О внесении изменений в Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципал...



В0901261

В200901261

В202000753

ОПУБЛИКОВАНО:

РОССИЙСКАЯ ГАЗЕТА, 20.05.2009, N 89, СТР. 14

ЗАРЕГИСТРИРОВАНО В МИНИСТЕРСТВЕ ЮСТИЦИИ РФ 05.05.2009 ПОД N 13893

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

16.02.2009 N 68

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ

В ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ,

УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ

И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ НАУК

<Утратил силу: приказ Министерства культуры РФ от 03.03.2020 N 310 >

В соответствии с Положением о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 29 мая 2008 г. N 406; НГР:Р0801541 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 22, ст. 2583), приказываю:

1. В Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19; НГР:В0700982 (зарегистрирован Минюстом России 6 марта 2007 г., регистрационный N 9059), исключить слова:

в абзаце 1 пункта 5.9 "(приложение N 13)";

в абзаце 8 пункта 5.9.1 "исполнителем".

2. Приложения N N 1, 2, 4, 5, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13 изложить в следующей редакции (прилагаются).

3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Министра А.Е. Бусыгина.

Министр

А.А. Авдеев

Приложение N 1

к пп. 2.11.5, 2.11.7.2,

3.7.2, 4.3.1

_____________________

  (название архива)

           АКТ                       УТВЕРЖДАЮ

___________ N _________              Директор ____________________

  (дата)                                       (название архива)

о неисправимых повреждениях          Подпись         Расшифровка

архивных документов                                  подписи

                                     Дата

                                     Фонд N ___________

Название фонда ___________________________________________________

__________________________________________________________________

В   фонде  обнаружены  единицы  хранения,  признанные  неисправимо

поврежденными

N

п/п

Номер описи

Номер ед. хр.

Заголовок поврежденной ед. хр.

Крайние даты

Количество листов (время звучания, метраж)

Сущность и причины повреждения

1

2

3

4

5

6

7

Итого обнаружено неисправимо поврежденных ________________ ед. хр.

                                              (цифрами

                                             и прописью)

Заведующий отделом _______________________________________________

                           (подпись, расшифровка подписи)

Заведующий архивохранилищем ______________________________________

                                (подпись, расшифровка подписи)

Перечисленные архивные документы подлежат списанию ввиду _________

__________________________________________________________________

Эксперты: ________________________________________________________

                (наименование должностей экспертов, подписи,

                         расшифровка подписей, дата)

_____________ __________________________________

(N  и  дата  приказа   руководителя  архива  о  снятии неисправимо

поврежденных архивных документов с учета)

Изменения в учетные документы внесены

Наименование

должности

работника                    Подпись          Расшифровка подписи

Дата

Форма акта о неисправимых повреждениях архивных документов

Формат A4 (210 x 297)

Приложение N 2

к пп. 2.11.5, 3.7.2

_____________________

  (название архива)

           АКТ                       УТВЕРЖДАЮ

___________ N _________              Директор ____________________

  (дата)                                       (название архива)

о необнаружении архивных             Подпись         Расшифровка

документов, пути розыска                             подписи

которых исчерпаны                    Дата

                                     Фонд N ___________

В результате _____________________  установлено отсутствие в фонде

перечисленных   ниже  архивных  документов.  Предпринятые  архивом

меры по  розыску положительных  результатов не дали, в связи с чем

считаем возможным снять с учета:

N

п/п

Номер описи

Номер д. хр.

Заголовок д. хр.

Крайние даты

Количество листов (время звучания, метраж)

Предполагаемые причины отсутствия

1

2

3

4

5

6

7

Итого ____________________________________________________ ед. хр.

                     (цифрами и прописью)

    Содержание утраченных архивных документов может  быть частично

восполнено следующими ед. хр.:

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Форма акта о необнаружении архивных документов,

пути розыска которых исчерпаны

Формат A4 (210 x 297)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Заведующий отделом           Подпись           Расшифровка подписи

Заведующий архивохранилищем  Подпись           Расшифровка подписи

Главный хранитель            Подпись           Расшифровка подписи

_____________ __________________________________

(N и дата приказа руководителя архива о снятии с

учета необнаруженных архивных документов, пути

          розыска которых исчерпаны)

Изменения в учетные документы внесены

Наименование

должности

работника                  Подпись             Расшифровка подписи

Дата

Форма акта о необнаружении архивных документов,

пути розыска которых исчерпаны (продолжение)

Формат A4 (210 x 297)

Приложение N 4

к пп. 2.11.10

______________________

  (название архива)

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Фонд N ______________ Опись N ____________ Дело N ________________

Заголовок дела ___________________________________________________

__________________________________________________________________

Дата исполь-

зования

Кому выдано фамилия, инициалы (разборчиво)

Характер использования (копирование, выписки, просмотр  др.)

