Об утверждении инструкции по организации приёма, передачи, учёта, хранения и уничтожения материалов и документов по единому государственному экзамену в Нижегородской области



Включен в Реестр нормативных

Министерство образования Нижегородской области

ПРИКАЗ

от 19.03.2009 № 138

Об утверждении инструкции по организации приёма, передачи, учёта, хранения и уничтожения материалов и документов по единому государственному экзамену в Нижегородской области

ИЗМЕНЕНИЯ:

Приказ министерства образования НО от 26.02.2010 № 171

Приказ министерства образования НО от 03.12.2010 № 1421

Утратил силу:

Приказ министерства образования НО от 18.03.2016 № 1232

В соответствии с приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 28 ноября 2008 года № 362 "Об утверждении Положения о формах и порядке проведения государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших основные общеобразовательные программы среднего (полного) общего образования", на основании письма Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки от 31 января 2007 года № 01-41/08-01

приказываю:

1. Утвердить прилагаемую инструкцию по организации приёма, передачи, учёта, хранения и уничтожения материалов и документов по единому государственному экзамену в Нижегородской области.

2. Рекомендовать руководителям органов, осуществляющих управление в сфере образования муниципальных районов и городских округов Нижегородской области, государственных образовательных учреждений руководствоваться при организации приёма, передачи, учёта, хранения и уничтожения материалов и документов по единому государственному экзамену настоящим приказом.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя министра Е.Л. Родионову.

Министр

С.В.Наумов

УТВЕРЖДЕНА

приказом министерства образования

Нижегородской области

от 19.03.2009 № 138

Инструкция по организации приёма, передачи, учета, хранения и уничтожения материалов и документов по единому государственному экзамену в Нижегородской области

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по организации приема, передачи, учета, хранения и уничтожения материалов и документов по единому государственному экзамену (далее - Инструкция) разработана в целях обеспечения надлежащего порядка приема, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов единого государственного экзамена (далее - ЕГЭ, материалы), организации соответствующего учета и отчетности, обеспечения информационной безопасности при проведении ЕГЭ в Нижегородской области.

1.2. Инструкция  разработана в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации, писем Рособрнадзора и содержит общие принципы, термины и понятия, связанные с процедурами проведения ЕГЭ и  оформлением результатов ЕГЭ.

1.3. Инструкция устанавливает порядок взаимодействия и ответственность при организации приема, передачи, хранения и уничтожения материалов следующих органов и организационных структур:

министерства образования Нижегородской области;

органов, осуществляющих управление в сфере образования муниципальных районов и городских округов (далее - МОУО);

государственной экзаменационной комиссии Нижегородской области (далее - ГЭК);

конфликтной комиссии Нижегородской области;

предметных комиссий (подкомиссий) ГЭК;

регионального центра обработки информации (далее - РЦОИ) - структурного подразделения государственного образовательного учреждения дополнительного профессионального образования "Нижегородский институт развития образования";

пунктов проведения ЕГЭ (далее - ППЭ). 

1.4. К материалам и документам ЕГЭ относятся:

1.4.1 экзаменационные материалы, которые включают:

- экзаменационные задания - контрольные измерительные материалы (далее - КИМ), оформленные на различных носителях (бумажный, электронный носитель, аудионоситель),

- материалы для оформления ответов участников ЕГЭ - бланки ответов участников ЕГЭ (бумажный, электронный носитель);

1.4.2 документы из ППЭ о проведении экзамена - протоколы проведения ЕГЭ в ППЭ, справки о допуске на ЕГЭ без пропуска или документа, удостоверяющего личность, акт фиксирования наличия в КИМ полиграфических дефектов и (или) некорректных заданий и другое;

1.4.3 материалы проверки ответов участников ЕГЭ:

- копии бланков ответов участников ЕГЭ на задания с развернутым ответом с удаленными областями регистрации, проставленными локальными номерами бланков и информацией об экспертах, назначенных на проверку этих бланков;

- бланки протоколов проверки экспертом ответов на задания с развернутым ответом с информацией об экспертах и проставленными локальными номерами бланков-копий, проверенных экспертами;

1.4.4 протоколы ГЭК о результатах ЕГЭ;

1.4.5 апелляционные материалы:

- апелляции;

- журналы (листы) регистрации апелляций;

