ОБ ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА В МИНИСТЕРСТВЕ ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ, ЕГО ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНАХ И ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ, НАХОДЯЩИХСЯ В ВЕДЕНИИ МИНИСТЕРСТВ...



МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ ПРИКАЗ

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 12 сентября 2013 года № 128-п

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА В МИНИСТЕРСТВЕ ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ, ЕГО ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНАХ И ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ, НАХОДЯЩИХСЯ В ВЕДЕНИИ МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ

(в редакции приказов Министерства труда и социального развития Омской области от 23.05.2014 № 79-п, от 17.04.2015 № 67-п, от 14.04.2016 № 61-п, от 01.08.2016 № 113-п, от 12.09.2017 № 95-п, от 26.02.2018 № 39-п, от 27.12.2019 № 177-п, от 08.04.2021 № 59-п)

В соответствии с подпунктом 2 пункта 2 статьи 4 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Омской области "Об архивном деле в Омской области", приказываю:

(в редакции приказа Министерства труда и социального развития Омской области от 27.12.2019 № 177-п)

1. Утвердить:

1) Положение об архиве Министерства труда и социального развития Омской области (далее - Положение, Министерство соответственно) согласно приложению № 1 к настоящему приказу;

2) Положение об экспертной комиссии Министерства согласно приложению № 2 к настоящему приказу;

3) состав экспертной комиссии Министерства согласно приложению № 3 к настоящему приказу.

2. В целях организации хранения, комплектования, учета и использования документов, определенных законодательством об архивном деле в Российской Федерации (далее - архивные документы):

1) территориальные органы Министерства, государственные учреждения Омской области, находящиеся в ведении Министерства (далее - территориальный орган, учреждение соответственно), осуществляют ведение объединенных архивов территориального органа, а также одного или нескольких учреждений, расположенных на территории одного муниципального района Омской области, в соответствии с перечнем, утверждаемым распоряжением Министерства;

2) казенное учреждение Омской области "Социальная защита" (далее - КУ "Соцзащита") осуществляет ведение объединенного архива территориальных органов и учреждений в соответствии с перечнем, утверждаемым распоряжением Министерства, а также участвует в ведении архивного дела Министерства в соответствии с Положением.

3. Отделу документооборота департамента информационных технологий и документооборота Министерства в течение десяти рабочих дней со дня вступления в силу настоящего приказа подготовить проект распоряжения Министерства об утверждении:

1) перечня территориальных органов, учреждений, осуществляющих ведение объединенных архивов территориального органа, а также одного или нескольких учреждений, расположенных на территории одного муниципального района Омской области;

2) перечня территориальных органов и учреждений, в отношении которых ведение объединенного архива осуществляется КУ "Соцзащита".

4. Правовому департаменту Министерства в течение десяти рабочих дней со дня принятия распоряжения Министерства, предусмотренного пунктом 3 настоящего приказа, подготовить:

1) проекты приказов Министерства о внесении изменений в положения о территориальных органах (в случае если распоряжением Министерства, предусмотренным пунктом 3 настоящего приказа, определено, что территориальные органы осуществляют ведение объединенных архивов);

2) изменения в уставы учреждений в части ведения ими объединенных архивов в соответствии с перечнем, утверждаемым распоряжением Министерства.

5. Территориальным органам, учреждениям, предусмотренным подпунктом 1 пункта 3 настоящего приказа, в течение пяти рабочих дней со дня внесения изменений в положение о соответствующем территориальном органе, устав соответствующего учреждения:

1) определить структурное подразделение, ответственное за ведение объединенного архива, и возложить на него функции по ведению соответствующего объединенного архива;

2) назначить работников, ответственных за ведение объединенного архива;

3) правовыми актами утвердить положения об объединенных архивах и об экспертных (центральных экспертных) комиссиях территориальных органов и учреждений;

4) по согласованию с Министерством и территориальным органом (в случае ведения объединенного архива учреждением) и учреждениями, указанными в распоряжении Министерства, предусмотренном пунктом 3 настоящего приказа, утвердить графики передачи архивных документов в соответствующие объединенные архивы в 2013 году;

5) ежегодно, в срок до 20 декабря текущего года, предоставлять на утверждение заместителю Министра труда и социального развития Омской области (далее - Министр), ответственному за ведение вопросов делопроизводства и архива Министерства, его территориальных органов и учреждений, согласованный с территориальным органом (в случае ведения объединенного архива учреждением) и учреждениями, указанными в распоряжении Министерства, предусмотренном пунктом 3 настоящего приказа, график передачи архивных документов в объединенные архивы на соответствующий год.

