведется на каждый фонд, находящийся на хранении в архиве организации (учреждения, предприятия).
При проведении контрольно-проверочных мероприятий оценивается наличие дела фонда, включающего в себя: исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, акты о технических ошибках, акты приема и передачи, выделения дел и документов к выделения дел и документов к уничтожению и другие документы, подтверждающие факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию), акты об утрате и неисправимых повреждениях, обнаружении документов, акты рассекречивания акты об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных), акты о неисправимых повреждениях архивных документов и другие документы, отражающие работу с фондом
32.
Соблюдается ли порядок учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации?
статьи 16, 19 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
пункты 3.14 – 3.15. Правил от 31.03.2015 № 526
Организация комплектования в организации архива документами
Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами
33.
Наличие документов, подтверждающих решения о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации архивных документов
статья 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
пункт 4.4. Правил от 31.03.2015 № 526
34.
Наличие правового акта о создании и составе экспертной комиссии организации (предприятия, учреждения), положения об экспертной комиссии и протоколов ее заседаний
части 5, 6 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
пункты 4.7. – 4.11. Правил от 31.03.2015 № 526
35.
Соблюдаются ли сроки и порядок проведения экспертизы ценности в организации?
пункты 4.3. – 4.6., 4.10. ,4.11. Правил от 31.03.2015 № 526
36.
Отсутствуют ли факты утраты или несанкционированного уничтожения документов Архивного фонда Российской Федерации?
пункты 3.15., 4.3. – 4.6., 4.10. - 4.13. Правил от 31.03.2015 № 526
37.
Соблюдается ли порядок приема – передачи дел в архив организации (учреждения, предприятия) из структурных подразделений, в том числе электронных документов
пункты 4.33. – 4.34. Правил от 31.03.2015 № 526
При проведении контрольно-проверочных мероприятий оценивается в том числе наличие графика передачи дел в архив из структурных подразделений, утвержденного руководителем организации (учреждения, предприятия)
38.
Фактическое наличие (в соответствии с учетными документами), оформление и физическое состояние архивных документов и документов Архивного фонда Российской Федерации, в том числе электронных документов (единиц хранения)
статьи 16, 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
пункты 2.9. - 2.11., 3.1.,3.3., 3.4., 4.19. – 4.30., 4.34. Правил от 31.03.2015 № 526
Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организациях
39.
Соблюдается ли порядок доступа к архивным документам с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации, и/или условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при передаче их в архив?
статьи 24 – 26 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
пункты 5.2., 5.20. Правил от 31.03.2015 № 526
Заполняется при наличии документов, доступ к которым ограничен законодательством Российской Федерации и/или условиями, которые установили собственники или владельцы архивных документов
40.
Наличие письменного разрешения гражданина, наследников данного гражданина на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также к сведениям, создающим угрозу для его безопасности
41.
Ведется ли учет использования архивных документов, в том числе выдачи архивных справок, выписок, копий документов? Наличие книги (базы данных) регистрации поступающих запросов
пункт 5.8. Правил от 31.03.2015 № 526
42.
Соблюдается ли порядок и сроки исполнения запросов пользователей? Наличие запросов (заявлений, писем) пользователей о предоставлении информации
пункты 5.9. – 5.10. Правил от 31.03.2015 № 526
43.
Соблюдается ли порядок оформления архивных справок, выписок и копий архивных документов, а также порядок получения их пользователями?
статья 26 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125 - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
пункты 5.11. – 5.18. Правил от 31.03.2015 № 526
44.
Наличие актов об изъятии из дел (возвращении) подлинных личных документов и копий взамен изъятых документов (в том числе наличие разрешения руководителя организации (учреждения, предприятия) на изъятие из дел (возвращение) подлинных личных документов)
пункт 5.17. Правил от 31.03.2015 № 526
Заполняется в случае наличия фактов изъятия подлинных личных документов из дел
45.
Соблюдается ли порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале?
пункт 5.19. Правил от 31.03.2015 № 526
При отсутствии читального зала, распространяется на специально выделенное помещение, выделенное для работы пользователей с архивными документами
46.
Наличие разрешения руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) на работу в помещении архива
пункт 5.19. Правил от 31.03.2015 № 526
Организация передачи документов Архивного фонда Российской Федерации
и других архивных документов организации на хранение в государственный или муниципальный архив
47.
Соблюдаются ли сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов до их передачи на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив?
статьи 22, 23 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
пункты 4.1 – 4.2., 6.5. Правил от 31.03.2015 № 526
48.
Наличие письменного разрешения государственного (муниципального) архива о продлении сроков хранения документов в архиве организации (учреждения, предприятия)
пункт 6.5. Правил от 31.03.2015 № 526
Заполняется при наличии в архиве организации (учреждения, предприятия) документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся сверх установленного срока
49.
Соблюдаются ли порядок передачи архивных документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив?
пункты 6.6. – 6.8. Правил от 31.03.2015 № 526
50.
Наличие актов об обнаружении дефектов
пункт 6.7. Правил от 31.03.2015 № 526
Заполняется при выявлении подобных случаев при передаче документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив
Примечание: За нарушение указанных обязательных требований установлены следующие меры ответственности:
________________________________________________________________________________________________________
указание мер ответственности и реквизитов нормативных правовых актов, которыми они установлены
___________________
подпись
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
должность, фамилия и инициалы лица органа государственного контроля (надзора), проводящего проверку
«___»__________ 20__г.
дата
_____________________
подпись
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
должность, фамилия и инициалы представителя юридического лица или индивидуального предпринимателя,
в отношении которого проводится проверка
«___»__________ 20__г.
дата
Дополнительные сведения
Государственные публикаторы: | Портал "Нормативные правовые акты в Российской Федерации" от 05.06.2020 |
Рубрики правового классификатора: | 120.030.040 Архивный фонд. Архивы (см. также 200.030.040) |
Вопрос юристу
Поделитесь ссылкой на эту страницу: