ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ АГЕНТСТВА ПО РАЗВИТИЮ СЕВЕРНЫХ ТЕРРИТОРИЙ И ПОДДЕРЖКЕ КОРЕННЫХ МАЛОЧИСЛЕННЫХ НАРОДОВ КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ



АГЕНТСТВО ПО РАЗВИТИЮ СЕВЕРНЫХ ТЕРРИТОРИЙ

И ПОДДЕРЖКЕ КОРЕННЫХ МАЛОЧИСЛЕННЫХ НАРОДОВ

КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ

ПРИКАЗ

от 14.02.2019 № 9-о

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ АГЕНТСТВА ПО РАЗВИТИЮ СЕВЕРНЫХ ТЕРРИТОРИЙ И ПОДДЕРЖКЕ КОРЕННЫХ МАЛОЧИСЛЕННЫХ НАРОДОВ КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ

В соответствии с пунктом 10 статьи 28 Закона Красноярского края от 10.07.2008 № 6-1930 «О Правительстве Красноярского края и иных органах исполнительной власти Красноярского края», указом Губернатора Красноярского края от 29.06.2011 № 106-уг «Об утверждении инструкции по делопроизводству», Положением об агентстве по развитию северных территорий и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края, утвержденным постановлением Правительства Красноярского края от 23.12.2014 № 638-п, с целью совершенствования организации и ведения делопроизводства и установления единых правил работы с документами ПРИКАЗЫВАЮ:             

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству агентства по развитию северных территорий и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края согласно приложению.

              2. Опубликовать настоящий приказ на «Официальном интернет-портале правовой информации Красноярского края» (www.zakon.krskstate.ru).

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

4. Приказ вступает в силу в день, следующий за днем его официального опубликования.

Руководитель агентства

Г.В. Антоненко    

Приложение к приказу

агентства по развитию северных территорий

и поддержке коренных малочисленных

народов Красноярского края

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

АГЕНТСТВА ПО РАЗВИТИЮ СЕВЕРНЫХ ТЕРРИТОРИЙ
И ПОДДЕРЖКЕ КОРЕННЫХ МАЛОЧИСЛЕННЫХ НАРОДОВ КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством в сферах информации, делопроизводства и архивного дела в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности агентства по развитию северных территорий и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края (далее - Агентство) документов, в том числе в форме электронных документов, совершенствования делопроизводства в Агентстве, повышения эффективности деятельности.

1.2. Положения Инструкции распространяются на порядок работы с обращениями граждан.

1.3. Положения Инструкции не распространяются на порядок работы с документами, содержащими информацию, отнесенную действующим законодательством к государственной тайне.

1.4. При работе с документами используется государственная межведомственная информационная система электронного документооборота Правительства Красноярского края и иных органов исполнительной власти Красноярского края «Енисей-СЭД» (далее – система автоматизированного делопроизводства, Енисей-СЭД).

              1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства контроль за соблюдением требований Инструкции в Агентстве осуществляется отделом организационной, правовой и кадровой работы (далее – Отдел).

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

2.1. Общие положения

2.1.1. Движение документов в Агентстве с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.

2.1.2. В документообороте Агентства выделяются следующие документопотоки:

входящая документация;

исходящая документация;

внутренняя документация.

2.1.3. Прием, первичная обработка, распределение, регистрация, отправка документов и передача дел на архивное хранение осуществляется Отделом. Формирование и хранение дел осуществляется структурными подразделениями Агентства в соответствии с номенклатурой.

2.2. Основные понятия

2.2.1. Руководитель - руководитель Агентства или иное должностное лицо, уполномоченное принимать управленческие решения в соответствии с распределением обязанностей между заместителями руководителя Агентства, иными государственными гражданскими служащими Агентства, которым переданы отдельные полномочия приказом Агентства.

2.2.2. Исполнитель - государственный гражданский служащий Агентства, осуществляющий подготовку документа (служебного письма, телеграммы, правового акта, протокола и так далее).

2.3. Прием, обработка и распределение
поступающих документов

2.3.1. Документы доставляются в Агентство:

фельдъегерской службой;

почтовым отделением связи;

средствами электросвязи;

нарочно - физическими лицами, представителями (экспедиторами, курьерами) органов, организаций, учреждений, предприятий.

Документы могут быть переданы при личном приеме.

2.3.2. Прием корреспонденции, доставляемой фельдъегерской службой, почтовым отделением связи, средствами электросвязи, нарочно, осуществляется Отделом.

2.3.3. Прием (передача) телеграмм, факсограмм осуществляется по телеграфной сети общего пользования и с факсимильных аппаратов.

2.3.4. При приеме корреспонденции, доставляемой нарочно, проверяется правильность доставки и комплектность документов (пакетов).

2.3.5. Прием (передача) телефонограмм осуществляется исполнителями.

Передача телефонограмм, принятых (переданных) исполнителями, в Отдел для регистрации осуществляется в день их приема (передачи).

2.3.6. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адреса, целостности упаковки и документов, соблюдения правил оформления, наличия приложений к документам.

При обнаружении повреждений, отсутствии подписи, документов или отдельных листов и приложений к ним, других ошибок в оформлении составляется акт приема и первичной обработки документов в двух экземплярах в течение 1 рабочего дня со дня поступления документов.

Документ возвращается Отделом отправителю в течение 3 дней со дня согласования его возврата с руководителем и (или) со структурными подразделениями Агентства, к функциям которых относятся вопросы, изложенные в документе. Срок согласования возврата - 3 дня.

В случае если такой документ не возвращается, один экземпляр акта приема и первичной обработки документов направляется отправителю, второй приобщается к поступившему документу и передается вместе с ним по назначению.

В случае возврата документа отправителю один экземпляр акта приема и первичной обработки документов остается и хранится в Отделе, второй вместе с документом возвращается отправителю.

Акт приема и первичной обработки документов оформляется в соответствии с приложением № 1.

Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности в случае, если адресат на конверте не совпадает с адресатом на документе,
или возвращаются отправителю в случае, если установить адресата или его адрес не представляется возможным.

2.3.7. Корреспонденция (письма, бандероли), имеющая пометку «Лично», не вскрывается, передается адресату или уполномоченному им лицу в день поступления.

2.3.8. Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:

дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;

поступают письма граждан;

только по конверту можно определить адрес отправителя.

2.3.9. Поступившие документы распределяются на регистрируемые документы и документы, не подлежащие регистрации.

Список не подлежащих регистрации документов (корреспонденции) приведен в приложении № 2.

2.4. Регистрация документов

2.4.1. Регистрация документа - это присвоение документу регистрационного номера и запись сведений о документе.

Документы, поступившие от субъектов, не являющихся участниками Енисей-СЭД, регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Документы, созданные участниками Енисей-СЭД, на регистрацию принимаются только посредством Енисей-СЭД.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Не подлежат регистрации электронные документы, не прошедшие проверку подлинности электронной подписи (за исключением обращений заявителей).

2.4.2. Распределение регистрируемой служебной корреспонденции осуществляется исходя из:

распределения обязанностей между руководителем и его заместителями;

положений о структурных подразделениях Агентства;

авторства;

срочности исполнения.

2.4.3. Документы регистрируются однократно при поступлении в Отдел. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются
в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.

Срочные документы регистрируются с учетом пункта 2.4.2 Инструкции и передаются руководителю незамедлительно.

Корреспонденция с пометкой «Лично», а также не подлежащие регистрации документы передаются адресатам в день их поступления.

2.4.4. Регистрация входящих, внутренних и исходящих документов осуществляется в программе электронного документооборота «Енисей-СЭД» с заполнением всех необходимых реквизитов, предусмотренных программой электронного документооборота.

В зависимости от изменений и дополнений, вносимых в программу электронного документооборота, состав реквизитов может изменяться, дополняться другими данными.

Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 10 лет.

2.4.5. На первом листе входящего регистрируемого документа в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документа в Агентство.

Отметка о поступлении документа включает в себя:

наименование Агентства;

дату поступления документа;

регистрационный номер документа в пределах календарного года.

Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа.

Форма регистрационного штампа приведена в приложении № 3.

2.4.6. Входящий регистрационный номер документа в базе данных «Входящие документы» Енисей-СЭД в Агентстве включает в себя:

номер (индекс) Агентства - 76;

порядковый номер в пределах календарного года.

Входящий регистрационный номер документа в базе данных «Внутренние документы» Енисей-СЭД включает в себя:

номер (индекс) адресата;

номер (индекс) Агентства - 76;

порядковый номер в пределах календарного года.

Исходящий регистрационный номер в базе данных «Исходящие документы» Енисей-СЭД включает в себя:

номер (индекс) Агентства - 76;

порядковый номер в пределах календарного года.

В электронной регистрационной карточке порядковый номер и дата проставляются в автоматическом режиме, после чего, в случае регистрации документа на бумажном носителе, они переносятся на документ государственным гражданским служащим Отдела, осуществляющим его регистрацию.

2.4.7. При регистрации документов проводится поиск по реквизитам (дате регистрации документа, регистрационному номеру документа)
или по контексту (по слову или фразе, содержащимся в искомом документе) на наличие:

аналогичных документов (чтобы избежать повторной регистрации одного и того же документа);

зарегистрированных ранее документов по данной теме, в том числе инициативных писем Агентства по данному вопросу.

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

2.4.8. В случае обнаружения зарегистрированных ранее документов по общей теме поступивший документ подлежит регистрации в соответствии с пунктами 2.4.4 - 2.4.6 Инструкции, такие документы считаются связанными между собой.

В электронные регистрационные карточки связанных между собой документов вносится отметка об их регистрационных номерах.

2.4.9. Документы, переданные при личном приеме и не прошедшие регистрацию, передаются в Отдел для регистрации.

2.5. Отправка исходящей документации

2.5.1. Исходящей документацией являются официальные документы, отправляемые Агентством. Документы, не связанные с деятельностью Агентства, к отправке не принимаются.

Документы доставляются:

фельдъегерской службой;

почтовым отделением связи;

средствами электросвязи;

нарочно.

2.5.2. Документы на регистрацию и отправку передаются при наличии:

заполненной электронной регистрационной карточки проекта исходящего документа с заполнением всех необходимых реквизитов, предусмотренных программой электронного документооборота;

точных адресов отправки (при отправке документа на бумажном носителе) с обязательным указанием индексов, за исключением постоянных адресатов, указанных в пункте 3.3.1.7;

необходимого количества экземпляров документа согласно списку рассылки (при отправке документа на бумажном носителе);

необходимого количества экземпляров приложений к документу (при отправке документа на бумажном носителе);

визового экземпляра документа со всеми необходимыми для данного документа визами и приложениями;

списка рассылки документа - в случае, если документ рассылается более чем 4 адресатам;

подписи руководителя;

ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ, за исключением инициативных документов.

2.5.3. Неправильно оформленные документы к регистрации и отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

2.5.4. Исходящие документы отправляются с оригиналом подписи.

Электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, направляются средствами электросвязи
без дублирования на бумажном носителе.

2.5.5. Визовый экземпляр исходящего документа на бумажном носителе с приложениями, указанными в тексте документа, передается
в отдел Агентства, ответственный за подготовку документа, и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Агентства.

2.5.6. Обработка отправляемых документов включает:

сортировку и вложение в конверты;

указание адресата на конверте;

определение стоимости отправления;

проставление оттиска отправителя;

передачу в отделение связи.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

2.5.7. Исходящие документы, требующие срочной отправки, доставляются адресатам незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется руководителем, его подписавшим.

Срочные документы доставляются адресатам нарочно или передаются для отправки фельдъегерской связью.

2.5.8. Выдача документов на бумажных носителях на руки автору или адресату допускается по решению руководителя в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах. Выдача производится под личную подпись получателя на визовом экземпляре документа.

2.5.9. Необходимость передачи текстов исходящих документов посредством электронной почты, факсимильной связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяется исполнителем.