6. КУ "Соцзащита":

1) в течение пяти рабочих дней со дня вступления в силу настоящего приказа подготовить изменения в устав КУ "Соцзащита" в части ведения объединенного архива в соответствии с перечнем, утверждаемым распоряжением Министерства;

2) в течение пяти рабочих дней со дня принятия распоряжения Министерства, предусмотренного пунктом 3 настоящего приказа:

- обеспечить исполнение положений, предусмотренных подпунктами 1 - 3 пункта 5 настоящего приказа;

- по согласованию с Министерством, а также территориальными органами, учреждениями, указанными в распоряжении Министерства, предусмотренном пунктом 3 настоящего приказа, утвердить график передачи архивных документов в объединенный архив КУ "Соцзащита" в 2013 году;

3) ежегодно, в срок до 20 декабря текущего года, предоставлять на утверждение заместителю Министра, ответственному за ведение вопросов делопроизводства и архива Министерства, его территориальных органов и учреждений, согласованный с территориальными органами, учреждениями, указанными в распоряжении Министерства, предусмотренном пунктом 3 настоящего приказа, график передачи архивных документов в объединенный архив КУ "Соцзащита" на соответствующий год.

7. В целях организации и ведения архивного дела в территориальных органах и учреждениях отдел документооборота департамента кадрового и документационного обеспечения Министерства осуществляет:

1) представление на утверждение Министру в срок до 20 декабря текущего года план проведения проверок работы архивов территориальных органов и учреждений (далее - План), разрабатываемый с учетом сроков проверки территориальных органов и учреждений, предусмотренных планом проведения Министерством культуры Омской области плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на соответствующий год;

2) контроль за работой архивов территориальных органов и учреждений в соответствии с Планом на предмет соблюдения законодательства об архивном деле в Российской Федерации в части обеспечения:

- комплектования архивов территориальных органов и учреждений архивными документами;

- учета, сохранности, правильности формирования и оформления архивных документов в архивах территориальных органов и учреждений;

- использования архивных документов, хранящихся в архивах территориальных органов и учреждений (за исключением подписания архивных справок, выписок, архивных копий по документам, хранящимся в объединенных архивах территориальных органов, учреждений, предусмотренных перечнем, утвержденным распоряжением Министерства);

- подготовки и передачи архивных документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области";

3) методическую помощь территориальным органам и учреждениям по вопросам экспертизы ценности документов на стадиях делопроизводства и передачи их в архив территориального органа и учреждения;

4) организацию семинаров для работников территориальных органов и учреждений, ответственных за архивное делопроизводство.

8 - 10. Исключены.

11. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Л.Н. Нагорную.

Министр

М.Ю. Дитятковский

Приложение № 1

к приказу Министерства труда и

социального развития Омской области

от 12 сентября 2013 г. № 128-п

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве Министерства труда и социального развития

Омской области

(Приложение № 1 в редакции приказа Министерства труда и социального развития Омской области от 08.04.2021 № 59-п)

I. Общие положения

1. Настоящее Положение регламентирует отношения по организации хранения, комплектования, учета и использования документов, образующихся в деятельности Министерства труда и социального развития Омской области (далее - Министерство), состав документов архива Министерства, иные вопросы, связанные с деятельностью архива Министерства.

2. Архив Министерства осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Министерства, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - Исторический архив), источником комплектования которого выступает Министерство.

3. Архив Министерства осуществляет свою деятельность в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Омской области в сфере архивного дела и делопроизводства, правовыми актами Министерства и настоящим Положением.

4. Функции по организации архивного дела в Министерстве осуществляются отделом документооборота департамента кадрового и документационного обеспечения Министерства (далее - отдел документооборота).

Непосредственное исполнение обязанностей по ведению архивного дела в Министерстве осуществляется лицом, ответственным за архив Министерства, из числа работников отдела документооборота.

Для проведения отдельных видов работ, связанных с упорядочением архивных документов Министерства, привлекается работник казенного учреждения Омской области "Социальная защита" (далее - уполномоченный работник КУ "Соцзащита").

5. Адрес местонахождения архива Министерства: Россия, 644007, Омская область, г. Омск, ул. Яковлева, д. 6.

II. Состав документов архива Министерства

6. Архив Министерства хранит:

1) законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению заместителя Председателя Правительства Омской области, Министра труда и социального развития Омской области (далее - Министр)) хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в результате деятельности Министерства, независимо от вида носителя, в том числе электронные документы;

2) документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных, преобразованных или реорганизованных структурных подразделений Министерства, а также государственных органов, правопреемником которых является Министерство;

3) аудиовизуальные (фото-, фоно-, видеодокументы), архивные коллекции, отражающие историю Министерства;

4) справочно-поисковые средства к документам архива Министерства (историческая справка, предисловие, описи документов и дел);

5) учетные документы архива Министерства, раскрывающие состав и содержание дел (документов): книга учета поступления и выбытия документов, список фондов, лист фондов, реестр описей, паспорт архива, описи документов и дел.

