ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ДЕПАРТАМЕНТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ «РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН»



ДЕПАРТАМЕНТ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ДЕПАРТАМЕНТ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 09.02.2011 № 35

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ДЕПАРТАМЕНТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ «РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН»

УТРАТИЛ СИЛУ – Приказ Департамента здравоохранения Ивановской области от 29.08.2013 №220; НГР RU37000201300689

В целях реализации Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить административный регламент исполнения Департаментом здравоохранения Ивановской области государственной функции «рассмотрение обращений граждан» (прилагается).

2. Государственным гражданским служащим Департамента, рассматривающим обращения граждан, неукоснительно соблюдать административный регламент исполнения Департаментом здравоохранения Ивановской области государственной функции «рассмотрение обращений граждан».

3. Со дня вступления в силу настоящего приказа признать утратившим силу приказ от 18.12.2008 № 607 «Об утверждении Административного регламента рассмотрение обращений граждан в Департаменте здравоохранения Ивановской области».

4. Действие Административного регламента, утвержденного настоящим приказом, не распространяется на рассмотрение заявлений о предоставлении государственных услуг, предоставляемых Департаментом, которые рассматриваются в порядке, установленном Административным регламентом, регулирующим предоставление соответствующей государственной услуги.

5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя, заместителей начальника Департамента в соответствии с распределением обязанностей.

Начальник Департамента И.Г. Атрошенко

Приложение

к приказу Департамента

здравоохранения Ивановской области

от 09.02.2011 № 35

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

ДЕПАРТАМЕНТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ

«РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН»

1. Общие положения

1.1. Административный регламент Департамента здравоохранения Ивановской области по исполнению государственной функции «рассмотрение обращений граждан» (далее - административный регламент) разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности исполнения Департаментом здравоохранения Ивановской области государственной функции «рассмотрение обращений граждан» (далее - государственная функция), определяет сроки и последовательность административных действий, выполняемых государственными гражданскими служащими, замещающими должности в Департаменте здравоохранения Ивановской области, при исполнении государственной функции.

В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» обращением гражданина (далее - обращение) является направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган или орган местного самоуправления.

1.2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Законом Российской Федерации от 27.04.1993 № 4866-1 «Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан»;

Уставом Ивановской области;

Законом Ивановской области от 27.12.2005 № 181-ОЗ «О структуре Правительства Ивановской области и системе исполнительных органов государственной власти Ивановской области»;

Указом Губернатора Ивановской области от 09.11.2009 № 124-уг «Об утверждении положения о Департаменте здравоохранения Ивановской области».

1.3. Государственная функция исполняется Департаментом здравоохранения Ивановской области.

1.4. Рассмотрение обращений граждан осуществляется бесплатно.

2. Требования к порядку исполнения государственной функции

«рассмотрение обращений граждан»

2.1. Порядок информирования об исполнении государственной функции:

2.1.1. Информация об исполнении государственной функции предоставляется:

непосредственно в здании Департамента здравоохранения Ивановской области;

с использованием средств массовой информации, телефонной связи, электронного информирования;

посредством размещения в информационных системах общего пользования (в том числе в сети Интернет).

2.1.2. Местонахождение Департамента здравоохранения Ивановской области:

улица Батурина, дом 8, город Иваново, 153000;

контактный телефон (телефон для справок): 8(4932) 32-61-62;

Интернет-адрес: http://ivdzo.ru;

адрес электронной почты: 073@adminet.ivanovo.ru.

2.1.3. Сведения о графике (режиме) работы Департамента здравоохранения Ивановской области сообщаются по телефону для справок, а также размещаются:

на официальном сайте Департамента здравоохранения Ивановской области;

на информационном стенде в Департаменте здравоохранения Ивановской области (далее – Департамент).

2.1.4. При ответах на телефонные звонки и устные обращения государственные гражданские служащие Департамента подробно, в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа (Департамента), в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, должностного лица, принявшего телефонный звонок.

2.1.5. Гражданин, с учетом графика (режима) работы Департамента, с момента приема обращения имеет право на получение сведений о последовательности административных действий по рассмотрению его обращения при помощи телефона, средств Интернета, электронной почты.

