ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ОРГАНИЗАЦИИ ПРИЕМА, ПЕРЕДАЧИ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ И ДОКУМЕНТОВ ПО ЕДИНОМУ ГОСУДАРСТВЕННОМУ ЭКЗАМЕНУ В 2013 ГОДУ



МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РЕСПУБЛИКИ АДЫГЕЯ

ПРИКАЗ

22.02.2013 г. № 112

г. Майкоп

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ОРГАНИЗАЦИИ ПРИЕМА, ПЕРЕДАЧИ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ И ДОКУМЕНТОВ ПО ЕДИНОМУ ГОСУДАРСТВЕННОМУ ЭКЗАМЕНУ В 2013 ГОДУ

В целях обеспечения надлежащего порядка приема, передачи, хранения и уничтожения материалов и  документов единого  государственного экзамена (далее – ЕГЭ), организации соответствующего учета и отчетности, обеспечения информационной безопасности при проведении ЕГЭ на территории Республики Адыгея в 2013 году

приказываю:

1. Утвердить Порядок организации приема, передачи, учета, хранения и уничтожения материалов и документов по единому государственному экзамену в 2013 году (приложение 1).

2. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Министр             

А.Ш. Хуажева

Приложение №1

к приказу № 112 от 22.02.2013  г.

Порядок организации приема, передачи, учета, хранения и уничтожения материалов и документов по единому государственному экзамену в 2013 году

Общие положения

1.1. Настоящий Порядок разработан в целях обеспечения надлежащего порядка приема, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов единого государственного экзамена (далее – ЕГЭ), организации соответствующего учета и отчетности, обеспечения информационной безопасности при проведении ЕГЭ.

1.2. Порядок разработан в соответствии с требованиями федеральных нормативных правовых актов, инструктивно-методических материалов Рособрнадзора и содержит общие принципы, термины и понятия, связанные с процедурами проведения ЕГЭ и оформлением результатов ЕГЭ.

1.3. К материалам и документам ЕГЭ относятся:

1.3.1. экзаменационные материалы, которые включают:

– экзаменационные задания – контрольные измерительные материалы (далее – КИМ), оформленные на различных носителях (бумажный, электронный носитель, аудионоситель);

– материалы для оформления ответов участников ЕГЭ – бланк ответов участников ЕГЭ (бумажный, электронный носитель (при наличии устной части по иностранным языкам), звуковая запись ответов участников ЕГЭ на задания устной части ЕГЭ по иностранным языкам (при наличии устной части) по разделу «Говорение» (аудионоситель, электронный носитель);

1.3.2. документы из пункта проведения ЕГЭ (далее – ППЭ) о проведении экзамена – протоколы проведения ЕГЭ в ППЭ, акт о допуске на ЕГЭ без пропуска или документа, удостоверяющего личность, акт фиксирования наличия в КИМ полиграфических дефектов и другое;

1.3.3. протоколы проверки ответов участников ЕГЭ:

– протоколы проверки членом предметной комиссии (далее – экспертом) ответов на задания с развернутым ответом с информацией об экспертах и проставленными локальными номерами бланков-копий, проверенных экспертами;

– протоколы оценивания устных ответов участников ЕГЭ по иностранным языкам по разделу «Говорение» (при наличии устной части по иностранным языкам);

1.3.4. протоколы государственной экзаменационной комиссии (далее – ГЭК) о результатах ЕГЭ;

1.3.5. апелляционные материалы:

– апелляции;

– журнал регистрации апелляций;

– заключения комиссий, создаваемых уполномоченными представителями ГЭК, о результатах служебных расследований по апелляциям о нарушении процедуры проведения ЕГЭ;

– протоколы конфликтной комиссии о рассмотрении апелляций;

1.3.6. бланки свидетельств о результатах ЕГЭ установленного образца;

1.3.7. журнал учета выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ и их дубликатов;

1.3.8. акты об уничтожении материалов ЕГЭ;

1.3.9. акты приемки-передачи различных материалов и документов.

1.4. Формы и комплектация материалов и документов по ЕГЭ определены Рособрнадзором (форма 1).

1.5. До заполнения бланки документов именуются первичными документами ЕГЭ.

1.6. Указанные документы являются документами строгой отчетности и хранятся в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.

1.7. Материалы и документы ЕГЭ являются материальными ценностями.

1.8. Лица, осуществляющие прием, доставку, хранение материалов и документов ЕГЭ, являются материально-ответственными лицами и несут материальную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации за вверенные им ценности.