Номера использо-

ванных листов

Подпись лица, использовавшего дело

1

2

3

4

5

Форма листа использования архивных документов

Формат A4 (210 x 297)

Приложение N 5

к пп. 3.4.1, 3.5.2, 3.7.11

КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ ДОКУМЕНТОВ

N

п/п

Дата поступ-

ления

Наименование организации (фамилия, инициалы лица), от которой поступили документы

Наименование, номер и дата документа, по которому приняты документы

Название фонда

Годы доку-

ментов

Кол-во ед. хр. или не-

описанных документов листов)

Краткая характе-

ристика состояния

Номер фонда, присвоенный поступившим документам по списку фондов

Приме-

чания

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Итого поступило за ___________ год _______________________ ед. хр.

                                     (цифрами и прописью)

(документов, листов)

в том числе <*>: ____________________________

                 ____________________________

                 ____________________________

Наименование

должности

работника                     Подпись          Расшифровка подписи

Дата

___________________

<*> - пускается ведение единой книги учета поступлений на документы всех видов с указанием их объемов в итоговой записи.

Форма книги учета поступлений документов

Формат A3 (420 x 297)

Приложение N 7

к пп. 3.4.1, 3.5.6,

3.7.13, 5.5.1

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПК __________________________________

(наименование уполномоченного органа

______________________________________________

исполнительной власти субъекта Российской

______________________________________________

Федерации в области архивного дела,

______________________________________________

федерального государственного архива)

от _________________ N ______________

N

п/п

Делопроизводст-

венные индексы или номера по старой описи

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Примечания

1

2

3

4

5

6

В опись внесено __________________________________________________

                               (цифрами и прописью)

______________________________________________________________ дел

с N _________________________ по N _______________________________

Наименование

должности

составителя описи          Подпись             Расшифровка подписи

Заведующий отделом

(архивохранилищем)         Подпись             Расшифровка подписи

Дата

Форма описи <*> дел постоянного хранения, составленной

в архиве

Формат A4 (210 x 297)

___________________

<*> - описи составляется титульный лист.

Приложение N 8

к пп. 3.4.1, 3.5.6,

3.7.13, 5.5.1

____________________________

(наименование организации)

                                     УТВЕРЖДАЮ

                                     Наименование должности

Фонд N ___________________           руководителя организации

ОПИСЬ N __________________           Подпись           Расшифровка

                                                       подписи

дел постоянного хранения

                                     Дата

за ___________________ год

N

п/п

Индекс ела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Примечания

1

2

3

4

5

6

В данный раздел описи внесено ________________________________ дел

                                    (цифрами и прописью)

с N ________________________ по N __________________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________

Наименование должности

составителя описи          Подпись        Расшифровка подписи

Заведующий архивом

организации                Подпись        Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                        УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК) _____________    Протокол ЭПК __________________

                  (наименование                   (наименование

_______________________________    _______________________________

         организации)                  уполномоченного органа

_______________________________    _______________________________

                                    исполнительной власти субъекта

                                    Российской Федерации в области

                                     архивного дела, федерального

                                       государственного архива)

от _______________ N __________    от ______________ N _________

Форма годового раздела описи дел постоянного

хранения организации

Формат A4 (210 x 297)

Приложение N 9

к пп. 3.7.1, 3.7.2, 3.7.11,

4.4.1, 4.6, 4.7

УТВЕРЖДАЮ                         УТВЕРЖДАЮ

_____________________________     _____________________________

   (наименование должности           (наименование должности

         руководителя                      руководителя

_____________________________     _____________________________

    организации-сдатчика)             организации-приемщика)

Подпись   Расшифровка подписи     Подпись   Расшифровка подписи

Дата      Печать                  Дата      Печать

           АКТ

___________ N ___________

   (дата)

приема-передачи архивных

документов на хранение

__________________________________________________________________

                       (основание передачи)

__________________________________________________________________

                  (название передаваемого фонда)

__________________________________________________________________

____________________________________________________________ сдал,

              (название организации-сдатчика)

___________________________________________________________ принял

              (название организации-приемщика)

документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

N

п/п

Название, номер описи

Количество экземпляров описи

Количество ед. хр.

Примечания

1

2

3

4

5

    Итого принято ________________________________________ ед. хр.