2.5.10. При передаче текстов документов по факсу необходимо руководствоваться следующими требованиями:

передача исходящих документов, оформленных на бланках писем, осуществляется после их регистрации в Отделе;

передача документов на иностранных языках осуществляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ;

запрещается передавать тексты документов, содержащих служебную информацию, с отметкой «Для служебного пользования».

Подлинники документов после их передачи по факсу направляются в Отдел, возвращаются исполнителям либо досылаются адресатам.

2.6. Порядок прохождения внутренних документов

2.6.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих.

2.6.2. Входящие документы передаются на подпись руководителю и его заместителям в соответствии с распределением обязанностей
в Агентстве или имеющимися поручениями, резолюциями по исполнению документов.

После подписания документы передаются на регистрацию.

2.6.3. Регистрация внутренних документов осуществляется в порядке, аналогичном регистрации входящих документов в соответствии с пунктами 2.4.4 - 2.4.6 Инструкции.

3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы оформляются на бланках установленной формы с угловым и продольным расположением реквизитов.

Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или создаются в виде электронного шаблона.

3.1.2. При подготовке документов Агентства используются бланки документов:

бланк приказа;

бланк письма Агентства.

Образцы бланков приведены в приложениях № 4, 5.

3.1.3. Бланки не применяются при ведении внутренней переписки.

3.1.4. Бланки, используемые при подготовке документов, должны применяться строго по назначению. Передача бланков другим органам, учреждениям, организациям и лицам запрещается.

3.1.5. Бланки писем Правительства края, Администрации Губернатора края, Губернатора края, получаемые в управлении документационного обеспечения Правительства края, хранятся в запираемых шкафах, использование данных бланков отражается в отчете. Форма отчета об использовании бланков приведена в приложении № 6.

3.2. Общие требования по оформлению документов

3.2.1. Общие требования по оформлению документов применяются в случае, если иное не установлено положениями Инструкции.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

При создании электронного документа используются электронные шаблоны бланков писем Губернатора края, Правительства края, заместителя Губернатора края, полномочного представителя Губернатора края, Администрации Губернатора края, аппарата Правительства края в одноцветном воспроизведении реквизитов бланка, включая герб края, черным цветом.

3.2.2. Документы печатаются:

с применением формата MS Word 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, с использованием шрифта Times New Roman размером 14 пт[1] - для оформления текста и с применением формата MS Excel 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, размером 12 - 14 пт - для оформления таблиц;

с использованием 1 - 2 межстрочных интервалов[2].

Реквизиты документа отделяются друг от друга 1 - 3 интервалами[3].

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал.

Допускается изменение размера шрифта, интервалов и межстрочных интервалов, а также оформление внутренних документов (заявление, объяснительная записка) от руки.

3.2.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - 1 - 1,5 см; верхнее - 2 см; нижнее - 2 см.

3.2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковый номер на первой странице не проставляется.

Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов «страница», «стр.» и знаков препинания.

Листы приложений к документу нумеруются самостоятельно, порядковые номера страниц проставляются, начиная со второго листа.

3.2.5. Электронные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов, приведен
в приложении № 20 к Инструкции.

3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1. В целях единообразного оформления реквизитов документов устанавливаются требования к составлению и расположению определенных реквизитов документов:

герб края;

наименование Агентства;

подпись должностного лица;

вид документа;

место составления (издания) документа;

справочные данные об Агентстве;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа;

текст документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресата;

отметка о наличии приложений;

гриф согласования;

гриф утверждения;

виза;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

указание по исполнению документа;

отметка о контроле документа;

отметка об исполнении документа;

отметка о конфиденциальности.

3.3.1.1. Герб края.

Изображение герба края помещают на бланках писем Агентства в соответствии с Законом Красноярского края от 12.02.1999 № 5-296 «О гербе Красноярского края», которое может быть выполнено в многоцветном или одноцветном варианте.

3.3.1.2. Наименование Агентства.

Наименование Агентства как автора документа (полное или сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Положением об агентстве по развитию северных территорий и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края, утвержденным Постановлением Правительства Красноярского края от 23.12.2014 № 638-п.

3.3.1.3. Подпись должностного лица.

Подпись - реквизит документа, представляющий собственноручную подпись должностного лица. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы имени и отчества и фамилия), например:

Руководитель агентства по развитию

северных территорий и поддержке

коренных малочисленных народов

Красноярского края                                  Подпись                                         И.О. Фамилия

Наименование должности в реквизите «подпись должностного лица» размещается флаговым способом (каждая строка реквизита начинается
от левой границы зоны расположения реквизитов) через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи в реквизите «подпись должностного лица» располагается на уровне последней строки наименования должности
с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 3 интервалами.

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением),

например:

Временно замещающий должность

руководителя агентства

по развитию северных территорий

и поддержке коренных малочисленных

народов Красноярского края                    Подпись                         И.О. Фамилия

При передаче полномочий по подписанию служебных документов и правовых актов должностному лицу Агентства подпись оформляется
с указанием фактической должности, инициалов и фамилии лица, которому переданы полномочия, например:

Заместитель руководителя агентства

по развитию северных территорий

и поддержке коренных малочисленных

народов Красноярского края                    Подпись                         И.О. Фамилия

Внесение в подписанные документы исправлений, правок и дополнений не разрешается.

Если документ подготовлен на бланке письма, то наименование должности лица, подписывающего документ, производится без указания элементов, имеющихся на бланке.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например:

Руководитель агентства

по развитию северных территорий
и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края

Подпись И.О. Фамилия

Руководитель архивного агентства Красноярского края

Подпись             И.О. Фамилия

При подписании совместного документа бланки писем не используют.

При подписании документа несколькими лицами разных по рангу (статусу) должностей подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Руководитель агентства по развитию

северных территорий и поддержке

коренных малочисленных народов

Красноярского края                                 Подпись                          И.О. Фамилия

Начальник отдела                     Подпись                   И.О. Фамилия

В документах, подготовленных совещательным органом, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности, исполняемые в составе совещательного органа, например:

Председатель комиссии                Подпись                   И.О. Фамилия

Секретарь комиссии                   Подпись                   И.О. Фамилия

В электронном документе, подписанном усиленной квалифицированной электронной подписью, элементы визуализации отметки об усиленной квалифицированной электронной подписи должны располагаться в месте расположения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе. Элементы отметки об усиленной квалифицированной электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа.

3.3.1.4. Вид документа.

Наименование вида издаваемого документа (например, «ПРИКАЗ», «ПРОТОКОЛ», «АКТ») включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

3.3.1.5. Место составления (издания) документа.

Место составления или издания документа (например, г. Красноярск) указывается на бланке документов Агентства, в том числе на приказе,за исключением бланков писем.

3.3.1.6. Справочные данные об Агентстве.

Справочные данные об Агентстве указываются на бланках писем, включают в себя: почтовый адрес Агентства, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, адрес местонахождения.

Почтовый адрес Агентства: Мира пр., д. 110, г. Красноярск, 660009, адрес электронной почты: kmns@krsn.ru, адрес официального сайта - www.krskstate.ru (официальный сайт края - единый краевой портал "Красноярский край").

3.3.1.7. Адресат.

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, гражданам.

              Реквизит «адресат» печатается в правом верхнем углу текстового поля страницы. Все составные части реквизита размещаются флаговым способом. Длина строки не должна превышать 8 - 9 см и ограничивается правым полем документа. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.

Реквизит «адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа и может состоять из следующих составных частей:

наименования государственного органа, учреждения, организации(в именительном падеже, без сокращений), например:

Правительство Красноярского края

указания должности получателя (в дательном падеже);

инициалов и фамилии (в дательном падеже), например:

Первому заместителю Губернатора Красноярского края- председателю Правительства Красноярского края

И.О. Фамилия

почтового адреса.

При направлении письма постоянным адресатам почтовый адресв реквизите не указывается.

Постоянными адресатами являются:

федеральные органы государственной власти;

территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, расположенные на территории края;

органы государственной власти края и иные государственные органы края;

органы местного самоуправления муниципальных образований края.

В реквизите «адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, муниципальных образований, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита «адресат» указывается в последовательности, установленной Правительством Российской Федерации в Правилах оказания услуг почтовой связи:

для юридического лица - полное или сокращенное наименование(при наличии), для физического лица - фамилия, имя, отчество (последнее
при наличии);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и тому подобное);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии, например:

Иванову И.И

Ленина ул., д. 128, кв. 12

                                                 г. Красноярск

                                                 Красноярский край

                                                 660021

При печатании нескольких адресов они отделяются друг от друга 1 интервалом.

Инициалы имени и отчества отделяются от фамилии пробелом.

Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово «Копия» (и)» не указывается.

Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю.

3.3.1.8. Датой документа является:

дата подписания (правовой акт, письмо и другое);

дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и другое);

дата утверждения (план, отчет и другое).

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных без бланка, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ. В этом случае дата печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита 2 - 3 интервалами.

Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно-цифровым способом.

При цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:

день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

год - четырьмя арабскими цифрами.

День месяца, месяц и год разделяются между собой точками, например: «01.01.2016».

При словесно-цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:

день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц - словом;

год - четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова «год» в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова «год» с сокращением до первой буквы.

Слово «год» либо сокращенное его написание и цифры года разделяются пробелом, например, «01 января 2016 года» или «01 января 2016 г.».

Документы, за исключением правовых актов, не являющихся совместными правовыми актами, которые готовятся Агентством совместно
с другими органами государственной власти, учреждениями, организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

В целях единообразного оформления даты в тексте одного документа используется только цифровой способ написания даты либо словесно-цифровой.

3.3.1.9. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, установленной инструкцией по делопроизводству Агентства.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, за исключением правового акта Агентства, изданного совместно с другими органами государственной власти, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных
в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

Регистрационный номер на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

При подготовке ответных писем необходимо указывать ссылку на исходящий номер и дату документа адресанта. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и регистрационным номером документа в составе реквизитов бланка в установленном месте.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги без бланка, номер проставляется под датой.

Номер печатается от левой границы текстового поля, отделяется от даты интервалом, соответствующим интервалу, который использовался
при печатании текста документа.

При оформлении в тексте документа ссылки на регистрационный номер документа знак номера «№» и цифры номера разделяются пробелом.

3.3.1.10. Наименование документа.

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением:

документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк);

приказов Агентства индивидуального характера.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.

Например:

приказ (о чем?) «Об утверждении Порядка антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов агентства по развитию северных территорий и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края и их проектов»;

письмо (о чем?) «О предоставлении информации»;

правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке и печатается через 1 межстрочный интервал флаговым способом. Точка в конце заголовка не ставится.

В проектах нормативных правовых актов Агентства в зависимости от вида заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом либо выравнивается по левой границе текстового поля (например, в проектах приказов нормативного характера заголовок оформляется у левой границы текстового поля флаговым способом).

3.3.1.11. Текст документа.

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля и вида документа.

Текст документа несет основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение и так далее. В связи с этим он должен быть ясным, по возможности кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст документа печатается в установленных границах полей через 1 межстрочный интервал и отделяется от заголовка 2 - 3 интервалами.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, таблицы, графика, карты, схемы, графического изображения или сочетания этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Такой текст, как правило, состоит из двух частей.

В первой, констатирующей, части указываются факты, события, причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с правовыми актами или другими документами по данному вопросу.

Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может быть поделен на структурные единицы, например, разделы, пункты. Необходимость включения в него тех или иных структурных единиц определяется исходя из вида, объема и содержания документа.

Каждый абзац текста начинается с абзацного отступа, расстояние которого составляет 1,25 см (пять печатных знаков) от левой границы текстового поля.

В случаях, когда абзацы следуют в тексте после двоеточия, их начало оформляется без тире, других знаков, их отделяют друг от друга с помощью точки с запятой.