III. Задачи архива Министерства

7. К задачам архива Министерства относятся:

1) организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2 Положения;

2) комплектование архива Министерства документами, образовавшимися в деятельности Министерства;

3) учет документов, находящихся на хранении в архиве Министерства;

4) использование документов, находящихся на хранении в архиве Министерства;

5) подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в Исторический архив;

6) методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Министерства и своевременной передачей их в архив Министерства;

7) контроль за работой архивов территориальных органов Министерства и государственных учреждений Омской области, находящихся в ведении Министерства.

IV. Функции архива Министерства

8. Архив Министерства осуществляет следующие функции:

1) осуществляет прием документов на хранение в архив Министерства, состав которых предусмотрен пунктом 6 настоящего Положения;

2) ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве Министерства;

3) представляет в Исторический архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве Министерства документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

4) систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив Министерства;

5) осуществляет подготовку и представляет:

- на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Министерства (далее - ЭК) описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

- на утверждение экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Омской области (далее - ЭПК) описи дел постоянного хранения;

- на согласование ЭПК описи дел по личному составу;

- на согласование ЭПК акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

- на утверждение Министру описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК;

6) осуществляет подготовку и передачу документов Архивного фонда Российской Федерации, на постоянное хранение в Исторический архив в сроки и порядке, установленные законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

7) проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве Министерства в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

8) проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве Министерства;

9) информирует Министра и работников Министерства о составе и содержании документов архива Министерства;

10) выдает в установленном порядке архивные документы и дела во временное пользование, в том числе для работы в архиве Министерства;

11) предоставляет по поручению Министра, а в его отсутствие - по поручению первого заместителя Министра в установленном порядке судебным, правоохранительным органам, а также органам, осуществляющим контрольно-надзорные функции, при осуществлении ими соответствующих мероприятий информацию, необходимые сведения и документы из архива Министерства;

12) исполняет запросы граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, иные запросы граждан и организаций по архивным документам Министерства, в установленном порядке выдает архивные справки, архивные выписки и копии архивных документов Министерства;

13) ведет учет использования документов архива Министерства;

14) осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива Министерства;

15) разработку проектов правовых актов Министерства, документов по вопросам архивного дела в Министерстве;

16) участвует в составлении сводной номенклатуры дел Министерства;

17) участвует в работе ЭК;

18) оказывает методическую помощь структурным подразделениям и работникам Министерства в подготовке документов к передаче в архив Министерства;

19) участвует в проведении проверок работы архивов территориальных органов Министерства и государственных учреждений Омской области, находящихся в ведении Министерства.

V. Права архива Министерства

9. Архив Министерства имеет право:

1) представлять Министру предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве Министерства;

2) запрашивать в структурных подразделениях Министерства сведения, необходимые для работы архива Министерства;

3) давать рекомендации структурным подразделениям Министерства по вопросам экспертизы ценности документов на стадиях делопроизводства и передачи в архив Министерства;

4) привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов работников Министерства и Исторического архива;

5) давать рекомендации работникам территориальных органов Министерства и государственных учреждений Омской области, находящихся в ведении Министерства, по вопросам хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;

6) принимать участие в заседаниях ЭПК.

_______________

Приложение № 2

к приказу Министерства труда и

социального развития Омской области

от 12 сентября 2013 г. № 128-п

ПОЛОЖЕНИЕ

об экспертной комиссии Министерства труда и социального

развития Омской области

1. Экспертная комиссия Министерства труда и социального развития Омской области (далее - комиссия) создается в целях решения организационных и методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов Министерства труда и социального развития Омской области (далее - Министерства), отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение образующихся в процессе деятельности Министерства документов Архивного фонда Российской Федерации, а также отбора дел (документов) Министерства к уничтожению.

Решения комиссии вступают в силу после их утверждения заместителем Председателя Правительства Омской области, Министром труда и социального развития Омской области (далее - Министр).

(в редакции приказа Министерства труда и социального развития Омской области от 08.04.2021 № 59-п)

2. Основными задачами комиссии являются:

1) организация и проведение экспертизы ценности документов Министерства на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел Министерства и в процессе формирования дел Министерства;

2) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив Министерства и отбора к уничтожению;

3) организация отбора документов Министерства на постоянное хранение для передачи в бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - Исторический архив);

(в редакции приказа Министерства труда и социального развития Омской области от 08.04.2021 № 59-п)

4) методическое руководство деятельностью экспертных (центральных экспертных) комиссий территориальных органов и учреждений по вопросам ведения объединенных архивов территориального органа, а также одного или нескольких учреждений, расположенных на территории одного муниципального района Омской области.