Передачу произвели:                Прием произвели:

Должность  Подпись Расшифровка     Должность Подпись Расшифровка

                   подписи                           подписи

Дата                               Дата

    Фонду присвоен N ________________________________________

Изменения в учетные документы внесены

Должность                     Подпись          Расшифровка подписи

Дата

Форма акта приема-передачи архивных документов на хранение

Формат A4 (210 x 297)

Приложение N 10

к пп. 3.7.1, 3.7.8, 4.4.2

           АКТ                       УТВЕРЖДАЮ

___________ N _________              Директор ____________________

  (дата)                                       (название архива)

приема на хранение архивных          Подпись         Расшифровка

документов личного происхождения                     подписи

                                     Дата            Печать

На основании решения ЭПК

(протокол от _________________ N ________)

и договора от ___________________________

_____________________________________________________________ сдал

               (Ф.И.О. собственника/владельца)

приняты документы ________________________________________________

                         (общая характеристика документов)

__________________________________________________________________

в количестве _______ ед. хр. (условных) ______ документов (листов)

по архивной (сдаточной) описи

Фонду присвоен N ________________

Собственник/владелец           Подпись         Расшифровка подписи

(нужное подчеркнуть)

Наименование должности         Подпись         Расшифровка подписи

работника

Изменения в учетные документы по результатам описания внесены

Наименование должности         Подпись         Расшифровка подписи

работника

Дата

Форма акта приема на хранение документов

личного происхождения

Формат A4 (210 x 297)

Приложение N 11

к пп. 3.7.2, 4.3.2

______________________

  (название архива)

           АКТ                       УТВЕРЖДАЮ

___________ N _________              Директор ____________________

  (дата)                                       (название архива)

о выделении к уничтожению            Подпись         Расшифровка

архивных документов, не                              подписи

подлежащих хранению                  Дата

К уничтожению отобраны: документы фонда N ________________________

                                             (название фонда)

__________________________________________________________________

на основании: ____________________________________________________

                 (ссылки на нормативно-методические документы

__________________________________________________________________

                    для проведения экспертизы)

__________________________________________________________________

N

п/п

Названия групп документов

Крайние акты

Номера описей

Номера ед. хр. по описям

Количество ед. хр.

Примечания

1

2

3

4

5

6

7

Итого __________________________ ед. хр. за _______________ год(ы)

         (цифрами и прописью)

Количество   ед.  хр.,   крайние  даты  и  краткая  характеристика

документов, остающихся на хранении _______________________________

Заведующий отделом

(архивохранилищем)           Подпись           Расшифровка подписи

Наименование

должности

работника                    Подпись           Расшифровка подписи

Дата

Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов,

не подлежащих хранению

Формат A4 (210 x 297)

Документы сданы __________________________________________________

                             (название организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной ____________ N ______

                                                (дата)

Наименование

должности

работника                     Подпись          Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены

Наименование

должности

работника                     Подпись          Расшифровка подписи

Дата

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПК _________________________________

               (наименование уполномоченного

______________________________________________

    органа исполнительной власти субъекта

______________________________________________

Российской Федерации в области архивного дела,

______________________________________________

     федерального государственного архива)

от ______________ N _________

Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов,

не подлежащих хранению (продолжение)

Формат A4 (210 x 297)

Приложение N 12

к пп. 3.7.7

_____________________

  (название архива)

           АКТ                       УТВЕРЖДАЮ

___________ N _________              Директор ____________________

  (дата)                                       (название архива)

о рассекречивании архивных           Подпись         Расшифровка

документов фонда N                                   подписи

                                     Дата

Комиссия _________________________________________________________

                             (название комиссии)

протокол N ________ от 00.00.00 рассекретила документы фонда N ___

__________________________________________________________________

                         (название фонда)

N

п/п

Номер описи

Количество рассекреченных ед. хр.

Номера ед. хр., рассекреченных полностью <*>

Номера ед. хр., рассекреченных частично, с указанием номеров листов нерассекреченных документов

Приме-

чания

полностью

частично

1

2

3

4

5

6

7

Итого рассекречено ___________________________ ед. хр. (полностью)

                       (цифрами и прописью)

за _______________________________________________________________

                 (хронологические рамки документов)

__________________ ед. хр. (частично) за _________________________

                                          (хронологические рамки

                                                документов)

Наименование должности работника    Подпись    Расшифровка подписи

Принято на открытое хранение _____________________________ ед. хр.

                                 (цифрами и прописью)

в ________________________________________________________________

                             (хранилище)

Наименование должности работника    Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника    Подпись    Расшифровка подписи

Дата

___________________

<*> - допускается перечисление номеров ед. хр. через тире.

Форма акта о рассекречивании архивных документов

Формат A4 (210 x 297)

Приложение N 13

к пп. 5.9.1

___________________________

     (название архива)

___________________________             Адресат

  (почтовый индекс, адрес,

___________________________

       телефон, факс)

     Архивная справка

____________ N ____________

   (дата)

На N __________ от _________

Основание:

Руководитель организации         Подпись       Расшифровка подписи

                                 Печать

Исполнитель

телефон

Форма архивной справки

Формат A4 (210 x 297)