При необходимости применения в тексте документа сноски ее располагают в конце страницы. При этом сноску отделяют от текста короткой сплошной тонкой горизонтальной линией с левой стороны текстового поля. Сноску выделяют уменьшенным размером шрифта. В конце сноски ставят точку.

Знак сноски (звездочка или цифра) ставят непосредственно после того слова или числа, к которому дается пояснение, а также перед поясняющим текстом. На одной странице, как правило, не должно размещаться более трех сносок.

В текстах документов должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый...!» в начале письма над текстом и «Суважением»
в заключительной части, перед подписью.

Обращение к адресату центрируется относительно левой и правой границ текстового поля.

Написание заключительной формулы вежливости возможно руководителем от руки.

Таблица - форма представления информации (текста), содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Слово «Таблица» печатают строчными буквами, за исключением первой буквы. При размещении в тексте документа нескольких таблиц над каждой таблицей у правой границы текстового поля указывается слово «Таблица» с порядковым номером (без знака «№»). В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц. Если в тексте документа приводится одна таблица, то ее не нумеруют и слово «Таблица»
не указывают.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок строк и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).

Графы таблиц должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах проставляются только номера граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.

Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблиц выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Заголовки и подзаголовки граф печатаются центрованным способом.

Заголовок к таблице пишется над таблицей центрованным способом. В конце заголовка точка не ставится.

Сокращение слов в заголовке таблицы и заголовках граф не допускается.

В боковой графе таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы, точка и другие знаки препинания в конце текста
не ставятся.

Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в именительном падеже, во множественном числе. Единицы измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения. Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то их следует указывать после заголовка каждой графы в скобках. Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то их следует вынести в отдельную графу.

Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика.

Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.

В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.

3.3.1.12. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка
на регистрационный номер и дату документа адресанта проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.3.1.13. Отметка о наличии приложений.

Документы могут иметь приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

Отметка о приложении используется при оформлении писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

Слово «Приложение» печатается без кавычек от левой границы текстового поля. После слова «Приложение» ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

В служебных (деловых) письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение: 1. Заключение на законопроект ... на 3 л. в 2 экз.

2. Пояснительная записка ... на 2 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом, например:

Приложение: письмо агентства труда и занятости населения Красноярского края от 13.06.2011 № 2571-ВН и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.

На приложении к письму отметка о приложении проставляется в правом верхнем углу, например:

Приложение № 1

к письму агентства по развитию северных территорий и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края
от 01.02.2016 № 76-23

          На приложениях к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу первого листа документа-приложения и печатается от границы верхнего поля без кавычек строчными буквами (за исключением первой буквы) через 1 межстрочный интервал. Все составные части реквизита размещают флаговым способом. Длина строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем. Если приложений несколько,
они нумеруются (например, «Приложение № 1», «Приложение № 2»). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

Приложение № 2

к приказу агентства по развитию северных территорий и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края                           
от 15.02.2016 № 15

3.3.1.14. Гриф согласования.

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти края и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, а также протоколом совещательного органа или служебным письмом.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Руководитель агентства по развитию северных территорий и поддержке

коренных малочисленных народов

Красноярского края

Подпись       И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протоколом ЭПК

архивного агентства

Красноярского края

от __________________ № ___

Гриф согласования оформляется под реквизитом «подпись» ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

Согласование документа осуществляется:

с вышестоящими органами, общественными и иными организациями, гражданами в случаях, предусмотренных действующим законодательством;

органами исполнительной власти края, полномочия которых затрагивают содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и тому подобное).

3.3.1.15. Гриф утверждения.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается
от границы верхнего поля без кавычек.

При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», полного наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель агентства
по развитию северных территорий и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края

Подпись     И.О. Фамилия

Дата

При утверждении документа несколькими руководителями их подписи располагают на одном уровне двумя вертикальными рядами.

При утверждении документа правовым актом, другим документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН (О, Ы, А)», наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и регистрационного номера, например:

                                             УТВЕРЖДЕНО

протоколом конкурсной комиссии от ... № ...

Слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕН (О, Ы, А)» печатаются прописными буквами, после которых двоеточие не ставится. Слово «УТВЕРЖДЕН» согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения, например, положение –«УТВЕРЖДЕНО», программа –«УТВЕРЖДЕНА», мероприятия –«УТВЕРЖДЕНЫ».

Все составные части реквизита размещаются флаговым способом и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем.

3.3.1.16. Виза.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и иным документам.

Виза согласования проектов документов включает наименование должности, личную подпись визирующего с расшифровкой и дату. В случае если у согласующей стороны имеются замечания (предложения) к тексту документа, то указываются слова, например, «С замечаниями (предложениями)».

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе (листах), который(ые) подписывается
с указанием наименования должности, личной подписи визирующего, расшифровки подписи, даты и прилагается к проекту документа.

На документе, подлинник которого остается в Агентстве (в деле), визы согласования располагаются ниже реквизита «подпись должностного лица»
в нижней части последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого отправляется из Агентства, визы согласования располагаются ниже реквизита «подпись должностного лица»
в нижней части последнего листа второго (визового) экземпляра отправляемого документа.

По усмотрению руководителя, подписывающего документ, допустимо полистное визирование отдельных документов (договоров, соглашений, нормативных правовых актов и приложений к ним и тому подобное) для защиты от возможной замены листов.

Необходимость согласования документа конкретным должностным лицом определяется руководителем или исполнителем исходяиз содержания документа, вида адресата и (или) предусматривается правовыми актами.

3.3.1.17. Оттиск печати.

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

3.3.1.18. Отметка о заверении копии.

Для свидетельствования верности копии подлинника документа на последнем листе копии на свободном месте под текстом оформляется реквизит «отметка о заверении копии», включающий: слова «Копия верна», наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать, например:

                                                       Копия верна

                                                       Должность

                                                       Подпись И.О. Фамилия

                                                       Дата

Если копия документа состоит из нескольких листов, то она сшивается, на оборотной стороне последнего листа копии документа делается отметка
о количестве листов, указывается наименование должности лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения. Листы многостраничных копий нумеруются, подпись должностного лица заверяется печатью.

Допускается заверять отметкой «Копия верна» каждый лист многостраничной копии документа.

3.3.1.19. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона и печатается в нижнем углу у левой границы текстового поля лицевой или оборотной стороны последнего листа документа в две строки шрифтом Times New Romanразмером 10 пт, например:

Фамилия Имя Отчество

221-15-37

3.3.1.20. Указания по исполнению документа.

Указание по исполнению документа – резолюция – вносится непосредственно в систему автоматизированного делопроизводства или,
в случае поступления документа на бумажном носителе, оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции в формате А4 либо А6 (приложение № 7).

Формат А4 используется при наличии нескольких исполнителей, определенных руководителем, а также объемных и различных по содержанию поручений. Нужный формат резолюции выбирается при ее подготовке в системе автоматизированного делопроизводства.

Указания по исполнению включают: инициалы, фамилии исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

И.И. Иванову,

П.П. Петрову

Прошу подготовить проект ответа

к 25.03.2016.

Дата      Подпись

3.3.1.21. Отметка о контроле документа.

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, в системе автоматизированного делопроизводства или
с помощью штампа «Контроль» справа на верхнем поле документа на бумажном носителе.

Документы, поступающие из Правительства края со штампом «Контроль», заносятся в электронную регистрационную карточку
с соответствующей отметкой о контроле.

3.3.1.22. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «В дело», подписи исполнителя документа или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ, и даты.

Отметка об исполнении документа может дополняться информацией об особенностях исполнения документа: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении.

Рекомендуется проставление отметки о списании в дело в верхней части документа на первом листе, за исключением бланка резолюции.

3.3.1.23. Отметка о конфиденциальности.

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

4. ПОДГОТОВКА, РЕГИСТРАЦИЯ, ОФОРМЛЕНИЕ
И СОГЛАСОВАНИЕ ПРАВОВЫХ АКТОВ АГЕНТСТВА

4.1. Подготовка, регистрация и оформление

правовых актов Агентства

4.1.1. Агентство осуществляет правовое регулирование посредством издания в установленном порядке приказов, а также иных правовых актов
в случаях, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

4.1.2. Подготовка и согласование проектов приказов Агентства осуществляется в соответствии с Указом Губернатора Красноярского края
от 01.03.2006 № 24-уг «О Порядке подготовки и издания правовых актов органов исполнительной власти Красноярского края».

4.1.3. Подготовка правовых актов Губернатора края, Правительства края, Администрации Губернатора края (далее - правовой акт) осуществляется в соответствии с Указом Губернатора края от 27.02.2006 N 19-уг "Об утверждении Порядка подготовки и издания правовых актов Губернатора Красноярского края и Правительства Красноярского края, Порядка подготовки и издания распоряжений Администрации Губернатора Красноярского края" (далее - Порядок подготовки и издания правовых актов).

4.1.3. Отдел обеспечивает регистрацию приказов Агентства.

Приказы Агентства по основной деятельности по учету коренных малочисленных народов края и реализации государственной программы регистрируются отделом планирования, реализации программ и взаимодействия с коренными малочисленными народами.

4.1.4. Датой регистрации приказа является дата его подписания руководителем.

4.1.5. Регистрационный номер приказа включает в себя порядковый номер в пределах одного календарного года. К порядковому номеру приказа через дефис (косую черту) могут добавляться буквенный или цифровой индексы.

4.1.6. Проект приказа Агентства оформляется на бланках установленного образца на стандартном листе бумаги формата А4.

4.1.7. В состав бланка приказа входят следующие реквизиты:

наименование органа исполнительной власти края;

вид документа (приказ).

4.1.8. Проект приказа печатается шрифтом Times New Roman размером 14 пт. Верхнее поле проекта приказа устанавливается границами бланка. Левое поле составляет 3 см, правое -1,5 см, нижнее - 2 см.

При оформлении проекта приказа на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет 2 см. Порядковый номер                   на первой странице приказа не проставляется.

4.1.9. Реквизиты «место издания документа», «дата документа», «регистрационный номер документа» в приказах располагаются на одном уровне и отделяются от реквизита «вид документа» 2 интервалами.

Место издания в приказах размещается центрованным способом.

Дата документа размещается у левой границы текстового поля. Дата проставляется после подписания приказа и оформляется цифровым способом.

Регистрационный номер приказа размещается у правой границы текстового поля и состоит из знака «№» и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания.

4.1.10. Реквизит «наименование документа» (заголовок) в приказах нормативного характера печатается на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа с прописной буквы через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок отделяется от реквизита «место издания документа» 2 - 3 интервалами. Заголовок, состоящий не более чем из пяти строк,
не превышающих в длину 8 - 9 см (28 печатных знаков каждая), размещается у левой границы текстового поля флаговым способом, в случае превышения пяти строк он продлевается до границы правого поля.

Заголовок к приказам индивидуального характера не составляется.

4.1.11. Текст отделяется в приказах нормативного характера от реквизита «заголовок», а в приказах индивидуального характера
от реквизита «место издания документа» 2 - 3 интервалами.

Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «место издания документа», «наименование документа», «текст документа»
и «подпись должностного лица» при необходимости размещения текста проекта приказа на одной странице.

Текст печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается                        по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Выделение в тексте правовых актов отдельных слов, частей текста, фамилий шрифтом более яркой насыщенности, подчеркиванием, курсивом или иным способом не допускается.

Преамбула в приказах нормативного характера завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое выделяется прописными буквами, после него ставится двоеточие, и далее излагается основная часть приказа.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

При наличии приложений к приказу в тексте на них обязательно делается ссылка.

4.1.12. Подпись отделяется от текста 2 - 3 интервалами.

Подпись в приказах содержит реквизит «подпись должностного лица» и оформляется в соответствии с пунктом 3.3.1.3 Инструкции.

4.1.13. Приложения к приказам оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты, интервалы и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым
при печатании текстов правовых актов.