- заключения комиссий, создаваемых уполномоченными представителями ГЭК, о результатах служебных расследований по апелляциям о  нарушении процедуры проведения ЕГЭ;

- заключения экспертов о правильности оценивания ответов на задания  по апелляциям о несогласии с выставленными баллами (отметками по ЕГЭ);

- протоколы конфликтной комиссии о рассмотрении апелляций;

1.4.6 бланки свидетельств о результатах ЕГЭ установленного образца;

1.4.7 ведомости учета выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ и их дубликатов;

1.4.8 акты об уничтожении бланков свидетельств о результатах ЕГЭ;

1.4.9 акты приемки-передачи различных материалов и документов.

1.5. Материалы и документы по ЕГЭ формируются по формам и в комплектации согласованным и (или) утверждаемым Рособрнадзором.

1.6. До заполнения бланки документов именуются первичными документами ЕГЭ.

1.7. Указанные документы являются документами строгой отчетности и хранятся в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.

1.8. Материалы и документы ЕГЭ являются материальными ценностями.

1.9. Лица, осуществляющие приемку, доставку и хранение материалов и документов ЕГЭ, являются материально-ответственными лицами и несут материальную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации за вверенные им ценности.

2. Приёмка материалов

2.1. Экзаменационные материалы поступают в РЦОИ из организации, осуществляющей на федеральном уровне организационно-технологическое обеспечение проведения ЕГЭ (далее - Федеральный центр тестирования).

2.2. Сроки доставки указанных материалов согласовываются министерством образования Нижегородской области с Федеральным центром тестирования.

2.3. Бланки свидетельств о результатах ЕГЭ поступают в РЦОИ из организаций, осуществляющих по заказу Рособрнадзора тиражирование бланков свидетельств о результатах ЕГЭ.

2.4. Поступление материальных ценностей оформляется актами приёмки-передачи в соответствии с пунктами 3.3, 3.4 настоящей Инструкции.

2.5. Другие материалы и документы ЕГЭ, указанные в пункте 1.4 настоящей Инструкции, формируются в РЦОИ в ходе подготовки и проведения ЕГЭ.

3. Передача материалов

3.1. Приёмка и передача материалов  и документов ЕГЭ производится с составлением акта приёмки-передачи.

3.2. Акт содержит сведения о передаваемых материалах (перечень), их состоянии (дефектах), количестве, целостности упаковки и др.

3.3. Акт подписывают руководители органов, осуществляющих управление в сфере образования муниципальных районов и городских округов Нижегородской области, передающей и принимающей сторон, либо их уполномоченные лица.

3.4. Лица, допускаемые к соответствующим работам с материалами и документами ЕГЭ, несут ответственность за соблюдение режима информационной безопасности, служебной и конфиденциальной информации, ставшей им известной в силу выполняемых работ в рамках ЕГЭ.

4. Учёт материалов

4.1. По окончании проведения ЕГЭ в Нижегородской области в рамках работ по подведению итогов проведения ЕГЭ все организационные структуры передают в соответствии с настоящей Инструкцией и распорядительными актами министерства образования Нижегородской области имеющиеся у них материалы и документы ЕГЭ в министерство образования Нижегородской области, в органы, осуществляющие управление в сфере образования муниципальных районов и городских округов или в РЦОИ согласно Приложению 2.

4.2. Министерство образования Нижегородской области  организует следующие виды работ по учету материалов и документов ЕГЭ:

- отбор и оценку материалов и документов строгой отчетности по ЕГЭ, подлежащих длительному и временному хранению;

- размещение материалов и документов строгой отчетности на хранение;

- уничтожение материалов, не подлежащих хранению.

Органы, осуществляющие управление в сфере образования муниципальных районов и городских округов, проводят приемку материалов и документов ЕГЭ из РЦОИ.

4.3. Перечень материалов и документов строгой отчетности, образующихся при проведении ЕГЭ, определяется в соответствии с настоящей Инструкцией и на основе "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденного Росархивом 06.10.2000 с изменениями от 27.10.2003 (Приложение 1).

4.4. Отбор и оценка с целью определения значимости материалов и документов ЕГЭ на основании утвержденного Министерством образования Нижегородской области перечня документов материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ проводится экспертной комиссией, назначаемой министерством образования Нижегородской области по согласованию с ГЭК.