2.1.6. Граждане в обязательном порядке информируются:

о должностных лицах, которым поручено рассмотрение обращения;

о переадресации обращения в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

о невозможности рассмотрения обращения с указанием причин для этого;

о продлении сроков рассмотрения обращения с указанием оснований для этого.

2.2. Порядок получения консультаций (справок) по процедуре исполнения государственной функции:

2.2.1. По вопросам исполнения государственной функции консультирование осуществляют государственные гражданские служащие, исполняющие обязанности по учету обращений, рассматривающие поступившие обращения граждан.

2.2.2. Консультации предоставляются по вопросам:

требований к оформлению письменного обращения;

мест и графиков личного приема руководителями Департамента для рассмотрения устных обращений;

порядка и сроков рассмотрения обращений;

порядка обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения государственной функции.

2.2.3. Основными требованиями при консультировании являются:

компетентность;

четкость в изложении материала;

полнота консультирования;

аргументированность.

2.2.4. Консультации предоставляются при личном обращении, с использованием средств массовой информации, информационных систем общего пользования (в том числе сети Интернет и электронной почты).

2.2.5. Консультации общего характера (о местонахождении, графике работы, требуемых документах) могут предоставляться с использованием средств автоинформирования.

2.3. Требования к личному приему.

При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин предъявляет на личном приеме документы и материалы либо их копии.

2.4. Результат исполнения государственной функции:

2.4.1. Конечными результатами исполнения государственной функции являются:

устный ответ (с согласия гражданина) в ходе личного приема;

письменный ответ на поставленные в письменном обращении вопросы;

уведомление о переадресовании письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

отказ в рассмотрении обращения.

2.4.2. Основания для отказа в исполнении государственной функции:

в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в адрес Правительства Ивановской области или одному и тому же должностному лицу;

по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;

в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

в обращении не указаны фамилия обратившегося и почтовый адрес для ответа (анонимное обращение), либо они не поддаются прочтению;

текст письменного обращения не поддается прочтению;

ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

2.4.3. При наличии оснований для отказа в исполнении государственной функции гражданин, направивший обращение, уведомляется об этом письменно, за исключением случаев, указанных в абзацах пятом и шестом подпункта 2.4.2 настоящего административного регламента.

2.4.4. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

2.4.5. В случае если по вопросам, содержащимся в обращении, осуществляется расследование или судебное разбирательство, заявителю дается разъяснение о сроках и порядке обжалования принятых в ходе расследования или судебного разбирательства решений.

2.5. Сроки исполнения государственной функции:

2.5.1. Каждое обращение подлежит обязательному рассмотрению, при необходимости - с выездом на место. Общий срок рассмотрения письменного обращения и зарегистрированного устного обращения не должен превышать 30 дней со дня регистрации письменного, устного обращений.

2.5.2. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в письменных обращениях, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения письменных обращений граждан могут быть продлены начальником Департамента, первым заместителем начальника Департамента, заместителями начальника Департамента в соответствии с их компетенцией не более чем на 30 дней.

Уведомление гражданину о продлении срока рассмотрения обращения направляет государственный гражданский служащий, рассматривающий обращение.

2.5.3. Начальником Департамента, первым заместителем начальника Департамента, заместителями начальника Департамента в соответствии с их компетенцией могут устанавливаться сокращенные сроки рассмотрения письменных обращений, если того требуют интересы дела.

2.6. Требования к местам приема граждан:

2.6.1. Прием граждан осуществляется в служебных кабинетах руководителей Департамента.

2.6.2. В помещениях Департамент оборудуются места для ожидания, информирования.

2.6.3. Места для ожидания и информирования должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03", утвержденным Главным государственным санитарным врачом РФ 30.05.2003.

Места для ожидания и информирования оборудуются противопожарной системой и средствами пожаротушения.

2.6.4. Места для информирования, предназначенные для ознакомления граждан с информационными материалами, оборудуются информационными стендами, стульями и столами для оформления документов.

2.6.5. Места для ожидания должны соответствовать комфортным условиям для граждан и оптимальным условиям работы специалистов и должностных лиц.

Места для ожидания в очереди на предоставление информации должны быть оборудованы стульями.

Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее трех мест.

Места для ожидания оборудуются столами (стойками) с канцелярскими принадлежностями для осуществления необходимых записей, оформления письменных обращений.