Листы приложения нумеруются самостоятельно. Порядковый номер на первой странице приложения не проставляется.

4.1.14. При указании в тексте приказа ссылки «согласно приложению» на первой странице приложения в правом верхнем углу печатается, например:

Приложение                                                        к приказу агентства по развитию северных территорий и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края
от ... № ...

Все составные части реквизита печатаются флаговым способом через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений
они нумеруются, например:

Приложение № 2                                              к приказу агентства по развитию северных территорий и поддержке коренных малочисленных народов                                               Красноярского края                                                           от ... № ...

4.1.15. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом через 1 межстрочный интервал. Первое слово заголовка приложения печатается с прописной буквы, отделяется от реквизитов «отметка о наличии приложений» и «текст документа» 2 - 3 интервалами.

4.1.16. Приложения к проектам приказов должны быть подписаны руководителем структурного подразделения Агентства, его подготовившим
и (или) осуществлявшим координацию подготовки, либо иным исполнителем.

4.1.17. Совместные приказы органов исполнительной власти края печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования органов исполнительной власти края располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - «ПРИКАЗ» - располагается центрованным образом;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами исполнительной власти края, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым органом исполнительной власти края, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей органов исполнительной власти края располагаются ниже текста на одном уровне.

4.1.18. Образец оформления приказа Агентства приведен в приложении № 8.

4.2. Согласование проектов правовых актов Агентства

4.2.1. Оформленные на бланке установленной формы проекты правовых актов проходят процедуру согласования.

Процедура согласования может быть последовательной и параллельной.

4.2.2. Последовательное согласование предусматривает поочередное направление проекта правового акта должностным лицам, участвующим
в согласовании.

4.2.3. Параллельное согласование предусматривает направление идентичных экземпляров проекта правового акта одновременно
всем должностным лицам, участвующим в согласовании.

Параллельное согласование, как правило, проводится в отношении проектов правовых актов, имеющих срочный характер.

4.2.4. В случае проведения параллельного согласования лист согласования состоит из нескольких страниц, при этом каждая страница должна содержать идентичные реквизиты:

наименование проекта правового акта (краткое содержание);

фамилию, инициалы и наименование должности лица, ответственного за подготовку правового акта.

4.2.5. Согласование проекта правового акта должностными лицами осуществляется путем проставления визы согласования в листе согласования.

4.2.6. Лист согласования представляет собой перечень должностных лиц, которыми будет проведено согласование проекта правового акта.

Образец листа согласования приведен в приложении № 9.

4.2.7. Указание в листе согласования даты поступления проекта правового акта должностному лицу на согласование и даты согласования проекта правового акта должностным лицом является обязательным.

4.2.8. Согласование проекта правового акта Агентства одним должностным лицом осуществляется в течение 3 рабочих дней со дня поступления на согласование.

4.2.9. Внесение замечания (предложения) по проекту правового акта оформляется в листе согласования при визировании. Отметка о наличии замечания (предложения) включает в себя слова «С замечаниями».

Замечание (предложение) по проекту правового акта должно быть мотивировано. Замечания (предложения), объемные по содержанию, оформляются на отдельном листе и прилагаются к проекту правового акта.

4.2.10. Должностное лицо, ответственное за подготовку правового акта, учитывает замечания (предложения) по проекту правового акта и вносит соответствующие изменения в проект правового акта.

Должностное лицо, внесшее замечания (предложения), в листе согласования делает отметку о том, что замечания (предложения) учтены (сняты).

4.2.11. При поступлении проекта правового акта на согласование должностным лицом Отдела в обязательном порядке проводится правовая экспертиза.

4.2.12. При проведении правовой экспертизы проекта нормативного правового акта одновременно проводится антикоррупционная экспертиза в соответствии с методикой проведения антикоррупционной экспертизы, установленной законодательством Российской Федерации, и порядком проведения антикоррупционной экспертизы, установленным в Агентстве.

4.2.13. Должностное лицо, ответственное за подготовку правового акта, обеспечивает:

полноту и точность внесения в единый (итоговый) экземпляр проекта правового акта изменений по замечаниям (предложениям);

идентичность представляемого для подписания на бумажном носителе текста проекта правового акта и его электронной версии;

направление проекта нормативного правового акта в прокуратуру края, не позднее чем в день получения заключения по результатам проведения правовой и антикоррупционной экспертиз;

направление проекта нормативного правового акта на официальный сайт края - единый краевой портал «Красноярский край» с адресом
в информационно-телекоммуникационной сети Интернет –www.krskstate.ru в целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы.

5. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ

5.1. Подготовка служебных писем

5.1.1. Служебные письма готовятся:

как ответы на выполнение поручений, на письма и запросы юридических и физических лиц;

как сопроводительные письма к направляемым документам;

как инициативные письма.

5.1.2. Сроки подготовки служебных писем устанавливаются руководителем с учетом типовых сроков исполнения документов, установленных законодательством, и продлеваются в порядке, установленном пунктом 7.3.3 Инструкции.

5.1.3. Текст письма должен быть логичным, последовательным, корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно.

5.1.4. Письмо рекомендуется составлять по одному вопросу.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться одним исполнителем адресата.

Объем письма не должен превышать двух страниц, а в случае, когда требуется по излагаемому вопросу дать глубокий анализ и обосновать предложения, размер письма не должен превышать пяти страниц.

5.1.5. В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («Просим направить», «Направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («Считаю необходимым», «Прошу выделить»);

от третьего лица единственного числа («Агентство по развитию северных территорий и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края не возражает...», «Агентство по развитию северных территорий и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края предлагает...»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («Приказываем...», «Решили...»).

5.1.6. Во вступительной части формулируется тема письма, объясняющая причины его написания.

Вступление может содержать:

причину возникновения вопроса или его краткую историю;

ссылку на документ (правовой акт, договор, протокол и тому подобное) и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием для подготовки письма;

констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основную часть письма составляет описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства или опровержения.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

5.1.7. При подготовке письма в дополнение к ранее направленному следует в тексте письма указывать номер и дату этого письма.

5.1.8. Представляемые на подпись руководителю проекты писем должны иметь визы согласования, установленные Инструкцией.

Виза проставляется в нижней части последней страницы на втором (визовом) экземпляре письма.

Письма, имеющие срочный характер, визируются в день их поступления на визирование.

5.1.9. Направляемые вместе с письмом приложения должны быть подписаны и иметь необходимые для документа реквизиты (кроме документов и приложений к ним, полученных от юридических и физических лиц и пересылаемых (возвращаемых) с данным письмом).

5.1.10. Письма, оформленные на бланках писем Агентства, подписываются руководителем или его заместителями.

Подписание служебных писем другими должностными лицами осуществляется на основании правового акта или иного документа, подтверждающего право подписания писем.

5.1.11. Письма, направляемые в адрес федеральных министерств, служб, агентств, подписываются руководителем Агентства, если иное не указано в поручении Губернатора края, первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края, заместителей председателя Правительства края.

5.1.12. При направлении письма в один адрес на подпись представляются:

один экземпляр письма, оформленный на бланке;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр);

два экземпляра приложения к письму при наличии ссылки на них в тексте письма.

5.1.13. При направлении писем, идентичных по содержанию, не более чем в четыре адреса на подпись представляются:

четыре экземпляра письма, оформленные на бланках;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр);

пять экземпляров приложения к письму при наличии ссылки на них в тексте письма;

список рассылки в случае, если в тексте письма указывается только один адресат.

5.1.14. При направлении писем, идентичных по содержанию, на бумажных носителях не более чем в четыре адреса на подпись представляются:

четыре экземпляра письма, оформленных на бланке;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр), который остается в отделе Агентства, ответственном за подготовку письма;
              пять экземпляров приложения к письму при наличии ссылки на них в тексте проекта письма;

список рассылки в случае, если в тексте письма указывается только один адресат.

5.1.15. При направлении писем, идентичных по содержанию, на бумажных носителях более чем в четыре адреса на подпись представляются:

один экземпляра письма, оформленный на бланке;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр), который остается в отделе Агентства, ответственном за подготовку письма

и где, как правило, в качестве адресатов указывается их обобщенное название (например, «Главам муниципальных образований Красноярского края», «По списку» и так далее);

один экземпляр приложения к письму при наличии ссылки на него в тексте письма;

список рассылки.

После подписания письмо и приложения к нему копируются в количестве экземпляров, указанном в списке рассылки, и на каждом экземпляре копии письма указывается только один адресат.

5.1.16. При принятии руководителем решения о подписании собственноручной подписью каждого экземпляра из идентичных
по содержанию писем, направляемых более чем в четыре адреса, на подпись представляются:

письма, оформленные на бланках, в количестве, соответствующем количеству адресатов, указанных в списке рассылки, в том числе визовый экземпляр;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр), который остается в отделе Агентства, ответственном за подготовку письма;

приложения к письму в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, указанных в списке рассылки, при наличии ссылки на него в тексте проекта письма;

список рассылки.

5.1.16. Список рассылки должен содержать точные наименования адресатов, а также их почтовые адреса. Список рассылки подписывается исполнителем, осуществлявшим непосредственную подготовку текста письма, с проставлением даты.

Образец оформления списка рассылки приведен в приложении № 10.

5.2. Оформление служебных писем

5.2.1. Письма оформляются на бланках установленной формы шрифтом Times New Roman размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал.

Каждый напечатанный лист письма, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - 1 - 1,5 см; верхнее - 2 см; нижнее - 2 см.

Допускается изменение размера шрифта.

Расположение реквизитов письма осуществляется в соответствии с подразделом 3.3 Инструкции.

5.2.2. Образец оформления письма приведен в приложении № 11.

6. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛОВ

6.1. Подготовка протоколов

6.1.1. Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях совещательных органов, на оперативных и рабочих совещаниях, конференциях и деловых встречах (далее - заседания).

Протокол фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения с указанием ответственных исполнителей и сроков исполнения.

Протокол может в дальнейшем служить основанием для подготовки проекта правового акта.

Протокол заседания составляется в случаях, предусмотренных правовыми актами о создании совещательного органа в Агентстве,
либо решение о необходимости составления протокола заседания принимает руководитель или иное должностное лицо, которое заседание назначает
и проводит.

6.1.2. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний (стенограмм, аудиозаписей) и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и другое).

Протокол ведет назначенное председательствующим лицо или секретарь совещательного органа (далее - ответственный за подготовку протокола).

За содержание записей в протоколе отвечают председательствующий и ответственный за подготовку протокола.

6.1.3. Текст протокола содержит вводную и основную части.

Во вводной части протокола указываются инициалы имени и отчества, фамилия председателя (председательствующего), присутствующих
и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой заседания, содержащей перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчика
по каждому рассматриваемому вопросу.

В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой заседания, содержание вопроса, ход его обсуждения, все мнения по рассматриваемым вопросам и принятые решения, в том числе в протокол может быть включен пункт о возложении контроля на должностное лицо, ответственное за исполнение поручений протокола в целом.

6.1.4. Протокол оформляется в полной или краткой форме (образцы оформления протоколов приведены в приложении №12).

Протокол заседания, как правило, оформляется в полной форме, за исключением случаев, когда председательствующий дает указание
об оформлении протокола в краткой форме.

Краткая форма протокола отличается от полной - отсутствием в основной части протокола описания хода обсуждения вопроса
и высказанных мнений.

6.1.5. Документы, утвержденные на заседаниях, прилагаются к протоколу и должны иметь соответствующий гриф утверждения.

6.1.6. Протокол заседания подписывает председательствующий.

Протокол заседания может быть подписан всеми участниками заседания, а также завизирован выступавшим на заседании лицом,
если это предусмотрено правовым актом, определяющим порядок работы совещательного органа, либо такое решение было принято в ходе проведения заседания. Визы проставляются в конце протокола в нижней части листа, ниже реквизита «подпись должностного лица».

6.1.7. Датой протокола является дата события (заседания, совещания).