Прием

2.1. Экзаменационные материалы поступают в Республику Адыгея из организации, осуществляющей на федеральном уровне организационно-технологическое обеспечение проведения ЕГЭ (далее – ФГБУ «Федеральный центр тестирования»).

2.2. Сроки доставки указанных материалов определяются ФГБУ «Федеральный центр тестирования».

2.3. Бланки свидетельств о результатах ЕГЭ поступают в Республику Адыгея из организаций, осуществляющих по заказу Рособрнадзора тиражирование бланков свидетельств о результатах ЕГЭ и передачу их в субъекты Российской Федерации.

2.4. Поступление материалов оформляется актами приемки-передачи.

2.5. Другие материалы и документы ЕГЭ, указанные в п. 1.3, формируются в республике в ходе подготовки и проведения ЕГЭ.

Передача

3.1. Правила передачи материалов и документов ЕГЭ поэтапно из одного органа/организационной структуры в другую регламентируются нормативными правовыми документами и инструктивно-методическими материалами.

3.2. Прием и передача материалов и документов ЕГЭ производится в соответствии с установленными правилами и с составлением акта приемки-передачи.

3.3. Акт содержит сведения о передаваемых материалах (перечень), их состоянии (дефектах), количестве, целостности упаковки и др.

3.4. Акт подписывают руководители органов и организационных структур передающей и принимающей сторон, либо их уполномоченные лица.

3.5. Лица, допускаемые к соответствующим работам с материалами и документами ЕГЭ, несут ответственность за соблюдение режима информационной безопасности, служебной и конфиденциальной информации, ставшей им известной в силу выполняемых работ в рамках ЕГЭ.

Учет

4.1. По окончании проведения ЕГЭ в Республике Адыгея в рамках работ по подведению итогов проведения ЕГЭ все организационные структуры передают имеющиеся у них материалы и документы ЕГЭ в Региональный центр обработки информации (далее – РЦОИ).

РЦОИ организует и проводит следующие виды работ по учету материалов и документов ЕГЭ:

– осуществляет прием материалов и документов ЕГЭ из соответствующих организационных структур;

– организует отбор и оценку материалов и документов строгой отчетности по ЕГЭ, подлежащих длительному и временному хранению;

– организует размещение материалов и документов строгой отчетности на хранение;

– проводит уничтожение материалов, не подлежащих хранению.

4.2. Перечень документов строгой отчетности, образующихся  при проведении  ЕГЭ, определяется в соответствии с инструкциями и на основе «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утвержден Росархивом от 27.10.2003г.). 

К материалам и документам строгой отчетности ЕГЭ относятся:

– использованные КИМ;

– неиспользованные КИМ;

– некомплектные, имеющие полиграфические дефекты или испорченные КИМ;

– документы из ППЭ о проведении ЕГЭ;

– апелляционные материалы (протоколы);

– использованные материалы для оформления ответов участников ЕГЭ;

– протоколы проверки ответов участников ЕГЭ;

– имеющие  полиграфические  дефекты  или  испорченные  бланки свидетельств о результатах ЕГЭ;

– неиспользованные бланки свидетельств о результатах ЕГЭ;

– заполненные бланки свидетельств, не востребованные участниками ЕГЭ;

– журнал учета выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ;

– акты приемки-передачи материалов и документов;

– акты об уничтожении материалов ЕГЭ;

– протоколы ГЭК о результатах ЕГЭ;

– внешние носители с электронными файлами обработки.

4.3. В целях определения видов и значимости документов, подлежащих передаче в архив, следует руководствоваться Федеральным законом Российской Федерации от 29.12.1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» и Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Хранение

5.1. Особенности хранения документов строгой отчетности ЕГЭ определяются в соответствии с рекомендациями Рособрнадзора (письмо Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки от 31.01.2007 г. № 01-41/08-01) и федеральными нормативными правовыми документами по организации и проведению ЕГЭ.

5.2. Сроки хранения (начало и конец) материалов и документов ЕГЭ определяются в соответствии с формой 2.

5.3. Временное хранение экзаменационных материалов до даты проведения экзамена осуществляет РЦОИ.

5.4. Хранение экзаменационных материалов осуществляется в специально выделенных и оборудованных помещениях или металлических шкафах и др., позволяющих обеспечить сохранность материалов, соблюдение режима информационной безопасности ЕГЭ и хранение в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.

5.5. Иные документы, регулирующие деятельность органов и организационных структур в рамках проведения ЕГЭ: нормативные правовые акты, инструктивно-методические материалы, решения, протоколы, справки и другое, хранятся в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующимися в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (утверждены Главным архивным управлением при Совете Министров СССР от 15.08.1988 г.).