2.6.6. Должностные лица, осуществляющие прием, обеспечиваются личными идентификационными карточками и (или) настольными табличками.

2.6.7. Место для приема гражданина должно быть снабжено стулом, иметь место для письма и раскладки документов.

2.6.8. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о гражданах, должностным лицом одновременно ведется прием только одного гражданина, за исключением случаев коллективного обращения граждан.

3. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при рассмотрении письменного обращения.

3.1.1. Рассмотрение письменного обращения включает в себя следующие административные действия:

прием и первичная обработка письменных обращений;

регистрация и направление обращения на рассмотрение;

рассмотрение обращения;

постановка обращения на контроль;

подготовка проекта ответа на обращение;

подписание и направление ответа на обращение;

оформление дела по обращению, хранение.

3.1.2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан.

3.1.2.1. Основанием для начала административного действия является поступление письменного обращения гражданина в Департамент.

3.1.2.2. Обращение может поступить в Департамент одним из следующих способов:

почтовым отправлением;

посредством факсимильной связи;

фельдъегерской связью;

по электронной почте;

нарочным;

лично.

3.1.2.3. Обращения, направленные по почте, посредством факсимильной и фельдъегерской связей, по электронной почте поступают в приемную Департамента (далее - приемная).

3.1.2.4. Государственный гражданский служащий, ответственный за прием документов:

проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;

проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдъегерской связью;

вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прилагает конверт;

прикладывает к письму поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие документы);

в случае отсутствия в конверте письменного обращения составляет справку: «Письма в адрес Департамента нет», подписывает ее и прилагает к поступившим документам;

составляет акт в двух экземплярах на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма; первые экземпляры указанных актов хранятся в приемной, вторые направляются заявителям.

После первичной обработки в приемной все поступившие обращения и документы, связанные с их рассмотрением, передаются начальнику Департамента.

Начальник Департамента не позднее дня, следующего за днем поступления к нему обращения, дает поручение государственному гражданскому служащему или нескольким государственным гражданским служащим Департамента (далее – исполнитель) о рассмотрении обращения и подготовки проекта ответа на обращение.

Если в поручении начальника Департамента указаны несколько исполнителей, то ответственным за его рассмотрение в полном объеме и подготовку проекта ответа на обращение по всем поставленным в нем вопросам является исполнитель, указанный в поручении первым, либо назначенный ответственным или за обобщение в поручении.

3.1.2.5. Прием письменных обращений непосредственно от граждан, а также от нарочных также осуществляется государственным гражданским служащим, ответственным за прием документов. По просьбе обратившегося гражданина на втором экземпляре обращения ему ставится отметка с указанием даты приема обращения и подпись принявшего обращение государственного гражданского служащего.

3.1.3. Регистрация и направление обращения на рассмотрение.

3.1.3.1. Письменные обращения регистрируются сотрудниками приемной в день поступления обращения с поручением начальника Департамента с использованием системы электронного документооборота (далее - база данных СЭДО).

При регистрации в карточке регистрации предложений, заявлений и жалоб базы данных СЭДО вносится следующая информация о поступившем обращении:

дата регистрации письменного обращения;

вид обращения (заявление, предложение, жалоба);

данные об обратившемся гражданине: фамилия, имя, отчество, категория заявителя, место его проживания (адрес);

данные о корреспонденте, направившем письменное обращение, если таковой имеется, а также делается отметка о контроле, если корреспондент запрашивает информацию о результатах рассмотрения письменного обращения;

тема (темы) обращения;

данные о наличии приложений.

Датой регистрации считается дата, указанная на штампе Департамента, проставляемом сотрудниками приемной.

Если обращение подписано двумя и более авторами, то обращение считается коллективным, о чем делается отметка в базе данных СЭДО.

Письменное обращение проверяется на повторность. Повторными следует считать предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. Обращения одного и того же автора по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в Департамент, учитываются под регистрационным индексом первого обращения.

3.1.3.2. Результатом выполнения административного действия по регистрации и направлению обращения на рассмотрение является передача письменного обращения из приемной исполнителю. Передача обращения исполнителю осуществляется не позднее дня, следующего за днем дачи поручения о его рассмотрении.

3.1.4. Рассмотрение обращения.