Отдел производит регистрацию протоколов, присваивая им порядковые номера в пределах календарного года, отдельно по каждой группе протоколов.

6.1.8. Срок подготовки протокола не должен превышать 3 рабочих дней со дня проведения заседания, если иной срок не установлен в правовом акте, определяющем порядок работы совещательного органа, или председательствующим.

Согласование текста протокола оформляется в письменном виде. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола и оформляется к протоколу в виде приложения.

Допускается согласование поручений с исполнителями посредством факсимильной связи, электронной почты.

6.1.9. Копии протокола рассылаются в соответствии со списком рассылки, сформированным ответственным за подготовку протокола.

В обязательном порядке в список рассылки протокола включаются должностные лица - ответственные исполнители отдельных пунктов поручений.

6.1.10. Информация о принятых решениях может предоставляться по указанию председательствующего должностным лицам в виде выписок из протоколов.

Выписка из протокола - документ, представляющий точную копию части подлинного протокола, относящуюся к тому вопросу повестки заседания, по которому готовится выписка.

Выписка из протокола воспроизводит все обязательные реквизиты протокола, вопрос повестки заседания, по которому готовится выписка,
и текст основной части протокола, отражающий обсуждение вопроса и принятые решения.

Выписку из протокола подписывает начальник Отдела.

6.1.11. Контроль за исполнением протокола осуществляет по распоряжению председательствующего ответственное должностное лицо, которое контролирует исполнение поручений протокола в целом.

Контроль за сроками исполнения поручений осуществляет должностное лицо, на которое руководитель возложил обязанность по контролю за сроками исполнения поручений протоколов.

6.2. Оформление протоколов

6.2.1. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом Times New Roman, размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал.

Поля документа составляют: левое - 3 см, правое -1,5 см, верхнее - 2 см, нижнее - 2 см.

Допускается изменение размера шрифта.

6.2.2. Обязательными реквизитами протокола являются:

«наименование Агентства» - полное официальное наименование Агентства, печатается полужирным шрифтом прописными буквами
и выравнивается по центру;

«вид документа» («ПРОТОКОЛ») - отделяется от предыдущего реквизита 1 интервалом и печатается полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру;

«вид заседания» - наименование совещательного органа или вида заседания, указанное в родительном падеже, печатается на следующей строке ниже реквизита «вид документа» полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

«дата документа» - печатается у левой границы текстового поля через1 - 2 интервала после реквизита «вид заседания»;

«место проведения заседания» - печатается на том же уровне, что и реквизит «дата документа», и располагается центрованным способом;

«регистрационный номер документа» (протокола) - печатается на уровне реквизита «дата документа» и «место проведения заседания»
и располагается у правой границы текстового поля, состоит из печатного знака «№» и порядкового номера протокола (арабскими цифрами) в пределах календарного года, который проставляется должностным лицом, регистрирующим (оформляющим) протокол. Номера протоколов могут включать буквенные индексы в зависимости от группы протоколов (оперативные совещания, рабочие совещания, протоколы заседаний совещательных органов и так далее).

6.2.3. Вводная часть протокола начинается со слова «Председательствовал», которое печатается полужирным шрифтом у левой границы текстового поля, отделяется от предыдущего реквизита 1 - 2 интервалами. Далее (через двоеточие) на том же уровне печатаются фамилия, инициалы имени и отчества, должность председательствующего.

Слово «Присутствовали» печатается через 1 - 2 интервала от должности председательствующего полужирным шрифтом у левой границы текстового поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются фамилии, имена и отчества присутствующих, а справа - наименования их должностей.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, делается ссылка на список, который оформляется в виде приложения к протоколу, например:

Присутствовали: (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой заседания, которая содержит перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчика по каждому вопросу.

Слова «Повестка заседания» печатаются через 1 - 2 интервала от списка присутствующих у левой границы текстового поля полужирным шрифтом,
в конце ставится двоеточие.

Далее ниже с абзацного отступа печатается формулировка вопроса. Вопросы повестки формулируются с предлогом «О» («Об») с прописной буквы. Также указывается форма представления рассматриваемого вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация), приводятся инициалы имени
и отчества, фамилия и должность докладчика. При наличии в повестке заседания нескольких вопросов они нумеруются арабскими цифрами с точкой.

6.2.4. Текст основной части протокола отделяется от вводной части 1 - 2 интервалами и состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки заседания.

Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Слово «СЛУШАЛИ» оформляется у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие)
с абзацного отступа указываются: формулировка вопроса (с прописной буквы), фамилия и инициалы имени отчества докладчика и краткое изложение доклада. Если текст доклада оформляется в виде приложения к протоколу, делается ссылка: «Текст доклада прилагается (приложение № ...)».

Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется через 1 - 2 интервала от предыдущего абзаца у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа приводятся инициалы имени и отчества, фамилия выступившего (выступивших), при необходимости с указанием наименования должности (наименований должностей). Краткая запись выступления приводится
в форме косвенной речи. Если текст выступления оформляется в виде приложения к протоколу, то делается пометка: «Текст выступления прилагается (приложение № ...)».

Слово «РЕШИЛИ» оформляется через 1 - 2 интервала от предыдущего абзаца у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа следует изложение решения (печатается с прописной буквы). Если решение по вопросу повестки заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками.

Текст пунктов решения излагается с использованием неопределенной формы глагола (например, «возложить», «поручить», «организовать» и так далее) и формулируется по стандартной модели, принятой в распорядительных документах, и отвечает на вопросы: кому что сделать и к какому сроку.

Затем с абзацного отступа указываются ответственный(ые) за исполнение поручения протокола и срок исполнения.

6.2.5. Подпись председательствующего отделяется от текста основной части протокола 2 - 3 интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы имени отчества и фамилия).

Наименование должности печатается у левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Фамилия, имя, отчество и номер телефона ответственного за подготовку протокола печатаются на лицевой стороне последнего листа протокола в нижнем углу у левой границы текстового поля шрифтомTimes New Roman, размером 10 пт.

7. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
И ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

7.1. Организация контроля за исполнением документов

7.1.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения заданий, зафиксированных в документах,
или данных по ним поручений (резолюций).

7.1.2. Контроль за исполнением документов включает:

постановку на контроль;

доведение до исполнителя поручения (документа);

проверку хода его выполнения;

учет и анализ результатов исполнения;

информирование руководителя об исполнении документов.

7.1.3. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов, в том числе:

поручений и указаний Президента Российской Федерации;

поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации и в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации;

поручений Губернатора края;

поручений, содержащихся в правовых актах Губернатора края, Правительства края;

поручений, содержащихся в протоколах заседаний Президиума Правительства края, Правительства края и иных органов, образованных правовыми актами;

поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых руководителями органов исполнительной власти края;

поручений, содержащихся в резолюциях руководителей, данных по депутатским обращениям и запросам, представлениям, требованиям
и протестам прокуратуры, запросам и предписаниям Счетной палаты края;

поручений, содержащихся в резолюциях руководителей, данных по письмам федеральных органов государственной власти, требующих ответа;

поручений, данных по итогам рассмотрения иных документов, которые содержат в резолюции формулировки: «представить», «внести», «доложить», «информировать», «подготовить проект» и тому подобное.

7.2. Организация работы с документами

7.2.1. Рассмотрение документов руководителями осуществляется, как правило, в день их поступления.

Документы исполнителю передаются, как правило, в день их рассмотрения руководителем.

Документы, по своему характеру требующие срочного исполнения, передаются на рассмотрение руководителю и исполнителю в первоочередном порядке.

7.2.2. Подлинник документа передается исполнителю, копии документа - соисполнителям.

7.2.3. В случае, когда работа с находящимися на исполнении документами может быть на длительное время приостановлена
либо прекращена (уход в отпуск, отъезд в длительную командировку, освобождение от замещаемой должности государственной гражданской службы и так далее), руководитель либо исполнитель обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы другому руководителю или исполнителю.

В случае отсутствия такого указания документы передаются в соответствующие структурные подразделения Агентства и (или) в Отдел.

Передача документов оформляется по акту.

7.2.4. Указания по исполнению документа фиксируются в форме резолюции.

Бланк, применяемый руководителем для написания резолюций, приведен в приложении №7.

В случае, когда поручение дается двум или нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым (если не указано иное), остальные являются соисполнителями.

Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы, контроля за исполнением документа в целом.

Соисполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное представление исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и так далее).

7.2.5. Документ может иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения.
При этом последующая резолюция не должна дублировать и противоречить первой.

Допускается возможность повторного рассмотрения документа при изменении обстоятельств, имеющих значение для исполнения документа. О рассмотрении документа докладывается руководителю, подписавшему резолюцию, и руководитель имеет право дать новое поручение с учетом изменившихся обстоятельств и определить других исполнителей.

7.2.6. Исполнение поручения завершается в форме:

подготовки проекта документа (правового акта, письма, служебной записки и тому подобное);

проведения совещания и оформления протокола;

устного доклада автору поручения;

составления справки об исполнении документа;

иной формы по решению руководителя.

7.2.7. В случае если исполнение поручения завершается представлением руководителю проекта документа, исполнитель осуществляет подготовку проекта документа.

Форма проекта документа должна соответствовать его содержанию и компетенции руководителя, которому представляется на подпись документ.

Проект документа должен быть подготовлен на основе полной и достоверной информации, содержать конкретные результаты исполнения,
в необходимых случаях отражать сведения об информировании автора документа.

Проект документа должен отвечать требованиям, установленным Инструкцией, иными правовыми актами, и должен быть представлен руководителю на подпись в установленные руководителем или действующим законодательством сроки.

Проект документа прилагается к подлиннику документа, по итогам рассмотрения, которого было дано поручение, и передается для принятия окончательного решения руководителю.

7.2.8. В случае если исполнение поручения завершается проведением совещания, на подлиннике документа исполнителем делается отметка, например:

Проведено совещание с участием заинтересованных сторон.  Подписан протокол от 13 марта 2016 года № 5 (прилагается). В дело.

Дата Подпись                И.О. Фамилия

7.2.9. В случае если исполнение поручения завершается представлением руководителю устного доклада, на подлиннике документа исполнителем делается отметка, например:

О возможности предоставления бюджетных кредитов для юридических лиц доложено руководителю агентства по развитию северных территорий и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края

Дата Подпись                                     И.О. Фамилия

7.2.10. В случае если исполнение поручения завершается составлением справки об исполнении, на подлиннике документа, к которому дано поручение, или в отчёте об исполнении поручения в системе автоматизированного делопроизводства или на отдельном листе исполнителем кратко излагаются результаты исполнения документа, например:

Вопрос решен в результате разговора по телефону 249-00-00 с начальником отдела по организационным вопросам Ивановым И.И.  На совещании будет присутствовать Сидоров С.С., заместитель начальника отдела. Сидоров С.С.включен в список участников совещания. Прошу документ направить в дело.

Дата Подпись                                     И.О. Фамилия

или

Информация   принята   к   сведению.   Дальнейшая подготовка проектовдокументов будет осуществляться с учетом данных, приведенныхв письме.Прошу документ направить в дело.

Дата Подпись                                     И.О. Фамилия

7.2.11. В ходе исполнения поручения исполнитель может делать отметки на документе либо в отчёте об исполнении поручения в системе автоматизированного делопроизводства:

о дате поступления (если образовался интервал между временем поступления документа в Агентство и временем его получения);

датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и так далее);

дате и результатах окончательного исполнения.

7.2.12. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке:

поручения последующих лет - не реже одного раза в год;

поручения последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

поручения текущего месяца - каждые десять дней и за семь дней до истечения срока.

7.2.13. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя:

краткие сведения об исполнении в соответствии с пунктами 7.2.6 - 7.2.10 Инструкции;

слова «В дело»;

подпись руководителя, принимающего решение о снятии документа с контроля;

дату принятия решения о снятии документа с контроля и направлении его в дело.