Уничтожение

6.1. По истечении срока хранения материалы и документы строгой отчетности ЕГЭ, включая остатки первичных материалов и бланков документов строгой отчетности ЕГЭ, в установленном порядке подлежат уничтожению. Уничтожение производится на основании акта, составляемого комиссией, в которую входят первый заместитель Министра образования и науки Республики Адыгея, руководитель РЦОИ.

Форма № 1

Формы и комплектация материалов

и документов ЕГЭ в разных технологиях проведения ЕГЭ

№ п/п

Материалы/

документы ЕГЭ

Описание

1.

Экзаменационные материалы

В одном спецпакете: КИМ, бланк регистрации, бланк ответов № 1, бланк ответов № 2.

Дополнительно для проведения ЕГЭ по иностранным языкам: аудиокассеты (диски) с записями текстов для раздела «аудирование» в спецпакетах на письменную часть

2.

Документы из ППЭ о проведении ЕГЭ

Протокол готовности ППЭ (форма ППЭ-01),

список участников ЕГЭ в аудитории (форма ППЭ–05-01), ведомость учёта участников ЕГЭ и экзаменационных материалов в аудитории ППЭ (форма ППЭ–05-02),

список участников ЕГЭ образовательного учреждения (форма ППЭ–06-01), список участников ЕГЭ в ППЭ по алфавиту (форма ППЭ–06-02),

список организаторов по аудиториям (форма ППЭ–07-01), список работников ППЭ (форма ППЭ–07-02),

сопроводительный бланк к экзаменационным материалам № 2 (форма ППЭ–11-01),

протокол проведения ЕГЭ в аудитории ППЭ (форма ППЭ–12-01), ведомость коррекции персональных данных участников ЕГЭ в аудитории (форма ППЭ–12-02),

протокол проведения ЕГЭ в ППЭ (форма ППЭ–13-01), сводная ведомость учёта участников и использования экзаменационных материалов в ППЭ (форма ППЭ–13-02),

ведомость выдачи и возврата экзаменационных материалов по аудиториям ППЭ (форма ППЭ–14-02),

акт о результатах общественного контроля проведения ЕГЭ в ППЭ (форма 18_МАШ).

3.

Материалы  предметных  комиссий 

Бланки-копии (форма 2 РЦОИ),

бланки-протоколы (форма 3 РЦОИ)

4.

Материалы конфликтной комиссии

апелляция о нарушении установленного порядка проведения ЕГЭ (форма ППЭ–02),

протокол  служебного расследования апелляции о нарушении установленного порядка проведения ЕГЭ (форма ППЭ–03),

апелляция по результатам ЕГЭ (форма 1-АП),

протоколы утверждения результатов рассмотрения апелляций (формы 2-АП и 3-АП)

5.

Акты приемки-передачи

Акт приёмки-передачи экзаменационных материалов в ППЭ (форма ППЭ–14-01)

Форма № 2

Сроки хранения материалов и документов ЕГЭ

№ п/п

Материалы и документы ЕГЭ

Срок хранения

Место хранения

Использованные КИМ

до 31.12. текущего года

РЦОИ

Неиспользованные КИМ

до 31.12. текущего года

РЦОИ

Некомплектные, имеющие полиграфические дефекты или испорченные КИМ

до 31.12. текущего года

РЦОИ

Документы из ППЭ о проведении ЕГЭ

до 31.12. текущего года

РЦОИ

Апелляционные материалы (журнал, протоколы)

до 31.12. текущего года

РЦОИ

Использованные материалы для оформления  ответов участников ЕГЭ

до 31.12. текущего года

РЦОИ

Протоколы проверки ответов участников ЕГЭ

до 31.12. текущего года

РЦОИ

Имеющие полиграфические дефекты или  испорченные бланки свидетельств о результатах ЕГЭ

до 01.09. следующего за годом выдачи

РЦОИ

Неиспользованные бланки свидетельств о результатах ЕГЭ

подлежат использованию при проведении ЕГЭ в следующем году

РЦОИ

Заполненные бланки свидетельств, не востребованные выпускниками (поступающими)

5 лет

МОУО (ОУ)

Журнал учета выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ

5 лет

РЦОИ, МОУО, ОУ

Акты приемки-передачи материалов и документов

5 лет

РЦОИ

Акты об уничтожении материалов ЕГЭ

5 лет

РЦОИ

Протоколы ГЭК о результатах ЕГЭ

5 лет

Министерство образования и науки Республики Адыгея, РЦОИ

Внешние носители с электронными файлами обработки

5 лет

РЦОИ