3.1.4.1. Рассмотрение обращений осуществляют исполнители, указанные в поручении начальника Департамента.

Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения.

Письма с просьбой о личном приеме должностными лицами рассматриваются как обычные обращения. При необходимости авторам направляются сообщения о графике приема граждан руководителями Департамента, а обращения списываются «в дело» как исполненные.

Обращения, присланные не по принадлежности из государственных органов и организаций, возвращаются в направившие это обращение государственный орган или организацию.

3.1.4.2. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Департамента, направляется в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

3.1.4.3. Обращения, в которых отсутствуют сведения, достаточные для их разрешения, в 7-дневный срок возвращаются заявителям с предложением восполнить недостающие сведения.

3.1.4.4. В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение 7 дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

3.1.4.5. Исполнитель рассматривает поступившее обращение в 2-дневный срок со дня поступления и определяет действия, необходимые для:

- его рассмотрения,

- разрешения всех поставленных в обращении вопросах,

- подготовки ответа.

Указанные действия выполняются исполнителем в срок, позволяющий подготовить и направить заявителю ответ на обращение в 30-дневный срок со дня его поступления в Департамент (день регистрации, указанный в штампе Департамента).

Если в установленный срок подготовить и направить ответ заявителю не представляется возможным, исполнитель не менее чем за 10 дней до истечение срока, установленного для ответа заявителю, готовит мотивированное ходатайство на имя начальника Департамента о продлении срока рассмотрения обращения.

3.1.4.6. Начальник Департамента в 3-дневный срок рассматривает ходатайство о продлении срока рассмотрения обращения, определяет обоснованность и мотивированность ходатайства и продлевает срок рассмотрения обращения либо отказывает в продлении срока рассмотрения обращения.

3.1.4.7. Ходатайство с соответствующим поручением начальника Департамента возвращается исполнителю для дальнейшего рассмотрения обращения и подготовки проекта ответа заявителю в установленный срок.

3.1.4.8. Заявителю, срок рассмотрения обращения которого продлен, исполнитель не позднее, чем за 3 дня до истечения 30-дневного срока со дня поступления обращения в Департамент, направляет уведомление о продлении срока рассмотрения обращения, в котором указывает дату, являющуюся последним днем срока рассмотрения обращения.

3.1.4.9. В ходе рассмотрения обращения исполнитель должен изучить нормативно-правовую базу по вопросам, поставленным в обращении, при необходимости запросить у подведомственных и иных организаций (в том числе органов власти) документы, материалы, информацию, иные сведения, необходимые для принятия решения по обращению и подготовки проекта ответа на обращение. Исполнитель также должен принять все необходимые меры для получения от указанных организаций всех требуемых материалов, документов, пояснений и пр.

3.1.4.10. Результатом выполнения административного действия по рассмотрению обращения является проект ответа на обращение.

3.1.5. Постановка обращения на контроль.

3.1.5.1. На контроль ставятся все письменные обращения граждан.

3.1.5.2. Постановка обращений на контроль осуществляется сотрудниками приемной.

3.1.5.3. Контроль заключается в отслеживании сроков рассмотрения письменных обращений граждан и осуществляется сотрудниками приемной.

3.1.6. Подготовка ответа на обращение.

3.1.6.1. По результатам рассмотрения обращения исполнитель готовит проект ответа на обращение.

3.1.6.2. Проект ответа на обращение оформляется на бланке Департамента, адресуется заявителю.

3.1.6.3. В проекте ответа должны даваться ответы по существу всех поставленных в обращении вопросов полно, корректно и доступным языком.

3.1.6.4. Фамилия, имя, отчество и рабочий телефон исполнителя указывается на проекте ответа в соответствии с инструкцией по дело производству.

3.1.6.5. Одновременно с подготовкой проекта ответа на обращение исполнитель готовит (если требуется) сообщение в адрес федерального органа государственной власти, органа государственной власти Ивановской области, исполнительный орган государственной власти Ивановской области о результатах рассмотрения обращения.

3.1.6.6. Подготовленный проект ответа на обращение визируется исполнителем и представляется руководителю подразделения, в котором готовился проект ответа, на визирование.

3.1.6.7. Если руководитель подразделения, в котором готовился проект ответа, не согласен с содержанием проекта ответа, он поручает исполнителю внести в него изменения, дополнения либо осуществить дополнительную проработку вопросов, поставленных в обращении.