Не рекомендуется проставление отметки о списании в дело на бланке резолюции.

7.2.14. Документ считается исполненным:

после фактического выполнения поручения по существу и представления информации, справок, иных материалов и проектов документов;

после сообщения результатов рассмотрения документа автору документа, другим заинтересованным должностным лицам, органам, учреждениями организациям;

при отсутствии дополнительных поручений на представленные документы или возврата документа на доработку.

7.2.15. Поручения, данные по письмам федеральных органов государственной власти, требующим ответа, депутатским обращениям                         и запросам, представлениям, требованиям и протестам прокуратуры, запросам и предписаниям Счетной палаты края, снимаются с контроля автором резолюции.

Поручения, содержащиеся в правовых актах, снимаются с контроля руководителем, на которого возложен контроль за выполнением правового акта в целом (указывается в соответствующем пункте правового акта).

Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний совещательных органов, иных совещаний, считаются исполненными после представления информации о выполнении и снимаются с контроля руководителем, председательствовавшим на соответствующем заседании.

Если по представленным проектам правовых актов, другим документам и материалам руководителем даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.

Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не является основанием для снятия документа с контроля и признания его исполненным.

7.3. Сроки исполнения документов

7.3.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты регистрации - для входящей документации, от даты подписания (утверждения) - для внутренней документации, от даты отправки - для исходящей документации.

7.3.2. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов установлены действующим законодательством.

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются в резолюции руководителя или тексте документа (письма, протокола, правового акта
и так далее).

7.3.3. Продление срока исполнения документа возможно по решению руководителя, установившего срок исполнения документа, на основании обоснованного письменного обращения исполнителя. Основанием для продления срока исполнения документа является, в том числе, направление запросов в государственный орган, орган местного самоуправления, организациям, должностным лицам, а также объективная невозможность исполнения документа в срок.

В случае продления срока исполнения документов, поступивших из федеральных органов власти, в обосновании продления указывается информация о согласовании срока исполнения с данными органами.

Изменение документируется: проставляются новый срок исполнения, подпись руководителя и дата принятия решения об изменении срока исполнения.

8. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ,
СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ
ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ

8.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью и устанавливаются по решению руководителя.

8.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном Инструкцией, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

8.3. На документах, а в случае необходимости и на проектах документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «отметка о конфиденциальности» (далее - отметка) «Для служебного пользования» и номер экземпляра.

Отметка «Для служебного пользования» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа,
на обложке и титульном листе издания.

Кроме отметки «Для служебного пользования» и номера экземпляра документа на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа шрифтом Times New Roman, размером 10 пт проставляются:

количество отпечатанных экземпляров;

фамилия, имя, отчество исполнителя;

номер телефона;

фамилия исполнителя, осуществлявшего печатание документа;

дата печатания документа.

8.4. Решение о проставлении на документе отметки «Для служебного пользования» и о снятии с документа пометки «Для служебного пользования» осуществляется руководителем, подписывающим или утверждающим документ.

8.5. Прием, регистрация входящей и исходящей документации, отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется Отделом.

Регистрация документов с отметкой «Для служебного пользования» ведется совместно с другими несекретными документами.

8.6. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, нескольким адресатам осуществляется
при наличии списка рассылки, оформленного в соответствии с требованиями пунктов 5.1.13 - 5.1.16 Инструкции, с указанием напротив каждого адресата номера направляемого экземпляра.

Дополнительная рассылка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется с разрешения руководителя, подписавшего или утвердившего документ.

8.7. Ознакомление с документами и делами, имеющими отметку «Для служебного пользования», находящимися на текущем хранении
в Агентстве, осуществляется с разрешения руководителя, подписавшего или утвердившего документ.

9. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД АГЕНТСТВА

9.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

9.1.1. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, и их передачу в краевое государственное казенное учреждение «Государственный архив Красноярского края» (далее - КГКУ «ГАКК»).

9.1.2. В целях установления единой системы формирования дел ежегодно разрабатывается и утверждается номенклатура дел, представляющая собой систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в Агентстве, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документированные участки и вопросы деятельности Агентства.

9.1.3. Номенклатура дел составляется по установленной форме (приложение №13).

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из номера структурного подразделения Агентства и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела - основная информационная характеристика, обеспечивающая оперативный поиск необходимой информации.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается в заголовке употребление неконкретных формулировок типа «разная переписка», «общая переписка» и тому подобное.

Заголовок дела состоит из ряда элементов. Часть элементов являются обязательными, и располагаются они в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и так далее) или разновидности документов (распоряжения, протоколы и так далее);

название адресата (для исходящей документации) или корреспондента (для входящей документации);

краткое содержание документов дела.

При составлении заголовков также следует учитывать следующие требования:

в заголовках дел, содержащих переписку, необходимо указывать, с кем и по какому вопросу она ведется;

в заголовках дел, начинающихся с термина «документы», в конце заголовка в скобках необходимо указывать основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и так далее);

в заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному).

В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению и другое.

9.1.4. Согласованная с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) архивного агентства края номенклатура дел в последнем квартале текущего года утверждается руководителем Агентства и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается не реже чем раз в 5 лет, за исключением случаев существенного изменения полномочий (функций)
и структуры Агентства.

9.2. Формирование дел

9.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование исполненных документов в дела осуществляется структурными подразделениями Агентства.

9.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;

раздельно группировать документы постоянного и временного срока хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дело только исполненные документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа, при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать запись об их местонахождении;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, личных дел;

запрещается включать в дела черновые, неисполненные, неподписанные документы, копии документов и документы, подлежащие возврату;

по объему дело не должно превышать 250 листов.

9.2.3. Внутри дела документы должны располагаться так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке или по алфавиту авторов и корреспондентов.

9.2.4. Правовые акты Агентства группируются в дела по их видам, в хронологическом порядке и по номерам с относящимися к ним приложениями.

При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу, приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по административно-хозяйственной деятельности,по отпускам и краткосрочным командировкам.

Протоколы заседаний совещательных органов, образованных правовыми актами, и документы к ним располагаются в хронологическом порядке и по номерам. В зависимости от специфики деятельности совещательного органа протоколы могут группироваться за весь период
их работы. Документы к протоколам систематизируются по вопросам, рассматриваемым на заседании.

Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

При наличии служебных документов нескольких организаций, поступивших в разные сроки, и при условии, что вопросы по ним решены одним документом (например, правовым актом), обращения сначала группируются по корреспондентам, а затем внутри группы -
в хронологическом порядке.

Обращения граждан и дополнительные материалы по их рассмотрению группируются в дела в хронологическом порядке, по номерам и (или) с учетом места жительства обратившегося гражданина.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту.

Документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются в одно дело.
При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года с взаимными ссылками в электронных регистрационных карточках.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.

Завершенные в делопроизводстве дела хранятся в Агентстве, а затем готовятся к передаче на постоянное хранение в КГКУ «ГАКК».

Подготовка документов к передаче предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей на оформленные дела.

9.2.5. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, о чем делается отметка в заголовке дела или в графе «Примечание».

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в системе автоматизированного делопроизводства в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажных носителях.

После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению в соответствии с пунктами 9.4.1 – 9.4.4 Инструкции.

9.3. Оформление и учет дел

9.3.1. В зависимости от сроков хранения документов Агентства проводится полное или частичное оформление дел.

9.3.2. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку и переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

составление листа-заверителя дела;

внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела.

9.3.2.1. Подшивка и переплет дела.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола хлопчатобумажными нитками в твердую обложку из картона
или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Если текст документов слишком близко подходит к краю листа, то к листу подклеивается полоска бумаги, за которую он подшивается. Документы большого формата должны быть подшиты за край и сложены так, чтобы их было легко развернуть. Не подлежат подшивке документы, имеющие особую историческую и (или) художественную ценность, а также документы, в результате подшивки, которых затрудняется чтение текста, эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело.

Запрещается подшивка (переплет) дел с использованием металлических скрепок, гребеночной и обжимной переплетных машин.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В случае использования при переплете или подшивке дел электродрели следует учесть, что сверло должно быть диаметром 2 - 2,5 мм.

Документы порванные, ветхие, пораженные плесенью и грибками, перед подшивкой должны подвергаться реставрации и дезинфекции. Запрещается склеивать порванные листы скотчем и силикатным клеем.

9.3.2.2. Нумерация листов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме титульного листа, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Употребление чернил, шариковых ручек, фломастеров для нумерации листов запрещается.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист (формат А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и тому подобное) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, табуляграммы и тому подобное), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Чистые листы и лист-заверитель не нумеруются.

9.3.2.3. Внутренняя опись документов дела.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, распорядительные документы, протоколы, личные дела, лицевые счета и так далее), составляется внутренняя опись документов дела (приложение №14).

Внутренняя опись обязательно составляется на документы, которые не могут быть подшиты.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то подписанная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и так далее) эти изменения отражаются
в графе «Примечание» внутренней описи со ссылками на соответствующие акты, и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела.

9.3.2.4. Заверительная надпись дела.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (приложение № 15). Выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа документа запрещается.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В заверительной надписи оговариваются следующие особенности формирования и физического состояния дела:

наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;

номера листов с наклеенными фотографиями, вырезками из газет и прочее;

номера листов, на которых имеются рисунки, чертежи, диаграммы и прочее;

номера крупноформатных листов;

номера конвертов с вложениями (фотографии, буклеты, афиши и прочее) и количество вложенных в них листов;

номера поврежденных листов и тому подобное.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и так далее) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

9.3.3. Обложка дела постоянного, временного хранения составляется и оформляется по установленной форме. Форма обложки приведена
в приложении № 16.

На обложке дела указываются: наименование Агентства, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование Агентства указывается полностью в именительном падеже;

наименование структурного подразделения Агентства - в соответствии с утвержденной штатной структурой;

индекс дела проставляется по номенклатуре дел Агентства;

заголовок дела переносится из номенклатуры дел Агентства (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и другое). В случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). Заголовок приложения к делу, сформированному в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Дата дела - указываются крайние даты дела арабскими цифрами: годы заведения и окончания дела.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если в дело включены документы (приложения и тому подобное), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за ... год (ы)».

Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.

При обозначении начальной и конечной дат дела не учитываются даты резолюций, списания документов в дело и передачи дел в архив Агентства.

На обложках дел временного срока хранения указывается только год.

Реквизит «срок хранения дела»: на делах постоянного хранения пишется «Хранить постоянно», на делах по личному составу - «Хранить 75 лет».

9.3.4. Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. При частичном оформлении допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

9.3.5. Составление описей дел.

Опись дел - основной архивный справочник, раскрывающий состав и содержание дел, закрепляющий их систематизацию внутри фонда и учет.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

Описи дел составляются по установленной форме (приложение №17) и представляются в КГКУ «ГАКК» через два года после завершения дел в делопроизводстве.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения (в четырех экземплярах) и по личному составу (в трех экземплярах).

В опись дел постоянного хранения включаются также дела, сформированные из дел, имеющих отметку «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия).

Описательная статья описи дел включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома) по описи;

индекс дела (тома);

заголовок дела (тома), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

дата дела (тома);

количество листов в деле (томе);

срок хранения дела (для описи по личному составу).

При составлении описи соблюдаются следующие требования:

систематизация дел в описи дел постоянного хранения соответствует их систематизации в номенклатуре дел;

систематизация дел в описи дел по личному составу осуществляется по номинальному признаку (то есть по виду документов) с учетом следующей последовательности: распорядительные акты по личному составу, списки личного состава, карточки по учету личного состава, личные дела (уволенных), лицевые счета по заработной плате, невостребованные трудовые книжки, акты о несчастных случаях;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись
под самостоятельным номером);

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения вносятся в опись полностью;

в начале каждого нового листа описи заголовок воспроизводится полностью;

для дел, состоящих из нескольких томов, каждому тому составляется уточняющий заголовок.

Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в опись по дате заведения дела. В конце описи дел за последующие годы делается ссылка: «Документы за данный год см. также в описи за ... год, дело № ...», которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, включенных в данный раздел описи, первый и последний номера дел раздела описи, а при необходимости оговариваются литерные и пропущенные номера. Итоговая запись подписывается составителем раздела с указанием его должности и даты составления описи. Если итоговая запись к описи не помещается на одном листе с описательными статьями дел, ее следует размещать на обороте последнего листа описи.

Агентство осуществляет временное хранение документов постоянного срока хранения в течение десяти лет, по истечении данного срока документы передаются в КГКУ «ГАКК». Документы передаются по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов оформляется актами приема – передачи в двух экземплярах.

9.4. Уничтожение документов и дел

с истекшими сроками хранения

9.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение № 18).

9.4.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2014 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2018 года).

9.4.3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего Агентства (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

9.4.4. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии Агентства одновременно).

9.4.5. Одобренные экспертной комиссией Агентства акты утверждаются руководителем Агентства только после утверждения ЭПК архивного агентства края описей дел постоянного хранения.

9.4.6. После утверждения руководителем Агентства актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию)
по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел Агентства проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от ...№ ...» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

9.5. Хранение и использование архивных документов

9.5.1. Документы, образовавшиеся в результате деятельности Агентства, после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном действующим законодательством в сфере архивного дела, подлежат обязательной передаче на хранение в КГКУ «ГАКК».

Порядок подготовки и передачи дел на постоянное хранение и уничтожение дел, не подлежащих хранению, определяется законодательством Российской Федерации и края в области архивного дела.

Передача документов на постоянное хранение в КГКУ «ГАКК» оформляется актом приема-передачи дел.

9.5.2. Архивные дела и документы предоставляются руководителям и исполнителям для работы в помещениях по месту их хранения или во временное пользование под подпись в журнале учета выдачи документов.

Руководители и исполнители несут ответственность за сохранность полученных документов. При работе с архивными документами
не разрешается вносить в них правку, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

9.5.3. Подлинники приказов и иных правовых актов Агентства для работы вне помещения их хранения не выдаются.

9.5.4. Ознакомление специалистов с архивными документами и делами, имеющими отметку конфиденциальности «Для служебного пользования», осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к работе с такими документами.

9.5.5. Копии находящихся на хранении документов предоставляются по письменным запросам.

9.5.6. Изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится с оставлением в деле копии документа и акта
о причинах выдачи подлинника.

10. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

10.1. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и так далее.

10.2. Агентство в своей деятельности применяет печатьс изображением герба края.

Кроме печати с изображением герба края в Агентстве могут использоваться простые круглые печати (без изображения краевой символики), которые ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам, на командировочных удостоверениях, на иных документах, требующих удостоверения их подлинности.

Для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и так далее в Агентстве могут использоваться различные штампы.

10.3. Учет имеющихся в Агентстве печатей и штампов ведется в журнале учета печатей и штампов (форма приведена в приложении № 19 к Инструкции) с проставлением их оттисков.

10.4. Выдача печатей и штампов специалистам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов. Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах.

10.5. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых Агентством, не допускаются.

10.6. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

Приложение № 1

к Инструкции по делопроизводству

Образец оформления акта

Агентство по развитию северных территорий и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края

Акт

приема и первичной обработки документов,

поступивших в агентство по развитию северных территорий и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края

Дата                                                                                                                  Номер

Составлен: И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия.

Основание: приказ агентства по развитию северных территорий и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края от ____________№ __

«Об утверждении инструкции по делопроизводству агентства по развитию северных территорий и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края».

При вскрытии конверта (пакета) «__» ___________ 20__ года, направленного

__________________________________________________________________,

(указывается наименование организации-отправителя)

по почтовому адресу: 660009, г. Красноярск, пр. Мира, д. 110, на имя

__________________________________________________________________,

(указывается наименование должности и Ф.И.О)

обнаружено отсутствие ______________________________________________

(указываются причины, послужившие основанием

__________________________________________________________________

для составления акта, вид документа, наименование документа, его дата, номер)

Настоящий акт составлен в двух экземплярах:

первый экземпляр направлен в адрес заявителя (корреспондента);

второй экземпляр приложен к поступившему документу / оставлен в отделе организационной, правовой и кадровой работы.

Наименование должности                          Подпись                       И.О. Фамилия

Наименование должности                          Подпись                       И.О. Фамилия

Наименование должности                          Подпись                       И.О. Фамилия

Приложение № 2

к Инструкции по делопроизводству

СПИСОК

НЕ ПОДЛЕЖАЩЕЙ РЕГИСТРАЦИИ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

1. Пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы, открытки.

2. Приглашения на встречи, конференции и другие мероприятия (без сопроводительных писем).

3. Книги, газеты, журналы, обзоры печати, тематические периодические сборники и другие издания.

4. Рекламные материалы, проспекты.

5. Документы на иностранных языках без перевода.

6. Документы, поступившие от гражданина либо от государственного гражданского служащего края, изъявившего желание участвовать в конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Красноярского края или в кадровый резерв для замещения должностей государственной гражданской службы Красноярского края.

7. Пакеты с пометкой «лично».

8. Судебные повестки.

9. Статистические отчеты, бюллетени, сборники, обзоры, формы статистической отчетности, информационные и справочные материалы.

10. Счета, квитанции, сметы, прейскуранты (без сопроводительных писем).

11. Прогнозы погоды.

Приложение № 3

к Инструкции по делопроизводству

Форма регистрационного штампа

Агентство по развитию северных территорий

и поддержке коренных малочисленных

народов Красноярского края

«____»______________20___г.

№________________________

Приложение № 4

к инструкции по делопроизводству

Образец бланка приказа

АГЕНТСТВО ПО РАЗВИТИЮ СЕВЕРНЫХ ТЕРРИТОРИЙ
И ПОДДЕРЖКЕ КОРЕННЫХ МАЛОЧИСЛЕННЫХ НАРОДОВ

КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ

ПРИКАЗ

Приложение № 5

к Инструкции по делопроизводству

Образец бланка письма

АГЕНТСТВО

по развитию северных территорий

и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края

пр. Мира, 110 г. Красноярск, 660009

Телефон: (391) 221-15-37

Факс: (391) 205-15-37

E-mail: kmns@krsn.ru

Местонахождение: ул. Красной Армии, д. 3,
г. Красноярск, 660017

_____________________ № ___________

На № ___________ от ________________

Приложение № 6

к инструкции по делопроизводству

              Примерная форма отчета

Отчет об использовании бланков

писем ____________________________________________________________

(наименование органа исполнительной власти края)

по _______________________________________________________________

          (указывается Ф.И.О. руководителя или наименование структурного подразделения         органа исполнительной власти края)

№

п/п

Номер

бланка

Наименование

адресата

Регистрационный

номер документа

Ф.И.О. лица,

подписавшего

документ

Ф.И.О.

исполнителя

1

2

3

4

5

6

Наименование должности                       Подпись                          И.О. Фамилия

Дата

Приложение № 7

к Инструкции по делопроизводству

Образец бланка резолюции

Агентство по развитию северных
территорий и поддержке коренных малочисленных народов

Красноярского края

______________________________________

И.О. Фамилия

Содержание резолюции                   

    Подпись                           И.О. Фамилия                  

Дата   

______________________________________

Вид документа, наименование организации (должности), дата, регистрационный номер

(Формат А6)

Приложение № 8

к Инструкции по делопроизводству

Образцы оформления приказов

АГЕНТСТВО ПО РАЗВИТИЮ СЕВЕРНЫХ ТЕРРИТОРИЙ
И ПОДДЕРЖКЕ КОРЕННЫХ МАЛОЧИСЛЕННЫХ НАРОДОВ КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ

1 интервал

ПРИКАЗ

2 интервала

Дата                     г. Красноярск                       Номер

2-3 интервала                                            

Об образовании конкурсной комиссии по проведению конкурсов в кадровый резерв и на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Красноярского края в агентстве по развитию северных территорий и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края, утверждении положения о конкурсной комиссии и методики проведения конкурсов

2-3 интервала

1,25 см

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Указом  Президента Российской Федерации от 01.02.2005 № 112 «О конкурсе                         на замещение вакантной должности государственной гражданской службы   Российской Федерации», на основании Положения об агентстве по развитию северных территорий и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края, утвержденного постановлением Правительства Красноярского края от 23.12.2014 № 638-п, ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Образовать на постоянно действующей основе конкурсную комиссию по проведению конкурсов кадровый резерв и на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Красноярского края
в агентстве по развитию северных территорий и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края согласно приложения № 1.

(Далее текст не приводится)

2-3 интервала

Руководитель агентства                                    Подпись                          И.О. Фамилия

                                 

Приложение № 1
к приказу агентства по развитию северных территорий и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края                             от ___________________ № ____

   2-3 интервала

Состав конкурсной комиссии по проведению конкурсов в кадровый резерв
и на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Красноярского края в агентстве по развитию северных территорий
и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края

   2-3 интервала

Председатель конкурсной комиссии

-

И.О. Фамилия - руководитель агентства
по развитию северных территорий
и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края;

заместитель председателя конкурсной комиссии

-

И.О. Фамилия - заместитель руководителя агентства по развитию северных территорий
и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края;

секретарь конкурсной комиссии

-

И.О. Фамилия;

члены конкурсной комиссии:

-

И.О. Фамилия;

-

И.О. Фамилия;

(Далее текст не приводится)

АГЕНТСТВО ПО РАЗВИТИЮ СЕВЕРНЫХ ТЕРРИТОРИЙ
И ПОДДЕРЖКЕ КОРЕННЫХ МАЛОЧИСЛЕННЫХ НАРОДОВ КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ

1 интервал

ПРИКАЗ

2 интервала

Дата                                             г. Красноярск                                             Номер

2-3 интервала

1,25 см

1.  В  соответствии  со  статьей 46 Федерального закона  от  27.07.2004  №  79-ФЗ  «О государственной гражданской службе Российской Федерации», статьей 10 Закона  Красноярского  края  от 09.06.2005 № 14-3538 «Об  оплате  труда  лиц,  замещающих государственные должности   Красноярского  края,  и  государственных гражданских     служащих     Красноярского     края» предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск:

Фамилия   И.О.,   ведущему   специалисту  отдела по развитию северных территорий,   на   7 календарных  дней  с  01  по  07  июля  2013 года
с единовременной  выплатой  к ежегодному оплачиваемому отпуску.

2. Приказ вступает в силу со дня подписания. 

(Далее текст не приводится)

   2-3 интервала

Руководитель агентства                             Подпись                                   И.О. Фамилия

Приложение № 9

к Инструкции по делопроизводству

              СОГЛАСОВАНИЕ

__________________________________________________________________ (наименование вида правового акта)

_____________________________________________________________________________________________

(наименование правового акта)

Разработчик проекта: __________________________________________________________________________

(Ф.И.О., занимаемая должность)

Фамилия, инициалы визирующего проект

Наименование должности

Дата поступления
на согласование

Замечания*, подпись и дата согласования

Отметка
о наличии / отсутствии коррупциогенных факторов**

Сведения о направлении проекта правового акта

Адресат направления проекта

Дата направления

Наименование должности, Ф.И.О.

Личная подпись

Прокуратура края

Единый краевой портал «Красноярский край»***

* Замечания, объемные по содержанию, следует оформить на отдельном листе.

** Отметка о наличии / отсутствии коррупциогенных факторов проставляется должностным лицом отдела организационной, правовой и кадровой работы при проведении антикоррупционной экспертизы проекта нормативного правового акта.