4.5. Экспертные комиссии создаются приказом министерства образования Нижегородской области, утверждающим функции, полномочия и порядок работы комиссии.

Экспертная Комиссия в целях определения вида и значимости документа, подлежащим передаче в архив руководствуется Федеральным законом от 29.12.1994 № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" и Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

4.6. Результат работ экспертной комиссии оформляется актом, утверждаемым министром (заместителем министра) образования Нижегородской области.

4.7. По окончании работ по ЕГЭ министерство образования Нижегородской области направляет в Рособрнадзор сводную справку об использовании экзаменационных материалов (Приложение 2).

5. Хранение материалов

5.1. Сроки хранения (начало и конец) материалов и документов ЕГЭ определяются с учетом сроков проведения ЕГЭ (Приложение 1).

5.2. Временное хранение экзаменационных материалов до даты проведения экзамена осуществляет РЦОИ.

5.3. Хранение экзаменационных материалов осуществляется в специально выделенных и оборудованных помещениях или металлических шкафах и других местах, позволяющих обеспечить сохранность материальных ценностей, соблюдение режима информационной безопасности ЕГЭ и хранение в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.

5.4. Иные документы, регулирующие деятельность органов, осуществляющих управление в сфере образования муниципальных районов и городских округов Нижегородской области и организационных структур в рамках проведения ЕГЭ: нормативные правовые акты, инструктивно-методические материалы, решения, протоколы, справки и другое, хранятся в соответствии с "Перечнем типовых управленческих документов, образующимися в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", утверждённым Главным архивным управлением при Совете Министров СССР от 15.08.1988.

6. Уничтожение материалов

6.1. По истечении сроков хранения материалы и документы строгой отчетности ЕГЭ, включая остатки первичных материалов и бланков документов строгой отчетности ЕГЭ, в установленном порядке подлежат уничтожению. Списание к уничтожению производится на основании акта об уничтожении, составляемого экспертной комиссией (Приложение 3).

Уничтожение производится по приказу министра образования Нижегородской области, руководителя органа, осуществляющего управление в сфере образования, муниципального района или городского округа Нижегородской области или ректора ГОУ ДПО НИРО согласно перечню материалов и документов строгой отчетности, образующихся при проведении ЕГЭ (Приложение 1).

6.2. Дальнейшее использование материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ в практических целях не допускается.

Приложение 1

к Инструкции по организации приема, передачи, учета,

хранения и уничтожения материалов и документов

по единому государственному экзамену

Перечень материалов и документов строгой отчётности, образующихся при проведении ЕГЭ

(в ред. - Приказ министерства образования НО от 26.02.2010 № 171)

(в ред. - Приказ министерства образования НО от 03.12.2010 № 1421)

Материалы и документы ЕГЭ

Срок хранения

Место хранения

1.

Использованные экзаменационные задания

до 1 апреля следующего года

МОУО

2.

Некомплектные, имеющие полиграфические дефекты или испорченные экзаменационные материалы

до 1апреля следующего года

РЦОИ

3.

Неиспользованные экзаменационные материалы

до 31 декабря текущего года

Министерство образования Нижегородской области, РЦОИ

4.

Документы из ППЭ о проведении экзамена:

- протокол готовности ППЭ (форма 1-ППЭ);

- список распределения выпускников (поступающих) по аудиториям (форма 5-ППЭ);

- список выпускников по классам с указанием номеров аудиторий (форма 6-ППЭ);

- протокол распределения организаторов по аудиториям ППЭ (форма 7-ППЭ);

- протокол идентификации личности выпускника при отсутствии у него паспорта (форма 8-ППЭ);

- протокол допуска участника ЕГЭ, прибывшего на единый государственный экзамен без пропуска (форма 9-ППЭ);

- протокол проведения ЕГЭ в ППЭ с приложением (форма 13-ППЭ)

до 1 апреля следующего года

РЦОИ

5.

Апелляционные материалы:

- апелляция по процедуре проведения ЕГЭ (форма 2-ППЭ);

- апелляция по результатам ЕГЭ (форма 1-АП);

- заключение о результатах служебного расследования по апелляции по процедуре (форма 3-ППЭ);

- протоколы утверждения результатов рассмотрения апелляций (формы 2-АП, 3-АП)

до 1 апреля следующего года

РЦОИ

6.