3.1.6.8. После дополнительной проработки вопросов, поставленных в обращении, и внесения соответствующих изменений и (или) дополнений в проект ответа, он повторно визируется исполнителем, руководителем подразделения, в котором готовился проект ответа, и представляется на подпись начальнику Департамента.

3.1.7. Подписание и направление ответа на обращение.

3.1.7.1. Ответы на письменные обращения граждан подписывает начальник Департамента.

3.1.7.2. Если начальник Департамента не согласен с содержанием проекта ответа, он поручает исполнителю внести в него изменения, дополнения либо осуществить дополнительную проработку вопросов, поставленных в обращении.

3.1.7.3. После дополнительной проработки вопросов, поставленных в обращении, и внесения соответствующих изменений и (или) дополнений в проект ответа, он повторно визируется исполнителем, руководителем подразделения, в котором готовился проект ответа, и представляется на подпись начальнику Департамента.

3.1.7.4. К ответу прилагаются подлинники документов, приложенные заявителем к письму. Если в письме не содержится просьбы об их возврате, они остаются в деле.

3.1.7.5. Подлинники обращений граждан в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти Ивановской области возвращаются только при наличии на них штампа «подлежит возврату» или специальной отметки в сопроводительном письме.

3.1.7.6. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в приемную, где проверяется правильность оформления ответа, а данные о результатах рассмотрения заносятся в базу данных СЭДО.

3.1.7.7. После регистрации ответа в базе данных СЭДО сотрудники приемной осуществляют его отправку. Отправка ответов без регистрации не допускается.

3.1.7.8. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).

3.1.7.9. Поступившие ответы на запросы Департамента о рассмотрении обращений граждан, поступивших из Департамента, передаются в приемную и регистрируются ее сотрудниками в базе данных СЭДО.

3.1.8. Оформление дела по обращению, хранение.

Сотрудники приемной в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Департамента формируют дело по письменному обращению гражданина, куда подшиваются все материалы по рассмотрению обращения, в том числе поручения федеральных органов государственной власти, Губернатора Ивановской области, первого заместителя Председателя Правительства Ивановской области, заместителя Председателя Правительства Ивановской области либо уполномоченного должностного лица Правительства Ивановской области, поступившие ответы, справки.

Документы в делах располагаются в хронологическом порядке.

Контрольно-регистрационные карточки рассмотренных обращений хранятся в картотеке письменных обращений граждан, которая комплектуется в хронологическом порядке.

Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним обеспечивается приемной в текущем архиве в течение 5 лет.

По истечении сроков хранения в архиве приемной соответствующие обращения и материалы их рассмотрения уничтожаются в установленном порядке.

3.2. Последовательность административных действий при личном приеме граждан.

3.2.1. Личный прием граждан включает в себя следующие административные действия:

регистрация устного обращения;

рассмотрение устного обращения;

подготовка письменного или устного ответа;

оформление дела по устному обращению.

3.2.2. Регистрация устного обращения.

3.2.2.1. Основанием для начала исполнения государственной функции является устное обращение гражданина на личном приеме у начальника, первого заместителя, заместителя начальника Департамента.

3.2.2.2. Непосредственную организацию личного приема граждан в Департаменте осуществляют начальник, первый заместитель начальника, заместитель начальника Департамента, сотрудники приемной, которые:

обеспечивают организацию рассмотрения устных обращений должностными лицами;

регистрируют обращения гражданин в журнале учета устных обращений граждан;

распечатывают контрольно-регистрационную карточку.

При необходимости распечатывают историю обращений гражданина, которая передается должностному лицу, осуществляющему личный прием.

3.2.3. Рассмотрение устного обращения.

3.2.3.1. Последовательность приглашения на личный прием осуществляется с учетом категории льгот и состояния здоровья обратившегося гражданина, удаленности места проживания от областного центра, даты и времени обращения.

3.2.3.2. При необходимости с гражданами, ожидающими личного приема, могут проводиться предварительные беседы.

3.2.3.3. Должностные лица Департамента, осуществляющие личный прием, выслушивают устное обращение гражданина, при необходимости дают соответствующие поручения, которые фиксируются в контрольно-регистрационной карточке обращения.