*** При размещении в целях проведения независимой антикоррупционной экспертизы указываются сроки приема заключений.

Приложение № 10

к Инструкции по делопроизводству

Образец оформления списка рассылки

Список

рассылки документа (письма, протокола)

от «__» ___________ 20____ года № ___

Адрес

Наименование должности

Фамилия, имя,

отчество

Администрация Богучанского района

Администрация Енисейского района

Администрация Кежемского района

Администрация Мотыгинского района

Администрация Северо-Енисейского района

Администрация Таймырского Долгано-Ненецкого муниципального района

Администрация Туруханского района

Администрация Тюхтетского района

Администрация Эвенкийского муниципального района

Администрация города Енисейск

Администрация города Лесосибирск

Администрация города Норильск

Наименование должности                Подпись                                 И.О. Фамилия

Дата

Приложение № 11

к Инструкции по делопроизводству

Образец оформления письма

АГЕНТСТВО

по развитию северных территорий

и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края

пр. Мира, 110 г. Красноярск, 660009

Телефон: (391) 221-15-37

Факс: (391) 205-15-37

E-mail: kmns@krsn.ru

Местонахождение: ул. Красной Армии, д. 3,
г. Красноярск, 660017

_____________________ № ___________

На № ___________ от ________________

Руководителю аппарата      Правительства края

И.О. Фамилия

              1 интервал

О повестке заседания
Правительства Красноярского края

                                                         2 интервала

Уважаемый…………………………!

1,25 см                                             1 интервал

В связи с рассмотрением проекта закона Красноярского края
«О государственных информационных системах Красноярского края»
на сессии Законодательного Собрания Красноярского края прошу перенести рассмотрение проекта постановления Правительства Красноярского края
«Об организационных мерах по созданию региональной системы межведомственного электронного взаимодействия Красноярского края»
на заседании Правительства Красноярского края на более поздний срок.

                                             

2-3 интервала

Руководитель агентства                                   Подпись                           И.О. Фамилия

Фамилия Имя Отчество

Номер телефона

Приложение № 12

к Инструкции по делопроизводству

Образец оформления полного протокола

АГЕНТСТВО ПО РАЗВИТИЮ СЕВЕРНЫХ ТЕРРИТОРИЙ
И ПОДДЕРЖКЕ КОРЕННЫХ МАЛОЧИСЛЕННЫХ НАРОДОВ КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ                   

                   1 интервал

ПРОТОКОЛ

рабочего совещания

                                                                   1-2 интервала

Дата                         г. Красноярск                           Номер

                                                                   1-2 интервала

Председательствовал:

Фамилия И.О. - руководитель агентства
по развитию северных территорий и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края

1-2 интервала

Присутствовали:

Фамилия И.О. –наименование должности;

Фамилия И.О. –наименование должности;

Фамилия И.О. –наименование должности;

и т.д. или (список прилагается)

1-2 интервала

Повестка заседания:

1. Об итогах работы в агентстве по развитию северных территорий
и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края
в 1 квартале 2016 г.

Докладчик: И.О. Фамилия, наименование должности.

2. О поставленных задачах в агентстве по развитию северных территорий и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края на 2 квартал 2016 г.

Докладчик: И.О. Фамилия, наименование должности.

1-2 интервала

СЛУШАЛИ:

Об итогах работы в агентстве по развитию северных территорий
и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края
в 1 квартале 2016 г.

С докладом выступил И.О. Фамилия. Текст доклада прилагается (приложение № 1).

1-2 интервала                         

ВЫСТУПИЛИ:

И.О. Фамилия, наименование должности – краткая запись выступления.

И.О. Фамилия, наименование должности – текст выступления прилагается (приложение № 2).

1-2 интервала

РЕШИЛИ:

1.1.

Ответственный:

Срок:

1.2.

Ответственный:

Срок:

                                                         1-2 интервала

СЛУШАЛИ:

О поставленных задачах в агентстве по развитию северных территорий и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края
на 2 квартал 2016 г.

С докладом выступил И.О. Фамилия. Текст доклада прилагается (приложение № 3).

1-2 интервала

ВЫСТУПИЛИ:

И.О. Фамилия, наименование должности – краткая запись выступления.

                           1-2 интервала

РЕШИЛИ:

2.1.

Ответственный:

Срок:

2.2.

Ответственный:

Срок:

                                                                   2-3 интервала

Руководитель агентства                                        Подпись                          И.О. Фамилия

Фамилия Имя Отчество

Номер телефона исполнителя

Образец оформления краткого протокола

АГЕНТСТВО ПО РАЗВИТИЮ СЕВЕРНЫХ ТЕРРИТОРИЙ
И ПОДДЕРЖКЕ КОРЕННЫХ МАЛОЧИСЛЕННЫХ НАРОДОВ КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ                   

                   1 интервал

ПРОТОКОЛ

заседания комиссии

                                                                   1-2 интервала

Дата                         г. Красноярск                           Номер

                                                                   1-2 интервала

Председательствовал:

Фамилия И.О. - руководитель агентства
по развитию северных территорий и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края

                        1-2 интервала

Присутствовали:

Фамилия И.О. –наименование должности;

Фамилия И.О. –наименование должности;

Фамилия И.О. –наименование должности.

                                                         1-2 интервала

Повестка заседания:

Об исполнении поручений, данных по итогам совещания
от 05.02.2016.

                                                  1-2 интервала

РЕШИЛИ:

Представить доработанный и согласованный план.

Ответственный:

Срок:

2-3 интервала

Руководитель агентства                                   Подпись                          И.О. Фамилия

Фамилия Имя Отчество

Номер телефона исполнителя

Приложение № 13
к Инструкции по делопроизводству

Форма номенклатуры дел

Агентство по развитию северных территорий и поддержке коренных малочисленных народов

Номенклатура дел

__________ № _________                  

______________________                  

(место составления)

На _______________ год 

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель агентства по развитию северных территорий и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края

Подпись                Расшифровка подписи

Дата

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во дел

Срок хранения дела

и № статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Наименование структурного подразделения агентства по развитию северных территорий и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края

Начальник отдела организационной,

правовой и кадровой работы

агентства по развитию северных территорий

и поддержке коренных малочисленных

народов Красноярского края                Подпись               Расшифровка подписи

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК агентства по развитию

северных территорий и поддержке

коренных малочисленных народов

Красноярского края

от __________________ № ___

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного учреждения

от __________________ № ___

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______году
в агентстве по развитию северных территорий и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой «ЭПК»

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

Итого:

Начальник отдела организационной,

правовой и кадровой работы

агентства по развитию северных территорий

и поддержке коренных малочисленных

народов Красноярского края                    Подпись           Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности лица,

передавшего сведения                                Подпись          Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 14

к Инструкции по делопроизводству

Внутренняя опись

документов дела № _______

№

п/п

Регистрационный индекс документа

Дата

документа

Заголовок

документа

Номера листов

дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

Итого _________________________________________________   документов.                                                (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи__________________________________

                                                                                                                                      (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю

опись документов дела                       Подпись                 Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 15

к Инструкции по делопроизводству

Лист-заверитель дела № __________

В деле подшито и пронумеровано _____________________________ лист(ов),

                                                                                                                    (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов _____________________________________________

пропущенные номера листов _________________________________________

+ листов внутренней описи __________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2

Наименование должности               Подпись                               И.О. Фамилия

Дата

Приложение № 16

к Инструкции по делопроизводству

Форма обложки дела

постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения

Краевое государственное казенное учреждение «Государственный архив

Красноярского края»

Агентство по развитию северных территорий и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края

ДЕЛО № ____ ТОМ № ___

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(заголовок дела)

__________________________________________________________________

(крайние даты)

На _____________листах

Хранить ______________

Ф. N ______________

Оп. N ______________

Д. N ______________

Приложение № 17

к Инструкции по делопроизводству

                                                       Опись дел

Агентство по развитию северных территорий и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель агентства
по развитию северных территорий
и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края                          Подпись                       И.О. Фамилия Дата

                                                                         

Фонд № Р- ____

ОПИСЬ № _____

дел постоянного срока хранения

за _____ год

№

п/п

Индекс

дела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

В данный раздел описи внесено ________________________________________ дел,

                                          (цифрами и прописью)

с N ___________________________ по N ________________________, в том числе:

литерные номера: __________________________________________________________

пропущенные номера:_______________________________________________________

Наименование должности составителя описи         Подпись       И.О. Фамилия

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив)                               Подпись         И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК агентства по развитию

северных территорий и поддержке

коренных малочисленных народов

Красноярского края

от __________________ № ___

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПК архивного учреждения

от __________________ № ___

Опись дел

Агентство по развитию северных территорий и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края

  УТВЕРЖДАЮ

Руководитель агентства
по развитию северных территорий
и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края                          Подпись                        И.О. Фамилия Дата

Фонд № Р- ___

ОПИСЬ № ____

дел по личному составу

за ____ год

№

п/п

Индекс

дела

Заголовок

дела

Крайние даты

Срок

хранения

Количество

листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

В данный раздел описи внесено ________________________________________ дел,

                                          (цифрами и прописью)

с N ___________________________ по N _________________________, в том числе:

литерные номера: __________________________________________________________

пропущенные номера:_______________________________________________________

Наименование должности составителя описи         Подпись       И.О. Фамилия

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив)                               Подпись         И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК агентства по развитию

северных территорий и поддержке

коренных малочисленных народов

Красноярского края

от __________________ № ___

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного учреждения

от __________________ № ___

Приложение № 18

к Инструкции по делопроизводству

Форма акта о выделении документов к уничтожению

Агентство по развитию северных территорий и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель агентства
по развитию северных территорий
и поддержке коренных малочисленных народов Красноярского края                          Подпись                        И.О.Фамилия Дата

                    Акт                                       

__________ № __________

о выделении к уничтожению

архивных документов,

не подлежащих хранению

На основании _____________________________________________________

                                 (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

_________________________________________________________________

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда №_______________

                                                                                                       (название фонда)

№

п/п

Заголовок

дела (

групповой

заголовок

документов)

Годы

Номер

описи

Индекс ед. хр.

по описи

Количество ед. хр.

Сроки

хранения

и номера

статей
по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

Итого _____________________________________ ед. хр. за __________ годы.

                                  (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ___________________ годы утверждены ЭПК архивного агентства Красноярского края (протокол от ______№ ______)

Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за архив                                  Подпись                 И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протоколом ЭК агентства по развитию

северных территорий и поддержке

коренных малочисленных народов

Красноярского края

от __________________ № ___

Документы в количестве _____________________________________ед. хр.:

                                                               (цифрами и прописью)

- на бумажном носителе весом ______________________________кг сданы

на уничтожение;

- на электронном носителе сданы на уничтожение______________________

___________________________________________________________________________

                           (способ уничтожения)

Наименование должности

специалиста Агентства,

сдавшего документы                                       Подпись                 И.О. Фамилия

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности

специалиста Агентства,

внесшего изменения в учетные

документы                                                         Подпись                 И.О. Фамилия

Дата

Приложение № 19

к Инструкции по делопроизводству

Форма журнала учета печатей и штампов

№

п/п

Оттиск

печати

(штампа)

Наименование

печати

(штампа)

Дата

получения

печати

(штампа) от

изготовителя

Предприятие-

изготовитель,

дата и №

сопроводительного

документа

Кому выдана

(должность,

подразделение)

Роспись

работника

Дата

возврата

печати

Роспись

специалиста

Дата

уничтожения

печати

Дата,

номер

акта

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Приложение № 20

к Инструкции по делопроизводству

Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов

Входящие документы, поступившие от участников Енисей-СЭД.

Исходящие документы, адресованные участникам Енисей-СЭД,
за исключением документов, имеющих отметку «Для служебного пользования».

[1] Пт - единица измерения (1/72) дюйма, используемая в текстовом редакторе MS Word для определения величины интервала.

[2] Межстрочный интервал определяет расстояние по вертикали между строками текста в абзаце.

[3]Интервал - пустая строка, 12 - 14 пт, 1 - 2 межстрочных интервала в зависимости от параметров шрифта, используемого при оформлении документа.