Использованные материалы для оформления ответов участников ЕГЭ:

- бланки регистрации;

- бланки ответов № 1;

- бланки ответов № 2

до 31 декабря текущего года

РЦОИ

7.

Использованные материалы проверки ответов участников ЕГЭ

- бланки-копии (форма 2-РЦОИ);

- бланки-протоколы (формы 3-РЦОИ и 4-РЦОИ);

- бланки оценивания устных ответов участников ЕГЭ по иностранным языкам по разделу "Говорение" (при условии проведения);

с 1 сентября текущего года

до 1 апреля

следующего года

РЦОИ

8.

Имеющие полиграфические дефекты

до 1 августа текущего года

Министерство образования Нижегородской области, МОУО

8.1.

Испорченные и признанные недействительными бланки свидетельства

до 1 сентября года, следующего за годом выдачи

Министерство образования Нижегородской области, РЦОИ

9.

Неиспользованные бланки свидетельств о результатах ЕГЭ

Подлежат использованию при проведении ЕГЭ в следующем году

Министерство образования Нижегородской области, МОУО

10.

Заполненные бланки свидетельств, не востребованные участниками ЕГЭ

5 лет

Министерство образования Нижегородской области, МОУО

11.

Ведомости учета выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ

5 лет

Министерство образования Нижегородской области, РЦОИ, МОУО

12.

Акты приемки-передачи материалов и документов (форма 14 ППЭ)

5 лет

МОУО, РЦОИ

13.

Протоколы ГЭК о результатах ЕГЭ

5 лет

Министерство образования Нижегородской области

14.

Акты об уничтожении свидетельств о результатах ЕГЭ

5 лет

ОУО (МОУО)

15.

Внешние носители с электронными файлами обработки

5 лет

РЦОИ

16.

Акты об уничтожении материалов и документов, не подлежащих хранению

5 лет

Министерство образования Нижегородской области, МОУО, РЦОИ

17

Ведомости прихода-расхода бланков свидетельств о результатах ЕГЭ; акты приема-передачи свидетельств о результатах ЕГЭ

5 лет

РЦОИ

Приложение 2

к Инструкции по организации приема, передачи, учета,

хранения и уничтожения материалов и документов

по единому государственному экзамену

Сводная справка об использовании экзаменационных материалов ЕГЭ в Нижегородской области

№ п/п

Наименование общеобразовательного предмета

Количество экзаменационных материалов, шт.

Примечание

Полученных из организации, осуществляющей на федеральном уровне организационно - технологическое обеспечение ЕГЭ

Использованных при проведении ЕГЭ

С дефектом и/или испорченных

Осталось неиспользованных материалов

для первого этапа (май-июнь)

для второго этапа (июль)

на первом этапе (май- июнь)

на втором этапе (июль)

на первом этапе (май- июнь)

на втором этапе (июль)

после первого этапа (май- июнь)

после второго этапа (июль)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

1

Контрольные измерительные материалы

2

Бланки регистрации

3

Бланки ответов №1

4

Бланки ответов №2

5

Аудионосители

Министр образования Нижегородской области

___________________

подпись

(С.В.Наумов)

М.П.

Приложение 3

к Инструкции по организации

приема, передачи, учета, хранения

и уничтожения материалов и документов

по единому государственному экзамену

Акт об уничтожении материалов и документов ЕГЭ, не подлежащих хранению

______________________________________________________________________

(наименование организации)

АКТ

УТВЕРЖДАЮ

№

(наименование должности руководителя организации)

(место составления)

Об уничтожении материалов и документов ЕГЭ,

не подлежащих хранению

(подпись)

(расшифровка подписи)

Дата

На основании ________________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

____________________________________________________________________________

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы

№ п/п

Заголовок дела или групповой заголовок документов

Крайние даты

Номера описей

Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи

Кол-во ед. хр.

Сроки хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

Итого

ед. хр. за

годы

(цифрами и прописью)

(протокол от

№

)

Председатель экспертной комиссии

(подпись)

(расшифровка подписи)

Документы в количестве

ед. хр.,

весом

кг уничтожены

(наименование организации)

Вышеуказанные документы уничтожены.

Наименование должности работника, произведшего уничтожение материалов и документов

(подпись)

(расшифровка подписи)

Дата _____ ______ 200_ г.