3. Основными функциями комиссии являются:

1) осуществление методического руководства работой, проводимой Министерством, по:

- экспертизе ценности документов Министерства;

- отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение образующихся в процессе деятельности Министерства документов Архивного фонда Российской Федерации;

- отбору дел (документов) Министерства к уничтожению;

- разработке, утверждению, уточнению номенклатуры дел Министерства;

- организации документов в делопроизводстве Министерства;

2) принятие решений:

- о согласовании и передаче для рассмотрения экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Омской области (далее - ЭПК Министерства культуры) сводной номенклатуры дел, положения об архиве Министерства и экспертной комиссии, инструкции по делопроизводству, описей дел постоянного хранения и по личному составу, актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, актов о неисправимых повреждениях дел;

- о согласовании описей дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и передаче их на утверждение Министру;

- по другим документам, касающимся документационного обеспечения деятельности Министерства;

3) контроль за формированием дел в делопроизводстве отделов Министерства и качеством подготовки документов к передаче в архив Министерства;

4) участие в подготовке и рассмотрении проектов правовых актов Министерства по вопросам работы с документами Министерства;

5) контроль за деятельностью экспертных (центральных экспертных) комиссий территориальных органов и учреждений по вопросам ведения объединенных архивов территориального органа, а также одного или нескольких учреждений, расположенных на территории одного муниципального района Омской области.

4. При выполнении своих задач комиссия вправе:

1) давать рекомендации в пределах своей компетенции Министру, его заместителям, руководителям департаментов, начальникам управлений, отделов и иным работникам Министерства;

2) согласовывать проекты правовых актов Министерства по документационному обеспечению деятельности Министерства;

3) запрашивать у руководителей департаментов, начальников управлений, отделов и иных работников Министерства, территориальных органов и учреждений сведения, необходимые для работы комиссии, в том числе письменные объяснения причин утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения;

4) возвращать в департаменты, управления, отделы Министерства для доработки ненадлежащим образом подготовленные документы;

5) заслушивать на своих заседаниях руководителей департаментов, начальников управлений, отделов и лиц, ответственных за делопроизводство в Министерстве, о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, условиях хранения и обеспечения сохранности документов, причинах их утраты;

6) приглашать на заседание комиссии в качестве консультантов и экспертов работников Министерства и представителей Исторического архива (по согласованию);

7) принимать участие в организации обследований состояния делопроизводства в Министерстве;

8) информировать Министра, его заместителей по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

5. Комиссия осуществляет свою деятельность на постоянной основе во взаимодействии с ЭПК Министерства культуры.

6. Ежегодно, до 25 января, секретарь комиссии готовит план работы комиссии на год и представляет его на утверждение Министру.

7. Заседания комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

8. Заседания комиссии считаются правомочными, если на них присутствует не менее половины от установленного числа ее членов.

9. Комиссия принимает решения большинством голосов от числа присутствующих на ее заседании членов комиссии.

10. Решение считается принятым, если за него проголосовало не менее половины от числа присутствующих на заседании комиссии членов комиссии.

При равенстве голосов право решающего голоса принадлежит председательствующему на заседании комиссии.

11. Решения комиссии оформляются протоколом, который подписывает председатель и секретарь комиссии.

Приложение № 3

к приказу Министерства труда и

социального развития Омской области

от 12 сентября 2013 г. № 128-п

СОСТАВ

экспертной комиссии Министерства труда и социального

развития Омской области

(Состав в редакции приказа Министерства труда и социального развития Омской области от 08.04.2021 № 59-п)

Нагорная

Лариса Николаевна

-

заместитель Министра труда и социального развития Омской области, председатель экспертной комиссии Министерства труда и социального развития Омской области (далее - Министерство)

Банникова

Ирина Леонидовна

-

руководитель департамента кадрового и документационного обеспечения Министерства, заместитель председателя экспертной комиссии

Селиванова

Анастасия Николаевна

-

начальник отдела документооборота департамента кадрового и документационного обеспечения Министерства, секретарь экспертной комиссии

Змага

Марина Васильевна

-

начальник управления государственной службы и кадров департамента кадрового и документационного обеспечения Министерства

Никитина

Ольга Александровна

-

заместитель начальника отдела по управлению имуществом и правовому сопровождению правового департамента Министерства

Ляховский

Сергей Александрович

-

начальник отдела ведомственного финансового контроля департамента финансово-экономического обеспечения Министерства

Мороз

Марина Сергеевна

-

ведущий архивист отдела экспертизы ценности документов и работы с источниками комплектования бюджетного учреждения Омской области "Исторический архив Омской области" (по согласованию)

Мягких

Елена Ивановна

-

ведущий специалист сектора документооборота и архивной работы отдела кадровой, правовой и организационной работы казенного учреждения Омской области "Социальная защита" (по согласованию)