3.2.3.4. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в контрольно-регистрационной карточке.

Во время личного приема допускается рассмотрение служебных вопросов с сотрудниками Департамента.

3.2.3.5. При отсутствии возможности дать ответ в ходе личного приема должностным лицом Департамента дается соответствующее поручение о подготовке письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов.

3.2.3.6. В случае, когда в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Департамента, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

3.2.3.7. Во время личного приема гражданин имеет возможность сделать устное заявление и при необходимости оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов.

3.2.3.8. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.2.4. Подготовка письменного или устного ответа.

3.2.4.1. После окончания личного приема сотрудники приемной проводят первичную обработку материалов приема граждан.

Заявления граждан, изъявивших желание оставить свое обращение в письменном виде, не дожидаясь личного приема, передаются вместе с регистрационно-контрольной карточкой должностному лицу Департамента, осуществляющему личный прием.

3.2.4.2. Должностное лицо Департамента, установившее в ходе личного приема необходимость подготовки письменного ответа на устное обращение, определяет исполнителя по подготовке письменного ответа и ставит обращение на контроль.

3.2.4.3. Контроль за исполнением поручений, указаний, данных во время личного приема граждан, за своевременностью и качеством их исполнения возлагается на должностное лицо Департамента, проводившее личный прием.

Подготовка письменного ответа осуществляется в соответствии с административными действиями, изложенными в подпунктах 3.1.6.3, 3.1.7.4, 3.1.7.6 данного административного регламента.

3.2.5. Оформление дела по устному обращению.

3.2.5.1. Основанием для начала административного действия является поступление подготовленного исполнителем проекта ответа по обращению гражданина на рассмотрение должностному лицу Департамента, проводившему личный прием.

3.2.5.2. Решение об окончании рассмотрения обращения принимает должностное лицо Департамента, проводившее личный прием.

Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры, дан исчерпывающий письменный ответ гражданину.

3.2.5.3. Обращения граждан, ответы и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Деапртамента. В случае рассмотрения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к делу с первичным обращением.

Документы в делах располагаются в хронологическом порядке.

Сформированные дела помещаются в специальные папки для хранения в текущем архиве, где располагаются в соответствии с порядковыми номерами.

Контрольно-регистрационные карточки рассмотренных устных обращений также вкладываются в папки с материалами рассмотрения устных обращений.

Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним обеспечивается приемной в текущем архиве в течение 5 лет.

По истечении сроков хранения в архиве приемной соответствующие устные обращения и материалы их рассмотрения уничтожаются в установленном порядке.

4. Порядок и формы контроля за порядком исполнения государственной функции

4.1. Сотрудники приемной несут дисциплинарную ответственность за своевременную и правильную регистрацию обращений, обеспечение контроля за соблюдением установленного законом порядка рассмотрения обращения.

Исполнитель несет дисциплинарную ответственность за организацию рассмотрения обращения, объективность и всесторонность рассмотрения обращения, соблюдение сроков рассмотрения обращения, своевременность продления сроков рассмотрения обращения, содержание подготовленного ответа.

При рассмотрении обращения несколькими исполнителями ответственность за своевременное и правильное исполнение поручений в равной степени несут все указанные исполнители.

4.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения граждан, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

4.3. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав граждан осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.4. В рамках контроля за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан проводится анализ содержания поступающих обращений, принимаются меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

4.5. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции.

Гражданин вправе обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в досудебном и (или) судебном порядке.

В досудебном порядке жалобы направляются в Департамент и рассматриваются комиссией Департамента, к работе (участию) в которой могут привлекаться представители общественных объединений, правоохранительных органов, независимые эксперты и специалисты в различных сферах деятельности.

5. Анализ обращений

Аналитическая работа по обращениям граждан ведется сотрудниками приемной совместно со всеми структурными Департамента.

Анализ поступивших в Департамент обращений (характер обращений, динамика показателей) проводится ежегодно с использованием возможностей базы данных СЭДО.

В соответствии с отдельными поручениями Губернатора Ивановской области, первых заместителей Председателя Правительства Ивановской области, заместителей Председателя Правительства Ивановской области, руководителей Департамента готовится информация о работе с обращениями граждан в Департаменте, а также об отдельных обращениях граждан, в том числе по конкретной тематике.